Sähköinen allekirjoitus käyttöön - ensimmäisenä Suomessa!

CASE TURUN AKK

SÄHKÖINEN ALLEKIRJOITUS KÄYTTÖÖN ENSIMMÄISENÄ OPPISOPIMUSTOIMISTONA SUOMESSA Turun Aikuiskoulutuskeskus valitsi Canonin ratkaisutoimittajakseen 4 vuotta sitten. Pian otettiin käyttöön Therefore-dokumentinhallintajärjestelmä ja nyt mukaan on liitetty myös sähköinen allekirjoitus.

”Prosessi on nyt joustavampi ja dokumentit näyttävät virallisilta asiakirjoilta eivätkä piirroslehtiöiltä.”

Risto Ahokaara, oppisopimuspäällikkö Turun Aikuiskoulutuskeskus

OPPISOPIMUKSEN SOLMIMISESTA SUJUVAMPAA Oppisopimukset nyt sähköisellä allekirjoituksella

Dokumenttiarkistosta kohti automatisoitua sopimushallintaa

Turun Aikuiskoulutuskeskus (AKK) järjestää ammatillista aikuiskoulutusta omaehtoiseen opiskeluun, oppisopimusja työvoimakoulutukseen sekä yritysten henkilöstökoulutukseen.

Therefore-dokumentinhallintajärjestelmä hankittiin aluksi AKK:lle sähköiseksi arkistoksi hallinnon dokumentteja ja johdon pöytäkirjoja varten. Järjestelmän käyttöä on aktiivisesti laajennettu yhteistyössä Canonin asiantuntijoiden kanssa ja syksyllä 2016 mukaan liitettiin sähköinen allekirjoitus.

AKK:n noin 2 500 opiskelijasta 200 on omasta oppisopimustoimistosta.

Oppisopimus on aina yksilöllinen ja siitä laaditaan kirjallinen sopimus, jonka allekirjoittavat opiskelija, työnantaja ja oppisopimustoimisto.

Useita osapuolia koskevaan prosessiin haluttiin lisää varmuutta ja sujuvuutta.

– Kiinnostuimme sähköisestä allekirjoituksesta keinona tuottaa parempaa asiakaspalvelua opiskelijoille ja työnantajille, kertoo AKK:n oppisopimuspäällikkö Risto Ahokaara.

Canon tarjoaa sähköisen allekirjoituksen ja arkistoinnin työnkulkuratkaisun palvelukokonaisuutena, joka hyödyntää AKK:lla jo käytössä ollutta Therefore-dokumentinhallintajärjestelmää.

Allekirjoittaminen tapahtuu verkkopalvelussa, josta asiakirjat palautuvat Therefore-dokumentinhallintajärjestelmään automaattisesti arkistoitavaksi.

Perinteisesti oppisopimuksesta sovitaan puhelimitse, sitten koulutussuunnitelmaa täsmennetään henkilökohtaisessa tapaamisessa opiskelijan ja työnantajan kanssa, minkä jälkeen sopimus kirjoitetaan puhtaaksi. Lopulta sopimukseen tulee hankkia kaikkien kolmen osapuolen allekirjoitus.

– Nyt, kun allekirjoittaminen voidaan hoitaa sähköisesti, yksi tapaaminen kasvokkain osapuolten kanssa riittää, Risto alleviivaa.

– Sähköinen allekirjoitus säästää myös huomattavasti aikaa eivätkä sopimukset enää häviä postissa tai päädy väärään toimipaikkaan, lisää oppisopimusassistentti Outi Marjamaa.

Ajansäästöä ja parempaa asiakaspalvelua saadaan myös sillä, että allekirjoituspalvelun kautta voi allekirjoittaa isojenkin ryhmien sopimukset kerralla.

Käyttöönotto nopeaa, arkistointi automatisoitua

Therefore auttaa varautumaan tulevaan

Sähköisen allekirjoituksen palvelun käyttöönottaminen sujui hetkessä eikä erillistä koulutusta tarvittu. Allekirjoituspalvelu toimii varsin suoraviivaisesti ja ihmiset ovat jo tottuneet käyttämään pankkitunnuksia tunnistautumiseen eri viranomaistahojen kanssa toimiessaan.

Ammatillisen koulutuksen tulevaisuus on monin osin ilmassa 2018 toteutettavan koulutusreformin vuoksi, mutta ainakin Turun seudulla koulutukselle riittää kysyntää.

– Toistaiseksi ainoat ongelmatilanteet ovat liittyneet inhimillisiin unohduksiin. Nyt muistutuksen lähettäminen unohtaneelle osapuolelle vaatii vain pari klikkausta, Outi kertoo.

Puolen vuoden aikana yli puolet oppisopimuksista on allekirjoitettu sähköisesti. Periaatteessa kaikki sopimukset voidaan hoitaa sähköisesti, mutta aina löytyy niitäkin, jotka haluavat toimia perinteisin keinoin.

Opetusministeriön rahoituksen vuoksi oppisopimuksilla on 10 vuoden säilytysvelvollisuus. Allekirjoitetut oppisopimukset tallentuvat AKK:n dokumentinhallintajärjestelmään automaattisesti, sieltä ne löytyvät luotettavasti tehokkaan metatieto- ja sisältöhaun ansiosta. Opiskelijat ja työnantajat löytävät omat sopimuksensa allekirjoituspalvelun käyttäjätilin kautta.

– Aina tulee uusia säädöksiä ja vaatimuksia, mutta toimintaa on hankala muuttaa ennen kuin vaatimuksista tiedetään tarkemmin, Risto pohtii.

Järjestelmällisen tiedonhallinnan ja Therefore-dokumentinhallintajärjestelmän joustavuuden ansiosta AKK:lla ollaan ainakin hyvissä kantimissa.

Turun AKK ei suinkaan halua jäädä jälkeen digitalisoituvasta yhteiskunnasta. Suunnitteilla on jo henkilökohtaistamisasiakirjojen liittäminen sähköisen allekirjoituksen piiriin.

Tällöin jopa 6 000 opiskelijaa vuodessa tulisi käyttämään sähköistä allekirjoitusta vahvistaakseen asiakirjamuutokset.

– Lähdimme Canonin avulla hakemaan prosessiin lisää sujuvuutta voidaksemme tarjota parempaa asiakaspalvelua. Samalla olemme päässeet tehokkaasti eroon paperidokumenttien postittamisesta ja skannaamisesta sekä turhista mappirivistöistä. Myös henkilöstön työhyvinvointi on parantunut, kun kaikki tarvittavat tiedot löytyvät helposti ja nopeasti, Risto summaa.

– Olemme olleet todella tyytyväisiä Canonilta saamaamme palveluun ja asiantuntemukseen. Järjestelmät ovat helppokäyttöisiä, joten ongelmia on vain vähän ja apua saadaan aina nopeasti, Outi lisää.

Canonin ja Turun AKK:n yhteistyö jatkuu tiiviinä: Therefore-dokumentinhallintajärjestelmään ollaan suunnittelemassa tilaus-laskutustyönkulkua. Myös laatukäsikirjan tallentaminen sekä Turun kesäyliopiston arkiston sähköistäminen ovat agendalla.

”Ajallista hyötyä emme ole mitanneet, mutta kyllä se on merkittävä.”

Outi Marjamaa, oppisopimusassistentti Turun Aikuiskoulutuskeskus

Turun Aikuiskoulutuskeskus on ammatilliseen aikuiskoulutukseen erikoistunut koulutuksen järjestäjä, joka toteuttaa omaehtoista aikuiskoulutusta, oppisopimuskoulutusta, työvoimakoulutusta sekä yritysten henkilöstökoulutusta. www.turunakk.fi

Canon Oy on kehittänyt sähköisen allekirjoituksen ja arkistoinnin työnkulkuratkaisun, jonka avulla asiakirjojen,kuten sopimusten ja usean henkilön allekirjoitusta vaativien dokumenttien, käsittely sujuu täysin sähköisesti. www.canon.fi/sahkoinenallekirjoitus

OMATARVEPAINOLLA SÄÄSTÖJÄ JA SUJUVUUTTA Turun AKK:lla on käytössä Canonin monitoimilaitteita ja rullatulostin vastaamassa tulostus- ja painomateriaalitarpeisiin.

– Aiemmin vuosikertomuksia ja koulutusesitteitä piti tilata painosta kerralla niin paljon, että tarjonta ehti muuttua ennen kuin esitteet kulutettiin loppuun. Nyt saamme omalla painokoneella esitteet aina tarpeen mukaan ja tuoreella sisällöllä, kertoo Turun AKK:n markkinointisuunnittelija Taru Lehtonen.

Opetusmateriaalitkin tulostetaan Canonin monitoimilaitteilla – Opettajat voivat laittaa materiaalit illalla tulostumaan ja turvatulostusominaisuuden ansiosta ne pysyvät tallessa, kunnes opettaja aamulla tunnistautuu laitteen luona.

Jos materiaaleihin tulee yön aikana muutostarpeita, tulostuksen voi kätevästi perua, Taru kuvailee.

Omatarvepainon ansiosta kustannussäästöt ovat merkittäviä ja toiminta on tehostunut huomattavasti, minkä ansiosta myös henkilökunta on tyytyväinen. Canonin järjestelmäasiantuntijalla on laitteisiin etäyhteys. Mikäli ongelmia ilmenee, tuki on heti saatavilla.

Seuraa meitä

Canon Oy

www.twitter.com/CanonBusinessFI

Huopalahdentie 24, PL 1

www.youtube.com/CanonBusinessFI www.linkedin.com/company/canon-oy

00351 Helsinki

www.slideshare.net/CanonBusinessFI

puhelin 010 544 20

www.canon.fi/business-bytes/

www.canon.fi