PlaniďŹ car es Importante en mi Empresa
01
MĂłdulo
Municipalidad de Guatemala Lic.Ricardo Quiñonez Alcalde de la Municipalidad de Guatemala Alcaldía Auxiliar Zona 1 Ing. Óscar de León URBANÍSTICA — Taller del Espacio Público Directora Arq. Rossana García Subdirección Msc. Arq. Silvia García Coordinación del Programa Msc. Arq. Ingrid de la Vega Contenido Académico Ing. Fernando Alay Acompañamiento del Programa Msc. Arq. Ingrid de la Vega Arq. Luisa Santos Licda. Luisa González Diseño y Diagramación Licda. Mónica Santos 2018
Índice La Planificación en una Empresa y su Importancia El Papel del Empresario ó Empresaria Las Características Empresariales Personales (cep´s) Herramientas Básicas para Planificar
5 9 15 19
FODA
20
Taller de Ejercicios Prácticos
23
La Planificación en una Empresa y su Importancia La Planificación1 es la primera función de la adminis-
tración, y consiste en determinar las metas u objetivos a cumplir. La planificación incluye seleccionar misiones y objetivos como las acciones para alcanzarlos; requiere tomar decisiones; es decir, seleccionar entre diversos cursos de acción futuros. Se puede afirmar que la planificación es básica para las otras funciones de la administración, ya que sin la formulación de un objetivo no habría para que organizar, nadie para dirigir y nada que controlar. Como Benjamín Franklin famosamente declaró:
“
Al no prepararse, se está preparado para fracasar
”
Al igual que la planificación es una necesidad en la vida personal, también es muy valiosa para las empresas y/o los pequeños negocios. Ambas, pueden beneficiarse al examinar el significado de la una empresa.2
Objetivos3 1 Prof. Andrés M. Núñez Parada, Máster en Administración y Dirección de Empresas, andres. nunez@correos.cl 2 http://www.ehowenespanol.com/significadoimportancia-planificacion-info_ 3 www.elprisma.com/ apuntes/administración_de_empresas/planificacion
Los objetivos son de gran importancia para la administración, pues le dan un sentido, una dirección u orientación a los esfuerzos aplicados. Estos objetivos, bien definidos, conocidos y planteados de un modo práctico, tienen fuerza motivadora en sí y por ellos mismos. Por eso se dice que la sola formulación de un objetivo claro implica obtener ya la mitad de su cumplimiento. En muchos casos, si bien existen objetivos, estos se formulan de un modo vago o ambiguo, sin determinar una meta precisa.
Módulo 1: Planificar es Importante e n mi Empresa
planificación, así como su importancia para el éxito a largo plazo de
5
En general son preferibles los Objetivos Cuantificados. La fijación de objetivos no es un privilegio ni una obligación exclusiva de los niveles directivos de una organización, sino lo es de todos y cada uno de los que actúan en ella. Es posible distinguir entre objetivos de la empresa, de los administradores y de los individuos. Lo importante es que tengan una orientación común. La armonización de los objetivos sugiere una cierta jerarquía entre ellos, así hay objetivos principales y secundarios. Primero se definen los objetivos generales o principales, y luego estos se van extendiendo hacia abajo, los secundarios.
Módulo 1: Planificar es Importante e n mi Empresa
Entonces Planear o Planificar, consiste en seleccionar y relacionar los hechos, formular y emplear supuestos respecto al futuro, efectuando una predicción de actividades necesarias para alcanzar los objetivos o resultados esperados.
6
¿Por qué es importante la Planificación? Los elementos que determinan la importancia de desarrollar actividades de planificación en una empresa son las siguientes: •
La planificación es económica, al concentrar las acciones en un sentido definido.
•
Además porque se evitan o aminoran riesgos innecesarios.
•
Facilita la coordinación de las distintas funciones de la empresa.
•
Permite el control de la empresa.
Principios: Para que la planificación sea efectiva, es preciso tener en consideración los siguientes principios:
Flexibilidad: La inflexibilidad de los planes atenta con su efectividad, ya que si el plan es estático y no se adapta a los cambios, la planificación se rigidiza, pierde validez y se hace inoperante.
Compromiso: Los planes deben ser motivadores para lograr el compromiso de todos los que intervienen en el proceso y así favorecer su cumplimiento.
Limitaciones: Una de las críticas que corrientemente se hace a la planificación, es esta observación, cabe llamar la atención en que la mayor o menor exactitud del plan dependerá de los datos considerados para formularlo. En la medida que éstos sean reales o bien estimados, mejor será el resultado logrado. Otra crítica que se formula a la planificación, la constituye las dificultades propias que plantea la actividad de planificar, esto es efectivo, sobre todo cuando no se dispone de antecedente estadístico en que basar el plan.
Módulo 1: Planificar es Importante e n mi Empresa
su POCA EXACTITUD en relación con los resultados obtenidos. Ante
7
8
Mรณdulo 1: Planificar es Importante e n mi Empresa
El Papel del Empresario ó Empresaria Empresaria(o) es el nombre que se le da al propietario(a) de un negocio u organización con fines de lucro. Ser un(a) empresario(a) está asociado con ser una persona emprendedora (aunque no necesariamente todo empresario es un emprendedor; puede haber heredado o comprado una empresa estable ya funcionando), alguien que asume un buen nivel de riesgo al llevar a cabo un proyecto, a cambio de potenciales utilidades. Ser un(a) empresario(a) implica ejercer liderazgo, gran capacidad de trabajo, tolerancia al riesgo, y además, capital para crear y vender bienes o servicios.4 Una empresa es el campo de acción, en donde se desenvuelve toda empresaria o empresario y ejerce sus niveles de actividad. Existen diversos tipos de empresas y regularmente éstas, se dividen
4 http://tuspreguntas. tusrespuestas.com
Módulo 1: Planificar es Importante e n mi Empresa
por el tipo de actividad que desarrollan, así tenemos:
9
Por Su Actividad o Giro:5 Las empresas de acuerdo a la actividad que desarrollan, pueden clasificarse así:
Industriales o Manufactureras: Son aquellas que transforman las materias primas en productos terminados y pueden ser productoras de bienes de consumo final o de producción. Así encontramos negocios que se dedican a producir
Módulo 1: Planificar es Importante e n mi Empresa
alimentos, zapatos, arreglos florales, dulces típicos y otros.
10
5 http://telpin.com.ar/interneteducativa/proyectos/2006/lasempresas/
Sport
Comerciales: Son aquellas que son intermediarios entre el productor y el consumidor, su función primordial es la compra - venta de productos terminados. Así encontramos negocios como librerías, tiendas de ropa,
Módulo 1: Planificar es Importante e n mi Empresa
zapaterías, venta de productos naturales, etc.
11
De Servicios: Como su nombre lo indica son aquellas empresas que brindan servicios a la comunidad y pueden tener o no fines lucrativos. Entre ellas encontramos Ópticas, copi-centros, internet café, clínicas de salud y
Módulo 1: Planificar es Importante e n mi Empresa
otras.
12
Por su tamaño en cuanto al número de empleados, las empresas pueden ser clasificadas como:6
Microempresas:
Las que tienen hasta 10 empleados.
Pequeñas Empresas:
Las que tienen hasta 25 empleados.
PYMES Medianas Empresas:
Grandes empresas:
Las que tienen más de 65 empleados.
En nuestro caso, somos propietarios(as) de un negocio que se dedica a actividades de producción, comerciales o de servicios, lo que nos convierte en Empresarias o empresarios. 6 Material de FUNDES Guatemala.
Las empresarias y empresarios son personas fuertemente motivadas, dotados para la acción y asumir riesgos, para lograr sus objetivos, tenemos enorme capacidad para vender productos diversos y prestar servicios de diferente naturaleza.
Módulo 1: Planificar es Importante e n mi Empresa
Las que tienen hasta 65 empleados.
13
14
Mรณdulo 1: Planificar es Importante e n mi Empresa
Las Características Empresariales Personales (cep´s). ¿Qué es una característica empresarial personal? 7 Una característica empresarial personal, es un atributo que forma parte del carácter de una persona y que le sirve de manera especial, para desenvolverse en su vida con una óptica reconocida como empresarial. Un estudio realizado en tres continentes distintos, determinó patrones de conducta que se reiteraban en distintas personas con “éxito en emprendimientos” y las agruparon en conductas o Características Emprendedoras Personales, las cuales se presentan en tres conjuntos asociados8: •
A la búsqueda de logro o éxito
•
La proyección en el tiempo (planificación)
•
Y el poder personal (asociado a la capacidad de internali-
Un resumen de estas características empresariales personales, agrupadas en los tres conjuntos, se presenta a continuación:
7 Características empresariales personales – Monografías.com 8 http://documentos. parquesparachile.cl/ceps. pdf
Módulo 1: Planificar es Importante e n mi Empresa
zar, valorar y activar los recursos personales).
15
Planificación: 1. Establecimiento de Metas La microempresaria(o) se fija metas que tienen un significado personal y conllevan un reto. Tiene visión clara y específica de largo plazo. Fija objetivos medibles en el corto plazo.
2. Planificación y Control Planifica dividiendo tareas grandes en sub-tareas con tiempos de entrega establecidos. Constantemente revisa sus planes para tomar en cuenta resultados obtenidos y circunstancias cambiantes. Mantiene registros financieros y los emplea en la toma de decisiones.
3. Búsqueda de Información Personalmente busca información sobre clientes, proveedores y competidores. Consulta a especialistas técnicos e informes comer-
Módulo 1: Planificar es Importante e n mi Empresa
ciales y utiliza contactos o redes para obtener información útil.
16
Logro: 1. Búsqueda de Oportunidades La microempresaria(o) actúa antes de que se lo pidan o de ser obligada por las circunstancias. Actúa para ampliar el negocio hacia nuevas áreas, productos o servicios, o bien, aprovecha oportunidades poco usuales para lanzar un negocio, obtener financiamiento, equipo, asistencia técnica, etc.
2. Persistencia Toma acción frente a un gran desafío. Desarrolla acciones repetidas o cambia de estrategia para hacer frente a un reto o para superar
obstáculos. Se responsabiliza personalmente por hacer todo lo necesario para alcanzar sus metas y objetivos.
3. Corre Riesgos Calculados Calcula riesgos deliberados y evalúa alternativas. Actúa para reducir riesgos y controlar resultados. Se anticipa a colocarse en posibles situaciones de riesgos.
Poder: 1. Persuasión y Redes de Apoyo. La microempresaria(o) se vale de estrategias deliberadas para influenciar y persuadir a otros. Aprovecha contactos con otras personas claves para alcanzar objeti-
Como ejemplos de esta red de contactos, se pueden mencionar a nuestros compañeros de negocios similares, nuestros proveedores, nuestros clientes son claves e instituciones de apoyo como la Municipalidad de Guatemala y otros.
Módulo 1: Planificar es Importante e n mi Empresa
vos propios y desarrolla y mantiene una red de contactos de negocios.
17
18
Mรณdulo 1: Planificar es Importante e n mi Empresa
Herramientas Básicas para Planificar El Análisis F.O.D.A.9 también conocido como Matriz F.O.D.A. es una
metodología de estudio de la situación de una empresa o un proyecto, analizando sus características internas (Debilidades y Fortalezas) y su situación externa (Amenazas y Oportunidades) en una matriz cuadrada.
Es una herramienta para conocer la situación real en que se encuentra una organización, empresa o proyecto y planificar una estrategia de futuro.
Es una técnica que permite saber cuatro aspectos básicos, en nuestra persona, en nuestra empresa o negocio:
•
Fortalezas.
•
Oportunidades.
•
Debilidades.
•
Amenazas.
En tal sentido, el FODA lo podemos definir como una herramienta empresa y por tanto controlables, tales como fortaleza y debilidades, además de factores externos a la misma y por tanto no controlables, tales como oportunidad y amenazas.10 Para una mejor comprensión de dicha herramienta, definimos los rubros mencionados, en función de un Pequeño Negocio que se dedica a la Venta de Alimentos así: 9 www.wikipedia.org 10 http://htmlrincondelvago.com/analisis-foda. html
Módulo 1: Planificar es Importante e n mi Empresa
de análisis estratégico, que permite analizar elementos internos a la
19
FODA La herramienta de análisis F.O.D.A. puede ser aplicada tanto a una empresa como a su propietario, es decir el microempresario.
Fortalezas: Son todos aquellos elementos positivos que diferencian a este pequeño negocio de otros de la competencia. Entre las fortalezas del negocio, resaltan el reconocido y buscado sabor casero de la comida preparada y la higiene y limpieza que se percibe en el área de servicio y consumo del lugar.
Debilidades: Se denominan as a los problemas que limitan el desarrollo del negocio y por ende no Módulo 1: Planificar es Importante e n mi Empresa
generan mayores clientes o demanda de
20
los productos.
Un precio no competitivo
es usualmente una de las debilidades más frecuentes en este tipo de negocios, que no haya agilidad en el servicio, principalmente por ser comida preparada. Que no se tenga variedad de opciones en el menú de la semana o bien que la presencia y atención del personal de servicio no sea la adecuada. Estos factores identificados deben eliminarse, mejorarlos y orientarlos a que se conviertan en fortalezas para el negocio.
Oportunidades: Son situaciones positivas que se generan en el medio y que están disponibles para ser aprovechadas por las empresas o negocios. Se convertirán en oportunidades de mercado para la empresa, cuando ésta las identifique y las aproveche en función de sus fortalezas. Por ejemplo para el negocio de venta de alimentos constituye una oportunidad, el lograr un arrendamiento de un local en un punto estratégico, por ejemplo en la 5ª. Avenida o bien en la 8ª. Avenida de la zona 1, cerca del Congreso, o bien, cerca del Parque Gómez Carrillo o bien cerca del Edificio de la Policía Nacional, ambos puntos estratégicos por la alta frecuencia de clientes en el sector.
Amenazas: Son situaciones o hechos externos a la empresa o negocio y que pueden afectar el desarrollo y desenvolvimiento de los yen una amenaza para el negocio de alimentos. La competencia que se instale cercana o aledaña al negocio de alimentos es otra amenaza, por ejemplo que se instale una franquicia local de comida rápida como podría ser Pinulito, afectaría inmediata y peligrosamente la supervivencia del negocio de alimentos. La importancia en la realización de este análisis, consiste en poder determinar de forma objetiva, en qué aspectos la empresa o institución tiene ventajas respecto de su competencia y en qué aspectos necesita mejorar para poder ser competitiva. El objetivo de esta herramienta es ayudarlo a diagnosticar para que en función de ella, pueda usted pronosticar y decidir conforme al giro o desarrollo de su negocio.
Módulo 1: Planificar es Importante e n mi Empresa
mismos. La alta delincuencia y violencia en el sector constitu-
21
A continuación apreciamos un ejemplo de un F.O.D.A.
PERSONAL con orientación a los negocios:
F.O.D.A. PERSONAL ENFOCADO A LOS NEGOCIOS FORTALEZAS
DEBILIDADES Internas
Persona muy conocida en barrio
Baja escolaridad
Ser considerado honorable
Poca facilidad de palabra
Experiencia en el negocio
Temeroso de correr riesgos
Búsqueda de oportunidades
No ser disciplinado
AMENAZAS
Externas Apoyo de amistades
Extorsiones y delincuencia en el sector
Aprovechamiento de Curso de Fortalecimiento Empresarial
Fuerte competencia de negocios similares
Módulo 1: Planificar es Importante e n mi Empresa
OPORTUNIDADES
23
Mรณdulo 1: Laboratorio de Planificaciรณn Se le solicita que realice el ejercicio de diagnรณstico F.O.D.A. de SU PERSONA, detectando sus fortalezas y debilidades personales y enfocando las oportunidades y amenazas que se presentan en su entorno personal y que incidirรกn en su negocio.
EJERCICIO F.O.D.A. ENFOCADO EN MI PRESONA
1
FORTALEZAS
1
2
2
3
3
4
4
5
5
1
OPORTUNIDADES
1
2
2
3
3
4
4
5
5
DEBILIDADES
AMENAZAS
Mรณdulo 1: Planificar es Importante e n mi Empresa
25
Mรณdulo 1: Ejercicio de Laboratorio de Planificaciรณn Realice el ejercicio del F.O.D.A. DE SU NEGOCIO COLECTIVO, detectando las fortalezas y debilidades del mismo y enfocando las oportunidades y amenazas hacia el mismo, en el siguiente cuadro: GRUPO/Nombre: Nombre del Negocio: Tipo de Negocio:
1
FORTALEZAS
1
2
2
3
3
4
4
5
5
1
OPORTUNIDADES
1
2
2
3
3
4
4
5
5
DEBILIDADES
AMENAZAS Mรณdulo 1: Planificar es i mportante e n mi empresa
27
Notas importantes:
“
Siempre toma nota, para recordar lo mĂĄs importante
�