PRÉCONISATIONS POUR LE TRAVAIL À DISTANCE EN SITUATION EXCEPTIONNELLE
Depuis l’annonce des mesures prises pour limiter la pandémie de Covid-19, nous avons adapté notre façon de travailler et dans le cadre de la mise œuvre de notre plan de continuité d’activité, de nombreuses personnes sont amenées à travailler à distance de manière intensive et sans préparation préalable. Ce document a pour intention de répondre à certaines de vos interrogations et de vous accompagner au mieux dans la conduite de vos activités au cours de cette période inédite qui s’est soudainement imposée à nous.
Qu’est-ce que le travail à distance en situation exceptionnelle ? Le travail à distance est actuellement mis en œuvre dans des conditions exceptionnelles ne correspondant pas aux règles habituelles du télétravail. En effet, la menace d’une épidémie est une circonstance exceptionnelle encadrée par le code du travail qui impose le télétravail au salarié (article L. 1222-11 du code du travail). Il s’agit alors d’un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité tout en garantissant la protection des personnes. De même, au titre de ses plans de gestion du Covid-19 et de déconfinement progressif, le MESRI a demandé un recours massif au travail à distance. Il s’effectue alors à la demande de l’employeur, à plein temps ou non, durant un nombre limité de jours comme l’encadre le décret du 11/02/2016 pour la fonction publique et la charte du télétravail d’UCA.
Quels sont les risques liés au travail à distance en situation exceptionnelle ? - Un poste de travail pas toujours adapté. - Le risque d’appauvrissement des liens de travail, de diminution du sentiment d’appartenance au collectif et des difficultés à collaborer. - L’absence de cadre, d’organisation et de suivi d’activité. - Le risque de déstructuration, c’est-à-dire d’une difficulté à s’organiser et/ou à s’auto-discipliner pour travailler. - Le risque d’hyperconnexion lié à la surinformation, les excès de sollicitations, d’interactions et d’interruptions dans les connexions numériques. 2
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- Difficulté à concilier vie professionnelle et vie privée, avec une possible augmentation du temps de travail et de la charge de travail ressentie. - L’augmentation des activités domestiques et familiales pouvent engendrer une surcharge psychologique. - Le risque d’isolement social : sentiment d’isolement vis-à-vis du collectif de travail. L’équipe de travail comme facteur de régulation collective de la pression n’intervient plus. - Le risque d’épuisement lié à une surcharge de sollicitations (burn-out), ou une sous sollicitation (bore-out). - Anxiété, stress : inquiétudes pour soi, sa famille, épuisement lié à une surcharge émotionnelle… et à l’extrême une dépression. Des phénomènes de contagion des émotions peuvent renforcer les peurs individuelles par la situation de crise, les médias et réseaux sociaux. - Renforcement de conduites addictives telles que le tabagisme ou l’alcoolisme. - Les difficultés pour les agents en situation de handicap de ne pas disposer de leurs outils professionnels spécifiques et d’un poste de travail aménagé à distance, alors qu’il l’est sur le lieu de travail habituel.
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COMMENT PRÉVENIR LES RISQUES LIÉS AU TRAVAIL À DISTANCE EN SITUATION EXCEPTIONNELLE ?
La prévention des risques liés au travail à distance en situation exceptionnelle nécessite la plus grande vigilance de la part des agents et de leurs encadrant·e·s.
1- AMÉNAGER SON POSTE DE TRAVAIL A DISTANCE
Il convient d’aménager un espace de manière ergonomique afin d’éviter tout effet néfaste sur la santé (troubles musculo-squelettiques, fatigue visuelle, etc.). Cet aménagement passe par un espace bien éclairé, calme à l’écart du bruit et des activités familiales, avec une assise adaptée à votre plan de travail. La hauteur de votre chaise hissant les coudes à hauteur du plan de travail et les bras parallèles au sol, les pieds reposant au sol, votre ordinateur portable surélevé pour permettre que vos yeux se retrouvent dans le tiers supérieur de l’écran (cf. charte du télétravail d’UCA et supports d’informations).
50 à 90 cm
90° 90° à 105° 95° à 120°
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Le service d’appartenance fournit au titre du télétravail conventionnel un équipement informatique. Des équipements ont pu être progressivement attribués lors de la mise en œuvre du confinement. Il est également possible de procéder, dans un cadre précis déterminé par la Direction des Systèmes d’Informations (DSI), au transport de son équipement informatique à domicile pour le cas où le télétravail devrait s’exercer de façon permanente à domicile avant un retour sur le lieu de travail. Si l’agent est en situation de handicap ou fait l’objet d’un suivi spécifique par la médecine de prévention, des équipements spécifiques peuvent être sollicités pour l’aménagement des conditions de travail à domicile. Le Guide du télétravail (1) précise ces modalités spécifiques d’équipement. Des informations sont relayées dans la FAQ Handicap : questions 21 et 22 dans la FAQ « Personnels de l’Université » de la page http://univ-cotedazur.fr/prpa/.
2- ORGANISER SON TRAVAIL
- Structurer sa journée de travail, définir des temps de pause et des limites pour ne pas réduire ses pauses, ne pas reprendre un travail en dehors des horaires (une fois les enfants couchés par exemple) ou effectuer des journées à rallonge. - Hiérarchiser et planifier son activité : selon les tâches à accomplir, l’activité à réaliser. - Gérer sa journée de travail à distance : alterner si possible dans son organisation de la journée, tâches prenantes et intenses, nécessitant une forte concentration et tâches courtes, demandant peu de concentration et celles pouvant être réalisées rapidement. - Pratiquer la vigilance sur les horaires de travail de tous et toutes et la sobriété dans l’usage de la messagerie sont de mise dans la communication pour limiter l’hyperconnexion (Guide UCA d’usage de la messagerie).
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3- C OMMUNIQUER RÉGULIEREMENT ET AVEC DES OUTILS VARIES
Le travail à distance s’appuie sur l’usage d’outils de communication (Emails, téléphone, tchats, documents partagés, visioconférence, outils de travail collaboratif, agenda partagé, etc.) et d’équipements informatiques (ordinateur portable en particulier ou écran tout en un). La communication permet de maintenir le lien d’appartenance au collectif de travail. Il est important de communiquer sur ses activités et projets en cours, ses plages de disponibilité. A distance, il convient d’entretenir le lien régulièrement au cours de la journée de travail, par Email ou par téléphone, pour le travail (réunions téléphoniques ou en visioconférence) mais ce peut être également de manière plus informelle. Pratiquer cependant la vigilance sur les horaires de travail pour limiter l’hyperconnexion.
4- RECOURIR AUX RELAIS INTERNES OU EXTERNES EN CAS DE BESOIN OU DE DIFFICULTÉ
Encadrant·e, assistant·e de prévention, médecine de prévention, correspondant·e·s handicap, CHSCT, référent e s CHSCT, ticket DSI, bureau du personnel (arrêt maladie, accident du travail, etc.) sont à solliciter en cas de besoin.
Consignes et organisation UCA : cellule-info-virus @univ-cotedazur.fr
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Cellule d’écoute et de soutien : soutien-au-personnel @univ-cotedazur.fr
FAQ UCA Coronavirus http://univ-cotedazur.fr/coronavirus#. XsJJEUFpHyR
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QUEL EST LE RÔLE DES ENCADRANT · E · S ? Les encadrant·e·s ont un rôle clé d’accompagnement de leurs équipes dans ce contexte exceptionnel de travail à distance imposé.
1- A DAPTER LES OBJECTIFS ET L’ORGANISATION DE L’ACTIVITÉ
Dans la situation actuelle, il est important d’adapter les nouvelles priorités et le cadre d’organisation. Il est souhaitable de définir conjointement avec l’équipe et chaque personnel la partie de l’activité qui est réalisable en télétravail, identifier les contraintes et rechercher des solutions ensemble. Un échange téléphonique avec les agents de votre équipe peut être organisé pour définir avec eux de nouvelles actions en favorisant l’autonomie. L’encadrant·e accompagne l’usage des outils de travail à distance auprès des membres de l’équipe. Pour autant, l’exigence nécessaire à l’accomplissement des activités est à associer avec davantage de patience et de bienveillance. Il est important d’accorder une attention particulière aux agents pour lesquels la situation est la plus difficile (conditions de travail au domicile difficiles, exposition directe et indirecte à la COVID-19, manque de maîtrise des outils de communication à distance ou encore situation personnelle de l’agent, situation de handicap…).
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2- I DENTIFIER LES RISQUES ET LEVIERS DU TRAVAIL À DISTANCE Le télétravail en situation normale et choisi par l’agent peut être un facteur de bien-être et de productivité. Dans la situation actuelle, beaucoup de personnes se retrouvent à travailler à domicile de manière contrainte avec des conditions d’exercice variables selon les situations professionnelles et personnelles. De plus, il est important de considérer que la charge mentale engendrée par la difficulté à concilier vie professionnelle et vie personnelle est particulièrement importante. Les points de vigilance pour manager le travail à distance concernent le risque de sur-contrôle de l’activité, la sur-sollicitation numérique, la difficulté à se fixer des limites de temps ou, à l’inverse, isolement et sous-charge de travail.
3- MAINTENIR UN CONTACT RÉGULIER ET ÊTRE A L’ÉCOUTE Organiser des échanges collectifs et individuels à distance pour exprimer librement les perceptions et ressentis. Ces échanges sont importants pour maintenir ou développer les solidarités collectives. Quelques pistes d’actions peuvent être mises en œuvre : - Repérer les signes d’isolement : absence de réponse aux Emails ou aux appels, moindre réactivité lors des échanges, difficulté à réaliser une tâche, manque d’accès aux informations ; - Porter une attention à la situation individuelle de chaque collaborateur et collaboratrice ; - Etre à l’écoute et communiquer sur la légitimité à ressentir de l’anxiété ou du stress ; - Identifier les facteurs de difficulté liés à un mode de travail forcément dégradé dans le contexte actuel : non maîtrise technique, surcharge d’activité, non disponibilité des outils ou documents pour réaliser l’activité. - Faire preuve de bienveillance à l’égard des collaborateurs et collaboratrices dans le cadre de son management. 8
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4- C ONFIANCE, MOTIVATION ET SOUTIEN À L’AUTONOMIE Le télétravail se fonde sur le renforcement d’une posture de confiance vis-àvis des collaborateurs et collaboratrices en leur assurant de l’autonomie et de la flexibilité dans leur travail pour leur permettre de s’adapter au nouveau contexte de travail et aux contraintes familiales liées à la reprise progressive de la scolarisation des enfants. Des aménagements horaires pourront être accordés par les encadrant·e·s afin de permettre de prendre en compte ce contexte particulier, et ce, jusqu’à la fin de la période de scolarisation habituelle des enfants. Ce nouveau contexte de travail constitue également une opportunité d’accompagner l’élévation en compétences de ses collaborateurs (ex : nouveaux outils numériques, collaboratifs, etc.).
5- C OMMUNIQUER DE FAÇON TRANSPARENTE ET DÉFINIR DES RÈGLES DE TRAVAIL COLLECTIVES - Les modalités de communication pour le suivi individuel et les réunions collectives peuvent être définies conjointement. De même, le cadre « temporel » pour ces temps d’échanges et leur périodicité se font en concertation. - Un axe essentiel est également de montrer que l’administration ne se contente pas de subir la situation mais qu’une stratégie est à l’œuvre pour dépasser cette période difficile dans les meilleures conditions. - Il convient enfin dans cette situation exceptionnelle du « tout numérique », de privilégier le management par objectifs tout en veillant au droit à la déconnexion garant du respect des temps de repos.
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6- M AITRISER SA PROPRE CHARGE DE TRAVAIL - De même qu’il est important pour l’encadrant·e de porter une attention à l’évolution de la charge de travail de son équipe, il ou elle doit aussi surveiller l’évolution du poids de ses missions. - L’organisation du management à distance peut également constituer une charge supplémentaire de travail. L’encadrant·e est également en télétravail, se trouvant éloigné·e des relais internes aidant à l’organisation habituelle de son activité.
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VOUS SOUHAITEZ DES COMPLÉMENTS D’INFORMATION ? - Plan de reprise progressive de l’activité d’UCA : http://univ-cotedazur.fr/prpa/ - FAQ UCA Corona Virus : http://univ-cotedazur.fr/coronavirus#.XsJAzUFpHyQ - Guide du télétravail : https://intranet.unice.fr/recrutement-carriere/biatss/ mon-quotidien-a-uca/le-teletravail-a-uns/le-teletravail-a-uns - Décret télétravail fonction publique : https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000032036983&categorieLien=id - Site DRH Formation UCA : http://unice.fr/personnels/service-formation-des-personnels-de-luns/developper-ses-competences-a-distance-et-en-continu - Préconisations travail à distance INRS : http://www.inrs.fr/risques/teletravail-situation-exceptionnelle/ce-qu-il-faut-retenir.html - Préconisations travail à distance ANDRH : https://www.andrh.fr/actualites/1018/coronavirus-quelles-mesures-rh-prendre-memo-andrh - AMUE partage des bonnes pratiques : http://www.amue.fr/fileadmin/amue/ presentation/actualites/2020/Teletravail_Rex_et_bonnes_pratiquesV6.pdf - Droit à la déconnexion UCA : https://intranet.unice.fr/recrutement-carriere/ biatss/mon-quotidien-a-uca/droit-a-la-deconnexion
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