Escuela Superior de Imagen Pública Maestría en Consultoría de Imagen Pública y Planificación Estratégica de Medios de Comunicación
PROPUESTA DE OFICINA DE PRENSA
CÉSAR ULICES AZURDIA DEL CID Carné: 1340004 Catedrático: Licda. Isabel María Soto Mayedo Curso: Oficina de Prensa
Nueva Guatemala de la Asunción, junio de 2020
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Indice
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................................... 3 PRESENTACIÓN DE OFICINA ....................................................................................................................... 4 FUNCIONES PRINCIPALES ..................................................................................................................................... 5 COMPROMISO PRINCIPAL ..................................................................................................................................... 5 CARACTERISTICAS PRINCIPALES: ............................................................................................................................ 6 PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA................................................................................................................................ 7 RESPONSABILIDADES ESTRATEGICAS ....................................................................................................................... 7 MISIÓN: ........................................................................................................................................................... 8 VISIÓN: ............................................................................................................................................................ 8 VALORES: ......................................................................................................................................................... 8 ORGANIGRAMA ................................................................................................................................................. 9 CÓDIGO DEONTOLÓGICO ................................................................................................................................... 10 CANALES DE COMUNICACIÓN.............................................................................................................................. 11 IMAGEN CORPORATIVA ............................................................................................................................12 PLAN DE MEDIOS ......................................................................................................................................14 INSTALACIONES ........................................................................................................................................16
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Introducción
El siguiente trabajo informativo trata única y exclusivamente de la presentación oficial de un gabinete de prensa. El cual tendra como objetivo principal velar por la imagen de la empresa Azurida Communication. En este sentido, se puede comprender que las relaciones con los medios deben alejarse tanto física como organizativamente de la publicidad y, como mucho, pueden mantener contactos puntuales con los trabajos realizados por el área de Relaciones Públicas. El profesional de la comunicación debe tener clara la respuesta de las Redacciones de los distintos medios ante la información que se les ofrece desde los gabinetes de prensa de organizaciones y empresas. Esto es necesario, ya que todos los días llegan a los medios de comunicación miles de noticias. Por una cuestión lógica de falta de tiempo y de medios no se pueden incluir todas ellas: es aquí donde los medios empiezan a construir la realidad que se lee día a día, lo que hace distinto un medio de otro.
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Presentación de oficina
Nombre:
Azurdia Communication
Logotipo:
Colorimetria:
El gabinete de prensa, también conocido como: Oficina de prensa, asesoría de prensa, gabinete de medios, gabinete de comunicación, gabinete de relaciones con los medios de comunicación, gabinete de relaciones públicas o gabinete de relaciones externas. Tendrá como objetivo principal manejar las buenas comunicaciones y la imagen de la empresa Azurdia Communication ante los medios de comunicación de Guatemala, esta oficina esta ubicada en la 3ª. Avenida 12-05 Centro Comercial Euro Plaza, zona 14. Esta oficina será un organismo encargado por una empresa para gestionar todas las solicitudes de información de los medios de comunicación, así como de realizar relaciones proactivas con éstos con el objetivo de difundir determinados mensajes. Los líderes del departamento de comunicación han de generar un tipo de comunicación capaz de transmitir en todos los niveles una visión compartida y la misión, los valores y los objetivos principales de la empresa. Ese es su principal compromiso.
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Funciones Principales Estas serán las funciones o servicios principales que desarrollará la oficina de prensa: •
Organización de conferencias de prensa.
•
Orientación sobre las herramientas más apropiadas para divulgar interna y externamente sus actividades, presentaciones e investigaciones.
•
Redacción y envío de comunicados de prensa.
•
Envío de convocatorias a los medios para invitarlos a participar en conferencias de prensa, presentaciones o actividades.
•
Enlace con la prensa en la coordinación de entrevistas, tanto de periodistas que solicitan recursos de información o solicitud de entrevistas.
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Notas de prensa.
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Dosier de prensa.
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Alertas a los medios.
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Contenidos para página web y dark site.
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Informes de cobertura mediática.
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Covertura completa de protocolo en actividades formales y protocolares.
Compromiso principal
La oficina de prensa será la responsable de generar una unidad orgánica de apoyo responsable de la imagen institucional, el protocolo, las relaciones públicas institucionales e interinstitucionales, y el desarrollo de las actividades protocolares con enfoque a la información de las personas.
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Caracteristicas Principales: A contiuación se detalla cada una de las caracteristicas en las cuales estará enfocado el trabajo de la oficina de prensa.
1.
Recibir consultas de la los medios de comunicación: Una de las acciones más usuales de este sector es responder a las peticiones de los
medios de comunicación. Los periodistas suelen necesitar ponerse en contacto con las empresas para hacer preguntas acerca de alguna información relevante o destacada que quieran publicar. Para ello y con tal de no saturar el departamento de Atención al Cliente o a los propios trabajadores, el Departamento de Prensa atiende las consultas y es el responsable de poner en contacto directamente al periodista con la persona que mejor pueda atenderle. 2. Promocionar material de prensa y medios escritos internos y externos de la oficina: Otra de las funciones de este departamento es la de elaborar y difundir material útil para los medios de comunicación. Desde imágenes corporativas o imágenes de la empresa, el equipo y su directiva para el uso mediático hasta el mismo logo de la firma. También puede encargarse de elaborar dosieres institucionales, con explicaciones sobre la gestión y organización de la empresa, sus cuentas o beneficios anuales, así como un resumen de las acciones llevadas a cabo por la empresa en materia de RSC en los últimos meses, por ejemplo. 3.
Elaborar notas de prensa y otros documentos de importancia para la oficina: Una tarea imprescindible dentro del Departamento de prensa es la elaboración y
difusión de notas y dosieres de prensa, así como de otros documentos tales como artículos, columnas y editoriales. Hacer llegar a los medios información y actualizaciones sobre los últimos hechos acontecidos en la institución es imprescindible para que éstos hagan difusión de los mismos. Los artículos y notas de prensa deben incluir información sobre actividades institucionales, cambios a nivel interno y externo o decisiones importantes que deban trascender al público. Deben ser hechos noticiosos, que los medios de comunicación consideren de interés general y quieran compartir con su audiencia
7 4.
Promover y difundir la imagen de la empresa:
Con todo esto, la función última o el objetivo que persigue un Departamento u oficina de prensa es el de difundir la misión, visión y valores de la empresa entre los diferentes públicos, así como su imagen corporativa. La organización debe crear una identidad cultural y un sentimiento de pertenencia en el público Esto se consigue gracias a la colaboración con el resto de sectores de la isntitución especialmente con el Departamento de Marketing y a las acciones realizadas en comunicación y a que ésta sea gestionada de forma adecuada y eficaz. Para ello, el departamento debe establecer un vínculo con los periodistas, atenderlos adecuadamente y que esto se traslade al consumidor.
Planificación Estrategica • • • • •
Determinar objetivos a corto y largo plazo. Análizar los factores internos y externos que causa el posicionamiento de imagen de la intitución. Crear opciones estratégicas que traten esas cuestiones, priorizándolas Decidir entre las opciones mas acertadas y necesarias par ala buena comunicación de la institución. Monitorear los resultados de las etapas del proceso de planificación estratégica y el posicionamiento de la ofina ante los medios.
Responsabilidades Estrategicas Nuestras responsabilidades pueden estar integradas dentro del Departamento de Comunicación de la empresa, que se encarga de la comunicación tanto a nivel interno como externo de la organización, o dentro del Departamento de Marketing. No obstante, muchas empresas lo incluyen como un órgano independiente, gestionado por un equipo dedicado en exclusiva a la comunicación con la prensa, bajo las órdenes de un Jefe o Responsable de Prensa. Algunas apuestan por externalizar este servicio y una opción muy recurrente es acudir a una agencia de comunicación externa que realice el servicio de Departamento de Prensa de la empresa. Túatú proporciona este servicio a empresas de distintos sectores, ayudando a la empresa a acercarse a los medios y a elaborar informes o material de prensa útil.
Categorizar Información
Brindar Información Veridica
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Misión:
Visión:
Valores:
Garantizar que se mantenga informado a la ciudadanía de las gestiones y logros de la empresa, a través de los diferentes medios de comunicaciones en una forma responsable. Además, garantizar que cada ciudadano conozca los servicios que tienen a su disposición y que participen de las actividades educativas, culturales y de los eventos a desarrollarse.
La Oficina de Prensa fomentará que se divulgue la información de una forma transparente a través de los medios de comunicación radiales, televisivos y de prensa escrita en una forma ágil, clara, responsable y efectiva.. Además, fomentará un mayor grado de participación ciudadana con el fin de mantener a los ciudadanos infroamdos.
Nuestros valores corporativos definen en muchos sentidos la naturaleza de la oficina de prensa, sus actuaciones y prioridades y la manera en que entienden la actividad comercial. Es decir, son una parte esencial de su identidad como oficina. º Confianza º Transparencia º Responsabilidad º Integridad º Pasión
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Organigrama
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Cรณdigo Deontolรณgico
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Canales de Comunicación Nuestros canales de comunicación son el soporte mediante el que se transmite el mensaje desde el emisor hasta el receptor de forma cibernetica en un tiempo real. Adicional se estaran utilizando circulares, página web, teléfono, e-mail, sms, radio, prensa, televisión. Acontinuación se presentan nuestros canales de comunicación principales.
www.azurdiacommunication/somosnoticia.com.gt
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Imagen Corporativa Nuestra imagen corporativa es uno de los pilares más importantes dentro de la oficina de prensa. Recordemos que la imagen con el tiempo se convierte en reputación y así mismo describe la manera cómo nuestra oficina labora, también indica sus actividades y sus productos o servicios y de esta manera logramos entender como son percibidos por los las personas. Una empresa que dirige mal o ignora su imagen es propensa a enfrentar una serie de problemas. Recordemos que la imagen no es más que el reflejo de cómo es una compañía, de su personalidad, refleja toda una serie de valores y emociones con los que el cliente se siente identificado. Hoy en día las compañías no apuestan únicamente por vender un producto y cuanto más mejor. Van mucho más allá, ofreciendo a los consumidores auténticas experiencias, difíciles de olvidar, logrando así el boca a boca, el hacerse imprescindibles y, sobretodo, marcas cuyo consumo sea un orgullo.
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Plan de Medios Nuesro plan de medios consiste en la búsqueda y definición de las plataformas en las que se debe promocionar una marca, junto con el nombre de los medios de comunicación con los cuales estaremos trabajando y susdebidos costos tanto nacional como internacionalemnte. Este plan establecerá la mejor combinación de medios posible para lograr los objetivos de nuestra oficina de prensa con la finalidad de generar alianzas estrategicas.
Calendario de actividades
15 Listado de medios
No.
MEDIOS ESCRITOS
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12 No.
Perdiodico “Prensa Libre” Periodico “Al Día” Periodico “Nuestro Diario” Periodico “La Hora” Periodico “Siglo 21” Diario de Centro America El Periodico Diario Centro America Publi News Soy 502 Periodico Nomada Diario “Republica Gt” RADIO
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Radio Nacional de Guatemala Radio La Nueva 107.7 Emisoras Unidas Es la Noticia 949 Radio Alfa 97.3 94 FM La Marca
No.
TELEVISIÓN
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Canal 3 Canal 7 Canal 11 Guatevisión Tv Azteca Guatemala Canal Antigua Canal de Gobierno
8. 9. 10.
18-50 televisión VEA Canal TN23
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Instalaciones
Implementaciรณn de espacios abiertos y tecnologia a nuestros clientes y trabjadores.