Guía anticorrupción 6. Canales de denuncia y protección a denunciantes de hechos de corrupción

Gu铆a pr谩ctica de canales de denuncia y

protecci贸n a denunciantes

de hechos de corrupci贸n

Guía Práctica

de canales de Denuncia y Protección a denunciantes de hechos de Corrupción

Esta guía práctica se produce en el marco del proyecto Transparencia para la Paz y el Desarrollo, puesto en marcha por Transparencia por Colombia con la ayuda financiera de la Comunidad Europea y la embajada de la República Federal de Alemania.

CORPORACIÓN TRANSPARENCIA POR COLOMBIA Junta Directiva Rosa Inés Ospina Robledo Alejandro Linares Cantillo Esperanza González Rodríguez Eulalia Arboleda de Montes Fernando Jaramillo Giraldo Daniel Perea Villa Fernando Cortés Mcallister Ángela Escallón Emiliani Consejo Rector Rosa Inés Ospina Robledo Andrés Echavarría Olano Rodrigo Gutiérrez Duque Alejandro Linares Cantillo Margarita Garrido Otoya José Alejandro Cortés Osorio Carlos Angulo Galvis Directora Ejecutiva Elisabeth Ungar Bleier Dirección general y coordinación Marcela Restrepo Hung Directora del Área de Sector Público

Gerardo Andrés Hernández Montes Director del Área de Ciudadanía

Ana Paulina Sabbagh Acevedo.

Coordinadora General, Programa Transparencia para la paz y el desarrollo

Autor Diego A. Quiroga Sosa Edición Eduardo Arias

Corporación Transparencia por Colombia PBX: (571) 6100822 | Fax: (571) 6396266 Carrera 45A # No. 93-61 Bogotá – Colombia transparencia@transparenciacolombia.org.co www.transparenciacolombia.org.co @transparenciaco

Diseño, diagramación e interactividad Azoma Criterio Editorial Ltda. www.azoma.net

Agradecimiento especial: A los servidores públicos y ciudadanos de los municipios de Bucaramanga, Piedecuesta, Barrancabermeja y a la Contraloría de Bucaramanga; a la gobernación de Norte de Santander, las alcaldías de Cúcuta, los Patios; y a la gobernación de Cundinamarca y las alcaldías de Sopó, Madrid, y Mosquera, quienes aportaron con su valioso conocimiento al perfeccionamiento de esta caja de herramientas que busca promover la Transparencia y la Lucha Contra la Corrupción.

El contenido de este documento es responsabilidad exclusiva de la Corporación Transparencia por Colombia y en modo alguno debe considerarse que refleja la posición de la Unión Europea o la Embajada de la Republica Federal de Alemania.

marco conceptual y normativo

CONTENIDO

Introducción

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1. Marco conceptual y normativo

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2. Etapa 1: Preparación del sistema de canales de denuncia de corrupción a. Realice un diagnóstico inicial b. Defina un plan de ajuste c. Designe un equipo líder para la administración

del sistema de denuncias d. Analice los posibles canales y mecanismos de protección a implementar e. Integración con las oficinas de control interno f. Actualice los procedimientos 3. Etapa 2: Habilitación de canales de denuncia a. Implemente los canales b. Active los mecanismos de protección a denunciantes c. Promocione y divulgue los canales de denuncia d. Rinda cuentas

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Guía práctica de canales de denuncia y protección a denunciantes de hechos de corrupción

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Bibliografía

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Anexo

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marco conceptual y normativo

Introducción

Las estrategias de lucha contra la corrupción, tanto en el entorno nacional como internacional, han sido objeto de procesos de modernización, con el fin de que las mismas se hagan más eficaces en la identificación, tratamiento y sanción de este tipo de delitos.

Los avances en esta materia se han concentrado, en mayor medida, en la definición de marcos normativos y regulatorios. Si bien son el primer eslabón de la cadena, es necesario que las entidades públicas, en la lucha contra la corrupción, definan y pongan en marcha acciones y procesos adecuados, oportunos y eficaces.

Una de las acciones concretas en la lucha contra la corrupción es la implementación de canales de denuncia. Estos son fundamentales, ya que de ellos depende la recepción efectiva de la información que levanta la alerta frente a un hecho que podría ser considerado un delito de corrupción.

Los canales, como espacios de denuncia, deben asociarse a procesos y medidas que permitan generar un ambiente de confianza y credibilidad en las acciones emprendidas.

Para iniciar la implementación de canales de denuncia, es necesario diferenciarlos de los canales de atención al ciudadano establecidos en las entidades públicas. En esencia pueden aparentar ser similares. Sin embargo, los canales de denuncia se revisten de un carácter especial por el tipo de información remitida, la atención que deben prestar y del procedimiento interno que se activa en el momento de recibir las denuncias o quejas.

Para poder actuar frente a las situaciones de corrupción o riesgo de corrupción, lo más importante que este proceso requiere es la definición de mecanismos

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de protección a los denunciantes, que garanticen la reserva del denunciante y permita la operación segura del sistema.

Estas consideraciones proporcionan una idea inicial del sistema de canales, denuncias y protección a denunciantes de actos de corrupción.

Esta guía práctica pretende establecer los lineamientos básicos para avanzar en la estructuración y ejecución de canales de denuncia y mecanismos de protección a los denunciantes.

El modelo metodológico considera la implementación de estas acciones como un proceso evolutivo e iterativo,1 basado en un principio de mejoramiento gradual y continuo, que permitirá integrar diversos componentes y actividades. Se presenta mediante una secuencia dividida en etapas, conformadas por un conjunto de actividades e instrumentos que brindaran a la entidad los elementos necesarios para lograr acciones eficaces en la lucha contra la corrupción.

Grafico 1

modelo metodológico

Implementación canales de denuncia interna externa

Etapa 1: Preparación para la implementación del Sistema de Canales de Denuncia

Realice un diagnóstico

Defina un plan de ajuste

Designe un equipo líder

Integre a control interno

Actualice los procedimientos

Analice los posibles canales

Etapa 2: Habilitación Canales de Denuncia

Implemente los Canales

Active los mecanismos de Protección al Denunciante

Promocione y divulgue

Fuente: Elaboración propia

1 Acto de repetir un proceso con el objetivo de alcanzar una meta, objetivo o resultado.

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Rinda cuentas

marco conceptual y normativo

1

marco conceptual y normativo Como primer paso en la planeación e implementación de canales de denuncia y mecanismos de protección a denunciantes, es importante que la entidad tenga claridad en algunos términos y en el marco normativo aplicable a esta materia. Esa claridad es necesaria en conceptos claves como los siguientes.

Autoridad competente: institución responsable de recibir, calificar y otorgar medidas de protección. Puede ser jurisdiccional o administrativa según sea la naturaleza del acto de corrupción2.

Corrupción: abuso de posiciones de poder o de confianza, para el beneficio particular en detrimento del interés colectivo, realizado a través de ofrecer o solicitar, entregar o recibir bienes o dinero en especie, en servicios o beneficios, a cambio de acciones, decisiones u omisiones3.

Denunciante de buena fe: toda persona que pone en conocimiento de la autoridad competente un hecho que considera que puede constituir un acto de corrupción susceptible de ser investigado en materia administrativa y/o penal4.

Denuncia o testimonio de mala fe: acto de poner en conocimiento de la Autoridad Competente información sobre un acto de corrupción, a sabiendas que los actos no se han cometido, o con simulación de pruebas o indicios de su comisión con el fin de iniciar un proceso de investigación administrativa y/o penal5.

2 Ley Modelo para facilitar e Incentivar la denuncia de actos de corrupción y proteger a sus denun­ ciantes y testigos En: http://www.oas.org/juridico/spanish/ley_denuncia.htm 3 Transparencia Internacional.

4 Ley Modelo. Op. Cit. 5 Ibíd.

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Integridad: Propiedad de salvaguardar la exactitud de la información y sus métodos de procesamiento deben ser exactos6.

Registro: Acto por el que se adjudica a un documento un identificador único en el momento de su entrada en el sistema7.

Sede electrónica: Es el espacio virtual multicanal integrado y multiplataforma a través del cual la entidad presta servicios de información, interacción, transacción, interoperabilidad y participación. Toda autoridad deberá tener al menos una dirección electrónica.

La autoridad respectiva garantizará condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la información de acuerdo con los estándares que defina el Gobierno Nacional.

Podrá establecerse una sede electrónica común o compartida por varias autoridades, siempre y cuando se identifique claramente quién es el responsable de garantizar las condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad. Así mismo, cada autoridad usuaria de la sede compartida será responsable de la integridad, autenticidad y actualización de la información y de los servicios ofrecidos por este medio8.

Medidas de Protección: conjunto de medidas dispuestas por la autoridad competente orientadas a proteger el ejercicio de los derechos personales y laborales de los denunciantes y testigos de actos de corrupción, así como el procesamiento administrativo o judicial de los actos de corrupción9.

Servidor Público: En consonancia con lo prescrito en la Convención Interamericana contra la Corrupción, entiéndase por “Funcionario público”, “Oficial Gubernamental” o “Servidor público”, cualquier funcionario o empleado del Estado o de sus entidades, incluidos los que han sido seleccionados, designados o electos para desempeñar actividades o funciones en nombre del Estado o al servicio del Estado, en todos sus niveles jerárquicos con independencia de su modalidad de contratación10.

La preparación para la habilitación de los canales de denuncia y mecanismos de protección a denunciantes, es un tema que debe ser revisado minuciosamente por la entidad, en materia de la normatividad legal vigente y aplicable. Es importante que la entidad considere dentro de sus análisis el siguiente conjunto de normas relacionadas: Constitución Política de Colombia Ley 418 de 1997 “Por la cual se consagran unos instrumentos para la búsqueda de la convivencia, la eficacia de la justicia y se dictan otras disposiciones” Ley 599 de 2000 “Por la cual se expide el Código Penal”

6 7 8 9 10

Manual para la implementación de la estrategia de Gobierno en línea 3.1 Ibíd.

Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo” Ley modelo. Op. cit.

Ibíd.

10

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marco conceptual y normativo

Ley 734 de 2002 “por la cual se expide el Código Disciplinario Único” Ley 906 de 2004 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Penal” Ley 1474 de 2011 “por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública” Convención de Naciones Unidas contra la Corrupción Convención Interamericana contra la Corrupción

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2

etapa 1:

preparación del sistema de canales de denuncia

En esta primera etapa, la entidad debe crear un entorno favorable para la implementación del sistema de canales de denuncia de actos de corrupción. La etapa inicia con el diagnóstico preliminar de algunos aspectos relacionados con la madurez organizacional y la definición de un primer conjunto de acciones, con el fin de ajustar la entidad para que en ella pueda configurarse un sistema integrado de denuncias. Las actividades a desarrollar son:

a

Realice un Diagnóstico Inicial

La realización de un diagnóstico previo permite contar con una visión de la realidad de la entidad y tener un punto de partida para la ejecución de las actividades subsiguientes. Además, tener claridad sobre algunos aspectos fundamentales y requeridos, para dar inicio al proceso, como son:

Canales de interacción y atención al ciudadano Canales de comunicación interna Procedimientos definidos para la atención de solicitudes Políticas de protección de datos Seguridad de la Información

A través de la aplicación de un sencillo cuestionario es posible ubicar a la entidad en diferentes niveles, en tres aspectos: Capacidad Institucional: relacionada con la institucionalización de modelos éticos y de capacidad de la entidad para gestionar posibles actos que vayan en contra de estos modelos.

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etapa 1 preparación del sistema de canales de denuncia

Implementación de canales: de atención tanto interna como externa de las solicitudes o peticiones presentadas a la entidad, y los procedimientos definidos para su gestión.

Seguridad de la Información – Protección de Datos: validación de mecanismos, instrumentos y políticas de seguridad de información al interior de la entidad.

Para la aplicación del cuestionario de diagnóstico asegúrese de vincular a las distintas áreas que tengan conocimiento de los temas enunciados, con el fin de contar con un mejor análisis de la realidad de la entidad. Ver Instrumento Diagnóstico. (Anexo) Las respuestas dadas al cuestionario permitirán ubicar a la entidad en un nivel del 1 al 5 en cada uno de los tres aspectos. Con base en este resultado y su análisis la entidad deberá definir un plan de ajuste que le permita construir las bases necesarias para la implementación del sistema de denuncias de actos de corrupción.

b

Defina un plan de ajuste

De acuerdo con los resultados generados por el diagnóstico, la entidad debe desarrollar un plan de ajuste en cada uno de los aspectos revisados. Este plan puede ser ejecutado paralelamente al avance en la implementación del sistema de denuncias.

La entidad debe considerar al menos las siguientes actividades en la definición del plan: Imagen 1

acciones recomendadas plan de ajuste ACCIONES A TENER EN CUENTA

Capacidad Institucional

Implementación de canales

Seguridad de Información - Protecciónde datos

Elabore o actualice el Código de Ética de la entidad

Revise detalladamente el cumpliento de la Sede Electrónica de la entidad en relación con los mecanismos de ateción definidos por la Estrategia de Gobierno en línea

Realice un inventario de sus activos de información

Establezca el compromiso de la alta dirección de la entidad con los valores éticos

Establezca un esquema de atención que considere múltiples canales (Virtual, Personalizado, Telefónico)

Identifique amenzas y riesgos y su probabilidad de ocurrencia

Firme acuerdo de ética en todos los niveles jerárquicos de la entidad

Ajuste los procedimientos en concordancia con la adopción de nuevos canales

Defina una política de seguridad de la información

Identifique o integre a la entidad el personal requerido para soportar la atención ciudadana

Centralice la recuperación y tratamiento de la información

Implemente controles básicos

Realice periódicamente jornadas de sensibilización

Documente los controles y políticas Capacite al personal de la entidad

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Este plan puede ser ejecutado paralelamente al avance en la implementación del sistema de denuncias de la entidad.

C

Designe un equipo líder para la administración del sistema de denuncias

El sistema de atención de denuncias debe contar con características particulares, desde el punto de vista organizacional, normativo y tecnológico, así como del recurso humano. Por tal motivo es indispensable que se realice un análisis del personal que tendrá a cargo las funciones de atención y administración de estos canales.

Debe aclararse que queda a discreción de la entidad la contratación de personal específico o la reasignación de roles y responsabilidades. Es decir, que se puede contar con los servidores existentes para que formen parte de este nuevo equipo de atención de denuncias de corrupción.

Para la institucionalización y avance de este nuevo proceso en la entidad, la asignación del personal requerido debe realizarse mediante una revisión de competencias y perfiles que permita identificar los servidores idóneos.

Las competencias se pueden definir como “la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el servidor público”.

El análisis debe realizarse desde la perspectiva de las competencias del rol y desde las necesidades propias de la entidad y de los perfiles requeridos (en cuanto a formación y experiencia) para asumir las responsabilidades.

Para efectos de fortalecer el proceso, las entidades pueden considerar que la conformación de este equipo cuente con los roles mínimos de líder y/o analista, de acuerdo a lo siguiente: Descripción del Rol 1 Nombre del Rol

Líder de Proceso

Nivel de formación

Profesional o profesional especializado

Propósito

Planear la operación y administración de los recursos, para garantizar la gestión y tratamiento efectiva de las denuncias recibidas Integridad

Competencias

Liderazgo Planeación y Organización Atención al detalle Sentido de urgencia

Competencias

Criterio Credibilidad técnica

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etapa 1 preparación del sistema de canales de denuncia

Descripción del Rol 2 Nombre

Analista

Nivel de formación

Profesional, Tecnólogo o Técnico.

Propósito

Recibir, gestionar y controlar la atención conforme y oportuna de las denuncias presentadas Integridad Atención al detalle Sentido de urgencia

Competencias

Criterio Comunicación efectiva y asertiva Capacidad de análisis y síntesis Orientación al cliente

El sistema de atención de denuncias debe contar con características particulares, desde el punto de vista organizacional, normativo, tecnológico y recurso humano. Por tal motivo es indispensable que se realice un análisis del personal que tendrá a cargo las funciones de atención y administración de estos canales.

A continuación se encuentra la definición de cada una de las competencias requeridas por los roles descritos: Atención al detalle: Es la capacidad de realizar labores que requieren alta minuciosidad y mesura, donde se requiere del manejo eficaz y prolongado de información detallada.

Capacidad de análisis y síntesis: Es la capacidad de entender y resolver un problema a partir de desagregar sistemáticamente sus partes, realizando comparaciones, estableciendo prioridades, identificando secuencias temporales y relaciones causales entre los componentes.

Comunicación efectiva y asertiva: Es la capacidad para establecer comunicaciones con diferentes tipos de personas y en diferentes contextos, de manera clara y concreta, haciendo uso de la empatía, la diplomacia y la asertividad.

Credibilidad técnica: Es el reconocimiento de las habilidades de los otros, teniendo como base los conocimientos técnicos propios de su especialidad.

Criterio: Capacidad de actuar bajo los parámetros establecidos por la organización. Estos deben primar sobre la satisfacción de las expectativas de los demás. Deben mantenerse de manera firme y defenderse con tesón los intereses institucionales.

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Integridad: Es la capacidad de actuar en consonancia con lo que se dice o se considera importante.

Incluye comunicar las intenciones, ideas y sentimientos abierta y directamente y estar dispuesto a actuar con honestidad, incluso en negociaciones difíciles, con agentes externos.

Liderazgo: Es la capacidad para conducir e influir sobre otros para que logren los resultados establecidos por la organización, con entusiasmo, dedicación y efectividad.

Orientación al usuario: Es la capacidad de identificar y responder a las necesidades del usuario, para entregarle productos o servicios que cumplan con sus requerimientos y superen sus expectativas.

Planeación y organización: Es la capacidad de determinar eficazmente las metas y prioridades de su trabajo, estipulando plazos, acciones, recursos y planeando de una manera eficaz y eficiente las actividades, para dar cumplimiento a los objetivos del rol.

Sentido de urgencia: Es la capacidad de percibir la urgencia real de determinadas tareas y actuar de manera consecuente, para alcanzar su realización en plazos muy breves de tiempo, sin dejarse afectar por la presión del mismo o de desacuerdos.

Nota: La entidad puede remitirse al diccionario de competencias adjunto a esta cartilla, para valorar el nivel en que se ubican los participantes del proceso, en cada una de las competencias definidas.

D

Analice los posibles canales y mecanismos de protección a implementar

Como parte del ejercicio de planeación para poner en marcha el sistema de denuncias, es necesario que la entidad, analice en conjunto los posibles canales a implementar y de acuerdo a sus características organizacionales, priorice aquellos que le permitan agilidad en la puesta en marcha.

Los canales que deben implementarse deben considerarse en el marco de tres tipos de atención: Atención Personal: debe darse en las instalaciones de la entidad o en puntos estratégicos; en los mismos, se deben establecer protocolos de atención y desde allí debe garantizarse el seguimiento a la denuncia hasta que la misma obtenga una respuesta.

Atención Telefónica: de acuerdo con las condiciones de la entidad se deberán abrir los espacios de atención telefónica.

Atención Virtual: la entidad debe habilitar espacios en su sede electrónica destinados a la atención de denuncias (Formularios Web, chat, correo electrónico)

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etapa 1 preparación del sistema de canales de denuncia

Imagen 2

tipos de atención - cANALES ASOCIADOS

La entidad dentro del análisis de los posibles canales, debe considerar los aspectos en materia de recursos que estos implican y definir de manera –secuencial, cuáles serán los apropiados para dar inicio la implementación del sistema de denuncias.

De igual forma, es importante que la entidad defina los mecanismos de protección a denunciantes que deben implementarse. Debe tener claridad acerca de cómo activar estos protocolos de protección, ya que en su mayoría estos corresponden a disposiciones que han emanado las distintas autoridades competentes de acuerdo con la naturaleza de la denuncia.

La entidad inicialmente debe brindar medidas básicas de protección al denunciante, como la protección de su identidad conforme a lo dispuesto en las medidas de protección de datos, así como la asistencia legal que requiera el usuario para denunciar los hechos relacionados con la denuncia.

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Guía práctica de canales de denuncia y protección a denunciantes de hechos de corrupción

La entidad debe tener claridad sobre activación de los protocolos de protección, ya que en su mayoría corresponden a disposiciones de autoridades competentes, de acuerdo con la naturaleza de la denuncia.

E

Integración con las oficinas de control interno

Conforme a lo establecido en el conjunto de estrategias anticorrupción, la oficina de control interno será la encargada de:

Adelantar las investigaciones en caso de: (i) incumplimiento a la respuesta de peticiones, quejas, sugerencias y reclamos, en los términos contemplados en la ley y (ii) quejas contra los servidores públicos de la entidad.

En este orden de ideas, el equipo conformado para la administración y gestión del sistema de denuncias anticorrupción debe estar en estrecha y constante comunicación con el equipo de la oficina de control interno. Debe generar las alertas necesarias en caso de comunicarse a través de los medios dispuestos para mitigar la posible ocurrencia de hechos que puedan constituir delitos de corrupción.

Una vez ejecutado el procedimiento de su competencia, la oficina de control deberá notificar a los órganos competentes la denuncia interpuesta de acuerdo a su tipo: En materia penal – Fiscalía General de la Nación En materia fiscal – Contraloría General de la República En materia disciplinario – Procuraduría General de la Nación

El proceso de integración debe ser consignado y aprobado en la definición del procedimiento para la atención de este tipo de denuncias dentro del sistema de gestión de la entidad.

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etapa 1 preparación del sistema de canales de denuncia

F

Actualice los procedimientos

La puesta en marcha del sistema de atención de denuncias necesariamente requiere que la entidad diseñe, ajuste o actualice los procedimientos internos definidos para la atención y gestión de esta información de manera oportuna y eficaz. A continuación se sugiere un modelo de procedimiento que la entidad puede adaptar o ajustar de acuerdo con sus particularidades: Actividad

Responsable

Recibir la Denuncia

Oficina de Atención de Denuncias

Registrar y documentar la denuncia

Oficina de Atención de Denuncias

Revisar y valorar la información recibida

Oficina de Atención de Denuncias

Direccionar la denuncia

Oficina de Atención de Denuncias

Revisar y evaluar la denuncia

Oficina de Control Interno

Realizar indagación preliminar

Oficina de Control Interno

Remitir denuncia a autoridades competentes

Oficina de Control Interno

Realizar seguimiento al trámite de la denuncia

Oficina de Control Interno – Oficina de Atención de Denuncias

Consolidar seguimiento estadístico al trámite de las denuncias recibidas

Oficina de Atención de Denuncias

Presentar informes a la ciudadanía y a la dirección de la entidad

Oficina de Control Interno – Oficina de Atención de Denuncias

La puesta en marcha del sistema de atención de denuncias necesariamente requiere que la entidad diseñe, ajuste o actualice los procedimientos internos definidos para la atención y gestión de esta información de manera oportuna y eficaz.

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Guía práctica de canales de denuncia y protección a denunciantes de hechos de corrupción

3

etapa 2:

habilitación de canales de denuncia

Luego de revisar en la primera etapa las condiciones generales de la entidad, en esta segunda etapa se inicia el proceso de habilitación e implementación de los canales de denuncia.

a

Implemente los canales

De acuerdo con su capacidad, la entidad debe darle prioridad al orden en el cual pondrá a funcionar el siguiente conjunto de canales para la denuncia de hechos de corrupción.

Oficina de Atención de Denuncias La entidad debe disponer de una unidad funcional que será la responsable de recibir y hacerle seguimiento a las denuncias a través de todos los canales habilitados. Esta debe contar inicialmente y como mínimo con los dos perfiles de personal definidos en la etapa 1 de esta cartilla.

A cargo de esta oficina estarán las siguientes actividades: Atender en un primer contacto personal a quienes desean reportar hechos de corrupción o conductas que falten a la ética pública Ser el punto centralizado de recepción de denuncias de hechos que puedan constituir delitos de corrupción Administrar los diferentes canales definidos para la recepción de este tipo de denuncias Realizar el filtro inicial de la información recibida

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etapa 2: habilitación de canales de denuncia

Darle el trámite adecuado y eficaz a la situación y los hechos reportados Realizar el correspondiente seguimiento y monitoreo de cada una de las denuncias reportadas Reportar periódicamente a la alta dirección de la entidad indicadores sobre la gestión realizada Mantener una constante comunicación con la oficina de control interno disciplinario Elaborar un plan de formación en estrategias y herramientas anticorrupción

Línea Anticorrupción La línea anticorrupción debe ser un canal totalmente diferente a cualquiera de las líneas telefónicas ya definidas para la atención al ciudadano o de peticiones, quejas y reclamos, y su administración está a cargo de la oficina de atención de denuncias a través del analista, quien recibirá cada una de las comunicaciones y activará el procedimiento de revisión y direccionamiento de acuerdo con el análisis realizado.

Esta línea debe contar con un número único de atención y la comunicación con ella deberá realizarse de manera gratuita.

La atención de las comunicaciones recibidas a través de este medio deben caracterizarse por su alta atención al detalle y comunicación efectiva y asertiva con quien establece contacto. De igual forma, será estrictamente necesaria una documentación clara y especifica de la situación denunciada, con el fin de obtener suficientes elementos para su posterior análisis y el procedimiento que sea necesario establecer.

Buzón - Casillero

Este será un espacio físico que deberá instalarse en cada una de las sedes de la entidad, a través del cual podrán enviarse las denuncias de manera física. La entidad debe procurar hacer claridad con la información requerida al momento de realizar la denuncia. Esta como mínimo debe contener:

Entidad donde se produjo el acto de corrupción Nombres de los implicados Hechos ocurridos Pruebas que sustenten la denuncia

De igual forma, si el denunciante no opta por realizar una denuncia anónima, puede consignar los datos de contacto: nombres, teléfono y/o dirección de correo electrónico.

La administración del punto de recepción de denuncias debe estar a cargo de la oficina de atención de denuncias y será tarea del analista, de acuerdo a como se defina, realizar una revisión periódica de las denuncias recibidas y ejecutar el correspondiente proceso de análisis y direccionamiento.

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Guía práctica de canales de denuncia y protección a denunciantes de hechos de corrupción

Micrositio web Transparencia Institucional

La entidad debe habilitar, a través de su sitio web, un micrositio en donde se presente toda la información relacionada con la estrategia anticorrupción de la entidad y las herramientas habilitadas para contrarrestar estos delitos. Dentro de este espacio la entidad implementará los siguientes canales de denuncia:

Formularios en línea

A través de este canal, el denunciante podrá colocar en conocimiento su denuncia, mediante el ingreso de la información en un formulario web, que deberá contener como mínimo los siguientes campos11:

Información personal Nombres y apellidos Domicilio Identificación Teléfono Correo Electrónico Nota: Esta información será de carácter obligatorio, a menos que el denunciante opte por la remisión de una denuncia anónima. En caso de esta opción, el formato debe al menos considerar establecer la opción de informar como mínimo algunos de los siguientes datos de contacto, con el fin de mantener un posible contacto posterior

Denuncia anónima_____ - Domicilio - Teléfono - Correo Electrónico Información del acto de corrupción Aclarar si los hechos ya fueron denunciados con anterioridad y frente a qué entidad Identificar la entidad en la que ocurrieron los hechos Nombre de los implicados en los hechos Descripción detallada de los hechos ocurridos Adjuntar pruebas que sustenten la denuncia

La información registrada y enviada a través de este canal debe remitirse al correo electrónico, desde donde se iniciará el procedimiento definido para la atención.

11 Tomado del modelo de formato de denuncia y solicitud de medidas de protección a denunciantes, Ley modelo para facilitar e incentivar la denuncia de actos de corrupción y proteger a sus denunciantes y testigos. OEA

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etapa 2: habilitación de canales de denuncia

Correo electrónico Consiste en crear, dentro de la lista de cuentas de correos institucionales, el buzón electrónico, que estará vinculado al del espacio web de transparencia de la entidad. En él se debe indicar de manera clara la información mínima necesaria para el envío de la denuncia.

La administración y gestión del correo electrónico será responsabilidad de la oficina de atención de denuncias, a través del analista, quien realizará el análisis y procedimiento definido para la atención.

Tratamiento particular a denuncias y denunciantes Durante el proceso de implementación de estos espacios es necesario que la entidad pueda actuar con claridad frente a algunas situaciones o aspectos que puedan presentarse. Los siguientes elementos le permitirán afrontar algunas de esas posibles situaciones: Los espacios y canales de denuncia habilitados podrán ser utilizados para el reporte de situaciones que puedan constituir un delito de corrupción tanto por la ciudadanía en general o de servidores públicos que tengan conocimiento de estos hechos. En el caso de que la información de la denuncia provenga de un servidor público, el trámite de gestión de la misma será aplicado como se encuentra definido. Sin embargo, la entidad debe procurar activar protocolos de protección del denunciante particulares. Estos se encuentran descritos en el siguiente aparte de esta cartilla.

Si el denunciante se rehúsa a identificarse, se valorará la información recibida y de acuerdo con su naturaleza se determinará el inicio de las investigaciones pertinentes.

Durante la temporada electoral la entidad debe estar atenta a un posible aumento en la recepción de denuncias y debe prestar especial atención en el análisis a la motivación de las mismas, ya que estos medios pueden ser utilizados para interferir con el correcto desarrollo del proceso electoral. Si a través de este medio se recibe información de situaciones que se consideren un delito electoral, la entidad deberá orientar al denunciante sobre los mecanismos idóneos ya dispuestos para la recepción y atención este tipo de denuncias.

B

Active los mecanismos de Protección a Denunciantes

Los mecanismos de protección son fundamentales para incentivar la cultura de la denuncia y asegurar la reserva de los denunciantes. Por tal motivo la entidad, en primer lugar, debe garantizar la protección de los datos para cumplir con lo establecido en la Ley 1266 de 2008 y en la Ley 1273 de 2009.

De igual forma, sin importar por cuál canal haya recibido la denuncia, la oficina de atención de denuncias debe dejar constancia escrita de que la ha recibido y asignarle un código numérico único, que servirá para identificar al denunciante, sin hacer (en ningún caso) referencia directa a su identidad en cualquier Contenido

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Guía práctica de canales de denuncia y protección a denunciantes de hechos de corrupción

diligencia posterior, tanto en la instancia administrativa como judicial. El área de tecnología de la entidad deberá garantizar el sistema de asignación y control de la información bajo los estándares de seguridad de la información12.

También debe garantizarse que en la instancia hacia la que se haya dirigido la denuncia se lleve un control de registro con los nombres y fechas de todas las personas que hubieran tomado conocimiento del expediente de denuncia. Estas deben quedar impedidas de dar a conocer esa información. Es decir, que no revelen su identidad o la de cualquier persona vinculada la denuncia.13.

Si el denunciante es un servidor público se protegerán sus condiciones laborales, no pudiendo ser cesado, despedido o removido de su cargo como consecuencia de la denuncia. En el caso de que el denunciante sea un ciudadano que no ejerce función pública y sea sujeto de hostilidades en su centro de trabajo, recibirá asistencia legal a efectos de interponer los recursos necesarios que hagan valer sus derechos, conforme a las normas laborales del sector privado14.

Excepcionalmente, o por disposición de las autoridades competentes, podrán ejecutarse medidas de protección especial, dentro de las que se encuentran las siguientes: Medidas de protección laboral* - Traslado de dependencia administrativa dentro de la entidad - Traslado de centro de trabajo según sea el caso - Suspensión con goce de haber del trabajo sin generar precedentes reprochables.

Medidas de protección personal* - Protección policial - Cambio de residencia y protección del paradero del denunciante.

Los mecanismos de protección son fundamentales para incentivar la cultura de la denuncia y asegurar la reserva de los denunciantes. Estos mecanismos deben ser tramitados por la instancia nacional correspondiente, siendo la entidad la encargada de apoyar la gestión del proceso.

12 Tomado y adaptado de la Ley modelo para facilitar e incentivar la denuncia de actos de corrupción y proteger a sus denunciantes y testigos. OEA 13 Ley modelo para facilitar e incentivar la denuncia de actos de corrupción y proteger a sus denunciantes y testigos. OEA 14 Ibíd. * Conjunto de medidas recomendadas por la Ley modelo para facilitar e incentivar la denuncia de actos de corrupción y proteger a sus denunciantes y testigos. OEA.

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etapa 2: habilitación de canales de denuncia

C

Promocione y divulgue los canales de denuncia

Se debe poner en marcha una estrategia de sensibilización, promoción y divulgación, tanto de la política anticorrupción y sus herramientas, como de los canales de denuncia implementados. Esta estrategia será interna, y deberá vincular a la totalidad de los funcionarios de la entidad, estableciendo encuentros periódicos donde se pongan en conocimiento los avances y los logros, y se desarrollen actividades cuya finalidad sea sensibilizar al funcionario público.

Adicionalmente se deben realizar actividades que vinculen a la ciudadanía en general y que llamen la atención de distintos públicos como los son usuarios de la entidad, proveedores y contratistas, con quienes también se desarrollaran actividades de promoción acerca de los canales habilitados para la denuncia de hechos de corrupción y los mecanismos de protección implementados por la entidad para los denunciantes de estos hechos.

Se debe poner en marcha una estrategia de sensibilización, promoción y divulgación, tanto de la política anticorrupción y sus herramientas, como de los canales de denuncia implementados.

D

Rinda cuentas

De manera conjunta, tanto la oficina de atención de denuncias como la oficina de control interno disciplinario realizarán seguimiento y monitoreo periódico a las actuaciones y gestiones realizadas con cada una de las denuncias recibidas, con el fin de identificar acciones preventivas, correctivas o de proponer posibles mejoras, que serán registradas y documentadas de acuerdo con el procedimiento establecido en los sistemas de gestión de la entidad.

De igual manera, mensualmente se presentarán al consejo de gobierno los resultados de la gestión y trámite en la recepción de denuncias. Estos resultados deben informar como mínimo:

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25

Guía práctica de canales de denuncia y protección a denunciantes de hechos de corrupción

Nombre del Indicador

Descripción

Denuncias recibidas

Periodicidad

Tendencia

Fórmula

Número total de denuncias recibidas en el periodo a través de todos los canales habilitados

Mensual

Ascendente

Total de denuncias recibidas

Denuncias recibidas por canal de recepción

Porcentaje de denuncias recibidas discriminadas por tipo de canal de recepción

Mensual

Ascendente

(Total de denuncias recibidas por canal x / Total de denuncias recibidas)*100

Denuncias descartadas

Porcentaje de denuncias descartadas en la revisión y valoración preliminar

Mensual

Descendente

(Total de denuncias recibidas por canal x / Total de denuncias recibidas)*100

Denuncias Viables

Porcentaje de denuncias que motivaron el inicio de un proceso investigativo

Mensual

Ascendente

Total de denuncias recibidas viables / Total de denuncias recibidas)*100

Denuncias Tramitadas

Porcentaje de denuncias direccionadas a las autoridades competentes (Fiscalía General de la Nación, Procuraduría General de la Nación – Contraloría General de la República)

Mensual

Ascendente

Total de denuncias remitidas a autoridades competentes / Total de denuncias recibidas)*100.

Denuncias Conformes

Porcentaje de denuncias direccionadas a las autoridades competentes (Fiscalía General de la Nación, Procuraduría General de la Nación – Contraloría General de la República), dentro de los tiempos establecidos y cumpliendo el procedimiento y los requisitos establecidos en la entidad.

Mensual

Ascendente

Total de denuncias remitidas a autoridades competentes de manera conforme / Total de denuncias Tramitadas)*100.

Porcentaje de denuncias recibidas y atendidas por las autoridades competentes (Fiscalía General de la Nación, Procuraduría General de la Nación – Contraloría General de la República), aplicable.

Trimestral

Ascendente

Total de denuncias recibidas y atendidas por las autoridades competentes/ Total de denuncias Tramitadas)*100.

Denuncias atendidas por las autoridades competentes.

Nota: Los indicadores anteriores deben analizarse con el fin de identificar variaciones, tendencias y establecer metas de acuerdo al tipo de entidad. El resultado del análisis de los indicadores debe orientar las acciones que la entidad realice con miras a lograr la eficacia y mejora del proceso.

26

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BIBLIOGRAFÍA

BIBLIOGRAFÍA

Ley 1474 de 2011 “por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.”

Echavarría Franz, Silvestre Martha. Sistemas de Denuncias y de protección a denunciantes de corrupción en América Latina y Europa. Eurosocial. 2013.

Rojas Claudio, David Valeska, Bascur María Luisa. Guía para la utilización del Sistema Interamericano de Derechos Humanos en la Protección de los Denunciantes de Actos de Corrupción. Universidad de Chile.

Martínez Diego. Mecanismos para la denuncia de hechos de corrupción en La Argentina. Asociación Civil por la Igualdad y la Justicia.

Panel de Debate Virtual. Sistemas de denuncias y de protección de denunciantes de corrupción en América Latina y Europa. Eurosocial. 2013 Organización de Estados Americanos – OEA. Ley modelo para facilitar e incentivar la denuncia de actos de corrupción y proteger a sus denunciantes y testigos.

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27

Guía práctica de canales de denuncia y protección a denunciantes de hechos de corrupción

ANEXo

ANEXO 1

FORMATO DIAGNÓSTICO - IMPLEMENTACIÓN CANALES DE DENUNCIA INTERNA Y EXTERNA Formato A1 - Descripción del Instrumento El instrumento de diagnóstico esta conformado por un conjunto de 20 preguntas, cuyo objetivo es permitir ubicar a la entidad en determinado nivel en los siguientes aspectos: - Capacidad Institucional - Implementación de Canales - Seguridad de Información - Protección de Datos” Capacidad Institucional: Este aspecto se evalúa a través de las respuestas dadas a las preguntas 1,2,3,4,5 y 16, que permiten revisar si existen instrumentos en materia ética y anticorrupción en la entidad.

Implementación de Canales: Este aspecto se evalúa a través de las respuestas dadas a las preguntas 6,7,8, 11,12,13,14,15 y 17, estas se enfocan en revisar el nivel de avance de la entidad en materia de uso de canales para la atención ciudadana.

Seguridad de Información - Protección de Datos: Este aspecto se evalúa a través de las respuestas dadas a las preguntas 9,10,18,19,20, estas buscan validar el avance de la entidad en materia de seguridad de la información como política de la entidad.

Los resultados generados por este instrumento, ubican cada aspecto en un nivel que se determina del 1 al 5, de acuerdo a estos resultados la entidad debe definir un plan de ajuste para nivelar los aspectos y así contar con bases suficientes para dar inicio a la implementación del sistema de denuncias.

28

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ANEXO

ANEXO 2

FORMATO AUTOEVALUACIÓN - IMPLEMENTACIÓN CANALES DE DENUNCIA INTERNA Y EXTERNA Formato A1 Entidad:

Fecha:

El siguiente cuestionario busca validar el estado de la entidad en aspectos relacionados con: Canales de Interacción - Comunicación Interna - Procedimientos de atención - Protección de Datos. Es importante que en el proceso de elaboración participen los funcionarios relacionados con cada uno de estos temas.

Marque con una “X” SI NO

Pregunta 1. ¿Existe un código de ética aprobado en la entidad?

Existe el código pero se encuentra desactualizado 2. ¿El código de ética ha sido dado a conocer y difundido a traves de la ejecución de talleres o reuniones que explican su contenido?

3. ¿La entidad ha exigido la aceptación formal del código de ética por parte de todos los funcionarios sin excepción de jerarquías?

4. ¿La alta dirección de la entidad promueve una cultura organizacional con énfasis en la integridad y comportamiento ético?

5. ¿Se tiene definido un procedimiento claro para la investigación y documentación de las posibles violaciones a la Ética en la entidad?

6. ¿Se comunican debidamente dentro de la entidad las acciones disciplinarias que se toman sobre violaciones a la ética?

7. ¿Hay un proceso para que los empleados comuniquen situaciones ir en contravía de la ética de la entidad?

8. ¿Se revisan, investigan y resuelven oportunamente todas las posibles situaciones reportadas?

9. ¿El proceso permite guardar la identidad de quienes reportan estas posibles situaciones?

10. ¿Existen mecanismos divulgados en entidad para la protección del denunciante independientemente de la jerarquía involucrada?

11. ¿La entidad cuenta con un sistema integrado de atención a solicitudes de la ciudadania?

12. ¿La entidad ha incorporado politicas de atención ciudadana a través de múltiples canales?

13. ¿Ha implementado la entidad la utilización de formularios web para las solicitudes de la ciudadania?

14. ¿Existe un punto integrado de manejo de la información remitida por la ciudadania?

15. ¿Existe en la entidad una linea gratuita para la comunicación de la ciudadania?

16. ¿Cuenta la entidad con el personal calificado para la atención de denuncias de situaciones no debidas?

17. ¿Se encuentran integradas las oficinas de control interno a los canales de recepción de este tipo de reportes?

18. ¿Existe un manual de seguridad de información aprobado en la entidad?

Existe el manual pero se encuentra desactualizado

Puede seleccionar más de una opción

Pregunta 19. En el ejercicio de administración de riesgos de seguridad de la información la entidad: A. Tiene identificados los riesgos que afectan la entidad B. Tiene identificados los riesgos y su probabilidad de ocurrencia C. Tiene identificados los riesgos, su probabilidad de ocurrencia y el impacto en la operación de la entidad D. Tiene identificados los riesgos, su probabilidad de ocurrencia, el impacto en la operación de la entidad y la valoración en dinero del impacto.

E. Ninguna de las anteriores

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anexo 2

Continuación Puede seleccionar más de una opción

Pregunta

SI

NO

A. Respaldo de Información B. Control de acceso para áreas restringidas C. Políticas y lineamientos de seguridad en estaciones de trabajo D. Cláusulas de seguridad e información confidencial para el ingreso y retiro de personal E. Ninguna de las anteriores Capacidad Institucional

0,0

Implementación de Canales

0,0

Seguridad de la Información - Protección de Datos

0,0

30

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ANEXO

ANEXO 3

diccionario de competencias Competencia

Planeación y organización

Liderazgo

Orientación al cliente

“Comunicación efectiva“

Definición de la competencia

Nivel

Es la capacidad de determinar eficazmente las metas y prioridades de su trabajo, estipulando plazos, acciones, recursos, y planeando de una manera eficaz y eficiente las actividades, para dar cumplimiento a los objetivos del cargo y de la empresa.

“Es la capacidad para conducir e influir sobre otros, para que logren los resultados establecidos por la organización con entusiasmo, dedicación y efectividad, fomentando el aprendizaje por medio del acompañamiento y la retroalimentación permanente en busca de una mejora continua de los colaboradores.“

“Es la capacidad de identificar y responder a las necesidades del cliente para entregarle productos o servicios que cumplan con sus requerimientos y superen sus expectativas.“

“Es la capacidad para establecer comunicaciones con diferentes tipos de personas y en diferentes contextos, de manera clara y concreta, haciendo uso de la empatía, la diplomacia y la asertividad. Incluye la capacidad para escuchar activamente, asimilar información, argumentar las ideas usando datos válidos y verificar la comprensión del mensaje emitido.”

Contenido

Conductas asociadas por nivel

4

Prioriza, atiende y responde a varias actividades al tiempo, teniendo en cuenta los plazos establecidos, se anticipa a los puntos críticos de una situación o problema. Es capaz de administrar simultáneamente varios proyectos complejos de manera eficaz y eficiente

3

Es capaz de administrar un proyecto a la vez, estableciendo de manera permanente mecanismos de coordinación y control de la información del proceso en curso.

2

Ocasionalmente establece objetivos y plazos para la realización de las tareas, se le dificulta definir prioridades y controles para verificar la calidad del trabajo.

1

En sus actividades se evidencia que no logra organizar el trabajo, ni administrar adecuadamente los tiempos.

4

Orienta a su grupo en acciones determinadas que garanticen el cumplimiento de las metas, realiza seguimiento y retroalimenta sobre los avances, integrando las opiniones de los miembros del grupo. Es reconocido por el grupo de trabajo como su líder.

3

Fija objetivos y realiza seguimientos. Le cuesta retroalimentar a los distintos integrantes. Escucha a los otros y es escuchado. En ocasiones es reconocido como el líder del grupo.

2

En ocasiones puede fijar objetivos que son aceptados por el grupo y realiza seguimiento netamente de lo encomendado. Casi nunca es reconocido cómo líder.

1

Tiene dificultad para fijar objetivos, es más dado a seguir instrucciones de otros. El grupo no lo reconoce como lider.

4

Es capaz de entender y crear necesidades en el cliente para fidelizarlo, logra que éstos lo reconozcan y aprecien el valor agregado que ofrece. Se muestra proactivo para atender a los demás con rapidez y su trato es cortes.

3

Identifica las necesidades del cliente, en ocasiones se anticipa a ellas aportando soluciones a la medida de sus requerimientos. Muestra interés por atender al cliente y plantear soluciones adecuadas.

2

Actúa a partir de los pedidos de los clientes ofreciendo respuestas basicas a sus necesidades. Atiende con rapidez al cliente pero con poca cortesía.

1

Tiene escaso deseo de atender con rapidez y/o satisfacer las necesidades del cliente. Provoca quejas y pierde clientes.

4

Genera impacto positivo en su comunicación, logra de manera asertiva expresar sus desacuerdos y escuchar al interlocutor, pudiendo comunicar claramente sus ideas, pensamientos y sentimientos; es claro, conciso y directo al expresarse verbalmente y de manera escrita(ortografía y redacción adecuadas). Maneja con sensatez la información a la cual tiene acceso por su rol.

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31

Guía práctica de canales de denuncia y protección a denunciantes de hechos de corrupción

ANEXO 3

continuación Competencia

“Comunicación efectiva“

Credibilidad técnica

Atención al detalle

Sentido de la urgencia

32

Definición de la competencia

Nivel

“Es la capacidad para establecer comunicaciones con diferentes tipos de personas y en diferentes contextos, de manera clara y concreta, haciendo uso de la empatía, la diplomacia y la asertividad. Incluye la capacidad para escuchar activamente, asimilar información, argumentar las ideas usando datos válidos y verificar la comprensión del mensaje emitido.”

3

Se comunica de manera empatica con los demás, manejando la diplomacia y asimilando la información trasmitida, tanto en forma oral como escrita. Entiende la importancia de la sensatez que debe tener con la infomación.

2

En ocasiones su comunicación es parcial, mostrando bajo interés por el interlocutor, por generar empatia y por que sus respuestas orales o escritas sean bien interpretadas.

1

Generalmente se percibe dificultad para comunicarse; constantemente se vé involucrado en conflictos por la interpretación de su comunicación.

4

Es considerado el referente técnico clave en relación a las labores que realiza y siempre es tenido en cuenta para tomar decisiones frente a su área. Cuenta con el reconocimiento de toda la compañía frente a su área de desempeño.

3

Participa en las discusiones que se encuentren en relación a las labores técnicas que realiza. Goza de cierta credibilidad y ello lo convierte en uno de los referentes técnicos de la empresa.

2

Demuestra tener cierto dominio de los conocimientos técnicos que se relacionan con el servicio que presta. Goza de menor credibilidad y en oportunidades no es tenido en cuenta al tomar decisiones clave en la empresa

1

No demuestra dominio de los conocimientos técnicos que se relacionan con el servicio que presta. Requiere acompañamiento en el desarrollo y toma de decisiones en su área de desempeño.

4

Realiza labores que requieren alta minuciosidad y precisión en el manejo eficaz y prolongado de información. Identifica posibles errores que pueden alterar los resultados esperados. Presenta la información sin omitir detalles relevantes

3

En ocasiones realiza labores que requieren minuciosidad y mesura en el manejo de información detallada. Tiene en cuenta la información relevante para la realización de su trabajo.

2

Está orientado a realizar tareas con precisión, una vez que considere que lo ha logrado no insistirá en superar los niveles establecidos.

1

Realiza labores sencillas que no requieren minuciosidad. No siempre tiene en cuenta la información relevante para la realización de su trabajo y tiende a cometer errores.

4

Alcanza los objetivos previstos en situaciones de presión de tiempo, inconvenientes imprevistos, desacuerdos, oposición y diversidad. Su desempeño es alto en situaciones de mucha exigencia.

Es el reconocimiento de otros teniendo como base los conocimientos técnicos propios de su especialidad.

Es la capacidad de realizar labores que requieren alta minuciosidad y mesura donde se requiere del manejo eficaz y prolongado de información detallada. Tiene en cuenta toda la información relevante para la realización de su trabajo. Identifica posibles errores que pueden alterar los resultados esperados.

Es la capacidad de percibir la urgencia real de determinadas tareas y actuar de manera consecuente para alcanzar su realización en plazos muy breves de tiempo, sin dejarse afectar por la presión del mismo, o de desacuerdos.

Contenido

Conductas asociadas por nivel

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ANEXO

ANEXO 3

continuación Competencia

Sentido de la urgencia

Negociación

Integridad

Criterio

Definición de la competencia

Nivel

Es la capacidad de percibir la urgencia real de determinadas tareas y actuar de manera consecuente para alcanzar su realización en plazos muy breves de tiempo, sin dejarse afectar por la presión del mismo, o de desacuerdos.

Habilidad para llegar a acuerdos mediante el análisis de alternativas para el logro de resultados y la aceptación armoniosa de ambas partes.

Es la capacidad de actuar en consonancia con lo que se dice o se considera importante. Incluye comunicar las intenciones, ideas y sentimientos abierta y directamente y estar dispuesto a actuar con honestidad incluso en negociaciones difíciles con agentes externos. Sus acciones son congruentes con lo que manifiesta

Capacidad de actuar bajo los parámetros establecidos por la compañía, más que intentar satisfacer las expectativas de los demás, manteniéndose firme y defendiendo con tesón los intereses organizacionales.

No recibe información que no se ajuste a las políticas y procedimientos. Informa oportunamente anomalías detectadas sin importar de quien provienen. Por ningún motivo se deja influenciar para flexibilizar las políticas.

Contenido

Conductas asociadas por nivel

3

Ocasionalmente alcanza los objetivos propuestos aunque este presionado por el tiempo.

2

Su desempeño se deteriora en situaciones de presión, tanto sea por los tiempos o por imprevistos de cualquier índole: desacuerdos, oposición, diversidad.

1

No logra enfrentar con estabilidad las situaciones de presión, mostrando dificultad para responder a las exigencias de tiempo o diversidad.

4

Identifica la ventajas de la negociación, descarta los aspectos que desvían el cumplimiento de los objetivos y tiene alta capacidad de persuasión e influencia para que sus propuestas sean aceptadas. Defiende sus ideas con argumentos sólidos, reflejando seguridad y autoconfianza

3

Toma una actitud activa en las negociaciones, asumiendo riesgos para lograr su objetivo y es recursivo en el uso de argumentos para debatir las negativas presentadas.

2

Realiza acuerdos satisfactorios para la organización, pero no siempre considera el interés de los demás.

1

No se interesa por buscar acuerdos o negociaciones, busca imponer su posición aunque esto represente deterioro en las relaciones

4

“Trabaja según sus valores, aunque ello implique un importante costo o riesgo. Se asegura de señalar tanto las ventajas como los inconvenientes de un trato.Admite publicamente sus equivocaciones y asume las consecuencias Propone o decide, según su nivel jerarquico si abandonar un producto, servicio o línea que aún siendo productivo él considera poco ético. Se considera que es un referente en materia de integridad pues es coherente con lo que piensa, dice y hace.”

3

“Admite públicamente que ha cometido un error y actúa en consecuencia. Dice las cosas como son aunque pueda molestar a un viejo amigo. No está dispuesto a cumplir órdenes que impliquen acciones que él considera que no son éticas.

Existe coherencia entre lo que dice y lo que hace.”

2

“Desafía a otros a actuar con valores y creencias. Está orgulloso de ser honrado. Es honesto en las relaciones con los clientes. Da a todos un trato equitativo.”

1

“Es abierto y honesto en situaciones de trabajo. Reconoce errores cometidos o sentimientos negativos propios y puede comentárselos a otros. Expresa lo que piensa, aunque no sea necesario o sea más sencillo callarse.”

4

Se mantiene firme al defender los parámetros y políticas de la compañía; informa oportunamente a sus superiores sobre las anomalías detectadas sin importar de donde provienen.

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33

Guía práctica de canales de denuncia y protección a denunciantes de hechos de corrupción

ANEXO 3

continuación Competencia

Criterio

Capacidad de abstracción, análisis y síntesis

Resolución de conflictos

34

Definición de la competencia

Nivel

Capacidad de actuar bajo los parámetros establecidos por la compañía, más que intentar satisfacer las expectativas de los demás, manteniéndose firme y defendiendo con tesón los intereses organizacionales.

No recibe información que no se ajuste a las políticas y procedimientos. Informa oportunamente anomalías detectadas sin importar de quien provienen. Por ningún motivo se deja influenciar para flexibilizar las políticas.

“Es la capacidad de entender y resolver un problema a partir de desagregar sistemáticamente sus partes, realizando comparaciones, estableciendo prioridades, identificando secuencias temporales y relaciones causales entre los componentes.”

Eficacia y agilidad para dar soluciones a problemas detectados emprendiendo las acciones correctivas necesarias con sentido común, sentido de costo e iniciativa. Es recursivo al buscar diferentes alternativas de solución para los obstáculos presentados. Se arriesga a actuar, evitando consultar asuntos que puede resolver de manera autónoma

Contenido

Conductas asociadas por nivel

3

Generalmente es firme al defender los parámetros y políticas de la compañía, haciéndolas cuumplir a los demás. Informa oportunamente a sus superiores sobre las anomalías detectadas sin importar de donde provienen.

2

En ocasiones es firme al defender los parámetros y políticas de la compañía. Casi siempre informa a sus superiores sobre las anomalías detectadas sin importar de donde provienen.

1

Es flexible frente a los parámetros y políticas de la compañía, sin esforzarse por hacer cumplir proceidmientos y políticas. Casi siempre informa a sus superiores sobre las anomalías detectadas sin importar de donde provienen.

4

Realiza análisis extremadamente complejos, organizando, secuenciando, y analizando sistemas interdependientes de alta complejidad.

3

Realiza análisis complejos desagregando problemas en sus partes componentes. Es capaz de comunicar claramente sus conclusiones y hacerlas comprensibles a otros.

2

Analiza las relaciones entre las muchas partes de un problema. Reconoce varias causas o consecuencias de las acciones. Anticipa obstáculos y prevé los próximos pasos.

1

Analiza relaciones entre algunas de las partes de un problema. Establece prioridades para las tareas según su importancia

4

Es eficaz, eficiente y agil para dar soluciones a problemas detectados emprendiendo las acciones correctivas necesarias con sentido común, sentido de costo e iniciativa de manera inmediata. Es recursivo al buscar diferentes alternativas de solución para los obstáculos presentados. Tiene en cuenta los plazos de tiempo para priorizar las actividades.Actúa con seguridad y autonomía, evitando consultar asuntos que puede resolver por sí mismo.

3

Es ágil para dar soluciones a problemas detectados emprendiendo las acciones correctivas necesarias con sentido común, sentido de costo e iniciativa, de manera inmediata.

Es recursivo al buscar diferentes alternativas de solución para los obstáculos presentados. Tiene en cuenta los plazos de tiempo para priorizar las actividades. Se arriesga a actuar, evitando consultar asuntos que puede resolver de manera autónoma

2

Algunas veces es capaz de dar soluciones a problemas detectados y emprender acciones correctivas. Suele ser recursivo al buscar alternativas de solución para los obstáculos presentados y generalmente busca apoyo en otros.

1

Rara vez es capaz de dar soluciones o emprender acciones correctivas frente a problemas que identifica y suele buscar apoyo en otros para encontrar la solución a los problemas.

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Contenido

Oficina de Control Interno Oficina de Atención de Denuncias

Realizar seguimiento a la denuncia

Oficina de Control Interno Oficina de Atención de Denuncias Oficina de Atención de Denuncias

Oficina de Control Interno

Remitir denuncia a autoridades competentes

Oficina de Atención de Denuncias

Registrar y documentar

Consolidar seguimiento estadistico

Oficina de Control Interno

Oficina de Control Interno

Oficina de Atención de Denuncias

Oficina de Atención de Denuncias

Presentar informes

Realizar indagación preliminar

Oficina de Atención de Denuncias

Recibir la denuncia

Revisar y evaluar la denuncia

Chat

Correo Electrónico

Formularios en línea

Micrositio Web

Línea Anticorrupción

Buzón - Casillero

Oficina de Atención de Denuncias

Procedimiento Atención de Denuncias

Direccionar la denuncia

Canales de Atención

Revisar y valorar la información

Menú Principal

Penal

Disciplinaria

Fiscal

Contraloría General de la República

Fiscalía General de la Nación

Procuraduría General de la Nación

Oficina de Atención de Denuncias

Revisar y valorar la información

Presentar informes

Of

R

Oficina de Control Interno Oficina de Atención de Denuncias

Oficina de Atención de Denuncias

Direccionar la denuncia

ANEXO

35

Guía práctica de canales de denuncia y protección a denunciantes de hechos de corrupción

ANEXO4

FORMATO DENUNCIA ACTOS DE CORRUPCIÓN

Formato A2 INFORMACIÓN PERSONAL (Este espacio debe ser diligenciado solo si el denunciante no opta por una denuncia anónima) Nombres:

Documento de Identificación

Apellidos:

Teléfono:

Correo Electrónico:

Domicilio:

INFORMACIÓN DEL ACTO DE CORRUPCIÓN ¿Los hechos han sido denunciados con anterioridad?

Si la respuesta es Si, señale ante que entidad presento la denuncia y su estado de trámite si lo conoce: Entidad: Estado trámite:

Si la respuesta es No, complete la siguiente información: Entidad donde se produjo en acto de corrupción:

Nombres de los implicados: 1.

2.

3.

4.

5.

Fecha: Descripción de los hechos:

Pruebas sustentarías: 1.

Debe relacionarse el conjunto de 2. pruebas. Estas deben ser adjuntadas de manera física o de manera 3. digital.

El en caso del formulario Web, 4. debe disponerse del espacio para 5. adjuntar archivos.

36

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ANEXO

DECLARACIÓN “Por la presente declaro que todos los hechos expuestos son verdaderos y, de ser el caso, me comprometo a cumplir con todas las obligaciones que sean señaladas por la autoridad competente. “

Nombre: Fecha: Firma:

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Guía práctica de canales de denuncia y protección a denunciantes de hechos de corrupción

“Un programa de la Corporación Transparencia por Colombia”

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