دلــــيل الــــمهام واإلجـــــراءات في القسم األكاديمي
1
عنوان الفصل
2
كلية اآلداب
محتويات الدليل ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الموضوع
الصفحة
كلمة عميدة الكلية
٤
الهيكل التنظيمي للقسم
٥
مهام رئيس القسم
٦
مهام اللجان التنظيمية يف القسم
١٠
التوصيف الوظيفي إلدارة القسم
16
3
كلمة عميدة الكلية
كلمة عميدة الكلية ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
يعد القسم العلمي الوحدة اإلدارية والعلمية األساسية يف املؤسسة الجامعية ،وميثل موقع القلب من الجسد ،وحجر الزاوية فيها ،فالجامعة ال تستطيع أن تؤدى رسالتها أو تحقق أهدافها إال من خالل أقسامها العلمية ،ألنها :املفتاح الحقيقي لرفع مستوى اإلنتاجية يف الجامعات كام ونوعا ،ويتم التحكم من خالل القسم يف معظم القرارات الجامعية املركزية ،ويقدر أن حوايل ( )%80من القرارات الجامعية يتم اتخاذها داخل األقسام ،كاختيار أعضاء هيئة التدريس ،وتحديد املقررات الدراسية ،ووضع معايري القبول والتخرج ،وتقدير األهمية النسبية لألنشطة املختلفة ،من تدريس ،وبحث علمي ،وخدمة مجتمع وغريها من القرارات التي تحدد طابع املؤسسة الجامعية .وال يتوقف األمر عند صناعة القرارات أو اتخاذها ،بل يتعداه إىل تنفيذها ومتابعتها ،فمن خالل األقسام وىف إطارها تحدث العمليات التي تتحقق بها أهداف املؤسسة األكادميية ،وفيها وعن طريقها يتم التأكد من تحقيق تلك األهداف. ونظ ًرا لهذه األهمية للقسم العلمي ،يأيت دليل التوصيف واملهام للعمليات التي تتم داخل القسم العلمي وسيلة متكن رئيس القسم من إدارة القسم بفعالية وكفاءة وتساعده يف تحقيق أهدافه وغاياته ،وتجعل عمليات التنفيذ واإلرشاف أكرث انسيابية ،ووضو ًحا للمنفذ واملستفيد عىل حد سواء. والله من وراء القصد عميدة كلية اآلداب د .أمرية بنت أحمد عبدالرحمن الجعفري
4
الهيكل التنظيمي للقسم
الهيكل التنظيمي للقسم
مجلس القسم
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
رئيسة القسم
وكيلة القسم
لجنة أعضاء هيئة التدريس
لجنة الدراسات العليا
اللجنة الطالبية
لجنة المعادالت
السكرتارية
لجنة البحث العلمي وخدمة المجتمع
لجنة التطوير والجودة
اللجنة العلمية
5
مهام رئيس القسم
المهـــــام الشؤون اإلدارية والمالية:
1.1رئاسة مجلس القسم ،واإلرشاف عىل تنظيم شؤونه ،والدعوة لحضور جلساته ،وتنفيذ قراراته ،وإرسال محارض جلساته إىل عميد الكلية. 2.2تحقيق األهداف والسياسات العليا يف الجامعة. 3.3تنفيذ قرارات مجلس الكلية فيام يتعلق بالقسم. 4.4اإلرشاف عىل إعداد الخطة االسرتاتيجية للقسم ومتابعة تنفيذها. 5.5اإلرشاف عىل إدارة شؤون القسم التعليمية والبحثية واإلدارية والثقافية. 6.6اإلرشاف عىل تطوير القسم إدارياً وأكادميياً وبحثياً. 7.7تنسيق عالقات القسم وتطويرها داخل الجامعة وخارجها. 8.8اإلرشاف عىل توفري كل متطلبات القسم التعليمية والبحثية واإلدارية . 9.9اإلرشاف عىل رفع مستوى الجودة وتطوير مخرجاتها. 1010تنفيذ ومتابعة قرارات مجلس القسم. 1111القيام مبا يفوض إليه من صالحيات من قبل عميد الكلية. 1212الرفع لعميد الكلية كل ما يقع من عضو هيئة التدريس ومن يف حكمه من إخالل بالواجبات املطلوبة أو أي مخالفات أخرى. 1313تقديم تقرير عن سري الدراسات العليا يف القسم إىل عميد الكلية وعميد الدراسات العليا يف نهاية كل عام درايس. الشؤون األكاديمية:
1.1تقديم تقرير واف عن الرحلة العلمية للمبتعث إذا كانت داخل اململكة وتحت إرشاف القسم ،ورفعه إىل مجلس الكلية. 2.2اإلرشاف عىل سري العملية التعليمية ،وتنفيذ خططها ،وتطوير برامجها األكادميية يف القسم. 3.3تطبيق نظم ولوائح الجودة والتقويم واالعتامد األكادميي. 4.4اإلرشاف عىل مختلف األنشطة الطالبية بالقسم. 5.5مراقبة أداء االمتحانات ،وضبط النظام داخل القسم. 6.6إعداد تقرير سنوي شامل عن سري الدراسة ،واألداء األكادميي واإلداري والبحثي يف القسم ،ورفعه إىل عميد الكلية. 7.7اإلرشاف عىل استقطاب أعضاء هيئة التدريس بالقسم. 8.8رفع تقرير لجنة مناقشة الرسائل العلمية إىل عميد الدراسات العليا يف مدة ال تتجاوز ثالثة أسابيع من تاريخ املناقشة.
6
كلية اآلداب
صالحيات رئيس القسم:
متخصصا 1.1التوصية بأن يتم تصحيح أسئلة االختبار النهايئ عن طريق عضو هيئة تدريس غري عضو هيئة تدريس املقرر أو أن يرشك معه ً أو أكرث يف التصحيح. 2.2املصادقة عىل كشوف الدرجات. 3.3إصدار القرارات الداخلية التي يقتضيها حسن سري العمل بالقسم وفقاً لألنظمة واللوائح. 4.4توزيع العبء الدرايس عىل أعضاء هيئة التدريس. 5.5التوصية برصف بدل التعليم ألعضاء هيئة التدريس 6.6إعداد تقارير األداء الوظيفي ألعضاء هيئة التدريس. 7.7التوصية بحضور منسويب القسم الدورات التدريبية داخل الجامعة وخارجها. 8.8التنسيق مع لجنة االبتعاث والتدريب يف متابعة أوضاع املبتعثني و املتدربني. 9.9التوصية بالتمديد ألعضاء هيئة التدريس السعوديني بعد انتهاء الخدمة. 1010التوصية بالتعاقد مع أعضاء هيئة التدريس السعوديني بعد انتهاء فرتة التمديد. 1111التوصية بإنهاء عقود أعضاء هيئة التدريس غري السعوديني. 1212اعتامد التقرير الذي يعده املرشف عىل الرسالة العلمية وإرسال صورة إىل عميد الدراسات العليا يف نهاية كل فصل درايس. 1313اصدار القرارات التنفيذية لقرارات مجلس القسم بعد اعتامدها. 1414تجديد احتياجات القسم من أعضاء هيئة التدريس واملحارضين واملعيدين واالداريني من السعوديني واملتعاقدين. 1515اقرتاح الندب للتدريس من خارج الكلية ،واعتامد ذلك من القسم العلمي . 1616حفظ النظام يف القسم ،واإلرشاف عىل االلتزام باملحارضات والساعات املكتبية . 1717التوصية بحضور أعضاء هيئة التدريس بالقسم للمؤمترات والندوات العلمية ،واعتامد ذلك من مجلس القسم 1818وضع خطة املراجع الدراسية والكتب املقررة ،واعتامدها من مجلس القسم . 1919التوصية مبنح اجازات أعضاء هيئة التدريس واملحارضين واملعيدين بالقسم او طلب تأجيلها والتعويض عنها. 2020اعتامد نتائج الطالب بالقسم بعد اتخاذ االجراءات الكفيلة بتدقيقها . 2121التوصية إىل عميد الكلية برتقيات أعضاء هيئة التدريس يف القسم ومنحهم إجازة التفرغ العلمي وفق األنظمة.
7
مهام اللجان في القسم
المهـــــام
اللجان على مستوى القسم األكاديمي:
1.1اللجنة الطالبية 2.2لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم 3.3لجنة الدراسات العليا 4.4لجنة البحث العلمي ،وخدمة املجتمع 5.5لجنة التطوير والجودة اللجنة الطالبية:
الهدف :اإلرشاف عىل الشؤون الطالبية من توجيه وإرشاد ،وشكاوي الطالب ،باإلضافة إىل النشاطات املتعددة. تشكيل اللجنة :تشكل اللجنة الطالبية بقرار من مجلس القسم ،وتتكون من ثالثة عىل األقل من أعضاء هيئة التدريس بالقسم ،ويتم اختيار مقرر من بينهم ،باإلضافة إىل طالب متميز من القسم .وترفع تقاريرها ملجلس القسم. مهام اللجنة: 1.1إرشاد الطلبة يف القسم وتوجيههم فيام يخص املقررات الدراسية ،واملهارات الرضورية ،ومتابعة الطلبة املتعرثين ،وإرشادهم أكادمييًا ونفسيًا. 2.2استقبال شكاوي الطلبة فيام يخص املقرر الدرايس أو أعضاء هيئة التدريس. 3.3دراسة مشكالت الطلبة واقرتاح الحلول لها. 4.4العمل عىل تشجيع الطلبة ودعم نشاطهم ،واإلرشاف عىل رحالتهم ،وتنظيم املسابقات والندوات واللقاءات العلمية. 5.5اقرتاح النشاطات وتنفيذها مع الطلبة ،كنرشة القسم ،والندوات واملحارضات العامة ،وغريها من النشاطات املتعلقة باألعامل الدراسية. 6.6تقديم اقرتاحات فيام يختص بتطوير الربامج األكادميية يف القسم. 7.7دراسة املخالفات القانونية للطلبة ،واقرتاح العقوبات لها وفق األنظمة املعمول بها. 8.8دراسة إعادة تصحيح االختبارات يف حالة وجود اختالف فيها. 9.9التحقق من كفاءة التجهيزات الخاصة بالعملية التعليمية. 1010التنسيق مع الجهات ذات العالقة فيام يخص التدريب التعاوين يف القسم. 1111ما يحال إليها من مجلس القسم أو رئيس القسم.
لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم:
الهدف :االهتامم بصفة عامة بالشؤون الخاصة بأعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم من تعيني ،وترقية ،وندب ،وإعارة..إلخ .وكذلك ما يختص باالبتعاث واملبتعثني. تشكيل اللجنة :تشكل هذه اللجنة بقرار من مجلس القسم ,وتتكون من ثالثة عىل األقل من أعضاء هيئة التدريس بالقسم ،ويتم اختيار مقرر من بينهم ،وترفع تقاريرها ملجلس القسم. مهام اللجنة: 1.1النظر يف تعيني أعضاء هيئة التدريس الجدد من خالل دراسة طلباتهم ،وإجراء املقابالت معهم ،والرفع إىل مجلس القسم مبحارضها وتوصياتها. 2.2النظر يف طلبات ترقية أعضاء هيئة التدريس ،وفحص أوراقهم ،والرفع إىل مجلس القسم مبحارضها وتوصياتها. 3.3النظر يف طلبات أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم املتعلقة بالنقل والندب واإلعارة واالستقالة واالستشارة (متفرغ وغري متفرغ) وحضور املؤمترات وورش العمل والدورات التدريبية والرفع بذلك إىل مجلس القسم. 4.4النظر يف تعيني املعيدين واملحارضين والباحثني ومساعدي الباحثني ،وإجراء اختبارات التوظيف املناسبة لهم ،والرفع بالتوصيات إىل مجلس القسم. 5.5النظر يف طلبات ابتعاث املعيدين واملحارضين ،والتحقق من سالمة الربامج التي يرغبون االلتحاق بها ،ومتشيها مع سياسة القسم يف االبتعاث ،ومن صحة أوراق القبول ،وغريها من الوثائق. 6.6متابعة مبتعثي القسم يف الداخل والخارج ،وإعداد تقارير عن أوضاعهم الدراسية ،والرفع بها إىل مجلس القسم. 8
كلية اآلداب
7.7دراسة احتياجات القسم من أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم ،والرفع بذلك إىل رئيس القسم. 8.8دراسة ما يحال إليها من موضوعات من رئيس القسم ومجلس القسم. لجنة الدراسات العليا:
الهدف :االهتامم بكل ما يختص بشؤون الدراسات العليا داخل القسم من مراجعة للخطط الدراسية ،وإجراء اختبارات القبول للمتقدمني للدراسات العليا ،وغريها من األمور ذوي الصلة. تشكيل اللجنة :تشكل هذه اللجنة بقرار من مجلس القسم ،وتتكون من ثالثة من أعضاء هيئة التدريس بالقسم عىل األقل ،ويتم اختيار مقرر من بينهم ،وترفع تقاريرها ملجلس القسم. مهام اللجنة: 1.1مراجعة خطط برامج الدراسات العليا يف القسم وتطويرها. 2.2إجراء اختبارات القبول للمتقدمني للدراسات العليا بالقسم ،ورفع املقرتح قبولهم إىل مجلس القسم. 3.3تقديم اإلرشاد األكادميي لطلبة الدراسات العليا. 4.4دراسة الطلبات املقدمة من الطلبة فيام يتعلق مبنح فرص إضافية وإعادة القيد...إلخ والرفع إىل مجلس القسم. 5.5دراسة املقرتحات الخاصة برسائل املاجستري والدكتوراه ،والرفع إىل مجلس القسم. 6.6اقرتاح توزيع املقررات الدراسية عىل أعضاء هيئة التدريس بالقسم. 7.7اقرتاح عدد الطالب املمكن قبولهم للسنوات القادمة. لجنة البحث العلمي وخدمة المجتمع :
الهدف :متابعة شؤون البحث العلمي وخدمة املجتمع بالقسم ،مبا يتمىش مع السياسات واللوائح بالجامعة والخطط االسرتاتيجية ذات العالقة . تشكيل اللجنة :تشكل هذه اللجنة بقرار من مجلس القسم وتتكون من خمسة من أعضاء هيئة التدريس بالقسم عىل األقل يتم اختيار مقرر من بينهم ،وترفع تقاريرها ملجلس القسم. مهام اللجنة: 1.1إعداد الخطة البحثية للقسم ومتابعة تنفيذها . 2.2دراسة لقاعدة النتاج العلمي ألعضاء هيئة التدريس بالقسم وتقييمها . 3.3مراجعة قوائم املجالت العلمية ذات التصنيف العاملي التي ترد من عامدة البحث العلمي وحث األعضاء عىل النرش فيها ،وتقديم املقرتحات حولها . 4.4اقرتاح الربامج وامللتقيات والزيارات التي تدعم حركة البحث العلمي بالقسم وتذلل عقباته وترفع من مستوى الوعي بقضاياه املتجددة . 5.5دراسة الطلبات املقدمة من أعضاء هيئة التدريس (البحوث املدعومة ،االتصال العلمي ،التفرغ العلمي ،الرشاكات البحثية الخ ) وتقييم جودة األبحاث ومطابقتها للوائح والسياسات والرفع بالتوصيات ملجلس القسم. 6.6إجراء التقييم السنوي بهدف دعم حركة البحث العلمي والرفع بالتوصيات ملجلس القسم . 7.7املساهمة يف نرش سياسات خدمة املجتمع والتنمية املستدامة وفق أطر ومعايري الجودة . 8.8العمل عىل توعية األعضاء بتقديم برامج مجتمعية ودراسات وأبحاث نوعية متعلقة بقضايا املجتمع ومشكالته . 9.9السعي إىل تحقيق التكامل املجتمعي عن طريق إبرام رشاكات اسرتاتيجية مع القطاعني العام والخاص . 1010تعزيز االستدامة املؤسسية عن طريق نقل الربامج واملشاريع الخدمية إىل حيز الواقع . 1111دراسة أي موضوعات أخرى تحال إىل اللجنة من رئيس القسم املختص.
9
مهام اللجان في القسم
لجنة التطوير والجودة:
الهدف :االهتامم بكل ما يخص شؤون التطوير والجودة بالقسم. تشكيل اللجنة :تشكل هذه اللجنة بقرار من مجلس القسم وتتكون من ثالثة من أعضاء هيئة التدريس بالقسم عىل األقل ،ويتم اختيار مقرر من بينهم ،وترفع تقاريرها ملجلس القسم.
مهام اللجنة: 1.1نرش ثقافة الجودة يف القسم. 2.2اإلرشاف عىل الخطة االسرتاتيجية للقسم ومتابعة تنفيذها. 3.3اقرتاح الخطط التطويرية للقسم. 4.4تنفيذ نشاطات التقويم واالعتامد األكادميي يف القسم ومتابعتها. 5.5اقرتاح أهداف أو مخرجات التعلم لربامج القسم املختلفة ( البكالوريوس – املاجستري -الدكتوراه) ،وكذلك اقرتاح طرق و وسائل تحقيق هذه األهداف ،وأساليب التقويم املختلفة . 6.6اإلرشاف عىل إعداد ملفات املقررات الدراسية وتجهيزها ،بحيث يحتوي كل ملف عىل: •السرية الذاتية لعضو هيئة التدريس •صورة من شهادات التقدير ،وجوائز التميز يف التدريس •وصف محتوى املقرر باللغة العربية واللغة اإلنجليزية ،وفقاً لنامذج الهيئة الوطنية للتقويم واالعتامد •منوذج من أسئلة امتحانات املقرر السابقة. •منوذج من أوراق إجابات الطلبة مختلفة املستويات. 7.7تحديد مواطن التحسني املمكنة ،واقرتاح املشاريع الالزمة لتحقيقها عىل مستوى القسم. 8.8إعداد كتيبات وأدلة القسم ،وكذلك النرشات التعريفية بالقسم ،وفرص العمل والخطط الدراسية. 9.9استقبال فرق هيئات االعتامد األكادميي املختلفة من خارج الجامعة ،ولجان الجودة من داخل الجامعة ،والذين يقومون بزيارات للقسم من حني إىل آخر. 1010تشجيع أعضاء القسم عىل املبادرة باقرتاح املشاريع ،ومساعدتهم يف تفعيل تلك االقرتاحات . 1111اإلرشاف عىل عملية التقويم الذايت لربامج القسم املختلفة ،وإعداد تقارير الدراسة الذاتية للربامج األكادميية 1212املساهمة مع وحدة الجودة بالكلية يف نرش ثقافة الجودة واالعتامد األكادميي ،وتنظيم املحارضات التثقيفية وورش العمل ،وأسبوع الجودة واالعتامد األكادميي، وحضور هذه الفعاليات. 1313توثيق جهود إجراءات ونتائج االعتامد األكادميي يف القسم ،والرفع بها إىل رئيس القسم. 1414جمع البيانات واملعلومات بشكل مستمر عن متطلبات االعتامد األكادميي ونشاطات الجودة وتطبيقها يف القسم. 1515إعداد تقارير دورية عن مستويات األداء يف القسم ،ومقدار رضا املستفيدين يف كل نشاط. 1616عقد اجتامعات دورية ملناقشة كيفية تطبيق متطلب اعتامد الربامج األكادميية. 1717إعداد ملفات توصيف الربامج األكادميية. 1818القيام باملهام األخرى التي تكلف بها اللجنة فيام يتعلق باالعتامد األكادميي ،ونشاطات الجودة وتطبيقها.
10
كلية اآلداب
التوصيف الوظيفي إلدارة القسم
التوصيف الوظيفي إلدارة القسم
أوال :رئيسة القسم ً المهمة
تشــكيل الهيــكل التنظيمــي للقســم
وضع الخطة التشغيلية للقسم
الجداول واألنصبة التدريسية ألعضاء هيئة التدريس
اإلجراء
التكرار
ترشــيح أعضــاء الهيئــة التعليميــة يف القســم عــى اللجــان بالقســم حســب الدرجــة العلميــة و التخصــص. إصدار التكليفات الداخلية الرسمية كالتايل: •اللجــان العمليــة ،لجنــة األســئلة واالمتحــان واملقابلــة لقبــول الدراســات العليــا ،وتعيــن املعيــدات واملحــارضات ،ولجان األســئلة والتصحيــح واملقابلــة لالمتحــان الشــامل ،ولجــان املعــادالت . •إدارة مكتــب ضــان الجــودة ،ومنســقي املقــررات بالقســم، ولجــان التدريــب امليــداين ،وغــر ذلــك مــا يســتحدث مــن لجــان وإدارات تنظيميــة داخــل القســم حســب توجــه إدارة الكليــة . متابعة اللجان واإلرشاف عليها.
سنوي
تقــوم رئيســة القســم بوضــع خطــة تشــغيلية للقســم محــددة باليــوم والتاريــخ ،ومتضمنــة أهــم املواعيــد والفعاليــات للقســم مثــل: •مواعيد مجلس الكلية ،مواعيد مجالس القسم. •خطط تنفيذ املقرتحات والدراسات •املناقشات العلمية. •االجتامعات الدورية بالقسم. •املؤمترات والندوات والحلقات النقاش العلمية. •مواعيد اإلرشاد األكادميي ولقاءات املنتسبات. •األنشطة وأسابيع املناسبات التوعوية املختلفة. •مواعيــد االختبــارات النصفيــة والنهائيــة وتســليم ملفــات املقــررات. •مواعيد اعتامد أسئلة االمتحانات النهائية.
فصيل
•اإلرشاف عــى إعــداد جــدول العــبء التدريــي مــن قبــل وكيلــة القســم ،و مراجعتــه مــن قبــل لجنــة شــؤون األعضــاء وعرضــه عــى مجلــس القســم . •رفــع البيــان لوكيلــة الكليــة لتدقيــق النصــاب التدريــي مــن قبــل وحــدة أعضــاء هيئــة التدريــس. •عتامد استامرات النصاب الزائد
النماذج المستخدمة
منوذج الهيكل التنظيمي.
منوذج الجدول الزمني.
فصيل
11
رئيسة القسم
أوال :رئيسة القسم ً المهمة
متابعة العملية التعليمية
رئاسة مجلس القسم
12
اإلجراء
التكرار
•التأكــد مــن انضبــاط أعضــاء الهيئــة التعليميــة يف محارضاتهــم ويف ســاعاتهم املكتبيــة واإلرشــادية. •التنســيق لتوفــر بديــل لألســاتذة يف حــال طلبهــم إجــازات عارضة. •حــل املشــاكل التــي تعــرض العمليــة التعليميــة وبخاصــة مــا يتعلــق بانضبــاط املحــارضات يف املــكان والتقنيــة . •االطالع عىل ملفات املقررات بالقسم . •عقــد لقــاء ســنوي بــن منســوبات القســم والطالبــات ملناقشــة املعوقــات واملشــكالت التــي تعــرض العمليــة التعليميــة ووضــع املقرتحــات ملعالجتهــا
مستمر
•تعقــد رئيســة القســم مجلــس القســم مــرة يف الشــهر أو حســب الحاجــة. •متابعــة اإلعــان عــن مواعيــد مجالــس القســم مــع جــدول األعــال ،والتذكــر بهــا قبــل انعقــاد املجلــس بفــرة، لتقديــم املوضوعــات . •توجيــه الســكرترية لتزويــد أعضــاء املجلــس باملوضوعــات التــي تحتــاج إىل دراســة قبــل املجلــس مبــا ال يقــل عــن أســبوع. •عــرض املوضوعــات والحــاالت يف املجلــس مبرفقاتهــا بحياديــة تامــة ،والتأكــد مــن اتخــاذ ق ـرار إمــا بالتوصيــة باملوافقــة باإلجــاع ،وإمــا بالتوصيــة باملوافقــة باألغلبيــة، وإمــا التوصيــة بعــدم املوافقــة باإلجــاع وإمــا التوصيــة بعــدم املوافقــة باألغلبيــة. •مراجعــة املرفقــات الخاصــة بالحــاالت اإلداريــة والعلميــة بجميــع أنواعهــا (أعضــاء ،طالبــات دراســات عليــا، طالبــات). •مراجعــة تحريــر املجلــس بعــد االنعقــاد ،ومتابعــة إرســاله ملكتــب العميــدة قبــل انعقــاد مجلــس الكليــة بثالثــة أيــام عــى األقــل ،مــع كامــل املرفقــات.
النماذج المستخدمة
كلية اآلداب أوال :رئيسة القسم ً المهمة
شؤون أعضاء الهيئة التعليمية بالقسم
اإلجراء
التكرار
النماذج المستخدمة
•إلرشاف عــى اللجــان املشــاركة يف اســتقبال واختبــار ومقابلــة املعيــدات واملحــارضات املرشــحات للتعيــن ،واعتــاد االســتامرات واملرفقــات الخاصــة بالرتشــيح .ورفــع النتائــج لعــادة الدراســات العليــا, •اســتقبال طلبــات الرتقيــة العلميــة واســتكامل االســتامرات الخاصــة بهــا واعتامدهــا ،وإحالتهــا للجنــة شــؤون أعضــاء هيئــة التدريــس ومــن يف حكمهــم لعرضهــا عــى مجلــس القســم. •اســتقبال طلبــات التعاقــد عــى بنــد املكافــأة باملحــارضة واألســتاذ غــر املتفــرغ حســب احتيــاج القســم ،وإحالتهــا للجنــة شــؤون األعضــاء ومتابعــة عــرض الطلبــات عــى مجلــس القســم, •اســتقبال طلبــات األعضــاء يف املجــاالت العلميــة مثــل االتصــال والتفــرغ العلمــي وإحالتهــا للجنــة شــؤون أعضــاء هيئــة التدريــس ومــن يف حكمهــم ومتابعــة عرضهــا عــى املجلــس. •النظــر يف طلبــات الشــؤون اإلداريــة ألعضــاء الهيئــة التعليميــة مثــل( :اإلجــازات بأنواعهــا وطلبــات النقــل والنــدب واإلعــارة واالســتقالة والتقاعــد املبكــر وطلبــات متديــد الخدمــة والتعاقــد بعــد انتهائها،....وإحالــة مــا يســتلزم منهــا عــى لجنــة شــؤون أعضــاء هيئــة التدريــس ومــن يف حكمهــم لعرضــه عــى مجلــس القســم. •االطــاع عــى القــرارات الــواردة مــن الجهــات املختصــة بالجامعــة بشــأن حــاالت األعضــاء العلميــة واإلداريــة وإحالتهــا للجنــة شــؤون أعضــاء هيئــة التدريــس ومــن يف حكمهــم. •ترشــيح أعضــاء هيئــة التدريــس للــدورات التدريبيــة داخــل الجامعــة وخارجهــا واملوافقــة عــى طلباتهــم مبــا ال يؤثــر عــى ســر العمليــة التعليميــة ،وعــرض الطلبــات عــى مجلــس القســم وإحالتهــا ملكتــب الوكيلــة الســتكامل الــازم. •إعــداد تقاويــم األداء الوظيفــي لألعضــاء حســب النــاذج املعتمــدة، ورفعهــا إىل مكتــب العميــدة العتامدهــا . •الرفــع لعميــدة الكليــة بــكل مــا يقــع مــن عضــو هيئــة التدريــس ومــن يف حكمــه مــن تقصــر أو تجــاوزات التخــاذ مــا يلــزم حســب اللوائــح. •ترشــيح األعضــاء املتميزيــن لجائــزة التميــز بالكليــة حســب النــاذج املعــدة. •التوصيــة بإنهــاء أو متديــد عقــود أعضــاء هيئــة التدريــس غــر الســعوديني. •عقــد اجتامعــات شــبه دوريــة بــن أعضــاء الهيئــة التعليميــة للوقــوف عــى احتياجاتهــم واطالعهــم عــى مــا يســتجد مــن النواحــي التعليميــة والقــرارات اإلداريــة املختلفــة.
13
رئيسة القسم
أوال :رئيسة القسم ً المهمة
شؤون الدراسات العليا
14
اإلجراء
التكرار
•دراســة إمكانيــة فتــح برنامــج الدراســات العليــا بالقســم حســب توفــر أســاتذة برتــب علميــة عاليــة للتدريــس واإلرشاف ،وتكليــف لجنــة الدراســات العليــا بإعــداد بيــان مقاعــد القبــول وبيانــات األعضــاء املرشــحني للتدريــس بالربامــج. •اإلرشاف عــى إجــراءات ترشــيح املواطنــات لاللتحــاق بربامــج الدراســات العليــا ،حســب اللجــان الخاصــة بذلــك والتــي تــم تكليفهــا عــر مجلــس القســم •ارســال النتائــج لعــادة الدراســات العليــا إلكرتونيــاً (عــر الرمــز الــري الخــاص) •اقرتاح املرشد األكادميي للطالبات •اإلرشاف عــى إعــداد جــداول الدراســات العليــا لــكل طالبــة عــى حــدة ،وإعــداد الخطــة الدراســية لهــا . •متابعــة انتظــام محــارضات الدراســات العليــا وســاعات اإلرشاف وحــل كل املشــكالت التــي تعــرض الطالبــات . •اعتــاد أســئلة الدراســات العليــا ورفعهــا لوكيلــة الكليــة للدراســات العليــا. •رفع نتيجة الطالبات يف سنة املقررات اىل عامدة الدراسات العليا. •مســاندة طالبــات الدراســات العليــا يف اختيــار املوضوعــات البحثيــة ، وعــرض ذلــك عــى املختصــن بالقســم أوال ثــم عــى مجلــس القســم إلقـراره وإقـرار جــدواه وجدارتــه بالدراســة. •اإلجابــة عــى استفســارات طالبــات الدراســات العليــا مــن خــارج الكليــة . •عــرض حــاالت الدّارســات عــى لجنــة الدراســات العليــا ،ومتابعــة اللجنــة يف دراســة حاالتهــن وعرضهــا عــى مجلــس القســم. •االطــاع عــى القــرارات والــردود الــواردة مــن عــادة الدراســات العليــا بشــأن الحــاالت ،وإحالتهــا للجنــة الدراســات العليــا. •االطــاع عــى تقاريــر املرشفــن عــى ســر طالبــة الدراســات العليــا الــواردة مــن مكتــب الدراســات العليــا ،واعتامدهــا وعرضهــا عــى مجلــس القســم ،وتوجيــه الطالبــات املتعـرات وحــل مشــكالتهن قــدر اإلمــكان ،واعتــاد التنبيهــات املكتوبــة التــي تعدهــا لجنــة الدراســات العليــا عنــد الحاجــة . •االطــاع عــى تقريــر صالحيــة الرســالة املرفــق بــه نســخة مــن الرســالة املنتهيــة ،وترشــيح لجنــة علميــة للحكــم عليهــا وعرضهــا عــى مجلــس القســم.
مستمر
النماذج المستخدمة
كلية اآلداب أوال :رئيسة القسم ً المهمة
شؤون االبتعاث
شؤون البحث العلمي
شؤون الطالبات ( متابعة الشعب الدراسية وتفعيل اإلرشاد األكادميي)
شؤون الطالبات (الشكاوى واملخالفات)
اإلجراء
التكرار
النماذج المستخدمة
•حــث املعيــدات واملحــارضات ،وتنبيــه املتأخـرات يف طلــب االبتعــاث . •اعتامد مرفقات االبتعاث حسب اللوائح واألنظمة. •متابعة شؤون املبتعثات مع لجنة االبتعاث والتدريب. •إلرشاف عــى تنفيــذ الخطــط البحثيــة بعــد تشــكيل باحثيهــا مــن أعضــاء الهيئــة التعليميــة بالقســم (مشــركة وفرديــة) بالتنســيق مــع وكالــة الدراســات العليــا والبحــث العلمــي بالكليــة. •متابعــة تطويــر الخطــط الدراســية للدراســات العليــا بالتنســيق مــع وكالــة الدراســات العليــا بالكليــة ،ومــا يتبــع ذلــك مــن تكليــف لجــان خاصــة تعمــل عــى التطويــر وتطلــع عــى تجــارب ســابقة ناجحــة داخليــا وعامليــا ،وعــرض الخطــط عنــد انتهائهــا عــى محكمــن خارجيــن ،بعــد عــرض املوضــوع عــى مجلــس القســم فمجلــس الكيــة لريفــع إىل عــادة الدراســات العليــا إلق ـراره مــن مجلــس الجامعــة. •التنســيق مــع د .وكيلــة الشــؤون األكادمييــة يف أثنــاء فــرة تســجيل املقــررات ،لعــاج مشــاكله ،وبخاصــة مــا يتعلــق بتوســيع الشــعب أو ضمهــا. •تحديــد املرشــدات األكادمييــات للطالبــات وإرســالها لوحــدة األرشــاد بالكليــة . •توجيــه األعضــاء وحثهــم عــى تنفيــذ خطــة اإلرشــاد ســواء اســتقبال الطالبــات ونجــاح تســجيل املقــررات ،أو يف عقــد اللقــاءات اإلرشــادية وتقديــم تقريــر عنهــا ،أو يف حضــور الطالبــات للــدورات التدريبيــة.
مستمر
•التعامــل مــع حــاالت الشــكاوى وإحالــة املشــكلة للجنــة الطالبيــة عنــد الحاجــة لذلــك. •متابعــة الجنــة الطالبيــة يف دراســة مشــكالت الطالبــات واقــراح الحلــول لهــا. •الوقــوف عــى حــاالت الطالبــات املخالفــات ملعرفــة حــدود مخالفتهــا وتصنيفهــا وتوجيههــا وأخــذ تعهــد عليهــا بعــدم تك ـرار املخالفــة إذا كانــت املخالفــة بســيطة . •إذا كانــت املخالفــة مــا يطبــق بحقــه النظــام تقــوم رئيســة القســم بإحالتهــا اىل لجنــة الشــؤون الطالبيــة إلعــداد تقريــر بحالتهــا و إحالتهــا إىل لجنــة ضبــط الســلوك الطــايب بالكليــة .
15
رئيسة القسم
أوال :رئيسة القسم ً المهمة
شؤون االختبارات والنتائج
األنشطة املنهجية للقسم
16
اإلجراء
•يف بدايــة الفصــل الــدرايس تكلــف رئيســة القســم مرشفــة مقــرر للمــواد العامــة واملقــررات التخصصيــة ألســاتذة الشــبكة •متابعــة وضــع جــدول امتحانــات أعــال الســنة للمقــررات التخصصيــة وتنظيــم أعاملهــا ،وتوجيــه األعضــاء لوضــع األســئلة وفقــاً ألنظمــة الكليــة . •إحالة جداول ولجان املقررات العامة إىل الجنة الطالبية . •متابعــة وكليــة القســم يف إعــداد جــدول مراجــع األســئلة ،وجــدول املصحــح واملراجــع •اعتــاد أســئلة االمتحانــات النهائيــة بعــد وضــع أســاتذة املقــررات لهــا ،واســتالم منــاذج مراجعــة األســئلة موقعــة مــن أســتاذ املقــرر واملراجــع ،واعتــاد منــاذج اإلجابــة وبخاصــة يف املقــررات املشــركة لضــان العدالــة يف توزيــع الدرجــات والتصحيــح بــن الطالبــات. •اقـراح عضــو هيئــة تدريــس بديــل للتصحيــح عــن أســتاذ املقــرر إذا اقتضــت الحاجــة. •اعتــاد نتائــج االمتحانــات وكشــوف رصــد الدرجــات بعــد رصدهــا وتوقيعهــا مــن قبــل أســتاذ املقــرر ،واعتــاد كشــف نســبة النجــاح والرســوب . •اعتامد نتائج االمتحانات عرب النظام . •متابعــة محافظــة النتائــج عــى نســب النجــاح املطلوبــة ،وإعــادة تصحيــح املقــرر إذا اقتــى األمــر بعــد الرفــع للعميــدة. •حــاالت الغــش يف امتحانــات اعــال الســنة يتــم التعامــل معهــا داخــل ا لقسم •يف حــاالت الغــش يف االمتحــان النهــايئ تقــوم رئيســة القســم أو وكيلتهــا مببــارشة الحالــة يف القاعــة وتوقيــع محــر وتوصيلهــا للجنــة املختصــة بضبــط الســلوك عــى مســتوى الكليــة •االطــاع عــى التظلــات الــواردة مــن وحــدة االمتحانــات ،وإحالتهــا ألســتاذ املقــرر . •الطــاع عــى االســتامرات بعــد جمعهــا مــن أســتاذ املقــرر واملراجــع لهــم ,وتوقيعهــا •إحالــة مقرتحــات أســتاذ املقــرر بشــأن النشــاط املنهجــي إىل اللجنــة الطالبيــة •متابعــة الجنــة الطالبيــة يف دراســة املقرتحــات ووضــع خطــة األنشــطة با لقسم •متابعــة وضــع ميزانيــة األنشــطة املنهجيــة التــي يعتــزم القســم إقامتهــا . •اإلرشاف العام عىل األنشطة أثناء إقامتها.
التكرار
النماذج المستخدمة
كلية اآلداب أوال :رئيسة القسم ً المهمة
األنشطة الالمنهجية العامة بالجامعة
الجودة واالعتامد األكادميي
حلقــات البحــث العلمــي التــي يقيمهــا القســم
اإلرشاف عــى شــؤون أعضــاء الهيئــة اإلداريــة بالقســم
اإلجراء
التكرار
النماذج المستخدمة
•ترشــيح منســقة للمؤمتــر العلمــي الطــايب الســنوي بالقســم والرفــع بذلــك لوكالــة شــؤون األنشــطة . •متابعــة املنســقة يف شــؤون املشــاركات يف املؤمتــر واملســاهمة يف تذليــل العقبــات. •إحالــة خطــاب وكالــة شــؤون األنشــطة بشــأن (درة الكليــة) ملقــررة اللجنــة الطالبيــة التخــاذ الــازم. •متابعة اللجنة الشؤون الطالبية يف إجراءات الرتشيح . •متابعة تنفيذ خطط االعتامد األكادميي وتوطني الجودة بالقسم. •اإلرشاف عــى مكتــب ضــان الجــودة بالقســم وتكليــف مديرتــه وتشــكيل هيكلــه . •تكليــف لجنــة الق ـراح الخطــط الدراســية والتعديــات عــى الخطــة الدراســية واملناهــج يف ضــوء املســتجدات العلميــة. •متابعــة تحديــث الخطــط الدراســية و افتتــاح مســارات جديــدة ،ومــا يتبــع هــذا مــن ملفــات املقــرر وتقاريرهــا •تكليــف لجنــة مــن املتخصصــن بالقســم إلعــداد املــادة العلميــة يف حالــة عــدم توفرهــا ،وعرضهــا عــى مجلــس القســم . •تكليــف ومتابعــة لجنــة البحــث العلمــي وخدمــة املجتمــع يف وضــع جــدول زمنــي لعقــد قاعــات البحــث العلمــي يف القســم والتنســيق مــع أعضــاء القســم إللقائهــا وتعيــن موضوعاتهــا مبــا يخــدم أهــداف القســم البحثيــة ،ومتابعــة اإلعــان عنهــا وحــر حضورهــا ،وتفعيــل النقــاش يف أثنائهــا. •اإلرشاف عىل أداء سكرتريات القسم وتوجيههن باستمرار. •التوصية بحضورهن الدورات التدريبية داخل الجامعة وخارجها. •متابعة حاالتهن اإلدارية من إجازات واستئذان وتأخري وغياب. •ترشــيح مــن تســتحق لجائــزة التميــز بالكليــة حســب النــاذج املعــدة. •تكليفهن بلجان إدارية حسب مقتىض العمل. •تقويــم أدائهــن الوظيفــي حســب النمــوذج الرســمي املعــد والرفــع بــه ملكتــب العميــدة. •الرفــع لعميــدة الكليــة يف حــال وقــع مــن املوظفــة أي تجــاوزات التخــاذ مــا يلــزم حســب اللوائــح.
منوذج االجازات . منوذج تقييم األداء الوظيفي .
17
رئيسة القسم -سكرتيرة رئيسة القسم
أوال :رئيسة القسم ً المهمة
اإلجراء
تقديــر احتياجــات القســم ا ملختلفــة
•تقديــر احتياجــات القســم مــن أعضــاء هيئــة التدريــس حســب الخطــة الخمســية للجامعــة . •تقدير احتياجات القسم من وظائف املعيدات واملحارضات والتعاقد •تقديــر احتياجــات القســم مــن الكتــب الدراســية واملراجــع العلميــة والدوريــات و األجهــزة و املــواد األخــرى ورفعهــا إىل عميــدة الكليــة . •تقديــر أعــداد الطالبــات الــايت ميكــن قبولهــن يف القســم يف كل عــام درايس حســب الطاقــة االســتيعابية واإلمكانيــات البرشيــة.
التقرير السنوي للقسم
التعامل مع الربيد اليومي
التدريــب امليــداين (بعــض األقســام)
18
•رصــد وتوثيــق جميــع أعــال القســم وأنشــطته وفعالياتــه العلميــة وحركاتــه الثقافيــة ومشــاركات أعضائــه العلميــة واملجتمعيــة داخــل الكليــة والجامعــة وخارجهــا. •تقديــم تقريــر ســنوي مفصــل عــن ســر العمــل بالقســم والنشــاط العلمــي ألعضائــه يف نهايــة كل عــام . •تضمــن التقريــر االقرتاحــات مثــل إنشــاء مرافــق جديــدة أو افتتــاح مســارات جديــدة بالقســم ،أو آليــة عمــل. •يدخــل هــذا التقريــر يف منافســة بــن األقســام للحصــول عــى جائــزة القســم املتميــز.
•الطالع عىل الربيد الوارد وتوجيهه حسب اللجان بالقسم. •الرد عىل الخطابات التي تتطلب ردا ً عاجال أو معلومات إحصائية. •اعتامد جميع الخطابات التي تعدها لجان القسم . •اإلرشاف عــى وضــع خطــة التدريــب امليــداين للمقــررات التــي تتطلــب ذلــك •تحديــد مؤسســات التدريــب امليــداين وفقــاً لربنامــج القســم واملســتوى. •مخاطبة املؤسسات وتحديد عدد الطالبات مع كل مؤسسة. •توزيع الطالبات عىل مرشفات التدريب امليداين . •يتم تحديد يوم للتدريب امليداين لكل شعبة من الشعب. •كتابة التقارير من قبل مرشفات التدريب امليداين ومتابعتها. •اســتحداث آليــات جديــدة يف تفعيــل التعليــم عــن بعــد يف مقــرر التدريــب امليــداين. •إتاحة دليل التدريب امليداين عىل املوقع .
التكرار
النماذج المستخدمة
مناذج االحتياج من أعضاء هيئة التدريس واملعيدات واملحارضات.
1
مستمر
منوذج التقرير السنوي .
كلية اآلداب ً ثانيا :سكرتيرة رئيسة القسم ( األعمال المساندة ومجلس القسم) المهمة
اإلجراء
التكرار
االستقبال واملواعيد
•استقبال املراجعات وتوجيههم . •استقبال املكاملات الواردة لرئيسة القسم. •عمل االتصاالت الالزمة لرئيسة القسم . •تنظيم مواعيد مقابلة رئيسة القسم. •تعميم الخطة التشغيلية للقسم عىل األعضاء
مستمر
•فتــح الربيــد اإللكــروين الخــاص بالقســم املراســات اإللكرتونيــة وطباعتهــا وعرضهــا عــى رئيســة القســم •استالم الربيد الورقي وفرزه وعرضه عىل رئيسة القسم •إحالــة املعامــات والتعاميــم التــي توجههــا رئيســة القســم إىل األعضــاء بالقســم أو لجــان القســم. •متابعة جميع املعامالت التي تكلفها رئيسة القسم مبتابعتها. •إحالــة اإلحصائيــات والتقاريــر الســنوية اىل لجــان القســم كل فيــا يخصــه وإعــادة جمعهــا ورفعهــا للمكتــب املختــص بــاإلدارة
مستمر
الربيد الصادر
•إعــداد الــرد عــى الخطابــات حســب الجهــة واإلجـراء املطلــوب ،وفــق توجيــه رئيســة القســم •إعداد التعاميم وقرارات التكليف ،الخاصة باألعضاء. •تصدير املعامالت ومتابعة تسليمها. •املشاركة يف إعداد التقرير السنوي للقسم
مستمر
األرشفة
•إعداد ملفات خاصة ب( الصادر والوارد العام ،ومحرض املجلس) •حفــظ الوثائــق الورقيــة بامللفــات الخاصــة بهــا مثــل مجلــس الكليــة ،ومجلــس القســم . •اســرجاع الوثائــق التــي تطلــب مــن رئيســة القســم أو األعضــاء أو مكتــب الجــودة
مستمر
الربيد الوراد
النماذج المستخدمة
19
سكرتيرة رئيسة القسم -لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم
ً ثانيا :سكرتيرة رئيسة القسم ( األعمال المساندة ومجلس القسم) اإلجراء
المهمة
مجلس القسم
20
•جمــع مذكـرات الحــاالت مــن ســكرتريات اللجــان املختصــة بالقســم ، والتأكــد مــن اكتــال بياناتهــا. •ارســال الدعــوة الجتــاع املجلــس وجــدول األعــال لألعضــاء عــر الربيــد اإللكــروين . •إعداد القاعة والعرض الخاص باالجتامع. •طباعــة املحــر والتأكــد مــن إرفــاق املرفقــات الــواردة مــن اللجــان املختصــة. •متابعة توقيع األعضاء عىل املحرض . •تصوير املحرض واملرفقات •ارسال األصل ملكتب العميدة •إرســال صــورة ورقيــة مــع نســخة الكرتونيــة ملكتــب الوكيلــة تتضمــن مرفقــات حــاالت شــؤون األعضــاء •إرســال نســخة الكرتونيــة ملكتــب الدراســات العليــا ،تتضمــن امللفــات االلكرتونيــة ملرفقــات حــاالت الدراســات العليــا واالبتعــاث والبحــث العلمــي. •متابعــة توقيــع األعضــاء الســعوديني عــى بيــان رصف بــدل حضــور مجلــس القســم •رفــع بيانــات رصف البــدل يف نهايــة الفصــل الــدرايس اىل مكتــب شــؤون أعضــاء هيئــة التدريــس.
التكرار
كل شهر او حسب الحاجة
النماذج المستخدمة
النموذج املوحد ملجلس القسم
كلية اآلداب ً ثالثا :لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم المهمة
تعيني املعيدات
عــرض مذكــرة جــدول االحتيــاج الوظيفــي والخطــة الخمســية عــى مجلــس القســم
لجنــة شــؤون أعضــاء هيئــة التدريــس ومــن يف حكمهــم
اإلعالن عن استقبال الطلبات
وكيل شؤون الفروع
اقــراح لجــان وضــع األســئلة والتصحيــح، واملقابــات الشــخصية ثــم اعتامدهــا باملجلــس .
رئيسة القسم
مراجعــة ملفــات املتقدمــات والتأكــد مــن توفّــر الــروط املطلوبة،واســتبعاد َمــن ال تنطبــق عليهــا الــروط.
مكتب الوكيلة
إعــداد قامئــة ببيانــات جميــع املتقدمــات، واملســتبعدات ،واملرشــحات لالمتحــان التحريــري.
مكتب الوكيلة
وضع أسئلة االمتحان التحريري
لجنة األسئلة والتصحيح
متابعة سري االمتحان التحريري،
ســكرترية لجنــة شــؤون أعضــاء هيئــة التدريــس
تصحيح وتعبئة كشف نتيجة املتقدمات
لجنة األسئلة والتصحيح
إجــراء املقابــات الشــخصية ملــن اجتــزن االمتحــان التحريــري
لجنة املقابالت
إعــداد مذكــرة النتائــج للعــرض عــى مجلــس القســم وإعــداد ملــف الكــروين باملرفقــات الالزمــة
ســكرترية لجنــة شــؤون أعضــاء هيئــة التدريــس
ارســال املذكــرة وملــف املرفقــات ()pdf وملــف املرفقــات الورقــي لســكرترية املجلــس ، واالحتفــاظ بنســخة الكرتونيــة مــن املرفقــات
ســكرترية لجنــة شــؤون أعضــاء هيئــة التدريــس
عــرض ملفــات املتقدمــات واســتامرات الرتشــيح املتضمنــة نتائــج االمتحــان واملقابلــة عــى مجلــس القســم للتوصيــة بالرتشــيح لوظيفــة معيــد حســب نســبة النجــاح
لجنــة شــؤون أعضــاء هيئــة التدريــس ومــن يف حكمهــم
رســال املجلــس ملكتــب العميــدة متضمنـاً الحالــة ومرفــق معــه امللــف اإللكــروين للمرفقات إرســال كامــل املرفقــات الورقيــة إىل مكتــب الوكيلــة .
سكرترية املجلس
**امللفــات األصليــة للمتقدمــات ترفــع ملكتــب وكيــل الجامعــة لشــؤون الفــروع ،ويحتفــظ بنســخة ملكتــب الوكيلــة
مكتب وكيلة الكلية
سنوياً
اإلجراء
المنفذ
التكرار
النماذج المستخدمة
محتويات ملف التقديم اســتامرة طلــب الرتشــيح عــى وظيفــة معيــد (موقــع الجامعــة) اســتامرة تقييــم املتقــدم لوظيفــة معيــد (موقــع الجامعــة) تعهــد خطــي مــن املرشــح عــى الوظيفــة مبواصلــة الدراســات العليــا بالجامعــات العامليــة يف مجــال التخصــص (موقــع الجامعــة) العلميــة الشــهادات (بكالوريــوس) +الســجالت . األكادمييــة عــدد ( )3خطابــات توصيــه مصدقــة . صــورة مــن بطاقــة (الهويــة ا لو طنيــة ) . صــورة مــن الخــرات العلميــة والعمليــة. مرفقات مجلس القسم ملفات التقديم مبرفقاتها كامله جدول العبء التدرييس صورة من مجلس القسم
21
لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم
ً ثالثا :لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم المهمة
طلبات التعيني عىل وظيفة محارض
اإلجراء
المنفذ
استقبال طلبات التعيني خالل الفصل الدرايس. مراجعة امللفات والتأكد من انطباق الرشوط
مكتب الوكيلة (وحدة شؤون األعضاء)
اقرتاح لجان وضع األسئلة والتصحيح ،واملقابالت الشخصية ثم اعتامدها باملجلس .
رئيسة القسم
تحديد موعد املقابلة واالمتحان التحريري قبل نهاية الفصل بشهر عىل األقل. *( تستثنى معيدات الكلية من االمتحان ،ويتم مقابلتهن يف حينه) ويحتسب املعدل الرتاكمي لدرجة املاجستري من ()%70
لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
تبليغ املتقدمات من خارج الكلية مبوعد االمتحان واملقابلة
سكرترية لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
متابعة سري االمتحان للمتقدمات
سكرترية لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
تصحيح االمتحان واعداد بيان النتيجة
لجنة األسئلة واالمتحان
اجراء املقابلة الشخصية
لجنة املقابالت الشخصية
إعداد مذكرة النتائج للعرض عىل مجلس القسم وإعداد ملف الكرتوين باملرفقات الالزمة
سكرترية لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
ارسال املذكرة وملف املرفقات ( )pdfوملف املرفقات الورقي لسكرترية املجلس ،واالحتفاظ بنسخة الكرتونية من املرفقات
-
عرض النتائج عىل مجلس القسم للتوصية باعتامد الرتشيح .
لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
ارسال املجلس ملكتب العميدة متضمناً الحالة ومرفق معه امللف اإللكرتوين للمرفقات،إرسال كامل املرفقات الورقية إىل مكتب الوكيلة.
سكرترية املجلس
سنوياً
22
التكرار
النماذج المستخدمة
محتويات ملف التقديم اســتامرة طلــب الرتشــيح عــى وظيفــة معيــد (موقــع الجامعــة) اســتامرة تقييــم املتقــدم لوظيفــة معيــد (موقــع الجامعــة) تعهــد خطــي مــن املرشــح عــى الوظيفــة مبواصلــة الدراســات العليــا بالجامعــات العامليــة يف مجــال التخصــص (موقــع الجامعــة) العلميــة الشــهادات (بكالوريــوس) +الســجالت . األكادمييــة عــدد ( )3خطابــات توصيــه مصدقــة . صــورة مــن بطاقــة (الهويــة ا لو طنيــة ) . صــورة مــن الخــرات العلميــة والعمليــة. مرفقات مجلس القسم ملفات التقديم مبرفقاتها كامله جدول العبء التدرييس صورة من مجلس القسم
كلية اآلداب ً ثالثا :لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم المهمة
التكرار
تعيني عىل درجة أستاذ مساعد
تقديم خطاب طلب التعيني مع املرفقات لرئيسة القسم
العضو املرشح للتعيني
دراسة طلب التعيني عىل درجة أستاذ مساعد، والتأكد من اكتامل وصحة املرفقات الالزمة .
لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
إعداد املذكرة للعرض عىل مجلس القسم وإعداد ملف الكرتوين باملرفقات الالزمة
سكرترية شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
ارسال املذكرة وملف املرفقات ( )pdfوملف املرفقات الورقي لسكرترية املجلس
سكرترية شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
عرض النتائج عىل مجلس القسم للتوصية باعتامد الرتشيح .
لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
ارسال املجلس ملكتب العميدة متضمناً الحالة ومرفق معه امللف اإللكرتوين للمرفقات إرسال كامل املرفقات الورقية إىل مكتب الوكيلة .
سكرترية املجلس
تقديم خطاب طلب ترقية مع املرفقات لرئيسة القسم
العضو املرشح للرتقية
تعبئة مناذج الرتقية (الجزء الخاص بالقسم ) وتوقيع طلب التعبني .توجيه املتقدم لتقديم طلب الرتقية عرب نظام املجلس العلمي اإللكرتوين، وأرسال الطلب عرب النظام إىل رئيسة القسم للتحقق من البيانات واملعلومات
رئيسة القسم
ترقية عىل درجة ( أستاذ +أستاذ مشارك)
إعداد املذكرة الخاصة بالرتقية واعداد ملف الكرتوين باملرفقات .
سكرترية شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
ارسال املذكرة وملف املرفقات ( )pdfوملف املرفقات الورقي لسكرترية املجلس عرض املذكرة و الطلب واملرفقات عىل مجلس القسم متهيدا ً لعرضها عىل مجلس الكلية
-
مستمر
دراسة طلب الرتقية والتأكد من استكامل املرفقات وانطباق الرشوط
لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
سنوياً
اإلجراء
المنفذ
النماذج المستخدمة
ملف طلب التعيني اســتامرات طلــب التعيــن عــى الدرجــة (موقــع الجامعــة) الشــهادات العلميــة +الســجالت األكادمييــة صورة بطاقة الهوية الوطنية ملخــص رســالة املاجســتري + ملخــص رســالة الدكتــوراه ( )CDيحــوي رســالة املاجســتري والدكتــوراه مرفقات مجلس القسم ملف طلب التعيني جدول العبء التدرييس
ملف طلب الرتقية اســتامرات طلــب التعيــن عــى الدرجــة (موقــع الجامعــة) الشــهادات العلميــة +الســجالت األكادمييــة صورة بطاقة الهوية الوطنية ملخــص رســالة املاجســتري + ملخــص رســالة الدكتــوراه ( )CDيحــوي رســالة املاجســتري والدكتــوراه النتاج العلمي مرفقات مجلس القسم ملف طلب الرتقية جدول العبء التدرييس ظــرف رسي ( منــوذج املحكمــن( يعبــأ مــن رئيســة القســم ظــرف رسي (منــوذج تقويــم عضــو هيئــة تدريــس) يعبــأ مــن رئيســة القســم
لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
23
لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم
ً ثالثا :لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم المهمة
األستاذ غري املتفرغ التعاقد عىل بند املكافأة باملحارضة
إعداد مذكرة طلب االستعانة باألستاذ غري املتفرغ وامللف االلكرتوين للمرفقات وإرسالها لسكرترية املجلس
سكرترية شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
دراسة وعرض الطلب واملذكرة عىل مجلس القسم متهيدا ً لعرضها عىل مجلس الكلية .
شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
ارسال املجلس ملكتب العميدة متضمناً الحالة ومرفق معه امللف اإللكرتوين للمرفقات إرسال كامل املرفقات الورقية إىل مكتب الوكيلة .
سكرترية املجلس
تعبئة منوذج طلب التعاقد
املواطنة املتقدمة للعمل
إعداد مذكرة بشأن طلب التعاقد مع مواطنات عىل بند املكافأة باملحارضة وملف الكرتوين باملرفقات.
سكرترية شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
عرض املذكرة والنموذج الخاص بطلب االستعانة عىل مجلس القسم متهيدا ً لعرضها عىل مجلس الكلية.
رئيسة القسم
ارسال املجلس ملكتب العميدة متضمناً الطلب ومرفق معه امللف اإللكرتوين للمرفقات
سكرترية املجلس
توجيه املواطنة املتعاقدة لتعبئة منوذج طلب رصف الساعات التدريسية الفعلية
سكرترية شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
مستمر
تقديم طلب العمل (أستاذ غري متفرغ)
صاحب الطلب
مستمر
ارسال املجلس ملكتب العميدة متضمناً الحالة ومرفق معه امللف اإللكرتوين للمرفقات إرسال كامل املرفقات الورقية إىل مكتب الوكيلة.
سكرترية املجلس
حسب الحاجة
24
اإلجراء
المنفذ
التكرار
النماذج المستخدمة
_
منــوذج طلــب االســتعانة مــن غــر أعضــاء هيئــة التدريــس يف القــاء الوحــدات التدريســية منــوذج طلــب رصف الســاعات التدريســية للمواطنــات املتعاقــد معهــن عــى نظــام املكافــأة باملحــارضة
كلية اآلداب ً ثالثا :لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم المهمة
طلب التفرغ العلمي
تقديم طلب إىل رئيسة القسم متضمن املرفقات الالزمة
العضو الراغب يف التفرغ
تعبئة الجزء الخاص بالقسم يف مناذج التقديم توجيه املتقدم لتقديم طلب التفرغ عرب نظام املجلس العلمي اإللكرتوين ،وتحويل الطلب عرب النظام إىل رئيسة القسم للتحقق من البيانات واملعلومات
رئيسة القسم
دراسة الطلبات والتأكد من انطباق الرشوط واستكامل املرفقات .
لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
إعداد مذكرات طلب التفرغ العلمي وامللف اإللكرتوين ملرفقات كل عضو متهيدا ً للعرض عىل مجلس القسم
سكرترية شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
ارسال املذكرة وملف املرفقات ( )pdfوملف املرفقات الورقي لسكرترية املجلس عرض الطلبات يف نهاية الفصل الدرايس األول من كل عام عىل مجلس القسم *يقوم مجلس القسم باملفاضلة يف حال تقدم عدد أعىل من النسبة املسموح بها ()%10
لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
ارسال املجلس ملكتب العميدة متضمناً الحالة ومرفق معه امللف اإللكرتوين للمرفقات. إرسال كامل املرفقات الورقية إىل مكتب الوكيلة
سكرترية املجلس
حسب الحاجة
يف نهاية الفصل الدرايس الرفع ملكتب الوكيلة بطلب رصف الساعات التدريسية للمواطنات مع االستامرات( بعد اعتامد رئيسة القسم)
سكرترية شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
الفصل األول
اإلجراء
المنفذ
التكرار
النماذج المستخدمة
مرفقات طلب التفرغ العلمي النمــوذج االلكــروين لطلــب إجــازة التفــرغ العلمــي النــاذج الخاصــة بالتفــرغ ()1/4 ()4/4( )3/4()2/4 السرية الذاتية خطــاب موافقــة الجهــة لقضــاء فــرة التفــرغ العلمــي (خــارج اململكــة ) صورة من مجلس القسم صورة من مجلس الكلية يف حــال الحصــول عــى تفــرغ علمــي ســابق يرفــق مايثبــت نــر البحــث
25
لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم
ً ثالثا :لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم المهمة
تقرير التفرغ العلمي االتصال العلمي
مطابقة األوراق ومراجعتها والتأكد من استيفاء الرشوط
لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
إعداد مذكرة تقرير التفرغ العلمي وملف الكرتوين للمرفقات وتسليمه لسكرترية املجلس
سكرترية شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
عرض التقرير ومرفقاته عىل مجلس القسم للتوصية باملوافقة عليه .
لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
ارسال املجلس ملكتب العميدة ملكتب العميدة متضمناً الحالة ومرفق معه امللف اإللكرتوين للمرفقات.
سكرترية املجلس
تقديم طلب االتصال العلمي ومرفقاته لرئيسة القسم
صاحب الطلب
استكامل الجزء الخاص بالقسم يف مناذج الطلب .توجيه العضو للتقديم عرب نظام املجلس العلمي مبوقع الجامعة ،وتحويل الطلب عرب النظام إىل رئيسة القسم للتحقق من البيانات واملعلومات
رئيسة القسم
دراسة طلب االتصال ومرفقاته والتأكد من انطباق الرشوط
لجنة شؤون األعضاء
إعداد مذكرة االتصال العلمي وامللف االلكرتوين للمرفقات وتسليمه مع امللف الورقي لسكرترية املجلس
سكرترية شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
عرض املذكرة ومرفقاتها عىل مجلس القسم للتوصية باملوافقة عليه .
لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
ارسال املجلس ملكتب العميدة متضمناً الحالة ومرفق معه امللف اإللكرتوين للمرفقات. إرسال كامل املرفقات الورقية إىل مكتب الوكيلة
سكرترية املجلس
بعد كل تفرغ
تقديم خطاب لرئيسة القسم مع مرفقات التقرير
العضو امل ُتفرغ
مستمر
26
اإلجراء
المنفذ
التكرار
النماذج المستخدمة
مرفقات التقرير اســتامرة تقريــر عــن إجــازة تفــرغ علمــي تقرير عن البحث وإجراءاته صــورة مــن قــرار املوافقــة عــى التفــرغ نسخة من ملف إجازة التفرغ عدد ( )2من البحث املنجز
مرفقات طلب االتصال العلمي منوذج طلب االتصال العلمي خطــاب املوافقــة عــى االتصــال العلمــي باللغــة العربيــة واللغــة اإلنجليزيــة خطة البحث جدول الزيارة السرية الذاتية
كلية اآلداب ً ثالثا :لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم المهمة
العبء التدرييس
استالم منوذج الرغبات التدريسية وجدول املقررات للفصل القادم من وحدة الجداول . تعميم الجدول ومنوذج الرغبات التدريسية لألعضاء عن طريق الربيد االلكرتوين ومتابعة الردود
سكرترية شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
دراسة الرغبات التدريسية الواردة من األعضاء وإعداد جدول العبء التدرييس لألعضاء بالقسم.
وكيلة القسم
مراجعة البيان وعرضه عىل مجلس القسم للتوصية باعتامد العبء التدرييس متهيدا لعرضه عىل مجلس الكلية.
لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
رفع البيان لوكيلة الكلية لتدقيق النصاب التدرييس من قبل وحدة أعضاء هيئة التدريس.
رئيسة القسم
إعادة توجيه الجدول إىل مكتب الجداول املركزية.
سكرترية شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
بداية كل فصل درايس
اإلجراء
المنفذ
توزيع هذه الجداول عىل األعضاء مع التوقيع باالستالم
التكرار
النماذج المستخدمة
منوذج العبء التدرييس
-
النصاب الزائد
عرض مذكرة النصاب الزائد عىل مجلس القسم املختص
لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
توجيه أصحاب النصاب الزائد من األعضاء لتعبئة استامرات الوحدات الدراسية الزائدة.
سكرترية شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
تدقيق االستامرات ومطابقتها مع العبء التدرييس
لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
رفع االستامرات املعبأة من األعضاء اىل مكتب وكيلة الكلية (وحدة شؤون األعضاء) ليتم االرتباط املايل,
سكرترية شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
فصيل
إعداد مذكرة النصاب الزائد لعرضها عىل املجلس
سكرترية شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
اســتامرة النصــاب التدريــي لعضــو هيئــة التدريــس املســند لــه الوحــدات الدراســية الزائــدة عــن النصــاب منــوذج بيــان الســاعات الدراســية الزائــدة عــن النصــاب
يف نهاية الفصل الدرايس يتم تعبئة الساعات الفعلية التي تم تدريسها من خالل (بيان الساعات الدراسية الزائدة عن النصاب) ورفعها لوحدة شؤون األعضاء .
27
لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم
ً ثالثا :لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم المهمة
املؤمترات والندوات والدورات متديد الخدمة
التقدم بخطاب لرئيسة القسم لطلب املشاركة أو الحضور للمؤمترات الداخلية والخارجية قبل موعد انعقاد املؤمتر بستة أسابيع عىل األقل. ** لألعضاء السعوديني طلب الحضور او املشاركة باملؤمترات {الخارجية} عن طريق فتح حساب مبوقع وزارة التعليم العايل (املؤمترات والندوات) ثم ترحيله اىل رئيسة القسم للتحقق من البيانات وترحيل الطلب اىل مكتب العميدة
األعضاء الراغبون
رفع أسامء املرشحني ملكتب الوكيلة عرب مجلس القسم املختص ،والتبليغ كتابياً يف حال عدم وجود مرشحني.
لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
استالم التقارير عن املهمة العلمية بعد عودة األعضاء
سكرترية شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
عرض تقارير املهمة العلمية عىل مجلس القسم
لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
استقبال خطاب الطلب واملرفقات ( إن وجدت)
سكرترية شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
دراسة الطلب واملرفقات والتأكد من املربرات وانطباق الرشوط
لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
إعداد مذكرة الطلب للعرض عىل مجلس القسم
سكرترية شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
عرض املذكرة عىل مجلس القسم للتوصية باملوافقة عىل الطلب
لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس
مستمر
تعميم ما يرد للقسم من مؤمترات وندوات ودورات وملتقيات داخل اململكة وخارجها وذلك وفقاً لتوجيهات رئيسة القسم.
سكرترية القسم
مستمر
28
اإلجراء
المنفذ
التكرار
النماذج المستخدمة
منوذج تقرير عن مهمة علمية
منــوذج طلــب التمديــد (موقــع الجامعــة) السرية الذاتية بيان معلومات التمديد تقرير عن الكفاءة اإلنتاجية
كلية اآلداب ً ثالثا :لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم المهمة
سري املحارضات البدالت املالية حضور املؤمترات حضور الحلقات التطبيقية االنتدابات
إجراء االتصاالت الهاتفية مع مكتب الدعم يف حال وجود مشاكل تقنية يف القاعات أثناء سري املحارضات.
سكرترية اللجنة الطالبية
تسليم األعضاء أجهزة التحكم ،ومتابعتهم يف إعادتها خالل فرتات املحارضات الثالثة.
سكرترية اللجنة الطالبية
التأكد من صالحية األجهزة ،واملتابعة مع مكتب الدعم الفني عند حدوث مشكلة بها.
سكرترية اللجنة الطالبية
الرفع ملكتب وكيلة التعليم االلكرتوين عند حدوث مشاكل تقنية يف القاعات الخاصة بالقسم.
سكرترية اللجنة الطالبية
توجيه العضو لتعبئة منوذج وثيقة أداء مهمة
سكرترية شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
توجيه العضو لتسليم الوثيقة مع ما يثبت املوافقة والحضور ملكتب شؤون أعضاء هيئة التدريس لرفعه للجهة املختصة بالرصف.
سكرترية شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
منوذج تقرير عن مهمة علمية
منوذج وثيقة أداء مهمة
-
شؤون التعاقد واالستقطاب
استقبال ودراسة استامرات السري الذاتية الواردة من مكتب عميدة الكلية .
لجنة شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
إرسال استامرات األساتذة املرشحني للتعاقد اىل مكتب عميدة الكلية.
سكرترية شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
املحفوظات
سكرترية شؤون أعضاء هيئة التدريس ومن يف حكمهم
مستمر
عمل ملف لكل عضو هيئة تدريس بالقسم لحفظ صور املعامالت الخاصة به
مستمر
إعداد بيان بالساعات املكتبية لألعضاء باملفاهمة معهم ،ومتابعة حضورهم فيها .
سكرترية اللجنة الطالبية
مستمر
اإلجراء
المنفذ
** بالنسبة ألوامر اإلركاب يتم الحصول عليها الكرتونيا من موقع الجامعة
التكرار
النماذج المستخدمة
منوذج تقرير عن مهمة علمية
29
شؤون الدراسات العليا
رابعا :شؤون الدراسات العليا المهمة
الربامج
وفقاً للتقويم الزمني للدراسات العليا ،يتم إعداد بيان مقاعد القبول وبيانات األعضاء املرشحني للتدريس بالربامج
لجنة الدراسات العليا
إعداد مذكرة فتح الربامج والبيان ،وإرسالها الكرتونياً لسكرترية املجلس.
سكرترية لجنة شؤون الدراسات العليا
عرض مذكرة فتح الربامج مع البيان عىل مجلس القسم
لجنة الدراسات العليا
ارسال الحالة ضمن املجلس اىل مكتب العميدة ، ويرفق معه امللف اإللكرتوين للمرفق
سكرترية املجلس
تحديد لجان األسئلة والتصحيح واملقابلة الشخصية
رئيسة القسم
مراجعتها والتأكد من انطباق الرشوط ،ثم إحالتها للقسم
مكتب الدراسات العليا
طباعة طلبات املتقدمات عىل املوقع
القبول بالدراسات العليا
إعداد أسئلة االمتحان
لجنة األسئلة والتصحيح
تجهيز القاعة الخاصة باستقبال املتقدمات ووضع امللصقات التوضيحية الالزمة ،وكشف توقيع الحضور.
سكرترية لجنة الدراسات العليا
تصحيح االمتحان وتفريغ درجات االختبار يف الكشوف الخاصة بذلك
لجنة االمتحان والتصحيح
تحديد املرشحات للمقابلة الشخصية
لجنة الدراسات العليا
سنوي
التواصل مع املتقدمات عرب الربيد االلكرتوين لإلبالغ مبوعد اختبار القبول التحريري ومكانه.
سكرترية لجنة الدراسات العليا
متابعة سري االمتحان
30
سنوي
اإلجراء
المنفذ
استقبال بيان بأسامء ورموز املتقدمات عرب املوقع من عامدة الدراسات العليا
التكرار
النماذج المستخدمة
بيــان برامــج الدراســات العليــا املتوقــع فتحهــا واعــداد القبــول بهــا الدراسات العليا ()034
كلية اآلداب رابعا :شؤون الدراسات العليا المهمة
القبول بالدراسات العليا سنة املقررات (السنة التمهيدية)
متابعة سري املقابلة الشخصية واإلعداد الالزم لها
سكرترية لجنة الدراسات العليا
اجراء املقابالت الشخصية
لجنة املقابالت الشخصية
تفريغ الدرجات يف الكشوف الخاصة
سكرترية لجنة الدراسات العليا
تدقيق النتائج وعرضها عىل مجلس القسم
لجنة الدراسات العليا
ارسال النتائج لعامدة الدراسات العليا إلكرتونياً (عرب الرمز الرسي الخاص)
رئيسة القسم
تصحيح االمتحان وتفريغ درجات االختبار يف الكشوف الخاصة بذلك
لجنة االمتحان والتصحيح
تحديد املرشحات للمقابلة الشخصية
لجنة الدراسات العليا
اقرتاح املرشدين األكادمييني للطالبات
رئيسة القسم
اقرتاح توزيع املقررات عىل أعضاء هيئة التدريس وإعداد الجدول الدرايس للربنامج
لجنة الدراسات العليا
إعداد الخطة الدراسية للطالبات ،والتأكد من توقيع كل من الطالبة واملرشد األكادميي ورئيسة القسم.
سكرترية لجنة الدراسات العليا
ارسال الخطة والجدول ملكتب الدراسات العليا
سكرترية لجنة الدراسات العليا
تسليم الجداول وكشوف الحضور لألعضاء املكلفني بتدريس السنة التمهيدية ( إلكرتونياً
سكرترية لجنة الدراسات العليا
إعداد ملف ورقي والكرتوين لحفظ توصيف املقررات وتقاريرها
سكرترية لجنة الدراسات العليا
يف بداية الفصل الدرايس جمع توصيف املقررات (إلكرتونيا ) من األعضاء املكلفني بالتدريس واعتامدها من رئيسة القسم .وتزويد مكتب الدراسات العليا بنسخه
سكرترية لجنة الدراسات العليا
يف نهاية الفصل الدرايس جمع منوذج (تقرير املقرر) من األساتذة واعتامده من رئيسة القسم ، وتزويد مكتب الدراسات العليا بنسخه
سكرترية لجنة الدراسات العليا
سنوي
التبليغ عن موقع وموعد املقابلة للطالبات
سكرترية لجنة الدراسات العليا
فصيل
اإلجراء
المنفذ
التكرار
النماذج المستخدمة
منــاذج التســجيل والقبــول عــى موقــع الجامعــة طلب التحاق بالدراسات العليا ( )2منوذج توصية الشهادات العلمية (موافقة جهة العمل للموظفة)
منوذج الجدول الدرايس منوذج الخطة الدراسية منوذج كشف الحضور منوذج جدول االمتحان الفصيل
31
شؤون الدراسات العليا
رابعا :شؤون الدراسات العليا المهمة
إعداد ملف ورقي والكرتوين لحفظ توصيف املقررات وتقاريرها .
سكرترية لجنة الدراسات العليا
استالم كشوف الحضور والغياب من األساتذة اسبوعياً وإرسالها يف نهاية الفصل الدرايس اىل الدراسات العليا (إلكرتونياً)
سكرترية لجنة الدراسات العليا
إعداد جدول االمتحانات الفصلية لسنة املقررات وتزويد الدراسات العليا بنسخة
سكرترية لجنة الدراسات العليا
سنة املقررات (السنة التمهيدية)
فصيل
(سري االمتحان) مركزياً بواسطة مكتب الدراسات العليا تفريغ درجات االمتحان النهايئ بواسطة أستاذ املقرر الكرتونياً يف النظام
متابعة الطالبات وتقارير اإلرشاف
تحويل النتيجة إىل رئيسة قسم
أستاذ املقرر
تحويل النتيجة اىل عامدة الدراسات العليا .
رئيسة القسم
استقبال تقارير املتابعة وا ِإلرشاف من مكتب الدراسات العليا يف نهاية كل فصل درايس وعرضها عىل مجلس القسم ، التوصية بإعداد خطابات التنبيه واملالحظات للطالبات املتعرثات ،واعتامدها من رئيسة القسم
لجنة الدراسات العليا فصيل
32
اإلجراء
المنفذ
التكرار
النماذج المستخدمة
منوذج الجدول الدرايس منوذج الخطة الدراسية منوذج كشف الحضور منوذج جدول االمتحان الفصيل
منوذج تقرير إرشاف
كلية اآلداب رابعا :شؤون الدراسات العليا المهمة
استقبال طلبات طالبات الدراسات العليا بالقسم ومرفقاتها حسب الالئحة.
سكرترية لجنة الدراسات العليا
دراسة الطلب والتأكد من اكتامل املرفقات وانطباق الرشوط
لجنة الدراسات العليا
اعداد املذكرة ،وملف الكرتوين للمرفقات
سكرترية لجنة الدراسات العليا
إرسال املذكرة الكرتونياً مع ملف املرفقات()pdf وملف املرفقات الورقي لسكرترية املجلس . عرض الحالة عىل مجلس القسم للتوصية بالقرار
لجنة الدراسات العليا
ارسال املجلس متضمناً الحالة ومرفق معه امللف اإللكرتوين للمرفقات
سكرترية املجلس
إرسال كامل املرفقات الورقية إىل مكتب الدراسات العليا.
سكرترية لجنة الدراسات العليا
استالم صورة القرار الوارد من الدراسات العليا. (الكرتونياً ) وعرضه عىل رئيسة القسم ثم إحالته لسكرترية الدراسات العليا
سكرترية مجلس القسم
تبليغ من يهمه األمر بالقرار ( الطالبة ،املرشف)
سكرترية لجنة الدراسات العليا
إضافة الرد مللف طالبة الدراسات العليا .
سكرترية لجنة الدراسات العليا
تحديث بيان حالة الطالبة الكرتونياً بإضافة املوافقة ضمن بياناتها يف امللف اإللكرتوين .
سكرترية لجنة الدراسات العليا
فصيل
حاالت مجلس الكلية (تغيري تخصص تحويل قيد اعتذار عن امتحان املقررات تأجيل االمتحان الشامل اعتامد نتيجة امتحان شامل تسجيل خطة بحث نقل إرشاف استمرار ارشاف تغيري عنوان فرصة إَضافية تشكيل لجنة مناقشة إعادة تشكيل لجنة منح درجة (اليدخل مجلس كلية) تأجيل فصل )اليدخل مجلس كلية)
اإلجراء
المنفذ
التكرار
النماذج المستخدمة
جميــع املرفقــات موضحــة بدليــل الدراســات العليــا
33
شؤون الدراسات العليا -اللجنة الطالبية
رابعا :شؤون الدراسات العليا المهمة
34
متابعة سري االمتحان
سكرترية لجنة الدراسات العليا
عرض النتائج عىل مجلس القسم املختص
لجنة الدراسات العليا
•استالم االستفسارات الواردة من الجامعات األخرى ،أو املحالة من مكتب الدراسات العليا. •ارسال االستفسار عن اسبقية دراسة املوضوعات اىل األعضاء بالقسم . •جمع الردود من األعضاء •إرسال الرد للجهة املتقدمة بالطلب.
سكرترية لجنة الدراسات العليا
•اإلعالن عن موعد ومكان وعنوان الحلقة لألعضاء وطالبات الدراسات العليا. •متابعة تشغيل تقنيات القاعة وربطها باألعضاء الرجال يف الشبكة •متابعة كشف توقيعات الحضور •رفع محرض قاعة بحث لرئيسة القسم
سكرترية لجنة الدراسات العليا فصيل
حلقة البحث لطالبات الدراسات العليا
تحديد املوعد
رئيسة ا لقسم
كشف نتيجة االمتحان الشامل
مستمر
االستفسار عن عناوين البحوث
ترشيح لجان االمتحان التحريري واملقابلة الشخصية وعرضها عىل مجلس القسم
رئيسة القسم حسب الحاجة
االمتحان الشامل
اإلجراء
المنفذ
التكرار
النماذج المستخدمة
منــوذج كشــف حضــور حلقــة بحــث
كلية اآلداب ً خامسا :اللجنة الطالبية المهمة
ربط املرشدات بالطالبات إلكرتونيا
وحدة اإلرشاد بالكلية
استقبال الطالبات يف فرتة التسجيل ملساعدتهن عىل إمتام إجراءات عملية التسجيل بنجاح
املرشدات األكادمييات
متابعة إرشاد الطالبات فرتة التسجيل
اللجنة الطالبية
متابعة الساعات اإلرشادية
سكرترية اللجنة الطالبية
تحديد مرشفة مقرر أو أكرث ملقررات الشبكة
رئيسة القسم
إعداد جداول االمتحانات ولجان املراقبة من وحدة االختبارات املركزية
رئيسة القسم
تعميم الجداول عىل األساتذة بالقسم للمراجعة
سكرترية اللجنة الطالبية
تعميم الجداول بعد التعديل ( إن وجد)
سكرترية اللجنة الطالبية
يف حالة تغيب الطالبة تسلم العذر اىل أستاذة املقرر ويتم إعادة االمتحان بالتنسيق معها.
أستاذة املقرر
استالم األعذار ملواد الشبكة والتنسيق الختبار املعتذرات مع مرشفة املقرر
سكرترية اللجنة الطالبية
جدول طلبات تسجيل املقررات استامرة حالة الطالبة املتعرثة تعهــد مبراجعــة وحــدة التوجيــهواإلرشــاد الجامعــي سجل متابعة مرشد التقريــر الشــامل لخطــة تســجيلاملقــررات تقرير اللقاءات اإلرشادية إحصائية الربط االلكرتوين.تقويم فاعلية اإلرشاد األكادميي
مستمر
اختبارات اعامل السنة املقررات التخصصية
تحديد املرشدات األكادمييات للطالبات وإرسالها لوحدة اإلرشاد بالكلية .
رئيسة القسم
فصيل مستمر
اإلرشاد األكادميي
اإلجراء
المنفذ
التكرار
النماذج المستخدمة
35
عنوان الفصل ً خامسا :اللجنة الطالبية المهمة
اإلجراء
المنفذ
تعميم البيان بتشكيل اللجان وتوزيع القاعات الوارد من مكتب االختبارات املركزية.
سكرترية اللجنة الطالبية
إعداد جدول مراجع األسئلة ،وجدول املصحح واملراجع
وكيلة القسم
تبليغ وحدة االختبارات باملالحظات ( إن وجدت)
سكرترية اللجنة الطالبية
تعميم الجداول عىل األعضاء بعد اعتامدها من رئيسة القسم ،ووكيلة الشؤون األكادميية، وعميدة الكلية
سكرترية اللجنة الطالبية
استالم كشف نسبة النجاح والرسوب من أساتذة املقررات الكرتونياً .
سكرترية اللجنة الطالبية
مراجعتها وتحويلها إىل مكتب وكيلة الشؤون األكادميية.
وكيلة القسم
بالنسبة لالعتذار عن االمتحان تسلمها الطالبات ملسئولة شؤون الطالبات وتزود وحدة االختبارات بقامئة بأسامء املعتذرات
متابعة جمع التظلامت من األعضاء والتأكد من استكامل التوقيعات ،وارسالها لوحدة االختبارات املركزية
36
تعبئة منوذج طلب اإلجراءات الخاصة باألنشطة
أستاذ املقرر
طلب ترصيح الدخول املسايئ للجهات املكلفة بتجهيزات خاصة بالنشاط.طلب ترصيح دخول األعضاء الخارجيني املشاركني بالنشاط .طلب ترصيح لطالبات األنشطة إلدخال املستلزمات الخاصة بالنشاط،ارسال بطاقات الدعوة لحضور النشاط ،تصميم وطباعة الشهادات الخاصة ببعض األنشطة،رفع بيان املرصوفات والفواتري ملكتب العميدة
سكرترية اللجنة الطالبية
وفق خطة النشاط
األنشطة الطالبية (املنهجية والالمنهجية)
دراسة مقرتحات أساتذة املقررات ووضع خطة األنشطة
اللجنة الطالبية
فصيل
التظلامت بعد االمتحان
التعاون مع أساتذة الشبكة يف التواصل مع الطالبات .
جدول املصحح واملراجع
ـ
سكرترية اللجنة الطالبية
استالم استامرات التظلم الواردة من وحدة االختبارات املركزية وعرضها عىل رئيسة القسم ثم توزيعها عىل األعضاء.
فصيل
شؤون االمتحانات الفصلية املقررات العامة السنة األوىل (عام) املقررات التخصصية
التكرار
النماذج المستخدمة
منــوذج اســتامرة التظلــم (وحــدة االختبــارات)
منــوذج طلــب اإلج ـراءات لألنشــطة مــن مكتــب الوكيلــة مناذج معدة من األمن
كلية اآلداب ً خامسا :اللجنة الطالبية المهمة
التواصل مع املنسقة بشأن التكليفات واملوضوعات املتعلقة باملؤمتر
اللجنة الطالبية
إعداد املخاطبات الالزمة خالل فرتة التحضري للمؤمتر
سكرترية اللجنة الطالبية
إحالة خطاب وكالة شؤون األنشطة بشأن (درة الكلية) ملقررة اللجنة الطالبية
رئيسة القسم
طلب مرئيات األعضاء حيال ترشيح الطالبات املناسبات
اللجنة الطالبية
عرض الرتشيحات عىل أعضاء اللجنة والرفع بالتوصية لرئيسة القسم
اللجنة الطالبية
استقبال شكاوي الطلبة فيام يخص املقرر الدرايس أو أعضاء هيئة التدريس وتيسري دخولها لرئيسة القسم التعامل مع الحالة وإحالة املشكلة للجنة الشؤون الطالبية عند الحاجة لذلك
رئيسة القسم
دراسة مشكالت الطلبة واقرتاح الحلول لها
اللجنة الطالبية
دراسة املخالفات القانونية للطالبات وتصنيفها واقرتاح العقوبات لها وفق األنظمة املعمول بها. استقبال مخالفة الطالبة املحالة للقسم من األستاذة أو األمن .وتيسري مقابلتها رئيسة القسم
الوقوف عىل الحالة ملعرفة حدود مخالفتها وتصنيفها وتوجيهها وأخذ تعهد عليها بعدم تكرار املخالفة إذا كانت املخالفة يسرية . إذا كانت املخالفة مام يطبق بحقه النظام تحال اىل اللجنة الطالبية إلعداد تقرير بحالتها و إحالتها إىل لجنة ضبط السلوك الطاليب بالكلية .
اللجنة الطالبية ولجنة ضبط السلوك سكرترية اللجنة الطالبية مستمر
شؤون الطالبات (املخالفات)
سكرترية اللجنة الطالبية مستمر
شؤون الطالبات (الشكاوي)
ترشيح منسقة للمؤمتر العلمي الطاليب السنوي بالقسم والرفع بذلك لوكالة شؤون األنشطة .
رئيسة القسم
سنوي
األنشطة العامة بالجامعة
اإلجراء
المنفذ
التكرار
النماذج المستخدمة
رئيسة القسم
37
عنوان الفصل ً خامسا :اللجنة الطالبية المهمة
سكرترية اللجنة الطالبية
التدريب امليداين (بعض األقسام)
وضع خطة التدريب امليداين للمقررات التي تتطلب ذلك كالتايل: •تحديد مؤسسات التدريب امليداين وفقاً لربنامج القسم واملستوى. •مخاطبة املؤسسات وتحديد عدد الطالبات مع كل مؤسسة. •حرص وتوزيع الطالبات عىل مرشفات التدريب امليداين . •عقد ورش عمل لتأهيل الطالبات واملرشفات ملقرر التدريب امليداين . •إعداد الربنامج التدريبي للطالبات داخل املؤسسات املختلفة . •يتم تحديد يوم للتدريب امليداين لكل شعبة من الشعب. •متابعة التقارير من قبل مرشفات التدريب امليداين •استحداث آليات جديدة يف تفعيل التعليم عن بعد يف مقرر التدريب امليداين.
اللجنة الطالبية
مستمر طول العام
اإلعالنات
استالم اإلعالنات الواردة للقسم من جميع اقسام الجامعة إعداد اإلعالنات الخاصة بالطالبات تصويرها وتوزيعها يف لوحة اإلعالنات إعالنها عرب تويرت الخاص بالقسم ( إن وجد)
مستمر طول العام
38
إعداد اإلفادة الالزمة بتوجيه من رئيسة القسم : ( تحويل طبي ـــ حضور محارضة ـــ دخول اختبار ـــ حضور نشاط)
سكرترية اللجنة الطالبية
مستمر طول العام
اإلفادات
اإلجراء
المنفذ
التكرار
النماذج المستخدمة
اإلفادات
اإلعالنات
استامرة تقييم شخصية الطالبة استامرة تقييم سجالت الطالبة
كلية اآلداب
39
40