|1
2015
الدليل اإلرشادي لتنفيذ الخطة التنفيذية لمشاريع عام 2015م للمشروع الشامل وكالة الجامعـة للدراسات والتطـوير وخدمـة المجتمع ( وكالة التطوير اإلداري )
|2
2015
الدليل اإلرشادي لتنفيذ الخطة التنفيذية لمشاريع عام 2015م للمشروع الشامل وكالة الجامعـة للدراسات والتطـوير وخدمـة المجتمع ( وكالة التطوير اإلداري )
فهرس المحتويات المقدمة
1
مؤشرات نجاح الخطط التنفيذية
3
التحديات التي يتوقع أن تواجه مهمة التطبيق والتنفيذ للخطة
4
الصعوبات التي تواجه مهمة التطبيق والتنفيذ للخطة
5
آلية تحديد المعوقات والصعوبات للخطة التنفيذية قبل التنفيذ والتطبيق
6
حلول ومقترحات التطبيق والتنفيذ للخطة اإلستراتيجية
6
العناصر الداعمة إلنجاز مهمة التطبيق والتنفيذ للخطة
7
المتطلبات األساسية لتطبيق وتنفيذ الخطة
8
آلية العمل المقترحة لتطبيق وتنفيذ الخطة.
9
مراحل بناء الخطة التنفيذية اإلستراتيجية
11
أوال :الهيكل التنظيمي للخطة اإلستراتيجية ً
11
ً ثانيا :اللجنة العليا االستشارية للمشروع الشامل
12
ً ثالثا :مهام المسؤول التنفيذي وأمين اللجنة العليا االستشارية
13
ً رابعا :مهام ومسؤوليات منسقي المشاريع
14
ً خامسا :مهام ومسؤوليات مدراء المشاريع
14
مراحل بناء الخطة التنفيذية
السياسات واإلجراءات العامة للمشاريع
اإلنجازات على مستوى الخطة اإلستراتيجية للمشروع الشامل
2
ً سابعا :قاعدة بيانات مسؤولي فرق العمل للمشاريع
16
ً ثامنا :المحاور اإلستراتيجية األربعة للمشروع الشامل (العناصر)
17
ً تاسعا :ربط مشاريع الخطة التنفيذية بميثاق فريق برامج آفاق
19
ً عاشرا :أسس وسياسات وآليات تكوين فرق العمل للمشاريع 2015م
21
الحادي عشر :كتابة التقارير
30
الثاني عشر :إنشاء مؤشرات األداء الرئيسية ونشرها وتحديدها
34
الثالث عشر :الميزانية وطريقة تحديدها
38
الرابع عشر :خطة الموارد البشرية لتنفيذ المشروع
39
الخامس عشر :خطة االجتماعات لتنفيذ المشاريع
42
مراحل بناء الخطة التنفيذية
ً سادسا :مهام ومسؤوليات أصحاب المبادرات وفرق العمل
15
قائمة مشاريع الخطة التنفيذية 2015م
44
نموذج وصف تخطيط موارد الخطة التنفيذية لمشاريع الخطة
45
الخطة الزمنية المقترحة لمشاريع الخطة التنفيذية للمشروع الشامل 2015م
46
خارطة مشاريع الخطة التشغيلية للمشروع الشامل 2015م
47
المقدمة
انطالقاً من حرص وإدراك وكالة الجامعة للدراسات والتطوير وخدمة املجتمع (وكالة التطوير اإلداري) للتطبيق األمثل ملرشوع التطوير الشامل وطريقة تنفيذه ،وعلامً منها بأن نجاح الخطة اإلسرتاتيجية يكمن يف طرق التنفيذ واملتابعة وقياس املؤرشات؛ فقد حرصت وكالة التطوير اإلداري عىل وضع التعليامت و آليات التطبيق األساسية لتكون النهج واملنهج لعمل جميع منسويب الجامعة يف تطبيق الخطة التنفيذية ملشاريع 2015م. و حرصاً من اإلدارة العليا بالجامعة متمثلة يف وكالة الجامعة للدراسات والتطوير وخدمة املجتمع (وكالة التطوير اإلداري) عىل التوعية ومشاركة منسويب الوكالة والجامعة والرشكاء يف دعم كيفية وآلية وطريقة تنفيذ الخطة التنفيذية ،فقد ت ّم إعداد هذا الدليل ليساعد منسويب الجامعة واملشاركني يف التنفيذ والتطبيق للمرشوع الشامل بوكالة الجامعة لفهم ومعرفة الهيكل التنظيمي إلدارة الخطة التنفيذية ألهم املشاريع لعام 2015م ،ومنها تحديد الواجبات واملهام ملدراء املشاريع ومسئويل فرق العمل و أعضائها النطالق التنفيذ والتطبيق عىل كافة املستويات. تعترب عملية بناء الخطط التنفيذية اإلسرتاتيجية من العمليات التي تحتاج إىل الكثري من التخطيط والدقة و الدراسة و تحليل الواقع واإلحتياجات والتطلعات املستقبلية ،و لهذا فقد بذلت وكالة التطوير اإلدراي وفريق عملها الجهود الكبرية واملضنية إلنجاز وتطبيق الخطة التنفيذية لعام 2015م كمرحلة أوىل ووضعت صياغتها النهائية من خالل عقد عدد من االجتامعات وورش العمل واللقاءات مع مستشار الوكالة م.طلعت الرحايل وفرق العمل من داخل وخارج الوكالة والرشكاء من أجل التشاور و الوصول ألفضل األساليب لتنفيذ العمل بأفضل أدوات التخطيط حيث كان لسعادة وكيل الجامعة للدراسات والتطوير وخدمة املجتمع و وكيلة التطوير اإلدراي دور يف عكس هذه الخطة عىل أرض الواقع وبيان املراحل التي م ّر بها املرشوع الشامل للوكالة والخطة التنفيذية (خارطة الطريق).
|1
السياسات واإلجراءات العامة لتنفيذ وتطبيق أهم مشاريع عام 2015م لمشروع التطوير الشامل لوكالة التطوير اإلداري:
االنجازات عىل مستوى الخطة اإلسرتاتيجية للمرشوع الشامل: ت ّم االنتهاء من إنجاز مراحل التخطيط للخطة اإلسرتاتيجية للمرشوع الشامل للوكالة مبشاركة عدد كبري من منسويب الوكالة والجامعة يف أكرث من ورشة عمل خالل الفرتة التي تبدأ من يناير 2014م ،حتى مرحلة ما قبل التنفيذ والتطبيق من خالل املراحل التالية : .1إعداد الخطة من فريق اإلدارة العليا بالوكالة /وكالة التطوير اإلداري واملسؤول التنفيذي للخطة واالستشاري وبعض األخوة واألخوات املعنيني من منسويب الجامعة. .2عرض أطر مرشوع الخطة عىل من شارك من منسويب الوكالة و رؤساء فرق العمل وأعضائها ومشاركة الرشكاء من داخل وخارج الجامعة واألخذ بأرائهم ومقرتحاتهم لتحديث الخطة التنفيذية ملشاريع 2015م ووضع أولويات لعام 2015م . .3إقامة عدد من االجتامعات وورش العمل يف كل من الوكالة ومقر وكالة التطوير اإلداري بالجامعة ومشاركة بعض األخوات من كلية اآلداب والقيام بالزيارات واألخذ بأرائهم ومقرتحاتهم. .4االنتهاء من اعتامد الصيغة النهائية للخطة التنفيذية لعام 2015م ( خالل شهر ديسمرب 2015م). .5ت ّم الرفع والعرض عىل سعادة وكيل الجامعة للدراسات والتطوير وخدمة املجتمع رئيس اللجنة اإلرشافية للمرشوع الشامل . .6ت ّم املرور بعدد من مراحل البدء لتنفيذ الخطة التنفيذية ملشاريع 2015م وتطبيق أعاملها. .7ت ّم إنجاز بعض األعامل املتفرقة ملشاريع وأعامل الخطة التنفيذية للتحضري لإلنطالق يف بداية عام 2015م (عىل مستوى املشاريع واألهداف واملبادرات) و دمجها يف هيكل مقرتح للتنفيذ لعام 2015م عىل أن ترتبط املشاريع بشكل مبارش بربامج مرشوع خطة آفاق بوزارة التعليم العايل. .8ت ّم عقد عدد من اللقاءات واالجتامعات مع سعادة رئيس اللجنة اإلرشافية ووكالة التطوير اإلداري ورؤساء و فرق العمل واالستشاري لدراسة واقرتاح أهم املشاريع وتنفيذها لعام 2015م ،ومن ث ّم االجتامع مع الرشكاء وأعضاء فرق العمل.
|2
مؤرشات نجاح الخطط التنفيذية : .1عكس املشاريع بواقعية ملوقف الوكالة والجامعة التنافيس ومعطيات البيئة والكفايات واملوارد املتاحة بالوكالة والجامعة . .2مواءمة الربامج وأهداف الجامعة مع خطة آفاق وبرامجها ومهام وكالة الدراسات والتطوير وخدمة املجتمع مع مخرجات املرشوع الشامل للوكالة عىل قاعدة املمكن واملتاح . .3تحديد املسئوليات وقبولها للتنفيذ والتطبيق . .4املراجعة املستمرة للخطة وتهيئة البيئة املناسبة ،لجميع املشاركني (األفراد وفرق العمل). .5الرسعة املعقولة للتنفيذ وفق اإلمكانيات املتاحة ( موارد برشية ومالية ). .6تحقيق ما ال يقل عن %85من مراحل تنفيذ املشاريع. .7اعتبار الخطة التنفيذية أحد األدوات الرئيسية التي تستخدمها اإلدارة العليا بالوكالة والجامعة لتحقيق أهدافها وترجمة لقرار معايل مدير الجامعة رقم( 2 / 245ص .ق) واملؤرخ يف 1433/11/18هـ . .8استخدام الخطة التنفيذية للمرشوع الشامل للوكالة كوثيقة أساسية يف تحديد املوارد واألولويات والتوجهات لجميع نشاطات الوكالة والجامعة.
|3
التحديات التي ُيتوقع أن تواجه مهمة التطبيق والتنفيذ للخطة : .1الخصوصية والثوابت التي تتمتع بها وكالة الجامعة للدراسات والتطوير وخدمة املجتمع ووكالة التطوير اإلداري ،بإعتبارها الجهة املناط بها التخطيط والتطوير والتدريب والتأهيل وقياس األداء وأنشطة الجودة واملعايري يف الجامعة ،والتي ينبغي التمسك بها واملحافظة عىل هذه الريادة والخصوصية بالوكالة . .2االعتامد عىل الوكالــة إلجراء الدراسات وتقديم املقرتحات وبرامج التطويــر األكادميي واملايل واإلداري ،مبا يكفل تطبيق أساليب وأدوات الجودة الشاملة تحقيقاً ألهداف الجامعة وضمن خطط الدولة الخمسية عليها يف اتخاذ الكثري من القرارات لضامن املصلحة العامة عىل املستوى املحيل واإلقليمي والدويل ووفق متطلبات املرحلة الحالية واملستقبلية . .3النقص الشديد الذي تعاين منه الوكالة يف الكوادر البرشية (الفنية واإلدارية) . .4الضغوط التي تقع عىل الوكالة وقطاعاتها يف ظل التسارع يف املستجدات العاملية واملحلية التي ترتبط مبهام الوكالة واختصاصاتها لتحقيق أكرب قدر ممكن من إرضاء املستفيد الداخيل والخارجي للجامعة . .5حجم وطبيعة التجربة يف الوكالة والجامعة وما يناسبها من خربات عند تطبيق الخطة وتنفيذها لتوسيع ثقافة العمل املؤسيس الداعم الذي يؤدي إىل التحسني املستمر وتبسيط وتقليل إجراءات العمل . .6تطبيق آلية ومنوذج جديد من قياس األداء ومؤرشات اإلنجازات عىل جميع املستويات كمفهوم جديد كمً ونوعاً عن كل نشاط من أنشطة الوكالة للقياس واملتابعة لبناء ثقافة جديدة يف اإلنجاز واإلنتاج ّ والجامعة .
|4
الصعوبات التي تواجه مهمة التطبيق والتنفيذ للخطة : .1النقص الشديد الذي تعاين منه الوكالة للعديد من املوارد املختلفة والذي ال يتناسب مع حجم األعامل واألنشطة املناطة بها ودورها املؤثر يف الجامعة يف مجاالت الدراسات والتطوير وخدمة املجتمع . .2عدم انتظام وتدفق املعلومات بني وحدات الجامعة ووكاالتها وداخل الوكالة نفسها نتيجة تداخل يف األعامل والصالحيات املختلفة يف ظل تط ّور وتسارع األعامل بني املستفيد الخارجي ومتطلباته التي تفي بها الوكالة وتحقيق متطلبات املستفيد الداخيل . .3املرشوع الشامل والخطة اإلسرتاتيجية للوكالة كونه التجربة األوىل يف التخطيط االسرتاتيجي بالنسبة لها يف ظل إطار إداري تقليدي ،مام يتطلب مواكبة الواقع الجديد ألعامل الوكالة والجامعة خالل املستقبل و العمل وفق إسرتاتيجية حديثة تتكامل مع إسرتاتيجية و أهداف و برامج خطة آفاق بالتعليم العايل للوصول إىل التحسني والتطوير املستمر يف جميع أعاملها. .4وجود املقاومة املتوقعة والبطء يف «تبني» التغيري الذي تتسم به الثقافة الحالية لبيئة العمل بالجامعة والوكاالت والقطاعات املختلفة بالجامعة ،سوا ًء بسبب عدم استيعاب أهداف الخطة أو التخوف من محاولة «تطبيق» قيم جديدة عىل بيئة تعودت العمل يف أنظمة منطية تقليدية غري متاح فيها أدوات القياس و األداء و الجودة و اإلنجاز يف األعامل. .5وجود مبادرة من بعض منسويب الوكالة والجامعة بالعمل من خالل الخطة التنفيذية للمرشوع الشامل، وكذلك عدم توفر الرغبة لدى البعض األخر. .6عدم االلتزام من قبل بعض العاملني يف املستويات اإلدارية املختلفة بتنفيذ ثقافة التغيري والخطة مام يساعد عىل تعمق املشكلة . .7عدم توفر املهارات الالزمة عند بعض منسويب وكالة الجامعة ،مام يؤثر عىل التطبيق و التنفيذ بالجودة واألداء املطلوب ،و النقص الواضح يف بعض املهارات األساسية الالزمة إلنجاح تطبيق الخطة مام يتطلب زيادة الربامج التدريبية لدعم نقاط القوة و رفع مستوى دعم نقاط الضعف و تحسني الفرص . .8فقد عدد من الكفاءات و الكوادر املتميزة و املؤثرة يف أعامل الوكالة و هم ضمن مجموعات عمل املحاور اإلسرتاتيجية و مشاريع أعامل الخطة التنفيذية عىل مستوى الوكالة و الجامعة للقيام بذلك مستقبالً. .9استمرار الخوض يف بعض األحيان ملناقشة التفاصيل التي ت ّم االنتهاء منها وإعادة مناقشة ما ت ّم االنتهاء منه من أعامل يف مراحل البناء والتخطيط للخطة التنفيذية وطلب العودة من حيث البداية . .10االستمرار يف تنفيذ الكثري من األعامل بالوكالة و قطاعاتها ووكاالت الجامعة و كلياتها املختلفة وهي من ضمن مشاريع و أعامل الخطة التنفيذية 2015م ،بدون ربط هذه األعامل مبا يف الخطة من عنارص ومشاريع و أهداف و مبادرات و مشاريع بالخطة اإلسرتاتيجية ( املرشوع الشامل للوكالة ) ،مام يتطلب األمر خالل مراحل التنفيذ و التطبيق ألهم مشاريع 2015م بالعمل مبا هو مخطط له واملعتمد يف خطة التنفيذ . |5
آلية تحديد املعوقات و الصعوبات للخطة التنفيذية بالوكالة قبل التنفيذ و التطبيق: .1تحديد ما ميكن أن يطبق وما مل ميكن تطبيقه عىل حسب مراحل تنفيذ وتطبيق الخطة. .2االعتامد عىل املقابالت الشخصية مع رؤساء املشاريع و فرق عمل املشاريع و األهداف و املبادرات. .3دور فرق العمل املوجهة و املتخصصة التي ستعمل عىل الخطط التنفيذية اليومية و تنفيذها. .4االستبيانات ( أخذ رأي ) املستهدفني و املنفذين و العاملني يف تنفيذ الخطة اإلسرتاتيجية /التنفيذية. .5الدراسات و املقارنات و اإلحصائيات التي يجب أن تقدمها الجهات االستشارية املنفذة للخطة بالعمل مع رؤساء املشاريع ووكالة التطوير اإلداري. .6االستفادة من تجارب اآلخرين يف نفس املجاالت املختلفة.
مالحظة : يجب استخدام املرشوع الشامل والخطة التنفيذية لتحديد طرق التنفيذ لإلطار العام و األولويات والتوجهات لكل وكالة و قطاع بالجامعة عند مراحل التنفيذ والتطبيق الفعيل لجميع املستويات اإلدارية واألعامل اليومية، ليك تكون منوذج فعيل و ملموس عىل أرض الواقع.
حلول ومقرتحات التطبيق والتنفيذ للخطة اإلسرتاتيجية للمرشوع الشامل للوكالة : تعترب الخطة التنفيذية من أهم وسائل تطوير نشاطات وعمليات الوكالة و وكاالت الجامعة وقطاعاتها املختلفة، حيث أنها توفر األهداف اإلسرتاتيجية التي تتكامل وتتسق مع برامج خطة آفاق واإلجراءات املطلوبة ملقارنة األداء الفعيل بالجامعة وقطاعاتها ،من خالل إعداد تقارير األداء التي تغطى كافة عمل العنارص األربعة يف الخطة ،املرشوع الشامل ومشاريعها التنفيذية ،حيث تتضمن هذه التقارير العنارص األساسية التالية : .1النتائج املقدرة كام هي محددة يف أعامل خطة املشاريع للمرشوع الشامل (املادية واملعنوية والفنية واإلدارية). .2النتائج الفعلية كام ستظهر يف مخرجات أعامل خطة املشاريع للمرشوع الشامل عند التنفيذ والتطبيق. .3املقارنة بني النتائج املقدرة وفق ما جاء يف الخطة والنتائج الفعلية أي تحديد االنحرافات لسري العمل وتطبيق أعامل خطة املشاريع للمرشوع الشامل وفق املؤرشات التي يتم االعتامد عليها عند التحليل والقياس. .4أهمية أن تكون الخطة التنفيذية اإلسرتاتيجية املرشوع الشامل هي األساس لتحليل االنحرافات التي تصادف أعامل التطبيق والتنفيذ وإقرار كافة الخطوات التصحيحية التي يجب اتباعها ومعالجة االنحرافات عن تحقيق األهداف واإلجراءات والسياسات املعتمدة يف أعامل خطة املشاريع للمرشوع الشامل .
|6
العنارص الداعمة إلنجاز مهمة التطبيق والتنفيذ لخطة أعامل خطة املشاريع للمرشوع الشامل2015م: .1توفر قيادة وفرق عمل ذات أثر قوي متلك القناعة املطلقة يف تحقيق الرؤية و الرسالة ،و القدرة عىل التأثريات و إحداث التغيري أي ( اإلميان الشديد بالفكرة و املبدأ ) . .2خصوصية و طبيعة أعامل الوكالة و متيزها يف التوجه و املنهج و التخصصات املختلفة التي يتم تنفيذها من خالل أعامل خطة املشاريع للمرشوع الشامل لدعم و تحقيق الرؤية و األهداف خالل السنوات القادمة. .3توافر القيادات العليا بالوكالة و الجامعة املؤهلني والقادرين بإذن الله عىل تطبيق و تنفيذ و تطوير الخطة و تطبيقها من خالل منهجية واضحة . .4توافر خطة محدثة و مرتابطة و متكاملة و متامسكة األجزاء و األطراف لتلبية احتياجات و متطلبات رؤية و أهداف وسياسات الجامعة و وكاالتها املستقبلية من خالل عنارص و مشاريع و أهداف ومبادرات مشاريع املرشوع الشامل للوكالة. .5توافر املوارد املالية لدعم أعامل خطة املشاريع للمرشوع الشامل عند البدء بالتنفيذ وخالل جميع مراحل التطبيق . .6الدعم الفني و اإلداري كبنية تحتية للوكالة و الجامعة ميكن من خاللها االنطالق نحو التطبيق و التنفيذ باإلمكانيات املتاحة الفعلية للجامعة.
|7
املتطلبات األساسية لتنفيذ و تطبيق أعامل خطة املشاريع للمرشوع الشامل: .1وضع خطة تفصيلية تنفيذية من قبل وكالة التطوير اإلداري بالتعاون مع الجهات االستشارية و استشاري الوكالة ،يشارك فيها جميع املعنيني بالوكالة و الجامعة و فروعها ،تكون عبارة عن مجموعة من الخطط التفصيلية لألعامل اليومية والشهرية ( ربع سنوية ـ نصف سنوية ـ سنوية ....الخ ) عىل مستوى األفراد وفرق العمل و املبادرات و األهداف و املشاريع وصوالً إىل املشاريع التنفيذية عىل أن تكون محركاتها تبدأ من أسفل إىل أعىل الهرم التنفيذي ( بحيث تكون األعامل املنفذة من أسفل و النتائج املتحققة يف األعىل) وأن يكون القياس و املتابعة و التحليل و التغذية املرتدة يف املراحل املتوسطة من مراحل التنفيذ و التطبيق ألعامل خطة املشاريع للمرشوع الشامل. .2النجاح يف وجود أولويات محددة تحديدا ً دقيقاً ووافياً من خالل واقع بيئة العمل بالوكالة والجامعة . .3وضع و اعتامد الربامج املحددة للتنفيذ عىل مراحل محددة ترتبط مع األولويات وفق مؤرشات قياس األداء و مع برامج آفاق . .4أهمية املوازنة بني املتطلبات اإلسرتاتيجية و التنفيذية للخطة اإلسرتاتيجية بالوكالة و الجامعة بالتوازي مع األعامل املنفذة حالياً . .5أهمية الربط بني األعامل املنفذة بالوكالة و الجامعة حالياً مع القطاعات املختلفة بالجامعة و أعامل خطة املشاريع التنفيذية للمرشوع الشامل. .6أهمية تخصيص و تحديد املوارد املالية لكل مرحلة من مراحل التنفيذ عند البدء بتنفيذ األعامل وإعطاء الصالحيات الالزمة لرسعة التنفيذ و تطبيق آلية معتمدة ملقارنة اإلنجاز و الرصف مع التنفيذ . .7أهمية املراجعة املستمرة عىل مستوى األفراد و فرق العمل و املشاريع و مسؤويل األهداف و وضع الحلول و إعطاء الصالحيات الالزمة لذلك. .8أهمية االعتامد عىل تفويض الصالحيات الالزمة لألشخاص عند تفويض املهام و األهداف و القدرة عىل تحمل املسئوليات للتنفيذ والتطبيق بالشكل و الطرق املناسبة لضامن التنفيذ و تحمل املسؤولية من خالل التفويض و التمكني والتحفيز .
|8
آلية العمل املقرتحة لتنفيذ و تطبيق أعامل خطة املشاريع للمرشوع الشامل: .1تم وضع الخطط التفصيلية التنفيذية اإلسرتاتيجية 2015م ( أعامل خطة املشاريع للمرشوع الشامل) عىل مستوى كل عنرص ومشاريع و أهداف و مبادرات و فرق العمل و األعامل اليومية للموظف داخل العنرص الواحد يف املرشوع الشامل للوكالة . .2تم وضع خارطة عمل يومية لتحديد ما ينبغي عمله ،و املوارد الالزمة و األدوار املختلفة للمنفذين والتوقيت والطرق املتبعة للتنفيذ و مؤرشات النجاح من خالل ما تم اعتامده يف الخطة اإلسرتاتيجية (أعامل خطة املشاريع للمرشوع الشامل). .3أن يوضع يف االعتبار اإلمكانات املتاحة ،و التنبؤ باملشاكل التي ميكن أن تعرتض كفاءة وجودة التنفيذ (كقياس أداء يومي وأسبوعي وشهري) ،بحيث ميكن متابعتها و التأكد من دقة التنفيذ والتطبيق. .4يقرتح أن يتم توقيت النشاطات و األعامل وترتيب االجتامعات و ورش العمل من خالل نظام آيل يتم من خالل إدخال الخطط التفصيلية التنفيذية بعد اعتامدها من اللجنة العليا للخطة . .5يتوىل كل منسق عىل األقل ثالث مشاريع من مشاريع الخطة التنفيذية 2015م ،والتكامل مع اإلدارة العليا و مدراء املشاريع و مهمة دعم اإلرشاف . .6يتوىل كل مدير مرشوع مهمة اإلرشاف عىل أعامل املشاريع واألهداف وفرق العمل التي تقع تحت مسؤولية رئيس املرشوع . .7يتوىل كل مدير مرشوع مهمة التواصل بصفة دامئة أثناء مراحل تنفيذ و تطبيق و استكامل الخطة مع وكيلة التطوير اإلداري (املسؤول التنفيذي لخطة املشاريع التنفيذية) واملنسقني و مجموعة العمل املرتبطة به وإدارة الخطة اإلسرتاتيجية (أعامل خطة املشاريع للمرشوع الشامل). .8يقوم كل مدير مرشوع بالتنسيق مع املسؤول التنفيذي و أمني عام اللجنة و املنسقني واالستشاري ملراجعة األعامل التي تحتاج إعادة نظر فيها أو يف حالة وجود صعوبات أو أي انحراف يف قياس املؤرشات أو االنجازات ،وذلك إليجاد ووضع الحلول املناسبة. .9تقوم وكاالت الجامعة و الكليات و القطاعات املختلفة بتحديد (شخص مسؤول واحد عىل األقل) ليقوم مبساعدة وكالة التطوير املسؤول التنفيذي للخطة ومدراء املشاريع و االستشاري مبا يخص األعامل ذات العالقة بكل قطاع من قطاعات الجامعة. .10وضع األوزان ملشاريع الخطة التنفيذية من أصل 100نقطة ،وكذلك وضع األوزان ملشاريع كل عنرص من عنارص الخطة ويستمر وضع األوزان لألهداف و املبادرات ألهم مبادرات عام 2015م. .11من أين نبدأ ؟؟
|9
من أين نبدأ؟ : ـ تم إجراء مسح كل من البيئة الداخلية و الخارجية التي تعمل بالوكالة و الجامعة يف نطاقها لتحديد األولويات يف تنفيذ املشاريع و املبادرات للخطة التنفيذية (من خالل التقييم املؤسيس للجامعة والتحليل البيئي و تحليل الفجوة ). ـ من خالل تحديد امليزة التنافسية ألعامل الوكالة و القطاعات املختلفة بالجامعة و التي تلبي احتياجات األعامل التي تم بناء الخطة اإلسرتاتيجية (املشاريع للمرشوع الشامل) عليها من خالل مراجعة وتحديث الخطة اإلسرتاتيجية. ـ أهمية تحديد و رصد املخاطر املحتملة إلعاقة العمل للتغلب عليها واستخدام الخطط البديلة وقت الحاجة (من خالل التقييم املؤسيس ألعامل خطة املشاريع للمرشوع الشامل). ـ سيتم تحديد إسرتاتيجية تتبعها الوكالة و وكالة التطوير اإلداري مع أصحاب املصلحة خالل تنفيذ وتطبيق الخطة اإلسرتاتيجية بالتوازي مع مراحل العمل املنفذة حالياً بإذن الله ضمن أهم مشاريع 2015م. ـ سيقرتح تحديد و اعتامد االحتياجات التدريبية لجميع العاملني يف الخطة التنفيذية و تطبيق أعاملها وفق احتياجات و متطلبات العمل عند التنفيذ والتطبيق حيثام يتطلب األمر ذلك. ـ اعتامد تقسيم األدوار بني القيادات التنفيذية واإلرشافية والفنية عىل أن يتحمل كل شخص هذه املسؤولية، يتخلل تلك األنشطة اللقاءات و ورش عمل مختلفة النواحي الفنية والتطبيقية و مهارات التنفيذ والتطبيق وفق مراحل العمل والتطبيق .
| 10
مراحل بناء الخطة التنفيذية اإلستراتيجية
أوالً :الهيكل التنظيمي للخطة اإلسرتاتيجية: تحتوي أعامل خطة املشاريع للمرشوع الشامل عىل العديد من العنارص واملشاريع و األهداف واملبادرات التي ال بد أن تكون ذات هيكل تنظيمي تفصييل واضح يحدد املسئوليات ويبني الرتكيب الصحيح للخطة لتنفيذها وتطبيقها لخطة املشاريع للمرشوع الشامل. علام بأن الهيكل العام التنظيمي (أعامل خطة املشاريع للمرشوع الشامل) غري متعلق بالهيكل التنظيمي أو الوصف الوظيفي الخاص بالوكالة أو الجامعة .
وكيل الجامعة للدراسات والتطوير وخدمة المجتمع أمين اللجنة
اللجنة التوجيهية العليا وكيلة التطوير اإلداري (المسئول التنفيذي للخطة التنفيذية 2015م)
منسقين المشاريع
مدراء المشاريع ()12
فرق العمل لـ ( )12مشروع
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
| 11
ثانياً :اللجنة العليا االستشارية للمرشوع الشامل وتشمل : -1أعضاء اللجنة: تتكون اللجنة العليا االستشارية لخطة املرشوع الشامل للوكالة مام ييل : ). القرار اإلداري رقم ( ) وتاريخ ( رئيساً للجنة. .1سعادة وكيل الجامعة للدراسات والتطوير وخدمة املجتمع : عضوا ً. .2سعادة وكيلة وكالة التطوير اإلداري (املسئول التنفيذي للخطة التنفيذية) عضوا ً . .3أسامء االشخاص املعنيني بالوكالة وخارجها
-2مهام اللجنة العليا االستشارية للمرشوع الشامل: تقوم اللجنة مبهام وواجبات مختلفة لضامن التنفيذ األمثل للخطة اإلسرتاتيجية (املرشوع الشامل) وقد تم تحديد هذه الواجبات مبا ييل: .1اإلرشاف ووضع األسس الالزمة لتنفيذ وتطوير مراحل إدارة الخطة اإلسرتاتيجية (أعامل خطة املشاريع للمرشوع الشامل) . .2مراقبة سري أعامل الخطة التنفيذية لتحقيق األهداف املطلوبة . .3وضع رؤية الوكالة والجامعة ورسالتها و قيمها و أهدافها لتكون األساس يف عملية البناء والتطوير للمرشوع الشامل لوكالة الدراسات والتطوير و خدمة املجتمع . .4توعية منسويب الوكالة و الجامعة مبختلف الوسائل بأهمية الخطة اإلسرتاتيجية (أعامل خطة املشاريع للمرشوع الشامل) وأهدافها و دورها يف التطوير و التقدم. .5وضع واعتامد العنارص و املشاريع و األهداف و املبادرات و املشاريع األساسية يف الخطة اإلسرتاتيجية للوكالة . .6اعتامد رؤساء العنارص األربعة للخطة اإلسرتاتيجية. .7اعتامد مدراء املشاريع و مسئويل األهداف و فرق العمل. .8تحديد األولويات و متابعة ما يتم من انجازات و التأكد من تحقيق األهداف وفق مراحل العمل والتنفيذ . .9اعتامد املشاريع و األهداف و املبادرات التي سيتم تنفيذها يف كل سنة. .10اعتامد الصيغة النهائية للميزانية للخطة بشكل عام والخطط التنفيذية والتشغيلية . .11توفري البيئة املناسبة لعمل أعضاء الخطة اإلسرتاتيجية. .12توفري املوارد األساسية الالزمة إلنجاح مشاريع و أهداف و مبادرات الخطة اإلسرتاتيجية. .13اإلرشاف عىل التعديالت و التغريات التي تطرأ عىل مشاريع الخطة اإلسرتاتيجية سواء كانت التعديالت من حيث املبادرات أو املشاريع أو املوارد أو أعضاء عمل الخطة اإلسرتاتيجية . .14ضامن املشاركة من جميع منسويب الوكالة و الجامعة يف تنفيذ الخطة اإلسرتاتيجية . .15مناقشة التقارير التي يتم رفعها من إدارة الخطة و رؤساء العنارص و اتخاذ ما يلزم نحو التطبيق و الدعم املطلوب.
| 12
ثالثاً :مهام املسئول التنفيذي و أمني اللجنة العليا االستشارية للخطة اإلسرتاتيجية : وفق ما جاء يف قرار معايل مدير الجامعة رقم (
) و تاريخ (
) باملهام التالية :
.1له الصالحيات التنفيذية واإلدارية و الفنية ملتابعة ومراجعة سري أعامل الخطة التنفيذية لتحقيق األهداف املطلوبة . .2العمل كنقطة اتصال بني رؤساء العنارص والجهات االستشارية املتخصصة بهذا املجال لالستفادة منها يف مراحل التنفيذ و التطبيق و التطوير لإلنجاز األمثل للمشاريع املعتمدة و تحقيق األهداف املخطط لها. .3التنسيق مع مدراء اإلدارات لالستعانة باألشخاص املناسبني واملختصني وفقاً للخطط التي تضعها اللجنة العليا االستشارية لتحقيق أهداف الخطة أو ما يتم تفويضه. .4إعداد تصور عام للخطط التنفيذية والتشغيلية (متابعة ـ تصحيح ـ تطبيق) اسرتشادا ً بالخطة اإلسرتاتيجية الخاصة بالوكالة والجامعة وما يرتبط منها بالخطة الوطنية وعرضها عىل اللجنة العليا إلقرارها. .5اقرتاح الربامج التدريبية وورش العمل يف مجال الخطة اإلسرتاتيجية بالتعاون مع الجهات املعنية ليستفيد منها موظفي الوكالة والجامعة وعرضها عىل اللجنة العليا للخطة إلقرارها.
| 13
رابعاً :مهام ومسئوليات منسقي املشاريع : يقوم منسقي املشاريع بدعم تنفيذ خطط العمل و املساعدة باإلرشاف عليها و يقومون بااللتزام املبارش بهذه الخطط أمام رؤساء العنارص و املسؤول التنفيذي ملشاريع 2015م و اللجنة العليا مبا ييل : .1التنسيق التام مع مدراء املشاريع . .2املساعدة يف اإلرشاف عىل تنفيذ املشاريع . .3املشاركة يف تحديد الصعوبات و املعوقات و وضع الحلول . .4إعداد التقارير و تدقيقها و متابعتها و حفظها و ترتيبها . .5إعداد محارض االجتامعات لفرق العمل و مساعدة مدراء املشاريع يف ذلك. .6وضع و متابعة جداول االجتامعات للمشاريع وفرق عملها و التنسيق مع مدراء املشاريع حيال ذلك .
خامساً :مهام و مسئوليات مدراء املشاريع: تعترب عملية التخطيط و املتابعة و اإلرشاف من املهام األساسية ملدراء املشاريع ،حيث يقوم مدراء املشاريع بوضع خطط العمل واإلرشاف املبارش عليها و يقومون بااللتزام املبارش بهذه الخطط أمام رؤساء العنارص واللجنة العليا.
مهام مدراء /رؤساء فرق عمل املرشوع : .1التنسيق واملتابعة املستمرة مع املسؤول التنفيذي و إدارة املشاريع . .2املشاركة يف االجتامعات ذات العالقة بأعامل املرشوع و الخطة التنفيذية . .3اقرتاح أصحاب الكفاءة و القادرين عىل تنفيذ أهداف الخطة اإلسرتاتيجية و املشاريع. .4وضع خطط العمل (الوقت ،و املوارد ،التكلفة ) بالتنسيق مع املسؤول التنفيذي وفريق العمل . .5مشاركة اآلراء و الحلول مع فرق العمل و أصحاب املبادرات و مسئويل األهداف. .6تقديم العروض التوضيحية و املشاكل و خطط العمل لرئيس العنرص و اللجنة العليا. .7العمل عىل توثيق االجتامعات املختلفة. .8تقديم و رفع التقارير يف مجال و مهام و مسؤوليات نطاق العمل املكلف به . .9تقديم العروض التوضيحية و املشاكل ملدير املرشوع. .10ما يسند من أعامل خالل مراحل التطبيق والتنفيذ لتحقيق األهداف اإلسرتاتيجية للخطة .
| 14
سادساً :مهام ومسئوليات أصحاب املبادرات وفرق العمل: يتوىل أصحاب املبادرات وفرق العمل عملية التنفيذ و العمل امليداين لتنفيذ وتطبيق املبادرات واألهداف عىل حسب كل حالة . .1التنسيق مع مدير املرشوع . .2املشاركة يف اجتامعات فريق عمل املرشوع. .3يتوىل عضو الفريق عملية التنفيذ و العمل امليداين للمرشوع املسند . .4املشاركة بتنفيذ الدراسات واملسح امليداين و إجراء االستبيانات يف مجال عمل املرشوع. .5العمل مع الجهات االستشارية ذات العالقة باملرشوع . .6القيام باملشاركة يف عملية التدريب و التأهيل يف نطاق املرشوع . .7جمع املعلومات والبيانات الالزمة يف نطاق املرشوع . .8املشاركة والعمل عىل حل املشاكل التي تواجه املرشوع يف نفس النطاق. .9تويل دعم تنفيذ وتطبيق األعامل يف نطاق املرشوع. .10تقديم ورفع التقارير يف مجال ومهام ومسؤوليات نطاق العمل املكلف به يف نطاق املرشوع. .11ما يسند من أعامل خالل مراحل التطبيق والتنفيذ لتحقيق األهداف اإلسرتاتيجية للخطة يف نطاق املرشوع . .12املشاركة بتقديم املقرتحات التي تساهم يف تحقيق األهداف ومؤرشات القياس واألداء. .13تقديم العروض التوضيحية و املشاكل ملدير املرشوع .
| 15
سابعاً :قاعدة بيانات مسئويل فرق العمل للمشاريع (الخطة التنفيذية لعام 2015م): العناصر
الهدف التفصيلي
المبادرات
القطاع/اإلدارة
٢
مرشوع تطوير وتطبيق الهياكل التنظيمية للجامعة
1
1
1
كلية اآلداب
٣
مرشوع إدارة املشاريع التطويرية للجامعة
1
1
1
عامدة االتصاالت وتقنية املعلومات
٤
مرشوع تطوير وتوثيق وأمتتة العمليات واإلجراءات للوكالة والجامعة () ISO 9001
1
1
2
٥
مرشوع تطوير وتطبيق نظام دعم اتخاذ القرار
1
2
4
٦
مرشوع تطوير الرشاكة مع القطاع االقتصادي والصناعي واألعامل
1
4
8
٧
مرشوع تطوير الرشاكة املجتمعية الخدمية
2
4
8
3
5
9
وكالة التطوير اإلداري
2
3
5
كلية العلوم
2
4
7
١١
مرشوع وضع آليات لتشجيع الدراسات واالستشارات للجامعة
3
6
12
١٢
مرشوع قياس األداء املؤسيس
1
1
4
٨ ٩ ١٠
| 16
مرشوع تطوير اإلداريني والفنيني بالجامعة (التدريب والتأهيل املستمر للعاملني ) مرشوع اعتامد وتأهيل مختربات الجامعة كمرجعية وطنية مرشوع بناء آليات لربط مخرجات الجامعة مبتطلبات سوق العمل واملجتمع
وكالة التطوير اإلداري وحدة دعم واتخاذ القرار عامدة خدمة املجتمع والتنمية املستدامة عامدة خدمة املجتمع والتنمية املستدامة
عامدة خدمة املجتمع والتنمية املستدامة عامدة خدمة املجتمع والتنمية املستدامة عامدة الجودة واالعتامد األكادميي
االتصال
١
مرشوع تطوير (الوكاالت) ومتابعة تطبيق الخطة اإلسرتاتيجية للجامعة
1
1
1
وكالة التطوير اإلداري
م
المشاريع
ثامناً :املحاور اإلسرتاتيجية األربعة للمرشوع الشامل ( العنارص): تتكون الخطة اإلسرتاتيجية من أربعة عنارص رئيسية و لكل من هذه العنارص رئيس يقوم باإلرشاف عىل النشاطات املختلفة عىل كل عنرص من العنارص وهي: .1عنرص العمليات الداخلية. .2عنرص املستفيدين. .3عنرص التعلم و النمو. .4العنرص املايل.
تفاصيل عن العنارص: ميكن الرجوع للهيكل التنظيمي لخطة املرشوع الشامل لوكالة الدراسات والتطوير وخدمة املجتمع ،ويتكون من املرتكزات األساسية التالية : .1أربع محاور إسرتاتيجية ( العمليات – املستفيدين – التعلم والنمو – واملايل ) . .2من ( )9هدف تفصييل . .3من ( )16مبادرة . .4من ( )42مرشوع . يضم كل عنرص عدد من األهداف واملبادرات واملشاريع بحيث يكون لكل مرشوع مديرا ً له ،وقد بلغ عدد املشاريع ( )42مرشوعاً للعنارص األربعة اإلسرتاتيجية . • يحقق كل مرشوع عدد من املبادرات واألهداف . • لكل من هذه املشاريع فريق عمل له موارد و تكلفة و مدة زمنية و طريقة لتحقيقها و تنفيذها ومؤرشات للقياس واإلنجاز .
| 17
هيكل مشاريع الخطة التنفيذية للوكالة 2015م ملرشوع التطوير الشامل : وكيل الجامعة للدراسات والتطوير وخدمة المجتمع أمين اللجنة
اللجنة التوجيهية العليا وكيلة التطوير اإلداري (المسئول التنفيذي للخطة التنفيذية 2015م) منسقين المشاريع
مدراء المشاريع ()12
فرق العمل لـ ( )12مشروع
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
رئيس اللجنة العليا
مسؤول الخطة وأمين اللجنة
المسؤوليات:
-1تنسيق وتنظيم العمل. -2مراقبة سير العمل.
رئيس العنصر
-3إيجاد حلول للمشاكل. -4إيجاد فرص للتحسين. -5تقديم التقارير لرئيس اللجنة التوجيهية.
مسؤولي المبادرات
| 18
11
12
تاسعاً :ربط مشاريع الخطة التنفيذية للوكالة 2015م مبيثاق فريق برامج آفاق: مشاريع الوكالة التنفيذية لعام 2015م
ميثاق فريق برامج آفاق
المالحظات
أمين اللجنة
-1مرشوع تطوير (الوكاالت) ومتابعة تطبيق الخطة اإلسرتاتيجية للجامعة.
يتحقق الربنامج رقم ( ، 6 ،5 ، 3 ، 2 ) 31 ،24 ،21 ، 20 ،11 ، 10 ، 9 ،7
بنا ًء عىل توجيه معايل مدير الجامعة بتطبيق املرشوع الشامل عىل وكاالت الجامعة الخمسة هو التكامل الشامل لبناء مؤسيس لجامعة الدمام وخطتها اإلسرتاتيجية مع خطة آفاق وبرامجها.
-2مرشوع تطوير وتطبيق الهياكل التنظيمية للجامعة.
يتحقق مع الربنامج رقم ( ، 5 ، 3 ، 2 ) 31 ، 21 ، 20 ،11 ، 10 ، 9 ، 7 ، 6
يعد ذلك تنفيذاً للقضايا اإلسرتاتيجية وللمامرسة واالختصاصات بني الوكاالت بالجامعة وعنارص البناء املؤسيس للجامعة .
-3مرشوع إدارة املشاريع التطويرية للجامعة . PMO
يتحقق مع الربنامج رقم ( ) 9 ، 7 ، 2
يتحقق التكامل و التنسيق بني املشاريع املختلفة لدى قطاعات الجامعة كبنية تحتية أو إدارية أو تطويرية أو أكادميية وفنية ،لضامن رسعة و دقة التنفيذ و تجنب التكرار و االزدواجية يف تنفيذ املشاريع.
7
-4مرشوع تطوير وتوثيق وأمتتة العمليات واالجراءات للوكالة والجامعة (. )ISO 9001
8
9
10
11
12
يتحقق مع الربنامج رقم ( ، 7 ، 5 ،2 ) ، 21 ، 11 ، 10
الحاجة إىل توثيق العمليات و تبسيط اإلجراءات يف وكاالت الجامعة للتكامل املؤسيس و العمل املؤسيس لتحليل وردم الفجوة و رسم خريطة للعمليات واإلجراءات لرفع الكفاءة و األداء.
– 5مرشوع تطوير وتطبيق نظام يتحقق مع الربنامج رقم ( ،5 ، 3 ، 2 ، 20 ، 15 ،11 ، 10 ، 9 ، 8 ،7 ، 6 دعم اتخاذ القرار . . ) 31 ،24 ،21
لتحقيق مدى التوافق بني مؤرشات األداء بكل من خطة آفاق و خطط الجامعة الحالية واملستقبلية ويلبي ميثاق فريق برامج آفاق.
- 6مرشوع تطوير الرشاكة مع القطاع االقتصادي والصناعي واألعامل.
يتحقق مع الربنامج رقم ( ) 24
تطوير التعاون املتبادل مع الصناعة و القطاعات التنموية املختلفة يف الدراسات و االستشارات و األبحاث و لزيادة مواءمة املناهج و الربامج األكادميية لحاجات الصناعة و سوق العمل .
| 19
مشاريع الوكالة التنفيذية لعام 2015م
ميثاق فريق برامج آفاق
المالحظات
-7مرشوع تطوير الرشاكة املجتمعية الخدمية .
يتحقق مع الربنامج رقم ( ،20 ،10 .) 31
توسيع دور الجامعة يف خدمة املجتمع وبناء رشاكة وتحقيق التكامل بني دور الجامعة لتعزيز التواصل بشكل مؤسيس لفاعلية برامج خدمة املجتمع .
–8مرشوع تطوير اإلداريني والفنيني بالجامعة ( التدريب والتأهيل املستمر للعاملني ) .
يتحقق مع الربنامج رقم ( .)9 ،6 ، 2
تحسني الكفاءة واألداء ورفع مستوى املهارات و نقل املعرفة مبا يلبي رؤى الجامعة املستقبلية لتطوير منسوبيها و يحقق ميثاق فريق برام آفاق .
-9مرشوع اعتامد وتأهيل مختربات الجامعة كمرجعية وطنية .
يتحقق مع الربنامج رقم ( ،11، 5 ، 2 .) 31 ، 24 ، 20
يحقق ذلك قرار مجلس الوزراء بشأن اعتامد نظام املركز الوطني للقياس و املعايرة ويعد اعتامد املختربات اآلن عىل نحو شامل عاملني عىل توفري قيم واعرتاف مستقل لكفاءة املختربات مبا يخدم الصناعة واملجتمع ويعزز الكفاءة العلمية للجامعة.
– 10مرشوع بناء آليات لربط مخرجات الجامعة مبتطلبات سوق العمل واملجتمع .
يتحقق مع الربنامج رقم ( ، 15 ،10 ) 31 ، 24 ، 20
يساهم يف حل مشكلة عدم مالمئة مخرجات التعليم العايل ومخرجات الجامعة الحتياجات سوق العمل وأهمية الربط مع متطلبات سوق العمل واملجتمع .
– 11مرشوع وضع آليات لتشجيع الدراسات واالستشارات يف الجامعة.
يتحقق مع الربنامج رقم ( ، 6 ، 5 ، 2 . ) 31 ، 24 ، 21 ، 20 ، 11 ، 7
إحدى صور مشاركة الجامعة يف مجال خدمة املجتمع و ذلك من خالل تجربة جديدة ،إستجابة ملتطلبات الواقع االقتصادي و الصناعي واالجتامعي، لتكون منطلقاً علمياً لتنمية األفكار واإلبداع واإلبتكار و تشجيع األبحاث العلمية .
– 12مرشوع قياس األداء املؤسيس.
يتحقق مع الربنامج رقم ( ، 5 ، 3 ، 2 ) 31 ، 24 ، 21 ، 11 ، 7
تعزيز لقرار مجلس الوزراء رقم 187بإنشاء مركز قياس األداء لألجهزة الحكومية ،مام يساعد عىل ترجمة رؤى الجامعة اإلسرتاتيجية إىل مجموعة من األهداف و القياسات و املؤرشات اإلسرتاتيجية املرتابطة .
| 20
عارشاً :أسس وسياسات وآليات تكوين فرق العمل للمشاريع 2015م : • يجب أن نتفكر – قبل تكوين فريق العمل – يف هذه األسئلة: َ -1من الذي يجب أن ينضم للفريق؟ -2وما األسس التي سينضمون عىل أساسها للفريق؟ -3كم سيكون عدد أعضاء الفريق؟ القائد الف ّعال عندما يبدأ يف اختيار فريق العمل ال يخضع للعواطف ،بل ملعايري علمية بحتة ،ويضع مصلحة الفريق فوق أي اعتبار ،فالب ّد من اختيار األشخاص املناسبني ،ويجب عىل كل عضو قادم أن يجلب معه مهارة يتم توظيفها لخدمة الفريق. • معايري اختيار رؤساء وأعضاء فرق العمل لـ ( ) 12مرشوع : هي عملية إدارية و تنظيمية تخلق من جامعة العمل وحدة متجانسة ،متامسكة ،متفاعلة ،وفعالة ،وهي عملية مخططة تستهدف تكوين جامعة مندمجة ملتزمة قادره عىل أداء مهام معينة و تحقيق أهداف محددة من خالل أنشطة متعاونة و متفاعلة ،وهي عملية تستهدف تحسني فاعلية جامعة العمل من خالل أسلوب العمل ،وعالقات األعضاء بعضهم ببعض ،ودور القائد تجاه الفريق .
| 21
أسس بناء واختيار فرق العمل هي : .1تحديد الحاجة للفريق. .2تعيني قائد للفريق. .3توضيح املهمة والتوقعات. .4تشكيل الفريق. .5املشاركة يف صياغة الرؤية واألهداف للمرشوع . .6تصميم خطوات العمل ووضع معايري األداء للمرشوع . .7توزيع املهام وتحديد األدوار باملرشوع . .8املحافظة عىل األداء الف ّعال باملرشوع . .9اإلنهاء واالحتفال بإغالق أعامل املرشوع .
مرتكزات وأسباب االستعانة بفرق العمل لبناء الفريق : .1وجود مهام ذات طبيعة خاصة تستدعي وجود فريق بخربات متعددة . .2عدم توفر املوارد البرشية الكافية يف تحقيق املهام املطلوبة لدى القطاع نفسه . .3وجود مشكالت يعجز الفرد الواحد أو التنظيم اإلداري عن حلها. .4احتياج املنظمة إىل أفكار جديدة. .5وجود تحديات و مخاطر تواجه املنظمة . .6إنجازات الفريق أكرب من مجموع إنجازات األفراد. .7زيادة اإلنتاجية من خالل فرق العمل املتكاملة نتيجة تعاون األعضاء وتنسيق جهودهم إلنجاز املهمة املطلوبة كفريق عمل باملرشوع . .8تشجيع وتعزيز قبول األفراد عىل املساهمة الف ّعالة ،يجب أن يؤدي الفريق إىل إشباع الحاجات االجتامعية و النفسية لهم. .9زيادة فاعلية الفريق تؤدي إىل تحسني فاعلية املنظمة ككل. .10يساعد بناء الفريق األعضاء عىل فهم سلوكهم الوظيفي و الشخيص ،ووضع الخطط لتطوير إنجازاتهم . .11وجود مشكالت يف السلوك التنظيمي أو االجتامعي .
| 22
معايري وصفات أعضاء فريق العمل : -1اختيار مظهر املرشوع وثقافة وخربة ومعرفة مدير الفريق. -2خربات مختلفة من أعضاء فريق العمل . -3تحديد املهام وتقسيمها عىل أعضاء فريق العمل برتتيبات مختلفة . -4وضع تحديات بني أعضاء الفريق لظهور اإلبداع والتميز يف األداء . -5وضع ملسات فنية ذات تقنية رفيعة املستوى ملخرجات املرشوع وأعضاء الفريق الواحد . -6أنت اآلن معك فريق أقوى من فرق املشاريع األخرى .
رشوط تكوين فريق العمل ملشاريع الخطط التنفيذية : .1أن يكون بناء الفريق نابعاً من رضا العاملني و اقتناعهم ورغبتهم وليس بقرار مفروض من اإلدارة باملشاركة يف تنفيذ املرشوع . .2أن يكون هنالك سبباً قوي لتكوين فريق العمل . .3أن تكون العالقة بني أعضاء الفريق إعتامدية تبادلية . .4أن يتساوى األعضاء يف فريق العمل بأهميتهم داخل الفريق . .5أن يتفهم أعضاء فريق العمل أدوراهم وأدوار اآلخرين املشاركني . .6أن يتوفر لدى القائد و األفراد الرغبة األكيدة يف إنجاح مهام الفريق. .7توافر حد معقول من الثقة و اإلرتباط واإلحرتام والرغبة يف التعاون والقدرة عىل تحمل اآلخرين وتقبل اختالف وجهات النظر .
مقومات بناء فريق العمل للمشاريع : هناك ثالثة عنارص تؤثر عىل بناء الفريق و تحدد درجة فاعليته كام ييل : .1العنرص الفني :ويقصد به نوع املهمة املطلوب إنجازها ،مدى صعوبتها ،املعلومات املتاحة ،األساليب املختلفة لتحقيقها ،واألدوات واألجهزة الالزمة إلنجازها. .2العنرص اإلنساين :وهو يتمثل يف القائد و أعضاء الفريق. .3العنرص البيئي :وهو يتمثل يف البيئة التنظيمية و البيئة اإلجتامعية.
| 23
واجبات قائد الفريق: .1هو املسئول عن تحقيق التنسيق و التكامل و التفاعل بني أعضاء الفريق . .2يكون بينه وبني أعضاء الفريق قدر كبري من الثقة واإلحرتام والتعاون واألداء. .3يكون مقتنعاً بأهداف الفريق واملرشوع ،مخلصاً يف تحقيقها ،جادا ً يف قيادة أعضاء فريق العمل للوصول إليها . .4يجب أن تتوفر فيه شخصية ناضجة ،وخربة عملية مناسبة. .5يعمل القائد مستشا ًرا للفريق ،يقوم بتسهيل مهمة األعضاء ،وترسيخ القيم و القواعد السلوكية ،وتوجيه و تعليم األعضاء ،وتقديم النصح و املشورة.
معايري اختيار صفات أعضاء الفريق: تؤثر النقاط السلوكية اآلتية عىل نجاح فريق العمل : .1عدد األعضاء وخرباتهم ومهنهم ومكانتهم يف التنظيم األسايس باملنشأة (الجامعة). .2القيم السائدة بينهم ،ودرجة االنتامء والوالء للفريق . .3قدرتهم عىل العمل الجامعي ،ومدى استعدادهم للتعاون . .4مهارات االتصال وعالقاتهم العملية واالجتامعية . .5الروح املعنوية واملشاعر واالتجاهات التي تدعم عضو فريق العمل وتحفزه عىل العمل بروح الفريق الواحد . .6الدوافع املتنوعة لدى أعضاء فريق العمل ومدى إشباعها .
البيئة التنظيمية التي تحيط بفريق العمل : .1املنظمة (الجامعة) التي ينتمي إليها أعضاء فريق العمل ( أهدافها – رسالتها – خططها – ومواردها). .2مكونات وتركيب اإلدارة العليا وفلسفتها وسياستها . .3نظام الحوافز وتقييم األداء والتدريب وفرص التعلم واملعرفة من خالل املشاركة يف تنفيذ املشاريع.
البيئة االجتامعية للمنشأة (الجامعة /الوكالة) : .1املؤثرات اإلقتصادية واإلجتامعية لبيئة املنظمة و الفريق . .2يالحظ أن البيئة العملية واإلجتامعية تكون أكرب تأثريا ً عىل فريق العمل املتجانس ،ألن عادات البيئة واملجتمع تتغلغل يف اتجاهات وسلوكيات أعضاء فريق العمل .
| 24
مواصفات وخصائص الفريق الف ّعال باملشاريع 2015م : .1يجب أن يراعى الفريق التغيري الذي ميكن أن يحدث لبعض األعضاء عند تغيري البيئة التي كان يعمل بها. .2أعضاء الفريق يستمعون وينصتون ويستوضحون ما يقال لهم ويظهرون اهتامماتهم ألقوال وأفعال وإحساس اآلخرين. .3استثامر االختالف يف الرأي بني أعضاء الفريق للوصول إىل أفضل املقرتحات أو الحلول ،حيث يشجع ذلك عىل انطالق العضو نحو االبتكار. .4أعضاء الفريق يتشاركون يف اإلحساس بأهمية الهدف الذي يعملون من أجل تحقيقه عىل مستوى الفريق أو عىل مستوى املنظمة وتوفر الرغبة لديهم لتحقيق ذلك . .5وعي أعضاء الفريق بطبيعة عملهم ،واالهتامم بالعمليات التي تحقق النتيجة املطلوبة ،ويف نفس الوقت اختيار القواعد التي يعمل بها الفريق. .6التحديد الدقيق ملوارد الفريق واستخدامها طبقاً للحاجة إليها والوقت املعطى لهم ،وميكن ألعضاء الفريق االستعانة بالخربات التي تخدم تحقيق الهدف. .7يتعامل الفريق مع االختالفات ويركز عليها حتى يصل إىل حلول مناسبة أو يجد طريقاً آخر لعالجها بحيث ال يعمل عىل تخفيض فاعلية األفراد يف املشاركة يف نشاط الفريق. .8توازن األدوار ومشاركة كل أعضاء الفريق يف تسهيل تنفيذ املهام وشعور أعضاء الفريق بأهميتهم يف الفريق. .9العمل عىل تشجيع املخاطرة واالبتكار ،حيث يجب التعامل مع األخطاء التي يرتكبها بعض األعضاء عىل أنها مادة للتعليم أكرث منها أسباباً لتوقيع الجزاء . .10يدخر الفريق جهده يف اتجاه حل املشكالت أكرث من السامح لها بزيادة الرصاعات وخلق موضوعات أو مجاالت للتنافس املستمر بني أفراد أعضاء الفريق. .11أعضاء الفريق يجتمعون كل فرتة زمنية معينة لتقييم أداء الفريق. .12الفريق يشجع ويجذب األعضاء األكرث نشاطاً ،واضعني يف االعتبار أنهم مصادر تطويره وظيفياً وشخصياً.
| 25
أسس وخطوات بناء هيكل مراحل األعامل ونشاطات املرشوع : -دورة إدارة املشاريع
اإلنهاء
المبادرة
التنفيذ
التخطيط
المرحلة
التحديد
البدء
الغرض منها
البدء
اقرتاح فكرة املرشوع وصياغة ورقة املفهوم.
التحديد
تحديد نطاق عمل املرشوع ورسالتها واملخرجات املتوقعة.
التخطيط
كتابة خطة العمل وتشمل االهداف واألنشطة والنطاق الزمني وتحديد املوارد املالية والبرشية لها واملوازنة وأساليب املتابعة والتقييم.
التنفيذ
تنفيذ وأداة خطة العمل طبقا للخطوة السابقة.
اإلنهاء
مراجعة رسمية للمرشوع وتقييمه ورصد الدروس املستفادة.
التحسني املستمر: الدروس
المستفادة المبادرة
اإلنهاء
| 26
التنفيذ
التخطيط
التحديد
البدء
أسس وخطوات بناء هيكل مراحل األعامل ونشاطات املرشوع : الخطوة األوىل : -1تحديد أهداف املرشوع. -2عدد الوظائف ( األنشطة ) التي يتطلبها تحقيق هذا الهدف. الخطوة الثانية:يتم إعداد قوائم تفصيلية بالنشاطات التي يتطلبها تحقيق أهداف املرشوع . الخطوة الثالثة:تركز هذه الخطوة عىل تجميع األنشطة املتشابهة معاً ووضعها يف فريق عمل واحد وهناك أسس متعددة لتجميع األنشطة ( تكوين فرق العمل ) ومن أهم هذه األسس: أ) التقسيم ( التجميع ) حسب الوظائف. ب) التقسيم ( التجميع ) حسب منتج العملية ( طبيعة املرشوع ). ج) التقسيم ( التجميع ) حسب املستفيدين . د) التقسيم ( التجميع ) حسب املناطق الجغرافية. ه) التقسيم ( التجميع ) حسب مرحلة اإلنجاز واإلنتاج . الخطوة الرابعة :وفيام ييل توضيح موجز لكل نوع من هذه األنواع: تحديد العالقات التنظيمية بعد تكوين الخطة التنفيذية /املرشوع فإنه البد من ربط هذه الوحداتمع بعضها من خالل تحديد العالقات املناسبة بني العاملني يف مختلف املستويات بفرق العمل رأسياً وأفقياً وهذه العالقات التنظيمية تتصل مبفاهيم أساسية أهمها: -1السلطة – املسئولية – التفويض – املركزية والالمركزية – نطاق اإلرشاف – اللجان . -2الهيكل التنظيمي بتقسيامته الرئيسية والفرعية ،وإجراءاتها.
| 27
الخطوة الخامسة:تحديد العالقات بني إدارة املشاريع بعد إنشاء الخطة التنفيذية /املرشوع يف الخطة التنفيذية /إدارة املرشوع كاإلدارة املالية ،وإدارة اإلعالم والتوعية « بالخطة التنفيذية ،وإدارة املوارد البرشية ،البد من إيجاد التنسيق بينها من خالل إيجاد شبكة اتصاالت رسمية بينهم تسمح بتبادل البيانات واملعلومات بإنسياب ويرس. الخطوة السادسة : -1اختيار وتنمية وتدريب العنارص البرشية من أجل تنفيذ مهام الخطة التنفيذية /املرشوع بعد االنتهاء من عملية تصميم الهيكل التنظيمي . -2البدء بعملية اختيار األفراد ( املوارد البرشية ) لشغل الوظائف املوجودة يف هيكل الخطة التنفيذية للمشاريع 2015م . -3األخذ بعني االعتبار أن يكون االختيار قائم عىل مبدأ (وضع الشخص املناسب يف املكان املناسب ). الخطوة السابعة :رسم الهيكل املقرتح للخطة التنفيذية ملشاريع 2015م ( التنظيم ،والتبعية ،ونطاق اإلرشاف لكل شخص وعدد املستويات اإلدارية) وت ُعطى فكرة عن املناصب املختلفة النسياب السلطة من أعىل إىل أسفل. الخطوة الثامنة :إعداد الدليل التنظيمي للخطة التنفيذية ،يف هذه املرحلة يتم إعداد ما يسمى بالدليل التنظيمي وهو عبارة عن ملخص يف شكل كتيب يتضمن اسم الخطة التنفيذية /املرشوع ،أهدافه ،سياساته ،هيكله التنظيمي بتقسيامته الرئيسية والفرعية ،وإجراءاتها. الخطوة التاسعة :تتمثل يف رضورة مراقبة عملية تنفيذ الخطة التنفيذية لعام 2015م والتنظيم بشكل دائم ومستمر وإدخال التعديالت املناسبة عليه عند الحاجة لذلك حتى يلبي أي متغريات مطلوبة تنسجم مع سري عمل تنفيذ املشاريع .
| 28
اساسيات وضع خطة العمل : .1إعداد خطة واقعية التخاذ القرارات املستقبلية . .2اختبار املدة األكرث مالمئة للخطط التنفيذية . .3إعداد الخطة املالمئة قبل مدة تنفيذها . .4أن تكون الخطة سهلة التطبيق. .5أن تعد الخطة من قبل االشخاص املعنيني بها وليس شخصاً آخر . .6أن تكون الخطة قابلة للتحقق. .7تقسيم الخطة عىل فرتات زمنية (أسابيع وأشهر). .8إعداد خطة مالية.
| 29
الحادي عرش :كتابة التقارير تعترب عملية كتابة التقارير من األمور األساسية ملتابعة و نجاح سري عمل الخطة حيث تعترب التقارير مؤرشا ً من مؤرشات األداء عىل كافة املستويات سواء كان التقرير ملدراء املشاريع أو فرق العمل أو أصحاب املبادرات أو من مسئويل األهداف ،لذلك يجب إعطاء التقارير أهمية ،و يجب أن تكون هي املرجع املوثق لجميع مسئويل الخطة االسرتاتيجية . خطوات كتابة التقرير : .1وجود منوذج للتقرير موثق يسمى تقرير (مرفق عدد من التقارير) . .2وجود مهام وواجبات يتم تحديدها لشخص معني ( رئيس عنرص ،مدير مرشوع ،مسئويل أهداف ،أصحاب مبادرات ،فرق عمل) و هذه املهام و الواجبات تم تحديدها يف أعاله من خالل املستويات املختلفة يف هيكل الخطة التشغيلية وحسب كل طبيعة عمل لكل مرحلة. يحتوي التقرير مبدئياً عىل: • اسم الشخص صاحب املهمة و موقعه من الخطة التشغيلية 2015م. • اسم الشخص املوجه إليه التقرير و موقعه من الخطة التشغيلية 2015م . • رقم املبادرة والهدف و املرشوع و العنرص. • وصف للمهمة التي يجب انجازها وتاريخ تحقيق املهمة. • وصف لإلنجازات التي ت ّم تحقيقها . • العوائق التي منعت من تحقيق املهمة يف الوقت املحدد. • الوثائق و امللحقات األخرى الخاصة باملشاريع . • التوصيات . • التوقيع من صاحب املهمة و املسئول. تقدم هذه التقارير إىل املسئولني حسب املستويات املختلفة يف إدارة الخطة التشغيلية وتنفيذ أعاملها ويف التواريخ التي يتم تحديدها من خالل الخطة التنفيذية أو عند انتهاء املهمة يف حال ت ّم اإلنجاز قبل التاريخ املحدد وفق مايصدر من تعليامت وإجراءات.
| 30
تقرير( أسبوعي ) عن سري العمل واإلنجاز ملشاريع 2015م للمرشوع الشامل أهم المشاريع التنفيذية للمشروع الشامل 2015م اسم العنرص: اسم املرشوع : رقمه : اسم الهدف : رقمه : اسم املبادرة : رقمها : اسم مسئول املرشوع : فريق العمل للمرشوع واملشارك بالتنفيذ : الهدف السنوي : مؤرش األداء : نسبة اإلنجاز : طريقة قياس نسبة اإلنجاز (إن أمكن): توضيح ملؤرش األداء : عقبات ومالحظات :معد /ومعتمد التقرير
مقرتحات وحلول :معد /ومعتمد التقرير
.1
.1
.2
.2
.3
.3
.4
.4
| 31
تقرير متابعة( شهري) مرشوع الخطة التشغيلية لعام 2015م . مهمة
المشروع ورقمه
.1
مرشوع تطوير ( الوكاالت ) ومتابعة تطبيق الخطة اإلسرتاتيجية للجامعة.
.2
مرشوع تطوير وتطبيق الهياكل التنظيمية للجامعة.
.3
مرشوع إدارة املشاريع التطويرية للجامعة . PMO
.4
مرشوع تطوير وتوثيق وأمتتة العمليات واإلجراءات للوكالة والجامعة (9001 .)ISO
.5
مرشوع تطوير وتطبيق نظام دعم اتخاذ القرار .
.6
مرشوع تطوير الرشاكة مع القطاع االقتصادي والصناعي واألعامل.
.7
مرشوع تطوير الرشاكة املجتمعية الخدمية.
.8
مرشوع تطوير اإلداريني والفنيني بالجامعة (التدريب والتأهيل املستمر للعاملني).
.9
مرشوع اعتامد وتأهيل مختربات الجامعة كمرجعية وطنية.
.10
مرشوع بناء آليات لربط مخرجات الجامعة مبتطلبات سوق العمل واملجتمع.
.11
مرشوع وضع آليات لتشجيع الدراسات واإلستشارات للجامعة.
.12
مرشوع قياس األداء املؤسيس
| 32
مؤشرات القياس نسبة اإلنجاز
ما تم إنجازه من أعمال
التكاليف المتوقعة
منوذج تقرير األداء التشغييل ملشاريع الخطة لعام 2015م: الخطة االسرتاتيجية للمرشوع الشامل لوكالة الدراسات وخدمة املجتمع رقم العنرص( :
) رقم الهدف( :
)
رقم املبادرة ) ( :رقم املرشوع( :
الجهات المسؤولة عن التنفيذ
م
الخطوات التشغيليــة للمشروع
مراحل وآليات التنفيذ
ً داخليا
ً خارجيا
مدة التنفيذ باألشهر / أيام عمل ً ( تنفيذ / فعلية داخليا ً تنسيق / وخارجيا تعاون )
) املرشوع :
مستوى اإلنجاز بالنسبة المئوية مؤشرات قياس األداء شهري
ربعي
.1 .2 .3 .4
مالحظة :يستكمل النموذج من بطاقة تنفيذ املشاريع ( ) 12املرفقة.
| 33
الثاين عرش :إنشاء مؤرشات األداء الرئيسية ونرشها وطريقة تحديدها لإلسرتشاد بها.
مقرتح املعايري وقياس األداء : .1معايري قياس كفاءة ودقة العمليات واإلجراءات التنفيذية . .2معايري قياس مستويات رضا املستفيدين الخارجيني . .3معايري مستويات الداخليني . .4معايري قياس (العائد /اإلنتاجية )عىل أنشطة املشاريع التشغيلية 2015م . .5معايري قياس ( العائد /التكلفة ) عىل خدمات الوكالة والجامعة كنتيجة لتنفيذ مشاريع 2015م. .6معايري قياس التحسني والتطوير لسد الفجوة . مؤرشات األداء الرئيسية ( )KPIsملبادرات الخطة اإلسرتاتيجية : يعد مؤرش األداء الرئييس ( )KPIمؤرشا ً مرئياً يقوم بإبالغ وتحديد مقدار التقدم املتحقق نحو تحقيق الهدف ،ويرشح كيفية إنشاء مؤرشات األداء الرئيسية باستخدام قوائم KPIsلـكيفية عرض مؤرشات األداء يف التقارير ذات العالقة ،تعد مؤرشات األداء الرئيسية مؤرشات قيمة لفرق العمل واملدراء لتقييم التقدم املتحقق بشكل رسيع باتجاه أهداف ميكن قياسها باستخدام مؤرشات األداء الرئيسية وميكنك متثيل اإلجابات بشكل مريئ لألسئلة التالية بسهولة: .1هل أنا متقدم نحو أداء املهمة أو متخلف عنها؟ .2ما مدى تقدمي نحو أداء املهمة أو تخلفي عنها؟ .3ما هو الحد األدىن الذي قمت باالنتهاء منه؟
| 34
كيفية اختيار مؤرشات النجاح للخطة اإلسرتاتيجية ملشاريع 2015م للمرشوع الشامل بالوكالة وفق جدول قياس األوزان عىل مستوى الخطة : يجب أن يقرتن الهدف باملحددات التالية : .1محدد :بحيث يكون واضحاً ومرتبط بتحقيقه . .2قابل للقياس :يجب أن يكون هنالك مقياس واضح وشفاف للنجاح . .3قابل للتنفيذ :يجب أن يكون الهدف مرناً وأن يعكس طموحات الجامعة والوكالة وتطلعاتها لتحسني معايري الخدمات واألنشطة التي تقدمها الوكالة والجامعة قابل للتحقيق . .4مناسب وذو صلة :يجب أن يعكس الهدف ما تسعى الجهة لتحقيقه وليس ما يسهل قياسه . .5محدد الوقت :يجب أن يكون هنالك تحديدا ً واضحاً ملوعد تحقيق الهدف . كيفية تحديد مؤرشات النجاح للخطة التنفيذية 2015م للمرشوع الشامل للوكالة وفق جدول قياس األوزان عىل مستوى الخطة : يجب أن تكون مؤرشات النجاح : .1مناسب :أن يكون هذا مؤرش مناسب للموضوع الجاري تقييمه . .2اقتصادي :متوفر بتكلفة مقبولة . .3كايف :يقدم أساس كايف لتقييم األداء . .4الوضوح :دقيق وغري مبهم . .5قابل للمراقبة :قابل للتقييم املستقل ( وخصوصاً عند استخدام نظام آيل ) .
| 35
تقرير لقياس املؤرش ألداء أهم مبادرات عام 2015م عىل مستوى كل عنرص: رقم المبادرة
مؤشر األداء
املبادرة رقم ( )
املبادرة رقم ( )
اسم العنصر
املبادرة رقم ( )
املبادرة رقم ( )
املبادرة رقم ( )
املبادرة رقم ( )
مالحظة :يستكمل النموذج من بطاقة تنفيذ املشاريع ( ) 12املرفقة.
| 36
نسبة تحقيق مؤشر األداء للمبادرة
جدول متابعة قياس مؤرشات النجاح عىل مستوى أعامل الخطة التنفيذية 2015م للمرشوع الشامل للوكالة (مثال): م
مؤشرات النجاح
1
مؤرشات النجاح رقم ( ) 1
2
مؤرشات النجاح رقم ( ) 2
3
مؤرشات النجاح رقم ( ) 3
الوزن
المستهدف
المنجز
نسبة اإلنجاز
%
اإلنجاز الموزون
%
مالحظة :يستكمل النموذج من بطاقة تنفيذ املشاريع ( ) 12املرفقة.
| 37
الثالث عرش :امليزانية و طريقة تحديدها
إن تحديد امليزانية يعتمد اعتامدًا كلياً عىل املوارد املخصصة لكل مبادرة (مع العلم أن املوارد ميكن تغيريها وتعديلها حسب الحاجة و طريقة التنفيذ التي سيتم اعتامدها)عىل قاعدة املمكن واملتاح ،وإن لكل مرشوع تكاليف وطرق تنفيذ تختلف عن املشاريع األخرى وقد تكون بعض املشاريع بحاجة إىل نفس املوارد لتنفيذها ويف هذه الحالة تكون امليزانية مشرتكة بينها حيث يتطلب األمر ذلك. مالحظة :يستكمل النموذج من بطاقة تنفيذ املشاريع ( ) 12املرفقة.
خطوات تحديد امليزانية ( لالسرتشاد):
دراسة املبادرات لكل مرشوع والتأكد من أن املوارد املوجودة يف الخطة هي فعالً ما نحتاج إليه لتطبيق املرشوع أو تغريها حسب الحاجة (يجب التنسيق بني مدراء املشاريع وفرق العمل واملسؤول التنفيذي واالستشاري للتأكد من االحتياج الفعيل لهذه املوارد أو الحاجة للتغري) ومناقشتها مع سعادة الوكيل ووكيلة التطوير اإلداري وإدارة الخطة التنفيذية والجهات االستشارية والشؤون اإلدارية واملالية بالجامعة عىل قاعدة املمكن واملتاح ،ويتم بعد ذلك العرض عىل اللجنة العليا االستشارية واعتامدها من صاحب الصالحية بالجامعة .
تكلفة فرق العمل (خارج الدوام) :
هناك عدة عوامل تؤثر عىل امليزانية لفرق العمل (عىل مستوى مدراء املشاريع واألهداف وفرق العمل) هي كالتايل: .1عدد أشخاص فرق العمل :قد يكون فريق العمل شخص واحد أو أكرث. .2املدة الزمنية لتحقيق الهدف. .3تكلفة الشخص الواحد (التكلفة = عدد األشخاص * املدة الزمنية (شهر) * تكلفة الشخص الواحد). .4تكاليف مكتبية وأجهزة وأعامل أخرى . .5التأهيل و التدريب :يتم وضع تكلفة دقيقة لكل مرشوع من املشاريع أو التكاليف التقريبية.
| 38
الرابع عرش :خطة املوارد البرشية لتنفيذ مشاريع 2015م للمرشوع الشامل لوكالة الجامعة للدراسات والتطوير وخدمة املجتمع (وكالة التطوير اإلداري):
٣ ٤ ٥ ٦ ٧ ٨
٩
1
1
عدد مدراء المشاريع
٢
1
عدد فريق العمل
١
مرشوع تطوير (الوكاالت) ومتابعة تطبيق الخطة اإلسرتاتيجية للجامعة مرشوع تطوير وتطبيق الهياكل التنظيمية للجامعة مرشوع إدارة املشاريع التطويرية للجامعة مرشوع تطوير وتوثيق وأمتتة العمليات واإلجراءات للوكالة والجامعة ()ISO 9001 مرشوع تطوير وتطبيق نظام دعم اتخاذ القرار مرشوع تطوير الرشاكة مع القطاع االقتصادي والصناعي واألعامل مرشوع تطوير الرشاكة املجتمعية الخدمية مرشوع تطوير اإلداريني والفنيني بالجامعة (التدريب والتأهيل املستمر للعاملني) مرشوع اعتامد وتأهيل مختربات الجامعة كمرجعية وطنية
اإلجمالي
م
المشاريع
أعداد
منسقين المشاريع
1
6
8
1
10
12
1
4
6
1
12
14
1
4
6
1
10
12
1
10
12
1
8
10
1
12
14
| 39
١٢
اإلجاميل
"12" = 3* 4
عدد مدراء المشاريع
١١
1
1
16
18
1
7
9
1
10
12
12
109
133
مالحظة :سيقوم كل منسق باإلرشاف عىل ( ) 3من مشاريع الخطة التنفيذية .
| 40
عدد فريق العمل
١٠
مرشوع بناء آليات لربط مخرجات الجامعة مبتطلبات سوق العمل واملجتمع مرشوع وضع آليات لتشجيع الدراسات واالستشارات للجامعة مرشوع قياس األداء املؤسيس
منسقين المشاريع
اإلجمالي
م
المشاريع
أعداد
تكلفة الجهات االستشارية :يتم وضع تكلفه دقيقة لكل مرشوع من املشاريع أو التكاليف التقريبية والتكاليف املالية لتنفيذ أهم مشاريع عام 2015م لعدد ( ) 12مرشوع.
عنرص العمليات
المشاريع
إجمالي تكاليف خارج الدوام
إجمالي التكاليف االستشارية
إجمالي تكاليف أخرى
إجمالي التكلفة
املرشوع رقم ( ) املرشوع رقم ( ) املجموع الكيل الفرعي
عنرص املستفيدين
المشروع
إجمالي تكاليف خارج الدوام
إجمالي التكاليف االستشارية
إجمالي تكاليف أخرى
إجمالي التكلفة
املرشوع رقم ( ) املرشوع رقم ( ) املجموع الكيل الفرعي
عنرص التعلم والنمو
المشروع
إجمالي تكاليف خارج الدوام
إجمالي التكاليف االستشارية
إجمالي تكاليف أخرى
إجمالي التكلفة
املرشوع رقم ( ) املرشوع رقم ( ) املجموع الكيل الفرعي المشروع
العنرص املايل
إجمالي تكاليف خارج الدوام
إجمالي التكاليف االستشارية
إجمالي تكاليف أخرى
إجمالي التكلفة
املرشوع رقم ( ) املرشوع رقم ( ) املجموع الكيل الفرعي املجموع الكيل لتكاليف أهم مبادرات العنارص لعام 2015م
نسبة تكاليف خارج الدوام = + %نسبة تكاليف االستشاري = + %تكاليف أخرى = = %النسبة الكلية %100 مالحظة :يستكمل النموذج من بطاقة تنفيذ املشاريع ( ) 12املرفقة. | 41
الخامس عرش :خطة االجتامعات لتنفيذ مشاريع 2015م للمرشوع الشامل للوكالة: خطة اجتامعات مجموعات العمل عىل مستوى مدراء املشاريع للخطة 2015م التي تبدأ من تاريخ 2015 /1 /1م مكونات االجتماع
المشاريع
وقت االجتماع
مكان االجتماع
المالحظات
خطة اجتامعات مجموعات العمل عىل مستوى مدير املرشوع وفريق العمل للخطة 2015م التي تبدأ من تاريخ 2015 /1 /1م مكونات االجتماع
المشاريع
وقت االجتماع
مكان االجتماع
المالحظات
خطة اجتامعات مجموعات العمل عىل مستوى املسئول التنفيذي واملنسقني مع مدراء املشاريع للخطة 2015م التي تبدأ من تاريخ 2015 /1 /1م مكونات االجتماع
المشاريع
وقت االجتماع
مكان االجتماع
مالحظة :يستكمل النموذج من بطاقة تنفيذ املشاريع ( ) 12املرفقة.
| 42
المالحظات
أهداف االجتامعات :
.1متابعة أعامل التنفيذ وفق التايل : مراجعة الهيكل التنظيمي للخطة اإلسرتاتيجية والتنفيذية للمرشوع الشامل للوكالة . توزيع وتحديث قاعدة بيانات املشاركني ( مدراء املشاريع ومسؤويل األهداف واملبادرات وفرقالعمل). تحديد مسئوليات ( مدراء املشاريع ومسئويل األهداف واملبادرات وفرق العمل). كيفية االتصال والتدرج يف صالحيات كل مستوى . .2تصحيح وتطبيق وتنفيذ أعامل الخط وكيفية إعداد التقارير واملتابعة وقياس مؤرشات اإلنجاز .3آليات تنفيذ خطة االجتامعات :ما تضمنه الدليل االسرتشادي لتنفيذ الخطة التنفيذية . .4سياسات تنفيذ خطط االجتامعات :ما تضمنه برنامج خطة االجتامعات يف أعاله. .5متطلبات تنفيذ خطط االجتامعات :ما تضمنه برنامج خطة االجتامعات يف أعاله. .6وضع التوصيات ملا تضمنه برنامج خطة االجتامعات يف أعاله وما يستجد من توصيات تخدم الصالح العام.
| 43
قائمة مشاريع الخطة التنفيذية 2015م للمشروع الشامل للوكالة
.4
.1مرشوع تطوير (الوكاالت) ومتابعة تطبيق الخطة اإلسرتاتيجية للجامعة . .2مرشوع تطوير وتطبيق الهياكل التنظيمية للجامعة . .3مرشوع إدارة املشاريع التطويرية للجامعة . مرشوع تطوير وتوثيق وأمتتة العمليات واإلجراءات للوكالة والجامعة (.)ISO 9001 .5مرشوع تطوير وتطبيق نظام دعم اتخاذ القرار . .6مرشوع تطوير الرشاكة مع القطاع االقتصادي والصناعي واألعامل . .7مرشوع تطوير الرشاكة املجتمعية الخدمية . .8مرشوع تطوير اإلداريني والفنيني بالجامعة (التدريب والتأهيل املستمر للعاملني) . .9مرشوع اعتامد وتأهيل مختربات الجامعة كمرجعية وطنية . .10مرشوع بناء آليات لربط مخرجات الجامعة مبتطلبات سوق العمل واملجتمع . .11مرشوع وضع آليات لتشجيع الدراسات واالستشارات يف الجامعة. .12مرشوع قياس األداء املؤسيس. رقم العنصر
رقم الهدف التفصيلي
رقم المبادرة
رقم المشروع
اسم المشروع
مدير المشروع
رقم المشروع
| 44
الموارد
المؤشرات
التكلفة
أعضاء فريق العمل
تاريخ تحقيق الهدف من
إلى
نموذج وصف تخطيط موارد الخطة التنفيذية لمشاريع الخطة التنفيذية:
تخطيط تنفيذ مرشوع الخطة التنفيذية لعام 2015م للمرشوع الشامل للوكالة.
منوذج وصف تخطيط وتنفيذ مرشوع الخطة التنفيذية لعام 2015م للمرشوع الشامل للوكالة. مدة المشروع : التكلفة التقديرية للمشروع: وصف مختصر للمشروع
مسوغات المشروع
المحور على بطاقات األداء المتوازن : الجهة المسئولة عن تنفيذ المشروع: مدير المشروع : المهام التفصيلية لتنفيذ المشروع
البداية
النهاية
| 45
الخطة الزمنية المقترحة لمشاريع الخطة التنفيذية 2015م للمشروع الشامل اإلداريبالشهور التطوير 2015م وكالةلمشاريع المجتمع ــالزمنية لوكالة الدراسات والتطوير وخدمة الخطة م
.1 .2 .3
المشاريع التنفيذية
مرشوع تطوير (الوكاالت) ومتابعة تطبيق الخطة االسرتاتيجية للجامعة. مرشوع تطوير وتطبيق الهياكل التنظيمية للجامعة. مرشوع إدارة املشاريع التطويرية للجامعة.
.4
مرشوع تطوير وتوثيق وامتتة العمليات واإلجراءات للوكالة و الجامعة (.)ISO 9001
5
مرشوع تطوير وتطبيق نظام دعم اتخاذ القرار.
6 7 .8
مرشوع تطوير الرشاكة مع القطاع االقتصادي والصناعي واألعامل. مرشوع تطوير الرشاكة املجتمعية الخدمية. مرشوع تطوير اإلداريني والفنيني بالجامعة (التدريب والتأهيل املستمر للعاملني).
مرشوع اعتامد وتأهيل مختربات الجامعة .9 كمرجعية وطنية. مرشوع بناء آليات لربط مخرجات .10الجامعة مبتطلبات سوق العمل واملجتمع. مرشوع وضع آليات لتشجيع الدراسات .11 واالستشارات يف الجامعة. .12مرشوع قياس األداء املؤسيس.
| 46
1
2
3
4
5
6
7
8
12 11 10 9
خارطة مشاريع الخطة التشغيلية للمشروع الشامل لعام 2015م
المشاريع
أولوليات المشاريع ( )12مشروع ±
االتفاق على المشاريع الخاصة لـ 1436هـ 2015 -م
+
كل فريق
يحدد المسئولين عن المشاريع
من داخل فريق عمله
أمانة الخطة
+
اإلستشاري
األهداف
المشاريع
(قدر المستطاع)
لكل عنصر يعبأ جدول المشاريع المحددة لعام 2015م
االجتماع الموسع العتماد وإقرار خطة 2015م
| 47