Gestión documental
GESTION DOCUMENTAL I TAREA DE CONSULTA E INVESTIGACION
FERNANDA TORRES RAMIREZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
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Gestión documental GESTIÓN DOCUMENTAL I UNIDAD I
TEMA I: INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
FERNANDA TORRES RAMÍREZ G4 – 3° SEMESTRE
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA - QUINDÍO BOGOTÁ D.C. MAYO 2012
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Gestión documental
INTRODUCCION
En este material hablaremos sobre la gestión documental, con un concepto a manera de síntesis teniendo en cuenta el concepto dado por el Archivo General el La nación, y otros significados de otras fuentes importantes teniendo en cuenta algunas pautas para su aplicación. También se hay información de los Programas de Gestión Documental, sus objetivos, pautas para su implementación, su importancia y se revisarán algunas de sus leyes. Se habla también de Tablas de Retención documental, y se hará un pequeño paso a seguir para su implementación. Se define cual es la ley por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se escribe acerca del concepto de documento. Al final se mostraran algunas de las leyes establecidas para los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos
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Gestión documental
GESTION DOCUMENTAL ¿Que es gestión documental?
Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, en sus diferentes procesos con el fin de permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja y mas avanzada a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales. La gestión documental es una de las áreas que más interés despierta en todo tipo de empresas. La promesa del ahorro de costos, las mejoras en los procesos de trabajo, la agilidad en los procesos, la información y las tendencias de indicadores de gestión entre otras cosas. Una ventaja para quien aplique un proceso de administración de cada documento que se elabora en cada proceso. Normalmente, cuando hablamos de estos sistemas de gestión documental lo primero que se nos viene a la cabeza es escanear documentos para deshacernos del papel. Sin embargo esto es sólo una parte primaria de la verdadera aplicación de un sistema de gestión. La gestión documental, al menos la efectiva, supone adoptar otras medidas mas que la simple digitalización de papeles, medidas que afectan a cómo FERNANDA TORRES
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Gestión documental realizamos nuestro trabajo y a los procesos que intervienen en él. Demos un repaso a las principales áreas que debería englobar un sistema de este tipo para que se pueda considerar como un elemento definitorio en la modernización de nuestra compañía.
Digitalización e indexación de documentos: La digitalización o el almacenamiento digital de cualquier documento es sólo el primer paso. Cualquier sistema de este tipo debe contar con algún método de referenciacion o indexación (automático o no), que nos permita luego ser capaces de encontrar la documentación que necesitamos sin grandes esfuerzos. El escaneo de documentos es un paso que estaría bien para un acumulo documental muy pequeño. Enlace con el sistema de gestión: Aunque no es un requisito imprescindible, si pensamos que la mayor parte de los documentos que manejamos en la empresa están relacionados de una u otra forma con su gestión (facturas, contratos, pedidos, etc.), integrar la gestión documental dentro de nuestro sistema de gestión empresarial puede suponer un gran ahorro de tiempo en la catalogación de los documentos. Cada fichero estará relacionado con uno o varios datos que debemos introducir en nuestro sistema de gestión. Integrando ambos nos ahorramos duplicar el trabajo y facilitamos la búsqueda de información, puesto que la efectuaremos desde la misma aplicación con la que gestionamos nuestra compañía.
Flujos de trabajo: Cuando un papel entra en la empresa no suele estarse quieto. De facturación a contabilidad, de ahí a gerencia para su revisión, de gerencia al departamento técnico, cada documento fue creado para seguir la ruta del flujo de un proceso establecido. Los papeles pasan por muchas manos. Si el sistema de gestión documental es capaz de manejar estos flujos de trabajo (por sí mismo, mediante el software de gestión FERNANDA TORRES
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Gestión documental de la empresa o mediante otra aplicación) todo ese vaivén de documentación se puede reducir al mínimo o eliminar completamente. El beneficio de aplicar este concepto esta en las mejoras a nivel productivo. Estos son a grandes rasgos los puntos que me parecen clave en un sistema de este tipo, cuanto más integrado esté en nuestra organización y sus procesos productivos, más rendimiento obtendremos de él. Todo depende del tamaño que tenga la empresa si es grande o pequeña, del volumen de documentación que maneje y de lo definidos que tenga sus procesos productivos. Se puede empezar trabajando en áreas concretas, pero si queremos rentabilizar una inversión de estas características, el objetivo debería ser funcionar con el paquete completo, que es el que nos permitirá mejorar nuestro rendimiento y rentabilizar la inversión que hagamos. Los invito a mirar el siguiente enlace: Las 5 patas de un proyecto integral: http://www.youtube.com/watch?v=aL0I9L-wkXU PGD PROGRAMAS DE GESTION DOCUMENTAL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
“La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.”
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Gestión documental Lo que significa que un proceso archivístico debe aplicarse no importando que tecnología administra la información, con estas pautas el Archivo General de la Nación busca orientar y facilitar a todas las entidades la adopción y adaptación del programa. En la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligación de la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental, instrumento archivístico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informativos.
DOCUMENTO Información creada o recibida, conservada como información y prueba, por una organización o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales. Cualquiera sea su forma o el medio utilizado. Según la Unesco, el patrimonio documental consta de dos componentes: el contenido Informativo y el soporte en el que se consigna. A partir de lo anterior, plantea que dicho patrimonio está conformado por: • Piezas textuales: manuscritos, libros, periódicos, carteles, etc. El contenido textual puede haber sido inscrito con tinta, lápiz, pintura u otro medio. El soporte puede ser de FERNANDA TORRES
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Gestión documental papel, plástico, papiro, pergamino, hojas de palmera, corteza, tela, piedra, entre otras.
• Piezas no textuales: dibujos, grabados, mapas o partituras.
Piezas audiovisuales: películas, discos, cintas y fotografías, grabadas en forma analógica o numérica, con medios mecánicos, electrónicos, u otros, de las que forma parte un soporte material con un dispositivo para almacenar información donde se consigna el contenido.
• Documentos virtuales: los sitios de Internet almacenados en servidores. El soporte puede ser un disco duro o una cinta y los datos electrónicos forman el contenido.
Una pieza del patrimonio documental puede ser un solo documento de cualquier tipo, o bien un grupo de documentos, como una colección, un fondo o conjunto de archivos.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o FERNANDA TORRES
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Gestión documental cultural y debe ser objeto de conservación.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada que preste servicios públicos en razón de sus actividades o funciones haciendo uso de medios electrónicos.
Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona o entidad pública o privada que preste servicios públicos, en el transcurso de su gestión y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.
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Gestión documental DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
LEY 594 DE JULIO 14 DE 2000 LEY POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS
La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Programas de Gestión Documental, establece que: Artículo 21 “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos” Artículo 19 “las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos. b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes así como el funcionamiento razonable del sistema.”
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Gestión documental PGD OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a las entidades y hacer más eficiente su implantación.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Definir el Programa de Gestión Documental (PGD), en términos de procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables. Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en una institución. Señalar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental.
ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA Algunos criterios generales a tener en cuenta en la aplicación de un programa de gestión documental es: El almacenamiento como y donde guardaremos todo nuestro acumulo documental, y si es el caso cuando pagaremos por su almacenamiento. En cuanto a la recuperación de la información esta el proceso de como puede la gente encontrar documentos necesarios, en cuanto tiempo y si hay aplicaciones tecnológicas para agilizar o minimizar la tarea. La clasificación documental aquí juega aun papel muy importante porque se definirá la forma de organizar los documentos aplicando el sistema mas adecuado y que tenga la seguridad suficiente para evitar la pérdida de documentos, evitar la violación de la FERNANDA TORRES
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Gestión documental información o la destrucción no deseada de documentos, manteniendo la información crítica oculta a quién no debiera tener acceso a ella y por otro lado, como se distribuirá la información que tenemos a las personas que si deben tener acceso a ella, cual es proceso y en cuanto tiempo podemos facilitar la distribución de estos documentos. Es este proceso hay detalles que se deben tener en cuenta como las reglas de el flujo de documentos la creación modificación de cada documentos existentes teniendo en cuenta que un sistema de gestión documental cambia y reduce procesos, su validación y autenticación legal ante el gobierno para los cuales hay estándares y normas establecidas. Al final la custodia de los documentos define qué documentos conservar y por cuento tiempo y como será el expurgo de cada uno de ellos. Visite el siguiente enlace:
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1233
TRD TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentos IMPORTANCIA DE LAS TRD Facilitan el manejo de la información. Contribuyen a la racionalización de la producción documental. FERNANDA TORRES
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Gestión documental Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados. Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos ELABORACION DE TRD 1 Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales. 2. Análisis de la información recolectada. 3. Elaboración y representación de las tablas de retención. Elaboración de propuesta de TRD (series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia acompañadas de Introducción y anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren comprensión y aplicación: Clasificación de documentos de archivo y de apoyo Elaboración de Separadores: para cada una de las series y subseries de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación. Clasificación Documental Series y Subseries: Identifique y agrupe en unidades documentales (asuntos) todos los tipos documentales pertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta las series y subseries. Principio de orden original: Ordene al interior de cada uno de las unidades documentales (asuntos) los diferentes tipos documentales teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite y manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.
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Gestión documental Identificación de cada Unidad Documental (Asuntos) Se debe identificar cada una de las unidades documentales así: – Código de la Oficina – Código de la Serie – Código de la Subserie – Nombre del Expediente Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 200 folios. Si se requiere más de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificándola con la información señalada, anexándole el número de orden de la carpeta. Ordenación: Ordene cada uno de las unidades documentales (asuntos), pertenecientes a una serie o subserie, utilizando un sistema que facilite la localización y recuperación de la información. Los sistemas pueden ser: Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico entre otros (se pueden combinar) Depuración: Retirar de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios como duplicados o constancias Foliación: Foliar cada una de las series y subseries documentales, previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así sucesivamente. Ubicación Física: Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retención Documental Identificación de Archivadores: Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localización física de los expedientes FERNANDA TORRES
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Gestión documental Clasificación Documentos de Apoyo: Una vez organizado el archivo de la dependencia aparecerán algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los documentos de apoyo que son de carácter general sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia, pero no son documentos de archivo, por lo tanto no se transfieren al Archivo Central. Se organizan con base al Sistema de Clasificación de Documentos de Apoyo y después de cumplir su función el Jefe de oficina apoyado por la secretaria o auxiliar, los destruye y elaboran acta (Acuerdo 042 de 2002) Elaboración de separadores: Elaborar separadores para cada un de los asuntos identificados en el paso anterior Ubicación Física: Documentos de Apoyo Eliminación documentos de apoyo cuando pierdan utilidad o vigencia y diligenciar formato de eliminación en archivo de gestión. Inventario Documental: Levante el inventario documental diligenciando para tal fin el Formato Único de Inventario Documental siguiendo las instrucciones del Acuerdo 038 de 2002. PGD IMPORTANCIA DE LA IMPLANTACIÓN
La aplicación de un programa de gestión documental permite un incremento exponencial de la productividad empresarial, ya que facilita la ubicación y el manejo de la información además que reduce en gran medida, el exceso de documentos que generalmente se conservan en las organizaciones y que no son importantes para la misma. Algunas de estas ventajas son: Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos. FERNANDA TORRES
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Gestión documental Reducción de los costes de archivado Reducción de la recuperación de un documento. Acceso concurrente a un documento. Mejora de atención a los clientes. Reducción de costes legales. Reducción de costes de acceso a la documentación. Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos. Incremento en la satisfacción de los usuarios internos.
PGD COMCEPTUALIZACION
ARTICULO Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación”. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.
EXPLICACION Todos tenemos derecho a ser informados, y a plasmar nuestras ideas y conocimiento de manera autónoma. En el mundo nos encontramos ene l boom informativo donde es mas fácil tener acceso a la información, a la situación social y temas de interés gracias a la televisión, la radio, la prensa y las redes sociales y el internet.
Artículo 23. “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá
Todos tenemos derecho a que se cumplan nuestros derechos, y manifestar nuestras ideas y propuestas para un avance o un cambio en nuestras leyes y a la vez ser escuchados y tenidos en cuenta.
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Gestión documental reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales”. Artículo 27. “El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra”. Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables. Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”.
Cada quien tiene derecho a adquirir conocimiento para su formación profesional e intelectual, libertada para enseñar, y espacio para la investigación. Aquí la importancia de normas que custodien todo lo que se considera patrimonio cultural de una nación, nadie podrá privatizar nada que hace parte del bien público. Y las leyes establecidas para al protección de estos espacios no cambiaran nunca y no los podrá tomar para si ninguna entidad. No todos los documentos públicos son de libre acceso a la sociedad.
LOS DERECHOS DE LOS CIUDADANOS SOBRE LA PRIVACIDAD DE LOS DOCUMENTOS
DERECHO CIUDADANO A LA INFORMACIÓN FERNANDA TORRES
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Gestión documental "Todo individuo tiene derecho a la libertad de opinión y de expresión; este derecho incluye el de no ser molestado a causa de sus opiniones, el de investigar y recibir informaciones y opiniones, y el de difundirlas, sin limitación de fronteras, por cualquier medio de expresión". Artículo 19 - Declaración Universal de Derechos Humanos DERECHO INTIMIDAD PERSONAL, FAMILIAR Y HABEAS DATA: ARTÍCULO 15 La Constitución Política de Colombia, dispone: ARTÍCULO 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley. La Declaración Universal de Derechos Humanos (1948), estableció: Artículo 12: “Nadie será objeto de injerencias arbitrarias en su vida privada, su familia, su domicilio o su correspondencia, ni de ataques a su honra o a su reputación. Toda persona tiene derecho a la protección de la ley contra tales injerencias o ataques.” FERNANDA TORRES
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Gestión documental Constitución política de Colombia: ARTICULO 21. Se garantiza el derecho a la honra. La ley señalará la forma de su protección.
WEBGRAFIA Que es la gestión documental: http://www.tecnologiapyme.com/software/que-es-la-gestiondocumental Programa de Gestión Documental (PGD) http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1232 Glosario AGN http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1264 Gestión documental documento: http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Docum ental.pdf Derecho del saber http://ddhhenlasnoticias.blogspot.com/2010/09/colombiaarticulos-publicados-para.html Constitución y ciudadanía: http://blogjus.wordpress.com/2007/05/06/derecho-habeasdata-articulo-15/
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