GUÍA PRÁCTICA DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES EN ASPECTOS FUNDAMENTALES DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL APLICADA A CADENA DE SUMINISTROS Equipo de investigación Dirección GUSTAVO A. YEPES LÓPEZ Facultad de Administración de Empresas Universidad Externado de Colombia Investigador DIANA CATALINA RUEDA OCHOA Magíster en Administración de Empresas Universidad Externado de Colombia
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CONTENIDO Presentación 5 Introducción 7 Aspectos clave a tener en cuenta 10
¿Qué es la rse? 10 ¿Por qué es importante la aplicación de un sistema de evaluación en rse? 10 Ciclo básico de selección y evaluación de proveedores 13 Evaluación paso a paso 12 Fase I: Interés del proveedor Fase II: Presentación de documentos Fase III: Programación de auditoría Fase IV: Ejecución de auditoría Fase V: Calificación final Fase VI: Decisión final
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Herramienta de auditoría 27 Contexto metodológico 27 Criterios de RSE evaluados 28 Referencias 43
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PRESENTACIÓN La presente guía propone la aplicación de un sistema integral y articulado de evaluación de prácticas de rse en la cadena de suministro, con el fin de identificar, evaluar y calificar la gestión de los proveedores que hacen parte de su estructura, establecer su alineación con la estrategia y con los lineamientos sociales exigidos, de tal manera que se garantice su permanencia dentro de la organización. La metodología utilizada permite identificar las mejores prácticas en Responsabilidad Social Empresarial de cada proveedor involucrado dentro de la cadena de suministro, bien sea antiguo o nuevo; permite reconocer y promover los aspectos más importantes de cumplimiento y/o fortalecer las deficiencias para lograr una mejora continua y un desarrollo progresivo. Gracias a la aplicación de esta herramienta se genera un mecanismo de control y consolidación de la cadena productiva, lo que origina alianzas estratégicas y sinérgicas entre la cadena de suministro y el proveedor, la obtención de beneficios mutuos bajo un marco de actuación socialmente responsable que además favorece el medio ambiente y la sociedad en general. De igual manera, el modelo ofrece una visión integral de la gestión de cada empresa, que involucra la identificación y evaluación de conceptos organizacionales básicos como: el gobierno corporativo, el marco estratégico, la estructura organizacional y la operación; para luego evaluar el desempeño social, el cual abarca las tres dimensiones principales de la rse: económica, social y ambiental, fundamentadas en los conceptos establecidos por iniciativas internacionales como el Pacto Global y el Reporte de indicadores gri, sumado a una Guía estandarizada como la iso 26000.
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El modelo de evaluación fue diseñado bajo un enfoque práctico y de verificación concreta, lo que permite minimizar el tiempo de verificación y revisión in situ y asegura que los costos de auditoría sean menores y favorables para el proveedor y para la cadena. Se destaca que el sistema de evaluación planteado no solamente es aplicable a largas cadenas de suministro, por el contrario, su aplicación se ajusta a cualquier organización que desee evaluar objetivamente su cumplimiento en prácticas de rse, por lo que sirve como método de autoevaluación. Es importante enfatizar que el éxito en la aplicación de la metodología está sujeto a su correcta implementación, esto incluye no omitir ninguno de los pasos básicos sugeridos, los cuales garantizan un proceso adecuado de selección o evaluación de proveedores.
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INTRODUCCIÓN En los últimos años el concepto de Responsabilidad Social Empresarial (rse) ha experimentado un desarrollo acelerado y un creciente interés a nivel mundial, como consecuencia de la globalización, el aumento de los canales de comunicación, las nuevas exigencias por parte de los consumidores, la preocupación global sobre el impacto ambiental y el agotamiento de los recursos. Asimismo, el aumento de la producción de bienes y servicios en economías emergentes ha ocasionado el aumento de la tasa de incumplimientos sobre el respeto de los derechos laborales, ambientales y sociales.
A raíz de esta situación se empieza a demostrar que la aplicación de la rse no se trata de una cuestión meramente cosmética o una moda, sino por el contrario, evoluciona hasta convertirse en un marco estratégico de actuación para las empresas, que condiciona su competitividad y su futuro, y asegura sostenibilidad de la organización en el tiempo. En el momento que la empresa incurra en una actividad que vaya en contra de las buenas prácticas sociales, ambientales y laborales se originan riesgos que afectan notablemente no solo a las organizaciones sino a la sociedad y al medio ambiente. Las estadísticas demuestran que la violación de los principios de la rse por parte de las empresas genera un impacto considerable a nivel mundial. Señalan que las industrias generan la mayor contaminación orgánica y más del 80% de residuos peligrosos, asimismo el trabajo forzoso continúa aumentando y el trabajo infantil alcanza los 120 millones de niños, sumado a otros aspectos desalentadores. Este escenario de presión confirma que las empresas deben adquirir un compromiso individual y colectivo que favorezca el buen desempeño social y vaya acorde con las expectativas globales.
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En el sector empresarial se encuentran numerosas y complejas estructuras como las cadenas de suministro, que involucran numerosos agentes: proveedores, distribuidores, terceros, etc., y requieren especial atención, ya que en la operación puede existir una falta de control en alguno de sus eslabones, lo que conlleva incumplimiento social, y pone a la organización en riesgo de escándalos, mala reputación e imagen negativa en cuanto al desempeño social de la compañía, sin mencionar los impactos externos que esto produce. Con el objetivo de minimizar estos riesgos, las cadenas de suministro deben asegurar que cada uno de sus agentes de la organización adopte una posición responsable frente a la sociedad y el medio ambiente. Para ello, se deben implementar mecanismos de verificación adecuados, basados en argumentos teóricos contundentes que aseguren un control sobre el impacto generado por las acciones, decisiones y operación de cada proveedor. La presente guía orienta al lector sobre la ejecución del proceso de evaluación y control de prácticas de rse en proveedores de cadenas de suministro. El sistema propuesto busca que la cadena de suministro principal pueda identificar y mejorar el conocimiento de cada uno de sus proveedores,
nuevos y antiguos, en cuanto al avance, implementación y cumplimiento de prácticas de Responsabilidad Social Empresarial, lo que permitirá determinar cuáles son importantes para ser promovidas y reconocidas por la organización, y cuáles deben fortalecerse o revisarse para lograr una mejora continua. El sistema de evaluación se encuentra compuesto por seis fases, apoyadas en un instrumento efectivo e integral de auditoría que ofrece una visión sobre el desempeño social de los proveedores.
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La creación del modelo de evaluación parte de una revisión documental exhaustiva de diversas fuentes bibliográficas que permitieron obtener un amplio conocimiento sobre los principales aspectos de la rse, que luego fue adaptado a las necesidades reales del sistema de evaluación propuesto. Algunos documentos fueron fundamentales y sirvieron de base para el desarrollo del instrumento de evaluación: – “Pacto Global” de Naciones Unidas. – “Guía para la elaboración de reportes de sostenibilidad” diseñada por el gri (Global Reporting Initiative). – “Guía iso 26000” Guía de Responsabilidad Social – “Marco Metodológico eda” de la Universidad Externado de Colombia. – “Instrumento primeros Pasos en rse” de la Universidad Externado de Colombia.
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ASPECTOS CLAVE A TENER EN CUENTA ¿QUÉ ES LA RSE? Desde los años noventa, organismos internacionales como el Consejo Empresarial Mundial para el Desarrollo sostenible, csr Europea, y otros relacionados con el tema, han llevado a cabo acciones que buscan extender el concepto de rse, brindar definiciones sobre sus bondades dentro de un marco de prácticas empresariales. Una de las definiciones más recientes elaborada a partir de un criterio estandarizado, es la de la Guía de Responsabilidad Social iso 26000 (2010):
Responsabilidad social de una organización ante los impactos que sus decisiones y actividades ocasionan en la sociedad y el medio ambiente mediante un comportamiento ético y transparente que con-
tribuya al desarrollo sostenible incluyendo la salud y el bienestar de la sociedad, tome en consideración las expectativas de sus partes interesadas… y este integrada en toda la organización y se lleve a la práctica en sus relaciones” ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA APLICACIÓN DE UN SISTEMA DE EVALUACIÓN EN RSE? Cualquier organización que desee incorporar los conceptos y prácticas de rse dentro de su marco estratégico y operación, debe conocer de antemano el estado de cumplimiento de los aspectos sociales, económicos y ambientales. Casos como el de largas cadenas de abastecimiento requieren de vital atención, debido a la complejidad de su estructura que involucra múltiples componentes. A partir de allí surge la necesidad de ejecutar un control integral sobre todos los eslabones de la cadena,
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buscar una alineación entre la gestión de los proveedores y la estrategia global de la organización, y asegurar un desempeño social favorable. Para realizar este proceso de verificación y control se requiere un sistema de evaluación integral que abarque los principales aspectos promovidos por la rse. Existen iniciativas que cuentan con mecanismos de evaluación dentro de su metodología, no obstante en algunos casos no incorporan la totalidad de los factores que son relevantes para determinar el cumplimiento social. Asimismo, más que una evaluación manejan un enfoque de asesoría y acompañamiento.
El modelo propuesto en la presente guía combina un contexto metodológico de selección y evaluación de proveedores, junto con la aplicación de una herramienta de auditoría que valora aspectos organizacionales fundamentales de gestión considerados la base de la implementación de la rse, sumado a la evaluación de desempeño social que se sustenta en los principales criterios establecidos por las Iniciativas internacionales más importantes en la materia como son: el Pacto Global, el reporte de sostenibilidad gri, y la guía estandarizada iso 26000. De esta manera se obtendrá un resultado real de la gestión social, ambiental y económica de cada proveedor, y se asegurará una evaluación completa que determine un indicador de cumplimiento por parte de cada organización. Los beneficios y las oportunidades que se obtienen tanto para la cadena de suministro como para los proveedores son los siguientes:
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Para la cadena de suministro – Identificar y evaluar el nivel de sus proveedores. – Destacar las mejores prácticas y asegurar una transferencia de conocimiento. – Alinear a los proveedores con la estrategia de la compañía. – Lograr un acercamiento de ambas partes gracias a una cooperación conjunta. – Creación de una cultura responsable dentro de los proveedores.
Para el proveedor – – – –
Adquirir conocimientos de los principales conceptos de RSE. Ajustar sus procesos y establecer planes de mejora. Obtener cumplimiento en rse demostrando un compromiso con la sociedad. Asegurar su permanencia dentro de la cadena de abastecimiento.
EVALUACIÓN PASO A PASO El contexto metodológico se basa en seis fases articuladas que permiten planificar, analizar, ejecutar y caracterizar el escenario actual de gestión de rse por parte de los proveedores. Igualmente, se inicia un proceso progresivo de mejora y apropiación de los elementos fundamentales de rse que hacen parte de la estrategia de la cadena de suministro. Es importante aclarar que la metodología es aplicable tanto para proveedores nuevos que deseen ingresar a la cadena, como para proveedores que ya se encuentren operando y que no hayan participado del proceso de evaluación de rse.
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CICLO BÁSICO DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Interés del proveedor
Presentación de documentos
Programación de auditoría
Ejecución de aditaría
Calificación final
Decisión final
FASE I: INTERÉS DEL PROVEEDOR Recursos - Herramientas
Resultados
Datos iniciales Requisitos de evaluación
Información para base de datos Formulario de requisitos iniciales Documentos anexos requeridos
En la etapa inicial el proveedor que desea ingresar a la cadena de abastecimiento manifiesta su interés y solicita información sobre los requisitos exigidos para hacer parte de la organización. IMPORTANTE Debe existir un área específica dentro de la cadena de suministro que se encargue de asegurar el cumplimiento en rse de los proveedores involucrados. El área definida será responsable de dirigir el proceso de selección y evaluación y cumplir la totalidad de los pasos sugeridos. Al final del proceso realizará el análisis de resultados y tomará decisiones sobre el proveedor acorde con el sistema de calificación y la metodología de mejora continua progresiva establecida. Así asegurará su ejecución a cabalidad.
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FASE II: PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS Recursos/Herramientas
Resultados
Formulario diligenciado Documentos anexos
Revisión y verificación dedocumentos Carpeta de información por cada proveedor
Cualquier proveedor que desee ingresar a una cadena de suministro debe cumplir con requisitos iniciales de operación, desempeño, gestión, aspectos legales y otros aspectos específicos que pueden variar de acuerdo con la naturaleza de cada organización. A continuación se definen los principales documentos a solicitar: Información básica: corresponde a un formulario estándar que ofrece una visión inicial de las condiciones del proveedor y de las características particulares de su operación. Se solicita al proveedor el diligenciamiento del formulario adjunto que incluye la información general requerida y que adjunte los documentos anexos ya mencionados. Política de rse firmada: Corresponde a un documento de compromiso que menciona los requisitos establecidos para la evaluación de desempeño en rse por parte de la organización. La política define el marco metodológico de referencia, las condiciones de programación de la auditoría y los soportes documentales requeridos. Es necesario informar al proveedor sobre la importancia de leer completamente la política de rse y comprender las exigencias allí contempladas. Sumado a estos documentos se evalúan los demás aspectos que son específicos de cada organización, los cuales se han definido previamente en la etapa de estrategia de la metodología eda.
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FORMATO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES Fecha: 1. Datos generales Nombre del proveedor Dirección
Ciudad / País
Nombre del contacto / Función Tel. / celular / fax / email Otras fábricas o plantas Número de empleados Actividad económica Productos
Edad de la empresa Principales clientes
2. Datos de operación Capacidad de producción
Mínima
Máxima
Dpto. investigación y desarrollo
Sí
No
Certificaciones de calidad
Sí
No
¿Cuáles?
Mercadeo propio
Sí
No
¿Cuáles?
Distribución logística
Nacional
Bogotá
Antioquia
Cali
Costa
Santender
Eje Cafetero Transporte Iniciativa RSE/Reportes
Propio
Tercerizado
Sí
No
3. Documentos anexos Certificado Cámara de Comercio RUT
Política de RSE firmada ESPACIO RESERVADO PARA LA ORGANIZACIÓN Cargo
Fecha Firma
Aprobación
Sí
No
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ANEXO D. POLÍTICA DE LA RSE PARA PROVEEDORES 1. Marco metodológico de evaluación- Principales Ejes Social
Estrategia
Ambiental
Estructura
Gobierno
Económico
2. Aspectos Generales evaluados en cada ítem* 2.1 Gobierno Corporativo: Evalúa aspectos de estructura de los órganos de gobierno, cumplimiento de normas y principios legales. Determina si existen valores corporativos que guíen el actuar y la toma de decisiones en la organización, por medio de la evaluación delos impactos generados. Mecanismos de prevención existentes para conflictos de interés y comunicación oportuna a las partes interesadas. 2.2 Estrategia: Determina si el proveedor cuenta con una plataforma estratégica compuesta de misión, visión, políticas y objetivos estratégicos, con un enfoque social y ambiental. 2.3 Estructura y Operación: Evalúa la incorporación de un proceso PHVA (planear, hacer, verificar y actuar) dentro de la operación productiva. Determina asignación de responsables, procesos de formación, ejecución, monitoreo y control de actividades. Está enfocado hacia los grupos de interés. 2.4 Resultados: Evalúa el desempeño del proveedor dentro de una dimensión económica, ambiental y social. Los aspectos evaluados corresponden al desarrollo económico, el cuidado integral del medio ambiente, las condiciones laborales, respeto a los derechos humanos, las políticas de transparencia y anticorrupción, la relación con la comunidad y la relación con los consumidores en cuanto a oferta de bienes y servicios. * La evaluación se basa en: los Principios del Pacto Mundial, Indicadores Guía iso 26000.
gri
y la
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3. Programación de auditoría De acuerdo con el proceso de selección del proveedor, se determinará la ejecución de la auditoría. Esta se realizará sin previo aviso. 4. Soportes Documentales Requeridos* Para el día de la auditoría se debe contar con los siguientes documentos para su verificación. – Estrategia de la empresa (misión, visión, políticas, valores, estrategia, objetivos, organigrama)
– Estructura de Gobierno Corporativo/ Código de Conducta – Certificaciones de calidad y /o programas de seguridad industrial y/o ambientales – Reglamento Interno de Trabajo/Plan de formación y capacitación/Política de selección – Cuadros de gestión y consumo de recursos/ Informes sobre desarrollo sostenible – Listado de grupos de interés * Corresponde a una guía de documentación, dentro de la auditoría se podrán requerir otros documentos.
Firma del proveedor
Cuando el proveedor entregue la documentación completa requerida, el área responsable designada dentro de la cadena de suministro, debe realizar un análisis preliminar del formulario, determinar si las condiciones de proceso, la operación y la gestión se encuentran acordes con las exigencias y las necesidades de la organización. Por otra parte, el área encarga-
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da también debe realizar un control exhaustivo de los documentos anexos solicitados junto con la verificación de la política de rse firmada. Con el análisis general de documentación e información y la evaluación del riesgo del sector y otras variables específicas de cada organización contempladas en la primera fase de la metodología eda, se establecerá la pertinencia de programar y/o ejecutar la auditoría. IMPORTANTE Si se decide no continuar el proceso, se debe informar al proveedor y explicar las causas de la decisión tomada. Si por el contrario, el proveedor es pre aprobado para la ejecución de la auditoría, se procede a cumplir los pasos restantes de la metodología. FASE III: PROGRAMACIÓN DE AUDITORÍA Recursos/Herramientas
Resultados
Carpeta de información del proveedor Cronograma de auditorías
Toma de decisión sobre la ejecución de la auditoría Programación de auditoría
Se establece el tiempo requerido de auditoría de acuerdo con el tamaño de la empresa, y se define la fecha y hora de ejecución sin previo aviso. La cadena de suministro definirá si se ejecuta la auditoría o se contrata el proceso con una firma auditora tercerizada. Para asumir esta operación se deben tener en cuenta las condiciones básicas deseables que debe cumplir la firma auditoria: 1. Capacidad de respuesta y de programación de auditorías en el menor tiempo posible.
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2. Auditores capacitados. Incluye formación en procesos de auditoría y amplio conocimiento en aspectos de rse. 3. Entrega de informes finales en el tiempo establecido. 4. Costos de auditoría, contemplando traslados y viáticos requeridos. 5. Trayectoria en el mercado. FASE IV: EJECUCIÓN DE AUDITORÍA Recursos/Herramientas
Resultados
Formato de lista de chequeo Auditor capacitado
Lista de chequeo diligenciada Soportes documentales Fotografías soporte
En esta fase se realiza la evaluación integral del proveedor basada en la lista de chequeo diseñada, identificando fortalezas y aspectos por mejorar. A continuación se presentan cada una de las etapas que se deben tener en cuenta para asegurar la correcta ejecución de la auditoría: – Reunión de apertura: se procede a confirmar y validar los datos iniciales de la fábrica comparando la información suministrada inicialmente. La reunión de apertura tendrá como fin informar a la dirección de la empresa o a los responsables de atender la auditoría el contenido de la evaluación y la metodología que se utilizará, aclarando cada una de las condiciones. El proveedor debe asegurar que la auditoría sea atendida por la persona idónea. – Visita in situ: se realiza un recorrido por todas las instalaciones de la planta de proceso, con la guía de los encargados de la empresa. Esta observación permite evaluar el entorno real de trabajo y las prácticas la-
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borales. Dentro de la visita se debe procurar interactuar con los trabajadores y el personal para conocer más acerca la situación o algún aspecto sobre el que se requiera mayor información. La toma de fotografías se considera fundamental porque constituye una clara evidencia de los hallazgos. Por ejemplo, seguridad industrial, condiciones de trabajo, etc. – Control de documentos: posterior a la visita, se solicitan los documentos requeridos por la lista de chequeo o aquellos que sirvan como evidencia de los resultados de las observaciones obtenidas en el recorrido. Los documentos y registros proporcionan evidencia objetiva del cumplimiento o no de los requisitos exigidos. – Reunión final: es importante coordinar una sesión final con la dirección de la fábrica (o con las personas que asistieron a la reunión de apertura), con el fin de dar a conocer los principales hallazgos y acordar un Plan de Acción Correctiva. Adicionalmente, esta etapa permite aclarar dudas y escuchar activamente al proveedor sobre su percepción de los hallazgos, y brinda un espacio de discusión y acuerdo. Si durante las entrevistas se observan o revelan inconsistencias graves o anomalías, debe realizarse una investigación más exhaustiva por medio de entrevistas individuales adicionales y de la revisión de registros y otros documentos, con el fin de recopilar evidencias objetivas sobre las inconformidades. – Informe final y reporte de calificación: es necesario analizar y verificar la información obtenida dentro del proceso de auditoría, por tanto las conclusiones, calificación y decisión final se sugiere sean entregadas tres días después de haber realizado la auditoría.
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IMPORTANTE Durante la visita in situ se evidencian principalmente las condiciones de los trabajadores. Para evaluar el desempeño de la organización con respecto a los stakeholders restantes como son: proveedores, comunidad, clientes, entre otros, en el instrumento de evaluación se contemplan criterios claros de verificación de procesos y operación socialmente responsable enfocada hacia estos grupos de interés. La evidencia documental soportará esta información, pero se recomienda consultar muestras aleatorias para verificar la validez de la misma. FASE V: CALIFICACIÓN FINAL Recursos/Herramientas
Resultados
Lista de chequeo diligenciada junto con soportes y evidencias fotográficas
Informe final
De acuerdo con los hallazgos y evidencias encontradas, se emite una calificación y se verifican los principales hallazgos, oportunidades de mejora y se formulan sugerencias para el proveedor. La calificación de cada ítem se basa en los siguientes criterios: Nivel de Cumplimiento
Puntaje obtenido
Práctica destacada
3 puntos
Cumple
2 puntos
Cumple parcialmente
1 punto
No cumple
0 puntos
No aplica
N/A
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– Práctica destacada: se han llevado a cabo procesos de innovación y mejora continua de los aspectos evaluados. Las condiciones de trabajo son excelentemente favorables por lo que superan los requisitos establecidos. Se consideran mejores prácticas, dignas de replicar y comunicar. – Cumple: el ítem evaluado se cumple a cabalidad. Se evidencia una implementación adecuada de las prácticas mencionadas. Adicionalmente, se cuenta con soportes documentales que confirman su aplicación. Se observan resultados conformes a su ejecución y procesos de verificación y mejora continua relacionados. – Cumple parcialmente: la organización ha iniciado un proceso de aplicación y cuenta con el conocimiento necesario para realizarlo. No cuenta con soportes documentales o evidencias claras del hallazgo. No se han iniciado actividades de mejora. – No cumple: la organización no ha realizado gestión conforme a lo exigido en el ítem evaluado. Se evidencian violaciones sistemáticas. No se encuentran los documentos y registros requeridos, no existe un mecanismo de comprobación o evidencia. Al final se obtendrá la calificación global de la gestión social, ambiental y económica del proveedor evaluado. Siendo conscientes de que la implementación de prácticas de rse resulta compleja y toma un tiempo considerable, la metodología de evaluación propuesta busca generar un desarrollo gradual de los proveedores y otorgar plazos justos de mejora y aplicación de los conceptos de Responsabilidad Social Empresarial exigidos por la organización o cadena de suministro. Por tanto, los criterios de calificación final varían año por año (durante un periodo de tres años) hasta obtener el puntaje final esperado. La tabla adjunta muestra las condiciones de calificación y los tiempos de validación definidos. [ 22 ]
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PERIODO
CRITERIO
PUNTAJE
PRIMER AÑO
APROBADO
30-100%
CONDICIONAL DE APROBACIÓN
16-29%
NO APROBADO SEGUNDO AÑO APROBADO
TERCER AÑO
0-15% 50-100%
CONDICIONAL DE APROBACIÓN
20-49%
NO APROBADO APROBADO
0-19% 70-100%
CONDICIONAL DE APROBACIÓN
40-69%
NO APROBADO
0-39%
AUTORIZACIÓN PARA SER PROVEEDOR Autorizado
PRÓXIMA AUDITORÍA VALIDACIÓN 12 meses
Autorizado pero con verificación de plan de mejora No autorizado Autorizado
6 meses
Autorizado pero con verificación de plan de mejora No autorizado Autorizado
6 meses
Autorizado pero con verificación de plan de mejora No autorizado
6 meses
No autorizado 12 meses
No autorizado 12 meses
No autorizado
Aquellos proveedores que después de haber participado en todo el proceso y al final del tercer año sigan presentando un concepto condicional, pueden ser considerados no aptos y ser eliminados de la lista de proveedores de la organización y/o cadena de suministro. FASE VI: DECISIÓN FINAL Recursos/Herramientas
Resultados
Calificación final e Informe
Aceptación o rechazo del proveedor Documento de plan de mejora
Mediante el informe final el proveedor conocerá los principales hallazgos y evidencias de la auditoría con su respectiva calificación. Igualmente, el resumen de resultados destaca las principales fortalezas y las debilidades, así como recomendaciones y sugerencias que pueden ser aplicadas por la organización para mejorar su calificación.
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La lista de chequeo diligenciada debe ser entregada al proveedor para que conozca en detalle cada uno de los hallazgos. El documento final entregado al proveedor se maneja bajo el principio de confidencialidad, por tanto no incluye percepciones de los trabajadores ni el resultado de las entrevistas individuales. El informe final determina si el proveedor es aceptado, rechazado o queda condicional y con plan de mejora. Se comunica al proveedor la decisión final de acuerdo con los resultados obtenidos. El informe se muestra a continuación:
CONSOLIDADO DE HALLAZGOS E INFORME FINAL DE DESEMPEÑO DE RSE Nombre del Proveedor:
Auditor:
Fecha de Auditoría:
Fecha de Informe:
Tipo de Inspección:
Codificación
Seguimiento ESCALA DE CALIFICACIÓN
APROBADO
30% A 100%
CONDICIONAL DE APROBACIÓN
16% A 29%
NO APROBADO
0% A 15% RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN Puntaje máximo
Puntaje obtenido
Porcentaje cumplimiento
1. Gobierno Corporativo
54
18
33%
Capítulo
2. Estrategia
27
11
41%
3. Estructura y Operación
30
10
33%
4. Desempeño Económico
21
11
52%
5. Desempeño Ambiental
48
12
25%
6. Desempeño Social Laboral
33
13
39%
7. Desempeño Social Derechos Humanos
36
14
39%
Principales hallazgos
Fortalezas
Debilidades
Recomendaciones
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8. Desempeño Social Comunidad
24
15
63%
9. Desempeño Social Anticorrupción
27
18
67%
10. Desempeño Social Productos y Servicios
45
11
24%
Total
345
133
397%
Concepto final
Aprobado
60
70%
50
60%
40
50% 40%
30
30%
20
20%
10
10% 0%
0
1
2
3
1 Gobierno corporativo 2 Estrategia 3 Estructura y operación 4 Desempeño económico 5 Desempeño ambiental
4
5
6
7
8
6 Desempeño social laboral 7 Desempeño social Derechos Humanos 8 Desempeño social comunidad 9 Desempeño social anticorrupción 10 Desempeño social productos y servicios
9
10
Puntaje máximo Puntaje obtenido Porcetaje cumplimiento
SOPORTE FOTOGRÁFICO
OBSERVACIONES
CONCLUSIÓN FINAL
Firma del Auditor
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La lista de chequeo diligenciada será entregada al proveedor para que conozca en detalle cada uno de los hallazgos. Este documento final se manejará bajo el principio de confidencialidad, por tanto no se incluirán percepciones de trabajadores o resultados de entrevistas individuales realizadas. A partir de la información obtenida del documento final de auditoría y el consolidado, el proveedor debe diseñar un plan de mejora que permita corregir las inconformidades encontradas. El formato a utilizar se adjunta a continuación. DETALLE DE LOS PLANES DE ACCIÓN Espacio para ser diligenciado por el proveedor Ítem
No conformidad
Plazo máximo de ejecución
Fecha de verificación
Puntaje obtenido
Acciones de mejora
Responsables
Espacio para ser diligenciado por el auditor Porcentaje de cumplimiento
Observaciones
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El plan de mejora será verificado en la siguiente visita y se tendrán en cuenta los tiempos establecidos. El avance presentado por el proveedor será consignado dentro del formato, con la definición de los porcentajes de cumplimiento alcanzados. Para dar cumplimiento a los criterios de evaluación y a las condiciones iniciales establecidas, se determinará la permanencia de los proveedores al tercer año de haber cumplido el proceso de auditoría.
HERRAMIENTA DE AUDITORÍA CONTEXTO METODOLÓGICO El enfoque de la evaluación toma como base el núcleo administrativo de la organización, involucrando la estrategia corporativa, las prácticas de
buen gobierno y la estructura definida por medio de la gestión por procesos establecida en la Norma iso 9001:2000. Como marco de acción de la organización se encuentran los desempeños ambientales, sociales y económicos referenciados dentro de las iniciativas internacionales de la rse. En la figura se aprecian los principales ejes establecidos para el modelo de evaluación. Social
Estrategia
Ambiental
Estructura
Gobierno
Económico
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CRITERIOS DE RSE EVALUADOS La evaluación final y determinante para confirmar el cumplimiento del proveedor de los criterios de la rse establecidos se desarrolla con base en: los aspectos fundamentales mencionados por la Guía iso 26000 integrados a los principios de actuación definidos por el Pacto Global y los indicadores de medición establecidos por el reporte gri. – Impacto económico: establece los deberes de la organización de difundir información local y asegura un impacto positivo en la economía local, y ayuda a potencializar la productividad dentro de la comunidad en la que opera. – Medio ambiente: las decisiones y actividades de las organizaciones tienen un impacto para el medio ambiente, asociados al uso eficiente de los recursos, a la generación de contaminantes, a la preservación de hábitats y biodiversidad. La responsabilidad ambiental es una condición para la supervivencia de los seres humanos y la sostenibilidad mundial. – Prácticas laborales: hace referencia a las políticas y prácticas relacionadas con el trabajo que se lleva a cabo dentro de la organización. El trabajo enriquecedor y productivo constituye un elemento esencial en el desarrollo humano. – Derechos humanos: se considera que los derechos esenciales de todos los seres humanos deben ser respetados a cabalidad. Se incluyen los derechos civiles, políticos, económicos, sociales y culturales. El Estado y las organizaciones tienen el deber y la responsabilidad de respetar los derechos humanos fundamentales. – Comunidad: debe existir una relación entre la organización y las comunidades en las que opera. Esta relación se basa en la participación activa de la comunidad que contribuya a su desarrollo y progreso.
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– Transparencia y antimonopolio: la organización debe implementar en su actuar prácticas anticorrupción, antisoborno y competencia justa. – Bienes y servicios: las organizaciones son responsables con sus consumidores de ofrecer productos que les garantice salud y seguridad, información completa, no inducir al engaño, resolver quejas y reclamos y tratarlas necesidades de manera adecuada. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN ANEXO C. FORMATO DE EVALUACIÓN E INSPECCIÓN DE PRÁCTICAS DE RSE INFORMACIÓN GENERAL Nombre de la empresa:
Fecha:
Hora Inicial:
Actividad de la empresa:
Persona que recibe la auditoría:
Dirección / Ciudad:
Teléfono:
Teléfono:
Nombre del auditor:
E-mai Empresa:
Teléfono
Productos fabricados:
Tipo de Inspección
Número de empleados:
Documentos normativos usados para la Inspección
Hora Final:
E-mail:
Codificación
Seguimiento
CONVENCIONES Puntaje obtenido (PO)
Cumple (2 puntos)
Cumple parcialmente (1 punto)
No cumple (0 puntos)
Práctica destacada (3 puntos)
NA: No aplica
CUADRO CALIFICACIÓN Y CÓDIGO DE COLORES APROBADO
30% A 100%
CONDICIONAL DE APROBACIÓN
16% A 29%
NO APROBADO
0% A 15%
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INFORME DE AUDITORÍA 1. GOBIERNO CORPORATIVO Aspecto por evaluar
Puntaje obtenido
Hallazgos l Evidencias l Observaciones
Cuenta con un mecanismo para identificar y dar cumplimiento a las leyes y regulaciones aplicables. Cuenta con órganos de gobierno y control formalmente constituidos y que operan en la actualidad. Cuenta con políticas para evitar cualquier tipo de discriminación en la constitución de sus órganos de gobierno. Ha identificado, definido y se declaran expresamente los principios y valores que la rigen. Cuenta con mecanismos para promover los principios y valores entre su personal y demás relacionados. Cuenta con mecanismos para evaluar y controlar el respeto por los principios y valores de la organización. Las estructuras de gobierno informan sobre composición, participantes y mecanismos de comunicación. Los órganos de gobierno cuentan con políticas que promueven el reconocimiento, evaluación y satisfacción de las opiniones y expectativas de los diferentes grupos de interés. Los órganos cuentan con mecanismos formales para promover como parte de sus procesos de toma de decisiones el uso regulado y eficiente de los recursos naturales, financieros y humanos. Se cuenta con mecanismos para asegurar que la toma de decisiones tienen en cuenta las expectativas validas de los grupos de interés.
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Las decisiones se registran y comunican a todos los niveles. La información sobre el impacto de las decisiones y actividades en el medio ambiente y la sociedad son validadas por un tercero independiente. La información sobre el origen y manejo de los recursos financieros es validada por un tercero independiente. La información de la empresa está fácilmente disponible, accesible y entendible para todos los grupos relacionados. Rinde cuentas con respecto a sus acciones y decisiones de manera periódica a todas sus partes interesadas (sociedad, medio ambiente, economía). Cuenta con mecanismos para la prevención y la resolución de conflictos de interés. Cuenta con un mecanismo para comunicar los errores, fallas o inconvenientes presentados a todas sus partes interesadas, debido a sus decisiones y actuaciones. Cuenta con mecanismos de revisión y evaluación periódica de los órganos de gobierno de la organización. Puntaje máximo por obtener l 54
0
Calificación obtenida
% Capítulo
0%
2. ESTRATEGIA Aspecto por evaluar
Puntaje obtenido
Hallazgos l Evidencias l Observaciones
Cuenta con una plataforma estratégica formal que incluya misión, visión, políticas y objetivos estratégicos. La misión y la visión de la empresa incluyen
un compromiso explícito con el desarrollo sostenible.
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La misión y la visión de la empresa incluyen un compromiso explícito con los diferentes grupos de interés. Cuenta con políticas para la identificación de grupos de interés. Cuenta con políticas para evaluar e identificar los impactos económicos, sociales y ambientales. Los objetivos estratégicos también incluyen metas sociales y ambientales.
Ha vinculado a iniciativas o programas que promueven la responsabilidad social. Se identifica y se comunica a todos los niveles el compromiso social y ambiental de cada uno delos procesos de la organización. Se han creado incentivos económicos y no económicos asociados al desempeño social y ambiental de la organización. Puntaje máximo por obtener l 27
% Capítulo
Calificación Obtenida
0%
3. ESTRUCTURA Y OPERACIÓN Aspecto por evaluar
Puntaje obtenido
Hallazgos l Evidencias l Observaciones
Cuenta con metas sociales y ambientales para los principales procesos y actividades críticas dela organización. Ha designado responsables para el cumplimiento de las metas sociales y ambientales. Cuenta con mecanismo de formación y entrenamiento para el adecuado desempeño social y ambiental en los principales procesos y actividades críticas. Cuenta con metas sociales y ambientales para socios de negocio. (Proveedores, distribuidores, alianzas estratégicas, representantes de ventas, etc.).
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Cuenta con mecanismos para asegurar que las actividades se desarrollen de acuerdo con las directrices establecidas. Cuenta con mecanismos para recolectar, analizar y monitorear el desempeño de las actividades frente a los objetivos y metas planteadas. Cuenta con mecanismos para evaluar e identificar oportunidades de mejora frente a los grupos de interés. Informa periódicamente a todos sus grupos de interés sobre los países donde opera, los productos y marcas que maneja y los desempeños económicos y financieros de su operación. Informa periódicamente a todos sus grupos de interés sobre su desempeño económico, ambiental y social. Se encuentra vinculada a alguna iniciativa de comunicación y reporte. Puntaje Máximo a Obtener l 30 Calificación Obtenida
0
% Capítulo
0%
4. DESEMPEÑO ECONÓMICO Aspecto por evaluar
Puntaje obtenido
Hallazgos l Evidencias l Observaciones
Favorece la compra a proveedores locales y se fortalece el desarrollo de los mismos. Incluye mecanismos para asegurar compras a proveedores locales basados en precios, plazos de pago y entrega justos. Se garantizan contratos estables. Cuenta con políticas de contratación de personal local y se fomenta su preparación y desarrollo. Promueve programas y alianzas con los miembros de la comunidad para mejorar la productividad y estimular el espíritu emprendedor.
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Cumple con las obligaciones tributarias y el pago de impuestos requeridos. Realiza acciones para evaluar y difundir los impactos económicos directos e indirectos de su operación. Existen mediciones periódicas. Conoce y difunde entre sus grupos de interés los resultados financieros y económicos de su operación. Puntaje Máximo a Obtener l 21 Calificación Obtenida
0
% Capítulo
0%
5. DESEMPEÑO AMBIENTAL Aspecto por evaluar
Puntaje obtenido
Hallazgos l Evidencias l Observaciones
Ejecuta acciones para mejorar la extracción y reducir las materias primas y materiales utilizados en la fabricación de los productos/ servicios. Ejecuta acciones para el cuidado de la fuente, manejo y reducción de energía utilizada. Ejecuta acciones para el cuidado de la fuente, el manejo, reducción y reciclaje del agua utilizada. Se complementan o se remplazan recursos no renovables con fuentes alternativas y sostenibles de bajo impacto. Ejecuta acciones para conocer, proteger y mitigar los impactos sobre la biodiversidad. Se llevan a cabo iniciativas que fomentan la generación de valor para la organización con base en la reducción del impacto ambiental. Ejecuta acciones para la medición, el manejo y la mitigación de las emisiones de gases de efecto invernadero (gei), sustancias destructoras de la capa de ozono y otras emisiones significativas.
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Lleva a cabo acciones para la medición, el manejo y la reducción de residuos y vertimientos. Ejecuta acciones para controlar y reducir los riesgos asociados al uso y desecho de materiales tóxicos. Cuenta con mecanismos de prevención y minimización de impactos por ruido, olor, luz, vibraciones y contaminación del suelo en el lugar en que opera. Ejecuta acciones para identificar, prevenir riesgos ambientales y controlar accidentes relacionados. Se asegura una mejora continua en la operación. Cuenta con planes de inversión y desarrollo de tecnologías para reducir el impacto ambiental de su operación y promover una producción más limpia. Cuenta con mecanismos que aseguren el cumplimiento de la legislación ambiental, asumiendo sus responsabilidades por los impactos derivados de la operación. Genera iniciativas para la identificación y mitigación de impactos de los productos y/o servicios en su ciclo de vida. Lleva a cabo acciones para el manejo y la mitigación del impacto ambiental derivado del transporte de productos, otros bienes y materiales utilizados para las actividades de la organización. Da preferencia al uso de productos y servicios de proveedores que demuestran compromiso con el cuidado del medio ambiente. Puntaje máximo por obtener Calificación obtenida
l 48
0
% Capítulo
0%
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6. DESEMPEÑO SOCIAL LABORAL Aspecto a evaluar
Puntaje obtenido
Hallazgos l Evidencias l Observaciones
Se toman acciones para la selección y la vinculación del personal acorde con las exigencias legales, evitando situaciones de discriminación. Cuenta con iniciativas de generación de empleo y de inclusión laboral. Se asegura el cumplimiento de las condiciones de trabajo exigidas legalmente que incluyan salario adecuado, jornada laboral, pago de horas extras, vacaciones y licencias de maternidad. Cuenta con mecanismos para informar y participar al personal sobre cualquier cambio que los puedan afectar. Evita el empleo masivo de personal temporal. Protege la privacidad y los datos personales de los trabajadores. Cuenta con mecanismos que eviten situaciones de hostigamiento en el lugar de trabajo a nivel físico, verbal, sexual, psicológico o amenazas. Lleva a cabo estrategias para garantizar la salud y la seguridad de los trabajadores, y se contempla la implementación de programas de salud ocupacional y seguridad industrial (elementos de protección, riesgos profesionales, comité paritario, etc.). Cuenta con mecanismos para asegurar la diversidad e igualdad de oportunidades de los trabajadores. Ejecuta acciones de promoción, formación y capacitación de los trabajadores.
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Cuenta con políticas de apoyo para el(los) trabajadores despedidos como programas de reubicación, emprendimiento, y formación laboral. Puntaje máximo por obtener
l 33
Calificación obtenida
0
% Capítulo
0%
7. DESEMPEÑO SOCIAL DERECHOS HUMANOS Aspecto por evaluar
Puntaje obtenido
Hallazgos l Evidencias l Observaciones
Cuenta con una política de respeto a los derechos humanos y mecanismos de evaluación y control. Se implementan programas de formación para empleados sobre los aspectos de derechos humanos relevantes para sus actividades. Cuenta con mecanismos para realizar inversiones, alianzas y asociaciones con base en el respeto delos derechos humanos. Se llevan a cabo procedimientos de selección y contratación de proveedores, contratistas o distribuidores con base en el respeto de los derechos humanos. Existen canales de comunicación eficientes que permitan identificar, investigar y dar solución a riesgos o violaciones relacionados con los derechos humanos. Cuenta con mecanismos claros para la toma de medidas disciplinarias internas (proceso adecuado, audiencia justa y castigos). Cuenta con políticas para asegurar que se ejerza el derecho a la libertad de asociación por parte de los empleados. Cuenta con mecanismos que impiden el trabajo infantil o trabajo forzado en las operaciones de la empresa.
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Cuenta con mecanismos para evitar la discriminación en cualquier de sus formas (género, raza, religión etc.). Cuenta con mecanismos para evitar el desplazamiento o complicidad en desplazar personal de sus propias tierras. Cuenta con programas de formación en respeto a los derechos humanos para el personal de seguridad, que brinda directrices de actuación en concordancia. Se realizan procesos de evaluación que determinan que se están respetando los derechos humanos en sus decisiones, publicidad y productos o servicios y actuaciones en general. Puntaje máximo por obtener
l 36
Calificación obtenida
0
% Capítulo
0%
8. DESEMPEÑO SOCIAL COMUNIDAD Aspecto por evaluar
Puntaje obtenido
Hallazgos l Evidencias l Observaciones
Realiza acciones que fomentan la generación de relaciones constructivas con las comunidades de área de influencia o comunidades con algún tipo de vinculación, evaluando el impacto de sus operaciones. Realiza acciones que fomentan las relaciones colaborativas y transparentes con los gobiernos locales, regionales o nacionales. Cuenta con mecanismos para promover el acceso a la educación, a los servicios sociales e infraestructura a las comunidades de área de influencia o con algún tipo de relación. Existen políticas de apoyo a las comunidades de área de influencia o con algún tipo de relación, en actividades de promoción y prevención de salud o acceso a la educación, la transferencia y los desarrollos tecnológicos.
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Cuenta con mecanismos para respetar las tradiciones, cultura y tejido social de las comunidades de área de influencia o las comunidades con cualquier tipo de relación. Cuenta con mecanismos para respetar y desarrollar fuentes alternativas de ingresos a las comunidades de área de influencia. Busca identificar las necesidades, priorizar y asignar recursos para la realización de proyectos sociales en acuerdo con la comunidad. Se establecen proyectos de inversión que promueven las tradiciones, cultura y valores sociales de las comunidades. Puntaje máximo por obtener
l 24
Calificación obtenida
0
% Capítulo
0%
9. DESEMPEÑO SOCIAL ANTICORRUPCIÓN Aspecto por evaluar
Puntaje obtenido
Hallazgos l Evidencias l Observaciones
Cuenta con políticas para evitar el soborno y la corrupción en cualquiera de sus formas. Existen programas de capacitación para los empleados en procedimientos anticorrupción, directrices de operación y sanciones. Cuenta con canales de comunicación adecuados para identificar y corregir riesgos y situaciones de corrupción. Se ejecutan acciones para asegurar la transparencia en los trámites, donaciones, patrocinios, regalos y gastos de representación. Cuenta con mecanismos para asegurar la transparencia en las contribuciones políticas y actividades de lobby. Cuenta con mecanismos para realizar inversiones, alianzas y asociaciones con base en políticas anticorrupción.
[ 39 ]
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Cuenta con mecanismos de selección y contratación de contratistas, proveedores o distribuidores con base en políticas anticorrupción. Se establecen estrategias para evitar prácticas monopolistas y desleales con la competencia (carteles, dumping, etc.). Se ejecutan acciones para proteger y respetar los derechos de propiedad intelectual o física. Puntaje Máximo por Obtener
l 27
Calificación Obtenida
0
% Capítulo
0%
10. DESEMPEÑO SOCIAL PRODUCTOS Y SERVICIOS Aspecto por evaluar
Puntaje obtenido
Hallazgos l Evidencias l Observaciones
Existen mecanismos que garantizan la oferta de productos seguros para la salud de los clientes, usuarios o consumidores. Existen procedimientos de retiro de productos del mercado que pueden generar daño o peligro para la salud de los clientes, consumidores o usuarios. Se llevan a cabo procesos para evaluación de riesgos de los productos, que garantizan la seguridad en el diseño y en los componentes utilizados, libres de materiales tóxicos y eficientes en el uso. Se cuenta con procesos de comunicación de cualquier riesgo asociado a la utilización, manipulación de los productos o servicios ofrecidos, para los clientes, usuarios o consumidores. Cuenta con mecanismos para el manejo y difusión de información completa, precisa y comprensible respecto a los sellos, etiquetas y comunicación de las principales características de los productos o servicios ofrecidos.
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Cuenta con mecanismos para asegurar la veracidad, transparencia de las actividades de mercadeo, la publicidad y las comunicaciones en cuanto a: precios, características, cantidades, términos, condiciones y entregas. Cuenta con mecanismos para asegurar la trasmisión de valores constructivos para la sociedad en las comunicaciones y las acciones de mercadeo, promueve campañas so-
ciales y de inclusión y evita el uso de imágenes que promuevan la discriminación y los estereotipos. Se toman acciones para asegurar la promesa de venta, la adecuada respuesta a las quejas y reclamos y el servicio postventa para los clientes, usuarios o consumidores y tiene en cuenta las expectativas de los mismos. Cuenta con mecanismos para identificar, medir la satisfacción de los clientes usuario o consumidores y corregir fallas. Existen procesos para asegurar que los contratos sean claros, legibles y compresibles, que incluyen información pertinente y suficiente. Cuenta con mecanismos para garantizar el respecto a la privacidad de la información confidencial de los clientes, usuarios, o consumidores. Ha desarrollado estrategias para asegurar el acceso permanente a los servicios esenciales con calidad, equidad y rápida respuesta a fallas. Se ejecutan acciones para capacitar a los consumidores sobre el uso, medidas de seguridad, peligros e impactos de los productos o servicios ofrecidos.
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Se cuenta con mecanismos para incluir en el diseño materiales y suministros de los productos o servicios, criterios que permiten el reciclaje, la reutilización, la reducción o la recuperación. Existen acciones para informar y educar a los consumidores sobre el impacto de su consumo y las medidas para reducirlo. Puntaje máximo por obtener
l 45
Calificación obtenida Puntaje óptimo total
l 345
Puntaje obtenido en la auditoría
0
% Capítulo
0%
Porcentaje total de calificación CONCEPTO FINAL
l 0,00%
APROBADO
[ 42 ]
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