Manual de Athena

UNIVERSIDAD DEL NORTE CENTRO DE INFORMÁTICA

MANUAL DE USUARIO ADMINISTRADOR SISTEMA DE CONTRATACIÓN ATHENA Versión 2

BARRANQUILLA, AGOSTO 31 DE 2009

TABLA DE CONTENIDO 1. A QUIÉN VA DIRIGIDO ESTE MANUAL?. .................................................................. 3 2. CONTENIDO DE ESTE DOCUMENTO. ........................................................................ 3 3. CÓMO INGRESAR AL SISTEMA? ................................................................................ 3 4. ORGANIZACIÓN DE ESTE MANUAL. ......................................................................... 6 4.1 Parámetros del sistema. ................................................................................ 7 4.1.1 Pasos para configurar el sistema Athena. .................................................. 7 4.1.2 Cómo diligenciar la forma GZAPAPL? ........................................................ 8 4.1.3 Cómo diligenciar la forma FZASCON? ..................................................... 10 4.1.4 Cómo diligenciar la forma FZASENC?...................................................... 13 4.1.5 Cómo diligenciar la forma FZASCLA? ...................................................... 16 4.1.6 ¿Cómo diligenciar la forma FZASACT? .................................................... 17 4.1.7 Cómo diligenciar la forma FZASPOL? ...................................................... 18 4.1.8 ¿Cómo diligenciar la forma FZASPPC?.................................................... 19 4.2 Operación del sistema................................................................................ 1 4.2.1 Cómo convertir una solicitud en contrato?. ................................................. 1 4.2.2 Cómo diligenciar la forma FZASRES?. ....................................................... 2 2.2.3. Cómo crear un precontrato de solicitud original?. ...................................... 6 4.2.4. Cómo crear un precontrato de otrosí?. .................................................... 12 4.2.5. Cómo se imprime un contrato ?............................................................. 16 4.2.6. Cómo cambiar de fase un contrato?. ....................................................... 17 4.2.7. Cómo cambiar el estado de un precontrato?. .......................................... 18 4.2.8. Cómo se descompleta una solicitud de contrato que tiene requisición. ... 18 4.2.9. Cómo completar y aprobar una orden de compra?. ................................ 20 4.2.10. Cómo se descompleta una solicitud de contrato que no tiene requisición?........................................................................................................ 23 4.2.11. Cómo se anula una orden de compra asociada a un contrato?. ............ 24 4.2.12. Cómo se anula una requisición asociada a un contrato?...................... 25 4.2.13. Cómo conocer el estado o fase / el número de orden de compra / requisición asociada a un contrato?. ................................................................. 27 4.2.14. Cómo conocer el historial de estados/ fases de un contrato?. .............. 29 4.2.15. Cómo consultar las aprobaciones de las solicitudes de contrato?. ....... 30 4.2.16. Cómo cambiar las fechas relativas de un contrato?. ............................. 31 4.2.17. Cómo adicionar pólizas a un contrato/orden/documento?. .................... 32 4.2.18. Cómo consultar pólizas asociadas a un contrato/orden/documento?. ... 34 4.2.19. Cómo adicionar/eliminar documentos soporte a una solicitud de contrato?. ......... 35 4.2.20. Cómo consultar el historial de documentos financieros relacionados a un contrato?. ........................................................................................................... 36 4.2.21. Cómo consultar información de contratos agrupados por tipo?. ............................. 37

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4.2.22. Cómo conocer cuál es la cola de aprobación donde está una requisición/orden?. ............................................................................................ 38 4.2.23. Cómo registrar la trazabilidad de un documento?. ................................ 39 4.2.24. Cómo consultar la trazabilidad de un documento?.................................................. 41 4.2.25. Cómo registrar seguimiento a un contrato?. .......................................... 42 4.2.26. Cómo consultar los contratos anulados?. .............................................. 44 4.2.27. Cómo configurar los avisos automáticos?. ............................................ 44 5. PREGUNTAS FRECUENTES. ................................................................................... 47 6. RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS. ............................................................................ 49

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1. A QUIÉN VA DIRIGIDO ESTE MANUAL?.

Este manual está dirigido a los funcionarios de la Oficina Jurídica encargados de la gestión y elaboración de contratos.

2. CONTENIDO DE ESTE DOCUMENTO. En este manual se presenta en detalle cada una de las funcionalidades del sistema Athena, la forma como operan y las preguntas frecuentes sobre los mismos.

3. CÓMO INGRESAR AL SISTEMA? a) En el portal Uninorte, escoja la opción profesores y administrativos, luego en la ventana que se despliega presione el botón <Banner académico financiero>. b) A continuación en la ventana que se despliega escriba su nombre de usuario, password, y base de datos, luego presione <enter>. Ver figura 2.1.

FIGURA 2.1 c) A continuación remítase al menú Sistema Sirius, presione doble clic y escoja el submenú Athena, tal como lo muestra la figura 2.2.

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Figura 2.2

d) En el submenú Athena encontrará 4 opciones, así: Consulta y ejecución de reportes. Utilícela si desea ejecutar un reporte.

Parámetros de contratación. Opción de uso exclusivo para Oficina Jurídica.

Operación de contratación. Utilícela si desea realizar una solicitud de contrato/otrosí.

Consultas de contratación. Utilícela para consultar información del sistema.

Importante: Desde el menú principal del sistema Banner usted podrá acceder directamente a las formas de Athena, digitando el nombre en el campo <Ir a:>. Ver figura 2.3.

4

Figura 2.3

Para ingresar al módulo Web es necesario que ingrese al portal de profesores y administrativos, digite su usuario y contraseña, presione el botón <ingresar>; luego en la pestaña <Area administrativa> haga clic sobre el enlace ingresar de la opción <Sistema de información académico> y posteriormente escoja <Sistema Athena –módulo de seguimiento>..Ver figura 2.4

Figura 2.4

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4. ORGANIZACIÓN DE ESTE MANUAL. Este manual está organizado en dos secciones: Parámetros del sistema: esta sección incluye todas las actividades necesarias para configurar el sistema Athena.

Operación del sistema: esta sección incluye todas las actividades requeridas en el día a día de la operación del sistema.

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4.1 Parรกmetros del sistema.

4.1.1 Pasos para configurar el sistema Athena.

Parรกmetros generales GZAPAPL

Crear tipo de contrato FZASCON

Crear encabezados FZASENC

Parรกmetros Por tipo de contrato FZASPPC

Crear clรกusulas FZASCLA

Crear obligaciones FZASACT

Crear tipos de pรณlizas FZASPOL Figura 4.1.1

7

4.1.2 Cómo diligenciar la forma GZAPAPL? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 0 11 0 Figura 4.1.2.1

12 0

Desplazamiento entre registros: utilice las teclas <flecha hacia arriba / flecha hacia abajo>.

Importante:  antes de crear un nuevo registro verifique que no exista uno para la entidad/sistema requerido.  Esta forma es de uso exclusivo del soporte de Centro de informática 1) Entidad: escoja la entidad a la cual desea configurar parámetros.

2) Módulo: escoja el sistema de información al cual desea configurar parámetros.

3) Secuencia: ingrese número en que comenzarán a generarse las solicitudes del respectivo sistema.

4) Admón. módulo: aquí se debe especificar el funcionario encargado de administrar el sistema.

5) Monto contrato susceptible de timbre: aquí se debe especificar el monto a partir del cual se debe establecer impuesto de timbre.

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6) Admón. Imp timbre: aquí se debe especificar el funcionario a quién se debe avisar sobre el impuesto de timbre generado.

7) Días de aviso: aquí se debe especificar cuantos días antes se enviarán los tres avisos de advertencia sobre el vencimiento de un contrato.

8) Valor salario mínimo: aquí se debe especificar el valor en pesos del salario mínimo vigente.

9) Admón. módulo: aquí se debe especificar el funcionario encargado de administrar el módulo de convenios.

10)Jefe Presupuesto: aquí se debe especificar el funcionario encargado de administrar en la oficina de Presupuesto las colas de fondos no suficientes NSF. 11)Jefe sistemas de Misión Crítica: aquí se debe especificar el funcionario jefe de la mencionada oficina.

12)Soporte sistema: aquí se debe especificar el funcionario del Centro de Informática encargado del sistema.

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4.1.3 Cómo diligenciar la forma FZASCON?

2 1

5

3

6

7

4

Figura 4.1.3.1

Ubíquese en un nuevo registro : para realizar esta operación desplácese hasta el final del conjunto de registros y presione la tecla >flecha hacia abajo> del teclado.

1) Ingrese un consecutivo: digite el número consecutivo correspondiente al registro que está creando.

2) Tipo de contrato: ingrese una descripción del tipo de contrato hasta de 60 caracteres.

3) Título del contrato: ingrese el texto que aparecerá en el documento impreso cuando se haga referencia al tipo de contrato.

4) Requisitos: a. Req: marque este campo si el tipo de contrato requiere requisición. b. Ord: marque este campo si el tipo de contrato requiere orden de compra. c. Cnv: marque este campo si el tipo de contrato es un convenio. ** En el valor del IVA debe colocar cero (0).

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5) Nombre contratante: ingrese una el texto que aparecerá al pie de la firma del contratante.

6) Nombre contratista: ingrese una el texto que aparecerá al pie de la firma del contratista.

7) Calidad en la que actúa: escoja el valor por defecto (Contratante o contratista) para el tipo de contrato.

11 8

12

9

13 10 14 15

Figura 4.1.3.2

8) Estado: escoja el estado del registro.

9) Obl.ctante: marque este campo si el usuario puede cambiar las obligaciones del contratante.

10)Obl.ctste: marque este campo si el usuario puede cambiar las obligaciones del contratista.

11)Pestañas a desplegarse: aquí deberá marcar de las pestañas opciones, cuales deben desplegarse cuando el usuario solicita un contrato. a. Muestra tab Soporte: marque esta opción si requiere que se despliegue la pestaña <Soporte>, en la cual se ingresan los archivos anexos.

11

b. Muestra tab cláusulas: marque esta opción si requiere que se despliegue la pestaña <cláusulas>. c. Muestra tab obligaciones: marque esta opción si requiere que se despliegue la pestaña <Obligaciones >.

Por último presione el botón guardar que está en la barra de botones.

12)Número mínimo de salario mínimos mensuales legales para determinar tipo de impresión: Digite el número mínimo de salarios mínimos legales mensuales a partir del cual se cambiará el tipo de impresión.

13)Tipo de impresión por defecto cuando el valor del contrato supere el tope mínimo de salarios mínimos legales : Escoja el tipo de impresión requerido 14)Tipo de impresión por defecto cuando el valor del contrato no supere el tope mínimo de salarios mínimos legales : Escoja el tipo de impresión requerido.

15)Restricción de fecha de inicio. Cuando este indicador está marcado el sistema controlará que la fecha de inicio del contrato sea mayor o igual a la fecha actual.

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4.1.4 Cómo diligenciar la forma FZASENC? Ubíquese en un nuevo registro: para realizar esta operación desplácese presionando la tecla <flecha hacia abajo> del teclado, hasta visualizar todos los campos en blanco. (Ver figuras 4.1.4.1 y 4.1.4.2)

Figura 4.1.4.1

1

2 3

4

5 6

7 8 Figura 4.1.4.2

1) Ingrese un consecutivo: digite el número consecutivo correspondiente al registro que está creando.

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2) Título: ingrese una descripción que permita identificar fácilmente el registro.

3) Texto del encabezado: ingrese el texto que aparecerá en el documento impreso como encabezado. Cuando desee que el texto del encabezado se modifique dinámicamente de acuerdo a los datos del contratista usted deberá incluir lo siguiente: a. El texto NOMCON, en el lugar donde desea que se despliegue el nombre del contratista. b. El texto NITCON, en el lugar donde desea que se despliegue la cédula del contratista. c. El texto NUMCON, en el lugar donde desea que se despliegue el número del contrato. d. El texto CEDCON, en el lugar donde desea que se despliegue la cédula del representante legal. e. El texto EXPCON, en el lugar donde desea que se despliegue el lugar de expedición de la cédula del representante legal. f. El texto NOMREP, en el lugar donde desea que se despliegue el nombre del representante legal. g. El texto NCONFI, en el lugar donde desea que se despliegue el titulo que se le ha dado al contratante. h. El texto NCTRFI, , en el lugar donde desea que se despliegue el titulo que se le ha dado al contratista.

4) Identificación: Escoja la persona que representará a la Universidad en este encabezado.

5) Expedida en: Escriba el nombre el lugar de expedición de la cédula del representante de la Universidad.

6) Domicilio: Escriba el nombre el lugar donde tiene el domicilio el representante de la Universidad.

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7) Calidad en la que actúa: escriba el texto que explicará la calidad en la que actúa el representante de la Universidad.

8) Comentario: aquí deberá escribir en letras mayúsculas el nombre del la persona escogida como representante de la Universidad.

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4.1.5 Cómo diligenciar la forma FZASCLA?

3 1 2

4

Figura 4.1.5

Ubíquese en un nuevo registro: para realizar esta operación desplácese presionando la tecla <flecha hacia abajo> del teclado, hasta visualizar todos los campos en blanco. (Ver figuras 4.1.5) 1) Ingrese un consecutivo: digite el número consecutivo correspondiente al registro que está creando.

2) Título: ingrese una descripción que permita identificar fácilmente la cláusula. Este texto saldrá en la versión impresa del contrato.

3) Tipo: Escoja el tipo de cláusula.

4) Texto: digite el texto de la cláusula. Si se trata de una cláusula tipo <objeto> se debe dejar vacio.

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4.1.6 ¿Cómo diligenciar la forma FZASACT?

1 2

Figura 4.1.6

Ubíquese en un nuevo registro: para realizar esta operación desplácese presionando la tecla <flecha hacia abajo> del teclado, hasta visualizar todos los campos en blanco. (Ver figura 4.1.6) 1) Título: ingrese una descripción que permita identificar fácilmente la obligación.

2) Texto: digite el texto de la obligación.

Este procedimiento aplica tanto para obligaciones del contratante como del contratista.

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4.1.7 Cómo diligenciar la forma FZASPOL?

1

2

Figura 4.1.7.1

Ubíquese en un nuevo registro: para realizar esta operación desplácese presionando la tecla <flecha hacia abajo> del teclado, hasta visualizar todos los campos en blanco. (Ver figura 4.1.7.1) 1) Código: digite el número consecutivo correspondiente al registro que está creando.

2) Título: digite la descripción del tipo de garantía.

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4.1.8 ¿Cómo diligenciar la forma FZASPPC?

Figura 4.1.8.1

1) Tipo de contrato: escoja el tipo de contrato que requiere configurar.

2) Presione la tecla <Sgte bloque>.

3) Escriba el objeto por defecto. Modifíquelo si es el caso.

4) Escoja el encabezado que se requiere utilizar. (No modificable) 5) Escoja las cláusulas requeridas. Recuerde: debe incluir en esta lista las cláusulas de encabezado, objeto, valor , vigencia, obligaciones del contratante y contratistas, garantías y constancia y aceptación. Cualquier otra cláusula que escoja debe ser de tipo <Otro> para se pueda desplegar en la minuta.

6) Escoja y modifique si es necesario las obligaciones de contratante y contratista.

7) Escoja los tipos de pólizas que serán requeridos para este tipo de contrato.

8) Digite el texto de las cláusulas que serán fijas para el tipo de contrato seleccionado.

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9) Presione el bot贸n <Guardar> Distribuci贸n de las cl谩usulas en la minuta impresa.

MINUTA DE CONTRATO

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MINUTA DE OTROSÍ

MINUTA DE ACTA DE LIQUIDACIÓN

21

4.2

Operación del sistema.

4.2.1 Cómo convertir una solicitud en contrato?.

1) 2) 3) 4) 5) 6)

Escoger la solicitud a gestionar en la forma FZASRES. Si es necesario se debe asociar la orden de compra.

Crear el precontrato y asociarle una ruta de aprobación.

Enviar el precontrato para aprobación.

Imprimir la minuta definitiva.

Gestionar la revisión del la minuta impresa por parte del Director de la Oficina Jurídica.

7) Enviar para firma del contratista. (cambiar fase).

8) Enviar para firma del representante legal Uninorte. (cambiar fase).

9) Registrar la firma del contrato. (cambiar fase).

1

4.2.2 Cómo diligenciar la forma FZASRES?.

La forma para gestionar la solicitudes de contratos y convertirlas a minutas es <FZASRES>, en donde se despliegan en orden de llegada cada una de las solicitudes realizadas por los usuarios. Los campos relevantes en esta pantalla son:

1

3

2

4

5 6

Figura 4.2.2.1

16)Solicitud: este parámetro es opcional y es utilizado para colocar allí la solicitud que se desea gestionar.

17)Solicitante: este parámetro es opcional y es utilizado para colocar allí el usuario del cual se desean gestionar las solicitudes.

18)Ver solicitud: al presionar este botón se despliega el detalle de la solicitud.

19)Asociar orden: al presionar este botón se despliega automáticamente la forma <FZAPOAS>, en la cual se asocia una orden de compra a la requisición de la solicitud de contrato.

Para utilizar esta forma es necesario: a. Presionar siguiente bloque. Ver figura 4.2.2.2.

2

b. Buscar la solicitud requerida en la lista de contratos. Ver figura 2.2.2.3. c. Colocar la palabra â&#x20AC;&#x153;nextâ&#x20AC;? en la columna Orden de compra correspondiente al contrato seleccionado. Ver figura 4.2.2.4.

Figura 4.2.2.2

Figura 4.2.2.3

3

Figura 4.2.2.4

20)Precontrato: al presionar este botón se despliega una de las dos formas siguientes: a. <FZASPRE> (para contratos originales) , solicitud del usuario y se genera la minuta.

en la cual se revisa la

b. <FZASPOS> (para otrosí) , en la cual se revisa la solicitud del usuario y se genera la minuta.

El detalle se puede observar en el ítem Cómo crear un precontrato?.

21)Requiere información: al presionar este botón se despliega automáticamente una ventana (ver figura 4.2.2.5), en la cual se puede escribir un requerimiento de información al usuario creador de la solicitud de contrato. Al presionar el botón enviar se enviará el requerimiento al usuario. Una vez el usuario ha respondido el requerimiento por cualquier medio (electrónico o físico) el encargado del contrato en la Oficina jurídica deberá ingresar a la forma FZASREQ y finalizar el registro correspondiente.

Ver figura 4.2.2.6.

4

Figura 4.2.2.5

Figura 4.2.2.6

5

2.2.3. Cómo crear un precontrato de solicitud original?.

Forma a utilizar: FZASPRE Procedimiento para diligenciar FZASPRE: 1) Revisar y/ complementar la Información del contratista: en este grupo de información se despliega lo referente al nombre de la empresa y el representante legal de la misma.

2) Revisar y/o complementar el objeto del contrato: En este campo se despliega el objeto del contrato que ha registrado el usuario.

3) Revisar y/o complementar la forma de pago: en este grupo de información se puede modificar : a. La distribución de los componentes de pago (por porcentaje, por valor) b. el texto de cada componente de pago, así también como la información adicional que hará parte de la respectiva cláusula.

Para actualizar la información de la respectiva cláusula es necesario presionar el botón <Actualizar>. Ver figura 4.2.3.1. <Importante >, si al lado del título de la cláusula aparece un mensaje “Modificado por el usuario”, significa que el usuario ha modificado directamente la cláusula, por lo tanto al utilizar el botón actualizar sobrescribirá la información escrita.

6

Figura 4.2.3.1

4) Revisar y/ complementar la información contable donde se cargarán los ingresos: se podrán actualizar, eliminar y adicionar los registros de información contable donde se recibirán los ingresos para contratos en los cuales la universidad actúa como contratista, así también como la información referente al registro presupuestal cuando se contrata con empresas del estado. Ver figura 4.2.3.2

Figura 4.2.3.2

5) Revisar y/o complementar la vigencia: en este grupo de información se puede modificar :

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a. La fechas de inicio y terminación, bien en forma relativa o absoluta.

Ej. Acta de inicio más 3 meses o del 15 de enero de 2009 al 30 de diciembre de 2009. b. La información adicional que hará parte de la respectiva cláusula.

Para actualizar la información de la respectiva cláusula es necesario presionar el botón <Actualizar>. Ver figura 4.2.3.3. <Importante >, si al lado del título de la cláusula aparece un mensaje “Modificado por el usuario”, significa que el usuario ha modificado directamente la cláusula, por lo tanto al utilizar el botón actualizar sobrescribirá la información escrita.

Figura 4.2.3.3

6) Revisar y/o complementar la obligaciones de contratante y contratista: en este grupo de información se puede modificar el texto , los responsables y el indicador de si la obligación será susceptible de seguimiento. Ver figura 4.2.3.4

8

Figura 4.2.3.4

7) Revisar y/o complementar las garantías: en este grupo de información se puede modificar el tipo, porcentaje, valor y vigencia de cada una de las garantías del contrato. Ver figura 4.2.3.5.

Figura 4.2.3.5

8) Revisar y/o complementar los anexos: en este grupo de información se puede insertar, modificar o eliminar los archivos anexos a la solicitud.

Figura 4.2.3.6

9) Revisar y/o complementar otras cláusulas: en este grupo de información se puede insertar, modificar o eliminar las cláusulas diferentes a las ya revisadas en esta forma. Para insertar una nueva cláusula presione el botón respectivo en la barra de la derecha y luego : a. escriba una secuencia (orden de impresión),

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b. escoja un titulo, c. digite el texto de la cláusula.

1

2

3 Figura 4.2.3.7

BARRA DE BOTONES PRINCIPAL

10)Aprobadores: al presionar este botón se desplegará una pantalla para que registre las personas que deberán aprobar la minuta. La información requerida es: a. Secuencia: El orden en que se gestionarán las aprobaciones. b. Identificación: Se debe escribir o escoger de la lista la persona requerida. c. Tipo flujo; tiene como objeto determinar el tipo de flujo con el que se gestionará la aprobación. Si es <serie> las aprobaciones se requerirán unas después de la inmediatamente anterior, si es <paralelo> se requerirán al tiempo. d. Función: se utiliza para establecer el objetivo de esta persona dentro del flujo de aprobación. Si es <aprobar> , el usuario referido deberá dar su visto bueno al documento, si es <información>, tendrá carácter informativo. Ver figura 4.2.3.8

10

Figura 4.2.3.8

Si para el contrato no se requiere aprobación de la minuta se puede desmarcar la opción <Requiere aprobación>.

11)En proceso: al presionar este botón se guardará la minuta de contrato en borrador, para que esta pueda ser retomada posteriormente.

12)Completa: al presionar este botón la minuta, se desplegará el mensaje <cargando flujo de aprobación>, el cual se debe aceptar, luego se despliega el mensaje de <Minuta completa y enviada para aprobación>.

11

4.2.4. Cómo crear un precontrato de otrosí?.

Forma a utilizar: FZASPOS Procedimiento para diligenciar FZASPOS: 1) Revisar y/o complementar la forma de pago: en este grupo de información se puede modificar : a. Información adicional de la forma de pago. b. La distribución de los componentes de pago (por porcentaje, por valor) c. el texto de cada componente de pago, así también como la información adicional que hará parte de la respectiva cláusula.

a

b c Figura 4.2.4.1

2) Revisar y/o complementar la vigencia: en este grupo de información se puede modificar : a. La fechas de inicio y terminación, bien en forma relativa o absoluta.

Ej. Acta de inicio más 3 meses o del 15 de enero de 2009 al 30 de diciembre de 2009.

12

Importante: Al trabajar con fechas relativas se debe presionar la tecla <tab> sobre el campo <más>. Ver figura 4.2.4.2. b. La información adicional que hará parte de la respectiva cláusula. c. La información contable para contratos de ingreso. d. Los porcentajes para el impuesto de timbre. e. La información presupuestal.

del

registro

presupuestal

y

del

certificado

a b c e

d Figura 4.2.4.2

3) Revisar y/o complementar la obligaciones de contratante y contratista: en este grupo de información se puede modificar el texto , los responsables y el indicador de si la obligación será susceptible de seguimiento. Ver figura 4.2.4.3.

13

c a

b Figura 4.2.4.3

4) Registrar los aprobadores: en esta pestaña se deben registrar las personas que aprobarán la minuta del otrosí. Ver figura 4.2.4.4 La información requerida es: a. Secuencia: El orden en que se gestionarán las aprobaciones. b. Identificación: Se debe escribir o escoger de la lista la persona requerida. c. Tipo flujo; tiene como objeto determinar el tipo de flujo con el que se gestionará la aprobación. Si es <serie> las aprobaciones se requerirán unas después de la inmediatamente anterior, si es <paralelo> se requerirán al tiempo. d. Función: se utiliza para establecer el objetivo de esta persona dentro del flujo de aprobación. Si es <aprobar> , el usuario referido deberá dar su visto bueno al documento, si es <información>, tendrá carácter informativo. Ver figura 4.2.4.4.

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a

b

c

d

Figura 4.2.4.4

5) Revisar y/o complementar los anexos: en este grupo de información se puede insertar, modificar o eliminar los archivos anexos a la solicitud.

Figura 4.2.4.5

Importante: Si el otrosí requiere adición de dinero, deberá diligenciar una orden de compra según el procedimiento descrito al principio de este manual.

Para completar la minuta de otrosí debe presionar el botón <Completa>.

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4.2.5. Cómo se imprime un contrato ?.

Forma a utilizar: FZISIMP Procedimiento para diligenciar FZISIMP: 1) Ingrese el número específico de contrato que se desea imprimir o escójalo de la lista que se despliega automáticamente de los contratos que están habilitados para impresión.

2) Presione el botón <Imprimir contrato>.

3) En la forma que se despliega presione el botón <Imprimir>.

4) A continuación despliega una versión imprimible del contrato.

FIGURA 4.2.5.1

Figura 4.2.5.2

16

4.2.6. Cómo cambiar de fase un contrato?.

Forma a utilizar: FZASFAC Procedimiento para diligenciar FZASFAC: 1) Ingrese escoja el número de contrato.

2) Presione el botón <Siguiente Bloque>.

3) Para cambiar la fase escójala de la lista <Fase>, inmediatamente después de habilitarán los campos <Fecha inicio fase> y Comentarios para que registre allí lo pertinente.

4) Luego presione el botón <Guardar>.

1

2

3

Figura 4.2.6.1

17

4.2.7. Cรณmo cambiar el estado de un precontrato?.

Forma a utilizar: FZASANU Procedimiento para diligenciar FZASANU: 1) Ingrese el nรบmero de contrato.

2) Presione el botรณn <Siguiente Bloque>.

3) Escoja la opciรณn <Cambiar estado contrato> 4) Presione el botรณn ejecutar.

Consideraciones: Si el precontrato que requiere modificar esta en aprobaciรณn se borrarรกn las aprobaciones pendientes.

Si el precontrato que requiere modificar tiene asociada una orden anulada se borrarรก la relaciรณn con el precontrato y la requisiciรณn.

Una vez se realice el proceso, el precontrato quedarรก disponible para modificarse.

2 1

3 4

Figura 4.2.7.1

4.2.8. Cรณmo se descompleta una solicitud de contrato que tiene requisiciรณn.

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Forma a utilizar: FOADOCU Consideraciones; El proceso para descompletar una solicitud por la forma FOADOCU solo lo puede realizar el usuario que la elaboró.

La requisición asociada a la solicitud de contrato que se desea descompletar debe estar en estado completa y no aprobada.

Una vez se realice el proceso, la solicitud y requisición quedarán disponible para modificarse.

Procedimiento para utilizar FOADOCU: 1) Digitar el número de la requisición en el campo <Documento>.

2) Presionar el botón <Siguiente bloque>.

3) Presionar el botón <Rechazar documento>.

1

2

Figura 4.2.8.1

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4.2.9. Cómo completar y aprobar una orden de compra?.

Forma a utilizar: FZAPURR. Procedimiento para utilizar FZAPURR: 1) Una vez se ha ingresado a FZAPURR se debe digitar el número de la orden de compra que se quiere completar y presionar el botón <siguiente bloque>. Ver figura 2.2.9.1.

Figura 4.2.9.1

2) A continuación se despliega una pantalla en la cual se debe dirigir a la pestaña <Información de proveedor> y allí escoger de la lista el tipo de orden <Cod clase>.

20

Figura 4.2.9.2

3) Luego se debe desplazar a la pesta単a <Contablidad/bienes y navegar por todos los campos de los bloques 1- bienes y 2- Foapales con la tecla <Tab>. Ver figura 4.2.9.3.

1

2

Figura 4.2.9.3

21

4) Seguidamente se debe desplazar a la pesta帽a <Saldar/completar> y presionar el bot贸n completa.

Figura 4.2.9.4

5) Luego debe ingresar a la forma FZAUAPP y aprobar el documento tal como lo muestra la figura 4.2.9.5.

Figura 4.2.9.5

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4.2.10. Cómo se descompleta una solicitud de contrato que no tiene requisición?.

Forma a utilizar: FZASANU Procedimiento para diligenciar FZASANU: 1) Ingrese el número de contrato.

2) Presione el botón <Siguiente Bloque>.

3) Escoja la opción <Cambiar estado solicitud> 4) Presione el botón ejecutar.

Consideraciones: Si la solicitud que se requiere descompletar tiene una requisición y/o orden completa y aprobada, se deben anular primero estos documentos antes de proceder .

Una vez se realice el proceso, la solicitud quedará disponible para modificarse.

2 1

3 4

Figura 4.2.10.1

23

4.2.11. Cómo se anula una orden de compra asociada a un contrato?.

Forma a utilizar: FPAPDEL Procedimiento para diligenciar FPAPDEL: 1. Ingrese el número de orden de compra.

2. Presione el botón <Siguiente Bloque> dos veces .

3. Escoja de la lista de valores <Código de razón> la razón por la cual anula esta orden de compra.

4. Presione el botón <Hacer anulación permanente> (Ver figura 4.2.11.2) Consideraciones: Una vez se realice el proceso, el precontrato quedará disponible para modificarse.

Figura 4.2.11.1

Figura 4.2.11.2

24

4.2.12. Cómo se anula una requisición asociada a un contrato?.

Forma a utilizar: FPARDEL Procedimiento para diligenciar FPARDEL: 1. Ingrese el número de requisición.

2. Presione el botón <Siguiente Bloque> dos veces.

3. Escoja de la lista de valores <Código de razón> la razón por la cual anula esta requisición.

4. Presione el botón <Hacer anulación permanente> (Ver figura 2.2.12.2) Consideraciones: Una vez se realice el proceso, la solicitud quedará disponible para modificarse.

Figura 4.2.12.1

25

Figura 4.2.12.2

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4.2.13. Cómo conocer el estado o fase / el número de orden de compra / requisición asociada a un contrato?.

Forma a utilizar: ZISECO Procedimiento para utilizar FZISECO: 1. Ingrese el número de contrato.

2. Presione el botón <Siguiente Bloque>.

3. Si desea ver el historial de estados o fases debe presionar el botón <Ver fases> 4. Si desea ver el detalle de cada fase debe presionar el botón que la representa. (Ver figura 4.2.13.1).

Figura 4.2.13.1

27

Figura 4.2.13.2

28

4.2.14. Cómo conocer el historial de estados/ fases contrato?.

de un

Forma a utilizar: FZISFAS Procedimiento para utilizar FZISFAS: 1. Ingrese el número de contrato o escójalo de la lista.

2. Presione el botón <Siguiente Bloque>.

3. Si desea ver el detalle de la solicitud debe hacer clic sobre la opción <Opciones> del menú superior y seleccionar <Consultar documento>..

Si lo que desea ver es el historial de aprobación debe escoger la opción <Consultar aprobación>

Figura 4.2.14.1

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4.2.15. C贸mo consultar las aprobaciones de las solicitudes de contrato?.

Forma a utilizar: FZISHAP Procedimiento para utilizar FZISHAP: 1. Ingrese el n煤mero de contrato o esc贸jalo de la lista.

2. Presione el bot贸n <Siguiente Bloque>.

Figura 4.2.15.1

30

4.2.16. Cómo cambiar las fechas relativas de un contrato?.

Forma a utilizar: FZAMOFE Procedimiento para utilizar FZAMOFE: 1. Ingrese el número de contrato o escójalo de la lista.

2. Presione el botón <Siguiente Bloque>.

3. Cambie las fechas.

4. Presione el botón grabar.

Consideraciones: Cada vez que se cambia una fecha por esta forma, se incluye un registro en el historial de fases indicando la novedad.

Figura 4.2.16.1

31

4.2.17. Cómo adicionar pólizas a un contrato/orden/documento?.

Forma a utilizar: FZASPOC

Procedimiento para utilizar FZASPOC: 1. Si es un contrato puede ingresar el número o escogerlo de la lista, si es una orden debe ingresar el número y si es otro documento debe colocar la palabra “Next” para que se genere automáticamente un documento.

2. Presione el botón <Siguiente Bloque>.

3. Escriba una descripción de la póliza(s).

4. Digite el Nit de la compañía que expide las pólizas..

5. Escriba el objeto de las pólizas.

6. Presione el botón <Siguiente Bloque>.

7. Registre información para : el tipo de póliza, el número de póliza, fecha de expedición, tipo de moneda, valor de prima, fecha de inicio de póliza, fecha de fin de póliza, porcentaje que cubre la póliza, valor asegurado.

8. Presione el botón avisar y en la ventana que se despliega digite el número de cédula de la persona a la que se deberá avisar del vencimiento de la póliza, luego presione <Sgte bloque> y escoja el término de tiempo en el que se le avisará. Repita este proceso para todas las personas que deban estar enteradas de la novedad de vencimiento de la póliza. Ver figura (4.2.17.1) 9. Presione el botón <Guardar>.

Consideraciones: Para modificar pólizas ya existentes se puede buscar el documento padre (contrato, orden u otro) en el botón <Ver pólizas creadas>.

32

Figura 4.2.17.1

Figura 4.2.17.2

33

4.2.18.

C贸mo consultar contrato/orden/documento?.

p贸lizas

asociadas

a

un

Forma a utilizar: FZISPOC Procedimiento para utilizar FZISPOC: 1. Digite el n煤mero del documento.

2. Presione el bot贸n <Siguiente Bloque>.

Figura 4.2.18.1

34

4.2.19. Cómo adicionar/eliminar documentos soporte a una solicitud de contrato?.

Forma a utilizar: FZASDOC Procedimiento para utilizar FZASDOC: 1. Digite o escoja de la lista el contrato al cual requiere anexar archivos.

2. Presione el botón <Siguiente Bloque>.

3. Si ya existen archivos anexos deberá ubicarse en un registro vacio, para ello utilice las teclas arriba/abajo del teclado.

4. Presione el botón <Copiar>.

5. En la ventana que se despliega ubique el archivo, selecciónelo y presione el botón <Abrir>.

6. Escriba un comentario que describa el anexo.

7. Presione el botón <Guardar>.

8. Para consultar el archivo presione el botón <Consultar>.

9. Para editar el archivo y cambiar parte de su contenido presione el botón <Editar>.

Consideraciones: Los archivos que se anexen por esta opción estarán disponibles solo a nivel de precontrato, no a nivel de solicitudes.

Figura 4.2.19.1

35

4.2.20. C贸mo consultar el historial de documentos financieros relacionados a un contrato?.

Forma a utilizar: FZISHRP. Procedimiento para utilizar FZISHRP: 1. Digite o escoja de la lista el contrato que requiere consultar.

2. Presione el bot贸n <Siguiente Bloque>.

Figura 4.2.20.1

36

4.2.21. Cómo consultar información de contratos agrupados por tipo?.

Forma a utilizar: FZISCON. Procedimiento para utilizar FZISCON: 1. Digite o escoja de la listas información de: Tipo de contrato, estado, moneda, proveedor, orgn, monto, calidad en la que actúa Uninorte (contratante o contratista) y fecha de solicitud.

2. Importante: a. Si usted desea obviar algún parámetro debe dejarlo en blanco. b. Las fechas de inicio y fin de solicitud son obligatorias, por lo tanto debe digitar el rango de fechas que desea analizar.

3. Presione el botón <Siguiente Bloque>.

4. Utilice la función doble clic sobre cada uno de los tipos de contratos desplegados para el detalle de los mismos.

Figura 4.2.21.1

37

4.2.22. Cómo conocer cuál es la cola de aprobación donde está una requisición/orden?.

Forma a utilizar: FOAAINP. Procedimiento para utilizar FOAAINP: 1) En el campo <documento> digite el número de la requisición.

2) Presione el botón <Siguiente Bloque>.

Figura 4.2.22.1

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4.2.23. Cómo registrar la trazabilidad de un documento?.

Forma a utilizar: FZAMESD. Procedimiento para utilizar FZAMESD: 1) Escoger el tipo de operación Ent: entrada Sal: salida.

2) Escoger el tipo de documento: Cont: contrato, Or: orden de compra, Otro.

3) Escoger la entidad a la que pertenece el documento: 1- Fundación Universidad del Norte, 2- Hospital Uninorte.

4) Digite el número de documento.

5) Escoger la fase. Esto solo se debe realizar si además de reportar la entrada/salida de un documento se va a cambiar la fase de dicho documento. (Solo para contratos).

6) Escoger la fecha de la fase. (solo si aplica).

7) Digite información sobre el documento y el nombre del usuario que entrega, el número de guía y la empresa que transporta el documento y un comentario genera.

8) Si va a reportar el recibo de pólizas es necesario que presione el botón <Sgte bloque>.

9) Escoja las pólizas que recibe.

10) Presione el botón <Guardar>.

1

3

4

5

2

6

7

10 9

39

Figura 4.2.23.1

40

4.2.24. Cómo consultar la trazabilidad de un documento?.

Forma a utilizar: FZISMESD. Procedimiento para utilizar FZISMESD: 1) Escoja los parámetros para la búsqueda. Usted puede especificar los siguientes criterios: a. Tipo de operación: entrada o salida de documento, b. Rango de fechas: desde una fecha inicio hasta una fecha fin, c. Documento: el número del documento, d. Comentario: un texto dentro del campo comentario. e. Organización: puede escoger la organización origen de las operaciones a buscar, f. Usuario: puede escoger el usuario del cual desea conocer los registros de entrada/salida de documentos.

2) Presione el botón <Sgte Bloque>.

3) Navegue por los diferentes registros utilizando la barra de desplazamiento.

1

3

Figura 4.2.24.1

41

4.2.25. Cómo registrar seguimiento a un contrato?.

Forma a utilizar: módulo web, opción <Seguimientos>.

Permite registrar el seguimiento a un contrato.

Procedimiento para utilizar opción < Seguimientos >.

Para consultar un contrato escriba el número de la solicitud en el campo 1, luego haga clic en el campo 2; este se debe llenar con el número del Otro-si más reciente. Por último presione el botón Ver (3).

En la pestaña Vigencia se registra:  Las fechas reales de inicio y fin del contrato, así como la fecha en que se reporta esta novedad. (Figura 4.2.25.1, ítem 1.)  El cierre, fecha, motivo y comentarios de la finalización del contrato. (Figura 4.2.25.1, ítem 2.)

En la pestaña Obligaciones y actividades se registra:  Los archivos anexos surgidos durante la ejecución del contrato y que son relevantes para el seguimiento o que son requisitos para pago. (Figura 4.2.25.2, ítem 1.)

Para anexar un archivo a una actividad haga clic sobre el icono situado en la columna Anexo y la fila del registro que desea modificar. Seleccione el Tipo de documento a anexar, presione el botón Buscar... para localizar el archivo, finalice activando el botón Cargar con un clic. Para eliminar un archivo previamente cargado presione el botón descargar.  Agregar o eliminar actividades. (Figura 4.2.25.2, ítem 2.)

Para agregar una actividad haga clic en el botón , luego se

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despliega la ventana Nueva actividad, describa la actividad en el campo Texto, escriba la cédula del responsable y haga clic sobre la caja azul de la derecha, en esta debe visualizarse el nombre del responsable; en caso contrario verifique la cédula o busque el responsable haciendo clic en el botón . Para finalizar presione el botón Agregar.

Elimine una actividad seleccionándola en la tabla y haciendo clic en el botón .  Finalizar actividades que hayan sido creadas por el usuario. (Figura 4.2.25.2, ítem 3.)

1

2 Figura 4.2.25.1

1

3 2

Figura 4.2.25.2

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4.2.26. Cómo consultar los contratos anulados?.

Forma a utilizar: FZICOAU. Permite visualizar los registros de auditoría que se generan al momento de anular solicitudes de contrato Consideraciones:  Un vez ingresa a la forma, se muestran automáticamente los registros en orden descendente.  Puede realizar búsquedas colocando criterios en los campos de contrato, usuario, comentario y fecha.

Procedimiento para realizar búsquedas en FZICOAU: 1. Presione el botón <Ingresar consulta> (1) que está en la barra de menú.

2. Ubíquese sobre el campo por el cual desea consultar y escriba el criterio de búsqueda entre signos de porcentaje (%ejemplo%.).

3. Presione el botón <Ejecutar consulta> (2) que está en la barra de menú.

1 2

figura 4.2.26.1

4.2.27. Cómo configurar los avisos automáticos?.

Forma a utilizar: FZASUME.

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Permite establecer los usuarios a quienes llegarán mensajes por un determinado evento.

Procedimiento para configurar FZASUME: 1) Ubíquese en un nuevo registro. Para ello desplácese con la flechas del teclado.

2) Escoja de la lista el funcionario a quién llegarán los mensajes. En esta opción usted buscar utilizando el comodín %, por ejemplo para buscar el funcionario cuyo apellido es Amador, debe digitar %Amador% y el sistema le mostrará todos los funcionarios que cumplen con esa condición, luego ubíquese en el registro correspondiente y presione el botón <Aceptar>. Figura 4.2.27.1.

3) Escoja el centro de costo correspondiente al funcionario seleccionado. Figura 4.2.27.2.

4) Escoja la operación o evento ante el cual se le enviará mensaje.

5) Escoja el estado del registro (activo /inactivo).

6) Presione el botón grabar.

Consideraciones:  Para que al solicitante del contrato le llegue un mensaje ante un determinado evento usted deberá colocar 999 en la identificación del usuario y 999999 en el centro de costo. Luego deberá escoger la operación y el estado del registro.

Figura 4.2.27.1

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Figura 4.2.27.2

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5. PREGUNTAS FRECUENTES. Este manual está diseñado de manera tal que la tabla de contenido sirve como referente al indagar sobre preguntas frecuentas. Sin embargo a continuación proveemos información adicional sobre las dudas más comunes al utilizar esta herramienta. a) Qué debo hacer si es necesario enviar un requerimiento de información al solicitante?. b) Qué debo hacer si es necesario finalizar un requerimiento de información.

El usuario ya envío los documentos e información solicitada?. c) Cómo puedo otorgar acceso a un usuario para que pueda consultar contratos de un centro de costos específico?. d) Qué privilegios debo asignar a un usuario para que pueda consultar todos los contratos en el sistema?.

Respuestas a las preguntas frecuentes. a) Qué debo hacer si es necesario enviar un requerimiento de información al solicitante?.

Remítase al numeral 2.2.2 Figura 2.2.2.5 de este documento.

Volver a preguntas frecuentes.

b) Qué debo hacer si es necesario finalizar un requerimiento de información.

El usuario ya envío los documentos e información solicitada?.

Remítase al numeral 2.2.2 Figura 2.2.2.6 de este documento.

Volver a preguntas frecuentes.

c) Cómo puedo otorgar acceso a un usuario para que pueda consultar contratos de un centro de costos específico?.

Utilice la forma FZASURO para otorgar los permisos respectivos. Asigne el rol de responsable y asocie la organización cuyos contratos podrá consultar el usuario.

Volver a preguntas frecuentes.

d) QuĂŠ privilegios debo asignar a un usuario para que pueda consultar todos los contratos en el sistema?.

Utilice la forma FZASURO para otorgar los permisos respectivos. Asigne el rol de directivo.

Volver a preguntas frecuentes.

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6. RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS.  Msg-0070. El precontrato aún no tiene orden de compra asociada.

Antes de completar el precontrato y enviarlo a aprobación debe asociar la orden de compra por la opción respectiva de FZASRES.  Msg-0072 Debe ingresar por lo menos una forma de pago.

No ha especificado ningún componente en la forma de pago.  Msg-0073-1-Error mientras transfería archivo.

El sistema reporta un error desconocido al intentar cargar un archivo.

Contacte a la mesa de soporte.  Msg-0075. El indicador de aprobadores está activo y no se ha registrado la información de los mismos. Verifique para continuar.

Debe especificar los aprobadores del precontrato.  El precontrato tiene todas las aprobaciones y la orden de compra asociada está completa y aprobada, pero aún no está disponible para imprimir.

Esto sucede cuando la orden se va a la cola NSF (fondos no suficientes).

Para verificarlo remítase al numeral 2.2.22 de este documento.  La orden de compra esta completa pero aparece disponible en FZAUAPP para aprobar.

El sistema de información requiere unos minutos para procesar la orden.

Si pasado un tiempo prudente (5 minutos) y no está disponible la orden para aprobar, verifique por la forma FZIREQN que la clase de orden corresponda a la asignadas a Oficina Jurídica, si están correctas contacte a la mesa de soporte, en caso contrario proceda a descompletar el documento siguiendo los pasos descritos en el numeral 2,2,8.y corrija el tipo de orden.

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