Vrijwilligerswerk op de rails Werken met vrijwilligers in 9 stappen in lokale besturen
Vrijwilligerswerk op de rails Werken met vrijwilligers in 9 stappen in lokale besturen
Colofon 'Vrijwilligerswerk op de rails. Werken met vrijwilligers in 9 stappen in lokale besturen.' is een uitgave van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Auteur: Eva Hambach Redactie: Eva Hambach, Lies Pelsmakers, Jan VerdĂŠe Zetwerk & illustraties: Lies Pelsmakers D/2017/9253/03 Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw Amerikalei 164 bus 1 2000 Antwerpen tel. 03 218 59 01 www.vlaanderenvrijwilligt.be
Vrijwilligerswerk op de rails Werken met vrijwilligers in 9 stappen in lokale besturen
6
Vrijwilligerswerk mag dan wel van alle tijden zijn, de manier waarop vrijwilligers naar hun engagement kijken, verandert. En ook lokale besturen, de diensten en hun vrijwilligerswerkingen vernieuwen geregeld hun inzichten om nog beter, sterker en kwaliteitsvoller met vrijwilligers om te gaan.
VOORWOORD
VOORWOORD
Dat is niet altijd een sinecure. Zeker niet in een tijd waar het begrip ‘vrijwilligerswerk’, dat gebonden is aan een precieze wettelijke definitie, iets te vaak in de container ‘vrijwillige inzet’ wordt gekieperd. Zo ontstaat er verwarring: over rollen en functies, over de bescherming van de vrijwilliger en de positie van het lokale bestuur als organisator van vrijwilligerswerk. We zien ook heel wat veranderingen in vrijwilligersland: de opmars van virtueel vrijwilligerswerk, de toename van vrijwilligers in buddywerkingen, eigen initiatieven van mensen in hun buurt of vrijwilligerswerk voor een specifieke doelgroep, de ontwikkeling van zorgnetwerken en buurtdiensten. Het aanbod van mogelijkheden om zich te engageren vergroot met andere woorden, terwijl veel lokale besturen en vrijwilligersorganisaties in eenzelfde vijver blijven vissen. Gevolg? Concurrentie en schaarste op de vrijwilligersmarkt. Bovendien kreunen niet weinig diensten van lokale besturen onder financiële besognes. Worden ze getroffen door besparingen? En welke repercussies heeft dat dan op de werking en de inzet van vrijwilligers? We stellen ook vast dat bepaalde hardnekkige en onjuiste assumpties standhouden: • inzetten van vrijwilligers kost niks • vrijwilligerswerk gebeurt zomaar • vrijwilligers mogen blij zijn dat we hen een activiteit aanbieden Deze drie stellingen zijn natuurlijk absoluut niet correct. Vrijwilligers helpen de werking te faciliteren. Het lokale bestuur kan haar dienstverlening verruimen door bijvoorbeeld een buddywerking naar vluchtelingen of een mindermobielencentrale op te starten, in het rusthuis van het OCMW is meer plaats voor kwalitatief menselijk contact … Maar vrijwilligers zijn geen robots die louter uitvoeren wat je hen vraagt. Een vrijwilliger heeft behoefte aan ondersteuning en begeleiding. Meer nog, vrijwilligers hebben daar recht op. Er zit geen enkele logica in te denken dat werknemers wel nood en recht hebben op begeleiding, advies, vorming, … en vrijwilligers niet, want au fond gaat het om eenzelfde soort mens!
7
Vrijwilligerswerk organiseren is daarom nooit kostenvrij, het is de plicht van een lokaal bestuur om daarin te investeren: door informatie te geven, door kans te geven suggesties te doen, door een degelijke bescherming aan te bieden,‌ Goed begeleide vrijwilligers zijn contenter, blijven langer en brengen misschien zelfs nieuwe vrijwilligers aan als ware ambassadeurs. Daarom vonden we vanuit het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk tijd om een publicatie te ontwikkelen om organisatoren van het vrijwilligerswerk binnen de verschillende diensten van lokale besturen, zoals lokale dienstencentra, mindermobielencentrales, woon- en zorgcentra, bibliotheken, buddywerkingen, kinderopvang, speelpleinwerkingen,‌ te ondersteunen en te begeleiden in de realisatie van een kwalitatief vrijwilligersbeleid. Vanzelfsprekend kunnen we in deze publicatie niet alle bijzondere cases en particuliere vragen opnemen, daarvoor kan je ons steeds contacteren zodat we je met raad en daad kunnen bijstaan. We hopen vanzelfsprekend dat deze publicatie beduimeld, gebruikt en becommentarieerd wordt. Zodat ook wij kunnen doen wat we van jullie vragen: het geheel geregeld evalueren, bijsturen en herwerken. Veel plezier met dit handboek.
Routeplanners zijn extra hulpmiddelen die bij dit handboek horen en kan je gratis als PDf downloaden. Je herkent ze aan dit symbool in de tekst. www.lokaalvrijwilligen.be/routeplanners
8
VOORWOORD
1. STARTEN Voor je begint met vrijwilligers inzetten Je kan ze aaien, meneer Kiezen voor vrijwilligers Voordelen die het werken met vrijwilligers oplevert Nadelen bij het werken met vrijwilligers Ja, we kunnen vrijwilligers gebruiken Nee, de oplossing is niet bij vrijwilligerswerk te vinden
2. DENKEN
INHOUD
INHOUD 7 14 14 14 14 15 15 15 16
18
Missie en visie op vrijwilligerswerk scherpstellen 18 Missie 18 Visie 19 De mensen 20 Vrijwilligers kunnen een bedreiging vormen 20 Niet goed weten wat een vrijwilliger is 21 De impact van vrijwilligerswerk onvoldoende in kunnen schatten 22
3. WERVEN & SELECTEREN
25
De juiste vrijwilliger op de juiste plek krijgen 25 Werven 25 Het wervingsplan 25 Doelen: voor wat zoek je hoeveel vrijwilligers? 25 Doelgroepen: taak-, functie- en competentieprofielen 25 Verrijking van het kleurenpalet? 26 Boodschap: leg de inhoud van je vacature vast 27 De mediamix: welke kanalen gebruik je? 29 Timing & planning: niet last-minute 31 Budget 32 Evaluatie en bijsturing 32 Selecteren 38
9
Wij selecteren nooit! 38 Wij willen niet selecteren 38 Wij selecteren 39 Selecteer met zorg 39 Aanpakkers 41 Samenwerkers 41 Voorzichtigen 41 Zorgzamen 41 De heikele punten bij selectie 42 Ga je voor de absolute ‘nee’? 42 De juiste motivatie? 42 Beschikbaarheid 43 Referenties? 43 Politieke connecties 43 Profielcheck 43 Ook de vrijwilliger selecteert 43 Een selectie vooraf 43 Bij de selectie 44 Na de selectie 45 Het nachtmerrie scenario….? 47
4. ONTHALEN Vrijwilligers verwelkomen en opstarten Waarom is een goed onthaal belangrijk? Een onthaal is belangrijk Wat betekent het vrijwilligers goed onthalen? De inhoud van een goed onthaal Vergeet de minder zichtbare vrijwilligers niet Het onthaal duurt langer dan je denkt Proefperiode voorzien? Evaluatie van de proefperiode In gesprek gaan
5. BEGELEIDEN Vrijwilligers goed aan het werk zetten en houden Vrijwilligersverantwoordelijke aanstellen Laat de vrijwilliger vrijwilliger zijn en blijven Begeleiding start met een goede taakverdeling De inwerkfase Evaluatie van de inwerkfase
10
49 49 49 49 49 50 52 53 53 54 55
57 57 57 58 59 60 62
INHOUD
Gevolgen van de evaluatie van de inwerkfase 63 Verder begeleiden van vrijwilligers 65 Dimensie 1 65 Dimensie 2 66 De ontwikkelingsfase 68 VTO: vorming, training, opleiding 68 Vormingen, trainingen, en opleidingen verplichten? 69 VTO zo divers maken als je vrijwilligers zijn 70 Attesten? 70 Competenties en EVC 70
6. MOTIVEREN & WAARDEREN 74 Goesting geven, waarderen en beschermen 74 Goesting geven 74 Vrijwilligers motiveren is geen vervelende klus‌ 74 Je blindstaren op soorten motieven kan faliekant aflopen 74 Naar een andere benadering 75 Motiveren boven het individuele niveau tillen 77 Aandacht hebben voor de randvoorwaarden 79 Praten en aanwezig zijn 82 Waarderen 84 Beschermen 84 Welke voorzorgsmaatregelen te nemen? 85
7. STUREN EN BIJSTUREN
88
Opvolgen van vrijwilligers, spelregels en tevredenheid 88 Sturen 88 Leidraad 1: vrijwilligerswerk gebeurt niet zomaar 88 Leidraad 2: de aansprakelijkheid ligt bij de organisatie 88 Leidraad 3: het goed menen betekent niet het goed doen 89 Wat betekent ingrijpen? 89 Wat kan er gebeuren? 90 Bijsturen 91 Gesprekken voeren 92 Feedbackmomenten organiseren 93 Tevredenheidsonderzoek 93 In de praktijk 93
11
8. UITWUIVEN In schoonheid afsluiten Een dankcultuur ontwikkelen Het engagement van de vrijwilliger eindigt De vrijwilliger is malcontent Het initiatief om niet langer samen te werken komt van de organisatie Niet op de vrijwilliger kunnen rekenen Onvoldoende competenties om de activiteit uit te voeren
9. EVALUEREN Je vrijwilligersbeleid op tijd en stond wikken en wegen Wanneer evalueren? Jaarlijks graag, zeker tweejaarlijks Bij het opstellen van een meerjarenplan Op basis van gebeurtenissen binnen de diensten Hoe evalueren? Na de evaluatie
96 96 96 97 98 98 98 99
101 101 101 101 101 101 102 103
ZIEZO 104 BRONNEN 105
12
Starten
1. STARTEN voor je begint met vrijwilligers inzetten
Je kan ze aaien, meneer Vrijwilligers inzetten, het lijkt simpel. Vrijwilligers hebben in onze samenleving een enorm grote aaibaarheidsfactor. Het zijn mensen die tijd en energie steken in andere mensen, een activiteit, de goede zaak. Zij bieden zich spontaan aan of door een beetje stimulans vanuit de dienst van het lokale bestuur, een medewerker, een andere vrijwilliger. Deze dynamiek kan ons verkeerdelijk doen concluderen dat mensen die vrijwilligen zichzelf juist weten in te schatten, en dat ze enkel die engagementen opnemen waarvoor ze denken geschikt te zijn. De rest loopt dan wel vanzelf en automatisch. Dat is niet zo. Om het beste uit vrijwilligers te halen, hebben ze ondersteuning nodig, mogelijk ook wat bijsturing, vorming en informatie om zich in het vrijwilligersschap te bekwamen. In de praktijk stellen we vast dat er vaak nog te eng gekeken wordt naar de rol die vrijwilligers kunnen opnemen: ze worden vaak gezien als de nodige handlangers om iets gedaan te krijgen en ze zijn bovendien nog goedkoop ook. Vrijwilligerswerk is echter nooit gratis. Het lokale bestuur zal middelen moeten vrijmaken om het vrijwilligerswerk te stroomlijnen. Anders riskeer je dat het faliekant afloopt. Investeren in vrijwilligers is inzetten op de kwaliteit van de activiteiten, de dienstverlening, de omgang met anderen.
Kiezen voor vrijwilligers Vrijwilligers inzetten impliceert dat er duidelijk gekozen wordt voor vrijwilligers. Ze leveren immers tal van voordelen op, maar er zijn ook nadelen aan verbonden.
14
• • •
•
de dienst krijgt een ‘zachter’ gelaat, vrijwilligers kunnen je ambassadeurs worden er kan meer gedaan worden: meer activiteiten, meer dienstverlening, op meer plaatsen het lokale bestuur krijgt input van vrijwilligers, omdat ze met een specifieke kennis, ervaring of kennis van het terrein de werking kunnen verbeteren het is kostenefficiënt: vrijwilligers kosten geld maar ze sparen ook heel wat kosten uit
1. STARTEN
Voordelen die het werken met vrijwilligers oplevert:
Nadelen bij het werken met vrijwilligers: •
•
•
je dient rekening te houden met verwachtingen en wensen van de vrijwilligers: ze houden misschien vast aan activiteiten of taken uit het verleden, of trekken misschien de neus op voor bepaalde functies je dient rekening te houden met het feit dat vrijwilligers altijd de keuze hebben om te blijven of te gaan, waardoor je medewerkersbestand wat onstabieler is vrijwilligers dragen bij tot het imago van het lokale bestuur: dat kan positief zijn, maar ook negatief en een sfeer van amateurisme opwekken. Het kan bovendien de indruk opwekken dat het lokale bestuur omwille van besparingen niet meer wenst te investeren in betaalde medewerkers.
Alvorens je wil starten met vrijwilligers is het goed om af te wegen of het inzetten van vrijwilligers een vooral positieve balans kan opleveren voor de werking. Als dat het geval is, kan je beginnen met het uittekenen van de context waarbinnen het vrijwilligerswerk zich afspeelt.
Ja, we kunnen vrijwilligers gebruiken Als je concludeert dat vrijwilligers betekenis kunnen hebben in je dienst, is de volgende stap om de doelstellingen van je dienst er even bij te nemen. Wat staat er in die doelstellingen? Kan je de beschrijving van waarvoor je mogelijk (extra) vrijwilligers kan gebruiken naadloos doen aansluiten op de doelstellingen van de dienst? Als dat zo is, kan je verder gaan, anders houd je best even halt.
15
HALTE 1
vrijwilligers en je doelstellingen Vrijwilligers kunnen niet zomaar in het ijle worden ingezet. De vrijwilligerswet bakent duidelijk af dat het vrijwilligerswerk in relatie moet staan met de onbaatzuchtige doelstelling van de dienst. Je kan dus niet zomaar mensen inzetten. Vrijwilligers inschakelen kan: • op voorwaarde dat de doelstellingen van de dienst duidelijk omschreven zijn. • op voorwaarde dat de vrijwilligers ingezet worden voor de realisatie van deze doelen. Wist je dat je de doelstelling van je dienst moet meedelen aan de vrijwilliger zodat die weet of hij wil vrijwilligen en voor wat hij dat dan doet?
Nee, de oplossing is niet bij vrijwilligerswerk te vinden Wellicht is er veel werk aan de winkel, maar is de oplossing niet om (meer) vrijwilligers te schakelen, omdat de taken in feite zouden gedaan moeten worden door betaalde krachten, jobstudenten,… Vrijwilligerswerk kan immers nooit betaalde arbeid vervangen. Passen vrijwilligerswerk bij de realisatie van jullie doelstellingen, dien je vervolgens werk te maken van het ontwikkelen van een visie op het werken met vrijwilligers.
16
Vrijwilligerswerk is van alle tijden, maar hoe we er vandaag naar kijken en mee omgaan is onderhevig aan de tijdsgeest. Er zijn de regeltjes, de veranderende context van lokale besturen en hun diensten en de verwachtingen van hedendaagse vrijwilligers zelf. Hoe begin je nu aan het werken met vrijwilligers of hoe zet je jouw bestaande vrijwilligersbeleid op punt, zonder te ontsporen? De focus in dit handboek ligt op het uiteenrafelen van de 9 hoofdstations in het vrijwilligersmanagement, om je op weg te zetten. Je kan het hele handboek integraal lezen, maar je kan ook aan de slag met het hoofdstuk dat je gewoon net nu nodig hebt. Van starten, visie-ontwikkeling, werven, onthalen, begeleiden, motiveren en waarderen tot bijsturen, mensen uitwuiven en tot slot je vrijwilligersbeleid evalueren: je vindt hier de weg. Praktische adviezen, gezond verstand en af en toe een halte met stof tot nadenken. Na het lezen van elk hoofdstuk, zit je vrijwilligersbeleid straks stevig op de rails. Wil je meer? Dan kan je de bijhorende checklists - onze routeplanners - gratis downloaden. Zo heb je alle instrumenten om het advies in dit boek om te zetten naar een geslaagd vrijwilligersbeleid in jouw lokaal bestuur. Geniet van de rit!