Boletín Volumen 2 No. 1 2023

Calendario Herramientas de Gestión:

Así avanza el sistema de control interno de La UFPS Seccional Ocaña

Celebración día Internacional de la Seguridad y Salud en el Trabajo

Al inicio de cada año en la Institución es de gran importancia la planificación de las actividades a realizar durante la vigencia.

Con base al artículo 156 del Decreto 2106 de 2019 establece que se debe llevar a cabo el informe de evaluación independiente del Sistema de Control Interno y publicarlo cada seis (6) meses en el sitio web de la institución,

La Organización Internacional del Trabajo (OIT), conmemora el 28 de abril el día Mundial de la Seguridad y Salud en el Trabajo, con el fin de promover la prevención de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

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N° 1

UFPS Ocaña - Colombia Enero – Junio de 2022

COMITÉ EDITORIAL

NATALIA RAMÍREZ ARÉVALO

Líder Proceso Sistema Integrado de Gestión

CLAUDIA DEL PILAR QUINTERO

Líder Proceso Control Interno

REYNEL NAVARRO

Coordinador SG-SST

LUIS ORLANDO VERGEL GRANADOS

Coordinador Sistema de Gestión Ambiental

WENDY VERGEL

Profesional Universitario

LINA PALACIO ARÉVALO

Profesional Universitario

YULIAN SEPÚLVEDA

Profesional Universitario

Editorial:

HENRRY MOLINA RIVERA

Diseño y Diagramación

SHAIRE LINETH PÁEZ PEÑARANDA

Edición General

Es importante reconocer el compromiso y disposición de la alta dirección en conjunto con los líderes de proceso, decanos y jefes de áreas para la consolidación de la calidad institucional que aporta al mejoramiento de la academia, de las actividades que soportan el accionar de la institución y permiten que el reconocimiento de la Universidad sea a nivel general y en todos los aspectos de la misma.

Dentro de esas actividades desarrolladas durante el primer semestre 2022, cabe resaltar que se continúa con la estrategia del calendario de herramientas de gestión en la cual se brinda a los procesos y áreas la información pertinente a la entrega de informes y requerimientos de acuerdo en las fechas estipuladas, así mismo, es importante resaltar los mecanismos utilizados por el proceso de Control Interno como lo es el sistema de información que proporcionan las bases para la sistematización de actividades y el reporte de actividad eficazmente.

Por su parte, el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo realizó actividades de socialización, capacitación y apropiación del sistema, mientras que el Sistema de Gestión Ambiental dio a conocer la información relacionada con el nuevo código de colores para la gestión integral de residuos sólidos en la fuente y el uso de la energía verde dentro de la institución.

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Natalia Ramírez Arévalo Los textos contenidos en este boletín son de exclusiva responsabilidad de los autores y no comprometen para nada la filosofía y política de la Institución.

Calendario Herramientas de Gestión:

Natalia Ramírez Arévalo

Al inicio de cada año en la Institución es de gran importancia la planificación de las actividades a realizar durante la vigencia, y es por eso que una de las estrategias para poder controlar la entrega de productos a diferentes procesos es el calendario de herramientas de gestión, por medio del cual se dan a conocer las fechas en las cuales se debe hacer reporte de información, permitiendo así la organización de los recursos y el personal logrando una oportuna

entrega de información para los fines pertinentes.

Dentro del calendario participan los procesos de Dirección y Planeación, Control Interno y el Sistema Integrado de Gestión y es a los cuales la información plasmada dentro del calendario se debe reportar y entregar con las indicaciones y herramientas apropiadas.

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“Propósito de la mejora continua”

El Objetivo principal del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad es el cumplimiento de los requisitos adoptados, lográndose en la institución a través del acompañamiento permanente en la implementación de herramientas de gestión y la mejora continua. Uno de los propósitos de la mejora es asegurar que el sistema de gestión sea adecuado, conveniente y eficaz en pro del quehacer institucional.

En la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña estos propósitos son revisados por la alta dirección de forma anual en la revisión por la dirección, dando cumplimiento al numeral 9.3 de la ISO 9001:2015 el cual establece que “la Alta Dirección debe revisar el Sistema de Gestión de Calidad de la Organización a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continuas con la dirección estratégica de la Organización”. En esta actividad son analizadas un conjunto de entradas las cuales son expuestas por los distintos procesos y áreas, al final se establecen una serie de conclusiones

Lina Patricia Palacio

denominadas salidas, en este punto de la revisión por la dirección es donde es analizado cada propósito de la mejora continua. Al momento del cierre el Director analiza el estado de los siguientes aspectos: estado de las acciones RXD anterior, cambios en las cuestiones externas e internas, desempeño y eficacia del SGC, satisfacción del cliente, logro de los objetivos de gestión, desempeño de los procesos y conformidad del servicio, no conformidades y acciones correctivas, resultados de seguimiento y medición, resultados de auditorías, desempeño de proveedores externos, adecuación de los recursos, riesgos y oportunidades, oportunidades de mejora; a partir de este análisis y hasta la fecha la alta dirección siempre ha reconocido que el Sistema Integrado de Gestión es adecuado, conveniente y eficaz, gracias a esto se atribuye su importancia en la operatividad y el cumplimiento de los objetivos institucionales; reconociendo el éxito de estos resultados en el enfoque de mejora continua y en el logro de los propósitos que plantea.

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Fuente: SIG

Así avanza el sistema de control interno de La UFPS seccional Ocaña

Con base al artículo 156 del Decreto 2106 de 2019 establece que se debe llevar a cabo el informe de evaluación independiente del Sistema de Control Interno y publicarlo cada seis (6) meses en el sitio web de la institución, que para la vigencia evaluada se identifica

Claudia del Pilar Quintero que los componentes se encuentran operando juntos y de manera integrada en un 87%, esto le proporciona a la Universidad una estructura de control para la gestión que le permita cumplir con sus objetivos institucionales.

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Celebración día Internacional de la Seguridad y Salud en el Trabajo

La Organización Internacional del Trabajo (OIT), conmemora el 28 de abril el día Mundial de la Seguridad y Salud en el Trabajo, con el fin de promover la prevención de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, por medio del personal adscrito a la oficina de SGSST se vinculó a esta celebración con una actividad lúdico-recreativa donde docentes, administrativos y

Reynel Navarro

personal operativo, disfruto de un breve espacio de esparcimiento, concentración y diversión.

Todo esto buscando crear conciencia de la importancia de realizar pausas activas, aprender a manejar el estrés, las emociones y participar de los programas de promoción y prevención creados para todo el personal. Es importante crear en la Universidad una cultura sólida e inclusiva donde se promueva un entorno de trabajo seguro y saludable.

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nuevo código de colores

Luis Orlando Vergel Granados

Dando cumplimiento al Artículo 4 de la Resolución 2184, emitida por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible el 26 de diciembre de 2019, la UFPS Seccional Ocaña a través del Sistema de Gestión Ambiental (SIGA) ha venido implementando en el campus universitario el Código de Colores para la gestión integral de residuos sólidos en la fuente.

Frente a esta normativa, dentro de la Institución se han instalado cuatro tipos de puntos ecológicos; entre ellos: contenedores internos, contenedores externos, contenedores de riesgo biológico y Ecobotellas.

Los contenedores internos son aquellos que se encuentran dentro de las diferentes edificaciones y se usan para la separación correcta de residuos sólidos ordinarios o comunes, éstos a su vez se dividen en tres colores; color verde para depositar residuos orgánicos aprovechables tales como restos de comida, corte césped y poda jardín; color blanco para depositar los residuos aprovechables como el plástico, cartón, papel, vidrio y metales y el de color negro para depositar los residuos no aprovechables para el depósito de papel higiénico, servilletas, papeles y cartones contaminados con comida y papeles metalizados.

Esta medida busca mejorar el aprovechamiento de los residuos sólidos, cuenta también con contenedores externos de color plateado en acero inoxidable ubicados afuera de las diferentes edificaciones de la Institución y zonas verdes identificados con bolsas de color blanco

para los residuos aprovechables y con bolsas de color negro para los residuos no aprovechables.

Además de ello, es importante mencionar que nuestra Alma Máter cuenta con un contenedor color rojo para la disposición de residuos Covid como los tapabocas, o de riesgo biológico.

Finalmente, podemos encontrar en las cafeterías unas Ecobotellas para el depósito de botellas plásticas tipo PET. Su depósito se realiza en dos partes; la parte superior color gris para depositar las tapas y la parte inferior color azul para depositar el cuerpo de las botellas.

Realizando una segregación adecuada de residuos sólidos en la fuente permite obtener beneficios ambientales como:

- Evitar la sobrecarga de los rellenos sanitarios.

- Reducir la huella de carbono.

- Disminuir la contaminación.

- Hacer uso eficiente de los recursos naturales.

- Mejorar el nivel de adaptación de las comunidades a los efectos de cambio climático relacionado con los residuos sólidos

Es importante mencionar que la UFPS seccional Ocaña a través del Sistema de Gestión Ambiental y dando cumplimiento al nuevo código de colores, implementó el uso de bolsas oxobiodegradables las cuales logran descomponerse en un periodo de seis meses

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implementa

Relevantes:

Principios de gestión de la calidad

Yulian Sepúlveda

El tercer principio de la norma ISO 9001:2015 COMPROMISO CON LAS PERSONAS, indica que para para gestionar una organización de manera eficaz y eficiente es importante respetar e implicar la labor a todas las personas en todos los niveles, el reconocimiento, el empoderamiento y la mejora de la competencia, así facilita el compromiso de la personas con el logro de los objetivos de la calidad de la institución.

Por tal motivo existe un incremento de la participación activa de las personas en las actividades de mejora, hay un aumento en el desarrollo, iniciativa y creatividad de las personas y hay un aumento de satisfacción de las personas.

Las acciones para fomentar el compromiso de las

personas pueden ser:

- Remover la colaboración en toda la institución.

- Facilitar el diálogo abierto y que se comparta los conocimientos y la experiencia.

- Empoderar a las personas para determinar las descripciones que afectan el desempeño y para tomar iniciativa sin temor.

- Reconocer y agradecer la contribución, el aprendizaje y la mejora de las personas.

- Posibilitar la autoevaluación del desempeño frente a los objetivos personales.

Realizar encuestas para evaluar la satisfacción de las personas comunicar los resultados y tomar acciones adecuadas.

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La universidad francisco de paula santander seccional ocaña utiliza energia verde

Luis Orlando Vergel Granados

Como organización responsable con el medio ambiente, La Universidad y EPM asume el compromiso, con criterios de sostenibilidad y competitividad, de encontrar soluciones de innovación que les permitan a nuestros clientes acceder al servicio de energía eléctrica limpia y certificar sus credenciales verdes, al hacer parte de un grupo selecto de compañías que operan con Energía Verde, es decir, con energía generada por medio de fuentes 100% renovables, lo cual es certificado por medio de Certificados de Energía Renovable Internacionales (I-REC).

El sello Energía Verde EPM se crea con el objetivo de respaldar las publicaciones que los clientes empresariales de energía renovable hacen a sus diferentes grupos de interés, como parte de su compromiso ambiental al promover la generación de energía eléctrica con base en fuentes renovables. A continuación, se presentan algunos lineamientos de comunicación que se deben considerar para cualquier tipo de publicidad cuando se adquieren los certificados I-REC a través de EPM.

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Módulo de Revisiones Eventuales

Claudia

El Módulo de Revisiones Eventuales, es una herramienta que permite evaluar y verificar de forma independiente y objetiva la efectividad de los controles en los procesos

institucionales, generando recomendaciones que evidencian la mejora continua del Sistema de Control Interno de la institución.

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del Pilar Quintero

Formación en Trabajo Seguro en Alturas

Dando cumplimiento al programa de capacitación del SG-SST y a lo espatulado en la Resolución 4272 de 2021 norma vigente sobre desarrollo de trabajo en alturas en Colombia. Desde el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo se desarrolló los días 7, 9 y 10 de junio del presente año la capacitación y formación en trabajo seguro en alturas.

En este espacio el personal adscrito a infraestructura y mantenimiento, planeación física, división de sistemas, laboratorio de calidad del aire, jardín botánico, SIGA

y SG-SST, adquirió conocimientos, habilidades y las destrezas necesarias para el desempeño de las funciones y recibieron toda la información que les permitan conocer los aspectos básicos de protección contra caídas, aprender a usar apropiadamente los equipos de seguridad (características - limitaciones) y evitar un mal uso que pueda provocar caídas, golpes o incluso la muerte; todo pensando en proteger la integridad y la vida de los trabajadores.

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Reynel Navarro Wendy Vergel

¿Qué debo hacer para?

Solicitar servicio del restaurante universitario?

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Procedimiento

Opinión:

Wendy Vergel

Como Comunicadora Social y líder del Proceso de Gestión de las Comunicaciones de la UFPS Seccional Ocaña, he contribuido de manera significativa a través de la implementación de diversas campañas y estrategias de difusión de los diferentes logros, retos y gestión de los procesos académicos y dependencias de nuestra Alma Máter, buscando exaltar sus fortalezas y corregir sus debilidades.

Considero que mantener a la comunidad informada y a la vanguardia de la actualidad, ha sido sin duda parte fundamental para mostrar tantos logros alcanzados. Siempre bajo el principio de la objetividad y veracidad, componentes relevantes en cada una de las metas trazadas. El compromiso es contribuir al mejoramiento continuo de nuestra Casa de Estudios, encaminados a resaltar el buen nombre, la identidad e imagen institucional y en pro de alcanzar los objetivos misionales de mi apreciada Universidad.

Importante mencionar que esta gran labor se ha logrado gracias al apoyo, dedicación, creatividad y entrega de un equipo de profesionales idóneos, que desde las diferentes unidades que integran el Proceso, se ha puesto en marcha los conocimientos, habilidades y competencias que día a día fortalecen el quehacer periodístico. A todos ellos, el reconocimiento y agradecimiento siempre.

Esp. Norleiby Tatiana García Ballesteros

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¿Cuál ha sido su contribución a la cultura de mejoramiento en la Institución?

del

Gestión de

Líder

Proceso

Comunicaciones

Eventos

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Píldoras Para la Excelencia Píldora de calidad

Wendy Vergel

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Semillas de Control Interno

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Píldora Ambiental

¿Por qué dejar el consumo de plástico de un solo uso?

En Colombia el congreso de la república, expidió la ley 2232 el 07 de julio de 2022 por medio del cual se establecen las medidas tendientes a la reducción gradual de la producción y consumo de productos plásticos de un solo uso. Por medio de la cual se busca incentivar a las personas en la búsqueda de otras alternativas que promuevan el uso de envases reutilizables, debido a que en Colombia se generan en promedio 1.000.000 de toneladas de desechos plásticos de un solo uso.

Pocas personas son conscientes de qué tanto los utilizan. Un colombiano promedio consume 24 kilos de plástico al año, lo que implica un volumen de 1.250.000 toneladas de plástico, según la Procuraduría General de la Nación en 2019. Luego, en 2020, con la pandemia de la covid-19 la misma Procuraduría mencionó que aumentó el uso de plástico desechable con tapabocas quirúrgicos, guantes y mascarillas.

El panorama local es más alarmante: en el Valle de Aburrá se generan más de 100.000 toneladas de residuos por mes. En un día son 3.3 toneladas y un aprovechamiento del 15 % cuando debería ser por lo menos del 35 %, muestran datos entregados por el Área Metropolitana este año.

La prohibición va desde la importación, comercialización y distribución en el territorio. Algunos se prohibirán desde el 1 de enero de 2025, como las bolsas para empacar periódicos, mezcladores y pitillos para bebidas, soportes plásticos para las bombas de inflar, envases y recipientes para llevar alimentos de consumo inmediato, entre otros. Y luego, desde el 1 de enero de 2026 dejarán de circular otros como las bolsas para transportar paquetes, platos, cuchillos, tenedores, vasos y guantes desechables para comer.

Debido a esto Colombia debe transicional hacia una economía más justa con el medio ambiente, conocida como la economía circular. “Funciona extendiendo la vida útil y reubicando los desechos desde el final de la cadena de suministro hasta el comienzo”, de acuerdo con la definición de la ONU. Este cambio busca obtener servicios y productos sostenibles e implementar la reutilización y el reciclaje de materiales como el plástico. Darles otra vida.

No obstante, la Universidad Francisco de Paula Santander seccional Ocaña, deberá buscar alternativas para sensibilizar a los estamentos universitarios, y especialmente al personal de cafeterías para generar una transición en la utilización de plásticos de un solo uso, dando cumplimiento a esta nueva normativa con el fin de minimizar todos los impactos negativos causados y la sobre presión en el relleno sanitario del municipio de Ocaña.

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Píldoras de Prevención

Actúa con conocimiento cuando el tiempo es oro

Podemos definir los primeros auxilios como el conjunto de actuaciones y técnicas que permiten la atención inmediata de una persona accidentada, hasta que llega la asistencia médica profesional, a fin de que las lesiones que ha sufrido no empeoren. De esta actuación dependerá la evolución de la persona accidentada.