Les rôles et les responsabilités dans les évaluations décentralisées

SECTION 5 RÔLES ET RESPONSABILITÉS ASSOCIÉS AUX ÉVALUATIONS DÉCENTRALISÉES

GUIDE D’ÉVALUATION DU PNUD 1

5. RÉSUMÉ DES RÔLES ET DES RESPONSABILITÉS ASSOCIÉS AUX ÉVALUATIONS DÉCENTRALISÉES La Section 5 résume les rôles et les responsabilités associés au développement et à l’exécution des plans d’évaluation et à la mise en œuvre, à la diffusion et à l’utilisation des évaluations décentralisées.

Le tableau ci-dessous résume les rôles et les responsabilités associés au développement et à la supervision des plans d’évaluation et à la mise en œuvre, à la diffusion et à l’utilisation des évaluations décentralisées.

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RÔLE COMMANDITAIRE/ PROPRIÉTAIRE DE L’ÉVALUATION

PERSONNE/ORGANISATION L’agence ou l’entité demandant la réalisation de l’évaluation.

Au PNUD, la responsabilité des évaluations décentralisées relève en dernier lieu des équipes de direction au niveau mondial, régional et des bureaux de pays, qui sont « propriétaires » du plan d’évaluation de leur programme. Il s’agit par ex. :

RESPONSABILITÉS        

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RESPONSABLE DU PROGRAMME OU DU PROJET

De directeurs de bureaux De représentants résidents De directeurs au niveau mondial, régional ou national

Responsable au PNUD du programme, de l’effet ou du projet évalué

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Il s’agit généralement : • Du responsable principal pour les évaluations de programmes de pays • Des responsables du programme ou projet mondial pour les évaluations de programmes mondiaux • Des responsables du

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Prend l’initiative et supervise le développement d’un plan d’évaluation complet, représentatif, stratégique et chiffré.

Responsable du respect des délais dans l’exécution du plan d’évaluation Encourage le travail d’évaluation commun au sein du système des Nations Unies et avec les autres partenaires Assure l’évaluabilité des initiatives du PNUD : des cadres de résultats clairs et complets sont en place et un suivi efficace est effectué Nomme le responsable de l’évaluation Garantit l’indépendance de l’exercice d’évaluation et en vérifie la qualité Veille à ce que des réponses de la direction soient préparées pour toutes les évaluations, et mises en œuvre au travers de mesures principales assorties d’échéances Redevable de la qualité des termes de référence définitifs, des rapports finaux d’évaluation et des réponses de la direction, qu’il valide avant leur mise en ligne dans le Centre de ressources des évaluations (ERC).

Participe au développement du plan d’évaluation et invite les parties prenantes concernées à faire de même Veille à l’évaluabilité des initiatives du PNUD dans le cadre d’un projet, d’un programme, d’un domaine thématique ou de résultats donnés.

Met en place le groupe de référence de l’évaluation avec les partenaires du projet si nécessaire Fournit des contributions ou des conseils au responsable de l’évaluation et au groupe de référence concernant les détails et le champ des termes de référence de l’évaluation et la manière dont les constatations seront utilisées Vérifie et garantit l’indépendance des évaluations Transmet au responsable de l’évaluation toutes les données et tous les documents nécessaires, la liste des parties prenantes et leurs coordonnées, etc.

Apporte ses commentaires et ses clarifications sur les termes de référence, le rapport de

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programme ou projet régional pour les évaluations de programmes ou projets régionaux Des responsables d’effet pour les évaluations des réalisations Des chargés de programme (chefs d’équipe, analystes de programme) pour les évaluations de projets

RESPONSABLE DE L’ÉVALUATION

Spécialiste ou chargé du suivi et de l’évaluation (S&E)

(autre que le responsable du programme ou projet)

Lorsqu’il n’existe pas de spécialiste ou de chargé S&E, l’unité de programme doit bien veiller à ce que le responsable du programme ou projet ne soit pas désigné responsable de l’évaluation.

Les points focaux régionaux pour l’évaluation apportent un soutien supplémentaire lorsque les capacités en termes d’évaluation sont limitées au niveau du bureau de pays. ************ Certaines des responsabilités indiquées peuvent être assumées par le point focal S&E.

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démarrage et les ébauches du rapport d’évaluation Répond aux recommandations de l’évaluation en préparant des réponses de la direction et des mesures principales pour chaque recommandation adressée au PNUD Assure la diffusion du rapport d’évaluation auprès de toutes les parties prenantes, y compris le conseil d’administration du projet Prend la responsabilité de l’exécution des mesures principales en réponse aux recommandations de l’évaluation

Participe à toutes les étapes du processus d’évaluation : a) analyse de l’évaluabilité, b) préparation, c) mise en œuvre et gestion, et d) utilisation de l’évaluation Dirige la rédaction des termes de référence de l’évaluation Participe à la sélection/au recrutement des évaluateurs externes Garantit l’indépendance des évaluations Apporte un appui administratif aux évaluateurs et leur transmet les données et les documents nécessaires Assure la liaison avec le ou les responsable(s) du programme ou projet tout au long du processus d’évaluation Présente les évaluateurs à l’unité de programme dans son ensemble, à l’équipe de direction et aux principales parties prenantes de l’évaluation, et veille à ce que l’approche d’évaluation soit pleinement inclusive et transparente Examine et valide les rapports de démarrage, notamment les questions et les méthodologies d’évaluation Examine et fournit des observations sur les ébauches de rapports d’évaluation, diffuse les rapports d’évaluation préliminaires et finaux.

Recueille et consolide les commentaires sur les ébauches des rapports d’évaluation et les transmet à l’équipe d’évaluation en vue de finaliser le rapport d’évaluation Contribue à la préparation des réponses de la direction et des mesures principales pour chaque recommandation adressée au PNUD Veille à ce que les termes de référence, le rapport final d’évaluation, les réponses de la direction, les enseignements tirés et toute autre information pertinente soient disponibles publiquement dans l’ERC, selon les délais prescrits 3

  APPUI À L’ÉVALUATION, CONTRÔLE DE LA QUALITÉ ET GESTION DU PORTAIL DE L’ERC

Spécialiste ou chargé S&E

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Points focaux S&E

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(au niveau mondial, régional ou national)

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Facilite la mise en œuvre des réponses de la direction et des mesures principales, assure leur suivi et en fait rapport chaque trimestre Facilite le partage des connaissances et l’utilisation des constatations à des fins de programmation et de prise de décisions Publient les plans d’évaluation dans l’ERC, gèrent les modifications apportées au plan d’évaluation et obtiennent leur validation auprès du point focal régional pour l’évaluation Font rapport à la direction de la conformité au plan d’évaluation, de l’application complète des réponses de la direction et des mesures principales, ainsi que des résultats de l’évaluation de la qualité Examinent et valident les termes de référence de l’évaluation, en veillant à ce qu’ils respectent les directives du PNUD Examinent et valident le rapport de démarrage de l’évaluation, en veillant à ce qu’il respecte les directives du PNUD Examinent et recommandent l’acceptation de la version préliminaire et de la version finale des rapports d’évaluation Examinent les réponses de la direction et les mesures principales Veillent à ce que les termes de référence, le rapport final d’évaluation, les réponses de la direction, les enseignements tirés et toute autre information pertinente soient disponibles publiquement dans l’ERC selon les délais prescrits Facilitent la mise en œuvre des réponses de la direction et des mesures principales, assurent leur suivi et en font rapport chaque trimestre

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GROUPE DE RÉFÉRENCE DE L’ÉVALUATION (FACULTATIF)

Les principales parties prenantes du projet/résultat, les partenaires gouvernementaux ou les donateurs, y compris des représentants des conseils d’administration des projets Doit également inclure des personnes ayant une certaine expertise technique ou expérience en matière de conception, de mise en œuvre et de contrôle de la qualité d’une évaluation. Le groupe de référence de l’évaluation ne doit pas compter de représentants du projet évalué, afin d’éviter tout conflit d’intérêts

PARTENAIRES DE L’ÉVALUATION

Partenaires gouvernementaux, parties prenantes et donateurs

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Assure un rôle consultatif tout au long du processus d’évaluation Veille à ce que les normes en matière d’évaluation, définies par le Groupe des Nations Unies pour l’évaluation (GNUE) soient respectées, notamment les garanties relatives à la transparence et à l’indépendance Fournit des conseils quant à la pertinence de l’évaluation et des questions et de la méthodologie d’évaluation, et une appréciation de la crédibilité et de l’exploitabilité des conclusions et des recommandations au regard des preuves avancées Appuie et contribue au développement des réponses de la direction et des mesures principales

Impliqués dans l’examen des principaux livrables de l’évaluation, notamment les termes de référence, le rapport de démarrage et les différentes ébauches du rapport d’évaluation Lorsque les donateurs dirigent le processus d’évaluation, le PNUD doit veiller à ce que les principaux éléments requis par l’unité de programme soient pris en compte (notamment les questions transversales).

Lorsque le PNUD dirige le processus, il doit rester ouvert aux suggestions et aux demandes des donateurs, tout en respectant ses propres exigences relatives aux termes de référence, à la conduite de l’évaluation et aux rapports d’évaluation.

Les évaluations des projets financés par des donateurs doivent être publiées dans l’ERC ainsi que les recommandations, les réponses de la direction et les mesures principales qui concernent le PNUD.

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ÉVALUATEURS INDÉPENDANTS

Cabinets de conseil ou experts externes

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 APPUI TECHNIQUE ET CONTRÔLE DE LA QUALITÉ AU NIVEAU RÉGIONAL

Points focaux/spécialistes/conseillers régionaux

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  CONTRÔLE DE LA QUALITÉ AU NIVEAU MONDIAL

Bureau des politiques et de l’appui aux programmes

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S’acquittent des obligations contractuelles conformément aux termes de référence Préparent un rapport de démarrage de l’évaluation, comprenant une matrice d’évaluation, conformément aux termes de référence, aux règles et normes du GNUE et à ses directives éthiques.

Préparent les rapports et informent le responsable de l’évaluation, les responsables du programme ou projet et les parties prenantes de l’avancement et des principales constatations et recommandations Finalisent l’évaluation, en tenant compte des commentaires et des questions sur le rapport d’évaluation. Les commentaires des évaluateurs doivent être consignés dans la piste d’audit Soutiennent le processus d’évaluation et vérifient le respect des normes institutionnelles Supervisent et soutiennent la planification des évaluations et la publication, l’exécution et la modification des plans d’évaluation dans l’ERC Examinent les demandes de modification des plans d’évaluation (changement de dates, ajout, suppression), en vérifiant la pertinence de l’argumentaire, et les approuvent dans l’ERC Apportent un appui technique aux bureaux de pays, notamment des conseils pour la rédaction des termes de référence, le recrutement des évaluateurs et la gestion des fichiers d’évaluateurs, la conduite des évaluations et leur finalisation, la préparation des réponses de la direction et des mesures principales Assurent le suivi des réponses de la direction dans l’ERC et encouragent le renforcement des capacités de S&E et le partage des connaissances.

Règlent les différends en cas de problème dans la mise en œuvre des évaluations Assure une surveillance mondiale des évaluations décentralisées et fournit des orientations en la matière Coordonne les communications entre la direction du PNUD et le Bureau indépendant d’évaluation (BIE) Conseille les bureaux régionaux et de pays sur la fonction d’évaluation décentralisée au PNUD Soutient les points focaux S&E pour veiller à ce que les plans d’évaluation soient correctement exécutés Assure le suivi de la mise en œuvre des réponses de la direction pour les évaluations indépendantes et décentralisées En coopération avec le BIE, propose des orientations aux unités de mise en œuvre du PNUD concernant l’utilisation des constatations des évaluations et des enseignements tirés 6

CONSEILS ET SURVEILLANCE AU NIVEAU MONDIAL ET RÉGIONAL

Bureau indépendant d’évaluation

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Développe des normes, des règles, des directives et des outils pour renforcer la qualité des évaluations Supervise la mise en œuvre des évaluations décentralisées et vérifie le respect des plans d’évaluation ; prépare un rapport à ce sujet Effectue un contrôle annuel de la qualité de chaque évaluation décentralisée par l’intermédiaire d’un groupe indépendant de contrôle de la qualité ; prépare un rapport à ce sujet Gère et assure la maintenance de l’ERC, et soutient les agences d’exécution pour toutes les questions techniques relatives à l’ERC Fournit des orientations relatives aux évaluations décentralisées par l’intermédiaire des points focaux régionaux pour l’évaluation

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