Conferencia de Prensa by Ulices Azurdia

Escuela Superior de Imagen Pública Maestría en Consultoría de Imagen Pública y Planificación Estratégica de Medios de Comunicación

ORGANIZACIÓN DE CONFERENCIA DE PRENSA

CÉSAR ULICES AZURDIA DEL CID Carné: 1340004 Catedrático: Licda. Isabel María Soto Mayedo Curso: Oficina de Prensa

Nueva Guatemala de la Asunción, junio de 2020

Indicie

INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................................... 3 PROCESO ................................................................................................................................................... 4 ESTRUCTURA ............................................................................................................................................. 4 INFORMACIÓN CLAVE ................................................................................................................................ 6 •

DEFINIR OBJETIVOS DE NUESTRA CONFERENCIA: .............................................................................................. 6

ORDEN Y PROTOCOLO ............................................................................................................................... 7 EL ORDEN DE LAS INTERVENCIONES: ....................................................................................................................... 7 MOBILIARIO EN LA SALA:...................................................................................................................................... 7 REFACIIÓN O LUNCH:........................................................................................................................................... 8 BANDERAS O MATERIAL DE APOYO ........................................................................................................................ 8 MEDIOS AUDIOVISUALES A UTILIZAR ......................................................................................................... 9 RESPUESTAS A PERIODISTAS ...................................................................................................................... 9 PROCEDENCIA DE PARTICIPANTES ............................................................................................................10 INVITACIÓN OFICIAL .................................................................................................................................12 PROGRAMA OFICIAL .................................................................................................................................13 DECORACIÓN OFICIAL ...............................................................................................................................14 MOBILIARIO..............................................................................................................................................15 LISTA DE MEDIOS ......................................................................................................................................16 PRESUPUESTO ..........................................................................................................................................17

Introducción

Cuando se habla de una “Conferencia de Prensa” se puede decir que es una actividad organizada por iniciativa de la Organización u oficina de comunicación que le permite difundir una información a un público seleccionado. Requiere de una cuidadosa preparación, un presupuesto amplio, esto permite manejar diferentes opciones y un perfecto análisis de la información que se va a difundir ante los medios de comunicación. Una rueda o conferenica de prensa es el acto de índole informativa planificado ya sea por una persona, organismo o entidad al que están invitados los medios de comunicación para que den información de lo que allí ocurra. El origen de la práctica de la rueda de prensa acaeció en Estados Unidos en el año 1913. Esto tras la nececidad de querer informar a la sociedad cada uno de los acontesimientos que sucedian en esa epoca. Por consiguiente, en el siguiente trabajo se realizara una estructura de planificación con cada uno de los pasos mas importantes para la elaboración de una conferencia de prensa efectiva. El objetivo principal de la realizción de esta estructura administrativa es poner en practica cada una de las especificaciones y practicas que se mantuvieron durante el curso de “Oficina de Prensa” impartido por la Licda. Isabel María Soto Mayedo en la maestría de la escuela de imagen publica de la Universidad Galileo. Las conferencias de prensa son una herramienta muy poderosa para atraer la atención de los medios y del público en general sobre un tema o un suceso determinado, pero puede resultar un arma de doble filo si no se gestiona adecuadamente.

Proceso Cuando se trata de un lanzamiento de un producto, un servicio, una campaña, durante momentos críticos en los que es necesario escuchar la voz de la empresa u organización, o cuando ocurre un suceso relevante, una rueda de prensa es la estrategia idónea para dar a conocer tu mensaje. El éxito de una buena rueda de prensa es medible en dos sentidos primordiales: al número de periodistas o personas interesadas que asisten a ella, y conseguir que la información generada se publique en los medios y se difunda entre el público al que queremos llegar.

Lanzamiento producto / servicio

Informe politico

La idea de rueda de prensa refiere a la convocatoria que realiza una entidad o una personalidad para reunir a los periodistas y comunicarles alguna informaciónde carácter informativo. Este tipo de evento, también conocido como conferencia de prensa, consiste en invitar a los medios de comunicación a un mismo espacio para que todos tengan acceso simultáneo a ciertos datos y luego puedan reproducirlos en los diarios, revistas, programas de televisión, emisiones radiales o sitios de Internet.

Algunos gobiernos tienen la costumbre de organizar ruedas de prensa de manera periódica y sistematizada. De este modo, por ejemplo, un presidente puede comprometerse a brindar una rueda de prensa todos los lunes a las 9 de la mañana en un salón de la Casa de Gobierno. Por lo general, las ruedas de prensa comienzan con algunas palabras del protagonista, quien anuncia aquello que quería difundir, y luego se procede a un espacio de preguntas por parte de los periodistas.

Es vital tener en mente lo siguiente: Realizar una rueda de prensa solamente en los casos en los que se considere la mejor estrategia para conseguir los objetivos planteados. Existen otras herramientas similares que pueden resultar más adecuadas, como ser los seminarios, las notas de prensa, las presentaciones corporativas y los almuerzos informativos o incluso las convivencias sociales.

Estructura

1. Titular: Para inciar nuestra conferencia es necesario pensar en la idea principal que se pretende transmitir durante la conferencia de prensa, resumir esa ídea en una frase, debe ser lo suficientemente creativa y atractiva para llamar la atención de los medios y público, pues es la frase con la que se identificará el evento. Cuando se lanza un producto nuevo, se deben destacar las características que lo hacen innovador más que en el hecho de que es nuevo; si se va a tratar una noticia negativa, la voz de la persona o empresa debe hablar sobre soluciones en lugar de enfocarse en el problema. 2.

Fecha: Es necesario considerar una programación para las conferencias, así como calendario y agenda, para elegir una fecha en la que nada se interponga entre el comunicado y la atención de los medios de comunicación.

3. Anticipación: El tiempo que pasa entre el anuncio de la conferencia y el momento en que ocurre debe ser suficiente para preparar un buen comunicado, contactar medios y periodistas, controlar el aspecto técnico (presentaciones, invitados, disponibilidad, etc.). Dos días antes del comunicado, se debe realizar una ronda de confirmaciones para conocer el número de asistentes más real posible. 4. Material de Calidad: Se pretnede preparar un comunicado de prensa inicial que acompañe a la invitación a la conferencia de prensa, teniendo en mente el titular del que hablamos en el punto 1 y un segundo comunicado que contenga suficiente información de contexto sobre el tema a tratar, datos duros y en general, facilite a los periodistas e invitados adentrarse en el tema y darle una buena cobertura. De ser posible, transmite la conferencia por streaming, Facebook live o bien, grábala en video y publícala en páginas web o canal de YouTube. Asegúrarse de recabar los datos de contacto de los asistentes para distribuirles fotografías, transcripciones y demás material generado durante el evento. 5. Preguntas: Al finalizar cada conferencia de prensa, se debe dedicar tiempo a una sesión de preguntas y respuestas para responder a las dudas de los asistentes y obtener retroalimentación de los mismos. Es importante, ya que representa una oportunidad para extender la idea principal de la conferencia y aclarar puntos para mejorar el entendimiento de la misma.

Información Clave Debemos generar una carpeta impresa con esta información:

• Definir objetivos de nuestra conferencia: Toda conferencia de prensa deberá tener un enfoque específico. Aún si la prensa llega al evento con interés en diferentes asuntos, no se pueden desarrollar todos al mismo tiempo, pues causaría confusión y desorden. Por eso, es necesario plantear el objetivo de la conferencia. Estos pueden ser: dar un anuncio de interés, presentar un producto/servicio, dar inicio a una campaña, etc. •

Elegir a los periodistas: De acuerdo al tema a desarrollar, conviene identificar a los periodista especializados que estarán más interesados en darnos cobertura y realizar una publicación a partir de la conferencia. Para esto podemos apoyarnos en nuestra base de datos y en periodistas con los que usualmente colaboramos.

•

Materiales de apoyo: Estos tienen que ser preparados con anticipación. Tanto los que utilicen en la presentación a manera de soporte, como el material informativo que en ocasiones se distribuye entre los periodistas asistentes. Tengamos presente que los materiales de apoyo son solo un complemento, por lo que no deben ser causa de distracción.

•

Medir los resultados: Por último, al igual que toda acción de comunicación, se debe medir qué tan efectiva fue la conferencia de prensa. Para lo cual podemos aplicar algunos indicadores como el número de medios asistentes, la cantidad de impactos producidos, el espacio dedicado en cada medio y la equivalencia en valor publicitario.

Orden y protocolo Una de las formas mas importantes es la visual de nuestra conferencia, con esto lograremos que los medios de comunicaión y los invitados se sientan comodos, por lo que un desarrollo ordenado de la conferencia siempre dará una mayor impresión de seriedad. Asimismo, si contamos con la presencia de personalidades invitadas en la mesa o panel, es importante tener en cuenta el orden de precedencia para ubicarlos en cada uno de sus asientos desigandos.

El orden de las intervenciones: Este es el orden que se utilizará para nuestra conferencia de prensa con la finalidad de darle la mayor importancia y relevancia al evento: • • • • •

1 Anfitrión, que abre el acto. 1 Presentador. 1 Conferenciante. Sillas frente a frente si la conferencia es entre dos personas (dirigido por el anfitrión). Se realizará el agradecimiento por el anfitrión.

Mobiliario en la sala: • Tamaño. (Capacidad de la sala. Hay que calcular el número de personas que van a acudir). • Número de asientos y tipo de asientos. • Disposición de asientos y acústica para enfatizar la voz y el audio a los medios. • No tener ningún distractos u obstáculo para la visión. • Ubicación y postura del orador. • Elevado sobre tarima o estrado. • Situado en la mesa presidencial. • A nivel de la audiencia. Cuando realizamos una conferencia “De Pie”, con o sin atril (El estrado o tarima debe tener por lo menos unos 20 o 30 centímetros de altura. Así, se logra reforzar la atención de los asistentes a la Conferencia de Prensa y permite que todos pueden observar sin importar la altura corporal de las personas sentadas en primera fila. Por razones estéticas, este entarimado debe estar alfombrado o cubierto por algún revestimiento). También pueden emplearse dos tipos de podio: uno individual y otro colectivo. El podio sirve de apoyo tanto para las manos y brazos del entrevistado como así también de ayuda memoria en el que se ubican papeles de consulta. El podio colectivo se utiliza cuando el entrevistado brinda una conferencia junto a sus colaboradores.

8 Los estrados de Instituciones Públicas deben llevar al frente de los mismos el escudo nacional, provincial o municipal. En caso que no se utilicen podios, la mesa del estrado debe cubrirse con un grueso mantel de paño o terciopelo, con el objeto de evitar a los presentes la antiestética visión de los pies de los entrevistados; quienes pueden dejar al descubierto ticks nerviosos o quitarse el calzado. Deben proveerse al menos dos micrófonos para sortear el pasarse continuamente éstos entre los entrevistados y así responder a las preguntas de los cronistas. Se aconseja utilizar al menos dos micrófonos, para que uno de ellos vaya de la derecha al centro del estrado y el otro vaya al centro desde la izquierda. Por la misma razón, es aconsejable que los auxiliares del área de protocolo cuenten con dos micrófonos inalámbricos para que los reporteros utilicen; uno de derecha al centro y el otro al centro desde la izquierda. Así se evitan las clásicas molestias que acarrean los cables de los micrófonos entre los asistentes. Los principales elementos de ornamentación de un salón son: • • •

Arreglos florales, centros de mesa y plantas ornamentales alfombras, tapices y piezas de arte.

No se utilizaran arreglos de grandes dimensiones ni flores artificiales; puesto que esto nos puede brindar un aspecto de funeral. Las plantas que se utilizarán deben ser sencillas y armónicas.

Refaciión o lunch: Uno de los detalles más importantes de las conferencias es la organización de un servicio de lunch. La dinámica de trabajo de los profesionales de los medios es compleja. Si incorporamos un lunch, no sólo incrementamos la posibilidades de asistencia sino también demuestra es un gesto de respeto y comprensión que será valorado por los periodistas. El lunch debe preverse, en preferencia, en horas que no coincidan con las de mayor trabajo en los medios de comunicación y deberá inscribirse en las invitaciones.

Banderas o Material de apoyo Se colocarán las banderas de lado drecho del podio o mesa principal, deben tener un orden determinado. En el caso de que solo exista una posición central (detrás de una mesa presidencial, en un escenario, etc.) La bandera nacional, siempre debe ocupar el lugar de mayor honor, es decir, el de máxima preeminencia.

Medios audiovisuales a utilizar • • • • • •

Televisión. Vídeo. Retroproyector. Diapositivas. Ordenador y cañón de proyección conectado al sistema. Pantalla.

Respuestas a periodistas Antes de sacar un lsitado de las posibles respuesstas es necesaio pensar en la audiencia, cuáles son sus intereses, cuáles son los aspectos más débiles de tu presentación, cuáles son las preguntas más lógicas. Prepárate en especial para las preguntas mas incómodas, más duras, más difíciles de responder. 1. Necesito más información para poder extenderme u opinar sobre ese tema, ¡Gracias! 2. Es un gusto contar con su presencia, en una siguiente conferencia estaré tocando ese tema de una forma mas amplia. 3. Nunca decir: “Sin comentarios”, porque lleva a pensar que estás tratando de ocultar algo. 4. Con mucho gusto, mi asistente tomara nota de sus solicitudes para yo poder contestaralas con brevedad posible. 5. Los elegidos tienen el deber de rendir cuenta de su actuación y pueden ser revocados de sus cargos. 6. Gracias a su confianza, hoy estamos trabajando de una forma mas competente. 7. Podria repetirme la pregunta de una forma mas concreta, ¡Gracias! 8. Las estadisticas no mienten, cada una de las acciones tienen una solución. 9. ¿Esto sería en cualquier calidad o únicamente de arraigados, de probables responsables? 10. Sí, con muchísimo gusto. De hecho usted tiene toda la razón.

Procedencia de participantes Modo 1. DiseĂąo de conferencia sin atril

Expertos

Expertos Moderador

Mesa principal Medios e Invitados

Modo 2. DiseĂąo de conferencia con atril

Presentador Vocero Moderador

Expertos

Expertos Conferencista principal

Mesa principal Medios e Invitados

Invitaciรณn Oficial

Programa Oficial

Decoraciรณn Oficial

Mobiliario

Lista de Medios No.

MEDIOS ESCRITOS

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12 No.

Perdiodico “Prensa Libre” Periodico “Al Día” Periodico “Nuestro Diario” Periodico “La Hora” Periodico “Siglo 21” Diario de Centro America El Periodico Diario Centro America Publi News Soy 502 Periodico Nomada Diario “Republica Gt” RADIO

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Radio Nacional de Guatemala Radio La Nueva 107.7 Emisoras Unidas Es la Noticia 949 Radio Alfa 97.3 94 FM La Marca

No.

TELEVISIÓN

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Canal 3 Canal 7 Canal 11 Guatevisión Tv Azteca Guatemala Canal Antigua Canal de Gobierno

8. 9. 10.

18-50 televisión VEA Canal TN23

Presupuesto