“El SIG realiza actividades de apoyo que contribuyen al Mejoramiento Continuo”
El nuevo módulo de Relación con los entes externos del proceso de Control Interno
El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Francisco de Paula Santander seccional Ocaña, dentro de su objetivo fundamental procura porque todos los procesos de la Institución.
Dentro del rol de relación con los entes externos de control, el proceso diseño una herramienta que permite verificar de manera oportuna, integral y pertinente,
La Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña, cumpliendo con la normatividad legal vigente,
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Aplicación de la Batería de Riesgo Psicosocial
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N° 2
Ocaña - Colombia Julio – Diciembre de 2022
COMITÉ EDITORIAL
NATALIA RAMÍREZ ARÉVALO
Líder Proceso Sistema Integrado de Gestión
CLAUDIA DEL PILAR QUINTERO
Líder Proceso Control Interno
REYNEL NAVARRO
Coordinador SG-SST
LUIS ORLANDO VERGEL GRANADOS
Coordinador Sistema de Gestión Ambiental
WENDY VERGEL
Profesional Universitario
LINA PALACIO ARÉVALO
Profesional Universitario
YULIAN SEPÚLVEDA
Profesional Universitario
Editorial:
HENRRY MOLINA RIVERA
Diseño y Diagramación
SHAIRE LINETH PÁEZ PEÑARANDA
Edición General
Las actividades de acompañamiento, seguimiento y mejoramiento continua de la mano de los procesos de Dirección y Planeación, Control Interno, Sistema Integrado de Gestión, el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud y el Sistema de Gestión Ambiental, no dan espera y por lo tanto las estrategias para su consolidación siguen cumpliendo con los requisitos y necesidades de la Institución. Actividades como el seguimiento a la eficacia de las acciones de acuerdo a las diferentes fuentes de identificación se siguen realizando tanto a procesos, como áreas facultades y programas por parte del SIG, así mismo, se resalta la labor del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo con respecto a la aplicación de la batería de riesgo psicosocial a toda la comunidad universitaria y la implementación de los programas de hábitos y estilos de vida saludables. Por otra parte, el SIGA socializa la herramienta de Geolocalización a través del software GIS por medio de la cual se generan datos abiertos relacionados con el comportamiento ambiental.
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Natalia Ramírez Arévalo
Los textos contenidos en este boletín son de exclusiva responsabilidad de los autores y no comprometen para nada la filosofía y política de la Institución.
al Mejoramiento Continuo”
El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Francisco de Paula Santander seccional Ocaña, dentro de su objetivo fundamental procura porque todos los procesos de la Institución profundicen y reconozcan la importancia de contar con un Sistema de Gestión de Calidad implementado y mucho más aún certificado, optimizando de esta manera sus actividades y el cumplimiento de sus objetivos.
Dentro de las actividades de apropiación, seguimiento, evaluación del SGC, el SIG realiza anualmente jornadas de calidad, en las cuales se profundiza un tema de interés a nivel general y se logra la actualización o creación de herramientas pertinentes a las necesidades, así mismo, dos veces al años se realiza seguimiento a los planes de mejoramiento producto de auditorías internas (para los procesos, facultades y áreas) y de procesos de autoevaluación
(para programas), adicionalmente seguimiento a oportunidades de mejora que surgen de diferentes fuentes entre las cuales se pueden encontrar: auditorías externas, Revisión por la dirección, gestión del cambio, gestión del conocimiento, cumplimiento de indicadores, entre otras. Es importante también reconocer el seguimiento realizado a las Salidas No conformes de los procesos, evitando la materialización de éstas a través de los controles identificados.
Las diferentes actividades de asesoría y acompañamiento realizada por el SIG es un mecanismo que permite controlar que situaciones no deseadas se presenten y también lograr el cumplimiento de los requisitos institucionales y normativos, logrando que la Universidad se destaque por ser una institución de calidad en todos sus aspectos, tanto administrativos como académicos.
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“El SIG realiza actividades de apoyo que contribuyen
Natalia Ramírez Arévalo
“Aplicabilidad de la calidad en los programas académicos”
La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña de acuerdo a los lineamientos que establece la ISO 9001:2015 en el numeral 9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación, determinó desde el Sistema Integrado de Gestión la realización de seguimientos a la adecuada implementación de acciones de mejora
Lina Patricia Palacio
a través de los planes de mejoramiento; aspecto de gran importancia que contribuye a los procesos de autoevaluación, autorregulación y mejora que llevan a cabo los programas académicos de forma permanente y en cumplimiento a lo establecido por el Ministerio de Educación Nacional.
El seguimiento a los planes de mejoramiento de los programas es realizado dos veces al año mediante el formato seguimiento plan de mejoramiento y/o mantenimiento de programas F-CI-CIN-002 establecido para tal fin, estos planes de mejora contienen hallazgos resultado de licencias internas de funcionamiento, renovación de registros calificados, entre otros ejercicios.
Este monitoreo permanente le ha permitido a los programas de la UFPS Ocaña el aseguramiento de sus
condiciones de calidad, sostenibilidad, cumplimiento de condiciones exigidas, la efectividad en los ejercicios de autoevaluación constantes, entre otros aspectos claves.
Todos estos lineamientos, controles y seguimientos desde la calidad, han contribuido a la excelencia académica de los programas y al establecimiento de bases en aras de alcanzar la acreditación institucional en alta calidad.
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El nuevo módulo de Relación con los entes externos del proceso de Control Interno
Dentro del rol de relación con los entes externos de control, el proceso diseño una herramienta que permite verificar de manera oportuna, integral y pertinente, él envió de los informes que la institución debe presentar
Claudia
del
Pilar Quintero
a entes externos para evitar la entrega de información no acorde o inconsistente con las solicitudes de los organismos de control.
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Aplicación de la Batería de Riesgo Psicosocial
Reynel Navarro
La Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña, cumpliendo con la normatividad legal vigente, como lo es la resolución 2764 de julio de 2022 por la cual se adopta la batería de instrumentos para la evaluación de factores de riesgo psicosocial; desde la oficina del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo coordinó y supervisó la aplicación de la encuesta de riesgo psicosocial, con la participación activa de los funcionarios de la universidad, llevada a cabo los días 31 de agosto, 1 y 2 de septiembre de 2022.
Esta encuesta tiene como fin identificar, evaluar, prevenir, intervenir y monitorear permanente la
exposición a estos factores de riesgo en la institución; de forma intralaboral, extralaboral o estrés del individuo que puedan afectar la salud del trabajador y su desempeño laboral.
Con los resultados de la aplicación de este instrumento se darán las pautas a seguir en cuanto al diseño de óptimos planes de intervención en aspectos psicosociales y de bienestar del trabajador, fomentando el empoderamiento de los funcionarios para que sean responsables del cuidado integral de su salud.
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El Sistema de Gestión Ambiental genera una herramienta de Geolocalización utilizando software GIS.
Luis Orlando Vergel Granados
El Sistema de Gestión Ambiental SIGA, ha desarrollado una idea para la geolocalización en el campus, en donde mediante herramientas se han levantado capas con información importante para el desarrollo de la sede el Algodonal.
Estas capas tienen toda la información del arbolado que está establecido en el área de influencia del campus, con su caracterización y taxonomía, además de otros aspectos ambientales que interactúan en la Universidad.
Esta nueva herramienta de planificación ambiental, tendrá un visor web, que en alianza con el centro de innovación, desarrollo y tecnología CEDIT, se viene diseñando,
buscando la posibilidad de que todos los estudiantes, administrativos y docentes puedan consultar y acceder a la información cargada en las diferentes bases de datos.
El objetivo del Sistema de Gestión Ambiental es poder generar datos abiertos relacionados con el comportamiento ambiental y que, a través de estos, todos podamos empoderarnos de los servicios ambientales con los que cuenta nuestra universidad y la interacción que cada uno tiene con el campus.
Para el SIGA es fundamental que esta plataforma se convierta en una herramienta de consulta, que amplié los conocimientos sobre nuestro ecosistema.
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Relevantes:
Manual de indicadores
La norma ISO 9001:2015 en el numeral 9.1 habla acerca de la importancia de que las organizaciones determinen cómo será su seguimiento, medición, análisis y evaluación; siendo clave en este capítulo el rendimiento de los indicadores de gestión. Por tal motivo La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña definió por medio del SIG el M-SI-SIG-003_MANUAL DE INDICADORES el cual se encuentra publicado en el mapa de proceso de la página web institucional, en este se describe la metodología para el diseño, y la forma como deberán ser diligenciados cada uno de los indicadores para los procesos, áreas y programas de la institución.
Dicho manual contiene las instrucciones generales para el diligenciamiento de los indicadores institucionales, comprendiendo que estos son instrumentos establecidos como herramientas de gestión para medir el logro de los objetivos en términos de calidad (eficacia,
Wendy Vergel
eficiencia y efectividad) y la forma como el servicio es entregado al cliente interno y externo.
Además, se explica detalladamente el formato F-SI- SIG-022 FICHA TÉCNICA DE INDICADORES del cual se especifica la hoja de vida del indicador, con la siguiente información: proceso, código del indicador, fecha de diseño, aplicabilidad del indicador, número y nombre del indicador, unidad de medida, valor actual, meta y tiempo, valor potencial, descripción y alcance, responsables, tipo E3 (eficiencia, eficacia y efectividad), procedimiento de cálculo, tendencia, fuentes de información, partes interesadas, frecuencia y rango de desempeño. De igual forma, se describe la manera como se debe enunciar la información sobre el indicador medido en el cuadro de monitoreo. Finalmente, el manual detalla un resumen general de los indicadores de la institución, propios de cada uno de los procesos.
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La Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña realiza analisis de consumibles
El miércoles 6 de junio de 2022 la plenaria del Senado aprobó el proyecto de ley que prohíbe los plásticos de un solo uso en Colombia. La iniciativa impide la utilización de 14 tipos de plásticos tanto en su importación, comercialización y distribución.
Esto llama a reflexionar sobre el uso de consumibles, que día a día hacen parte de la operación de la Universidad; como respuesta a estos comportamientos normalizamos el uso de desechables en nuestras vidas, desde el café de la mañana, hasta cualquier desprevenido consumo que realicemos y no es para menos, si estos se hacen de manera irracional y en masa.
En la Universidad confluimos más de 6000 personas, entre administrativos, docentes y estudiantes, de los cuales muchos adquieren sus alimentos en la institución, cuando consumimos una bebida, un refrigerio, un alimento o un simple dulce, ya estamos implícitos en el plástico de un solo uso.
Es por eso que desde el SIGA, se han iniciado análisis
que permitan entender los modelos de consumo y las dinámicas económicas que influyen o determinan al eslabón final de este planteamiento lineal, entre quien ofrece y quien demanda, que consume, los días y horarios de mayor consumo y la cantidad de residuos que genera.
En la primera etapa del análisis, el equipo de trabajo ha desarrollado una metodología que determine cuáles son los horarios y días de mayor consumo, insumo importante, para que mediante un método de cuarteo, se inicie un conteo detallado con residuos de características homogéneas, fundamentado cuál es su generación.
Muchos de los hábitos han ido cambiando, pero es predominante que muchos residuos sólidos de los que producimos, no tienen un re-circularidad y pasan a ser factores de sobre-presión en los rellenos sanitarios, estos últimos, la opción más común de tratamiento final, sin mencionar los tiempos de degradación, pasarían muchas vidas, antes de ver posibles degradaciones, algunos autores hablan hasta de 3000 años.
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Luis Orlando Vergel Granados
Auditorías Internas
El comité institucional de coordinación de control interno aprobó el programa de auditorías internas para la vigencia 2022, la cual estará realizándose en el mes de Octubre, con el propósito de:
• Evaluar el Modelo Estándar de Control Interno MECI y la Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2015 como un Sistema Integrado de Gestión,
• Determinar la eficacia de los procesos para cumplir con los requisitos legales, institucionales y del cliente con el fin de contribuir a la mejora continua.
• Identificar las áreas con potencial de mejora dentro del sistema integrado de gestión.
• Verificar el nivel de cumplimiento de la Norma Técnica Colombiana ISO: 9001.
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Claudia del Pilar Quintero
Implementación Programa de Hábitos y Estilos de Vida Saludables
Desde la oficina de Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo se viene desarrollando el programa de hábitos y estilos de vida saludable, el cual tiene como objetivo mejorar la calidad de vida de los empleados de la UFPSO, desde la educación e intervención nutricional en alimentación saludable, la importancia de la actividad física y el desarrollo de pausas activas.
Los administrativos y docentes tienen su valoración nutricional individual, en esta valoración se tiene en
cuenta factores como IMC, hábitos de alimentación y enfermedades asociadas para indicarse plan de alimentación y consultas de seguimiento periódicas.
En el avance de este programa se ha contado con el acompañamiento de profesionales en nutrición y actividad física y los resultados se han visto reflejados en la reducción de morbilidades asociadas a enfermedades de riesgo cardiovascular y la no incidencia de nuevos casos de estas patologías.
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Reynel Navarro
Procedimiento
¿Qué debo hacer para? Producción Documental
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Yulian Sepúlveda
Opinión:
Yulian Sepúlveda
El sentido de pertenencia es la clave para generar un impulso solido orientado a la mejora continua, desde mi apoyo como profesional dentro del proceso de Gestión Administrativa y Financiera, he logrado conocer factores determinantes en la administración y control de los recursos financieros, físicos y tecnológicos de la universidad, esto me ha permitido desarrollar competencias y habilidades a través de elementos propositivos para la toma de decisiones que generan cambios enfocados en la evolución de los procedimientos propios para el desarrollo integral y articulado del proceso. Desde el conocimiento propio, la experiencia profesional adquirida en la misma universidad y el trabajo en equipo, he podido aportar a través de acciones e ideas de trabajo individual y colectivo, herramientas y estrategias encaminadas a un ejercicio óptimo de la gestión de la calidad, la ejecución de actividades propias, y el avance y la actualización del sistema financiero.
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¿Cuál ha sido su contribución a la cultura de mejoramiento en la Institución?
Mario Andrés Arévalo Meneses Contador Público
Profesional de apoyo de Gestión Administrativa
Eventos
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Píldoras Para la Excelencia Píldora de calidad
Lina Palacio
Beneficios del Sistema Integrado de Gestión en la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña
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Semillas de Control Interno
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Píldora Ambiental
Estos son los 14 tipos de plásticos prohibidos en Colombia:
1. Bolsas de punto de pago utilizadas para embalar, cargar o transportar paquetes y mercancías, excepto aquellas reutilizables o de uso industrial.
2. Bolsas utilizadas para embalar periódicos, revistas, publicidad y facturas, así como las utilizadas en las lavanderías para empacar ropa lavada.
3. Rollos de bolsas vacías en superficies comerciales para embalar, cargar o transportar paquetes y mercancías o llevar alimentos a granel, excepto para los productos de origen animal crudos.
4. Envases o empaques, recipientes y bolsas para contener líquidos no pre envasados, para consumo inmediato, para llevar o para entregas a domicilio.
5. Platos, bandejas, cuchillos, tenedores, cucharas, vasos y guantes para comer.
6. Mezcladores y pitillos para bebidas.
7. Soportes plásticos para las bombas de inflar.
8. Confeti, manteles y serpentinas.
9. Envases o empaques y recipientes para contener o llevar comidas o alimentos no pre envasados conforme a la normatividad vigente, para consumo inmediato, utilizados para llevar o para entregas a domicilio.
10. Láminas para servir, empacar, envolver o separar alimentos de consumo inmediato, utilizados para llevar o para entrega a domicilio.
11. Soportes plásticos de los copitos de algodón o hisopos flexibles con puntas de algodón.
12. Mangos para hilo dental o porta hilos dentales de uso único.
13. Empaques, envases o cualquier recipiente empleado para la comercialización, al consumidor final, de frutas, verduras y tubérculos frescos que en su estado natural cuenten con cáscaras; hierbas aromáticas frescas, hortalizas frescas y hongos frescos. Podrán emplearse tales empaques, envases o recipientes para garantizar la inocuidad de los alimentos, prevenir la pérdida o el desperdicio de alimentos, y/o proteger la integridad de los mismos frente a daños, siempre y cuando los materiales empleados sean en su totalidad reciclables y/o reciclados, conforme lo permita la normatividad sanitaria, y cuenten con metas de reincorporación en un modelo de economía circular.
14. Adhesivos, etiquetas o cualquier distintivo que se fije a los vegetales.
Tomado de: https://oab.ambientebogota.gov.co/senado-aprueba-la-eliminacion-de-plasticos-deun-solo-uso-en-colombia/
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Píldoras de Prevención
¿Qué es la Escoliosis?
Es la desviación lateral de la columna vertebral, ya sea hacia la derecha o izquierda. La columna en teoría debe ser totalmente recta si se mira desde adelante o atrás, y esta condición puede generar un desequilibrio óseo o muscular. La misma, puede ser funcional o estructural dependiendo de su gravedad, es así como la funcional se presenta por las posturas adoptadas durante una labor y puede ser corregida fácilmente, pero la estructural indica que la columna ya se desvió realmente y no existe manera de corregir la postura, aunque se puede evitar que progrese.
A nivel laboral, lo más frecuente son las malas posturas adoptada y principalmente trabajar siempre en la misma posición, toda vez que la columna empieza a desviarse hacia el lado que más se utiliza durante la ejecución de las labores. Esta cervicalgias o dolor cervical, también se presenta debido a puestos de trabajos inadecuados, escritorios muy bajos, pantallas de computador muy altas o bajas, sillas que no generan un adecuado apoyo a la espalda, etc. La falta de ejercicio y de pausas activas en el trabajo causan mayor tensión en la musculatura y puede generar dolor de cabeza migraña, cefaleas tensionales, dolor de oído, entre otras manifestaciones.
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