Mød os på:
M-Files hjælper en af Vestjyllands største tømrerfirmaer Klittens Tømrer, med at holde styr på alle dokumenter, alt ligefra korrespondance med kunder, samarbejdspartner og leverandører, emails, byggesagsdokumenter, tegninger, fakturaer m.fl. Klittens Tømrer blev etableret i 1997 af Lars Timmer og Jan Abildgaard. De blev begge selvstændige i 1996 i henholdsvis Ringkøbing og Hvide Sande, begge som enkeltmandsvirksomheder. I 1997 opstod det samarbejde, som i dag er Klittens Tømrer. I 2010 indtrådte også Martin Ahle i ejerskabet og 1.januar 2014 Søren Kjærgaard. Således ledes Klittens Tømrer idag af fire ejere. Klittens Tømrer beskæftiger fast 30 dygtige medarbejdere indenfor tømrer- og snedkerfaget. Dét betyder, at de udfører alle former for opgaver og projekter – fra erhvervsprojekter til privat byggeri, renovering og tilbygninger. Martin Ahle har i en længere periode tænkt på at få styr på alle virksomhedens dokumenter og dokumentation, som før var arkiveret lokalt på medarbejderes pc og på virksomhedens fællesdrev på server og emails med korrespondance med kunder og leverandører lagde i projektledernes indbakke i deres outlook, som kun de selv havde adgang til. Her kan det tilføjes at en medarbejder havde over 60 GB mails med korrespondance, tegninger og tilbud gemt i hans egen indbakke i Outlook....! Udfordringen for virksomheden var bl.a. : • Kritiske dokumenter og korrespondance lå gemt hos hver enkelt medarbejder og hvis der var sygdom eller en medarbejder stoppede, så var det en kæmpe udfordring at genfinde information og dokumenter. • Tilbud og tegninger i rette version, var det den nyeste man kiggede på ? • Automatisk versionsstyring manglede, da man aldrig kunne være sikke på at det var den nyeste version, man kiggede på!
• Kvalitetssikring via mobile enheder var en tidsmæssig udfordring både for håndværkeren på pladsen og medarbejderen der skulle arkivere billeder på projektet efter aflevering, da dette kun kunne foregå billede for billede og ikke direkte kunne arkiveres på et projekt. Hvor billederne lå var også en udfordring, da de lå mange forskellige steder enten, lokalt på håndværkers mobil, lokalt på pc unavngivet, i Dropbox!!
Hammershusvej 6B · 7400 Herning Tlf. 70 20 07 60 · info@edh-tech.dk www.edh-tech.dk
Martin Ahle udtaler om oplevelsen af M-Files: Vi er en traditionel tømrervirksomhed, som hver dag arbejder meget med tegninger og tilbudsgivning til kunder. Historisk set har vi arkiveret vores korrespondance og dokumenter lokalt, som gør det svært og uoverskueligt for kollegaer at finde en andens dokumentation og korrespondance. Derfor gjorde vi alvor af vores overvejelser om at få styr på dokumenter og information i virksomheden og har været igennem en proces med at finde det bedst egnede dokumenthåndterings-system til vores virksomhed. Det første vi gjorde var at lave en kravsspecifikation og sendte den til 5 leverandører af dokumenthåndteringssoftware heriblandt også vores egen ERP leverandør, da det umiddelbart gav god mening at få det integreret i ERP systemet, mente vi ! Vi fandt hurtigt ud af, at det gjorde det nødvendigvis ikke og vi fandt også hurtigt ud af, at det faktisk kun var 2 leverandører der kunne imødekomme vores kravspecifikation. Valget faldt til sidst på EDH Technology´s løsning M-Files, da det var den som var den mest fleksible løsning og havde de fleste integrationer som standard i deres løsning og vi kunne her også få integreret til vores ERP fra EG, så stamdata på kunder
automatisk kunne komme frem i M-Files! Processen med implementering har været ganske fornuftig og der er der også kommet flere ønsker frem i denne proces bl.a. kvalitetsstyring af projekter onsite på pladserne, vi tager billeder af opgaven med vores mobil og herefter overføres det på projektet, så andre kan se dokumentationen. Det har naturligvis gjort at vi idag står med et system, hvor vi arkiverer alt via et sagsnr og kan genfinde dokumentation og information på få sekunder, uanset om vi sidder ved vores pc eller står ude på en plads og kan finde det via vores mobil eller tablet. Vi har ikke et papirløst kontor, men vi er et stort skridt i den rigtige retning og har med løsningen også fremtidssikret vores virksomhed på dette område, udtaler Martin Ahle. M-files løsningen er installeret på server lokalt hos Klittens Tømrer og har: • Outlook integration samt integration til Microsoft Office pakken inkl. Outlook. • Integration og udtræk fra EG ERP (økonomisystem) Se mere på EDH Technology www.edh-tech.dk