APARTADÓ ARAUCA BARRANCABERMEJA BOGOTÁ BUCARAMANGA CALI CARTAGO ESPINAL ENVIGADO IBAGUÉ MEDELLÍN MONTERÍA NEIVA PASTO PEREIRA POPAYÁN QUIBDÓ SANTA MARTA VILLAVICENCIO LINEA ÚNICA NACIONAL 018000-420101 www.ucc.edu.co FAA3-2 Versión 1, Mayo 2012
INTRODUCCIÓN Apreciado ALIADO ESTRATÉGICO La Universidad Cooperativa de Colombia se está transformando en una institución de educación superior de talla mundial. Actualmente está en un proceso de mejoramiento continuo, orientado hacia la calidad, la acreditación y a la consolidación, bajo los pilares del capital humano, la infraestructura tecnológica y física, para ofrecer servicios de alta calidad. Para alcanzar este objetivo es necesaria la participación de aliados estratégicos que provean oportunamente bienes y servicios de calidad, a través de una relación transparente, confiable, basada en prácticas sanas que permitan el beneficio mutuo. Este Manual pretende orientarlo sobre los procesos y procedimientos de Compras, de una manera clara, que facilite la comunicación y el flujo eficiente del proceso; contribuyendo así a la consolidación de alianzas estratégicas. Nuestra Institución es abierta y participativa con la pequeña, mediana y grande empresa, contribuyendo al desarrollo empresarial y siguiendo sus principios cooperativos.; puesto que está comprometida con el planeta, la recuperación y conservación del ambiente y las generaciones futuras, por lo cual fomenta el uso de materiales y suministros que ayuden a su conservación. Actualmente los procesos y procedimientos de compras se han documentado en el Sistema de Gestión Integral (SGI) de la Universidad, basados en la Norma ISO 9001:2000. El Sistema de Información Oracle Peoplesoft, Campus Solutions, denominado por la Universidad “Timonel”, pretende integrar nuestros procesos del ciclo de vida del estudiante, la Información Financiera, el Recurso Humano y la Gestión Documental. Dentro de la información Financiera, está el Módulo de Compras, el cual recientemente entra en producción, optimizando los procesos de compra, su seguimiento y control. Lo invitamos a conocer este manual y convertirse en nuestro aliado estratégico.
1. ACERCA DE LA UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
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1.1 Quiénes Somos
«Somos una Institución de Educación Superior de propiedad social, formamos personas competentes para responder a las dinámicas del mundo, contribuimos a la construcción y difusión del conocimiento, apoyamos el desarrollo competitivo del país a través de sus organizaciones y buscamos el mejoramiento de la calidad de vida de las comunidades, influidos por la economía solidaria que nos dio origen»
1.2 Hacia Dónde Vamos
En el año 2022 seremos una universidad de docencia con investigación, reconocida como una de las instituciones educativas más importantes a nivel nacional, ejercemos actividades con vocación hacia la excelencia, evidenciada en la certificación de procesos, acreditación nacional e internacional, con un equipo humano competente y un modelo de gestión innovador que se apoya en infraestructura física y tecnológica pertinente, comprometidos con la construcción de espacios de desarrollo personal y profesional para la comunidad universitaria y abierta al mundo.
1.4 La Dirección Nacional De Compras La Dirección Nacional de Compras se creó por medio de la Resolución Rectoral No. 194 del 10 de marzo de 2012, como responsable de negociar los bienes y servicios requeridos y establecer políticas que aseguren un proceso de abastecimiento eficiente, transparente y rentable, que minimice los riesgos. Es el área encargada de planear las compras a nivel nacional, de presentar las opciones de compra al Comité Nacional de Compras y de realizar las negociaciones respectivas; cuenta con un equipo profesional en constante capacitación, que permite lograr los objetivos institucionales.
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1.5 Nuestro Proceso de Compras: La política nacional de compras establece los parámetros reglamentarios internos para ejecutar el proceso de compras de menor y mayor cuantía. 1.6.1 Proceso para Gestionar Compras de Cuantía Menor
1.6.1
Proceso para Gestionar Compras por Cuantía Mayor
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1.7.1 Objeto de nuestra relación estratégica con proveedores
Usted es un aliado fundamental para el desarrollo de la Universidad Cooperativa de Colombia, por lo cual nuestro objetivo es mantener relaciones comerciales de confianza, transparencia, responsabilidad y beneficio mutuo, que nos permitan el óptimo funcionamiento y ejecución de la academia y los diferentes proyectos de la Institución; con el fin de lograr los más altos estándares de desempeño y calidad, a través de la promoción de las mejores prácticas.
Nuestros criterios de negociaciòn son:
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2. Condiciones para ser Nuestro Aliado EstratĂŠgico Para registrarse como Proveedor de la Universidad Cooperativa de Colombia, usted debe:
2.1 Cumplir con los siguientes Requisitos:  
Para empresa, estar legalmente constituido. Para persona natural ejercer la actividad en forma lega.
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Ofrecer productos y servicios de calidad que atiendan efectivamente las necesidades de la Universidad. Garantizar oportunidad en las entregas. Tener capacidad para cumplir, brindar oportuno soporte y garantías sobre los bienes o servicios adquiridos. Ofrecer agilidad en las repuestas a cotizaciones y efectividad en el acompañamiento comercial. Analizar las fortalezas mutuas para proponer nuevas oportunidades de negocio.
2.2 Presentar su empresa y catálogo de bienes o servicios: Envíe información sobre su empresa y su catálogo de productos o servicios por medio digital al correo electrónico compras@ucc.edu.co. Si ya es nuestro proveedor, actualice sus datos y catálogo de productos o servicios, cada seis meses. 2.3 Regístrese como Nuestro Proveedor Si ha iniciado un proceso de negociación por primera vez con la Universidad, usted deberá remitir al correo electrónico compras@ucc.edu.co, los siguientes documentos en formato PDF; y remitir los de requisito original a la dirección Carrera 42 49-95 en Medellín, con destino a la Dirección Nacional de Compras.
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DOCUMENTOS PARA REGISTRO DE PERSONA NATURAL
DOCUMENTOS PARA REGISTRO DE PERSONA JURÍDICA
• Diligenciar el formato Registro Inicial del Proveedor (original) • Rut • Fotocopia de la cédula de ciudadanía • Estados financieros del último período, si está obligado a llevar contabilidad • Declaración de Renta actualizada, si está obligado a Declarar • Certificado de cuenta bancariacuenta para realizar pagos electrónicos • Dos (2) referencias comerciales
• Diligenciar el formato Registro Inicial del Proveedor establecido por la Universidad. (original) • Certificado de Cámara de Comercio (original) • Rut • Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal • Estados financieros del último período • Declaración de Renta actualizada • Certificado d ecuenta bancariacuenta para realizar pagos electrónicos • Dos (2) referncias comerciales.
2.4 Evaluación del Proveedor La selección y evaluación de nuestros proveedores se realiza de acuerdo a los siguientes criterios:
Legalidad Referencias Cumplimiento Calidad Información Financiera Competitividad Condiciones de pago
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3. Condiciones para presentar las propuestas comerciales La Dirección de Compras es el área de la Universidad encargada de representar al cliente Universidad Cooperativa de Colombia y de realizar solicitudes de ofertas comerciales a los proveedores, a fin de atender las necesidades de la Institución a nivel nacional. Las Subdirecciones Financieras de la Universidad están autorizadas para realizar compras de menor cuantía definidas por la Institución. Nuestras peticiones de oferta siempre se realizarán desde nuestro correo institucional y así mismo, por política debemos recibir sus respuestas de cotización desde el correo que se ha referenciado oficialmente en su registro de proveedor. Se tiene un tiempo máximo de ocho máximo de ocho días (8) calendario para recibir respuestas de cotización. Las listas de precios para la Universidad deben actualizarse cada vez que haya cambios y se dará por aceptada una vez se haga el respectivo análisis por parte de la Universidad.
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Presentación • Debe ser de forma escrita, con logo de la entidad y debidamente firmada, contener todas las especificaciones del producto o servicios, cantidades y precio; cuidando cumplir todos los requisitos estipulados por la Universidad para la presentación de propuestas.
Contenido • • • • • • • • • • • • • •
La cotización deberá considerar los siguientes campos
Consecutivo Fecha Datos del destinatario Especificaciones del bien o servicios Unidad de medida en que viene su presentación Precio Valor del IVA y flete discriminado, si aplica Forma de Pago Tiempo de entrega expresado en días calendario Condiciones de entrega: especificaciones de empaque Garantías Anexos de Fichas Técnicas Validez de la propuesta Datos de contacto del asesor responsable
Envío
Ayúdenos a cuidar el ambiente
• Estamos en la cultura de "Oficina sin papel, Universidad con memoria", por lo cual unicamente recibimos sus cotizaciones de forma digital al correo compras@ucc.edu.co
Expectativas • • • • • • • •
Propuestas de Valor, que cumplan las necesidades y expectativas de la Universidad Transparencia Calidad Asesoría, acompañamiento técnico y comercial Cumplimiento Compromiso y buen servicio postventa. Proactividad y capacidad para proponer alianza Cobertura
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Requisitos para presentar su propuesta comercial a nuestra Institución:
4. Formalización de Pedidos: Posterior al proceso de análisis, verificación de las propuestas comerciales, y a la decisión de compra, todas las adquisiciones de la Universidad se formalizan a través del formato establecido de orden de pedido, el cual deberá cumplir con los siguientes aspectos, para que usted pueda proceder:
Estar diligenciado completamente y originado desde el correo electrónico institucional, por el Sistema de Información Financiera ERP de People Soft. El formato está diseñado para brindarle información completa sobre los artículos solicitados, términos de referencia y especificaciones, valor de la compra, condiciones comerciales, responsable de aprobación y persona responsable de la recepción de la compra.
Recuerde que las únicas dependencias autorizadas para emitir pedidos y modificarlos son: la Dirección Nacional de Compras y en el caso de cuantías menores, las Direcciones o Subdirecciones Financieras de cada una de las sedes.
Las ordenes de pedido se remiten desde nuestro correo institucional @ucc.edu.co, al correo electrónico registrado por el proveedor. La Universidad Cooperativa de Colombia no se hace responsable por pedidos realizados desde otras fuentes.
En caso de cualquier inquietud o solicitud de rectificación de la orden de pedido, diríjase al funcionario autorizado con quién realizó la negociación.
Ante el incumplimiento de algunas de las condiciones por parte del proveedor, la Universidad se reserva el derecho de devolver o rechazar artículos o servicios, cancelar órdenes de pedido, servicio o contrato, en forma total o parcial, sin que esto origine costo alguno a nuestro cargo. Asimismo la universidad podrá solicitar indemnización a que haya lugar por los perjuicios causados a la Universidad con ocasión de incumplimientos o por daño en los artículos que se reciben.
Para las compras que requieren contrato, se oficializará remitiendo los documentos comerciales e información correspondiente a la Secretaría
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General de la Universidad para su elaboración, quien a su vez, coordinará con el proveedor el tema de póliza y la formalización.
La vigencia de precios se aplicará de acuerdo con lo especificado en la respectiva oferta comercial presentada por el proveedor. No se aceptarán modificación de valores posterior a la emisión del pedido.
5. Entrega de Bienes o Servicios La Universidad cuenta con su compromiso y responsabilidad en la entrega de los bienes o servicios adquiridos, tenga en cuenta los siguientes aspectos al momento de realizar su entrega:
5.1 Responsables de Recepción La Universidad especifica en cada orden de pedido el responsable de recibir el bien o servicio, en cada sede, por lo cual usted deberá proceder con la entrega únicamente a la persona indicada, salvo casos excepcionales autorizados por el aprobador de la compra en forma escrita. Es indispensable que al momento de entregar el bien o servicio, quede constancia firmada de la entrega, así mismo se radique la factura en la Unidad de Correspondencia de la sede, adjuntando la constancia de recibido a satisfacción, antes de la fecha de corte contable de la Universidad, 25 de cada mes. 5.2 Empaque y transporte de los productos. Asegúrese de:
Que el empaque utilizado garantice la conservación del producto durante su transporte y almacenamiento.
Que los datos del destinatario estén completos y legibles, indicado como responsable de la recepción la persona especificada en la orden de pedido.
Si el empaque utilizado para el producto tiene carácter devolutivo, esta condición debe especificarse en la oferta comercial y estar indicada en el respectivo empaque.
Informar a la Universidad si su empresa realizará la entrega de los bienes adquiridos directamente o si es por medio de transportadora.
Cuando el transporte se contrate con una transportadora, el proveedor debe garantizar el buen estado del vehículo y su procedencia, así como el
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cumplimiento de la documentación legal del Ministerio de Transporte. En caso de tratarse de sustancias controladas o peligrosas cumplir con la documentación requerida por entidades gubernamentales correspondientes.
Si la entrega se trata de productos químicos, productos controlados por la DNE, reactivos, materiales tóxicos, debe cumplir además con los siguientes requisitos: El producto debe venir identificado con su nombre, número de lote, fecha de fabricación, fecha de vencimiento mayor a un año y rotulación de seguridad. La entrega debe corresponder, en lo posible, a un mismo número de lote de fabricación. Utilizar los medios adecuados para su transporte y conservación. Adjuntar el certificado de análisis y ficha técnica.
La Universidad tiene la facultad de realizar las pruebas de calidad necesarias para comprobar la conformidad del producto, servicio y obra, con los requisitos especificados en el documento de compra. Esta verificación se tendrá en cuenta en el proceso de calificación final del proveedor y para el proceso de pago.
5.3 Tiempos de entrega Los bienes o servicios deben despacharse puntualmente, calculando que su entrega sea oportuna, salvo solicitud o autorización escrita por la Dirección Nacional de Compras. En el caso de servicios u obras la fecha de inicio y finalización debe cumplirse de acuerdo con lo estipulado en la propuesta comercial.
5.4 Horario de atención El horario de atención de la Universidad a nivel nacional que debe tener en cuenta para programar sus despachos, es: Lunes a viernes: 8:00 a.m. -12:00 a.m. y de 2:00 p.m. – 6:00 p.m. Los sábados de 8:00 a 12M, previa coordinación con quien recibe en la sede.
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Las entregas fuera de estos horarios y días, debe ser autorizada por el Director o subdirector financiero de la sede.
5.5 Gestión de cambios o devoluciones Ante cualquier necesidad de devolución o cambio, el funcionario responsable de la negociación, le informará formalmente por escrito. La Universidad no se responsabiliza por solicitudes o directrices impartidas por funcionarios diferentes a los autorizados por la institución para la gestión de compras, excepto que se autorice en forma escrita.
6. Facturación y pagos Para una efectiva gestión de su pago, tenga presente:
La factura debe estar elaborada a nombre de LA UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA con NIT 860.029.924-7 y cumplir con todos los requisitos de ley.
La factura debe contener el número de orden de pedido. Los datos de la orden de pedido deben coincidir con los consignados en la factura. En caso de cualquier diferencia, debe adjuntarse una comunicación formal con la justificación correspondiente, de otra forma la Universidad no podrá recibirla.
Las facturas correspondientes a la compra de bienes o servicios deben radicarse únicamente en la Unidad de Correspondencia de la sede, adjuntando el recibido a satisfacción.
La Universidad realiza los pagos en forma oportuna, por medio de transferencia electrónica, en caso de modificación de su cuenta bancaria, debe informar y adjuntar el certificado de cuenta bancaria nueva.
Las consultas sobre pagos deben hacerse a las tesorerías de la sede responsable de la compra. En el caso de compras para Direcciones Nacionales, a la Tesorería Nacional.
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7. Calificación del proveedor
Los proveedores son aliados estratégicos para la Universidad, que le permiten cumplir con sus objetivos de calidad. Para esto ha establecido un sistema de calificación de proveedores en el sistema de información ERP, Financiero, dentro de los siguientes parámetros principales:
Puntualidad
Cantidad/ Recepción
Calidad
8.1
Responsabilidades con nuestros Proveedores
Proporcionar información oportuna, completa y necesaria durante todo el proceso de compra.
Seleccionar aquellos proveedores que por su compromiso con la calidad y cumplimiento de nuestros criterios de selección, sean los adecuados para que la Universidad pueda cumplir con sus objetivos.
Evaluar los proveedores con el fin obtener un alto grado de confiabilidad y fortalecer las relaciones con los proveedores que lo ameriten.
Contribuir al establecimiento de alianzas estratégicas para el beneficio mutuo.
Cumplir oportunamente los compromisos de pagos adquiridos con el proveedor, de conformidad con las fechas establecidas en los contratos, en las órdenes de pedido, en las facturas o en los documentos de cobro equivalente.
Entregar oportunamente de los certificados a que haya lugar.
Garantizar el acompañamiento de un funcionario responsable durante el proceso de compra.
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8.2 Responsabilidades con la Universidad
Garantizar la calidad de los productos y servicios proporcionados a la Universidad Cooperativa de Colombia.
Establecer y mantener un Sistema de Aseguramiento de Calidad, que garantice la entrega oportuna de los productos y servicios de acuerdo con lo solicitado.
Proporcionar oportunamente la información requerida por la Universidad tales como: cotizaciones, hojas técnicas, especificaciones, métodos de prueba, garantías, tiempo de entrega, entre otras.
Informar oportunamente las circunstancias que afecten las condiciones inicialmente pactadas para la compra de los bienes o servicios.
Dar inmediata solución a los problemas de calidad que se presenten.
Proporcionar información estadística sobre la relación comercial con la Universidad.
Permitir la realización de visitas de verificación de Calidad en sus instalaciones cada vez que la Universidad lo considere pertinente, para analizar temas de interés asociados al avance de un contrato o al programa de desarrollo de proveedores, de estas actividades deberán quedar soportes escritos.
Informar por escrito, a la Universidad Cooperativa de Colombia sobre cualquier cambio de tipo legal como: razón social, tipo de empresa, embargos, concordato, fusión, liquidación, escisión, venta, cambio de domicilio y otros que puedan afectar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con la Universidad.
Nombrar un asesor comercial para la Universidad, el cual sea el canal de comunicación y negociación válido.
Gestionar y entregar valores agregados únicamente a través de la Dirección Nacional de Compras.
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9. Contáctenos
Dirección Nacional de Compras NOMBRE Aracelly Holguín Zapata Paula Andrea Sánchez Usma Viviana Tamayo Flórez Diana María Tobón Ortíz Lizeth Carmona Carmona
CARGO Directora Especialista Especialista Analista Analista
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TELÉFONO 4446065 EXT.4438 4446065 EXT. 4181 4446065 EXT. 4187 4446065 EXT. 4195 4446065 EXT. 4587