FLYT - 2/2014 by Uni Micro AS

Konsulentvarer

A-ordningen Tips &triks

Uni fremover

FLYT Kundemagasin fra Uni Micro AS Nr. 2/14

Innhold: 6 Webkurs

Årets opplegg med webkurs har blitt en suksess 9 Tour de Lofoten

På kundebesøk i vår nordligste landsdel

12 A-ordningen Viktige ting å vite om den nye innrapportertingen til Staten

20 Sosiale medier De nye platformene åpner for nye muligheter 24 Tips&triks

Tips fra kundesenteret 26 Konsulentvarer

Vi tilbyr skreddersydde løsninger 30 Nye ansatte

Møt Norman og Jorge 32 Nytt i systemet

Hva er nytt siden sist? 42 Høy aktivitet

Vi er mye ute på messer og møter, se hvor vi skal i høst 46 Uni fremover

Se hva som kommer

PÅ LEDERPLASS Kjære Uni bruker! Da er sommeren her, og det betyr gjerne litt roligere tider for dem som jobber med regnskap. For oss er sommeren tid for å evaluere den travle tiden vi har bak oss og rette blikket fremover med fokus på hva vi kan gjøre bedre.

Nytt fakturamottak Sommeren 2014 lanseres nytt fakturamottak i Uni Økonomi V3. Programforbedringen gir våre kunder en ny og moderne arbeidsflate for å håndtere både inngående faktura og arbeidsflyt. Blant annet har vi nå bygget inn en mer fleksibel arbeidsflyt med muligheter for

I Flyt vil dere finne nyheter fra utvikling,

flere godkjenningsledd, roller og anledning

med nærmere beskrivelse av hva som er

til å arbeide med dokumentene før de blir

lansert og hva som kommer til høsten.

tatt inn som bilag.

Et godt økonomisystem vil gi dere over-

Modulen vil bli gjort tilgjengelig til kunder

sikt over aktiviteter, kunder, historikk,

fra 1. juli og utover høsten. For de som

kjøpemønster, dokumenter og utvikling.

ønsker å gjøre seg bedre kjent med

Med riktig bruk av Uni Økonomi vil dere ha

modulen før oppstart anbefaler vi å ta

et godt utgangpunkt til å kunne gjøre de

kontakt med en av våre selgere eller delta

riktige valgene for hvordan øke lønnsom-

på et av våre webkurs.

heten i selskapet. I forhold til maksimal utnyttelse av økonomisystemet vil jeg nevne bedriftsinterne kurs som en god mulighet til å gjøre dere bedre i stand til å utnytte økonomisystemet. Vår erfaring er at en gjennomgang med fokus på optimal bruk av systemet tilpasset den enkeltes behov, ofte medfører endringer i rutinene som kan være meget tids- og kostnadsbesparende, og bidra til høyere

EHF - en ny fakturahverdag Fra 1.7.2012 ble det pålagt å sende faktura på EHF (Elektronisk Handels Format) til alle statlige foretak. Og fra 1.1.2015 blir det pålagt å sende faktura på EHF til alle kommunale selskap og foretak. Hittil i år har antall kunder som har tatt i bruk vårt Aksesspunkt for å sende og motta elektroniske fakturaer økt betraktelig.

lønnsomhet så snart de nye rutinene er på

Glem alt som heter porto, utskrift eller

plass.

post. Med EHF kommer fakturaen frem til

mottaker kun kort tid etter at den er sendt,

ordren og sikrer lave driftskostnader både

direkte fra ditt økonomisystem. Du har

på utstyr og programvare.

større kontroll på når, og om, fakturaen kommer frem. Med EHF går alt elektronisk, og det papirløse regnskapet er innen rekkevidde. • Ingen åpning av post • Ingen scanning av papirfaktura • EHF-fakturaen leses direkte inn i løsningen for elektronisk fakturahåndtering • Fakturatolken er 100% nøyaktig ved innlesing av data. • Tids- og kostnadsbesparende • Miljøvennlig

Web, nettbrett og mobil er en perfekt arena for rapportering. I Uni24 ledelsesinfo finner dere oversikt over nøkkeltall med en enkel vurdering av økonomien i bedriften, grafisk fremstilling av både resultat og balanse med tabeller for å vise utviklingen siste to år, og oversikter over utvikling på faktura, ordre og tilbud.

A-ordningen A -ordningen skal innføres fra 2015. Dette vil medføre store endringer for alle som arbeider med lønn når det gjelder rapportering til myndighetene. Vi er i full gang med omfattende endringer i lønns-

Uni24 i skyen Uni24 er Uni Micro sitt webbaserte regnskapsprogram. Det gir deg tilgang til viktige funksjoner og nøkkeltall i systemet når som helst, hvor som helst. Data flyter sømløst mellom Uni økonomi og Uni24 slik at du alltid er oppdatert. Med Uni24 kan du enkelt logge deg på ditt økonomisystem når du vil, hvor du vil. Ordrer, fakturaer og notater som du lager ute på reise eller kundemøte, blir automatisk synkronisert mot økonomisystemet på kontoret og hos regnskapsføreren. Dette gir deres bedrift fordeler som rask og god kundebehandling, at alle varer og produkter kommer med på

modulen og skal ha på plass en god løsning som håndterer dette i løpet av høsten. Vi vil i høst tilby kurs vedrørende endringene i lønnsmodulen som følge av innføring av A-ordningen og hva dette betyr for den enkelte lønnsmedarbeider. Til slutt vil jeg anbefale kundene våre å følge med på våre nyhetsbrev om kommende oppdateringer/ nyheter og kurs mm. Dersom dere har spørsmål eller innspill til oss håper vi dere tar kontakt.

Da gjenstår det bare å ønske dere en riktig god sommer!

Integrasjonen mellom UniMicro og Hokas gir en enkel løsning med færre utestående fordringer.

Løsningen består blandt annet av: • Integrert automatisk løsning • Systematisert fakturaoppfølging • Tilpasset kundeoppfølging • Kundelogin så alle kan se egne fakturaer

hokas.no/unimicro

Annonse

WEBKURS EN SUKSESS

Denne våren har vi holdt en rekke webkurs i ulike temaer. Kursformen er en effektiv måte for oss å vise muligheter og løsninger i programmet og for alle våre kunder til å oppdatere seg på interessante fagfelt og nyheter. Kursene er enkle å komme i gang med. Hver kursdeltaker mottar en kode for pålogging til skjerm og et telefonnummer

• Feriepengerutinen • Uni 24 Ordre og Faktura • Uni 24 Regnskap, Ledelsesinfo og Fakturagodkjenning • Uni Hjemmeside • Uni Nettbutikk

for oppkobling. Når dette er gjort er dere i gang med kurset. Fremover vil vi fortsette med både nye og eksisterende webkurs i tillegg til våre

Denne våren har vi holdt kurs i temaene: • Årsavslutning Regnskap

alltid å finne tidsaktuelle kurs for flest mulig, og dersom din bedrift har tema som dere ønsker belyst oppfordrer vi dere til å

• Årsavslutning Lønn

ta kontakt med oss på: kurs@unimicro.no

• EHF

For å holde seg oppdatert på vårt totale

• Effektive faktureringsrutiner • Effektiv håndtering av inngående faktura

tradisjonelle klasseromskurs. Vi prøver

kurstilbud gå inn på våre kurssider

kurs.unimicro.no for å finne kurset som passer for deg. Der finner du også priser og påmeldingsfrister.

Annonse

TOUR de

LOFOTEN Vi i Uni Micro er leverandør av

nordover til Sortland og Harstad.

programvare til bedrifter over hele landet.

Vi kunne blant annet presentere nye

I vårt digitale samfunn kan mye

moduler som FakturaPrint, hvor

informeres om og avtales via telefon og

fakturaen sendes direkte til Nets som

fjernoppkobling, men det er likevel viktig å

printer og sender den ut til kunde.

treffe gamle og nye kunder ansikt til

I tillegg brakte vi nyhetene om

ansikt for en prat rundt dagens løsning,

Uni24 Fakturagodkjenning og

kartlegge behov og presentere nye

Uni24 Ledelsesinfo.

moduler og tjenester. Vi har fått en stor kundemasse og rekker ikke å besøke alle, men Salgsavdelingen vår har planer om å besøke mange av kundene i løpet av sommeren og høsten. I begynnelsen av april reiste Caroline, en av våre salgskonsulenter ved Oslokontoret, til Lofoten og omegn for å besøke eksisterende og potensielle kunder. «Turen tok meg ganske langt ut på

Lofotarmen, som viste seg på sitt beste. Det er lange distanser, og på vei til flere hyggelige kundemøter fikk jeg oppleve fantastisk norsk natur og atmosfære – en spektakulær kystlinje med snøkledde fjelltopper og sjarmerende fiskevær», forteller Caroline. De første dagene stod kundebesøk i Ballstad, Gimsøy, Henningsvær og Svolvær på agendaen, før reisen gikk videre

Med selgere i Oslo, Bergen, Modalen, Haugesund, Stavanger og Trondheim dekker vi stadig større områder av landet. I tillegg tar vi også turer til de stedene vi ikke er representert enda. For oss i Uni Micro er det viktig å treffe eksisterende kunder for å informere om nyheter i løsningene våre, samt få tilbakemeldinger fra brukerne på hvordan vi kan lage enda bedre løsninger fremover.

DETALJVIRKSOMHET

I STERK VEKST Vi i Uni har gjennomført en leveranse til DentalSpar AS i Drammen. De er en detaljist som selger forbruksmateriell og utstyr til tannklinikker over hele Norge. I tillegg til Uni Økonomi har vi også levert Uni Nettbutikk. I salgsprosessen var vi i hard konkurranse med Visma og Microsoft Dynamics. Valget falt til slutt på løsningen som vi i Uni Micro tilbød. Et valg daglig leder i DentalSpar AS, Trygve Hagness, er meget godt fornøyd med. Varene sendes direkte fra Tyskland til

Trygve Hagness

kundene i Norge. Dette er løst med filutveksling på xml-format mellom DentalSpar AS og deres tyske leverandør. Ordrene sendes til Tyskland på fil. Når varene sendes, mottar DentalSpar AS en fil fra leverandøren i Tyskland på hva som

DentalSpar AS: •

norskeid

faktisk er levert. Deretter sendes det et fakturagrunnlag til kundene fra

Startet i 2009 og er 100%

•

Leverer forbruksvarer og

Uni Økonomi. Fakturagrunnlagene samles

utstyr til offentlige og

opp og faktureres kundene en gang

private tannklinikker over

pr måned via DnB Factoring.

hele landet

Den tyske leverandøren har over 140.000

•

Markedets største

varer i sitt sortiment. Det er derfor laget en

sortiment av forbruks-

vareklient hvor DentalSpar AS henter inn

materiell og utstyr til

nye varer til sin Uni klient når kundene

tannleger

etterspør nye varer. I tillegg kjøres oppdatering av vareinfo og innlesning av nye varer hver kveld via en xml-fil.

•

Omsetningen i 2013 på kr 18,3 millioner

I Uni Nettbutikk gir de kundene mulighet til å opprette egne handlelister slik at registrering av bestillinger går raskt. Trygve Hagness er godt fornøyd med totalleveransen og sier:

«Uni Micro hadde det klart beste tilbudet og de har også levert et godt gjennomført prosjekt. Med Uni Økonomi og Uni Nettbutikk har vi gode verktøy å møte den fremtidige veksten med. I løpet av de første 9 månedene med ny nettbutikk har vi hatt en omsetningsøkning på webordre på over 8 %».

Kaster du penger ut gjennom vinduet? Svaret er JA, hvis du:

Svaret er NEI, hvis du:

Printer, pakker, frankerer og sender dokumenter til signering hos kunder.

Sender dokumenter direkte fra Uni Økonomi til signering med BankID.

Har du spørsmål eller ønsker å aktivere dokumentsignerings-funksjonen i Uni Økonomi? Snakk med din Uni Micro representant eller kontakt Signere.no direkte på e-post: salg@signere.no eller telefon: 55 08 90 80.

11 DIGITAL SIGNATUR TRYGT OG ENKELT

HVA ER A-ORDNINGEN Det siste året har du kanskje hørt om EDAG eller A-ordningen i forbindelse med lønnsrapportering. Det navnet som blir brukt videre er A-ordningen. Men hva er nå denne A-ordningen? A-ordningen er en ny, felles ordning for rapportering av opplysninger om ansettelser og lønn for arbeidsgivere og andre opplysningspliktige, gjeldende fra 1. januar 2015. Når A-ordningen trer i kraft skal lønnsopplysninger rapporteres minst en gang i måneden, senest den 5. i måneden etter at lønnen ble utbetalt. Første rapporteringsfrist i A-ordningen er derfor 05.02.2015. Bedriften skal rapportere til A-ordningen ved å sende A-meldinger. A-meldingen erstatter 5 skjema som du tidligere rapporterte separat, og til ulike tider.

De skjemaene er: •

Lønns- og trekkoppgave (RF-1015)

•

Årsoppgave for arbeidsgiveravgift/ Følgeskriv til lønns- og trekkoppgaver (RF-1025)

•

Terminoppgave for arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk (RF-1037)

•

Oppgave til lønnsstatistikk/SSBstatistikk (RA-0500)

•

Melding til AA-registeret (NAV 25-01.10)

A-ordningen er altså en helt ny rapporteringsform. Et av formålene med denne nye rapporteringsformen er at du skal slippe å levere de samme opplysningene flere ganger.

LÆR MER OM A-ORDNINGEN På www.altinn.no finner du denne knappen.

Der vil du få opp all tilgjengelig informasjon om A-ordningen og A-meldingen.

Veiledningen og Kodespeilet er dokumenter som det er lurt å gjøre seg kjent med.

Etter hvert som vi har klar informasjon om hvordan dette vil fungere i Uni Økonomi®, vil vi legge ut informasjon om dette på Nytt fra kundesenteret og på våre nettsider: support.unimicro.no

Nye begreper Med A-ordningen så faller de gamle lønns- og trekkodene (LT-kodene) bort. I A-ordningen får vi i stedet beskrivelser av ytelser. De er delt inn i ulike ledd. Du må oppgi Inntektstype (Lønn, Ytelser fra det offentlige, Pensjon/trygd, Næringsinntekt) og Type fordel (Kontantytelser, Naturalytelser, Utgiftsgodtgjørelser). For enkelte av ytelsene skal det oppgis en videre presisering; en Beskrivelse. Et eksempel her er alt det som tidligere ble oppgitt i LT-kode 111-A. Det vil nå være Lønn – Kontantytelse, men det skal også spesifiseres med ytterligere beskrivelse.

De ulike beskrivelsene er: • Fastlønn • Timelønn • Faste tillegg • Uregelmessig tillegg knyttet til ikke-arbeidet tid • Bonus • Overtidsgodtgjørelse • Styrehonorar og godtgjørelse i forbindelse med verv • Kommunal omsorgslønn og fosterhjemsgodtgjørelse • Sluttvederlag • Feriepenger • Annet

Dette betyr at alle vil måtte gå gjennom lønnsartregisteret sitt og tilpasse det til det nye begrepene.

Andre nye begreper er: • Opplysningspliktig: den du rapporterer for, f.eks. en arbeidsgiver. Dette vil i Uni Økonomi lønn være organisasjonsnummeret som er oppgitt i Klient/System. • Virksomhet: underenhet til opplysningspliktig som er registrert i Enhetsregisteret. Dette vil i Uni Økonomi være bedrifts-/ organisasjonsnummeret som den enkelte ansatte er knyttet mot. Du oppretter disse på Faste register – Lokalisering. • Inntektsmottaker: den som mottar lønn, pensjon, ytelser m.m. Dette er de ansatte i ansattregisteret i Uni Økonomi lønn. De identifiseres via personnummeret eller D-nummeret på ansattkortet.

Her er et eksempel på beskrivelse av ytelsen Firmabil, lt-kode 118-A. Beskrivelsene ligger nå direkte på lønnsarten.

UNI ØKONOMI OG

A-ORDNINGEN Endringer i programmet Vi jobber for tiden for fullt med å klargjøre Uni Økonomi V3 lønn for innrapportering av A-meldingen. Det blir endringer

tiden vil hjelpe oss å lage en best mulig løsning frem til ordningen trer i kraft i 2015. Vi har valgt å kjøre både små og store bedrifter i prøvedrift.

på ansattkortet med mulighet for å definere flere stillinger/arbeidsforhold på den enkelte ansatte. Det lages også et eget system for å registrere permisjoner og permitteringer. I tillegg lages det støtte for å knytte lønnsarter mot de nye beskrivelsene av ytelser. Det skal også lages konverteringsrutiner for å hjelpe den enkelte bruker mest mulig med å knytte ansatte og lønnsarter mot de nye begrepene.

Kurs og opplæring Når vi nærmer oss nyttår vil vi komme med mer informasjon om hvordan du tilpasser

Pilot/prøvedrift

deg A-ordningen i Uni Økonomi lønn. Det

I løpet av sommeren og høsten skal

nettkurs), og det vil komme både skriftlig

utvalgte pilotkunder starte opp prøve-

informasjon og nye opplæringsfilmer.

vil bli satt opp kurs (klasseromskurs og

drift på A-ordningen. Det vil si at fra juni av vil enkelte bedrifter rapportere fra Uni Økonomi på den nye ordningen. Pilot-

Oppdatering av programmet

kundene er valgt ut på bakgrunn av at de

Oppdateringen vil komme senest i løpet av

har lønnsforhold av ulik karakter som vi

januar. Du må få på plass denne oppdater-

ønsker å teste rapporteringen av. De

ingen før du kan rapportere A-meldingen

erfaringene vi får i løpet av prøvedrifts-

til A-ordningen.

Hvordan kan du forberede deg på

A-ORDNINGEN Det er enkelte grep du kan gjennomføre nå som vil forenkle overgangen til A-ordningen. Gå gjennom ansattregisteret ditt: •

•

Sett sluttdato på alle ansatte som

lønn om ansatt-/sluttdato stemmer

alle ansatte som har sluttet, inkludert

med de opplysningene du har

de med status Ikke aktiv.

registrert i AA-registeret.

Sett inn Ansatt dato forholdet) på alle aktive ansatte. Fyll inn Stillingskode på aktive ansatte. (Dersom du ikke har stillingskoder i registeret, trykk

Søk-knappen så vil du få tilbud om å importere kodelisten.) •

Fyll inn Stillingsprosent på aktive ansatte. (Er denne ikke fylt ut blir det oppfattet som 100 i stillingsprosent)

Kontroller at opplysningene du har i

har sluttet. Du bør ha sluttdato på

(startdato for arbeids-

•

UNI MICRO PÅ SOSIALE MEDIER

For mange er sosiale medier blitt en naturlig del av hverdagen. Vi i Uni Micro har denne våren økt vår tilstedeværelse og aktivitet på sosiale medier som LinkedIn, Facebook, Google+, Twitter og Instagram. Uni Micro AS ønsker at nyheter og informasjon om virksomheten er lett tilgjengelig for potensielle og eksisterende kunder og interessen-

FACEBOOK:

ter, og vil fremover gi store og små

https://www.facebook.com/unimicro

oppdateringer gjennom sosiale medier. På de ulike sosiale plattformene vil det bli lagt ut nyhetsbrev, informasjon om produkter, presentasjon av nye moduler og tjenester, kurstilbud, bilder,

https://twitter.com/unimicroas

GOOGLE+: https://plus.google. com/u/1/105983399313367129076

INSTAGRAM:

elektronisk kundemagasin,

@unimicro

messedeltakelse, arrangementer

LINKEDIN:

og aktiviteter, sponsorater, kundereferanser med mer.

Velkommen til våre sider på sosiale medier!

TWITTER:

http://www.linkedin.com/company/ uni-micro-as

EN GOD

NYHET

En god nyhet for deg som bruker Uni Økonomi. Nå kan du sende avtaler og andre dokumenter til digital signering direkte fra systemet.

Tjenesten er integrert i Uni Økonomi og er levert av Signere.no, en ledende leverandør av autentiserings- og signeringsløsninger med BankID. Du kan for eksempel sende kjøps- /leiekontrakter, ordrebekreftelser, fullmakter, ansettelsesavtaler og reiseregninger. Mottaker varsles med e-post og SMS og signerer dokumentet digitalt med sin BankID. En digital signatur i en elektronisk avtale er like bindende som en skriftlig signatur.

Med mCASH-mobilbetaling trenger du verken kontanter eller bankkort.

Digital signatur - trygt og enkelt Stadig flere bedrifter velger å ta i bruk digital signering i sine prosesser. Her er noen eksempler:

Websystemer har utviklet en heldigital løsning for bud og budforhøyelser. Den ultimate lommeboka Med mCASH har du fått den ultimate lommeboka. Du kan betale enkelt og trygt til hvem som helst, hvor som helst fra din mobiltelefon. Løsning levert av Signere.no gjør det enkelt å ta i bruk mCASH. Første gang du bruker tjenesten må du identifisere deg og godkjenne vilkårende ved å signere med BankID.

Budgivning med BankID

signere.no

TryggBudgivning.no er en ny tjeneste som lar deg gi bud ved hjelp av BankID. Nettsiden leveres av

Har du spørsmål eller ønsker å

Websystemer AS som en del av eiendomsmegler-

aktivere dokumentsignerings-

programvaren Webmegler.

funksjonen i Uni Økonomi?

Med en løsning fra Signere.no identifiserer budgiver

Ta kontakt med en av Uni Micro

seg med BankID før budmeldingen fylles ut og over-

sine salgsskonsulenter på

føres til eiendomsmegleren.

tlf. 55 38 77 77

TIPS& TRIKS Les mer om A-ordningen på side 12 - 18

Forberedelse til A-ordningen: Fra 01.01.2015 blir det nye regler for innrapportering av lønnsdata; A-ordningen. Dette kan du lese mer på side 12 - 18. Som en forberedelse på dette kan det være lurt å gå gjennom ansattregisteret og sette inn Ansatt dato på alle ansatte som er aktive ansatte (dersom det mangler). Det er tilsvarende lurt å sette inn Sluttdato på alle ansatte som ikke er ansatt lengre.

Nullstille varemottak Det hender at du registrerer feil i varemottak. Det finnes derfor en funksjon for å nullstille varemottaket, slik at du kan få registrere det på nytt. Denne funksjonen finner du i Bestilling, under Rediger. Funksjonen heter Tilbakestill varemottak. Når du velger den, kan du søke opp det bestillingsnummeret du ønsker å tilbakeføre varemottak for. Du får da opp alle varelinjene i bestillingen det er registrert varemottak for, og du kan velge å nullstille enkelte eller flere varelinjer.

Når det er gjort kan du registrere varemottak på den/de linjene du nullstilte på nytt på vanlig måte.

Refundere utlegg via fakturamottak Dersom du skal refundere utlegg som ansatte har gjort på vegne av bedriften, er det ikke nødvendig å føre det via lønn så lenge det ikke er noe som er innberetningspliktig. Du kan bruke fakturamottaket for å registrere inn vedlegget og utbetale utlegget via remittering. Du oppretter bare den ansatte som en leverandør, skanner bilaget/ kvitteringen og registrerer det som en vanlig inngående faktura. Poster som skal innberettes må selvsagt fremdeles føres via lønn.

KONSULENT-

VARER Konsulentavdelingen består i dag av 10 konsulenter med til sammen over 50 års erfaring med Uni Økonomi®. Konsulentavdelingen utfører en rekke tjenester som f. eks: •

Installasjon, oppsett og opplæring ved nyinstallasjoner

•

Konvertering av data ifm overgang fra annet system

Harald Tvedt

•

Bedriftstilpassede kurs

•

Konsulenttjenester for kartlegging av arbeidsflyt og muligheter for

Leder for vår konsulentavdeling

endringer og tilpasninger •

Spesialtilpasninger av systemet

•

Endringer og tilpasninger på rapporter

Vi stiller gjerne opp hos din bedrift for å hjelpe dere med forståelse, bruk og Ni av våre ti konsulenter. Norman Lie som ikke var med her kan du lese mer om på side 30.

tilpasning av Uni Økonomi®.

RAPPORTER Vi har opp gjennom årene utviklet, tilpasset og forbedret et stort utvalg av rapporter. Under ser dere eksempler på hva vi har gjort og hva vi jobber med.

Typiske rapportjobber Endring og tilpasning på blanketter og rapporter fra alle modulene. Tilpasning av widgets, panelene som vises i “Åpningsbildet” og som kan legges ut på skrivebord.

Excel rapport: En fleksibel økonomirapport som standard henter resultat med år-/fjorårstall samt budsjett og avvik. I tillegg leveres periodisert balanse, budsjett og prognosetall. Vi tilpasser rapporten etter dine behov og setter gjerne opp styrerapporter med grafer eller henter fram andre data i dialog med deg som kunde.

arbeidsrutiner. Noen ganger ønsker kundene funksjonalitet som er mer tilpasset deres arbeidsflyt og behov. Konsulentavdelingen har et eget team som

Språkpakke: Tilbud, Ordre, Faktura

jobber spesifikt med slike tilpasninger i Uni

– Denne pakken gir deg mulighet til å lage

Økonomi®.

blanketter på inntil 10 forskjellige språk.

En del nye kunder bestiller spesial-

Resultatrapport på flere språk

tilpasning som en del av første

Et verktøy som oversetter kontoene i

installasjon, men også en økende andel

kontoplanen til “valgfritt” språk på

eksisterende kunder ser til spesial-

Resultatrapporten.

tilpasninger når vekst, effektivisering og

SPESIALTILPASNINGER

krav til dokumentasjon krever det. Vi vil om kort tid gjøre tilgjengelig en webside og en widget (åpningsbildet) hvor eksister-

Uni Økonomi har mye funksjonalitet,

ende tilpasninger ligger tilgjengelig for søk

men det er stor variasjon i bruk og

og informasjon slik at du kan kjøpe dem.

ET UTVALG TILGJENGELIGE SPESIALTILPASNINGER Uni Varesynk

Request/Forespørsel til Leverandør

Har du trøbbel med et stadig voksende

Bestillingsforslag, et forslag som sendes til

vareregister? Denne løsningen lar deg

flere leverandører, der du har som

sette opp en egen klient hvor du vedlike-

utgangspunkt å få best mulig pris på

holder vareregisteret og samtidig holder

varene du skal bestille. Du kan også knytte

driftsklientens sortiment på et minimum.

opp sjekklister som stiller krav til

Oppdatering av priser blir gjort mot vare-

leverandørene.

klienten mens endringer som gjelder varene du faktisk bruker blir synkronisert.

Oppsett av ‘Påkrevde Felter’

Slik vil du alltid kunne ha et minimums-

Løsning som lar en sette opp påkrevde

felter på alle headingfelter i tilbud, ordre

inn mange tusen varer til vareregisteret.

og faktura. Kan også sette opp hvilke felter som er påkrevd å fylle ut dersom et annet

Ordre 24 for iPhone - Uni24 Egen app for registrering av ordrer og

felt inneholder en verdi.

Signaturpad integrasjon

kunder på iPhone/iPad. Appen forutsetter

Løsning for å integrere ordrebildet mot

lisens på Uni24 Ordre.

signaturpad (Topaz). Kunden kan signere på ordren, signaturen blir lagret som et dokument/ vedlegg.

PLANLAGTE SPESIALTILPASNINGER Byggdok – opplasting av leverte varer ifm byggprosjekter Leverte varer synkroniseres mot Byggtjeneste sin tjenesteportal slik at varene skal komme inn i dokumentasjonen på bygget. Estimert ferdig i løpet av sommeren.

Budsjettregistrering i Excel Til høsten planlegger vi å legge til rette for å registrere budsjett i Excel og oppdatere dette mot Uni Økonomi. Skal kunne brukes som et verktøy for å redigere og oppdatere budsjett i Uni.

Contracting – utbedring av tallpresentasjonen Visning av faktiske bilagsførte og akkumulerte verdier vist opp mot ordre/ prosjekt. Vi tenker også å integrere en forenklet prosjektbudsjettering for å synliggjøre den økonomiske statusen i prosjektet.

NYE ANSATTE Norman Lie Norman Lie er vårt nyeste tilskudd på konsulentavdelingen . Norman har sin utdanning fra California State University, Universitetet i Bergen, og Norges Handelshøyskole, samt

“

Handelshøyskolen BI Bergen .

Jeg valgte Uni Micro fordi det ville gi meg muligheten til å jobbe i grensesnittet økonomi/ prosess/rutineutvikling overfor

god kompetanse på økonomisk styring,

kunder i mange ulike bransjer.

bruk av IKT til effektivisering av økonomi-

I det hele tatt muligheten for å jobbe med

oppgaver og administrative rutiner, samt

et solid merkenavn med mye varierte

evnen til å sette seg raskt inn i eventuelle

oppgaver .

problemstillinger hos kunder.

Lang erfaring innen økonomiprogrammer,

Norman er opptatt av musikk, og mye av

samt økonomistyring fra statlig og

fritiden går gjerne med til å dyrke denne

kommunal forvaltning har gitt Norman

hobbyen .

Jorge Ferrando Jorge er 30 år og utdannet dataingeniør med mastergrad i webutvikling fra Universitetet i Alicante, Spania. Jorge er en del av vår produktavdeling, og jobber mest med vår webløsning Uni24. Han flyttet til Norge fra Spania i november 2013, og hadde ikke hørt om Uni Micro før kjæresten fikk jobb rett over gaten for Uni Micro sitt hovedkontor i Modalen. Vi var på utkikk etter en ny utvikler i den perioden og da vi mottok hans CV var det liten tvil om at vi hadde funnet rett mann. Jorge var inne på intervju første uken i desember, og hadde sin første arbeidsdag hos oss 6. Januar. Både Jorge og kjæresten, som også er fra Spania, trodde at overgangen til det norske klimaet kunne bli tøff. Men etter noen uker tenkte de ikke

lenger noe over dette og de trives begge med naturen og fjellene i Modalen. Veien fra Modalen til Voss er heller ikke lang, så der har skianleggene blitt brukt flittig i vinterhalvåret.

NYTT I SYSTEMET

I år har vi mange spennede nyheter i systemet. Vårt nye fakturamottak med blant annet innebygget arbeidsflyt for godkjenning og roller gleder vi oss til å lansere. Contracting har fått flere oppgraderinger og mange nye muligheter for bruk av EHF er også kommet til.

Fakturamottak

Arbeidsflyt

I tillegg har vi forbedret bilagsføringen ved å gjøre bilagsarter og smart kontering tilgjengelig i Fakturamottaket. Vi anbefaler alle som ønsker å komme i gang å ta kontakt med en av oss i Uni Micro for gjennomgang og opplæring i de nye funksjonene. På denne måten vil dere sikre dere oversikt over

Vi har gjort store endringer i en modul

alle nyhetene og ikke minst en effektiv

som mange kjenner fra tidligere.

bruk fra dag en.

Fakturamottaket har fått mye ny funksjonalitet, blant annet har vi bygget inn en fleksibel arbeidsflyt med muligheter for flere godkjenningsledd og roller. Det er også mulighet for å arbeide med dokumentene før de blir tatt inn som en inngående faktura.

Modulen vil bli gjort tilgjengelig til kunder fra 1. juli og utover høsten. For de som ønsker å gjøre seg bedre kjent med modulen før oppstart anbefaler vi å ta kontakt med en av våre selgere eller delta på et av våre webkurs.

Contracting Vår prosjektmodul har denne våren fått flere oppgraderinger som vi håper vil gjøre flyten i deres prosjekter enda bedre og mer effektiv.

Kostnader fra fakturamottak på ordre

Blant nyhetene er: Kostnader fra fakturamottak direkte på ordre. Ved å bruke «oref» feltet i fakturamottaket kan dere nå splitte kostnadene til prosjektet på den enkelte ordre i fakturamottaket. Det er også kommet en egen tilbudsfane i Contracting slik at dere kan følge prosjektene for forespørsel fra kunde til prosjektet er avsluttet.

Andre viktige endringer i Contracting • Oppgradering til samme type menyer som i øvrige moduler Uni Økonomi® • Implementering av Smartsøk • Mulighet for å benytte vanlige fakturablanketter i fakturaforslag

Fakturamottak på Web (Uni24) I tillegg til at vi har lansert nytt Fakturamottak i Uni Økonomi V3, har vi nå kommet med løsning for godkjenning av faktura på web. Her får dere mulighet til å tildele faktura på samme måte som tidligere, forskjellen er bare at brukeren enkelt med PC, Mac, nettbrett eller mobil kan gå inn og godkjenne fakturaen. Brukeren får tilgang til: Komplett oversikt over alle sine faktura på web

•

Historikk på leverandøren

•

Merknader og kommentarer

•

Påføre prosjekt og avdeling

Mange nye muligheter ved bruk av EHF Støtte for forhåndsdefinert rapport som vedlegg. På denne måten følger alltid ordrebekreftelsen eller fakturablanketten dere ønsker med på utsendelsen. Mange bedrifter og sluttkunder ønsker fortsatt å sende og motta standard blanketter, dette får dere nå muligheten med denne funksjonaliteten.

Støtte for forhåndsdefinert rapport som vedlegg.

Andre viktige forbedringer •

Mulighet for å sende på nytt

•

Mulighet for å legge til og endre vedlegg før ny utsendelse

•

Oversikt over vedlegg i oversiktsbildet

Purring på web (Uni24) I Uni24 faktura har vi laget støtte for purring og oppfølging av utestående faktura. På denne måten kan dere følge faktura fra opprettelse til oppfølging og innbetaling. Purreløsningen i Uni24 er har store likhetstrekk med løsningen i Uni Økonomi V3 og lar dere purre valgfritt antall ganger, benytte purregebyr og utsendelse på epost og papir.

Begrense dine tap? Lei av at dine faktura ikke blir betalt i tide? Du kan sikre deg mot tap ved å kredittsjekke dine kunder og få en effektiv innfordring.

Som bruker av Uni Micro har du allerede tilgang til kredittsjekk og inkasso direkte i ditt program. Bisnode og Akros Inkasso hjelper deg å unngå tap på fordringer og gjør det lett å kredittsjekke dine kunder og leverandører - sammen gir dette deg økt effektivitet og lønnsomhet.

“

Fordelen vi har med bruken av kredittvurdering fra Bisnode er at vi unngår inkasso. Vi har ikkje hatt inkassosaker på 5 år. Alle kunder blir vurdert ved kvar bestilling. Det er ein kjempefordel at kredittsjekken ligg integrert i den programvaren (UNI) som vi brukar til fakturering og rekneskap. Lite administrasjon og full oversikt over betalingsevnen til kunden. Arne Meland - Jerven AS

“

Akros Inkasso står for glimrende kundeservice og tett oppfølging. Thor Harald Mathisen - Fana Stein AS

Ønsker du å vite mer: Henvendelse til Bisnode ved Jorunn Grønmyr (Jorunn.Gronmyr@Bisnode.no) og Akros ved Mads B Songve (mads@akros.no)

Annonse

EDB & REGNSKAPSSERVICE AS Moderne teknologi med bredbånd og fiber, som har stor kapasitet og høye hastigheter, åpner nye muligheter for både kunder og regnskaps-

Foto: Jo-Anne Albertsen

byråer. Nå kan man i praksis ha regnskapet «på huset», selv om både server og programvare befinner seg på motsatt kant av landet, da alt ligger lagret oppe i «skyen». Tidligere var det vanlig at man enten førte regnskapene selv eller overlot jobben til et byrå. I dag står ikke valget lenger mellom enten eller, man kan si ja takk til begge deler. «Vi opplever et økende antall

henvendelser fra kunder som i utgangspunktet fører regnskapene selv,

men som ønsker å knytte seg til et regnskapskontor for avlastning og faglig veiledning» sier Erik Bergh, daglig leder i EDB & Regnskapsservice AS som er sentralt plassert på Bryggen i Bergen. Bergh forteller at de logger seg på kundenes system fra deres eget kontor, og utfører den jobben som kunden til enhver tid ønsker og har behov for. Alternativt kan klientene ha dataene hos EDB & Regnskapsservice AS og logge seg på for å registrere data og se status.

EDB & Regnskapsservice AS tilbyr Uni Micro som en totalleveranse med klientlisenser, drift av økonomisystemet, regnskap og rådgiving, back up og serverløsning. De tilbyr Uni24 for dem som ønsker en enkel og prisgunstig nettsky løsning og klientoppkobling på Uni V3 Enterprise for dem som ønsker all funksjonalitet som Uni Micro tilbyr. For nye kunder setter de opp systemet med nødvendige innstillinger og en tilpasset kontoplan. Uni Økonomi er svært brukervennlig, og man kan enkelt sette seg inn i alle rutinemessige oppgaver, og ta ut rapporter etter eget ønske. For de som er litt usikre, kan EDB & Regnskapsservice bidra med tips og annen veiledning tilpasset deres behov.

«Våre løsninger passer de fleste kunder, store som små. Uansett om kunden vil føre hele, deler, eller ingenting av regnskapet selv, har vi en løsning som passer. Våre kunder kan når som helst endre/oppgradere avtalene og logge inn på våre Uni Micro systemer» sier Bergh. De vil fortsatt tilby tradisjonelle regnskapsløsninger til de som ønsker det, og kommer nok til å ta imot bilagsmapper til bokføring i flere år fremover. Men det er en klar trend at flere og flere klienter ønsker tilgjengelighet og oppdaterte tall fortløpende.

«EDB & Regnskapsservice AS sine regnskapsførere på tur i byfjellene. Disse sporty og glade damene gir full innsats både på kontoret og i fjellet.»

Spar tid og penger - velg automatisk oversendelse av inkassosaker til Lindorff fra Uni Økonomi®

Lindorff ble stiftet i 1898 av Eynar Lindorff under navnet Creditreformforeningen og kan se tilbake på en over 110 år lang historie. Selskapet leverer markedsledende inkassoløsninger til alle typer virksomheter uavhengig av størrelse.

Annonse

Enkel i bruk og frigjør tid Integrasjonen mellom UniMicro og Lindorff reduserer manuelle håndteringer og holder dine systemer oppdatert.

Hva skjer etter at saken er sendt til inkasso? Innfordringsstrategien bygger på en betalingsmotiverende dialog med skyldner som kan kombinere brev, telefon, e-post og sms. Saksbehandlerne som håndterer dine krav har solid opplæring i hvordan ulike skyldnere skal håndteres.

• Lindorff sine kunder er fornøyde - resultat fra forrige tilfredshetsundersøkelse 8,1 av 10 mulige. • Skyldnere oppfatter Lindorff som seriøse - resultat fra forrige tilfredshetsundersøkelse 3,4 av 4 mulige.

Lindorff AS har et samarbeid med Uni Micro om inkassotjenester. Avtalen gir alle kunder av Uni Micro gode priser og vilkår. Klikk her for å se fordelsavtale med Lindorff AS. Kontakt oss gjerne uavhengig av om du kun ønsker informasjon om integrasjonsløsningen eller for andre spørsmål om inkasso. Vi gjør det vi kan for å finne riktig løsning til deg. Trine Stefferud Tlf.: 24 16 25 12 trine.stefferud@lindorff.com Annonse

HØY AKTIVITET Salgsavdelingen i Uni Micro har lagt bak

var dermed en viktig arena å vise våre

seg et hektisk første halvår. I tillegg til de

løsninger. Med et nytt standkonsept og

vanlige salgsaktivitetene har vi deltatt på

større stand enn tidligere ble vi lagt godt

flere arrangement i regi av NARF. Det har

merke til på messen. Responsen fra

vært to seanser med fagdager nå på våren

publikum var over all forventning og

i henholdsvis Oslo og Trondheim. Vi har

messen ga oss mange potensielle kunder

også deltatt på NARF’s årsmøte i Tromsø

for videre oppfølging. I tillegg traff vi

nå i juni.

mange eksisterende kunder i løpet av

Forum4IT har eksistert i vårt naboland

messedagene.

Sverige i mange år, og 17. mars var det oppstart i Oslo. Her samles de fleste leverandører av forretningssystemer i Norge og bedrifter som ser etter nytt økonomisystem har anledning til å treffe alle leverandører på et sted. Vi i Uni Micro deltok på arrangementet. Eliaden er en messe for elektrobransjen på Norges Varemesse på Lillestrøm, som gikk av stabelen nå i juni. Håndverksbransjen er et satsingsområde for oss i Uni Micro og vi er i ferd med å bli en betydelig aktør. Vi tilbyr sammen med våre samarbeidspartnere komplette løsninger for de ulike bransjene innenfor håndverk. Eliaden

Caroline og Aud er klar for aktive dager på Eliaden 2014

Aud i samtale med messedeltakere på Eliaden 2014

Andre halvår NARF’s fagdager gir faglig påfyll til regnskapsbyråene/regnskapsførerne, som er vår største bransje målt i omsetning. Vi deltar derfor på alle NARF’s fagdager rundt i landet. I tillegg har vi stand på årsmøtet til Den Norske Revisorforening i september LOAD er den viktigste logistikk og netthandelsdagen. Arrangementet går av stabelen i Oslo i september. Vår salgsav-deling deltar sammen med vårt datterselskap Uni Micro Web. OTD (Offshore Technology Days 2014) foregår i år i Bergen i oktober. Vi deltar sammen med en av våre kunder, Vangdal Regnskap. Vi håper både nye og eksisterende kunder som skal på noen av disse arrangementene stikker innom og tar en prat med oss.

Tina og Louise deltok på NARF sitt årsmøte i Tromsø 43

Nettsiden må være en viktig del av din salgsaktivitet.  For de fleste bedrifter er det flere som besøker hjemmesiden din, enn som leser annet markedsmateriell. Derfor bør du bruke nettstedet aktivt til å innhente relevant trafikk og få respons. Hjemmesiden bør på en enkel måte kommunisere bedriftens budskap tydelig til både eksisterende og potensielle kunder. Samtidig må det være enkelt for publikum å navigere og finne nødvendig informasjon.

Mobiltilpasset hjemmeside Vi leverer alle nettsider med responsive webdesign. Det betyr at nettsiden tilpasser seg disponibel skjermflate automatisk. En og samme side fungerer optimalt både på stasjonær/portabel datamaskin, nettbrett og smarttelefon. All erfaring vi har med nettsider viser at stadig flere bruker nettopp smarttelefon når de leter etter

informasjon på nettet. Derfor er det viktig å ha en nettside som gir et godt førsteinntrykk når den besøkende er inne for å få informasjon om dine tjenester eller produkter.

Enkel oppdatering Du får kontroll på din egen hjemmeside, og kan enkelt redigere tekst, bilder og øvrig innhold. Om du ønsker kan du også oppdatere siden ved å sende en e-post.

Sosiale medier Vi kan legge inn funksjonalitet som henter opp din strøm fra Facebook, Instagram eller Twitter. Du kan vise frem videoer fra YouTube og Vimeo og hente kart fra Google Maps.

hjemmesiden. Om dette ikke skulle være nok, kan vi naturligvis både lage skreddersydd design og sideoppsett. Prøv den og bli overbevist du også: www.

Fleksibel utvidbar løsning Med Uni Hjemmeside som plattform kan du også utvide med tilleggsmoduler for å sende nyhetsbrev, starte netthandel eller tilby kurs og møtebooking.

unimicroweb.no/malvelger/hjemmeside

Kampanje Frem til og med juli har vi kampanje på Uni Hjemmeside. Det betyr at vi byr på de månedlige kostnadene ut 2014, samt

Lag hjemmesiden selv, og bestill i dag

reduserer prisen på produktet.

Vi har laget et verktøy for at du selv skal

profesjonell og selgende side for bare

kunne lage din egen hjemmeside. Med

kr. 4990,-

vår malvelger, kan du selv velge mal, samt bestemme hvilke farger du ønsker på

Nå kan du komme på nett med en

UNI FREMOVER

Uni Økonomi og Uni24 er i konstant utvikling og fremover vil vi lansere flere nye løsninger, oppgraderinger og produkter til glede for våre kunder. Følg med på vår hjemmeside, nyhetsbrev og facebooksider for lanseringstidspunkt.

UNI ØKONOMI

Uni Varsler Egen varsler i Uni Økonomi som vil varsle deg om nye ting som ligger i systemet, og

Remittere mot kunder (Åpne poster)

som du kan ta i bruk for å bli enda mer

Stor forbedring at man nå også skal kunne

faktura, vil varsleren gjøre deg oppmerk-

bruke remittering til å betale (tilbake) kunder. Tidligere var dette en helt manuell sak, nå kan f.eks. feilaktige dobbelt-

effektiv. F.eks. dersom du skriver ut mange som på at vi har en fakturaprinttjeneste, som du kanskje kan ha nytte av.

betalinger fra kunde enkelt betales tilbake via remittering. Uni Varsler hjelper

Oversikt åpne poster også på balansekonti Det er ikke bare reskontro man trenger å avstemme, også ulike balansekonti kan man nå få oversikt over i vår Åpen postløsning.

deg å jobbe mer effektivt

Ny og forbedret Likviditetsoversikt Tar nå også hensyn til bl.a. lønnsutgifter, med muligheter for at man selv kan legge inn forventede tall i kommende perioder.

UNI Tilbud

Kompletterer våre løsninger slik at vi nå støtter hele prosessen fra tilbud, via ordre til faktura også på Uni24. Lag ordre av et tilbud eller fakturer et tilbud direkte.

Betaling som grunnlag for bilagsføring («Før som betalt») For brukere som betaler først og fører etterpå (!), kommer det en løsning hvor man kan velge å benytte (knapp/menyvalg) «Før som betalt». Dette åpner en dialog med betalingsdato og innbetalingskonto. Kan etter hvert også benytte elektronisk kontoutskrift fra bank som grunnlag direkte.

Rabattmatriser Gi dine kunder faste og/eller datostyrte rabatter, rabattmatriser vil også bli tilgjengelig på Uni24. Med Uni24

Dokumentfangst fra mobil og epost Ta bilde, skann strekkode, eller send et

Android-appen kan du skanne strekkoder på varer

hvilket som helst dokument direkte fra din mobil og inn til klienten (e-post eller opplasting i vår APP). Bruk mobil til å fange dokumentasjon der du er, send inn, og behandle den videre i Uni24. 47

God Sommer! Du finner oss mange steder: Modalen

Bergen

Oslo

Haugesund

Trondheim

Stavanger

Uni Micro AS Ă&#x2DC;vre Helland 5729 Modalen Tlf. 56 59 91 00

Uni Micro AS Smedasundet 98 5525 Haugesund Tlf. 52 70 86 10

Uni Micro AS Kanalveien 109 5068 Bergen Tlf. 55 38 77 00

Uni Micro Trondheim AS Dronningensgt 38 7011 Trondheim Tlf: 73 20 28 21

Uni Micro AS Karoline Kristiansensvei 1 0661 Oslo Tlf. 21 60 17 70 Uni Micro Stavanger AS Torvmyrveien 26 4070 Randaberg Tlf. 51 29 46 11