IBalanse 2009

i e

t

k

`09 u

n

d

e

m

a

g

a

s

i

n

f

r

a

U

n

i

M

i

c

r

o

A

S

Les hva som er nytt i sommeroppdateringen

w w w. u n i m i c r o . n o

Utfordrende tider for næringslivet gjør tema som effektivisering, kostnadskontroll og fokus på kundefordringer til aktuelle tema. Tema som vi i Uni Micro AS har hatt fokus på i mange år. Uni Økonomi® V3 er utviklet nettopp med fokus på gode løsninger for disse oppgavene. Har du spørsmål til hvordan du best kan løse dette i din arbeidshverdag, er du velkommen til å kontakte oss. Vi viser deg med glede hvordan! Årets sommeroppdatering står for tur, og med den mer enn 300 store og små endringer og en del nye funksjoner. Du finner endringer og forbedringer i flere av modulene. En utfyllende oversikt blir lagt ut på våre supportsider, og vi anbefaler alle å ta en titt her.

I dette vedlegget har vi satt fokus på de største nyhetene, som du denne gangen finner i regnskapsmodulen. Her har våre mange regnskapskontorkunder vært aktive bidragsytere til forbedringer og nye funksjoner. Vi setter stor pris på dette engasjementet.

Ta deg tid til å se litt på de nyhetene som er presentert her. Vår erfaring er at det kan lønne seg å stoppe litt opp i en travel hverdag og se på muligheter for å løse oppgaver på andre måter, gjerne sammen med en kollega over en kopp kaffe. En e-post eller en telefon til support, noen timer med en konsulent, eller kanskje et kurs? Det har vist seg mange ganger å være vel anvendt tid.

God sommer!

Richard Alexander Livesey, Salgs-og markedssjef.

H

va er nytt i sommeroppdateringen?

M

ulighet for datafangst til Uni Økonomi®

Utviklingssjef Vibeke Thorsen deler nyhetene i årets sommeroppdatering med oss.

Les om Mosoft As sine løsninger for datafangst.

I

V

Balanse:

Ansvarlig redaktør: Richard A. Livsey Redaktør: Britt Farestveit

IBalanse, et magasin fra Uni Micro AS

erv en Uni Kunde og vinn en konsulent.

Mange flotte premier!

Se siste side.

publisering - ehandel - intranett innhold - design

Nytt i sommero Nye muligheter regnskapsmodulen

i

I sommerversjonen av Uni Økonomi® V3 har vi lagd mye spennende funksjonalitet i regnskapsmodulen. Det er blant annet: periodisering nytt oversiktsbilde over regnskapsdata veiviser for å opprette nye momskoder smart bokføring ny regnskapsrapport med både tall og grafer import av kontoutskrift fra bank

Periodisering I bilagsregistrering og i fakturamottak er det nå enkelt å periodisere en inngående faktura. Trykk på knappen i Sumfeltet, og du får opp bildet for å periodisere. Her velger du hvilke måneder du skal fordele periodiseringen over, og trykker OK. Det vil nå være et kalenderikon i sum-feltet som indikerer at føringen er periodisert.

Dersom man velger å periodisere over flere år, så vil man ved første gangs innlogging i det nye året får beskjed om at det ligger periodiseringsposter klare som bør bokføres.

Bildet til høyre: Utviklingssjef, Vibeke Thorsen

roppdateringen Nytt oversiktsbilde i regnskapsmodulen Samme type oversiktsbilde som finnes i fakturamodulen har nå kommet i regnskapsmodulen, men med søk også i andre registre. Trykk på oversiktsknappen i regnskapsmodulen for å åpne bildet.

Her kan man søke i bilag, fakturamottak, budsjett, hovedbokskonto osv. Bildet gir en veldig god oversikt, og har mange søkemuligheter. Dersom man ofte bruker det samme søket, kan man lagre søket slik at det er enkelt å hente opp igjen neste gang.

Momskoder Ved hjelp av en veiviser har vi nå gjort det enda lettere å opprette nye momskoder. Når man trykker på Ny-knappen i bildet for Ajourhold av mva koder får man opp en veiviser som hjelper deg å opprette den nye momskoden.

Man har da valget mellom opprette ved bruk av mal for fordeling, dvs. at man har et prosentvis fradrag på mva importere momskode fra en annen klient lage en momskode basert på en mva kode som allerede eksisterer på klienten I stedet for at man skal måtte redigere på en formel for å få moms- og grunnlagskontoene riktige, ordner nå systemet alt for deg.

SMART bokføring Ved bokføring av inngående fakturaer kan du velge å la systemet foreslå motpostene, dette kalles SMART bokføring.

Hvis du har slått på SMART bokføring, så trenger du kun å taste inn leverandørnummer og sum. Systemet foreslår føringen på kostnadskontoene. Dette gjør den ved å finne det forrige bilaget du førte på valgt leverandør, og fordeler summen på disse kostnadskontoene og dimensjonene.

Importere fra bank

kontoutskrift

Det er lagt til et eget felt for å importere kontoutskrift fra banken din, og bokføre denne. Menyvalget finner du i Fil-menyen i bokføringsbildet.

Du må først laste ned kontoutskriften fra banken din. Du velger så hvilken bank (filter) du importerer kontoutskrift fra, henter opp kontoutskriften, for så å bokføre den. Du kan få systemet til å foreslå posteringer for deg. Dette gjør den ved at den husker hvordan du bokførte en tilsvarende postering forrige gang. I tillegg kan du velge om du vil bokføre hele kontoutskriften som et bilag eller som et bilag per linje. Dersom du ønsker å utelate enkelte linjer fra kontoutskriften ved bokføring kan disse linjene fjernes. En meget effektiv måte å bokføre på!

Ny stor rapport – økonomioversikt I regnskapsmodulen finnes det nå en ny stor rapport som heter Økonomioversikt. Denne rapporten finner du under Resultat og Balanse i rapportoversikten.

Dette er en rapport med mye data og nøkkeltall, blant annet resultatrapport (per måned og hovedtall) balanserapport graf som viser fordeling av eiendeler og gjeld/ egenkapital diverse nøkkeltall Rapporten kan være et veldig fint verktøy ved for eksempel rapportering til ledelsen i bedriften.

Ny funksjonalitet i fakturamottak I sommerversjon av Uni Økonomi® V3 er det gjort flere forbedringer i fakturamottaket. Dette gir deg som bruker bedre oversikt og en lettere hverdag.

Bedre oversikt fakturamottakene

over

I oversikten over fakturamottakene er det nå mulig å velge hvilke brukere man vil se fakturamottakene til. Nå kan man velge å se fakturamottakene til en spesifikk bruker. Dette for å gi deg som bruker en bedre oversikt over fakturamottakene.

Delvis aksepterte fakturamottak er nå lettere å finne igjen. Tidligere fant man disse kun i listen over delvis aksepterte fakturamottak. Nå vil disse vises i listen over tildelte hvis man som bruker ikke har akseptert, og i listen over aksepterte dersom man har akseptert fakturamottaket.

Mulighet for å tildele, akseptere og bokføre i detaljvisning I skjermbildet hvor detaljene i fakturamottaket vises, har det kommet knapper for å tildele, akseptere og bokføre. Veldig mange brukere går inn i det enkelte fakturamottaket for å se at opplysningene er riktige før de godkjenner. Derfor er det nå lagt til en mulighet for å akseptere direkte i dette bildet, i stedet for å måtte finne det igjen i listen over alle fakturamottak.

Bokføring i riktig år Det er lagt til et eget felt for å registrere leveringsdato på et fakturamottak. På denne måten kan man være sikker på at fakturamottaket blir bokført i riktig år, slik bokføringsloven krever. Dersom leveringen skjedde i 2008 og fakturadatoen var i 2009, skal bilaget bokføres i 2008 med dato i 2009.

For eksempel dersom fakturadato er 12.01.09 og leveringsdato er 30.12.08. Så skal bilaget bokføres i 2008 i periode 12, med dato lik 12.01.09. Dersom man prøver å bokføre bilaget i 2009 vil man få opp en advarsel med at man prøver å bokføre bilaget i feil år.

Kontoregler sjekkes allerede ved opprettelse av et fakturamottak Nå sjekkes det allerede ved opprettelse av et fakturamottak at kontoreglene man har laget er overholdt. Man får da en påminnelse på et tidlig stadium dersom konteringen man har foretatt ikke er i samsvar med kontoreglene. Dersom man ønsker det kan man velge å gå videre selv om kontoreglene ikke er overholdt, men i det man bokfører fakturamottaket blir man stoppet hvis konteringen ikke stemmer med kontoreglene.

Nytt godkjenningsnivå – Tilvising Under menyvalget ”Brukertilgang for dimensjoner” finnes det nå en innstilling hvor man kan slå på et nytt nivå for godkjenning. Dette nivået er kalt tilvising. Dette er et valgfritt nivå for godkjenning. Dersom man slår på valget, må et fakturamottak først godkjennes, for deretter å godkjenne tilvising, før man kan bokføre og betale. En del større firmaer har behov for dette nivået for å forsikre seg om at fakturaene er godkjente i riktig rekkefølge før de bokføres og betales.

Nettbutikk fra Mosoft, integrert med Uni Økonomi® ”Det å etablere en lønnsom nettbutikk kan noen ganger kreve mer enn hva mange er klar over.”

May Vivian Lering, daglig leder i To Damer AS og www.todamer.no.

For å øke trafikken til nettbutikken sin har hun blant annet: Sendt ut jevnlige nyhetsbrev til opparbeidet kundemasse, via nyhetsbrevmodulen i netthandelsløsningen fra Mosoft Annonsert på Finn.no Opprettet sin egen blogg

I dag er hun likevel sikker på at hun tok det riktige valget da hun kontaktet Mosoft.

I 2007 fikk hun et nyhetsbrev fra Mosoft om netthandelsløsninger. Hun benyttet allerede Uni Økonomi® V3, og det var fordelaktig at Mosoft Web Netthandel var integrert mot denne programpakken.

May Vivian driver en butikk, samt nettbutikk.

Hun har opplevd at kunder kommer innom etter at de har mottatt nyhetsbrev, eller funnet nettbutikken hennes. Disse kundene vet ofte hva de skal ha, og de kan ekspederes raskere.

”Oppdatert innhold er mer troverdig” Erfaringen med å starte nettbutikk blir bare bedre og bedre for May Vivian. Overraskende er det at oppfølging av nettkunder er like krevende som i butikk. Gevinsten blir likevel større når hun med nettbutikken klarer å nå kunder over større geografiske avstander.

“I begynnelsen ble jeg litt bekymret, det tok litt tid før jeg begynte å tjene penger på løsningen, men man må være tålmodig” På spørsmål om hva som kan gjøre nettsiden mer lønnsom, svarer hun slik: Nettsidene må til enhver tid være oppdatert Være først ute med nyheter Rikholdig lager for rask levering Seriøs og god kundebehandling Gode ordninger for retur og angrerett

Lær mer om Mosoft sine E-handelsløsninger som er integrert med Uni Øknomi på www.mosoft.no.

Se to eksempler: www.hobby24.no og www.vakkerthjem.no

Muligheter for datafangst til Uni Økonomi® Med Mosoft Timeregistrering ligger det til rette for god oversikt over bedriftens prosjekter. Den daglige registreringen av data fører til en løpende oversikt over pågående prosjekter, samt rask fakturering.

Timeregistrering som er foretatt i umiddelbar sammenheng med utførelse av arbeid, er mer pålitelig enn etterregistrering. En manuell løsning, eller lapper med notater er en mulig feilkilde. Det er videre en slitsom måte for å holde orden på timeføringen.

En bedrift som har dårlige registreringsrutiner kan fort tape store inntekter. Det vil også medføre at fakturaer blir sendt ut for sent, samt at bedriften har dårlig eller ingen oversikt på inntjening pr. oppdrag.

De nye mulighetene med mobil datafangst gjør at akkurat din bedrift kan velge den løsningen som er mest praktisk, og føre til at systemene rundt Uni Økonomi® blir mer effektive og lønnsomme.

De ansatte vil oppleve å ha mer kontroll over arbeidet sitt med de ulike prosjektene.

Mosoft har nå laget integrerte løsninger til Uni Økonomi®, som gir helt nye muligheter for datafangst og lønnsomhet:

Mosoft Mobil

Varer og timer registreres på mobilen, og sendes til Uni Økonomi®. Mobiltelefonløsning gir lavere investeringsterskel enn PDA og PC.

Mosoft Timereg web

Timeregistreringen foregår via en nettleser.

Denne formen for timeregistrering kan brukes sammen med Mosoft mobil.

Mosoft Timereg stempling

Touchskjerm erstatter gammeldags stemplingsur, og data sendes til Uni Økonomi®.

Mosoft Timereg Adgangskort

Dette er stemplingsur og timeregistrering som utføres via adgangskort, id-kort og byggeplasskort. I tillegg til timeregistrering, får man oversikt over personell på byggeplassen.

Via RFID kort og utplassert PC gjenkjennes brukeren, og timer registreres.

Mosoft Scheduler

Scheduler Report viser oversikt over planlagte aktiviteter i forhold til data registrert

Verv en Uni Kunde

og vinn en konsulent!

I ditt kontaktnett er vi sikker på at det finnes noen som kan ha glede og nytte av løsinger fra Uni Micro AS. Tips oss, og vi tar kontakt for en gjennomgang og avklaring.

Dersom ditt tips fører til valg av Uni Økonomi® innen 31.12.09, deltar du i trekningen av flotte vervepremier.

10 flotte premier:

3. Premie, velge en kursdag blandt våre oppsatte kurs.

Verdi kr. 2.700,-

4. – 10. Premie, Apple iPod nano 16GB gen. 4 – Silver

Verdi kr. 1.590,-

1. Premie, disponer en av våre erfarne konsulenter en hel dag. Verdi kr. 6.675,2. Premie, disponer en av våre erfarne konsulenter en hel dag. Verdi kr. 6.675,-

Total premieverdi kr. 27.180,-

Det tar kun få minutter å tipse oss!

Ta kontak med oss på telefon 55 38 77 77, eller pr. e-post: salg@unimicro.no Vi trenger navn på firma og kontaktperson du ønsker vi skal ta kontakt med, samt din egen kontaktinformasjon for deltakelse i trekningen.

Alle vinnere vil bli kontaktet direkte.