Passed at UBC 16/11/17
Erthyglau Cymdeithasiad Undeb Myfyrwyr Prifysgol Bangor (Undeb Bangor): Is-ddeddfau
Is-ddeddf 9 – Gweithdrefn Cwynion Mae’r is-ddeddf hon yn eiddo i Fwrdd yr Ymddiriedolwyr a gellir ei diwygio gan Fwrdd yr Ymddiriedolwyr a Cyngor Myfyrwyr ynghyd â’u gweithdrefnau. Gall unrhyw fyfyriwr nad ydynt yn hapus ag unrhyw beth yn Undeb Myfyrwyr Prifysgol Bangor (Undeb Bangor) wneud cwyn. Gall cwynion fod yng nghylch unrhyw beth a chynnwys rhywbeth am dimau, adrannau, gwasanaethau, grwpiau myfyrwyr neu unigolyn. Gweithdrefn Cwynion Anffurfiol: Gellir datrys nifer helaeth o gwynion yn anffurfiol.
Y cam cyntaf yw cysylltu â’r person sy’n gyfrifol am yr adran mae’r gwyn yn berthnasol iddi e.e. Swyddog Sabothol, Ymddiriedolwr, Arweinydd Grŵp Myfyrwyr neu Aelod o Staff. Dylai cwynion gynnwys manylion cyswllt yr unigolyn sy’n gwneud y gwyn- bydd yr Undeb mewn cysylltiad o fewn 5 diwrnod gweithiol. Os datrysir eich mater ni fydd yr Undeb yn cadw cofnod gan yr ystyrir yn gwyn anffurfiol.
Proses Cwynion Ffurfiol: Os nad ydych yn fodlon ac yn dymuno dwysáu eich cwyn neu o’r gred fod eich cwyn yn rhy ddifrifol i’r broses Cwynion Anffurfiol, mae proses Cwynion Ffurfiol y gallwch ei dilyn. Dilynwch y Broses Cwynion Ffurfiol:
Os nad ydych yn foddhaol â’r ymateb wedi ichi wneud cwyn anffurfiol Os ydych yn teimlo bod eich cwyn yn hynod ddifrifol Os ydych wedi tynnu’n ôl oddi wrth eich aelodaeth â’r Undeb Myfyrwyr ac yn teimlo eich bod o dan anfantais o ganlyniad i hynny.
Cam un : Mae’n rhaid dechrau trwy gwblhau a chyflwyno ffurflen gwynion. Gellir dod o hyd i’r ffurflen ar www.undebbangor.com neu drwy ymweld â Chanolfan Myfyrwyr Undeb Bangor. Mae’n hynod bwysig bod eich cwyn yn cwrdd â’r meini prawf canlynol. Os nad yw bob cam wedi’u cwblhau ni fyddwn yn medru ymchwilio i’ch cwyn. Mae’n rhaid:
Cyfeirio eich cwyn at y Llywydd fydd yn trefnu ymchwiliad gan Undeb Bangor gyda Chyfarwyddwr yr Undeb. Os bo’r gwyn ynglŷn â’r Llywydd, cyfeiriwch y gwyn at Gyfarwyddwr yr Undeb Myfyrwyr a fydd yn trefnu ei throsglwyddo i Fwrdd yr Ymddiriedolwyr. Cyflwyno eich cwyn o fewn 28 diwrnod gweithiol i’r digwyddiad rydych yn cwyno yn ei gylch, eithr rhai achosion sy’n eithriadau. Darparu manylion eich enw, cyfeiriad, e-bost a rhif ffôn. Darparu manylion y digwyddiad rydych yn gwneud cwyn yn ei gylch.
Cam dau: Byddwn yn eich hysbysu ein bod wedi derbyn eich cwyn o fewn 3 diwrnod. Os bod eich cwyn yn cwrdd â’r meini prawf y manylir o fewn y Weithdrefn Cwynion hon, caiff ei ymchwilio ac efallai bydd gofyn i’r rheiny sy’n gysylltiedig ddarparu tystiolaeth, er ni chynhelir unrhyw wrandawiad ffurfiol. Yn rhan o’r ymchwiliad hwn, bydd y University Students’ Union (Undeb Bangor) Articles of Association: Bye-Laws
Page 1 of 2
Passed at UBC 16/11/17 Llywydd neu Gyfarwyddwr Undeb Bangor yn ystyried ag oes angen trosglwyddo’r gwyn i gorff perthnasol arall (e.e. Cadeirydd Cyngor Myfyrwyr, aelod o Staff Uwch Prifysgol neu’r Heddlu). Cam Tri: Byddwn yn derbyn ymateb ysgrifenedig o fewn 15 diwrnod. Bydd yr ymateb yn cynnwys holl ddarganfyddiadau’r ymchwiliad ac, os bo’n briodol, amlinelliad o unrhyw weithred bellach. Gall gynnwys argymhellion, newidiadau i’r modd y mae Undeb Bangor yn gweithio neu ailgyfeiriad ar gyfer ymchwiliad disgyblaethol ynglŷn ag ymddygiad myfyriwr, aelod o staff neu grŵp o fyfyrwyr. At ddiben cyfrinachedd mae’n bosib na fyddwn yn medru rhannu canlyniad yr ymchwiliad disgyblaethol wedi eich cwyn. Os ydym yn disgwyl i’r broses barhau am 15 diwrnod neu fwy o ganlyniad i gymhlethdod yr achos byddwn yn cysylltu â chi cyn gynted ag sy’n bosib. Y Broses Apelio: Os ydych yn teimlo bod gwall gweithredol yn ymchwiliad eich cwyn, neu os oes gennych dystiolaeth newydd nad oedd ar gael yn ystod yr ymchwiliad, mae hawl gennych wneud apêl i Gyfarwyddwr yr Undeb Myfyrwyr o fewn 15 diwrnod gweithiol. Bydd y Cyfarwyddwr yn penderfynu ar y modd mwyaf addas o gynnal yr arolwg ac yn cadarnhau ei benderfyniad o fewn 15 diwrnod gweithiol o dderbyn eich apêl. Os cynhelir eich apêl, arolygir y penderfyniad gwreiddiol a chaiff ei addasu fel y bo angen. Os na chynhelir eich apêl byddwn yn ysgrifennu atoch yn egluro bod hawl gennych i godi’r gwyn â Phrifysgol Bangor. Mae Undeb Bangor yn cymryd pob cwyn o ddifri. Rydym yn cadw cofnod o themâu pob cwyn ac yn eu hadrodd i’r myfyrwyr a Bwrdd yr Ymddiriedolwyr yn gyson. Caiff gweithrediadau ac adroddiadau ynghylch Gweithdrefn Cwynion Undeb Bangor eu cadw’n gyfrinachol cyn belled ag sy’n ymarferol. Wedi cwblhau’r broses hon, os bo’r myfyriwr yn dymuno, gellir trosglwyddo’r cwyn i’r Dirprwy Is-ganghellor ar gyfer Myfyrwyr er mwyn ymchwilio ymhellach a gwneud adroddiad ynglŷn â’r gwyn.
University Students’ Union (Undeb Bangor) Articles of Association: Bye-Laws
Page 2 of 2