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INFORMATIVO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESPÍRITO SANTO • 26/mar a 09/abr de 2018 | nº 532
Ufes Digital gera economia de tempo e dinheiro O projeto começou a ser implantado em fevereiro
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No Ufes Digital, a produção e tramitação de documentos e processos somente é permitida no formato digital, com distribuição exclusivamente eletrônica via web. Isso é feito dentro da plataforma protocolo.ufes.br e visa eliminar, gradativamente, o uso do papel como suporte documental. Transição – A pró-reitora de Administração, Teresa Carneiro, explica que as ações pretendem transformar toda a tramitação de documentos em formato exclusivamente eletrônico. “A transição dos processos físicos para os processos exFoto: Jorge Medina
projeto Ufes Digital, implantado em 1º de fevereiro, já gerou para a Universidade uma economia de mais de 50 mil reais somente com material de expediente, como papel e tinta de impressora. Além disso, a distribuição eletrônica dos documentos também permitiu o encerramento do contrato que a instituição tinha com os Correios, responsável pela logística dos processos, e que custava 65 mil reais por mês. A previsão é que mais de 1 milhão de reais sejam economizados, por ano, com o projeto. Os dados foram apurados pela PróReitoria de Administração (Proad), que coordena a iniciativa em parceria com o Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI), com as pró-reitorias de Planejamento e Desenvolvimento Institucional (Proplan) e de Gestão de Pessoas (Progep), e com a Coordenação do Sistema de Arquivos (Siarq). A empresa Síntese Consultores Associados também colaborou na implantação do projeto.
Apresentação do projeto para servidores no Cine Metrópolis
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clusivamente digitais (natodigitais) ocorrerá gradativamente durante 2018. Essa estratégia visa preparar os setores para conviver com documentos natodigitais, passando a perceber a maior agilidade no manuseio desses documentos”, salienta. Segundo ela, houve uma melhora de 75% no tempo de resposta quando comparado aos procedimentos convencionais de tramitação dos documentos – em papel. “Um bom exemplo disso é que o estudante não vai precisar apresentar o mesmo documento duas vezes, por exemplo. O documento estará digitalizado e será compartilhado por toda a Ufes. Com isso, a instituição fortalece seus mecanismos de transparência, agilidade e sustentabilidade ambiental”. Segundo o diretor do Departamento de Desenvolvimento de Pessoas (DDP), Alexandre Severino, em 2018 cerca de 500 servidores já participaram de treinamentos ofertados. Outros treinamentos, presenciais e à distância, estão previstos para toda a comunidade universitária. Etapas – As ações voltadas para a implementação plena do projeto para a tramitação eletrônica de documentos serão realizadas em quatro etapas, a serem realizadas até 2019, com a digitalização dos processos antigos. A pró-reitora de Administração, Teresa Carneiro, ressalta que “o projeto atende ao disposto nas legislações específicas, tais como as Portarias MJ/ MP 2320/2014, 2321/2014, 1677/2015 e, principalmente, o Decreto Lei 8539/2015”.
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