dos Serviços Compartilhados O caminho da prestação de serviços
Introdução __
Olhar para o passado e observar a história dos 15 anos dos Serviços Compartilhados ajuda a entender a trajetória da Petrobras nesse período. Como uma unidade concebida para prover soluções em serviços, o Compartilhado expandiu a sua atuação de acordo com o crescimento das necessidades das demais áreas da companhia. Por isso, trazer à memória os acontecimentos dessa unidade revela também algumas fases pelas quais a Petrobras passou. Neste livro digital, dividido em quatro capítulos, procurou-se proporcionar ao leitor uma visão geral da história do Compartilhado. No capítulo I, são apresentados o cenário da empresa no momento da criação do Compartilhado, os primeiros passos da unidade e como eram oferecidos os serviços antes de sua existência. Já o capítulo II destaca os mais expressivos marcos da atuação da unidade em todo o Brasil. A forma escolhida para dispor tais informações permite que se tenha uma clara
percepção do transcorrer dos anos, pois subdivide os marcos em três períodos de cinco anos. Na sequência, o capítulo III traz relatos de gestores e de seis empregados escolhidos para contar um pouco das suas experiências pessoais no Compartilhado. Por fim, no capítulo IV, o leitor poderá recordar muitos momentos ao ver um álbum com fotografias selecionadas pela sede e pelas cinco regionais da unidade. Espera-se que este livro possa contribuir para a preservação da memória do Compartilhado e para a compreensão de como se chegou até aqui. Atualmente, a unidade conta com um catálogo composto por aproximadamente 40 pacotes de serviços de diversas naturezas, que vão desde o suporte às necessidades operacionais dos clientes até o cuidado com o meio ambiente e com os integrantes da força de trabalho, atendendo a todas as áreas da companhia e a outras empresas subsidiárias e controladas do Sistema Petrobras.
O cenário da criação da unidade de Serviços Compartilhados __ O ano 2000 foi o palco de uma série de acontecimentos que marcaram o mundo, o Brasil e a Petrobras. A internet se consolidava como veículo de comunicação e de armazenamento de informações, e a importância dos computadores para a sociedade se tornava cada vez mais evidente. Foi o início de uma cultura de rede, cada vez mais complexa e menos individualizada, na qual as informações passaram a circular em velocidades nunca antes experimentadas. A Petrobras era presidiada por Henri Philippe Reichstul e atravessava um momento de reestruturação de seu formato organizacional, que passou a ser dividido em quatro áreas de negócio: Abastecimento (Downstream), Exploração e Produção (Upstream), Gás e Energia e Internacional. Nesse período, também foram criadas as diretorias Financeira e de Serviços. Dentro desse movimento, seguindo as tendências de grandes empresas e de acordo com estudos de gestão, foi criada a unidade de Serviços Compartilhados no dia 1º de novembro de 2000. Sob a missão de centralizar a prestação de serviços administrativos e de suporte à companhia, nascia uma unidade que cresceria rapidamente, nos anos seguintes, acompanhando um período promissor da Petrobras.
5-6 Relembre outros fatos marcantes que ocorreram em 2000
Petrobras atingia o recorde de produção brasileira de 1.531.4 Mil barris/dia.
Na virada do ano, a sociedade temia o “BUG DO MILÊNIO”, um possível problema dos sistemas informatizados.
BUG
Cientistas decifram o DNA humano. Melhor aplicação do ano: Fundo de ações Petrobras/FGTS.
2000
A Petrobras enfrentava emergência na Baía de Guanabara. Olimpíadas de Sidney
Serviços
Compartilhados __ Criação da unidade que integrou a Diretoria de Serviços.
O Brasil comemorava os 500 anos do descobrimento.
A história dos serviços na Petrobras antes do ano 2000 __
Antes da criação do Compartilhado, a gestão dos serviços da companhia era realizada por três gerências administrativas sediadas no Rio de Janeiro, Bahia e São Paulo. Na capital carioca, existia o Serviço Executivo da Administração Central (Seace), que mais tarde fora substituído pelo Serviço de Administração do Rio de Janeiro. Essa estrutura atendia a demandas gerenciadas pelos setores administrativos dos órgãos da sede da Petrobras, fornecendo serviços de pessoal, pagamento, transporte, viagens etc. Tal modelo era o mesmo das unidades operacionais, cujos núcleos administrativos contavam com o apoio de escritórios localizados nas capitais Salvador (Essal) e São Paulo (Espal). Cada um dos três escritórios existia isoladamente e lidava com múltiplos procedimentos independentes entre si. Isso tornava o modelo inviável para uma empresa que buscava se modernizar - após a quebra do monopólio estatal ocorrido em 1997 - para enfrentar o mercado competitivo e globalizado. A partir da instauração do Compartilhado, os órgãos que já prestavam serviços locais passaram a ser denominados como Regional Sudeste (RSUD), Regional Norte-Nordeste (RNNE) e Regional São Paulo-Sul (RSPS), todos reunidos sob a responsabilidade de uma só gerência executiva. A unidade recém-criada tinha como primeiros desafios: administrar os diferentes processos e práticas de gestão existentes e conferir tratamento uniforme à prestação de serviços para a Petrobras em todo o país.
Trecho da capa do periódico “Notícias Compartilhadas” de fevereiro de 2001 apresentava a unidade.
A novidade do modelo Shared Services no Brasil __
Já introduzido com sucesso em algumas organizações no exterior, desde a década de 80, o modelo de serviços compartilhados – do inglês shared services – era uma tendência mundial em voga, trazida para o Brasil por meio de multinacionais como IBM, Philips e Nestlé. Esse modelo de administração ainda não era familiar para muitos integrantes da força de trabalho da companhia e, por isso, houve um esforço para apresentar às unidades clientes a missão do Compartilhado e a forma de atuar. Havia duas apostas com a introdução do modelo shared services na Petrobras: reduzir custos e melhorar a organização da empresa. Ambas se concretizariam à medida que as unidades da companhia passassem a compartilhar a mesma estrutura de suporte implementada, podendo dedicarse às suas atividades principais; o que é a proposta básica de um centro de serviços compartilhados.
Era comum fazer alusĂŁo a temas cotidianos a fim de expor como o Compartilhado poderia cooperar para os resultados corporativos. (Trecho extraĂdo do boletim NotĂcias Compartilhadas de fevereiro de 2001.)
As primeiras ferramentas para ouvir e falar com o cliente __
Logo nos primeiros meses de existência do Compartilhado, foram tomadas as medidas cabíveis para providenciar a implementação de ferramentas que tornassem possível o contato mais próximo com os clientes. A preocupação era disponibilizar informações sobre os serviços oferecidos e também ouvir as manifestações dos usuários. Com essa motivação, a unidade lançou o Portal dos Serviços Compartilhados e, em 30 de julho de 2001, colocou à disposição da força de trabalho da Petrobras o Fale Conosco. A campanha de lançamento mostrava como era simples manifestar sugestões, elogios, críticas ou dúvidas pelo site, por e-mail ou via formulários disponíveis nos Postos Avançados. Era o início de uma parceria estratégica entre unidades clientes e Compartilhado, rumo aos resultados excelentes da companhia nos anos seguintes.
Campanha de lanรงamento incentivava o uso do Fale Conosco.
Grandes marcos de
2000 a 2005
Primeiro Plano de Negócio dos Serviços Compartilhados Em 2001, foi elaborado o Planejamento Estratégico do Compartilhado com horizonte para até 2003. O documento foi revisado, gerando o Plano de Negócio 2004 – 2007. Esse foi o primeiro Plano de Negócio da unidade, o qual continha a missão, visão, valores, objetivos e 12 iniciativas que buscavam a integração e a excelência da prestação de serviços.
Livrete que apresentava o Plano de Negócio 2004 – 2007 foi distribuído para a força de trabalho da unidade.
2000 a 2005
Pioneirismo na certificação pela norma ISO 9001/2000
Fachada do Ediba, em Salvador (BA), onde trabalha grande parte da equipe da RNNE.
Em 2000, o Compartilhado obteve a certificação de todos os processos de serviços da Regional Norte-Nordeste pela norma ISO 9001/2000, a mais recente da época. Com isso, foi a primeira organização brasileira e uma das primeiras do mundo a obter a certificação pelos requisitos dessa norma para atividades envolvendo serviços jurídicos, financeiros, contábeis, tributários, de pessoal, compras, contratação de serviços, administração predial e outras atividades ligadas à área de serviços.
Criação da Regional Bacia de Campos A história de atuação do Compartilhado na Bacia de Campos começou em 2002, com a migração dos serviços de apoio do E&P para o Núcleo de Serviços de Macaé (NSM), com serviços de transporte, manutenção, segurança patrimonial e plano de contingência. Em 2004, o núcleo virou a Regional Bacia de Campos (RBC), criada para dar suporte às unidades de operação na Bacia de Campos, área de grande exploração de petróleo. Integrantes da RBC se reúnem para debater prestação de serviços pelo Compartilhado na Bacia de Campos em 2003.
Integração das áreas da Petrobras em São Paulo A mudança para o Edisp, na Avenida Paulista, em 2004, foi um marco para as atividades da Petrobras em São Paulo. Antes dispersas em diversos endereços, as áreas da companhia puderam ser reunidas em um único edifício, o que contribuiu para uma maior sinergia interna e para reforçar a imagem da empresa. Todo o processo, desde a análise dos prédios
que poderiam abrigar as áreas da Petrobras até a estruturação do layout interno e a mudança da força de trabalho, foi conduzido pela Regional São Paulo-Sul. O Edisp conquistou, em 2011, o selo Green Building em Manutenção e Operação Predial, ratificando as boas práticas de administração predial realizadas pelo Compartilhado.
Inauguração do Edisp contou com show de Daniela Mercury
Criação da Regional Bacia de Campos
Inauguração do Edisp contou com show de Daniela Mercury
A história de atuação do Compartilhado na Bacia de Campos começou em 2002, com a migração dos serviços de apoio do E&P para o Núcleo de Serviços de Macaé (NSM), com serviços de transporte, manutenção, segurança patrimonial e plano de contingência. Em 2004, o núcleo virou a Regional Bacia de Campos (RBC), criada para dar suporte às unidades de operação na Bacia de Campos, área de grande exploração de petróleo.
Grandes marcos de
2006 a 2010
Certificação do Sistema de Gestão Integrado (SGI) Em 2008, o aniversário de oito anos dos Serviços Compartilhados foi marcado pela conquista da certificação do Sistema de Gestão Integrado (SGI). O certificado foi entregue pela auditora TÜV-Rheinland e celebrado por toda a força de trabalho do Compartilhado, pois representava mais integração e era o resultado de um longo processo iniciado em 2003, ano em que foram apresentadas as primeiras definições do Manual de SGI.
Gestores exibem certificados que atestam a qualidade dos serviรงos prestados pela unidade.
2006 a 2010
Atendimento à Parada da Revap em 2008 A Regional São Paulo-Sul, até 2007, tinha uma participação restrita em paradas de unidades do Abastecimento, prestando serviços conforme a necessidade, em especial de recuperação de válvulas e motores, além de transporte. Mesmo pontual, esse atendimento chamou a atenção pela qualidade e agilidade e, em 2008, pela primeira vez, foi solicitado um grande leque de serviços do Compartilhado em uma parada, a da Revap.
A Refinaria Henrique Lage (REVAP) está localizada em São José dos Campos, no Vale do Paraíba.
A qualidade dos serviços prestados chegou ao conhecimento de outras unidades do Abastecimento, que passaram a demandar cada vez mais a prestação de serviços nas paradas. Hoje, as refinarias incluem o Compartilhado desde o início do planejamento e contam com um vasto portfólio de serviços para apoiar as campanhas de manutenção, como os contratos multiclientes e os serviços de logística e de SMS.
Criação da Regional Baía de Guanabara A Regional Baía de Guanabara (RBG) foi criada em 1º de fevereiro de 2010, originalmente para prestar serviços demandados pelo crescimento das unidades da Petrobras na Ilha do Fundão, na cidade do Rio de Janeiro. A RBG começou a atuar com a inauguração da expansão do Centro de Pesquisas e a implantação local do novo Centro de Processamento Integrado (CIPD) da empresa. Hoje, este prédio centraliza a maior parte das operações da unidade de Tecnologia da Informação e Telecomunicações (TIC) e nele está instalada a regional do Compartilhado. O atendimento, até então limitado à demanda local, atualmente oferece uma ampla gama de serviços a 21 áreas da companhia.
Sediada no Complexo Cenpes-CIPD, RBG atende mais de 20 áreas da empresa.
Criação do Núcleo de Serviços do Espírito Santo Inicialmente, o Compartilhado atendia às demandas e aos empregados do Espírito Santo por meio da Regional Sudeste até que, em 2009, a Regional Bacia de Campos assumiu parte do atendimento na região, com atividades de suporte de logística e infraestrutura. Em março de 2010, foi criado o Núcleo de Serviços do Espírito Santo (NSES), com uma equipe específica e fisicamente mais próxima para atender às necessidades das unidades clientes e apoiar as atividades de exploração de petróleo e gás no estado, em franca expansão. O NSES reforçou e ampliou as ações do Compartilhado no estado.
12 - 13
2006 a 2010
Expansão da prestação de serviços no Norte e Nordeste Em 2014, foi realizada a reinauguração do Posto Avançado de Aracaju após melhorias feitas nas instalações. Esse PA iniciou as atividades em maio de 2010.
Nos anos 2009 e 2010, foi iniciada a expansão da prestação de serviços do Compartilhado nas regiões Norte e Nordeste. A implantação dos núcleos de serviços dedicados ao atendimento à UO-RNCE (Rio Grande do Norte) e à Refinaria Abreu e Lima (Pernambuco) deram significativo impulso à realização das atividades nesses locais, aprimorando o relacionamento com os clientes e fortalecendo a imagem do Compartilhado naqueles estados.
Grandes marcos de
2011 a 2015 Compartilhado integra Diretoria Corporativa e de Serviços (DC&S)
Em 2012, com a assunção de Graça Foster à presidência da Petrobras, sucedendo Sérgio Gabrieli, foi criada a Área Corporativa e de Serviços, da qual o Compartilhado passou a fazer parte. Na época, a diretoria concentrou as unidades organizacionais responsáveis por orientar, normatizar e prover serviços específicos relacionados a: organização, gestão, governança, recursos humanos, segurança, meio ambiente, eficiência energética, saúde, responsabilidade social e serviços compartilhados.
Série de cafés da manhã com o diretor e empregados das unidades que compunham a área era uma das ações do plano de ambiência da DC&S.
2006 a 2010
Etra: economia de 600 milhões de litros de água até 2015 A moderna Estação de Tratamento e Reuso de Água (Etra), operada no Complexo Cenpes-CIPD pela Regional Baía de Guanabara, é um exemplo da aplicação da tecnologia em benefício da preservação dos recursos hídricos e do meio ambiente. Desde a
sua inauguração, em julho de 2012, até setembro de 2015, a Etra proporcionou economia de cerca de R$ 20 milhões à Petrobras, em função de 600 milhões de litros de água que deixaram de ser adquiridos nesse período para o Complexo.
Água de reuso é valor da ETRA.
Gestão dos recursos hídricos na Bacia de Campos O tratamento de efluentes é uma das premissas para a liberação das licenças de operação das instalações. Já a disponibilização da água atende às plataformas e instalações terrestres na região. Hoje, a Estação de Tratamento de Água tem capacidade para tratamento de 240 milhões de litros por dia.
O tratamento de efluentes é uma das premissas para a liberação das licenças de operação das instalações. Já a disponibilização da água atende às plataformas e instalações terrestres na região. Hoje, a Estação de Tratamento de Água tem capacidade para tratamento de 240 milhões de litros por dia.
Técnico realiza testes na água que será distribuída nas instalações da Petrobras na Bacia de Campos.
Mudança para o novo prédio da Petrobras em Santos O novo prédio da empresa em Santos, o Edisa, no bairro do Valongo, reflete a importância que as operações da Bacia de Santos têm para as perspectivas da companhia. Com 85 mil metros quadrados de área construída, o edifício foi concebido para reunir as gerências da UO-BS, além de todas as áreas da empresa que apoiam o desenvolvimento da Bacia de Santos. Coube à Regional São Paulo-Sul atuar na preparação das instalações e mudança de
cerca de 1.500 integrantes da força de trabalho. O extenso processo começou há cerca de três anos e foi concluído em agosto de 2015. A equipe do Compartilhado responsável pela administração predial recebeu treinamento específico para operar os sistemas automatizados de controle de iluminação, energia e ar condicionado, que fazem do Edisa um edifício equipado com o que há de mais moderno em tecnologia de operações condominiais no país.
Parte da equipe da RSPS que trabalhou no projeto do Edisa.
2006 a 2010
Torre Pituba: o novo marco da Petrobras na Bahia
As obras de construção do Torre Pituba, edifício concebido para centralizar grande parte da gestão e administração dos órgãos da companhia em Salvador, foram minuciosamente acompanhadas pela Regional Norte-Nordeste desde o lançamento de sua pedra fundamental. Um dos prédios mais
modernos do Brasil, reconhecido como ecologicamente correto (Green Building), tem a sua administração predial a cargo do Compartilhado, responsável pela operação e manutenção dos sistemas envolvidos. A inauguração e ocupação do prédio está prevista para o final de 2015.