Ibalanse sommeren 2010

i e

t

k

`10

2

u

n

d

e

m

a

g

a

s

i

n

f

r

a

U

n

i

M

i

c

r

Uni 24 web regnskap s. 14 GRATIS !

NETTBUTIKK! s.13

Nytt produkt: Les om hva Uni HMS kan gjøre for deg og ditt foretak!

w w w. u n i m i c r o . n o

o

A

S

Kjære Uni bruker Årets sommer oppdatering er klar med en rekke forbedringer og oppdateringer. Vi anbefaler at du tar deg tid til å se gjennom programmet når du har oppdatert, slik at de mange forbedringer kan bidra til å gjøre din arbeidsdag enklere.

De største nyhetene denne gangen er individalger og Uni HMS. Med ny modul for individlager, kan Uni Økonomi nå utvides til å kjøre med støtte for full sporbarhet på varer fra bestilling til levering. Lagerfører du varer som må behandles individuelt, kan dette være en løsning for deg.

Uni HMS er en annen spennende nyhet, og er en web basert løsning som setter fokus på ditt lovpålagte HMS-arbeid på en enkel og lettfattelig måte. Du kan lese mer om både individlagerløsning og Uni HMS i dette magasinet.

Listen over endringen er lang, og inneholder 54 punkt. Vi kan nevne kryptering av lønnslipp på e-post med passord beskyttet tilgang for tilgang til lønnslipp, støtte for å knytte lisens til bruker, ny versjon av online backup, støtte for produktanmeldelser for opplastning til nettbutikk og støtte for individuel prising av variansvarer.

Som tidligere finner du også denne gangen nyttige tips fra vårt kundesenter. Bruk noen minutter på dette, og unngå mye unødig tidsbruk. Ta gjerne også en tur innom kundesenterets nettsider der det jevnlig blir lagt ut råd og brukertips.

Med ønske om en fortsatt god sommer!

Vennlig hilsen Uni Micro AS

H

Markedssjef, Richard Alexander Livsey

va er nytt i oppdateringen?

Hele 54 punkt er endret eller forbedret i sommerens oppdatering. Les mer om dette her. s. 1 -3

U

ni HMS

Nytt og brukervennlig system for administrasjon av HMS rutiner s. 6-7

IBalanse er et magasin fra Uni Micro AS

G

ratis nettbutikk!!!

Nå kan du med Uni Faktura få din egen nettbutikk helt gratis! s. 13

K

undesenteret

Her finner du smarte tips i arbeidet konvertering til V3 Lønn s. 8-11

Nytt i oppdateringen V3 Lisens kan knyttes til bruker eller arbeidsstasjon V3 tildeler lisensnøkler automatisk til arbeidsstasjoner etter “først til mølla”-prinsippet.

Hvis en arbeidsstasjon prøver å åpne f.eks Regnskap, og det finnes en ledig lisens på Regnskap, vil den aktuelle lisensnøkkelen automatisk bli knyttet mot arbeidsstasjonen. Du kan nå overstyre dette i Lisensadministrasjon, ved å velge Åpne når aktuelle lisensnøkkel er markert, Lisens kan dermed ”låses” mot aktuelle bruker slik at en kan logge seg på på med en annen maskin i nettverket og benytte samme lisens.

Full sporbarhet - individlager V3 har nå en datamodell som gir støtte for full

sporbarhet i systemet. Løsningen blir betegnet som ”Individlager”, i det dette åpner for å behandle hver enkelt vare individuelt. Varer med unike egenskaper, dokumenter, sertifikater og lignende kan dermed følges fra bestiling, via varemottak og lagerføring til levering. Løsningen kan kombineres med vanlig lagerstyring basert på antall, evt ingen lagerføring for varer som ikke lagerføres.

Ved bruk av individlager må du angi hvilke vare du plukker fra lager.

V3 Lønn

V3 Lønn er en funksjonsrik og godt mottatt modul i vårt økonomisystem. Ny versjon inne-

Individlager

3

Nytt i

holder flere nyheter i denne modulen. Ved bruk av lønnsslipp via e-post er det nå laget støtte for kryptering av lønnslipp og passord beskyttelse for visning av lønnslipp. For å sirke sensetive data, må en skrive inn fødselsnummer for å få

4

oppda

tilgang til lønnslippen.

Etter ønske fra mange av våre kunder viser nå fagforeningsliste trekk selv om de ikke er knyttet mot leverandør. Videre er det i V3 Lønn nå også støtte for sortering av fastlønnsposter.

ateringen V3 Nettbutikk I synkroniseringen mot nettbutikk er det nå støtte for opplastning av produktanmeldelser, samt at lageropplastingen er mer omfattende enn i tidligere versjoner.

Altinn tilgjengelig for Start kunder Runtier for elektronisk innrapportering til Altinn, er nå også tilgjengelig for våre Start kunder. Altinn er dermed tilgjengelig for alle brukere av Uni Økonomi. Du kan dermed arbeide papirløst og effektivt i alle V3 versjoner.

5

Er dere 10 ansatte i bedriften, og har et sykefravær på 6 %, utgjør dette en årig kostnad på kr.

250.000,- pr år. Dette er et forenklet bilde, men det viser at sykefravær utgjør en betydelig kostnad for norske bedrifter. Målrettet HMS arbeid er det beste virkemiddelet for å redusere sykefraværet. Forutsetningen er selvsagt at HMS arbeidet kan utføres på en effektiv og god måte.

Uni HMS setter fokus på dette, og er et godt, men samtidige enkelt og lettfattelig verktøy for HMS-arbeid.

Med Uni HMS får de ansvarlig for bedriftenes HMS-arbeid, ledelse og verneombud, enkelt tilgang til et web-basert verktøy som støtter opp under et systematisk og målrettet HMS arbeidet.

Uni HMS Målet med UniHMS er et verktøy som støtter opp under HMS arbeidet uten at man skal ha behov for kompetanse ut over det myndighetene krever i form av HMS-kursene “Grunnopplæring i Arbeidsmiljø” og “Obligatorisk HMS-opplæring for ledere”.

UniHMS er en web-basert løsning for å registrere aktiviteter i forbindelse med HMSarbeidet, og holde oversikt og kontroll over aktiviteter og avvik.

6

Du får tilgang til lettfattelige maler for kartlegging av avvik og risiko, og verktøy for planlegging og oppfølging av aktiviteter og avvik.

Alle registrerte data gir gunnlag for enkel uthenting av presentable PDF rapporter, som vil kunne være etterspurt for eksempel i forbinnlese med en anbudsbesvarelse.

Når du registrerer en hendelse eller et avvik, vil du samtidig bli spurt om å ta stilling til konsekvense og sannsynlighet for at hendelsen eller avviket inntreffer. På bakgrunn av disse opplysningene får du opp en oversiktlig risikoprofil for bedriften, der du lett kan se hvilke avvik du bør prioritere først.

7

B r u ke rti p s Konvertering til V3 Lønn.

Vi er nå inne i en periode der vi puljevis lar våre kunder installerer og ta i bruk nye V3 Lønn. Her skal vi se nærmere på et par forhold som kan være nyttig å sjekke i forbindelse med konverteringen.

1.

Er det satt opp lønnsart for alle 3 feriepengekategoriene i deres systeminnstillinger ?

Manglende oppsett kan gi feil i feriepengelister etter konvertering. Det kan være lurt å sjekke dette allerede før konvertering, se bildet over.

Vi erfarer at en del kunder mangler fullt oppsett her, eller at samme lønnsart er satt opp på flere linjer.

I Classic lønn finner du dette under Ajourhold – Klient/system – System.

2.

Kontroller oppsettet på ny lønnskjøring i nye V3 Lønn.

Leder for kundesenteret, Rune Lavik 8

Straks etter konvertering er det lurt å kontrollere innstillingene i den nye lønnskjøringen, se bildet over. Vær spesielt obs på fra-til dato, senere lønnskjøringer vil gå ein måned fram i forhold til Til dato her. Sjekk samtidig at kjøringsnummer, status og termin er korrekt.

kommer bildet Utskrift av blanketter, her velger du ønsket blankett og klikker på ikonet for epost.

Jeg er ny i V3 Lønn, hva trenger jeg vite om mitt nye lønnsprogram ?

Vi har lagt stor vekt på å gjøre funksjoner og menyer mest mulig lik den våre kunder er vant til fra Classic lønn. Classic lønn er gjennomprøvd og videreutviklet i samarbeid med våre kunder over mange år, derfor er oppbygningen viderført, slik at du slipper følelsen av å å venne deg til et helt nytt program etter overgang til V3 Lønn.

Du får da opp en liste over alle ansatte som er med i lønnskjøringen. Sjekk at alle er er haket av er haket av med Valgt. Er noen ansatte haket av med Utskrift? Sjekk ansattkortet, her skal det være registrert en gyldig epostadresse og være

Men noen forskjeller er det og her har vi samlet de funksjonene som vi oftest får spørsmål om fra våre kunder etter konvertering.

1.

Nullstille lønnskjøring

Denne funksjonen er litt endret og gjort lettere.

Du er inne i bildet for lønnskjøring, blar deg tilbake til lønnskjøringen som skal nullstilles, du endrer status fra avregnet/bokført til klar. I det du lagrer får du spørsmål om du vil nullstille kjøring, svarer ja, og alle manuelle poster er automatisk tatt vare på. Enkel, men litt annerledes

merket med Lønnslipp som epost.

Nytt er også at den vedlagt lønnslippen er kryptert, i samsvar med pålegg fra Datatilsynet, slik at den ansatte kan åpne lønnslippen med sitt fødselsnummer. Datatilsynet slår fast at lønnslipper sendt elektronisk ikke åpent kan inneholde fødselsnummer, mens Skattedirektoratet krever at alle lønnslipper må inneholde fødselsnummer. Løsningen tilfredsstiller kravene fra begge instanser.

Jeg vil se tidligere år i lønn.

2.

Sende lønnslipper på epost

Denne funksjonen finner du nå i bildet for lønnskjøring. I det du kjører en lønnskjøring,

9

Du har gjerne bare konvertert inneværende år til nye V3 Lønn, i samsvar med våre anbefalinger.

Nå ønsker du å sjekke noe inne i et tidligere år.

Enkleste metode er da å stå i Hovedmeny, høyrklikke mens du står på riktig klient og sette på hake for Bruk Classic Lønn i stedet for V3 Lønn.

Neste gang du åpner lønn har du tilgang til alle dataer som ble laget i det gamle Classic. Fjern haken når du er ferdig.

Nettsynkronisering.

Dette er en fin funksjon som har vært i Uni i mange år. Nettsynkronisering sørger for at når du arbeider inne på for eksempel en ordre, er denne låst for andre brukerer. Dermed kan du fullføre dine registreringer, samtidig som andre kan ikke lagre ny informasjon på samme ordre før du er ferdig.

Vanligvis legger du lite merke til nettsynkroniseringen. Men har en bruker vært uheldig ved lukking av programmet, for eksempel ved strømbrudd, kan denne ordren/ fakturaen feilaktig være låst av denne brukeren, feilmeldingen du får kan variere etter hvor du er i programmet, oftest meldingen . . is already in use . . . eller . . er i bruk av . . (navn på bruker). Løsningen er da velge Fil – Systemverktøy – nettsynkronisering og slett, se bilde.

10

Systemsjekk.

Denne funksjonen har vi hatt i noen år og kom i forbindelse med vår LiveUpdate. Systemsjekk sjekker vel alle filer i din installasjon og oppdaterer disse. Disse viktige for funksjoner og rapporter i Uni. Brannmurprogram, virusprogram, brukerkontroll osv kan ha hindret at disse er blitt riktig installert.Aktiver denne fra Hovedmeny – Administrasjon.

Kjør gjerne denne gjerne etter oppdateringer av programmet (LiveUpdate).

Du må være administrator i ditt system for kunne kjøre Systemsjekk og LiveUpdate.

Fra venstre: Utviklingssjef Vibeke Thorsen, salgssjef Kjartan Solvi, leder for konsulentene, Ivar Bergo og leder for kundesenteret, Rune lavik. Foran Stig Sellevold, produktssjef.

11

Uni Micro strekker seg litt lenger, og tilbyr IT support også utenfor det din supportavtale dekker.

Bakgrunnen for dette er et stadig økende behov for It teknisk support de siste år. Teknologien har for alvor gjort sitt inntog også i mindre kontormiljø, og mange sliter med å henge med.

Løsningen blir da gjerne å hyre inn eksterne konsulenter for å gjøre jobben. Hvorfor bruke flere instanser når våre teknikere i tillegg til å bistå deg i Uni-sammenheng, også hjelper deg i mål med de andre It-tekniske problemstillingene du måtte ha?

Teknisk Team Eksempel på saker du kan få hjelp til er:

•

Oppsett og installasjoner

•

Optimalisering

•

Databaseflytting og serveroppgradering

•

Avansert feilsøking

•

Pc/Server-feil

Våre teknikere er sertifisert på en rekke Microsoft-produkter, blant annet Windows Server, SQL server, Windows 7 m.m og har til sammen over 25 års erfaring. Noe som gir deg som kunde en trygghet om at du er i de beste hender.

Vi opererer også med en svartid på 1 arbeidsdag, som fører til rask respons, og løsning av problemene. Timene regnes som vanlig konsulntarbeid. – Kristian Nese, IT-sjef og Teamleder teknisk.

12

Gratis nettbutikk med Uni Økonomi V3 Faktura åpe nt hel døg e net

I høst har vi gleden av å tilby en gratis nettbutikk sammen med Mosoft:Web.

er klar for å ta imot ordrer.

Denne butikken har begrensninger når det gjelder antall produkt, design og fremvisning av produktene. Det er uansett en ypperlig måte å prøve ut nettsalg, samt at det er vederlagsfritt.

En stadig mer datavant og kjøpekraftig gruppe står klar til å kjøpe på nett. Den moderne forbruker forventer å finne dine varer og tjenester på internett og tar avgjørelsen uten at du som selger har mulighet til å påvirke - annet enn gjennom din nettside. Dette har vi tatt på alvor og tilbyr nå våre kunder å sette opp en gratis nettbutikk fra Uni Økonomi V3 Faktura.

En veiviser i vår fakturamodul hjelper deg i gang.

Her vil du enkelt kunne registrere kontaktinformasjon og betingelser for kjøp. Du kan også legge inn logo og plukke varer til nettbutikken.

Når veiviseren er ferdig, settes butikken opp og

Hvis det viser seg at du skulle ha behov ut over det denne butikken kan levere, kan du kontakte Mosoft:Web, eller en av våre andre integrasjonspartnere. En oppgradert nettbutikk vil i tillegg kunne inneholde eget design/utforming og sikre treff fra søkemotorer. Det samme gjelder produktrelasjoner og flere betalingsalternativer.

Om du ikke allerede har en nettbutikk, håper vi du benytter anledningen til å prøve nå!

13

Kom m e r. . . . .

Inngangsportal for regnskapsførere og revisor – kraftig og enkelt!

Inngangsportal for regnskapsførere er en tjeneste som lar din regnskapsfører logge seg på online, og føre bilag integrert med ditt lokale regnskap. Det er også mulig å utføre forespørsel på konto og bilag, samt kjøre økonomiske rapporter.

Fordelen med en slik løsning er at regnskapsfører slipper å være fysisk til stede i ditt lokale nettverk.

Du slipper også kompliserte datautvekslinger og filoverføringer. Dette er heller ingen terminalserver løsning som gir andre tilgang til ditt nettverk.

Du har selv hele tiden full kontroll over hvem som får lov til å logge seg inn, og om tjenesten skal synkronisere data automatisk, eller aktiveres manuelt. Løsningen er nå klar for testing, og er beregnet å være i salg fra september.

14

Nettsky eller Cloud computing er et relativt nytt begrep.

Uni og nettsky en.

Det handler om enorme serverklynger som tilbyr sikker lagring og kjøring av programvare på nettet.

Stadig mer data befinner seg ute i nettskyen, det vil si på gigantiske serverparker hos store leverandører som har laget nettbaserte lagringsløsninger.

Denne modellen som kalles Software as a Service (SaaS), eller Software + Services. De største aktørene er Microsoft , Amazon, Google m.fl.

Microsoft’s verktøy for å bygge løsninger på nettet heter Windows Azure.

Allerede fra i høst kan brukere av Uni Økonomi ta i bruk flg. rutiner på nettskyen:

Uni Micro har tatt i bruk dette utviklingsverktøyet og kan allerede levere enkelte løsninger på nettskyen. Dette gir hurtig og fleksibel dataregistrering og informasjon.

• Gjøre oppslag på kontoer og bilag.

• Bokføre regnskapsbilag.

Vår strategi er å utvikle våre systemer for tilgang gjennom nettskyen.

• Ta ut regnskapsrapporter.

• Tilgang for revisor og evt. ekstern

Dette kommer som et tillegg til dagens systemer, og vil gi deg som bruker flere valgmuligheter.

regnskapsfører.

• Reiseregning

Uni24 har vi kalt er den nettbaserte delen av våre forretningssystemer.

• Online backup.

15

Uni Økonomi® V3 i ny drakt!

Neste versjon av Uni Økonomi er allerede i test, og vil bli lansert i løpet av høsten. Uni Økonomi V3 kommer da i helt ny drakt, og har fått et nytt og mer moderne grensesnitt, som står mer i stil med den moderne teknologien systemt bygger på. Her kan du glede deg til mange spennende nyheter, der vi har satt hovedfokus på design, men selvsagt ivartatt vårt gode rykte som brukervennlige løsninger.

Uni Micro As Øvre Helland 5729 Modalen Tlf. 56 59 91 00 Fax. 56 59 91 01

16

Modalen • Haugesund • Bergen • Oslo