Organograma

A UEMG, de forma geral, possui programas e procedimentos que buscam incentivar a permanência dos estudantes e a produção acadêmica. Tais processos são formalizados por meio de editais periódicos que devem ter ampla divulgação. Entre os principais editais estão o Programa Estadual de Assistência Estudantil (PEAES), programas de ensino; editais de apoio à atividade extensionista e editais de apoio à atividade de pesquisa. Para mais informações sobre cada um desses programas da UEMG, você pode acessar o site institucional https://uemg.br/.

Como é a Assessoria de Comunicação da UEMG Frutal?

Inicialmente, para entender como se estabelece o trabalho no setor de Assessoria de Comunicação da UEMG Frutal é importante esclarecer as funções desempenhadas por profissionais das distintas áreas da comunicação. Para começar, partimos de uma dúvida recorrente: a diferença entre assessoria de imprensa e assessoria de comunicação. O setor de assessoria de comunicação numa organização cuida da comunicação geral da instituição, desde a forma como as informações são divulgadas entre os públicos internos até como a instituição interage com os públicos externos, incluindo a imprensa. Seguindo o composto de Comunicação Organizacional elaborado pela pesquisadora da USP Margarida Kunsch, a atividade comunicacional em instituições é dividida em diferentes modalidades, sendo: a comunicação institucional, responsável pela construção e formatação de uma imagem e identidade organizacionais; a comunicação mercadológica, responsável por toda a produção comunicativa em torno dos objetivos de mercado, sobretudo da divulgação publicitária dos produtos ou serviços ofertados; a comunicação interna, responsável por viabilizar a interação entre a organização e seus empregados; e a comunicação administrativa, responsável por definir os processos comunicacionais da organização (KUNSCH, 20031) . Como podese ver, as ações de comunicação no âmbito organizacional envolvem ações operacionais e estratégicas, sempre alinhadas aos valores e objetivos institucionais. entre elas, a assessoria de imprensa.

Seguindo essa estrutura, em linhas gerais, a área de assessoria de comunicação é dividida em subsetores, sendo os principais deles: a assessoria de imprensa, que cuida do relacionamento da instituição com a imprensa e a comunicação institucional; a publicidade e propaganda, responsável por campanhas publicitárias da instituição; e a área de relações públicas, que trabalha o relacionamento e a comunicação interna da instituição, seja entre servidores públicos ou estudantes.

1 KUNSCH, Margarida. Planejamento de Relações Públicas na Comunicação Integrada. São Paulo: Summus Editorial, 4. ed. 2003.

No caso específico da Assessoria de Comunicação (ASCOM) da UEMG Frutal, pode se ter a atuação de profissionais nessas três áreas. Eles devem seguir orientações de comunicação administrativa, que definem o funcionamento do fluxo de comunicação entre os setores da Unidade, entre as demais Unidades da UEMG e com a Reitoria e as próreitorias. Isso acontece através da produção de textos e documentos padronizados, que fazem parte da rotina de comunicação da instituição.

A assessoria de comunicação na UEMG Frutal está localizada no Bloco Administrativo.

O responsável pelo setor cuida da comunicação com apoio de estagiários dos cursos de Comunicação Social – Publicidade e Propaganda e Jornalismo, que são escolhidos por meio de processo seletivo. A ASCOM conta com apoio da Agência Escola Inova e do setor de audiovisual que dão suporte em projetos especiais. Nesses casos, as demandas trabalhadas conjuntamente devem ser alinhadas junto aos docentes coordenadores da Agência Escola Inova e do técnico-administrativo que responde pelo setor de audiovisual.

Fluxo de Comunicação Administrativa

As comunicações institucionais ocorrem através de canais de comunicação oficiais da Unidade, que são:

E-mail: ascom.frutal@uemg.br

Telefone: (34) 3429-9514

Facebook: https://www.facebook.com/ uemgunidadefrutal

Instagram: https://www.instagram.com/ uemgunidadefrutal

Site: https://www.uemg.br/frutal Newsletter (semanal)

Jornal mural (mensal)

2 – PRODUTOS E SERVIÇOS DA ASCOM UEMG FRUTAL

Dentre os produtos e serviços sob responsabilidade da ASCOM UEMG Frutal, destacamos alguns mais recorrentes na rotina diária. Em geral, os gestores de comunicação e os estudantes estagiários da assessoria propõem campanhas para conscientizar ou solucionar problemas da Unidade Acadêmica; divulgam projetos e produções acadêmicas de relevância para a mídia local (rádios, jornais e sites de notícias); e alimentam o site, as páginas nas redes sociais e o newsletter com conteúdos como coberturas fotográficas de eventos, editais/ portarias, comunicados e notas, produções e projetos dos professores e alunos (em especial quando voltados à comunidade frutalense) e informações institucionais relevantes como bolsas, competições e concursos acadêmicos.

a importância de verificar com antecedência e agendamento prévio a disponibilidade do profissional e dos equipamentos.

Com relação a softwares são oferecidos pela Reitoria da Universidade acesso ao pacote Microsoft Office 365, que possui soluções para reuniões online, compartilhamento de arquivos, gerenciamento de e-mail, entre outros; e ao Adobe Creative Cloud, que oferece programas de edição de imagens, vetores, áudio e vídeo. Alternativas de ferramentas online que temos disponíveis de forma gratuita são o Canva, para edição de peças gráficas em geral, e o Trello, para gerenciamento de projetos. Os acessos aos programas e sites devem ser planejados pelo gestor para que sejam armazenados de forma segura e as senhas atualizadas sempre que houver mudanças na equipe.

Essa é uma versão resumida. Conhecer esses setores dá maior conhecimento sobre quem é responsável por determinadas decisões, elaboração de editais, etc. Acesse o organograma completo no link: http://uemg.br/home/universidade/sobre-a-uemg

Sobre os equipamentos e ferramentas disponíveis no setor, a assessoria de comunicação da Unidade conta com computadores para cada servidor e câmeras digitais. No entanto, se houver a necessidade de trabalhos mais elaborados, pode-se recorrer ao profissional técnico e fazer o uso dos equipamentos do setor de audiovisual, bem como das agências escola em funcionamento na Unidade. Vale ressaltar

A seguir, indicamos como ocorre o fluxo de recebimento de demandas e fonte de informação relevante para o gestor de comunicação elaborar os produtos e serviços sob responsabilidade do setor. Organizamos os conteúdos considerando as quatro áreas da comunicação organizacional: a administrativa, a interna, a institucional e a mercadológica.

2.1 Comunicação administrativa

Gestão de documentos – na UEMG Frutal a gestão de documentos que tramitam entre os setores deve ser realizada através do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Eventualmente, a Assessoria de Comunicação utiliza a plataforma para acompanhamento ou participação em processos que se originam nos demais setores, assim como para preenchimento de Termos de Referência (TR) utilizados para a compra de equipamentos. O site do Governo de Minas disponibiliza um curso rápido para conhecimento da plataforma por meio da Escola Virtual Gov (https://www.escolavirtual. gov.br/).

Organização de arquivos – os profissionais do setor de comunicação devem buscar uma organização clara e padronizada nos arquivos usados diariamente. Esse tipo de ação contribui para uma comunicação ágil, assim como a diminuição de obstáculos para o desempenho de funções rotineiras. Para manter o acesso fácil a arquivos, os servidores devem seguir algumas diretrizes ao operar o repositório online e local:

• os arquivos devem ser armazenados na plataforma institucional Microsoft OneDrive para permitir o acesso remoto de qualquer lugar, assim como o local para manter backup dos documentos;

• é importante manter o arquivo editável das peças gráficas, dos documentos de texto e de outros tipos de arquivos para consultas futuras. Os arquivos produzidos no horário de trabalho são de propriedade da instituição e devem ser arquivados no repositório do setor. A prática visa possibilitar alterações ou reciclagem dos conteúdos criados. Se tratando de uma unidade acadêmica, é importante manter o arquivo em sua forma integral para que possam ser compartilhados com as demais unidades, se solicitados;

• os documentos devem ser catalogados por meio de pastas adequadamente categorizadas, por assunto e data. Dentro da pasta “Assessoria de Imprensa” deve constar uma pasta nomeada “Textos” para arquivar os documentos de matérias, notas e demais conteúdos textuais produzidos pela Assessoria de Comunicação. Neste repositório constará uma série de outras pastas nomeadas segundo o ano em que o material foi produzido. Exemplo: a pasta “2022” guarda apenas os textos produzidos naquele ano, organizados por mês. Por fim, nessa categorização basta nomear os arquivos com a data completa, seguida de um identificador do conteúdo. Exemplo: “2022-07-21-colacaode-grau-direito”. Lembrando que é uma boa prática trocar os caracteres complexos, com acentos, por versões mais simples, assim o nome do arquivo mantém-se legível em qualquer dispositivo. Dessa forma “à” tornase “a”, “ç” torna-se “c”, e assim por diante; • na plataforma de publicação do site, os documentos de imagem devem ser armazenados exclusivamente em uma pasta identificada com o nome da Unidade Acadêmica: “Unidade Frutal”, e conforme a organização citada anteriormente, composto por pastas identificadas por ano e mês. Mais informações sobre esta organização podem ser consultadas no Manual de Publicação do Site.

2.2 Comunicação interna

Afixação de cartazes e informativos nos murais – a Unidade possui murais distribuídos nos blocos A e B e no prédio administrativo. Os avisos, os cartazes

Produção de boletim informativo interno semanal – chamado de newsletter, o boletim informativo é emitido às sextas-feiras, via e-mail institucional. Os conteúdos que serão apresentados na semana corrente devem ser alinhados em uma reunião presidida pelo assessorchefe. A partir dela serão distribuídas as funções da equipe, dentre: produção de

Aplicar pesquisas de opinião –eventualmente, o gestor deve avaliar a necessidade de dedicar esforços na aplicação de pesquisas de opinião. A estratégia pode ser utilizada para medir o clima interno, a recepção a novidades e os desejos do público. A aplicação pode ser publicitários e as demais peças de divulgação importantes para os alunos e servidores podem ser afixadas nos murais. A decisão de quais conteúdos serão afixados e quais dos murais serão utilizados para cada campanha deve partir do gestor. É importante a manutenção dos murais da Assessoria de Comunicação, com atualizações e retiradas de conteúdos ultrapassados. Costuma-se afixar um informativo mensal dos eventos fechados e abertos ao público nestes murais, além da entrega de tal material informativo a funcionários das portarias, para conhecimento. pauta, redação de conteúdo, diagramação e encaminhamento dos e-mails. Há diversos meios técnicos que podem ser adotados para o envio do newsletter. Seguindo a política atual da Reitoria, o dirigente de comunicação local deve preferir o uso de plataformas institucionais como Microsoft Outlook, Microsoft Sway ou Microsoft SharePoint.

2.3 realizada pessoalmente ou de forma online, a depender da necessidade de respostas a serem alcançadas. Independentemente dos resultados, analise os dados úteis para a Unidade, a fim de evitar demandas que não trarão retorno.

Elaboração de materiais gráficos e campanhas institucionais – as demandas de peças impressas e eletrônicas para os projetos e eventos partem de professores e comissões responsáveis pela organização de simpósios, congressos, rodas de conversas, etc. O gestor deve avaliar se a demanda se relaciona diretamente com as atividades e promoção da Unidade, e não com fins de divulgação pessoal. Os responsáveis pela área de Publicidade e Propaganda também desenvolverão peças gráficas para os veículos de informação da Unidade Acadêmica, seguindo os modelos definidos para site e redes sociais. Esses modelos estão disponibilizados no repositório de arquivos do setor, assim como indicados pelo

Manual de Identidade Visual da Universidade do Estado de Minas Gerais (https://uemg.br/ home/universidade/institucional).

2.4 Comunicação institucional

Atendimento à imprensa – quando veículos de imprensa entrarem em contato, o assessor deverá se pronunciar prontamente de forma a manter uma boa relação com a os profissionais de imprensa. Ainda que necessite da confirmação de outro setor, a resposta imediata é necessária para deixar claro que a solicitação já está em andamento.

Media Training – a técnica de treinamento de mídia para porta-vozes e fontes institucionais deve ser empregada em situações que a UEMG Frutal se pronunciará publicamente para informar sobre algum acontecimento ou se posicionar quando necessário. O gestor deverá acompanhar e orientar o porta-voz da instituição em entrevistas, com o auxílio do estagiário.

Apoio à organização de eventos –o gestor da Assessoria de Comunicação é responsável pela administração dos cerimoniais e acompanhamento de eventos acadêmicos e visitas técnicas. As demandas de eventos são enviadas por professores, alunos, servidores e público externo exclusivamente no e-mail do cerimonial. Entre as funções do cerimonialista estão as de reservar o espaço físico, solicitar a limpeza e manutenção do local e disponibilizar os recursos necessários, como microfones, mesas e cadeiras. Durante os eventos de formatura, os alunos solicitarão participação na cerimônia de outorga de grau. Assim que comprovada a viabilidade da colação pela Secretaria Acadêmica, por meio da checagem do cumprimento dos requisitos, as comissões de formatura solicitarão o uso do anfiteatro e o planejamento do roteiro da ocasião, contendo os nomes dos participantes, conforme o modelo disponibilizado pela Assessoria de Comunicação da Reitoria e que consta nos arquivos da ASCOM UEMG Frutal no Microsoft OneDrive. Este arquivo pode também ser solicitado ao assessoria de comunicação da Reitoria pelo e-mail: comunicacao@uemg. br. Mais orientações sobre o procedimento de colação de grau podem ser conferidas na Resolução CONUN/UEMG nº 241, de 07 de fevereiro de 2012 (https://www.uemg.br/ resolucoes-conun/1974-resolucao-conunuemg-n-261-2012-05-de-dezembro-de2012-acrescenta-inciso-xiii-no-art-1-daresolucao-conun-uemg-n-241-2012-de-15de-fevereiro-de-2012). A Unidade também disponibiliza um guia com orientações para a cerimônia de colação de grau que pode ser conferido neste link: https://www.uemg.br/ ensino/colacao-de-grau

Clipping – é importante para o setor de comunicação monitorar as demais entidades que interferem na imagem da Unidade. Devido ao seu porte de instituição de ensino pública, as notícias relacionadas à Unidade têm potencial para alcançar escala nacional. Para não sobrecarregar o setor com monitoramento das mídias nacionais recomendamos atenção aos veículos de imprensa regionais (sites, jornais impressos, emissoras de rádio e de TV) e portais oficiais do governo (site e o Diário Oficial do Estado de

Mailing – o mapeamento estratégico de contato com jornalistas, influenciadores e instituições deve ser atualizado constantemente, sempre que houver conhecimento de um novo comunicador ou entidade relevante para a Unidade, seja pela localização geográfica ou tema com o qual trabalha. A construção/atualização desta lista deverá ser realizada em planilha Excel incluindo as principais informações como nome, contato, site/redes sociais, cidade, entre outros que forem julgadas importantes.

Gestão de mídias sociais – o responsável pelo gerenciamento geral das mídias sociais da Unidade deverá monitorar a reação do público aos conteúdos publicados diariamente. A partir das informações coletadas, é possível elaborar planos de divulgação acadêmica mais eficientes e que alcancem uma maior audiência, além de prever crises de imagem.

Produção de textos institucionais –a produção desses textos inclui a redação de notas oficiais, comunicados, reportagens, notícias, sugestões de pautas à imprensa (releases) e curadoria de conteúdo para alimentar o site e as mídias da universidade. Os textos devem ser formatados na

Minas Gerais). Também podem ser incluídas nas checagens diárias as comunidades, páginas e perfis informais em redes sociais que se propõem a comunicar sobre a região de Frutal ou sobre a universidade mais especificamente. Ainda temos as entidades estudantis que não fazem parte da estrutura acadêmica formal, mas que são compostas por organizações estudantis. Em resumo elas são categorizadas em centros acadêmicos, coletivos e a Atlética.

O intuito dessa organização de contatos é agrupar remetentes que receberão releases com notícias institucionais. O mailing interno, para envio do newsletter, é construído a partir de dois modos conjuntos: com a coleta de listas de contato emitidas pela Secretaria Acadêmica ao fim de cada processo seletivo e por meio das listas de contatos emitidas pelo RH quando há novas contratações de professores e servidores.

Facebook: https://www.facebook.com/ uemgunidadefrutal

Instagram: https://www.instagram.com/ uemgunidadefrutal/

YouTube: https://www.youtube.com/@ assessoriauemg-frutal8393 papelaria oficial da UEMG, fornecida na guia “Institucional” (https://uemg.br/home/ universidade/institucional) do site da Reitoria.

Registro fotográfico – durante os eventos e acontecimentos, a equipe da ASCOM Frutal deve apurar as informações e registrar fotos e/ou vídeos para publicações institucionais e atualização de banco de informações e imagens, garantindo a memória institucional da Unidade Acadêmica.

A comunicação de forma escrita, direcionada a editais, requerimentos e notas, e em trocas de mensagens com servidores e acadêmicos requer atenção e o domínio da norma culta da linguagem.

Na internet este conhecimento também é essencial, no entanto, precisamos pensar um pouco mais no público que interage nas mídias. A quem a mensagem é direcionada?

De quem são as dúvidas e questionamentos que chegam nos comentários? Em sua maioria, estas questões partem de estudantes, sendo assim, é necessário compreender a linguagem deste público e adaptá-la para as mídias utilizadas pela UEMG Frutal. Vale destacar que não é necessário ir tão a fundo em relação à comunicação com este público. Um exemplo válido é que não é necessário criar uma conta em uma rede social específica para jovens, mas sim, adaptar o que já temos para uma comunicação direta com eles. Até porque, a cada dia novas mídias surgem e não há tempo hábil, nem equipe, para gerenciar as demandas de muitos perfis. É importante pontuar que falamos em nome de uma instituição de ensino, sendo assim, o uso de palavras erradas, abreviações desnecessárias, gírias e todo e qualquer termo ofensivo é vedado.

Formatos de textos:

Existem diversos tipos de documentos e textos e a escolha de qual formato utilizar em cada situação torna a comunicação clara e objetiva, direcionada ao foco que o contato pretende estabelecer. Alguns formatos mais usados pelo setor de comunicação da UEMG Frutal incluem: cartão, circular, comunicação interna, convite, e-mail e memorando. Estes são os tipos mais utilizados para contato direto com o público, mas outros formatos podem ser explorados para aprimorar a circulação de informações administrativas internamente, assim como entender os objetivos dos demais documentos técnicos que circulam na Unidade, incluindo portarias, atas, resoluções, entre outros.

Grafias e siglas

Ao fazer parte da ASCOM Frutal, o chefe de setor e sua equipe terão contato direto com demandas textuais específicas de Unidade, sendo elas: abreviações de tempo e tratamento, siglas, termos em desuso, entre outros. A seguir relacionamos os principais itens que necessitam de atenção: Pronomes de tratamento e títulos acadêmicos: O contato com personalidades dotadas de títulos acadêmicos e pronomes de tratamento específicos é comum. Dessa forma, os textos devem atentar-se as titulações e aos pronomes. Os mais usuais são:

Pronome Abrevia O

Reitor V. Mag.ª

Professor/Professora Prof./Prof.ª

Doutor/Doutora Dr./Dr.ª

Mestre/Mestra Me./Ma.

Especialista Esp.

É interessante pontuar que em 2020, o decreto nº 9.758 (https://www.gov.br/ dnocs/pt-br/assuntos/noticias/mudancasnas-formas-de-tratamento-empregada-nacomunicacao-do-governo-federal), definiu que o único pronome de tratamento utilizado na comunicação com agentes públicos federais direta e indiretamente em formato oral e escrito, inclusive para o presidente, é senhor/senhora (Sr./Sra.).

Hora

O formato padrão para a abreviação de tempo pela assessoria é o indicador numérico da hora seguido da abreviação “h”, logo após, vem o indicador numérico dos minutos. Sendo as unidades não precedidas de 0. Exemplo: 5h10.

Siglas

As siglas devem ser redigidas em letras maiúsculas e sem pontos intermediários ou finais. Algumas das principais siglas institucionais com as quais a assessoria pode ter contato são:

ASCOM - Assessoria de Comunicação

Social

CA - Centro Acadêmico

CAPES - Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior

CEP - Comitê de Ética em Pesquisa

COEPE - Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão

CONCAS - Conselho dos Centros Acadêmicos

CONUN - Conselho Universitário

CPA - Comissão Própria de Avaliação

DA - Diretório Acadêmico

DCAB - Departamento de Ciências Agrárias e Biológicas

DCE - Diretório Central dos Estudantes

DCEx - Departamento de Ciências Exatas

DCHSA - Departamento de Ciências

Termo em desuso:

Humanas e Sociais Aplicadas

DCJ - Departamento de Ciências Jurídicas

DLLCA - Departamento de Linguística, Letras, Comunicação e Artes

ED - Escola de Design

EDUEMG - Editora UEMG

EsMU - Escola de Música

FaE - Faculdade de Educação

FAPEMIG - Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de Minas Gerais

FaPPGeN - Faculdade de Políticas Públicas e Gestão de Negócios

NAE - Núcleo de Apoio ao Estudante

PAEx - Programa Institucional de Apoio à Extensão

PAPq - Programa Institucional de Apoio à Pesquisa

PEAES - Programa Estadual de Assistência Estudantil

PPGCiAmb - Programa de Pós-graduação em Ciências Ambientais

PROGRAD - Pró-reitoria de Graduação

PROEX - Pró-reitoria de Extensão

PROFNIT - Programa de Pós-graduação em Propriedade Intelectual e Transferência de Tecnologia para a Inovação

PROPGEF - Pró-reitoria de Planejamento, Gestão e Finanças

PROPPG - Pró-reitoria de Pesquisa e PósGraduação

UAB - Universidade Aberta do Brasil

De forma equivocada, a UEMG Frutal é vinculada ao projeto Fundação Centro Internacional de Educação, Capacitação e Pesquisa Aplicada em Águas – Hidroex. O gestor assim como seus estagiários devem ter conhecimento da história de construção do intitulado “Complexo das Águas”, iniciativa descontinuada devido a desvios de dinheiro público apurados pela Operação Aequalis. O termo é pejorativamente associado à UEMG Frutal e deve ser evitado e corrigido sempre que possível, visto que a UEMG não teve participação no escândalo.

Para mais informações sobre normas de redação, consulte o livro Normalização de Publicações Técnico-científicas da UEMG ( https://editora.uemg.br/component/k2/ item/228-normalizacao-uemg). Ele foi originalmente desenvolvido para auxiliar na elaboração de trabalhos acadêmicos, mas posteriormente expandido com dicas gerais de redação que contribuem na promoção da identidade gráfica.