2020 Cartilla Digital – Compras y Suministro
Angélica Rubiano Gallego Claudia Jimena Ramírez Ballesteros Deyby Yohana Valencia Guzmán Yudimar Torres Acevedo Compras y Suministro 24-4-2020
Administración en Salud Ocupacional
CONSULTORIA EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO. Administraciรณn en Salud Ocupacional
Administraciรณn en Salud Ocupacional
PRESENTACIÓN El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo es una disciplina que se encarga de prevenir lesiones y enfermedades causadas por las condiciones del trabajo, además de la protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleva la promoción y mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones.
bienestar físico, mental y social entre los colaboradores, enfocados siempre a la prevención de lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo brindando las herramientas de gestión para la mejora, promoviendo hábitos de vida saludables y ambientes de trabajo en optimo estado logrando proteger a los colaboradores siempre.
Su propósito es desarrollar un proceso lógico y por etapas que se implementa con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo. El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo debe adaptarse al tamaño y características de las empresas, debe ser liderado por un empleador que garantice a través de dicho sistema la aplicación de medidas de Seguridad y Salud en el Trabajo .
¿QUIENES SOMOS? Somos una empresa encargada de brindar servicios de consultoría en Seguridad y Salud en el Trabajo enfocada a todas las pequeñas y medianas empresas que requieran una asesoría especial de acuerdo a sus características. Somos dedicados cien por ciento a promover y mantener un alto grado de
Misión Prestar servicios de consultoría de manera profesional aplicada en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo acorde a la Legislación Colombiana, con el fin de generar soluciones a la mejora de ambientes laborales para preservar la salud de los colaboradores en pequeñas y medianas empresas de acuerdo a sus características y necesidades.
Administración en Salud Ocupacional
Visión
Trabajo en equipo Innovación Cumplimiento
Ser para el año 2023 la empresa de prestación de servicios en Seguridad y Salud en el Trabajo más reconocida en la zona norte del Departamento del Tolima como la preferida por nuestros clientes gracias a su eficiencia, eficacia y calidad en el servicio, logrando el nivel más alto de satisfacción con los servicios prestados y proyectando la prestación del servicio en otras ciudades del País.
NUESTROS PRINCIPIOS OBJETIVO GENERAL Respeto:
Transparencia:
Orientar a las empresas en el mejoramiento y mantenimiento de las condiciones generales de salud y calidad de vida de los trabajadores con estilos de vida saludables, creando una cultura de higiene, seguridad y salud entre los mismos trabajadores, fortaleciéndolos con actividades que disminuyan los factores de riesgos peligrosos, logrando que todos los trabajadores y directivos participen activamente en las diferentes capacitaciones que se van a llevar a cabo, con el fin de garantizar el incremento de calidad de vida en los trabajadores y eficacia de la empresa.
Actuación en función de los límites permitidos por la ley.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Reconocimiento positivo hacia el otro aceptándolo tal y como es considerando sus necesidades y opiniones. Idoneidad profesional: Conjunto de Cualidades positivas de un profesional que garantiza confianza al otro para satisfacer sus necesidades. Responsabilidad: Obligación que se tiene con el otro para garantizando un buen servicio sin perjudicar integridad, honra y bienes.
COMPROMISOS ORGANIZACIONALES
• Asesorar a las diferentes organizaciones en la educación del personal en la forma de cómo mantener su salud con capacitaciones las cuales ayudan a
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prevenir y controlar generales y profesionales.
enfermedades
• Encaminar al empleador de como ubicar a sus empleados en el cargo correcto acorde con sus condiciones. • Realizar acompañamiento periódico a los trabajadores para identificar y vigilar los riesgos a los que están expuestos específicamente. • Motivar a las empresas a realizarlas actividades de capacitación que corresponda a los programas de desarrollo. • Contribuir y mejorar la gestión de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales con tal fin de controlarlos o mitigarlos.
SERVICIOS PRESTADOS • Asesorías de Diseño e Implementación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo. • Gestión en Medicina Preventiva y del Trabajo. • Gestión en Higiene y Seguridad Industrial.
PASO A PASO PARA LICITAR • Empresa: Empresa JADY SISO LTDA. • Sector: Servicios (Con ánimo de lucro). • Sector: Privado.
COMO LICITA JADY SISO LTDA. • Identificación de las licitaciones acordes a los servicios prestados y que cumplen con el perfil por medio del SECOP. • Se revisan características.
los
contratos
y sus
• Se revisa que la empresa cumpla con los requisitos exigidos para su participación en la licitación. • Se envía la carta de intención informando la participación. • Se adjunta la documentación requerida (Rut – Cámara de Comercio – Oferta Económica – etc.). • Se está pendiente del cronograma para el envío de la documentación en los plazos establecidos. • Se espera la evaluación de la empresa contratante. • Si solicitan observaciones durante la evaluación se realizan de acuerdo a lo solicitado. • Por último se firma el documento contractual o contrato de adjudicación y el acta.
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Administraciรณn en Salud Ocupacional
Administraciรณn en Salud Ocupacional
Administraciรณn en Salud Ocupacional
Cotización A-00001
NIT: 900.522.680-1 Somos proveedores en servicios de Seguridad y Salud en el Trabajo, nos especializamos en Asesorías de Diseño e Implementación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, Gestión en Medicina Preventiva y del Trabajo, Gestión en Higiene y Seguridad Industrial. Fecha
Ci uda d
Martha Jimemez
5/04/2020
Mariquita
Ema i l
Des cuento (%)
T. Pa go
edsterpeldelcentro@gmail.com
5
Contado
NIT
Cl i ente
Conta cto
809000185-5
C.I. H& R FAST TRADING LTDA.
Tel éfono
Di recci ón
252 0489
Calle 7 No. 4-10
Ítem
Código
Descripción
Cantidad
Unidad
Vr. Unitario
Vr Total
1
00D4
Capacitación Curso de Primeros Auxilioa Básico
25
Uni da d
$35.000
$875.000
2
$0
3
$0
4
$0
5
$0
6
$0
7
$0
8
$0
9
$0
10
$0
11
$0
12
$0
13
$0
14
$0
15
$0
16
$0
17
$0
18
$0
19
$0
20
$0
21
$0
22
$0
23
$0
24
$0
25 Debi do a que no hemos teni do el pl a cer de ha cer negoci os con us tedes con a nteri ori da d, l es proponemos es ta oferta es peci a l pa ra expres a rl es nues tro des eo de comenza r a enta bl a r rel a ci ones . Si confi rma es te pedi do a ntes de 15 día s a pa rti r de l a fecha de es ta ca rta , l e ofreceremos un des cuento de 5 % en el pedi do y l a entrega s erá compl eta mente gra tui ta . Gra ci a s por da rnos l a oportuni da d de ofrecerl es es te pres upues to.
$0 Gra n Tota l
$875.000
Des cuento
$43.750
Subtota l
$831.250
IVA (19%)
$157.938
Va l or tota l
$989.188
Administración en Salud Ocupacional
ORDEN DE COMPRA No. 0001 Datos del proveedor: Nombre: JADY SISO LTDA NIT: 900.522.680-1 Dirección: CRA 7 N° 5-40 EL DORADO Teléfono: 09 1 4361958
Fecha: 14/04/2020 Autorizado por: Angelica Rubiano Gallego Gerente Empresa compradora: C.I. H& R FAST TRADING LTDA A la atención de: Martha Jiménez Proveedor Claudia Jimena Ramírez Ballesteros Jefe de ventas Empresa proveedora: JADY SISO LTDA
Emitido para: C.I. H& R FAST TRADING LTDA. NIT: 809000185-5 Dirección: Calle 7 No. 4-10 Teléfono: 252 0489
DESCRIPCIÓN y CANTIDAD del producto o servicio Capacitación Curso de Primeros Auxilioa Básico - 25 personas
Gran total Descuento 5% Subtotal Total IVA 19.0% Total
PRECIO $
875.000
$ $ $ $ $
875.000 43.750 831.250 157.938 989.188
Martha Jiménez Nom bre de la persona que solicita la orden de com Fecha pra Gerente Em presa com pradora: C.I. H& R FAST TRADING LTDA
Angelica Rubiano Gallego Nom bre de la persona que acepta la orden de com pra Gerente Em presa proveedora: JADY SISO LTDA
OBSERVACIONES En esta orden de compra se mantiene la oferta ofrecida del descuento de 5 % en el pedido y la entrega será completamente gratuita.
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Factura de venta JADY SISO LTDA
Fecha
14/04/2020
NIT: 900.522.680-1
Nº de factura
10001
<Condiciones de pago (vencidas en el recibo>
CRA 7 N° 5-40 EL DORADO Cliente
Envie a
C.I. H& R FAST TRADING LTDA.
Contacto: Martha Jiménez
NIT: 80900185-5
Dirección: Calle 7 No. 4-10
252-35-40 / 3152402035
Dirección: Calle 7 No. 4-10
Teléfono: 3114965485
jadysisoltda@gmail.com
Teléfono: 252 0489
jadysisoltda.com.co
Email: edsterpeldelcentro@gmail.com
Descripción
Unidades
Capacitación Curso de Primeros Auxilioa Básico
25
Observaciones / Instrucciones de pago: Al recibir la mercancia se revisara y tendran 3 dias para notificar algun desperfecto para su posterior devolución, después de estos dias se entenderá que la compra fue aceptada y se bede girar el valor total de la factura.
Precio Unitario $
Precio
35.000 $
875.000
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
$
-
Total parcial $
875.000
Descuento $
43.750
Subtotal menos descuento $
831.250
IVA
19,00%
Total impuestos $
TOTAL FACTURA
Firma de la empresa
157.938
$ 989.188
Firma del cliente
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POLITICAS DE
POLITICAS DE
INVENTARIO JADY
PREVENCIÓN DE RIESGO
SISO LTDA.
LABORALES JADY SISO LTDA.
Las políticas de inventarios son estrategias empresariales diseñadas para administrar de manera eficiente los recursos materiales de una organización con el objetivo de minimizar los costos de mantenimiento y, al mismo tiempo, garantizar la calidad en el servicio al cliente.
Sus objetivos esenciales son promover, potenciar y mantener la política en materia de prevención de riesgos y salud laboral, en unos niveles máximos de protección de sus trabajadores en total acuerdo y sintonía preventiva con lo establecido en la Legislación
vigente
y
con
los
compromisos de sus clientes en esta materia.
Administración en Salud Ocupacional
STOCKS DE LA EMPRESA COMPONENTES
RECOMEN DACIONES
EVALUACIÓN
TECNIAS INSTRUMENTO S
TECNICAS INSTRUMENTO S
CONTROL DE RIESGO INTERVECIÓN ORGANIZACIONAL
SERVICIOS CONDICIONES, FACTORES DE RIESGO
Asesorías de Diseño e Implementación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo
Liderazgo estratégico, comunicación y control Formación, competencia y cultura Referente legal
Método std Normatividad participativo
Método std Normatividad Lúdico
Método std Normatividad Participativo
Método std Normatividad Lúdico
Estandarización y referente técnico Planificación
NIVEL DE ACTUACIÓN
TECNICAS INSTRUMENTOS
Prácticas, participativo para reducir y eliminar los factores de riesgos y mejorar los métodos de trabajo por unidad de proceso y área de cada responsable.
Lugar de trabajo
Contratación y suministros Gestión
Gestión en Medicina Preventiva y del Trabajo.
Gestión en Higiene y Seguridad Industrial.
mantenimiento, medición, monitoreo y mejora continua Nutrición Violencia Sueño Alcohol y drogas Ejercicio Tabaco VIH/SIDA Estrés económico Estrés Eléctricos Mecánicos Bilógicos Químicos Físicos Radiaciones y vibraciones Ergonómicos Psicosocial
Método std Normatividad participativo
Método std Normatividad Lúdico
Capacitaciones Prácticas, participativos Exámenes
Prácticas, participativo para reducir y eliminar los factores de riesgos y mejorar los métodos de trabajo por unidad de proceso y área de cada responsable.
Administración en Salud Ocupacional
Lugar de trabajo Clínica correspondi ente
Lugar de trabajo
Código: 0056 LISTA DE CHEQUEO INVENTARIO CRITERIOS 1 Se realizan inventarios de ciclos 2 3 4 5 6 7
Se realizan inventarios estacionales Se tienen definidos stocks de seguridad Se cuenta con un sistema de inventario permanente Se realizan inventarios periódicos o físicos Se tiene definido de vacunación de inventario Se realizan fórmulas para determinar la rotación del inventario
CUMPLE
NO CUMPLE x
x x x x x x
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Versión: MTUV Página: 30 OBSERVACIONES
METODO DE
VALUACIÓN DE INVENTARIO JADY SISO LTDA. Método de primeras en entrar primeras en salir (PEPS).
Gestionar suministros de Compras insumos necesarios para ejecutar la venta * Resmas Compras de * Lapiceros papelería * Toner *Escobas
Aplicado a los insumos de papelería y aseo como tal, el método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos
COMPRAS DE
*Traperos
IMPLEMENTOS
*Jabón líquido
PARA
antibacterial
EL ASEO
*Toallas
productos comprados más
desechables
recientemente.
para manos
Para este método las compras no
*Papel higiénico
manejan gran importancia pues son
*Desinfectantes
ingresadas al inventario por su valor de compra y no requiere ningún procedimiento especial.
Contabilidad - Financiera Cartera - Gestión de Cobranzas Tesorería - Recaudo de clientes - Pagos de proveedores - Pagos varios Recursos Humanos - Contratación - Seguridad Social
A c t i v o s
F i j o s
* Impresora * Computadores * Video Beam * Escritorios * Sillas * Teléfonos * Inmovilizadores * Cuellos Ortopedicos * Camillas * Muñecos Simuladores * Extintores
Administración en Salud Ocupacional
Proceso de Compras * Solicitar disponibilidad presupuestal * Revisar las cotizaciones - Minimo 3 * Comité de Compras eleguir proveedor más indicado * Generar orden de compra * Enviar la orden de compra al proveedor
Recepcion de Mercancías * Comparar la orden de compra con la factura de venta * Revisar el estado del producto * Almacenar * Pasar factura al area de contabilidad para tramite de pago
PROVEEDORES
Administración en Salud Ocupacional
SISTEMA DE
• Tratar los documentos de manera
ALMACENAMIENTO Y
que garanticemos su integridad y acceso seguro.
MANEJO JADY SISO LTDA.
• Conservar Almacenamiento
de
archivo:
El
almacenamiento de archivos es el trato o gestión que le damos a la información de nuestra organización.
correctamente
la
información y en un orden lógico. Para este almacenamiento de archivo se requiere una estantería tipo liviana y metálica.
Siendo clave que se encuentren organizados de manera inteligente y que esto nos permita salvaguardar y acceder a la información de forma eficiente,
Los
objetivos
almacenamiento,
se
de
basa
en
este la
necesidad de mantener una solución eficaz
para
los
administrativos
y
de
procesos gestión
de
SISTEMA DE ESTANTERIA
JADY SISO LTDA.
nuestra empresa. Gracias
almacenamiento
archivísticos determinar información,
es el
que
de
logramos
El sistema de Estantería Liviana o
manejo
de
la
Estantería de Media Carga para
registro
de
los
Picking. Permite almacenar de forma
el
documentos y las normas a seguir en
manual
el interior de la empresa, De esta
mediano y pequeño, es versátil se
manera
las
adapta a todo tipo de unidad de
funciones básicas de los archivos
carga y que facilita el acceso a las
documentales, son:
referencias almacenadas de manera
podemos
decir
que
materiales
de
directa e inmediata.
Administración en Salud Ocupacional
tamaño
MANEJO TRANSPORTE INTERNO JADY SISO LTDA. El manejo interno de la empresa es manual
ya
que
la
bodega,
almacenamiento, y estantería es tipo liviana y de archivo, donde se maneja solo papelería.
ESPECIFICACIÓN DEL MANEJO JADY SISO LTDA.
BIBLIOGRAFIA Información tomada de:
Especificación del manejo que se debe al deterioro de los productos y residuos de la empresa según la normatividad actual: El
almacenamiento
residuos papelería,
sólidos, los
tiene
tratándose
cuales
se
solo solo
pueden
reciclar cuando no tengan valor y se hayan deteriorado.
https://custodiodedocumentosmx.com/alma cenamiento-de-archivos/ https://www.ar-racking.com/co/sistemasde-almacenaje/estanteriasindustriales/estanterias-parapicking/estanteria-liviana-de-picking# https://www.minambiente.gov.co/images/n ormativa/app/resoluciones/ffRES%201397%20DE%202018.pdf
POLITICA JADY SISO LTDA JUST IN TIME
De acuerdo a la resolución 1397 del 25 de julio del 2018. Que la política nacional para la gestión integral de Residuos Sólidos, establecida en el CONPES 3874 de 2016.
Sería lógico pensar en un modelo “Just In Time” aplicado a la gestión de la PRL (Prevención de Riesgos Laborales);
concretamente
a
la
formación de cada empresa, una formación en PRL con los contenidos que se necesitan, en la extensión que
Administración en Salud Ocupacional
se necesita, a disposición de los
partes interesadas de la empresa, no
miembros de la organización en el
sólo para “conectar” con ellos como
momento en el que se necesitan,
clientes, si no para conocer además
todo
esto
interactiva,
en de
una
plataforma
las percepciones que tienen del
fácil
acceso
producto y servicio que se les está
y
disponible las 24 horas del día.
ofreciendo, identificar sus intereses y tener un valioso feedback a partir del cual diseñar productos/servicios.
BENEFICIOS JADY SISO
LTDA JUST IN TIME El rendimiento económico ya no es el único aspecto clave en el desarrollo de una empresa, y el desempeño social
OBJETIVO JADY SISO LTDA
de
las
valorado por clientes, trabajadores,
• Diseñar y desarrollar sistemas de gestión adaptados a los aspectos importantes
medioambiental
organizaciones es cada vez más
JUST IN TIME
realmente
y
de
la
empresa, sin limitarse a los requisitos
por
la
sociedad,
agentes
de
financiación. Por lo anterior es de suma importancia el desarrollo de la PRL en cualquier empresa.
legales o a un número de apartados
Para JADY SISOS LTDA esta técnica se
establecidos en normas.
ha
•Establecer
unos
programas
formativos adaptados a las personas, procesos,
productos,
equipos
de
trabajo. •Establecer
considerado
como
una
herramienta de mucha ayuda, ya que su filosofía está definitivamente muy orientada al mejoramiento continuo, a través de la eficiencia en cada uno de los elementos que constituyen el
una
comunicación
inteligente con la totalidad de las
sistema de la empresa, (proveedores, proceso, personal y clientes).
Administración en Salud Ocupacional
Para la implementación del sistema
JADY SISOS LTDA, con la aplicación
JIT a nuestra empresa se realiza una
de este método busca mejorar la
inversión en cuanto a tecnología para
competitividad de la empresa, reducir
lograr disminuir los costes de mano
los costos, adicional ayudará a la
de obra empleada.
empresa a conocer que es lo que
ALGUNAS HERRAMIENTAS UTILIZADAS EN JADY SISO
quiere el cliente y lo que se requiere para lograrlo.
LTDA JUST IN TIME
BIBLIOGRAFÍA
Lay out orientado al proceso: Para
Información
tomada
de:
evitar movimientos y transportes que
Prevenblog.com. 03 de Septiembre
no son necesarios.
2015.
Células
en
U:
Es
un
tipo
de
Prevención
just
in
time.
https://prevenblog.com/prevencion-
configuración de los puestos de
just-in-time-te-lo-imaginas/
trabajo.
Eumed.net. Uso de la metodología “justo a tiempo” en las empresas de servicios.
Septiembre
2018.
https://www.eumed.net/rev/oel/2018 /09/metodologia-justoatiempoempresas.html.
PROPUESTA DE POLITICA DE CONCLUSION JADY SISO
COMPRAS JADY SISO LTDA
LTDA JUST IN TIME Un
sistema
de
JIT
incluye
una
estrategia de flujo de línea para lograr un producto o servicio de alto volumen a bajo costo, es así como
La empresa adoptara las siguientes políticas para sus compras: Toda compra se le hará un proceso
de
análisis,
Administración en Salud Ocupacional
que
evaluará
el
comité
de
Los pagos a los proveedores
compras
para verificar la
se realizaran de acuerdo al
variabilidad y posibilidad de
cronograma
adquisición.
establecidas.
y
fechas
Se evaluara los proveedores
Todas las compras deben de
para verificar la oferta más
estar respaldadas por una
favorable para la empresa.
orden de compra emitida por
Se realizaran filtros de los encargados
del
área
el comité de compras.
de
archivo y almacén para no incurrir en gastos innecesarios o compras que afecten los activos, y evitar los excesos de utensilios
de
aseo
en
la
empresa. Toda compra será regulada por las normas vigentes de comercio. No
se
realizan
pagos
anticipados antes de recibir la compra
y
su
respectiva
MONTOS
verificación. proveedores
Se estableció que las compras
serán los que nos ofrezcan
que superen los $ 5.000.000
mejores ventajas en cuanto a
millones de pesos deberán
precio y calidad.
ser autorizadas por el comité
Los
posibles
No se realizara ningún pago de factura si no se cuenta con la
firma
de
revisión
y
de compras. Las
inferiores
por
ordenador de gastos.
aprobación de la gerencia.
Administración en Salud Ocupacional
el
TIEMPOS Los pedidos de papelería y útiles de oficina se realizara semestralmente. Los
pedidos
de
aseo
se
realizarán mensualmente. Los
tiempos
para
estos
procesos de autorización y aprobación serán de 10 días
CONCLUSIONES
hábiles calendario. JADY SISO LTDA. Se considera
COMITÉ DE COMPRAS Tendremos
un
comité
una empresa con todos los
de
compras integrado por el jefe de ventas y gerencia, quienes serán evaluar
los
encargados
las
compras
de y
el
Cuando surjan compras por o
carácter
improvistos urgente
de
podrán
hacerse por proveedores sin licitaciones.
servicio seguridad
de
prestar el
consultoría y
salud
en
en el
trabajo. La licitación es un proceso mediante
mercado correspondiente. daños
estándares para
el
cual
una
organización da a conocer públicamente o de manera privada, una necesidad o un servicio prestado. Los inventarios son un puente entre lo que tengo y lo que necesito, y son la herramienta principal ganancias
para
detectar
las
y
mantener
el
aprovisionamiento empresa.
Administración en Salud Ocupacional
de
una
El sistema de almacenamiento debe ser seguro y eficiente y basado en el cumplimiento de las normas establecidas. Cuando una organización cuenta con una política de mantenimiento de inventarios aplicando el JUS – IN – TIME, minimiza perdidas, reduce los niveles de inventarios, mejorando los procesos productivos. Es de suma importancia estandarizar un buen procedimiento de compras y suministros para garantizar y asegurar el abastecimiento de todos los materiales que se necesitan para el desempeño o presentación de los servicios ofrecidos.
BIBLIOGRAFÍA https://es.calameo.com/read/005566 847a2fb8c02fa2
Administración en Salud Ocupacional