دليل المهام و الاجراءات في القسم الأكاديمي العربي

Page 1

‫دلــــيل الــــمهام واإلجـــــراءات‬ ‫في القسم األكاديمي‬

‫‪1‬‬


‫عنوان الفصل‬

‫‪2‬‬


‫كلية اآلداب‬

‫محتويات الدليل  ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬

‫الموضوع‬

‫الصفحة‬

‫كلمة عميدة الكلية‬

‫‪٤‬‬

‫الهيكل التنظيمي للقسم‬

‫‪٥‬‬

‫مهام رئيس القسم‬

‫‪٦‬‬

‫مهام اللجان التنظيمية يف القسم‬

‫‪١٠‬‬

‫التوصيف الوظيفي إلدارة القسم‬

‫‪16‬‬

‫‪3‬‬


‫كلمة عميدة الكلية‬

‫كلمة عميدة الكلية  ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬

‫يعد القسم العلمي الوحدة اإلدارية والعلمية األساسية يف املؤسسة الجامعية ‪ ،‬وميثل موقع القلب من الجسد‪ ،‬وحجر الزاوية فيها ‪ ،‬فالجامعة‬ ‫ال تستطيع أن تؤدى رسالتها أو تحقق أهدافها إال من خالل أقسامها العلمية ‪ ،‬ألنها‪ :‬املفتاح الحقيقي لرفع مستوى اإلنتاجية يف الجامعات‬ ‫كام ونوعا‪ ،‬ويتم التحكم من خالل القسم يف معظم القرارات الجامعية املركزية‪ ،‬ويقدر أن حوايل (‪ )%80‬من القرارات الجامعية يتم اتخاذها‬ ‫داخل األقسام‪ ،‬كاختيار أعضاء هيئة التدريس‪ ،‬وتحديد املقررات الدراسية‪ ،‬ووضع معايري القبول والتخرج‪ ،‬وتقدير األهمية النسبية لألنشطة‬ ‫املختلفة‪ ،‬من تدريس‪ ،‬وبحث علمي‪ ،‬وخدمة مجتمع وغريها من القرارات التي تحدد طابع املؤسسة الجامعية‪ .‬وال يتوقف األمر عند صناعة‬ ‫القرارات أو اتخاذها‪ ،‬بل يتعداه إىل تنفيذها ومتابعتها‪ ،‬فمن خالل األقسام وىف إطارها تحدث العمليات التي تتحقق بها أهداف املؤسسة‬ ‫األكادميية‪ ،‬وفيها وعن طريقها يتم التأكد من تحقيق تلك األهداف‪.‬‬ ‫ونظ ًرا لهذه األهمية للقسم العلمي‪ ،‬يأيت دليل التوصيف واملهام للعمليات التي تتم داخل القسم العلمي وسيلة متكن رئيس القسم من إدارة‬ ‫القسم بفعالية وكفاءة وتساعده يف تحقيق أهدافه وغاياته ‪ ،‬وتجعل عمليات التنفيذ واإلرشاف أكرث انسيابية ‪ ،‬ووضو ًحا للمنفذ واملستفيد‬ ‫عىل حد سواء‪.‬‬ ‫والله من وراء القصد‬ ‫عميدة كلية اآلداب‬ ‫د‪ .‬أمرية بنت أحمد عبدالرحمن الجعفري‬

‫‪4‬‬


‫الهيكل التنظيمي للقسم‬

‫الهيكل التنظيمي للقسم‬

‫مجلس القسم‬

‫ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬

‫رئيسة القسم‬

‫وكيلة القسم‬

‫لجنة أعضاء‬ ‫هيئة التدريس‬

‫لجنة الدراسات العليا‬

‫اللجنة الطالبية‬

‫لجنة المعادالت‬

‫السكرتارية‬

‫لجنة البحث العلمي‬ ‫وخدمة المجتمع‬

‫لجنة التطوير والجودة‬

‫اللجنة العلمية‬

‫‪5‬‬


‫مهام رئيس القسم‬

‫المهـــــام‬ ‫الشؤون اإلدارية والمالية‪:‬‬

‫‪1.1‬رئاسة مجلس القسم ‪ ،‬واإلرشاف عىل تنظيم شؤونه ‪ ،‬والدعوة لحضور جلساته ‪ ،‬وتنفيذ قراراته ‪ ،‬وإرسال محارض جلساته إىل عميد‬ ‫الكلية‪.‬‬ ‫‪2.2‬تحقيق األهداف والسياسات العليا يف الجامعة‪.‬‬ ‫‪3.3‬تنفيذ قرارات مجلس الكلية فيام يتعلق بالقسم‪.‬‬ ‫‪4.4‬اإلرشاف عىل إعداد الخطة االسرتاتيجية للقسم ومتابعة تنفيذها‪.‬‬ ‫‪5.5‬اإلرشاف عىل إدارة شؤون القسم التعليمية والبحثية واإلدارية والثقافية‪.‬‬ ‫‪6.6‬اإلرشاف عىل تطوير القسم إدارياً وأكادميياً وبحثياً‪.‬‬ ‫‪7.7‬تنسيق عالقات القسم وتطويرها داخل الجامعة وخارجها‪.‬‬ ‫‪8.8‬اإلرشاف عىل توفري كل متطلبات القسم التعليمية والبحثية واإلدارية ‪.‬‬ ‫‪9.9‬اإلرشاف عىل رفع مستوى الجودة وتطوير مخرجاتها‪.‬‬ ‫‪1010‬تنفيذ ومتابعة قرارات مجلس القسم‪.‬‬ ‫‪1111‬القيام مبا يفوض إليه من صالحيات من قبل عميد الكلية‪.‬‬ ‫‪1212‬الرفع لعميد الكلية كل ما يقع من عضو هيئة التدريس ومن يف حكمه من إخالل بالواجبات املطلوبة أو أي مخالفات أخرى‪.‬‬ ‫‪1313‬تقديم تقرير عن سري الدراسات العليا يف القسم إىل عميد الكلية وعميد الدراسات العليا يف نهاية كل عام درايس‪.‬‬ ‫الشؤون األكاديمية‪:‬‬

‫‪1.1‬تقديم تقرير واف عن الرحلة العلمية للمبتعث إذا كانت داخل اململكة وتحت إرشاف القسم ‪ ،‬ورفعه إىل مجلس الكلية‪.‬‬ ‫‪2.2‬اإلرشاف عىل سري العملية التعليمية ‪ ،‬وتنفيذ خططها ‪ ،‬وتطوير برامجها األكادميية يف القسم‪.‬‬ ‫‪3.3‬تطبيق نظم ولوائح الجودة والتقويم واالعتامد األكادميي‪.‬‬ ‫‪4.4‬اإلرشاف عىل مختلف األنشطة الطالبية بالقسم‪.‬‬ ‫‪5.5‬مراقبة أداء االمتحانات‪ ،‬وضبط النظام داخل القسم‪.‬‬ ‫‪6.6‬إعداد تقرير سنوي شامل عن سري الدراسة ‪ ،‬واألداء األكادميي واإلداري والبحثي يف القسم ‪ ،‬ورفعه إىل عميد الكلية‪.‬‬ ‫‪7.7‬اإلرشاف عىل استقطاب أعضاء هيئة التدريس بالقسم‪.‬‬ ‫‪8.8‬رفع تقرير لجنة مناقشة الرسائل العلمية إىل عميد الدراسات العليا يف مدة ال تتجاوز ثالثة أسابيع من تاريخ املناقشة‪.‬‬

‫‪6‬‬


‫كلية اآلداب‬

‫صالحيات رئيس القسم‪:‬‬

‫متخصصا‬ ‫‪1.1‬التوصية بأن يتم تصحيح أسئلة االختبار النهايئ عن طريق عضو هيئة تدريس غري عضو هيئة تدريس املقرر أو أن يرشك معه‬ ‫ً‬ ‫أو أكرث يف التصحيح‪.‬‬ ‫‪2.2‬املصادقة عىل كشوف الدرجات‪.‬‬ ‫‪3.3‬إصدار القرارات الداخلية التي يقتضيها حسن سري العمل بالقسم وفقاً لألنظمة واللوائح‪.‬‬ ‫‪4.4‬توزيع العبء الدرايس عىل أعضاء هيئة التدريس‪.‬‬ ‫‪5.5‬التوصية برصف بدل التعليم ألعضاء هيئة التدريس‬ ‫‪6.6‬إعداد تقارير األداء الوظيفي ألعضاء هيئة التدريس‪.‬‬ ‫‪7.7‬التوصية بحضور منسويب القسم الدورات التدريبية داخل الجامعة وخارجها‪.‬‬ ‫‪8.8‬التنسيق مع لجنة االبتعاث والتدريب يف متابعة أوضاع املبتعثني و املتدربني‪.‬‬ ‫‪9.9‬التوصية بالتمديد ألعضاء هيئة التدريس السعوديني بعد انتهاء الخدمة‪.‬‬ ‫‪1010‬التوصية بالتعاقد مع أعضاء هيئة التدريس السعوديني بعد انتهاء فرتة التمديد‪.‬‬ ‫‪1111‬التوصية بإنهاء عقود أعضاء هيئة التدريس غري السعوديني‪.‬‬ ‫‪1212‬اعتامد التقرير الذي يعده املرشف عىل الرسالة العلمية وإرسال صورة إىل عميد الدراسات العليا يف نهاية كل فصل درايس‪.‬‬ ‫‪1313‬اصدار القرارات التنفيذية لقرارات مجلس القسم بعد اعتامدها‪.‬‬ ‫‪1414‬تجديد احتياجات القسم من أعضاء هيئة التدريس واملحارضين واملعيدين واالداريني من السعوديني واملتعاقدين‪.‬‬ ‫‪1515‬اقرتاح الندب للتدريس من خارج الكلية ‪ ،‬واعتامد ذلك من القسم العلمي ‪.‬‬ ‫‪1616‬حفظ النظام يف القسم ‪ ،‬واإلرشاف عىل االلتزام باملحارضات والساعات املكتبية ‪.‬‬ ‫‪1717‬التوصية بحضور أعضاء هيئة التدريس بالقسم للمؤمترات والندوات العلمية ‪ ،‬واعتامد ذلك من مجلس القسم‬ ‫‪1818‬وضع خطة املراجع الدراسية والكتب املقررة ‪ ،‬واعتامدها من مجلس القسم ‪.‬‬ ‫‪1919‬التوصية مبنح اجازات أعضاء هيئة التدريس واملحارضين واملعيدين بالقسم او طلب تأجيلها والتعويض عنها‪.‬‬ ‫‪2020‬اعتامد نتائج الطالب بالقسم بعد اتخاذ االجراءات الكفيلة بتدقيقها ‪.‬‬ ‫‪2121‬التوصية إىل عميد الكلية برتقيات أعضاء هيئة التدريس يف القسم ومنحهم إجازة التفرغ العلمي وفق األنظمة‪.‬‬

‫‪7‬‬


‫مهام اللجان في القسم‬

‫المهـــــام‬

‫اللجان على مستوى القسم األكاديمي‪:‬‬

‫‪1.1‬اللجنة الطالبية‬ ‫‪2.2‬لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم‬ ‫‪3.3‬لجنة الدراسات العليا‬ ‫‪4.4‬لجنة البحث العلمي ‪ ،‬وخدمة املجتمع‬ ‫‪5.5‬لجنة التطوير والجودة‬ ‫اللجنة الطالبية‪:‬‬

‫الهدف‪ :‬اإلرشاف عىل الشؤون الطالبية من توجيه وإرشاد ‪ ،‬وشكاوي الطالب ‪ ،‬باإلضافة إىل النشاطات املتعددة‪.‬‬ ‫تشكيل اللجنة‪ :‬تشكل اللجنة الطالبية بقرار من مجلس القسم ‪ ،‬وتتكون من ثالثة عىل األقل من أعضاء هيئة التدريس بالقسم ‪ ،‬ويتم‬ ‫اختيار مقرر من بينهم ‪ ،‬باإلضافة إىل طالب متميز من القسم‪ .‬وترفع تقاريرها ملجلس القسم‪.‬‬ ‫مهام اللجنة‪:‬‬ ‫‪1.1‬إرشاد الطلبة يف القسم وتوجيههم فيام يخص املقررات الدراسية ‪ ،‬واملهارات الرضورية ‪ ،‬ومتابعة الطلبة املتعرثين ‪ ،‬وإرشادهم أكادمييًا ونفسيًا‪.‬‬ ‫‪2.2‬استقبال شكاوي الطلبة فيام يخص املقرر الدرايس أو أعضاء هيئة التدريس‪.‬‬ ‫‪3.3‬دراسة مشكالت الطلبة واقرتاح الحلول لها‪.‬‬ ‫‪4.4‬العمل عىل تشجيع الطلبة ودعم نشاطهم ‪ ،‬واإلرشاف عىل رحالتهم ‪ ،‬وتنظيم املسابقات والندوات واللقاءات العلمية‪.‬‬ ‫‪5.5‬اقرتاح النشاطات وتنفيذها مع الطلبة ‪،‬كنرشة القسم ‪ ،‬والندوات واملحارضات العامة ‪ ،‬وغريها من النشاطات املتعلقة باألعامل الدراسية‪.‬‬ ‫‪6.6‬تقديم اقرتاحات فيام يختص بتطوير الربامج األكادميية يف القسم‪.‬‬ ‫‪7.7‬دراسة املخالفات القانونية للطلبة ‪ ،‬واقرتاح العقوبات لها وفق األنظمة املعمول بها‪.‬‬ ‫‪8.8‬دراسة إعادة تصحيح االختبارات يف حالة وجود اختالف فيها‪.‬‬ ‫‪9.9‬التحقق من كفاءة التجهيزات الخاصة بالعملية التعليمية‪.‬‬ ‫‪1010‬التنسيق مع الجهات ذات العالقة فيام يخص التدريب التعاوين يف القسم‪.‬‬ ‫‪1111‬ما يحال إليها من مجلس القسم أو رئيس القسم‪.‬‬

‫لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم‪:‬‬

‫الهدف‪ :‬االهتامم بصفة عامة بالشؤون الخاصة بأعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم من تعيني‪ ،‬وترقية ‪ ،‬وندب ‪ ،‬وإعارة‪..‬إلخ‪ .‬وكذلك‬ ‫ما يختص باالبتعاث واملبتعثني‪.‬‬ ‫تشكيل اللجنة‪ :‬تشكل هذه اللجنة بقرار من مجلس القسم ‪ ,‬وتتكون من ثالثة عىل األقل من أعضاء هيئة التدريس بالقسم ‪ ،‬ويتم اختيار‬ ‫مقرر من بينهم‪ ،‬وترفع تقاريرها ملجلس القسم‪.‬‬ ‫مهام اللجنة‪:‬‬ ‫‪1.1‬النظر يف تعيني أعضاء هيئة التدريس الجدد من خالل دراسة طلباتهم ‪ ،‬وإجراء املقابالت معهم ‪ ،‬والرفع إىل مجلس القسم مبحارضها وتوصياتها‪.‬‬ ‫‪2.2‬النظر يف طلبات ترقية أعضاء هيئة التدريس ‪ ،‬وفحص أوراقهم ‪ ،‬والرفع إىل مجلس القسم مبحارضها وتوصياتها‪.‬‬ ‫‪3.3‬النظر يف طلبات أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم املتعلقة بالنقل والندب واإلعارة واالستقالة واالستشارة (متفرغ وغري متفرغ) وحضور املؤمترات وورش‬ ‫العمل والدورات التدريبية والرفع بذلك إىل مجلس القسم‪.‬‬ ‫‪4.4‬النظر يف تعيني املعيدين واملحارضين والباحثني ومساعدي الباحثني ‪ ،‬وإجراء اختبارات التوظيف املناسبة لهم ‪ ،‬والرفع بالتوصيات إىل مجلس القسم‪.‬‬ ‫‪5.5‬النظر يف طلبات ابتعاث املعيدين واملحارضين ‪ ،‬والتحقق من سالمة الربامج التي يرغبون االلتحاق بها ‪ ،‬ومتشيها مع سياسة القسم يف االبتعاث ‪ ،‬ومن صحة أوراق‬ ‫القبول ‪ ،‬وغريها من الوثائق‪.‬‬ ‫‪6.6‬متابعة مبتعثي القسم يف الداخل والخارج ‪ ،‬وإعداد تقارير عن أوضاعهم الدراسية ‪ ،‬والرفع بها إىل مجلس القسم‪.‬‬ ‫‪8‬‬


‫كلية اآلداب‬

‫‪7.7‬دراسة احتياجات القسم من أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم ‪ ،‬والرفع بذلك إىل رئيس القسم‪.‬‬ ‫‪8.8‬دراسة ما يحال إليها من موضوعات من رئيس القسم ومجلس القسم‪.‬‬ ‫لجنة الدراسات العليا‪:‬‬

‫الهدف ‪ :‬االهتامم بكل ما يختص بشؤون الدراسات العليا داخل القسم من مراجعة للخطط الدراسية ‪ ،‬وإجراء اختبارات القبول للمتقدمني‬ ‫للدراسات العليا ‪ ،‬وغريها من األمور ذوي الصلة‪.‬‬ ‫تشكيل اللجنة‪ :‬تشكل هذه اللجنة بقرار من مجلس القسم ‪ ،‬وتتكون من ثالثة من أعضاء هيئة التدريس بالقسم عىل األقل ‪ ،‬ويتم اختيار‬ ‫مقرر من بينهم‪ ،‬وترفع تقاريرها ملجلس القسم‪.‬‬ ‫مهام اللجنة‪:‬‬ ‫‪1.1‬مراجعة خطط برامج الدراسات العليا يف القسم وتطويرها‪.‬‬ ‫‪2.2‬إجراء اختبارات القبول للمتقدمني للدراسات العليا بالقسم ‪ ،‬ورفع املقرتح قبولهم إىل مجلس القسم‪.‬‬ ‫‪3.3‬تقديم اإلرشاد األكادميي لطلبة الدراسات العليا‪.‬‬ ‫‪4.4‬دراسة الطلبات املقدمة من الطلبة فيام يتعلق مبنح فرص إضافية وإعادة القيد‪...‬إلخ والرفع إىل مجلس القسم‪.‬‬ ‫‪5.5‬دراسة املقرتحات الخاصة برسائل املاجستري والدكتوراه ‪ ،‬والرفع إىل مجلس القسم‪.‬‬ ‫‪6.6‬اقرتاح توزيع املقررات الدراسية عىل أعضاء هيئة التدريس بالقسم‪.‬‬ ‫‪7.7‬اقرتاح عدد الطالب املمكن قبولهم للسنوات القادمة‪.‬‬ ‫لجنة البحث العلمي وخدمة المجتمع ‪:‬‬

‫الهدف‪ :‬متابعة شؤون البحث العلمي وخدمة املجتمع بالقسم ‪،‬مبا يتمىش مع السياسات واللوائح بالجامعة والخطط االسرتاتيجية ذات‬ ‫العالقة ‪.‬‬ ‫تشكيل اللجنة‪ :‬تشكل هذه اللجنة بقرار من مجلس القسم وتتكون من خمسة من أعضاء هيئة التدريس بالقسم عىل األقل يتم اختيار‬ ‫مقرر من بينهم ‪ ،‬وترفع تقاريرها ملجلس القسم‪.‬‬ ‫مهام اللجنة‪:‬‬ ‫‪1.1‬إعداد الخطة البحثية للقسم ومتابعة تنفيذها ‪.‬‬ ‫‪2.2‬دراسة لقاعدة النتاج العلمي ألعضاء هيئة التدريس بالقسم وتقييمها ‪.‬‬ ‫‪3.3‬مراجعة قوائم املجالت العلمية ذات التصنيف العاملي التي ترد من عامدة البحث العلمي وحث األعضاء عىل النرش فيها ‪ ،‬وتقديم املقرتحات حولها ‪.‬‬ ‫‪4.4‬اقرتاح الربامج وامللتقيات والزيارات التي تدعم حركة البحث العلمي بالقسم وتذلل عقباته وترفع من مستوى الوعي بقضاياه املتجددة ‪.‬‬ ‫‪5.5‬دراسة الطلبات املقدمة من أعضاء هيئة التدريس (البحوث املدعومة ‪ ،‬االتصال العلمي ‪ ،‬التفرغ العلمي ‪ ،‬الرشاكات البحثية الخ ) وتقييم جودة األبحاث‬ ‫ومطابقتها للوائح والسياسات والرفع بالتوصيات ملجلس القسم‪.‬‬ ‫‪6.6‬إجراء التقييم السنوي بهدف دعم حركة البحث العلمي والرفع بالتوصيات ملجلس القسم ‪.‬‬ ‫‪7.7‬املساهمة يف نرش سياسات خدمة املجتمع والتنمية املستدامة وفق أطر ومعايري الجودة ‪.‬‬ ‫‪8.8‬العمل عىل توعية األعضاء بتقديم برامج مجتمعية ودراسات وأبحاث نوعية متعلقة بقضايا املجتمع ومشكالته ‪.‬‬ ‫‪9.9‬السعي إىل تحقيق التكامل املجتمعي عن طريق إبرام رشاكات اسرتاتيجية مع القطاعني العام والخاص ‪.‬‬ ‫‪1010‬تعزيز االستدامة املؤسسية عن طريق نقل الربامج واملشاريع الخدمية إىل حيز الواقع ‪.‬‬ ‫‪1111‬دراسة أي موضوعات أخرى تحال إىل اللجنة من رئيس القسم املختص‪.‬‬

‫‪9‬‬


‫مهام اللجان في القسم‬

‫لجنة التطوير والجودة‪:‬‬

‫الهدف‪ :‬االهتامم بكل ما يخص شؤون التطوير والجودة بالقسم‪.‬‬ ‫تشكيل اللجنة‪ :‬تشكل هذه اللجنة بقرار من مجلس القسم وتتكون من ثالثة من أعضاء هيئة التدريس بالقسم عىل األقل ‪ ،‬ويتم اختيار‬ ‫مقرر من بينهم‪ ،‬وترفع تقاريرها ملجلس القسم‪.‬‬

‫مهام اللجنة‪:‬‬ ‫‪1.1‬نرش ثقافة الجودة يف القسم‪.‬‬ ‫‪2.2‬اإلرشاف عىل الخطة االسرتاتيجية للقسم ومتابعة تنفيذها‪.‬‬ ‫‪3.3‬اقرتاح الخطط التطويرية للقسم‪.‬‬ ‫‪4.4‬تنفيذ نشاطات التقويم واالعتامد األكادميي يف القسم ومتابعتها‪.‬‬ ‫‪5.5‬اقرتاح أهداف أو مخرجات التعلم لربامج القسم املختلفة ( البكالوريوس – املاجستري‪ -‬الدكتوراه) ‪ ،‬وكذلك اقرتاح طرق و وسائل تحقيق هذه األهداف ‪ ،‬وأساليب‬ ‫التقويم املختلفة ‪.‬‬ ‫‪6.6‬اإلرشاف عىل إعداد ملفات املقررات الدراسية وتجهيزها ‪ ،‬بحيث يحتوي كل ملف عىل‪:‬‬ ‫ •السرية الذاتية لعضو هيئة التدريس‬ ‫ •صورة من شهادات التقدير‪ ،‬وجوائز التميز يف التدريس‬ ‫ •وصف محتوى املقرر باللغة العربية واللغة اإلنجليزية ‪ ،‬وفقاً لنامذج الهيئة الوطنية للتقويم واالعتامد‬ ‫ •منوذج من أسئلة امتحانات املقرر السابقة‪.‬‬ ‫ •منوذج من أوراق إجابات الطلبة مختلفة املستويات‪.‬‬ ‫‪7.7‬تحديد مواطن التحسني املمكنة ‪ ،‬واقرتاح املشاريع الالزمة لتحقيقها عىل مستوى القسم‪.‬‬ ‫‪8.8‬إعداد كتيبات وأدلة القسم ‪ ،‬وكذلك النرشات التعريفية بالقسم ‪ ،‬وفرص العمل والخطط الدراسية‪.‬‬ ‫‪9.9‬استقبال فرق هيئات االعتامد األكادميي املختلفة من خارج الجامعة ‪ ،‬ولجان الجودة من داخل الجامعة ‪ ،‬والذين يقومون بزيارات للقسم من حني إىل آخر‪.‬‬ ‫‪1010‬تشجيع أعضاء القسم عىل املبادرة باقرتاح املشاريع ‪ ،‬ومساعدتهم يف تفعيل تلك االقرتاحات ‪.‬‬ ‫‪1111‬اإلرشاف عىل عملية التقويم الذايت لربامج القسم املختلفة ‪ ،‬وإعداد تقارير الدراسة الذاتية للربامج األكادميية‬ ‫‪1212‬املساهمة مع وحدة الجودة بالكلية يف نرش ثقافة الجودة واالعتامد األكادميي ‪ ،‬وتنظيم املحارضات التثقيفية وورش العمل ‪ ،‬وأسبوع الجودة واالعتامد األكادميي‪،‬‬ ‫وحضور هذه الفعاليات‪.‬‬ ‫‪1313‬توثيق جهود إجراءات ونتائج االعتامد األكادميي يف القسم ‪ ،‬والرفع بها إىل رئيس القسم‪.‬‬ ‫‪1414‬جمع البيانات واملعلومات بشكل مستمر عن متطلبات االعتامد األكادميي ونشاطات الجودة وتطبيقها يف القسم‪.‬‬ ‫‪1515‬إعداد تقارير دورية عن مستويات األداء يف القسم ‪ ،‬ومقدار رضا املستفيدين يف كل نشاط‪.‬‬ ‫‪1616‬عقد اجتامعات دورية ملناقشة كيفية تطبيق متطلب اعتامد الربامج األكادميية‪.‬‬ ‫‪1717‬إعداد ملفات توصيف الربامج األكادميية‪.‬‬ ‫‪1818‬القيام باملهام األخرى التي تكلف بها اللجنة فيام يتعلق باالعتامد األكادميي ‪ ،‬ونشاطات الجودة وتطبيقها‪.‬‬

‫‪10‬‬


‫كلية اآلداب‬

‫التوصيف الوظيفي إلدارة القسم‬

‫التوصيف الوظيفي إلدارة القسم‬

‫أوال‪ :‬رئيسة القسم‬ ‫ً‬ ‫المهمة‬

‫تشــكيل الهيــكل التنظيمــي‬ ‫للقســم‬

‫وضع الخطة التشغيلية للقسم‬

‫الجداول واألنصبة التدريسية‬ ‫ألعضاء هيئة التدريس‬

‫اإلجراء‬

‫التكرار‬

‫ترشــيح أعضــاء الهيئــة التعليميــة يف القســم عــى اللجــان بالقســم‬ ‫حســب الدرجــة العلميــة و التخصــص‪.‬‬ ‫إصدار التكليفات الداخلية الرسمية كالتايل‪:‬‬ ‫ •اللجــان العمليــة ‪ ،‬لجنــة األســئلة واالمتحــان واملقابلــة لقبــول‬ ‫الدراســات العليــا‪ ،‬وتعيــن املعيــدات واملحــارضات‪ ،‬ولجان األســئلة‬ ‫والتصحيــح واملقابلــة لالمتحــان الشــامل‪ ،‬ولجــان املعــادالت ‪.‬‬ ‫ •إدارة مكتــب ضــان الجــودة ‪،‬ومنســقي املقــررات بالقســم‪،‬‬ ‫ولجــان التدريــب امليــداين ‪،‬وغــر ذلــك مــا يســتحدث مــن لجــان‬ ‫وإدارات تنظيميــة داخــل القســم حســب توجــه إدارة الكليــة ‪.‬‬ ‫متابعة اللجان واإلرشاف عليها‪.‬‬

‫سنوي‬

‫تقــوم رئيســة القســم بوضــع خطــة تشــغيلية للقســم محــددة باليــوم‬ ‫والتاريــخ‪ ،‬ومتضمنــة أهــم املواعيــد والفعاليــات للقســم مثــل‪:‬‬ ‫ •مواعيد مجلس الكلية ‪ ،‬مواعيد مجالس القسم‪.‬‬ ‫ •خطط تنفيذ املقرتحات والدراسات‬ ‫ •املناقشات العلمية‪.‬‬ ‫ •االجتامعات الدورية بالقسم‪.‬‬ ‫ •املؤمترات والندوات والحلقات النقاش العلمية‪.‬‬ ‫ •مواعيد اإلرشاد األكادميي ولقاءات املنتسبات‪.‬‬ ‫ •األنشطة وأسابيع املناسبات التوعوية املختلفة‪.‬‬ ‫ •مواعيــد االختبــارات النصفيــة والنهائيــة وتســليم ملفــات‬ ‫املقــررات‪.‬‬ ‫ •مواعيد اعتامد أسئلة االمتحانات النهائية‪.‬‬

‫فصيل‬

‫ •اإلرشاف عــى إعــداد جــدول العــبء التدريــي مــن قبــل وكيلــة‬ ‫القســم ‪ ،‬و مراجعتــه مــن قبــل لجنــة شــؤون األعضــاء وعرضــه‬ ‫عــى مجلــس القســم ‪.‬‬ ‫ •رفــع البيــان لوكيلــة الكليــة لتدقيــق النصــاب التدريــي مــن قبــل‬ ‫وحــدة أعضــاء هيئــة التدريــس‪.‬‬ ‫ •عتامد استامرات النصاب الزائد‬

‫النماذج المستخدمة‬

‫منوذج الهيكل التنظيمي‪.‬‬

‫منوذج الجدول الزمني‪.‬‬

‫فصيل‬

‫‪11‬‬


‫رئيسة القسم‬

‫أوال‪ :‬رئيسة القسم‬ ‫ً‬ ‫المهمة‬

‫متابعة العملية التعليمية‬

‫رئاسة مجلس القسم‬

‫‪12‬‬

‫اإلجراء‬

‫التكرار‬

‫ •التأكــد مــن انضبــاط أعضــاء الهيئــة التعليميــة يف‬ ‫محارضاتهــم ويف ســاعاتهم املكتبيــة واإلرشــادية‪.‬‬ ‫ •التنســيق لتوفــر بديــل لألســاتذة يف حــال طلبهــم إجــازات‬ ‫عارضة‪.‬‬ ‫ •حــل املشــاكل التــي تعــرض العمليــة التعليميــة وبخاصــة‬ ‫مــا يتعلــق بانضبــاط املحــارضات يف املــكان والتقنيــة ‪.‬‬ ‫ •االطالع عىل ملفات املقررات بالقسم ‪.‬‬ ‫ •عقــد لقــاء ســنوي بــن منســوبات القســم والطالبــات‬ ‫ملناقشــة املعوقــات واملشــكالت التــي تعــرض العمليــة‬ ‫التعليميــة ووضــع املقرتحــات ملعالجتهــا‬

‫مستمر‬

‫ •تعقــد رئيســة القســم مجلــس القســم مــرة يف الشــهر أو‬ ‫حســب الحاجــة‪.‬‬ ‫ •متابعــة اإلعــان عــن مواعيــد مجالــس القســم مــع جــدول‬ ‫األعــال‪ ،‬والتذكــر بهــا قبــل انعقــاد املجلــس بفــرة‪،‬‬ ‫لتقديــم املوضوعــات ‪.‬‬ ‫ •توجيــه الســكرترية لتزويــد أعضــاء املجلــس باملوضوعــات‬ ‫التــي تحتــاج إىل دراســة قبــل املجلــس مبــا ال يقــل عــن‬ ‫أســبوع‪.‬‬ ‫ •عــرض املوضوعــات والحــاالت يف املجلــس مبرفقاتهــا‬ ‫بحياديــة تامــة‪ ،‬والتأكــد مــن اتخــاذ ق ـرار إمــا بالتوصيــة‬ ‫باملوافقــة باإلجــاع‪ ،‬وإمــا بالتوصيــة باملوافقــة باألغلبيــة‪،‬‬ ‫وإمــا التوصيــة بعــدم املوافقــة باإلجــاع وإمــا التوصيــة‬ ‫بعــدم املوافقــة باألغلبيــة‪.‬‬ ‫ •مراجعــة املرفقــات الخاصــة بالحــاالت اإلداريــة والعلميــة‬ ‫بجميــع أنواعهــا (أعضــاء‪ ،‬طالبــات دراســات عليــا‪،‬‬ ‫طالبــات)‪.‬‬ ‫ •مراجعــة تحريــر املجلــس بعــد االنعقــاد‪ ،‬ومتابعــة إرســاله‬ ‫ملكتــب العميــدة قبــل انعقــاد مجلــس الكليــة بثالثــة أيــام‬ ‫عــى األقــل‪ ،‬مــع كامــل املرفقــات‪.‬‬

‫النماذج المستخدمة‬


‫كلية اآلداب‬ ‫أوال‪ :‬رئيسة القسم‬ ‫ً‬ ‫المهمة‬

‫شؤون أعضاء الهيئة التعليمية‬ ‫بالقسم‬

‫اإلجراء‬

‫التكرار‬

‫النماذج المستخدمة‬

‫ •إلرشاف عــى اللجــان املشــاركة يف اســتقبال واختبــار ومقابلــة‬ ‫املعيــدات واملحــارضات املرشــحات للتعيــن‪ ،‬واعتــاد االســتامرات‬ ‫واملرفقــات الخاصــة بالرتشــيح ‪.‬ورفــع النتائــج لعــادة الدراســات‬ ‫العليــا‪,‬‬ ‫ •اســتقبال طلبــات الرتقيــة العلميــة واســتكامل االســتامرات الخاصــة‬ ‫بهــا واعتامدهــا‪ ،‬وإحالتهــا للجنــة شــؤون أعضــاء هيئــة التدريــس‬ ‫ومــن يف حكمهــم لعرضهــا عــى مجلــس القســم‪.‬‬ ‫ •اســتقبال طلبــات التعاقــد عــى بنــد املكافــأة باملحــارضة واألســتاذ غــر‬ ‫املتفــرغ حســب احتيــاج القســم ‪ ،‬وإحالتهــا للجنــة شــؤون األعضــاء‬ ‫ومتابعــة عــرض الطلبــات عــى مجلــس القســم‪,‬‬ ‫ •اســتقبال طلبــات األعضــاء يف املجــاالت العلميــة مثــل االتصــال‬ ‫والتفــرغ العلمــي وإحالتهــا للجنــة شــؤون أعضــاء هيئــة التدريــس‬ ‫ومــن يف حكمهــم ومتابعــة عرضهــا عــى املجلــس‪.‬‬ ‫ •النظــر يف طلبــات الشــؤون اإلداريــة ألعضــاء الهيئــة التعليميــة‬ ‫مثــل‪( :‬اإلجــازات بأنواعهــا وطلبــات النقــل والنــدب واإلعــارة‬ ‫واالســتقالة والتقاعــد املبكــر وطلبــات متديــد الخدمــة والتعاقــد بعــد‬ ‫انتهائها‪،....‬وإحالــة مــا يســتلزم منهــا عــى لجنــة شــؤون أعضــاء هيئــة‬ ‫التدريــس ومــن يف حكمهــم لعرضــه عــى مجلــس القســم‪.‬‬ ‫ •االطــاع عــى القــرارات الــواردة مــن الجهــات املختصــة بالجامعــة‬ ‫بشــأن حــاالت األعضــاء العلميــة واإلداريــة وإحالتهــا للجنــة شــؤون‬ ‫أعضــاء هيئــة التدريــس ومــن يف حكمهــم‪.‬‬ ‫ •ترشــيح أعضــاء هيئــة التدريــس للــدورات التدريبيــة داخــل الجامعــة‬ ‫وخارجهــا واملوافقــة عــى طلباتهــم مبــا ال يؤثــر عــى ســر العمليــة‬ ‫التعليميــة ‪ ،‬وعــرض الطلبــات عــى مجلــس القســم وإحالتهــا ملكتــب‬ ‫الوكيلــة الســتكامل الــازم‪.‬‬ ‫ •إعــداد تقاويــم األداء الوظيفــي لألعضــاء حســب النــاذج املعتمــدة‪،‬‬ ‫ورفعهــا إىل مكتــب العميــدة العتامدهــا ‪.‬‬ ‫ •الرفــع لعميــدة الكليــة بــكل مــا يقــع مــن عضــو هيئــة التدريــس‬ ‫ومــن يف حكمــه مــن تقصــر أو تجــاوزات التخــاذ مــا يلــزم حســب‬ ‫اللوائــح‪.‬‬ ‫ •ترشــيح األعضــاء املتميزيــن لجائــزة التميــز بالكليــة حســب النــاذج‬ ‫املعــدة‪.‬‬ ‫ •التوصيــة بإنهــاء أو متديــد عقــود أعضــاء هيئــة التدريــس غــر‬ ‫الســعوديني‪.‬‬ ‫ •عقــد اجتامعــات شــبه دوريــة بــن أعضــاء الهيئــة التعليميــة‬ ‫للوقــوف عــى احتياجاتهــم واطالعهــم عــى مــا يســتجد مــن النواحــي‬ ‫التعليميــة والقــرارات اإلداريــة املختلفــة‪.‬‬

‫‪13‬‬


‫رئيسة القسم‬

‫أوال‪ :‬رئيسة القسم‬ ‫ً‬ ‫المهمة‬

‫شؤون الدراسات العليا‬

‫‪14‬‬

‫اإلجراء‬

‫التكرار‬

‫ •دراســة إمكانيــة فتــح برنامــج الدراســات العليــا بالقســم حســب توفــر‬ ‫أســاتذة برتــب علميــة عاليــة للتدريــس واإلرشاف‪ ،‬وتكليــف لجنــة‬ ‫الدراســات العليــا بإعــداد بيــان مقاعــد القبــول وبيانــات األعضــاء‬ ‫املرشــحني للتدريــس بالربامــج‪.‬‬ ‫ •اإلرشاف عــى إجــراءات ترشــيح املواطنــات لاللتحــاق بربامــج‬ ‫الدراســات العليــا‪ ،‬حســب اللجــان الخاصــة بذلــك والتــي تــم تكليفهــا‬ ‫عــر مجلــس القســم‬ ‫ •ارســال النتائــج لعــادة الدراســات العليــا إلكرتونيــاً (عــر الرمــز‬ ‫الــري الخــاص)‬ ‫ •اقرتاح املرشد األكادميي للطالبات‬ ‫ •اإلرشاف عــى إعــداد جــداول الدراســات العليــا لــكل طالبــة عــى‬ ‫حــدة‪ ،‬وإعــداد الخطــة الدراســية لهــا ‪.‬‬ ‫ •متابعــة انتظــام محــارضات الدراســات العليــا وســاعات اإلرشاف وحــل‬ ‫كل املشــكالت التــي تعــرض الطالبــات ‪.‬‬ ‫ •اعتــاد أســئلة الدراســات العليــا ورفعهــا لوكيلــة الكليــة للدراســات‬ ‫العليــا‪.‬‬ ‫ •رفع نتيجة الطالبات يف سنة املقررات اىل عامدة الدراسات العليا‪.‬‬ ‫ •مســاندة طالبــات الدراســات العليــا يف اختيــار املوضوعــات البحثيــة ‪،‬‬ ‫وعــرض ذلــك عــى املختصــن بالقســم أوال ثــم عــى مجلــس القســم‬ ‫إلقـراره وإقـرار جــدواه وجدارتــه بالدراســة‪.‬‬ ‫ •اإلجابــة عــى استفســارات طالبــات الدراســات العليــا مــن خــارج‬ ‫الكليــة ‪.‬‬ ‫ •عــرض حــاالت الدّارســات عــى لجنــة الدراســات العليــا ‪ ،‬ومتابعــة‬ ‫اللجنــة يف دراســة حاالتهــن وعرضهــا عــى مجلــس القســم‪.‬‬ ‫ •االطــاع عــى القــرارات والــردود الــواردة مــن عــادة الدراســات‬ ‫العليــا بشــأن الحــاالت‪ ،‬وإحالتهــا للجنــة الدراســات العليــا‪.‬‬ ‫ •االطــاع عــى تقاريــر املرشفــن عــى ســر طالبــة الدراســات العليــا‬ ‫الــواردة مــن مكتــب الدراســات العليــا‪ ،‬واعتامدهــا وعرضهــا عــى‬ ‫مجلــس القســم‪ ،‬وتوجيــه الطالبــات املتعـرات وحــل مشــكالتهن قــدر‬ ‫اإلمــكان‪ ،‬واعتــاد التنبيهــات املكتوبــة التــي تعدهــا لجنــة الدراســات‬ ‫العليــا عنــد الحاجــة ‪.‬‬ ‫ •االطــاع عــى تقريــر صالحيــة الرســالة املرفــق بــه نســخة مــن‬ ‫الرســالة املنتهيــة ‪ ،‬وترشــيح لجنــة علميــة للحكــم عليهــا وعرضهــا‬ ‫عــى مجلــس القســم‪.‬‬

‫مستمر‬

‫النماذج المستخدمة‬


‫كلية اآلداب‬ ‫أوال‪ :‬رئيسة القسم‬ ‫ً‬ ‫المهمة‬

‫شؤون االبتعاث‬

‫شؤون البحث العلمي‬

‫شؤون الطالبات‬ ‫( متابعة الشعب الدراسية‬ ‫وتفعيل اإلرشاد األكادميي)‬

‫شؤون الطالبات‬ ‫(الشكاوى واملخالفات)‬

‫اإلجراء‬

‫التكرار‬

‫النماذج المستخدمة‬

‫ •حــث املعيــدات واملحــارضات ‪ ،‬وتنبيــه املتأخـرات يف طلــب االبتعــاث‬ ‫‪.‬‬ ‫ •اعتامد مرفقات االبتعاث حسب اللوائح واألنظمة‪.‬‬ ‫ •متابعة شؤون املبتعثات مع لجنة االبتعاث والتدريب‪.‬‬ ‫ •إلرشاف عــى تنفيــذ الخطــط البحثيــة بعــد تشــكيل باحثيهــا مــن‬ ‫أعضــاء الهيئــة التعليميــة بالقســم (مشــركة وفرديــة) بالتنســيق مــع‬ ‫وكالــة الدراســات العليــا والبحــث العلمــي بالكليــة‪.‬‬ ‫ •متابعــة تطويــر الخطــط الدراســية للدراســات العليــا بالتنســيق مــع‬ ‫وكالــة الدراســات العليــا بالكليــة‪ ،‬ومــا يتبــع ذلــك مــن تكليــف لجــان‬ ‫خاصــة تعمــل عــى التطويــر وتطلــع عــى تجــارب ســابقة ناجحــة‬ ‫داخليــا وعامليــا‪ ،‬وعــرض الخطــط عنــد انتهائهــا عــى محكمــن‬ ‫خارجيــن‪ ،‬بعــد عــرض املوضــوع عــى مجلــس القســم فمجلــس الكيــة‬ ‫لريفــع إىل عــادة الدراســات العليــا إلق ـراره مــن مجلــس الجامعــة‪.‬‬ ‫ •التنســيق مــع د‪ .‬وكيلــة الشــؤون األكادمييــة يف أثنــاء فــرة تســجيل‬ ‫املقــررات‪ ،‬لعــاج مشــاكله ‪ ،‬وبخاصــة مــا يتعلــق بتوســيع الشــعب‬ ‫أو ضمهــا‪.‬‬ ‫ •تحديــد املرشــدات األكادمييــات للطالبــات وإرســالها لوحــدة األرشــاد‬ ‫بالكليــة ‪.‬‬ ‫ •توجيــه األعضــاء وحثهــم عــى تنفيــذ خطــة اإلرشــاد ســواء اســتقبال‬ ‫الطالبــات ونجــاح تســجيل املقــررات‪ ،‬أو يف عقــد اللقــاءات اإلرشــادية‬ ‫وتقديــم تقريــر عنهــا‪ ،‬أو يف حضــور الطالبــات للــدورات التدريبيــة‪.‬‬

‫مستمر‬

‫ •التعامــل مــع حــاالت الشــكاوى وإحالــة املشــكلة للجنــة الطالبيــة‬ ‫عنــد الحاجــة لذلــك‪.‬‬ ‫ •متابعــة الجنــة الطالبيــة يف دراســة مشــكالت الطالبــات واقــراح‬ ‫الحلــول لهــا‪.‬‬ ‫ •الوقــوف عــى حــاالت الطالبــات املخالفــات ملعرفــة حــدود مخالفتهــا‬ ‫وتصنيفهــا وتوجيههــا وأخــذ تعهــد عليهــا بعــدم تك ـرار املخالفــة إذا‬ ‫كانــت املخالفــة بســيطة ‪.‬‬ ‫ •إذا كانــت املخالفــة مــا يطبــق بحقــه النظــام تقــوم رئيســة القســم‬ ‫بإحالتهــا اىل لجنــة الشــؤون الطالبيــة إلعــداد تقريــر بحالتهــا و‬ ‫إحالتهــا إىل لجنــة ضبــط الســلوك الطــايب بالكليــة ‪.‬‬

‫‪15‬‬


‫رئيسة القسم‬

‫أوال‪ :‬رئيسة القسم‬ ‫ً‬ ‫المهمة‬

‫شؤون االختبارات والنتائج‬

‫األنشطة املنهجية للقسم‬

‫‪16‬‬

‫اإلجراء‬

‫ •يف بدايــة الفصــل الــدرايس تكلــف رئيســة القســم مرشفــة مقــرر‬ ‫للمــواد العامــة واملقــررات التخصصيــة ألســاتذة الشــبكة‬ ‫ •متابعــة وضــع جــدول امتحانــات أعــال الســنة للمقــررات‬ ‫التخصصيــة وتنظيــم أعاملهــا ‪ ،‬وتوجيــه األعضــاء لوضــع األســئلة‬ ‫وفقــاً ألنظمــة الكليــة ‪.‬‬ ‫ •إحالة جداول ولجان املقررات العامة إىل الجنة الطالبية ‪.‬‬ ‫ •متابعــة وكليــة القســم يف إعــداد جــدول مراجــع األســئلة‪ ،‬وجــدول‬ ‫املصحــح واملراجــع‬ ‫ •اعتــاد أســئلة االمتحانــات النهائيــة بعــد وضــع أســاتذة املقــررات‬ ‫لهــا‪ ،‬واســتالم منــاذج مراجعــة األســئلة موقعــة مــن أســتاذ املقــرر‬ ‫واملراجــع‪ ،‬واعتــاد منــاذج اإلجابــة وبخاصــة يف املقــررات املشــركة‬ ‫لضــان العدالــة يف توزيــع الدرجــات والتصحيــح بــن الطالبــات‪.‬‬ ‫ •اقـراح عضــو هيئــة تدريــس بديــل للتصحيــح عــن أســتاذ املقــرر إذا‬ ‫اقتضــت الحاجــة‪.‬‬ ‫ •اعتــاد نتائــج االمتحانــات وكشــوف رصــد الدرجــات بعــد رصدهــا‬ ‫وتوقيعهــا مــن قبــل أســتاذ املقــرر‪ ،‬واعتــاد كشــف نســبة النجــاح‬ ‫والرســوب ‪.‬‬ ‫ •اعتامد نتائج االمتحانات عرب النظام ‪.‬‬ ‫ •متابعــة محافظــة النتائــج عــى نســب النجــاح املطلوبــة‪ ،‬وإعــادة‬ ‫تصحيــح املقــرر إذا اقتــى األمــر بعــد الرفــع للعميــدة‪.‬‬ ‫ •حــاالت الغــش يف امتحانــات اعــال الســنة يتــم التعامــل معهــا داخــل‬ ‫ا لقسم‬ ‫ •يف حــاالت الغــش يف االمتحــان النهــايئ تقــوم رئيســة القســم أو‬ ‫وكيلتهــا مببــارشة الحالــة يف القاعــة وتوقيــع محــر وتوصيلهــا للجنــة‬ ‫املختصــة بضبــط الســلوك عــى مســتوى الكليــة‬ ‫ •االطــاع عــى التظلــات الــواردة مــن وحــدة االمتحانــات‪ ،‬وإحالتهــا‬ ‫ألســتاذ املقــرر ‪.‬‬ ‫ •الطــاع عــى االســتامرات بعــد جمعهــا مــن أســتاذ املقــرر واملراجــع‬ ‫لهــم‪ ,‬وتوقيعهــا‬ ‫ •إحالــة مقرتحــات أســتاذ املقــرر بشــأن النشــاط املنهجــي إىل اللجنــة‬ ‫الطالبيــة‬ ‫ •متابعــة الجنــة الطالبيــة يف دراســة املقرتحــات ووضــع خطــة األنشــطة‬ ‫با لقسم‬ ‫ •متابعــة وضــع ميزانيــة األنشــطة املنهجيــة التــي يعتــزم القســم‬ ‫إقامتهــا ‪.‬‬ ‫ •اإلرشاف العام عىل األنشطة أثناء إقامتها‪.‬‬

‫التكرار‬

‫النماذج المستخدمة‬


‫كلية اآلداب‬ ‫أوال‪ :‬رئيسة القسم‬ ‫ً‬ ‫المهمة‬

‫األنشطة الالمنهجية‬ ‫العامة بالجامعة‬

‫الجودة واالعتامد األكادميي‬

‫حلقــات البحــث العلمــي التــي‬ ‫يقيمهــا القســم‬

‫اإلرشاف عــى شــؤون أعضــاء‬ ‫الهيئــة اإلداريــة بالقســم‬

‫اإلجراء‬

‫التكرار‬

‫النماذج المستخدمة‬

‫ •ترشــيح منســقة للمؤمتــر العلمــي الطــايب الســنوي بالقســم والرفــع‬ ‫بذلــك لوكالــة شــؤون األنشــطة ‪.‬‬ ‫ •متابعــة املنســقة يف شــؤون املشــاركات يف املؤمتــر واملســاهمة يف‬ ‫تذليــل العقبــات‪.‬‬ ‫ •إحالــة خطــاب وكالــة شــؤون األنشــطة بشــأن (درة الكليــة) ملقــررة‬ ‫اللجنــة الطالبيــة التخــاذ الــازم‪.‬‬ ‫ •متابعة اللجنة الشؤون الطالبية يف إجراءات الرتشيح ‪.‬‬ ‫ •متابعة تنفيذ خطط االعتامد األكادميي وتوطني الجودة بالقسم‪.‬‬ ‫ •اإلرشاف عــى مكتــب ضــان الجــودة بالقســم وتكليــف مديرتــه‬ ‫وتشــكيل هيكلــه ‪.‬‬ ‫ •تكليــف لجنــة الق ـراح الخطــط الدراســية والتعديــات عــى الخطــة‬ ‫الدراســية واملناهــج يف ضــوء املســتجدات العلميــة‪.‬‬ ‫ •متابعــة تحديــث الخطــط الدراســية و افتتــاح مســارات جديــدة‪ ،‬ومــا‬ ‫يتبــع هــذا مــن ملفــات املقــرر وتقاريرهــا‬ ‫ •تكليــف لجنــة مــن املتخصصــن بالقســم إلعــداد املــادة العلميــة يف‬ ‫حالــة عــدم توفرهــا ‪ ،‬وعرضهــا عــى مجلــس القســم ‪.‬‬ ‫ •تكليــف ومتابعــة لجنــة البحــث العلمــي وخدمــة املجتمــع يف وضــع‬ ‫جــدول زمنــي لعقــد قاعــات البحــث العلمــي يف القســم والتنســيق‬ ‫مــع أعضــاء القســم إللقائهــا وتعيــن موضوعاتهــا مبــا يخــدم أهــداف‬ ‫القســم البحثيــة‪ ،‬ومتابعــة اإلعــان عنهــا وحــر حضورهــا‪ ،‬وتفعيــل‬ ‫النقــاش يف أثنائهــا‪.‬‬ ‫ •اإلرشاف عىل أداء سكرتريات القسم وتوجيههن باستمرار‪.‬‬ ‫ •التوصية بحضورهن الدورات التدريبية داخل الجامعة وخارجها‪.‬‬ ‫ •متابعة حاالتهن اإلدارية من إجازات واستئذان وتأخري وغياب‪.‬‬ ‫ •ترشــيح مــن تســتحق لجائــزة التميــز بالكليــة حســب النــاذج‬ ‫املعــدة‪.‬‬ ‫ •تكليفهن بلجان إدارية حسب مقتىض العمل‪.‬‬ ‫ •تقويــم أدائهــن الوظيفــي حســب النمــوذج الرســمي املعــد والرفــع‬ ‫بــه ملكتــب العميــدة‪.‬‬ ‫ •الرفــع لعميــدة الكليــة يف حــال وقــع مــن املوظفــة أي تجــاوزات‬ ‫التخــاذ مــا يلــزم حســب اللوائــح‪.‬‬

‫منوذج االجازات ‪.‬‬ ‫منوذج تقييم األداء الوظيفي ‪.‬‬

‫‪17‬‬


‫رئيسة القسم ‪ -‬سكرتيرة رئيسة القسم‬

‫أوال‪ :‬رئيسة القسم‬ ‫ً‬ ‫المهمة‬

‫اإلجراء‬

‫تقديــر احتياجــات القســم‬ ‫ا ملختلفــة‬

‫ •تقديــر احتياجــات القســم مــن أعضــاء هيئــة التدريــس حســب الخطــة‬ ‫الخمســية للجامعــة ‪.‬‬ ‫ •تقدير احتياجات القسم من وظائف املعيدات واملحارضات والتعاقد‬ ‫ •تقديــر احتياجــات القســم مــن الكتــب الدراســية واملراجــع العلميــة‬ ‫والدوريــات و األجهــزة و املــواد األخــرى ورفعهــا إىل عميــدة الكليــة ‪.‬‬ ‫ •تقديــر أعــداد الطالبــات الــايت ميكــن قبولهــن يف القســم يف كل عــام درايس‬ ‫حســب الطاقــة االســتيعابية واإلمكانيــات البرشيــة‪.‬‬

‫التقرير السنوي للقسم‬

‫التعامل مع الربيد اليومي‬

‫التدريــب امليــداين (بعــض‬ ‫األقســام)‬

‫‪18‬‬

‫ •رصــد وتوثيــق جميــع أعــال القســم وأنشــطته وفعالياتــه العلميــة‬ ‫وحركاتــه الثقافيــة ومشــاركات أعضائــه العلميــة واملجتمعيــة داخــل‬ ‫الكليــة والجامعــة وخارجهــا‪.‬‬ ‫ •تقديــم تقريــر ســنوي مفصــل عــن ســر العمــل بالقســم والنشــاط‬ ‫العلمــي ألعضائــه يف نهايــة كل عــام ‪.‬‬ ‫ •تضمــن التقريــر االقرتاحــات مثــل إنشــاء مرافــق جديــدة أو افتتــاح‬ ‫مســارات جديــدة بالقســم ‪ ،‬أو آليــة عمــل‪.‬‬ ‫ •يدخــل هــذا التقريــر يف منافســة بــن األقســام للحصــول عــى جائــزة‬ ‫القســم املتميــز‪.‬‬

‫ •الطالع عىل الربيد الوارد وتوجيهه حسب اللجان بالقسم‪.‬‬ ‫ •الرد عىل الخطابات التي تتطلب ردا ً عاجال أو معلومات إحصائية‪.‬‬ ‫ •اعتامد جميع الخطابات التي تعدها لجان القسم ‪.‬‬ ‫ •اإلرشاف عــى وضــع خطــة التدريــب امليــداين للمقــررات التــي‬ ‫تتطلــب ذلــك‬ ‫ •تحديــد مؤسســات التدريــب امليــداين وفقــاً لربنامــج القســم‬ ‫واملســتوى‪.‬‬ ‫ •مخاطبة املؤسسات وتحديد عدد الطالبات مع كل مؤسسة‪.‬‬ ‫ •توزيع الطالبات عىل مرشفات التدريب امليداين ‪.‬‬ ‫ •يتم تحديد يوم للتدريب امليداين لكل شعبة من الشعب‪.‬‬ ‫ •كتابة التقارير من قبل مرشفات التدريب امليداين ومتابعتها‪.‬‬ ‫ •اســتحداث آليــات جديــدة يف تفعيــل التعليــم عــن بعــد يف مقــرر‬ ‫التدريــب امليــداين‪.‬‬ ‫ •إتاحة دليل التدريب امليداين عىل املوقع ‪.‬‬

‫التكرار‬

‫النماذج المستخدمة‬

‫مناذج االحتياج من أعضاء‬ ‫هيئة التدريس واملعيدات‬ ‫واملحارضات‪.‬‬

‫‪1‬‬

‫مستمر‬

‫منوذج التقرير السنوي ‪.‬‬


‫كلية اآلداب‬ ‫ً‬ ‫ثانيا ‪ :‬سكرتيرة رئيسة القسم ( األعمال المساندة ومجلس القسم)‬ ‫المهمة‬

‫اإلجراء‬

‫التكرار‬

‫االستقبال واملواعيد‬

‫ •استقبال املراجعات وتوجيههم ‪.‬‬ ‫ •استقبال املكاملات الواردة لرئيسة القسم‪.‬‬ ‫ •عمل االتصاالت الالزمة لرئيسة القسم ‪.‬‬ ‫ •تنظيم مواعيد مقابلة رئيسة القسم‪.‬‬ ‫ •تعميم الخطة التشغيلية للقسم عىل األعضاء‬

‫مستمر‬

‫ •فتــح الربيــد اإللكــروين الخــاص بالقســم املراســات اإللكرتونيــة‬ ‫وطباعتهــا وعرضهــا عــى رئيســة القســم‬ ‫ •استالم الربيد الورقي وفرزه وعرضه عىل رئيسة القسم‬ ‫ •إحالــة املعامــات والتعاميــم التــي توجههــا رئيســة القســم إىل‬ ‫األعضــاء بالقســم أو لجــان القســم‪.‬‬ ‫ •متابعة جميع املعامالت التي تكلفها رئيسة القسم مبتابعتها‪.‬‬ ‫ •إحالــة اإلحصائيــات والتقاريــر الســنوية اىل لجــان القســم كل فيــا‬ ‫يخصــه وإعــادة جمعهــا ورفعهــا للمكتــب املختــص بــاإلدارة‬

‫مستمر‬

‫الربيد الصادر‬

‫ •إعــداد الــرد عــى الخطابــات حســب الجهــة واإلجـراء املطلــوب‪ ،‬وفــق‬ ‫توجيــه رئيســة القســم‬ ‫ •إعداد التعاميم وقرارات التكليف ‪ ،‬الخاصة باألعضاء‪.‬‬ ‫ •تصدير املعامالت ومتابعة تسليمها‪.‬‬ ‫ •املشاركة يف إعداد التقرير السنوي للقسم‬

‫مستمر‬

‫األرشفة‬

‫ •إعداد ملفات خاصة ب( الصادر والوارد العام ‪ ،‬ومحرض املجلس)‬ ‫ •حفــظ الوثائــق الورقيــة بامللفــات الخاصــة بهــا مثــل مجلــس الكليــة‬ ‫‪ ،‬ومجلــس القســم ‪.‬‬ ‫ •اســرجاع الوثائــق التــي تطلــب مــن رئيســة القســم أو األعضــاء أو‬ ‫مكتــب الجــودة‬

‫مستمر‬

‫الربيد الوراد‬

‫النماذج المستخدمة‬

‫‪19‬‬


‫سكرتيرة رئيسة القسم ‪ -‬لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم‬

‫ً‬ ‫ثانيا ‪ :‬سكرتيرة رئيسة القسم ( األعمال المساندة ومجلس القسم)‬ ‫اإلجراء‬

‫المهمة‬

‫مجلس القسم‬

‫‪20‬‬

‫ •جمــع مذكـرات الحــاالت مــن ســكرتريات اللجــان املختصــة بالقســم ‪،‬‬ ‫والتأكــد مــن اكتــال بياناتهــا‪.‬‬ ‫ •ارســال الدعــوة الجتــاع املجلــس وجــدول األعــال لألعضــاء عــر‬ ‫الربيــد اإللكــروين ‪.‬‬ ‫ •إعداد القاعة والعرض الخاص باالجتامع‪.‬‬ ‫ •طباعــة املحــر والتأكــد مــن إرفــاق املرفقــات الــواردة مــن اللجــان‬ ‫املختصــة‪.‬‬ ‫ •متابعة توقيع األعضاء عىل املحرض ‪.‬‬ ‫ •تصوير املحرض واملرفقات‬ ‫ •ارسال األصل ملكتب العميدة‬ ‫ •إرســال صــورة ورقيــة مــع نســخة الكرتونيــة ملكتــب الوكيلــة تتضمــن‬ ‫مرفقــات حــاالت شــؤون األعضــاء‬ ‫ •إرســال نســخة الكرتونيــة ملكتــب الدراســات العليــا ‪ ،‬تتضمــن امللفــات‬ ‫االلكرتونيــة ملرفقــات حــاالت الدراســات العليــا واالبتعــاث والبحــث‬ ‫العلمــي‪.‬‬ ‫ •متابعــة توقيــع األعضــاء الســعوديني عــى بيــان رصف بــدل حضــور‬ ‫مجلــس القســم‬ ‫ •رفــع بيانــات رصف البــدل يف نهايــة الفصــل الــدرايس اىل مكتــب‬ ‫شــؤون أعضــاء هيئــة التدريــس‪.‬‬

‫التكرار‬

‫كل شهر‬ ‫او حسب‬ ‫الحاجة‬

‫النماذج المستخدمة‬

‫النموذج املوحد ملجلس القسم‬


‫كلية اآلداب‬ ‫ً‬ ‫ثالثا ‪:‬لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم‬ ‫المهمة‬

‫تعيني املعيدات‬

‫عــرض مذكــرة جــدول االحتيــاج الوظيفــي‬ ‫والخطــة الخمســية عــى مجلــس القســم‬

‫لجنــة شــؤون أعضــاء هيئــة‬ ‫التدريــس ومــن يف حكمهــم‬

‫اإلعالن عن استقبال الطلبات‬

‫وكيل شؤون الفروع‬

‫اقــراح لجــان وضــع األســئلة والتصحيــح‪،‬‬ ‫واملقابــات الشــخصية ثــم اعتامدهــا باملجلــس ‪.‬‬

‫رئيسة القسم‬

‫مراجعــة ملفــات املتقدمــات والتأكــد مــن توفّــر‬ ‫الــروط املطلوبة‪،‬واســتبعاد َمــن ال تنطبــق عليهــا‬ ‫الــروط‪.‬‬

‫مكتب الوكيلة‬

‫إعــداد قامئــة ببيانــات جميــع املتقدمــات‪،‬‬ ‫واملســتبعدات‪ ،‬واملرشــحات لالمتحــان التحريــري‪.‬‬

‫مكتب الوكيلة‬

‫وضع أسئلة االمتحان التحريري‬

‫لجنة األسئلة والتصحيح‬

‫متابعة سري االمتحان التحريري‪،‬‬

‫ســكرترية لجنــة شــؤون أعضــاء‬ ‫هيئــة التدريــس‬

‫تصحيح وتعبئة كشف نتيجة املتقدمات‬

‫لجنة األسئلة والتصحيح‬

‫إجــراء املقابــات الشــخصية ملــن اجتــزن‬ ‫االمتحــان التحريــري‬

‫لجنة املقابالت‬

‫إعــداد مذكــرة النتائــج للعــرض عــى مجلــس‬ ‫القســم وإعــداد ملــف الكــروين باملرفقــات‬ ‫الالزمــة‬

‫ســكرترية لجنــة شــؤون أعضــاء‬ ‫هيئــة التدريــس‬

‫ارســال املذكــرة وملــف املرفقــات (‪)pdf‬‬ ‫وملــف املرفقــات الورقــي لســكرترية املجلــس ‪،‬‬ ‫واالحتفــاظ بنســخة الكرتونيــة مــن املرفقــات‬

‫ســكرترية لجنــة شــؤون أعضــاء‬ ‫هيئــة التدريــس‬

‫عــرض ملفــات املتقدمــات واســتامرات الرتشــيح‬ ‫املتضمنــة نتائــج االمتحــان واملقابلــة عــى مجلــس‬ ‫القســم للتوصيــة بالرتشــيح لوظيفــة معيــد‬ ‫حســب نســبة النجــاح‬

‫لجنــة شــؤون أعضــاء هيئــة‬ ‫التدريــس ومــن يف حكمهــم‬

‫رســال املجلــس ملكتــب العميــدة متضمنـاً الحالــة‬ ‫ومرفــق معــه امللــف اإللكــروين للمرفقات إرســال‬ ‫كامــل املرفقــات الورقيــة إىل مكتــب الوكيلــة ‪.‬‬

‫سكرترية املجلس‬

‫**امللفــات األصليــة للمتقدمــات ترفــع ملكتــب‬ ‫وكيــل الجامعــة لشــؤون الفــروع ‪ ،‬ويحتفــظ‬ ‫بنســخة ملكتــب الوكيلــة‬

‫مكتب وكيلة الكلية‬

‫سنوياً‬

‫اإلجراء‬

‫المنفذ‬

‫التكرار‬

‫النماذج المستخدمة‬

‫محتويات ملف التقديم‬ ‫اســتامرة طلــب الرتشــيح عــى‬ ‫وظيفــة معيــد (موقــع الجامعــة)‬ ‫اســتامرة تقييــم املتقــدم لوظيفــة‬ ‫معيــد (موقــع الجامعــة)‬ ‫تعهــد خطــي مــن املرشــح عــى‬ ‫الوظيفــة مبواصلــة الدراســات‬ ‫العليــا بالجامعــات العامليــة يف‬ ‫مجــال التخصــص (موقــع الجامعــة)‬ ‫العلميــة‬ ‫الشــهادات‬ ‫(بكالوريــوس) ‪ +‬الســجالت‬ ‫‪.‬‬ ‫األكادمييــة‬ ‫عــدد (‪ )3‬خطابــات توصيــه‬ ‫مصدقــة ‪.‬‬ ‫صــورة مــن بطاقــة (الهويــة‬ ‫ا لو طنيــة ) ‪.‬‬ ‫صــورة مــن الخــرات العلميــة‬ ‫والعمليــة‪.‬‬ ‫مرفقات مجلس القسم‬ ‫ملفات التقديم مبرفقاتها كامله‬ ‫جدول العبء التدرييس‬ ‫صورة من مجلس القسم‬

‫‪21‬‬


‫لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم‬

‫ً‬ ‫ثالثا ‪:‬لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم‬ ‫المهمة‬

‫طلبات التعيني عىل وظيفة محارض‬

‫اإلجراء‬

‫المنفذ‬

‫استقبال طلبات التعيني خالل الفصل الدرايس‪.‬‬ ‫مراجعة امللفات والتأكد من انطباق الرشوط‬

‫مكتب الوكيلة‬ ‫(وحدة شؤون األعضاء)‬

‫اقرتاح لجان وضع األسئلة والتصحيح‪ ،‬واملقابالت‬ ‫الشخصية ثم اعتامدها باملجلس ‪.‬‬

‫رئيسة القسم‬

‫تحديد موعد املقابلة واالمتحان التحريري قبل‬ ‫نهاية الفصل بشهر عىل األقل‪.‬‬ ‫*( تستثنى معيدات الكلية من االمتحان ‪،‬ويتم‬ ‫مقابلتهن يف حينه) ويحتسب املعدل الرتاكمي‬ ‫لدرجة املاجستري من (‪)%70‬‬

‫لجنة شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫تبليغ املتقدمات من خارج الكلية مبوعد االمتحان‬ ‫واملقابلة‬

‫سكرترية لجنة شؤون أعضاء‬ ‫هيئة التدريس ومن يف حكمهم‬

‫متابعة سري االمتحان للمتقدمات‬

‫سكرترية لجنة شؤون أعضاء‬ ‫هيئة التدريس ومن يف حكمهم‬

‫تصحيح االمتحان واعداد بيان النتيجة‬

‫لجنة األسئلة واالمتحان‬

‫اجراء املقابلة الشخصية‬

‫لجنة املقابالت الشخصية‬

‫إعداد مذكرة النتائج للعرض عىل مجلس القسم‬ ‫وإعداد ملف الكرتوين باملرفقات الالزمة‬

‫سكرترية لجنة شؤون أعضاء‬ ‫هيئة التدريس ومن يف حكمهم‬

‫ارسال املذكرة وملف املرفقات (‪ )pdf‬وملف‬ ‫املرفقات الورقي لسكرترية املجلس ‪ ،‬واالحتفاظ‬ ‫بنسخة الكرتونية من املرفقات‬

‫‪-‬‬

‫عرض النتائج عىل مجلس القسم للتوصية‬ ‫باعتامد الرتشيح ‪.‬‬

‫لجنة شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫ارسال املجلس ملكتب العميدة متضمناً الحالة‬ ‫ومرفق معه امللف اإللكرتوين للمرفقات‪،‬إرسال‬ ‫كامل املرفقات الورقية إىل مكتب الوكيلة‪.‬‬

‫سكرترية املجلس‬

‫سنوياً‬

‫‪22‬‬

‫التكرار‬

‫النماذج المستخدمة‬

‫محتويات ملف التقديم‬ ‫اســتامرة طلــب الرتشــيح عــى‬ ‫وظيفــة معيــد (موقــع الجامعــة)‬ ‫اســتامرة تقييــم املتقــدم لوظيفــة‬ ‫معيــد (موقــع الجامعــة)‬ ‫تعهــد خطــي مــن املرشــح عــى‬ ‫الوظيفــة مبواصلــة الدراســات‬ ‫العليــا بالجامعــات العامليــة يف‬ ‫مجــال التخصــص (موقــع الجامعــة)‬ ‫العلميــة‬ ‫الشــهادات‬ ‫(بكالوريــوس) ‪ +‬الســجالت‬ ‫‪.‬‬ ‫األكادمييــة‬ ‫عــدد (‪ )3‬خطابــات توصيــه‬ ‫مصدقــة ‪.‬‬ ‫صــورة مــن بطاقــة (الهويــة‬ ‫ا لو طنيــة ) ‪.‬‬ ‫صــورة مــن الخــرات العلميــة‬ ‫والعمليــة‪.‬‬ ‫مرفقات مجلس القسم‬ ‫ملفات التقديم مبرفقاتها كامله‬ ‫جدول العبء التدرييس‬ ‫صورة من مجلس القسم‬


‫كلية اآلداب‬ ‫ً‬ ‫ثالثا ‪:‬لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم‬ ‫المهمة‬

‫التكرار‬

‫تعيني عىل درجة أستاذ مساعد‬

‫تقديم خطاب طلب التعيني مع املرفقات لرئيسة‬ ‫القسم‬

‫العضو املرشح للتعيني‬

‫دراسة طلب التعيني عىل درجة أستاذ مساعد‪،‬‬ ‫والتأكد من اكتامل وصحة املرفقات الالزمة ‪.‬‬

‫لجنة شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫إعداد املذكرة للعرض عىل مجلس القسم وإعداد‬ ‫ملف الكرتوين باملرفقات الالزمة‬

‫سكرترية شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫ارسال املذكرة وملف املرفقات (‪ )pdf‬وملف‬ ‫املرفقات الورقي لسكرترية املجلس‬

‫سكرترية شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫عرض النتائج عىل مجلس القسم للتوصية‬ ‫باعتامد الرتشيح ‪.‬‬

‫لجنة شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫ارسال املجلس ملكتب العميدة متضمناً الحالة‬ ‫ومرفق معه امللف اإللكرتوين للمرفقات‬ ‫إرسال كامل املرفقات الورقية إىل مكتب الوكيلة ‪.‬‬

‫سكرترية املجلس‬

‫تقديم خطاب طلب ترقية مع املرفقات لرئيسة‬ ‫القسم‬

‫العضو املرشح للرتقية‬

‫تعبئة مناذج الرتقية (الجزء الخاص بالقسم )‬ ‫وتوقيع طلب التعبني‪ .‬توجيه املتقدم لتقديم‬ ‫طلب الرتقية عرب نظام املجلس العلمي اإللكرتوين‪،‬‬ ‫وأرسال الطلب عرب النظام إىل رئيسة القسم‬ ‫للتحقق من البيانات واملعلومات‬

‫رئيسة القسم‬

‫ترقية عىل درجة‬ ‫( أستاذ‪ +‬أستاذ مشارك)‬

‫إعداد املذكرة الخاصة بالرتقية واعداد ملف‬ ‫الكرتوين باملرفقات ‪.‬‬

‫سكرترية شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫ارسال املذكرة وملف املرفقات (‪ )pdf‬وملف‬ ‫املرفقات الورقي لسكرترية املجلس‬ ‫عرض املذكرة و الطلب واملرفقات عىل مجلس‬ ‫القسم متهيدا ً لعرضها عىل مجلس الكلية‬

‫‪-‬‬

‫مستمر‬

‫دراسة طلب الرتقية والتأكد من استكامل‬ ‫املرفقات وانطباق الرشوط‬

‫لجنة شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫سنوياً‬

‫اإلجراء‬

‫المنفذ‬

‫النماذج المستخدمة‬

‫ملف طلب التعيني‬ ‫اســتامرات طلــب التعيــن عــى‬ ‫الدرجــة (موقــع الجامعــة)‬ ‫الشــهادات العلميــة ‪ +‬الســجالت‬ ‫األكادمييــة‬ ‫صورة بطاقة الهوية الوطنية‬ ‫ملخــص رســالة املاجســتري ‪+‬‬ ‫ملخــص رســالة الدكتــوراه‬ ‫(‪ )CD‬يحــوي رســالة املاجســتري‬ ‫والدكتــوراه‬ ‫مرفقات مجلس القسم‬ ‫ملف طلب التعيني‬ ‫جدول العبء التدرييس‬

‫ملف طلب الرتقية‬ ‫اســتامرات طلــب التعيــن عــى‬ ‫الدرجــة (موقــع الجامعــة)‬ ‫الشــهادات العلميــة ‪ +‬الســجالت‬ ‫األكادمييــة‬ ‫صورة بطاقة الهوية الوطنية‬ ‫ملخــص رســالة املاجســتري ‪+‬‬ ‫ملخــص رســالة الدكتــوراه‬ ‫(‪ )CD‬يحــوي رســالة املاجســتري‬ ‫والدكتــوراه‬ ‫النتاج العلمي‬ ‫مرفقات مجلس القسم‬ ‫ملف طلب الرتقية‬ ‫جدول العبء التدرييس‬ ‫ظــرف رسي ( منــوذج املحكمــن(‬ ‫يعبــأ مــن رئيســة القســم‬ ‫ظــرف رسي (منــوذج تقويــم عضــو‬ ‫هيئــة تدريــس) يعبــأ مــن رئيســة‬ ‫القســم‬

‫لجنة شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫‪23‬‬


‫لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم‬

‫ً‬ ‫ثالثا ‪:‬لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم‬ ‫المهمة‬

‫األستاذ غري املتفرغ‬ ‫التعاقد عىل بند املكافأة باملحارضة‬

‫إعداد مذكرة طلب االستعانة باألستاذ غري املتفرغ‬ ‫وامللف االلكرتوين للمرفقات وإرسالها لسكرترية‬ ‫املجلس‬

‫سكرترية شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫دراسة وعرض الطلب واملذكرة عىل مجلس‬ ‫القسم متهيدا ً لعرضها عىل مجلس الكلية ‪.‬‬

‫شؤون أعضاء هيئة التدريس‬ ‫ومن يف حكمهم‬

‫ارسال املجلس ملكتب العميدة متضمناً الحالة‬ ‫ومرفق معه امللف اإللكرتوين للمرفقات إرسال‬ ‫كامل املرفقات الورقية إىل مكتب الوكيلة ‪.‬‬

‫سكرترية املجلس‬

‫تعبئة منوذج طلب التعاقد‬

‫املواطنة املتقدمة للعمل‬

‫إعداد مذكرة بشأن طلب التعاقد مع مواطنات‬ ‫عىل بند املكافأة باملحارضة وملف الكرتوين‬ ‫باملرفقات‪.‬‬

‫سكرترية شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫عرض املذكرة والنموذج الخاص بطلب االستعانة‬ ‫عىل مجلس القسم متهيدا ً لعرضها عىل مجلس‬ ‫الكلية‪.‬‬

‫رئيسة القسم‬

‫ارسال املجلس ملكتب العميدة متضمناً الطلب‬ ‫ومرفق معه امللف اإللكرتوين للمرفقات‬

‫سكرترية املجلس‬

‫توجيه املواطنة املتعاقدة لتعبئة منوذج طلب‬ ‫رصف الساعات التدريسية الفعلية‬

‫سكرترية شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫مستمر‬

‫تقديم طلب العمل (أستاذ غري متفرغ)‬

‫صاحب الطلب‬

‫مستمر‬

‫ارسال املجلس ملكتب العميدة متضمناً الحالة‬ ‫ومرفق معه امللف اإللكرتوين للمرفقات‬ ‫إرسال كامل املرفقات الورقية إىل مكتب الوكيلة‪.‬‬

‫سكرترية املجلس‬

‫حسب الحاجة‬

‫‪24‬‬

‫اإلجراء‬

‫المنفذ‬

‫التكرار‬

‫النماذج المستخدمة‬

‫_‬

‫منــوذج طلــب االســتعانة مــن غــر‬ ‫أعضــاء هيئــة التدريــس يف القــاء‬ ‫الوحــدات التدريســية‬ ‫منــوذج طلــب رصف الســاعات‬ ‫التدريســية للمواطنــات املتعاقــد‬ ‫معهــن عــى نظــام املكافــأة‬ ‫باملحــارضة‬


‫كلية اآلداب‬ ‫ً‬ ‫ثالثا ‪:‬لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم‬ ‫المهمة‬

‫طلب التفرغ العلمي‬

‫تقديم طلب إىل رئيسة القسم متضمن املرفقات‬ ‫الالزمة‬

‫العضو الراغب يف التفرغ‬

‫تعبئة الجزء الخاص بالقسم يف مناذج التقديم‬ ‫توجيه املتقدم لتقديم طلب التفرغ عرب نظام‬ ‫املجلس العلمي اإللكرتوين‪ ،‬وتحويل الطلب عرب‬ ‫النظام إىل رئيسة القسم للتحقق من البيانات‬ ‫واملعلومات‬

‫رئيسة القسم‬

‫دراسة الطلبات والتأكد من انطباق الرشوط‬ ‫واستكامل املرفقات ‪.‬‬

‫لجنة شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫إعداد مذكرات طلب التفرغ العلمي وامللف‬ ‫اإللكرتوين ملرفقات كل عضو متهيدا ً للعرض عىل‬ ‫مجلس القسم‬

‫سكرترية شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫ارسال املذكرة وملف املرفقات (‪ )pdf‬وملف‬ ‫املرفقات الورقي لسكرترية املجلس‬ ‫عرض الطلبات يف نهاية الفصل الدرايس األول من‬ ‫كل عام عىل مجلس القسم‬ ‫*يقوم مجلس القسم باملفاضلة يف حال تقدم‬ ‫عدد أعىل من النسبة املسموح بها (‪)%10‬‬

‫لجنة شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫ارسال املجلس ملكتب العميدة متضمناً الحالة‬ ‫ومرفق معه امللف اإللكرتوين للمرفقات‪.‬‬ ‫إرسال كامل املرفقات الورقية إىل مكتب الوكيلة‬

‫سكرترية املجلس‬

‫حسب الحاجة‬

‫يف نهاية الفصل الدرايس الرفع ملكتب الوكيلة‬ ‫بطلب رصف الساعات التدريسية للمواطنات مع‬ ‫االستامرات( بعد اعتامد رئيسة القسم)‬

‫سكرترية شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫الفصل األول‬

‫اإلجراء‬

‫المنفذ‬

‫التكرار‬

‫النماذج المستخدمة‬

‫مرفقات طلب التفرغ العلمي‬ ‫النمــوذج االلكــروين لطلــب إجــازة‬ ‫التفــرغ العلمــي‬ ‫النــاذج الخاصــة بالتفــرغ (‪)1/4‬‬ ‫(‪)4/4( )3/4()2/4‬‬ ‫السرية الذاتية‬ ‫خطــاب موافقــة الجهــة لقضــاء‬ ‫فــرة التفــرغ العلمــي (خــارج‬ ‫اململكــة )‬ ‫صورة من مجلس القسم‬ ‫صورة من مجلس الكلية‬ ‫يف حــال الحصــول عــى تفــرغ‬ ‫علمــي ســابق يرفــق مايثبــت نــر‬ ‫البحــث‬

‫‪25‬‬


‫لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم‬

‫ً‬ ‫ثالثا ‪:‬لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم‬ ‫المهمة‬

‫تقرير التفرغ العلمي‬ ‫االتصال العلمي‬

‫مطابقة األوراق ومراجعتها والتأكد من استيفاء‬ ‫الرشوط‬

‫لجنة شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫إعداد مذكرة تقرير التفرغ العلمي وملف‬ ‫الكرتوين للمرفقات وتسليمه لسكرترية املجلس‬

‫سكرترية شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫عرض التقرير ومرفقاته عىل مجلس القسم‬ ‫للتوصية باملوافقة عليه ‪.‬‬

‫لجنة شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫ارسال املجلس ملكتب العميدة ملكتب العميدة‬ ‫متضمناً الحالة ومرفق معه امللف اإللكرتوين‬ ‫للمرفقات‪.‬‬

‫سكرترية املجلس‬

‫تقديم طلب االتصال العلمي ومرفقاته لرئيسة‬ ‫القسم‬

‫صاحب الطلب‬

‫استكامل الجزء الخاص بالقسم يف مناذج الطلب‬ ‫‪.‬توجيه العضو للتقديم عرب نظام املجلس العلمي‬ ‫مبوقع الجامعة‪ ،‬وتحويل الطلب عرب النظام إىل‬ ‫رئيسة القسم للتحقق من البيانات واملعلومات‬

‫رئيسة القسم‬

‫دراسة طلب االتصال ومرفقاته والتأكد من‬ ‫انطباق الرشوط‬

‫لجنة شؤون األعضاء‬

‫إعداد مذكرة االتصال العلمي وامللف االلكرتوين‬ ‫للمرفقات وتسليمه مع امللف الورقي لسكرترية‬ ‫املجلس‬

‫سكرترية شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫عرض املذكرة ومرفقاتها عىل مجلس القسم‬ ‫للتوصية باملوافقة عليه ‪.‬‬

‫لجنة شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫ارسال املجلس ملكتب العميدة متضمناً الحالة‬ ‫ومرفق معه امللف اإللكرتوين للمرفقات‪.‬‬ ‫إرسال كامل املرفقات الورقية إىل مكتب الوكيلة‬

‫سكرترية املجلس‬

‫بعد كل تفرغ‬

‫تقديم خطاب لرئيسة القسم مع مرفقات التقرير‬

‫العضو امل ُتفرغ‬

‫مستمر‬

‫‪26‬‬

‫اإلجراء‬

‫المنفذ‬

‫التكرار‬

‫النماذج المستخدمة‬

‫مرفقات التقرير‬ ‫اســتامرة تقريــر عــن إجــازة تفــرغ‬ ‫علمــي‬ ‫تقرير عن البحث وإجراءاته‬ ‫صــورة مــن قــرار املوافقــة عــى‬ ‫التفــرغ‬ ‫نسخة من ملف إجازة التفرغ‬ ‫عدد (‪ )2‬من البحث املنجز‬

‫مرفقات طلب االتصال العلمي‬ ‫منوذج طلب االتصال العلمي‬ ‫خطــاب املوافقــة عــى االتصــال‬ ‫العلمــي باللغــة العربيــة واللغــة‬ ‫اإلنجليزيــة‬ ‫خطة البحث‬ ‫جدول الزيارة‬ ‫السرية الذاتية‬


‫كلية اآلداب‬ ‫ً‬ ‫ثالثا ‪:‬لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم‬ ‫المهمة‬

‫العبء التدرييس‬

‫استالم منوذج الرغبات التدريسية وجدول املقررات‬ ‫للفصل القادم من وحدة الجداول ‪.‬‬ ‫تعميم الجدول ومنوذج الرغبات التدريسية‬ ‫لألعضاء عن طريق الربيد االلكرتوين ومتابعة الردود‬

‫سكرترية شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫دراسة الرغبات التدريسية الواردة من األعضاء‬ ‫وإعداد جدول العبء التدرييس لألعضاء بالقسم‪.‬‬

‫وكيلة القسم‬

‫مراجعة البيان وعرضه عىل مجلس القسم للتوصية‬ ‫باعتامد العبء التدرييس متهيدا لعرضه عىل‬ ‫مجلس الكلية‪.‬‬

‫لجنة شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫رفع البيان لوكيلة الكلية لتدقيق النصاب التدرييس‬ ‫من قبل وحدة أعضاء هيئة التدريس‪.‬‬

‫رئيسة القسم‬

‫إعادة توجيه الجدول إىل مكتب الجداول‬ ‫املركزية‪.‬‬

‫سكرترية شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫بداية كل فصل درايس‬

‫اإلجراء‬

‫المنفذ‬

‫توزيع هذه الجداول عىل األعضاء مع التوقيع‬ ‫باالستالم‬

‫التكرار‬

‫النماذج المستخدمة‬

‫منوذج العبء التدرييس‬

‫‪-‬‬

‫النصاب الزائد‬

‫عرض مذكرة النصاب الزائد عىل مجلس القسم‬ ‫املختص‬

‫لجنة شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫توجيه أصحاب النصاب الزائد من األعضاء لتعبئة‬ ‫استامرات الوحدات الدراسية الزائدة‪.‬‬

‫سكرترية شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫تدقيق االستامرات ومطابقتها مع العبء التدرييس‬

‫لجنة شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫رفع االستامرات املعبأة من األعضاء اىل مكتب‬ ‫وكيلة الكلية (وحدة شؤون األعضاء) ليتم االرتباط‬ ‫املايل‪,‬‬

‫سكرترية شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫فصيل‬

‫إعداد مذكرة النصاب الزائد لعرضها عىل املجلس‬

‫سكرترية شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫اســتامرة النصــاب التدريــي‬ ‫لعضــو هيئــة التدريــس املســند لــه‬ ‫الوحــدات الدراســية الزائــدة عــن‬ ‫النصــاب‬ ‫منــوذج بيــان الســاعات الدراســية‬ ‫الزائــدة عــن النصــاب‬

‫يف نهاية الفصل الدرايس يتم تعبئة الساعات الفعلية‬ ‫التي تم تدريسها من خالل (بيان الساعات الدراسية‬ ‫الزائدة عن النصاب) ورفعها لوحدة شؤون األعضاء ‪.‬‬

‫‪27‬‬


‫لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم‬

‫ً‬ ‫ثالثا ‪:‬لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم‬ ‫المهمة‬

‫املؤمترات والندوات والدورات‬ ‫متديد الخدمة‬

‫التقدم بخطاب لرئيسة القسم لطلب املشاركة‬ ‫أو الحضور للمؤمترات الداخلية والخارجية قبل‬ ‫موعد انعقاد املؤمتر بستة أسابيع عىل األقل‪.‬‬ ‫** لألعضاء السعوديني طلب الحضور او املشاركة‬ ‫باملؤمترات {الخارجية} عن طريق فتح حساب‬ ‫مبوقع وزارة التعليم العايل (املؤمترات والندوات)‬ ‫ثم ترحيله اىل رئيسة القسم للتحقق من البيانات‬ ‫وترحيل الطلب اىل مكتب العميدة‬

‫األعضاء الراغبون‬

‫رفع أسامء املرشحني ملكتب الوكيلة عرب مجلس‬ ‫القسم املختص‪ ،‬والتبليغ كتابياً يف حال عدم‬ ‫وجود مرشحني‪.‬‬

‫لجنة شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫استالم التقارير عن املهمة العلمية بعد عودة‬ ‫األعضاء‬

‫سكرترية شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫عرض تقارير املهمة العلمية عىل مجلس القسم‬

‫لجنة شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫استقبال خطاب الطلب واملرفقات ( إن وجدت)‬

‫سكرترية شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫دراسة الطلب واملرفقات والتأكد من املربرات‬ ‫وانطباق الرشوط‬

‫لجنة شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫إعداد مذكرة الطلب للعرض عىل مجلس القسم‬

‫سكرترية شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫عرض املذكرة عىل مجلس القسم للتوصية‬ ‫باملوافقة عىل الطلب‬

‫لجنة شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس‬

‫مستمر‬

‫تعميم ما يرد للقسم من مؤمترات وندوات‬ ‫ودورات وملتقيات داخل اململكة وخارجها وذلك‬ ‫وفقاً لتوجيهات رئيسة القسم‪.‬‬

‫سكرترية القسم‬

‫مستمر‬

‫‪28‬‬

‫اإلجراء‬

‫المنفذ‬

‫التكرار‬

‫النماذج المستخدمة‬

‫منوذج تقرير عن مهمة علمية‬

‫منــوذج طلــب التمديــد (موقــع‬ ‫الجامعــة)‬ ‫السرية الذاتية‬ ‫بيان معلومات التمديد‬ ‫تقرير عن الكفاءة اإلنتاجية‬


‫كلية اآلداب‬ ‫ً‬ ‫ثالثا ‪:‬لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم‬ ‫المهمة‬

‫سري املحارضات‬ ‫البدالت املالية‬ ‫حضور املؤمترات حضور الحلقات التطبيقية‬ ‫االنتدابات‬

‫إجراء االتصاالت الهاتفية مع مكتب الدعم يف‬ ‫حال وجود مشاكل تقنية يف القاعات أثناء سري‬ ‫املحارضات‪.‬‬

‫سكرترية اللجنة الطالبية‬

‫تسليم األعضاء أجهزة التحكم‪ ،‬ومتابعتهم يف‬ ‫إعادتها خالل فرتات املحارضات الثالثة‪.‬‬

‫سكرترية اللجنة الطالبية‬

‫التأكد من صالحية األجهزة ‪ ،‬واملتابعة مع مكتب‬ ‫الدعم الفني عند حدوث مشكلة بها‪.‬‬

‫سكرترية اللجنة الطالبية‬

‫الرفع ملكتب وكيلة التعليم االلكرتوين عند حدوث‬ ‫مشاكل تقنية يف القاعات الخاصة بالقسم‪.‬‬

‫سكرترية اللجنة الطالبية‬

‫توجيه العضو لتعبئة منوذج وثيقة أداء مهمة‬

‫سكرترية شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫توجيه العضو لتسليم الوثيقة مع ما يثبت‬ ‫املوافقة والحضور ملكتب شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس لرفعه للجهة املختصة بالرصف‪.‬‬

‫سكرترية شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫منوذج تقرير عن مهمة علمية‬

‫منوذج وثيقة أداء مهمة‬

‫‪-‬‬

‫شؤون التعاقد واالستقطاب‬

‫استقبال ودراسة استامرات السري الذاتية الواردة‬ ‫من مكتب عميدة الكلية ‪.‬‬

‫لجنة شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫إرسال استامرات األساتذة املرشحني للتعاقد اىل‬ ‫مكتب عميدة الكلية‪.‬‬

‫سكرترية شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫املحفوظات‬

‫سكرترية شؤون أعضاء هيئة‬ ‫التدريس ومن يف حكمهم‬

‫مستمر‬

‫عمل ملف لكل عضو هيئة تدريس بالقسم‬ ‫لحفظ صور املعامالت الخاصة به‬

‫مستمر‬

‫إعداد بيان بالساعات املكتبية لألعضاء باملفاهمة‬ ‫معهم ‪ ،‬ومتابعة حضورهم فيها ‪.‬‬

‫سكرترية اللجنة الطالبية‬

‫مستمر‬

‫اإلجراء‬

‫المنفذ‬

‫** بالنسبة ألوامر اإلركاب يتم الحصول عليها‬ ‫الكرتونيا من موقع الجامعة‬

‫التكرار‬

‫النماذج المستخدمة‬

‫منوذج تقرير عن مهمة علمية‬

‫‪29‬‬


‫شؤون الدراسات العليا‬

‫رابعا ‪ :‬شؤون الدراسات العليا‬ ‫المهمة‬

‫الربامج‬

‫وفقاً للتقويم الزمني للدراسات العليا ‪ ،‬يتم إعداد‬ ‫بيان مقاعد القبول وبيانات األعضاء املرشحني‬ ‫للتدريس بالربامج‬

‫لجنة الدراسات العليا‬

‫إعداد مذكرة فتح الربامج والبيان‪ ،‬وإرسالها‬ ‫الكرتونياً لسكرترية املجلس‪.‬‬

‫سكرترية لجنة شؤون الدراسات‬ ‫العليا‬

‫عرض مذكرة فتح الربامج مع البيان عىل مجلس‬ ‫القسم‬

‫لجنة الدراسات العليا‬

‫ارسال الحالة ضمن املجلس اىل مكتب العميدة ‪،‬‬ ‫ويرفق معه امللف اإللكرتوين للمرفق‬

‫سكرترية املجلس‬

‫تحديد لجان األسئلة والتصحيح واملقابلة‬ ‫الشخصية‬

‫رئيسة القسم‬

‫مراجعتها والتأكد من انطباق الرشوط‪ ،‬ثم إحالتها‬ ‫للقسم‬

‫مكتب الدراسات العليا‬

‫طباعة طلبات املتقدمات عىل املوقع‬

‫القبول بالدراسات العليا‬

‫إعداد أسئلة االمتحان‬

‫لجنة األسئلة والتصحيح‬

‫تجهيز القاعة الخاصة باستقبال املتقدمات ووضع‬ ‫امللصقات التوضيحية الالزمة‪ ،‬وكشف توقيع‬ ‫الحضور‪.‬‬

‫سكرترية لجنة الدراسات العليا‬

‫تصحيح االمتحان وتفريغ درجات االختبار يف‬ ‫الكشوف الخاصة بذلك‬

‫لجنة االمتحان والتصحيح‬

‫تحديد املرشحات للمقابلة الشخصية‬

‫لجنة الدراسات العليا‬

‫سنوي‬

‫التواصل مع املتقدمات عرب الربيد االلكرتوين‬ ‫لإلبالغ مبوعد اختبار القبول التحريري ومكانه‪.‬‬

‫سكرترية لجنة الدراسات العليا‬

‫متابعة سري االمتحان‬

‫‪30‬‬

‫سنوي‬

‫اإلجراء‬

‫المنفذ‬

‫استقبال بيان بأسامء ورموز املتقدمات عرب املوقع‬ ‫من عامدة الدراسات العليا‬

‫التكرار‬

‫النماذج المستخدمة‬

‫بيــان برامــج الدراســات العليــا‬ ‫املتوقــع فتحهــا واعــداد القبــول بهــا‬ ‫الدراسات العليا (‪)034‬‬


‫كلية اآلداب‬ ‫رابعا ‪ :‬شؤون الدراسات العليا‬ ‫المهمة‬

‫القبول بالدراسات العليا‬ ‫سنة املقررات‬ ‫(السنة التمهيدية)‬

‫متابعة سري املقابلة الشخصية واإلعداد الالزم لها‬

‫سكرترية لجنة الدراسات العليا‬

‫اجراء املقابالت الشخصية‬

‫لجنة املقابالت الشخصية‬

‫تفريغ الدرجات يف الكشوف الخاصة‬

‫سكرترية لجنة الدراسات العليا‬

‫تدقيق النتائج وعرضها عىل مجلس القسم‬

‫لجنة الدراسات العليا‬

‫ارسال النتائج لعامدة الدراسات العليا إلكرتونياً‬ ‫(عرب الرمز الرسي الخاص)‬

‫رئيسة القسم‬

‫تصحيح االمتحان وتفريغ درجات االختبار يف‬ ‫الكشوف الخاصة بذلك‬

‫لجنة االمتحان والتصحيح‬

‫تحديد املرشحات للمقابلة الشخصية‬

‫لجنة الدراسات العليا‬

‫اقرتاح املرشدين األكادمييني للطالبات‬

‫رئيسة القسم‬

‫اقرتاح توزيع املقررات عىل أعضاء هيئة التدريس‬ ‫وإعداد الجدول الدرايس للربنامج‬

‫لجنة الدراسات العليا‬

‫إعداد الخطة الدراسية للطالبات‪ ،‬والتأكد من‬ ‫توقيع كل من الطالبة واملرشد األكادميي ورئيسة‬ ‫القسم‪.‬‬

‫سكرترية لجنة الدراسات العليا‬

‫ارسال الخطة والجدول ملكتب الدراسات العليا‬

‫سكرترية لجنة الدراسات العليا‬

‫تسليم الجداول وكشوف الحضور لألعضاء‬ ‫املكلفني بتدريس السنة التمهيدية ( إلكرتونياً‬

‫سكرترية لجنة الدراسات العليا‬

‫إعداد ملف ورقي والكرتوين لحفظ توصيف‬ ‫املقررات وتقاريرها‬

‫سكرترية لجنة الدراسات العليا‬

‫يف بداية الفصل الدرايس جمع توصيف املقررات‬ ‫(إلكرتونيا ) من األعضاء املكلفني بالتدريس‬ ‫واعتامدها من رئيسة القسم ‪ .‬وتزويد مكتب‬ ‫الدراسات العليا بنسخه‬

‫سكرترية لجنة الدراسات العليا‬

‫يف نهاية الفصل الدرايس جمع منوذج (تقرير‬ ‫املقرر) من األساتذة واعتامده من رئيسة القسم ‪،‬‬ ‫وتزويد مكتب الدراسات العليا بنسخه‬

‫سكرترية لجنة الدراسات العليا‬

‫سنوي‬

‫التبليغ عن موقع وموعد املقابلة للطالبات‬

‫سكرترية لجنة الدراسات العليا‬

‫فصيل‬

‫اإلجراء‬

‫المنفذ‬

‫التكرار‬

‫النماذج المستخدمة‬

‫منــاذج التســجيل والقبــول عــى‬ ‫موقــع الجامعــة‬ ‫طلب التحاق بالدراسات العليا‬ ‫(‪ )2‬منوذج توصية‬ ‫الشهادات العلمية‬ ‫(موافقة جهة العمل للموظفة)‬

‫منوذج الجدول الدرايس‬ ‫منوذج الخطة الدراسية‬ ‫منوذج كشف الحضور‬ ‫منوذج جدول االمتحان الفصيل‬

‫‪31‬‬


‫شؤون الدراسات العليا‬

‫رابعا ‪ :‬شؤون الدراسات العليا‬ ‫المهمة‬

‫إعداد ملف ورقي والكرتوين لحفظ توصيف‬ ‫املقررات وتقاريرها ‪.‬‬

‫سكرترية لجنة‬ ‫الدراسات العليا‬

‫استالم كشوف الحضور والغياب من األساتذة‬ ‫اسبوعياً وإرسالها يف نهاية الفصل الدرايس اىل‬ ‫الدراسات العليا (إلكرتونياً)‬

‫سكرترية لجنة‬ ‫الدراسات العليا‬

‫إعداد جدول االمتحانات الفصلية لسنة املقررات‬ ‫وتزويد الدراسات العليا بنسخة‬

‫سكرترية لجنة‬ ‫الدراسات العليا‬

‫سنة املقررات‬ ‫(السنة التمهيدية)‬

‫فصيل‬

‫(سري االمتحان) مركزياً بواسطة مكتب الدراسات العليا‬ ‫تفريغ درجات االمتحان النهايئ بواسطة أستاذ املقرر الكرتونياً يف النظام‬

‫متابعة الطالبات‬ ‫وتقارير اإلرشاف‬

‫تحويل النتيجة إىل رئيسة قسم‬

‫أستاذ املقرر‬

‫تحويل النتيجة اىل عامدة الدراسات العليا ‪.‬‬

‫رئيسة القسم‬

‫استقبال تقارير املتابعة وا ِإلرشاف من مكتب‬ ‫الدراسات العليا يف نهاية كل فصل درايس وعرضها‬ ‫عىل مجلس القسم ‪،‬‬ ‫التوصية بإعداد خطابات التنبيه واملالحظات‬ ‫للطالبات املتعرثات‪ ،‬واعتامدها من رئيسة القسم‬

‫لجنة الدراسات العليا‬ ‫فصيل‬

‫‪32‬‬

‫اإلجراء‬

‫المنفذ‬

‫التكرار‬

‫النماذج المستخدمة‬

‫منوذج الجدول الدرايس‬ ‫منوذج الخطة الدراسية‬ ‫منوذج كشف الحضور‬ ‫منوذج جدول االمتحان الفصيل‬

‫منوذج تقرير إرشاف‬


‫كلية اآلداب‬ ‫رابعا ‪ :‬شؤون الدراسات العليا‬ ‫المهمة‬

‫استقبال طلبات طالبات الدراسات العليا بالقسم‬ ‫ومرفقاتها حسب الالئحة‪.‬‬

‫سكرترية لجنة‬ ‫الدراسات العليا‬

‫دراسة الطلب والتأكد من اكتامل املرفقات وانطباق‬ ‫الرشوط‬

‫لجنة الدراسات العليا‬

‫اعداد املذكرة ‪ ،‬وملف الكرتوين للمرفقات‬

‫سكرترية لجنة‬ ‫الدراسات العليا‬

‫إرسال املذكرة الكرتونياً مع ملف املرفقات(‪)pdf‬‬ ‫وملف املرفقات الورقي لسكرترية املجلس ‪.‬‬ ‫عرض الحالة عىل مجلس القسم للتوصية بالقرار‬

‫لجنة الدراسات العليا‬

‫ارسال املجلس متضمناً الحالة ومرفق معه امللف‬ ‫اإللكرتوين للمرفقات‬

‫سكرترية املجلس‬

‫إرسال كامل املرفقات الورقية إىل مكتب الدراسات‬ ‫العليا‪.‬‬

‫سكرترية لجنة‬ ‫الدراسات العليا‬

‫استالم صورة القرار الوارد من الدراسات العليا‪.‬‬ ‫(الكرتونياً ) وعرضه عىل رئيسة القسم ثم إحالته‬ ‫لسكرترية الدراسات العليا‬

‫سكرترية مجلس القسم‬

‫تبليغ من يهمه األمر بالقرار ( الطالبة ‪ ،‬املرشف)‬

‫سكرترية لجنة‬ ‫الدراسات العليا‬

‫إضافة الرد مللف طالبة الدراسات العليا ‪.‬‬

‫سكرترية لجنة‬ ‫الدراسات العليا‬

‫تحديث بيان حالة الطالبة الكرتونياً بإضافة املوافقة‬ ‫ضمن بياناتها يف امللف اإللكرتوين ‪.‬‬

‫سكرترية لجنة‬ ‫الدراسات العليا‬

‫فصيل‬

‫حاالت مجلس الكلية‬ ‫(تغيري تخصص‬ ‫تحويل قيد‬ ‫اعتذار عن امتحان‬ ‫املقررات‬ ‫تأجيل االمتحان‬ ‫الشامل‬ ‫اعتامد نتيجة امتحان‬ ‫شامل‬ ‫تسجيل خطة بحث‬ ‫نقل إرشاف‬ ‫استمرار ارشاف‬ ‫تغيري عنوان‬ ‫فرصة إَضافية‬ ‫تشكيل لجنة مناقشة‬ ‫إعادة تشكيل لجنة‬ ‫منح درجة (اليدخل‬ ‫مجلس كلية)‬ ‫تأجيل فصل )اليدخل‬ ‫مجلس كلية)‬

‫اإلجراء‬

‫المنفذ‬

‫التكرار‬

‫النماذج المستخدمة‬

‫جميــع املرفقــات موضحــة بدليــل‬ ‫الدراســات العليــا‬

‫‪33‬‬


‫شؤون الدراسات العليا ‪ -‬اللجنة الطالبية‬

‫رابعا ‪ :‬شؤون الدراسات العليا‬ ‫المهمة‬

‫‪34‬‬

‫متابعة سري االمتحان‬

‫سكرترية لجنة الدراسات‬ ‫العليا‬

‫عرض النتائج عىل مجلس القسم املختص‬

‫لجنة الدراسات العليا‬

‫ •استالم االستفسارات الواردة من الجامعات‬ ‫األخرى‪ ،‬أو املحالة من مكتب الدراسات‬ ‫العليا‪.‬‬ ‫ •ارسال االستفسار عن اسبقية دراسة‬ ‫املوضوعات اىل األعضاء بالقسم ‪.‬‬ ‫ •جمع الردود من األعضاء‬ ‫ •إرسال الرد للجهة املتقدمة بالطلب‪.‬‬

‫سكرترية لجنة الدراسات‬ ‫العليا‬

‫ •اإلعالن عن موعد ومكان وعنوان الحلقة‬ ‫لألعضاء وطالبات الدراسات العليا‪.‬‬ ‫ •متابعة تشغيل تقنيات القاعة وربطها‬ ‫باألعضاء الرجال يف الشبكة‬ ‫ •متابعة كشف توقيعات الحضور‬ ‫ •رفع محرض قاعة بحث لرئيسة القسم‬

‫سكرترية لجنة الدراسات‬ ‫العليا‬ ‫فصيل‬

‫حلقة البحث‬ ‫لطالبات الدراسات‬ ‫العليا‬

‫تحديد املوعد‬

‫رئيسة ا لقسم‬

‫كشف نتيجة االمتحان الشامل‬

‫مستمر‬

‫االستفسار عن‬ ‫عناوين البحوث‬

‫ترشيح لجان االمتحان التحريري واملقابلة‬ ‫الشخصية وعرضها عىل مجلس القسم‬

‫رئيسة القسم‬ ‫حسب الحاجة‬

‫االمتحان الشامل‬

‫اإلجراء‬

‫المنفذ‬

‫التكرار‬

‫النماذج المستخدمة‬

‫منــوذج كشــف حضــور حلقــة‬ ‫بحــث‬


‫كلية اآلداب‬ ‫ً‬ ‫خامسا ‪ :‬اللجنة الطالبية‬ ‫المهمة‬

‫ربط املرشدات بالطالبات إلكرتونيا‬

‫وحدة اإلرشاد بالكلية‬

‫استقبال الطالبات يف فرتة التسجيل ملساعدتهن‬ ‫عىل إمتام إجراءات عملية التسجيل بنجاح‬

‫املرشدات األكادمييات‬

‫متابعة إرشاد الطالبات فرتة التسجيل‬

‫اللجنة الطالبية‬

‫متابعة الساعات اإلرشادية‬

‫سكرترية اللجنة الطالبية‬

‫تحديد مرشفة مقرر أو أكرث ملقررات الشبكة‬

‫رئيسة القسم‬

‫إعداد جداول االمتحانات ولجان املراقبة من‬ ‫وحدة االختبارات املركزية‬

‫رئيسة القسم‬

‫تعميم الجداول عىل األساتذة بالقسم للمراجعة‬

‫سكرترية اللجنة الطالبية‬

‫تعميم الجداول بعد التعديل ( إن وجد)‬

‫سكرترية اللجنة الطالبية‬

‫يف حالة تغيب الطالبة تسلم العذر اىل أستاذة‬ ‫املقرر ويتم إعادة االمتحان بالتنسيق معها‪.‬‬

‫أستاذة املقرر‬

‫استالم األعذار ملواد الشبكة والتنسيق الختبار‬ ‫املعتذرات مع مرشفة املقرر‬

‫سكرترية اللجنة الطالبية‬

‫ جدول طلبات تسجيل املقررات‬‫ استامرة حالة الطالبة املتعرثة‬‫ تعهــد مبراجعــة وحــدة التوجيــه‬‫واإلرشــاد الجامعــي‬ ‫سجل متابعة مرشد‬ ‫ التقريــر الشــامل لخطــة تســجيل‬‫املقــررات‬ ‫ تقرير اللقاءات اإلرشادية‬‫ إحصائية الربط االلكرتوين‪.‬‬‫تقويم فاعلية اإلرشاد األكادميي‬

‫مستمر‬

‫اختبارات اعامل‬ ‫السنة‬ ‫املقررات‬ ‫التخصصية‬

‫تحديد املرشدات األكادمييات للطالبات وإرسالها‬ ‫لوحدة اإلرشاد بالكلية ‪.‬‬

‫رئيسة القسم‬

‫فصيل‬ ‫مستمر‬

‫اإلرشاد األكادميي‬

‫اإلجراء‬

‫المنفذ‬

‫التكرار‬

‫النماذج المستخدمة‬

‫‪35‬‬


‫عنوان الفصل‬ ‫ً‬ ‫خامسا ‪ :‬اللجنة الطالبية‬ ‫المهمة‬

‫اإلجراء‬

‫المنفذ‬

‫تعميم البيان بتشكيل اللجان وتوزيع القاعات‬ ‫الوارد من مكتب االختبارات املركزية‪.‬‬

‫سكرترية اللجنة الطالبية‬

‫إعداد جدول مراجع األسئلة‪ ،‬وجدول املصحح‬ ‫واملراجع‬

‫وكيلة القسم‬

‫تبليغ وحدة االختبارات باملالحظات ( إن وجدت)‬

‫سكرترية اللجنة الطالبية‬

‫تعميم الجداول عىل األعضاء بعد اعتامدها‬ ‫من رئيسة القسم ‪ ،‬ووكيلة الشؤون األكادميية‪،‬‬ ‫وعميدة الكلية‬

‫سكرترية اللجنة الطالبية‬

‫استالم كشف نسبة النجاح والرسوب من أساتذة‬ ‫املقررات الكرتونياً ‪.‬‬

‫سكرترية اللجنة الطالبية‬

‫مراجعتها وتحويلها إىل مكتب وكيلة الشؤون‬ ‫األكادميية‪.‬‬

‫وكيلة القسم‬

‫بالنسبة لالعتذار عن االمتحان تسلمها الطالبات‬ ‫ملسئولة شؤون الطالبات وتزود وحدة االختبارات‬ ‫بقامئة بأسامء املعتذرات‬

‫متابعة جمع التظلامت من األعضاء والتأكد من‬ ‫استكامل التوقيعات‪ ،‬وارسالها لوحدة االختبارات‬ ‫املركزية‬

‫‪36‬‬

‫تعبئة منوذج طلب اإلجراءات الخاصة باألنشطة‬

‫أستاذ املقرر‬

‫طلب ترصيح الدخول املسايئ للجهات املكلفة‬ ‫بتجهيزات خاصة بالنشاط‪.‬طلب ترصيح دخول‬ ‫األعضاء الخارجيني املشاركني بالنشاط ‪ .‬طلب‬ ‫ترصيح لطالبات األنشطة إلدخال املستلزمات‬ ‫الخاصة بالنشاط‪،‬ارسال بطاقات الدعوة لحضور‬ ‫النشاط ‪،‬تصميم وطباعة الشهادات الخاصة‬ ‫ببعض األنشطة‪،‬رفع بيان املرصوفات والفواتري‬ ‫ملكتب العميدة‬

‫سكرترية اللجنة الطالبية‬

‫وفق خطة النشاط‬

‫األنشطة الطالبية‬ ‫(املنهجية‬ ‫والالمنهجية)‬

‫دراسة مقرتحات أساتذة املقررات ووضع خطة‬ ‫األنشطة‬

‫اللجنة الطالبية‬

‫فصيل‬

‫التظلامت بعد‬ ‫االمتحان‬

‫التعاون مع أساتذة الشبكة يف التواصل مع‬ ‫الطالبات ‪.‬‬

‫جدول املصحح واملراجع‬

‫ـ‬

‫سكرترية اللجنة الطالبية‬

‫استالم استامرات التظلم الواردة من وحدة‬ ‫االختبارات املركزية وعرضها عىل رئيسة القسم ثم‬ ‫توزيعها عىل األعضاء‪.‬‬

‫فصيل‬

‫شؤون االمتحانات‬ ‫الفصلية‬ ‫املقررات العامة‬ ‫السنة األوىل (عام)‬ ‫املقررات‬ ‫التخصصية‬

‫التكرار‬

‫النماذج المستخدمة‬

‫منــوذج اســتامرة التظلــم (وحــدة‬ ‫االختبــارات)‬

‫منــوذج طلــب اإلج ـراءات لألنشــطة‬ ‫مــن مكتــب الوكيلــة‬ ‫مناذج معدة من األمن‬


‫كلية اآلداب‬ ‫ً‬ ‫خامسا ‪ :‬اللجنة الطالبية‬ ‫المهمة‬

‫التواصل مع املنسقة بشأن التكليفات‬ ‫واملوضوعات املتعلقة باملؤمتر‬

‫اللجنة الطالبية‬

‫إعداد املخاطبات الالزمة خالل فرتة التحضري‬ ‫للمؤمتر‬

‫سكرترية اللجنة الطالبية‬

‫إحالة خطاب وكالة شؤون األنشطة بشأن (درة‬ ‫الكلية) ملقررة اللجنة الطالبية‬

‫رئيسة القسم‬

‫طلب مرئيات األعضاء حيال ترشيح الطالبات‬ ‫املناسبات‬

‫اللجنة الطالبية‬

‫عرض الرتشيحات عىل أعضاء اللجنة والرفع‬ ‫بالتوصية لرئيسة القسم‬

‫اللجنة الطالبية‬

‫استقبال شكاوي الطلبة فيام يخص املقرر الدرايس‬ ‫أو أعضاء هيئة التدريس وتيسري دخولها لرئيسة‬ ‫القسم‬ ‫التعامل مع الحالة وإحالة املشكلة للجنة الشؤون‬ ‫الطالبية عند الحاجة لذلك‬

‫رئيسة القسم‬

‫دراسة مشكالت الطلبة واقرتاح الحلول لها‬

‫اللجنة الطالبية‬

‫دراسة املخالفات القانونية للطالبات وتصنيفها‬ ‫واقرتاح العقوبات لها وفق األنظمة املعمول بها‪.‬‬ ‫استقبال مخالفة الطالبة املحالة للقسم من‬ ‫األستاذة أو األمن‪ .‬وتيسري مقابلتها رئيسة القسم‬

‫الوقوف عىل الحالة ملعرفة حدود مخالفتها‬ ‫وتصنيفها وتوجيهها وأخذ تعهد عليها بعدم تكرار‬ ‫املخالفة إذا كانت املخالفة يسرية ‪.‬‬ ‫إذا كانت املخالفة مام يطبق بحقه النظام تحال‬ ‫اىل اللجنة الطالبية إلعداد تقرير بحالتها و إحالتها‬ ‫إىل لجنة ضبط السلوك الطاليب بالكلية ‪.‬‬

‫اللجنة الطالبية‬ ‫ولجنة ضبط السلوك‬ ‫سكرترية اللجنة الطالبية‬ ‫مستمر‬

‫شؤون الطالبات‬ ‫(املخالفات)‬

‫سكرترية اللجنة الطالبية‬ ‫مستمر‬

‫شؤون الطالبات‬ ‫(الشكاوي)‬

‫ترشيح منسقة للمؤمتر العلمي الطاليب السنوي‬ ‫بالقسم والرفع بذلك لوكالة شؤون األنشطة ‪.‬‬

‫رئيسة القسم‬

‫سنوي‬

‫األنشطة العامة‬ ‫بالجامعة‬

‫اإلجراء‬

‫المنفذ‬

‫التكرار‬

‫النماذج المستخدمة‬

‫رئيسة القسم‬

‫‪37‬‬


‫عنوان الفصل‬ ‫ً‬ ‫خامسا ‪ :‬اللجنة الطالبية‬ ‫المهمة‬

‫سكرترية اللجنة الطالبية‬

‫التدريب امليداين‬ ‫(بعض األقسام)‬

‫وضع خطة التدريب امليداين للمقررات التي‬ ‫تتطلب ذلك كالتايل‪:‬‬ ‫ •تحديد مؤسسات التدريب امليداين وفقاً‬ ‫لربنامج القسم واملستوى‪.‬‬ ‫ •مخاطبة املؤسسات وتحديد عدد الطالبات‬ ‫مع كل مؤسسة‪.‬‬ ‫ •حرص وتوزيع الطالبات عىل مرشفات‬ ‫التدريب امليداين ‪.‬‬ ‫ •عقد ورش عمل لتأهيل الطالبات واملرشفات‬ ‫ملقرر التدريب امليداين ‪.‬‬ ‫ •إعداد الربنامج التدريبي للطالبات داخل‬ ‫املؤسسات املختلفة ‪.‬‬ ‫ •يتم تحديد يوم للتدريب امليداين لكل شعبة‬ ‫من الشعب‪.‬‬ ‫ •متابعة التقارير من قبل مرشفات التدريب‬ ‫امليداين‬ ‫ •استحداث آليات جديدة يف تفعيل التعليم‬ ‫عن بعد يف مقرر التدريب امليداين‪.‬‬

‫اللجنة الطالبية‬

‫مستمر طول العام‬

‫اإلعالنات‬

‫استالم اإلعالنات الواردة للقسم من جميع اقسام‬ ‫الجامعة‬ ‫إعداد اإلعالنات الخاصة بالطالبات‬ ‫تصويرها وتوزيعها يف لوحة اإلعالنات‬ ‫إعالنها عرب تويرت الخاص بالقسم ( إن وجد)‬

‫مستمر طول العام‬

‫‪38‬‬

‫إعداد اإلفادة الالزمة بتوجيه من رئيسة القسم ‪:‬‬ ‫( تحويل طبي ـــ حضور محارضة ـــ دخول‬ ‫اختبار ـــ حضور نشاط)‬

‫سكرترية اللجنة الطالبية‬

‫مستمر طول العام‬

‫اإلفادات‬

‫اإلجراء‬

‫المنفذ‬

‫التكرار‬

‫النماذج المستخدمة‬

‫اإلفادات‬

‫اإلعالنات‬

‫استامرة تقييم شخصية الطالبة‬ ‫استامرة تقييم سجالت الطالبة‬


‫كلية اآلداب‬

‫‪39‬‬


40


Turn static files into dynamic content formats.

Create a flipbook
Issuu converts static files into: digital portfolios, online yearbooks, online catalogs, digital photo albums and more. Sign up and create your flipbook.