Vrijwilligerswerk op de rails by Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk

Vrijwilligerswerk op de rails Werken met vrijwilligers in 9 stappen in organisaties

Colofon 'Vrijwilligerswerk op de rails. Werken met vrijwilligers in 9 stappen in organisaties.' is een uitgave van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Auteur: Eva Hambach Redactie: Eva Hambach, Lies Pelsmakers, Jan VerdĂŠe Zetwerk & illustraties: Lies Pelsmakers D/2017/9253/02 Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw Amerikalei 164 bus 1 2000 Antwerpen tel. 03 218 59 01 www.vlaanderenvrijwilligt.be

Vrijwilligerswerk op de rails Werken met vrijwilligers in 9 stappen in organisaties

Vrijwilligerswerk mag dan wel van alle tijden zijn, de manier waarop vrijwilligers naar hun engagement kijken, verandert. En ook organisaties vernieuwen geregeld hun inzichten om nog beter, sterker en kwaliteitsvoller met vrijwilligers om te gaan.

VOORWOORD

Dat is niet altijd een sinecure. Zeker niet in een tijd waar het begrip ‘vrijwilligerswerk’, dat gebonden is aan een precieze wettelijke definitie, iets te vaak in de container ‘vrijwillige inzet’ wordt gekieperd. Zo ontstaat er verwarring: over rollen en functies, over de bescherming van de vrijwilliger en de positie van de organisatie als organisator van vrijwilligerswerk. We zien ook heel wat veranderingen in vrijwilligersland: de opmars van virtueel vrijwilligerswerk, de toename van vrijwilligers in buddywerkingen, eigen initiatieven van mensen in hun buurt of vrijwilligerswerk voor een specifieke doelgroep. Het aanbod van mogelijkheden om zich te engageren vergroot met andere woorden, terwijl veel organisaties in eenzelfde vijver blijven vissen. Gevolg? Concurrentie en schaarste op de vrijwilligersmarkt. Bovendien kreunen niet weinig organisaties onder financiële besognes. Zullen ze nog (voldoende) subsidies krijgen om de werking verder te zetten of worden ze getroffen door besparingen? En welke repercussies heeft dat dan op de werking en de inzet van vrijwilligers? We stellen ook vast dat bepaalde hardnekkige en onjuiste assumpties standhouden: • inzetten van vrijwilligers kost niks • vrijwilligerswerk gebeurt zomaar • vrijwilligers mogen blij zijn dat we hen een activiteit aanbieden Deze drie stellingen zijn natuurlijk absoluut niet correct. Vrijwilligers helpen de werking te faciliteren, van de sportclub die een ruimer aanbod kan geven tot een rusthuis dat meer kwalitatief menselijk contact mogelijk maakt,… maar vrijwilligers zijn geen robots die louter uitvoeren wat je hen vraagt. Een vrijwilliger heeft behoefte aan ondersteuning en begeleiding. Meer nog, vrijwilligers hebben daar recht op. Er zit geen enkele logica in te denken dat werknemers wel nood en recht hebben op begeleiding, advies, vorming, … en vrijwilligers niet, want au fond gaat het om eenzelfde soort mens!

Vrijwilligerswerk organiseren is daarom nooit kostenvrij, het is de plicht van een vereniging, een organisatie, een club, een project dat beroep doet op vrijwilligers om daarin te investeren: door informatie te geven, door kans te geven suggesties te doen, door een degelijke bescherming aan te bieden,â&#x20AC;Ś Goed begeleide vrijwilligers zijn contenter, blijven langer en brengen misschien zelfs nieuwe vrijwilligers aan als ware ambassadeurs. Daarom vonden we vanuit het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk tijd om een nieuwe publicatie te ontwikkelen om organisatoren van het vrijwilligerswerk te ondersteunen en te begeleiden in de realisatie van een kwalitatief vrijwilligersbeleid. Vanzelfsprekend kunnen we in deze publicatie niet alle bijzondere cases en particuliere vragen opnemen, daarvoor kan je ons steeds contacteren zodat we je met raad en daad kunnen bijstaan. We hopen vanzelfsprekend dat deze publicatie beduimeld, gebruikt en becommentarieerd wordt. Zodat ook wij kunnen doen wat we van jullie vragen: het geheel geregeld evalueren, bijsturen en herwerken. Veel plezier met dit handboek.

Routeplanners zijn extra hulpmiddelen die bij dit handboek horen en kan je gratis als PDf downloaden. Je herkent ze aan dit symbool in de tekst. www.vlaanderenvrijwilligt.be/routeplanners

VOORWOORD 7 1. STARTEN Voor je begint met vrijwilligers inzetten Je kan ze aaien, meneer Kiezen voor vrijwilligers Voordelen die het werken met vrijwilligers oplevert Nadelen bij het werken met vrijwilligers Ja, we kunnen vrijwilligers gebruiken Nee, de oplossing is niet bij vrijwilligerswerk te vinden

2. DENKEN

INHOUD

INHOUD 14 14 14 14 15 15 15 17

Missie en visie op vrijwilligerswerk scherpstellen 19 Missie 19 Visie 20 De mensen en de organisatie 21 Vormen van organisaties in het vrijwilligersveld 21 De mensen 23

3. WERVEN & SELECTEREN

De juiste vrijwilliger op de juiste plek krijgen 28 Werven 28 Het wervingsplan 28 Doelen: voor wat zoek je hoeveel vrijwilligers? 28 Doelgroepen: taak-, functie- en competentieprofielen 28 Boodschap: leg de inhoud van je vacature vast 30 De mediamix: welke kanalen gebruik je? 32 Timing & planning: niet last-minute 34 Budget 34 Evaluatie en bijsturing 35 Selecteren 40 Wij selecteren nooit! 40 Wij willen niet selecteren 41 Wij selecteren 41 Selecteer met zorg 43

Aanpakkers 43 Samenwerkers 43 Voorzichtigen 43 Zorgzamen 43 De heikele punten bij selectie 44 Ga je voor de absolute ‘nee’? 44 De juiste motivatie? 45 Wortels voor de neus houden 45 Beschikbaarheid 45 Referenties? 46 Profielcheck 46 Ook de vrijwilliger selecteert 46 Een selectie vooraf 46 Bij de selectie 46 Na de selectie 47 Het nachtmerrie scenario….? 49

4. ONTHALEN Vrijwilligers verwelkomen en opstarten Waarom is een goed onthaal belangrijk? Een onthaal is belangrijk Wat betekent het vrijwilligers goed onthalen? De inhoud van een goed onthaal Vergeet de minder zichtbare vrijwilligers niet Het onthaal duurt langer dan je denkt Proefperiode voorzien? Evaluatie van de proefperiode In gesprek gaan

5. BEGELEIDEN Vrijwilligers goed aan het werk zetten en houden Vrijwilligersverantwoordelijke aanstellen Laat de vrijwilliger vrijwilliger zijn en blijven Begeleiding start met een goede taakverdeling De inwerkfase Evaluatie van de inwerkfase Gevolgen van de evaluatie van de inwerkfase Verder begeleiden van vrijwilligers Dimensie 1 Dimensie 2

51 51 51 51 51 52 53 54 54 55 56

58 58 58 59 60 61 64 65 66 66 67

6. MOTIVEREN & WAARDEREN

INHOUD

De ontwikkelingsfase 69 VTO: vorming, training, opleiding 70 Vormingen, trainingen, en opleidingen verplichten? 70 VTO zo divers maken als je vrijwilligers zijn 71 Attesten? 71 Competenties en EVC 71

Goesting geven, waarderen en beschermen 75 Goesting geven 75 Vrijwilligers motiveren is geen vervelende klusâ&#x20AC;Ś 75 Je blindstaren op soorten motieven kan faliekant aflopen 75 Naar een andere benadering 76 Motiveren boven het individuele niveau tillen 78 Aandacht hebben voor de randvoorwaarden 80 Praten en aanwezig zijn 83 Waarderen 85 Beschermen 85 Welke voorzorgsmaatregelen te nemen? 86

7. STUREN EN BIJSTUREN

Opvolgen van vrijwilligers, spelregels en tevredenheid 89 Sturen 89 Leidraad 1: vrijwilligerswerk gebeurt niet zomaar 89 Leidraad 2: de aansprakelijkheid ligt bij de organisatie 89 Leidraad 3: het goed menen betekent niet het goed doen 90 Wat betekent ingrijpen? 90 Wat kan er gebeuren? 91 Bijsturen 93 Gesprekken voeren 93 Feedbackmomenten organiseren 94 Tevredenheidsonderzoek 94 In de praktijk 94

8. UITWUIVEN In schoonheid afsluiten Een dankcultuur ontwikkelen Het engagement van de vrijwilliger eindigt De vrijwilliger is malcontent

97 97 97 98 99

Het initiatief om niet langer samen te werken komt van de organisatie Niet op de vrijwilliger kunnen rekenen Onvoldoende competenties om de activiteit uit te voeren

9. EVALUEREN Je vrijwilligersbeleid op tijd en stond wikken en wegen Wanneer evalueren? Jaarlijks graag, zeker tweejaarlijks Bij het opstellen van een meerjarenplan Op basis van gebeurtenissen binnen de organisatie. Hoe evalueren? Na de evaluatie

99 99 100

102 102 102 102 102 102 103 103

ZIEZO 105 BRONNEN 106

Starten

1. STARTEN voor je begint met vrijwilligers inzetten

Je kan ze aaien, meneer Vrijwilligers inzetten, het lijkt simpel. Vrijwilligers hebben in onze samenleving een enorm grote aaibaarheidsfactor. Het zijn mensen die tijd en energie steken in andere mensen, een activiteit, de goede zaak. Zij bieden zich spontaan aan of door een beetje stimulans vanuit de organisatie, een voorzitter, een medewerker, een andere vrijwilliger. Deze dynamiek kan ons verkeerdelijk doen concluderen dat mensen die vrijwilligen zichzelf juist weten in te schatten, en dat ze enkel die engagementen opnemen waarvoor ze denken geschikt te zijn. De rest loopt dan wel vanzelf en automatisch. Dat is niet zo. Om het beste uit vrijwilligers te halen, hebben ze ondersteuning nodig, mogelijk ook wat bijsturing, vorming en informatie om zich in het vrijwilligersschap te bekwamen. In de praktijk stellen we vast dat er vaak nog te eng gekeken wordt naar de rol die vrijwilligers kunnen opnemen: ze worden vaak gezien als de nodige handlangers om iets gedaan te krijgen en ze zijn bovendien nog goedkoop ook. Vrijwilligerswerk is echter nooit gratis. De organisatie - of dat nu gaat om de de kleinste en meest recente feitelijke vereniging in een gehucht, of om de grote gestructureerde organisatie met een werking die vertakt is over tientallen lokale afdelingen - zal middelen moeten vrijmaken om het vrijwilligerswerk te stroomlijnen. Anders riskeer je dat het faliekant afloopt. Investeren in vrijwilligers is inzetten op de kwaliteit van de activiteiten, de dienstverlening, de omgang met anderen.

Kiezen voor vrijwilligers Vrijwilligers inzetten impliceert dat er duidelijk gekozen wordt voor vrijwilligers. Ze leveren immers tal van voordelen op, maar er zijn ook nadelen aan verbonden.

• • •

•

je initiatief krijgt een ‘zachter’ gelaat, vrijwilligers kunnen je ambassadeurs worden er kan meer gedaan worden: meer activiteiten, meer dienstverlening, op meer plaatsen de organisatie krijgt input van vrijwilligers, omdat ze met een specifieke kennis, ervaring of kennis van het terrein de werking kunnen verbeteren het is kostenefficiënt: vrijwilligers kosten geld maar ze sparen ook heel wat kosten uit

1. STARTEN

Voordelen die het werken met vrijwilligers oplevert:

Nadelen bij het werken met vrijwilligers: •

•

je dient rekening te houden met verwachtingen en wensen van de vrijwilligers: ze houden misschien vast aan activiteiten of taken uit het verleden, of trekken misschien de neus op voor bepaalde functies je dient rekening te houden met het feit dat vrijwilligers altijd de keuze hebben om te blijven of te gaan, waardoor je medewerkersbestand wat onstabieler is vrijwilligers dragen bij tot het imago van de vereniging of organisatie: dat kan positief zijn, maar ook negatief en een sfeer van amateurisme opwekken

Alvorens je wil starten met vrijwilligers is het goed om af te wegen of het inzetten van vrijwilligers een vooral positieve balans kan opleveren. Als dat het geval is, kan je beginnen met het uittekenen van de context waarbinnen het vrijwilligerswerk zich afspeelt.

• Routeplanner 1.1: Organisaties met betaalde medewerkers • Routeplanner 1.2: Organisaties met enkel vrijwilligers www.vlaanderenvrijwilligt.be/routeplanners

Ja, we kunnen vrijwilligers gebruiken Als je concludeert dat vrijwilligers betekenis kunnen hebben in je organisatie, is de volgende stap om de doelstellingen van je organisatie er even bij te nemen. Wat staat er in die doelstellingen?

Tip: de doelstelling van een organisatie met rechtspersoonlijkheid kan je eenvoudig opzoeken via de pagina rechtspersonen van het Belgisch Staatsblad. Kan je de beschrijving van waarvoor je mogelijk (extra) vrijwilligers kan gebruiken naadloos doen aansluiten op de doelstellingen van de organisatie? Als dat zo is, kan je verder gaan, anders houd je best even halt.

HALTE 1

vrijwilligers en je doelstellingen Vrijwilligers kunnen niet zomaar in het ijle worden ingezet. De vrijwilligerswet bakent duidelijk af dat het vrijwilligerswerk in relatie moet staan met de onbaatzuchtige doelstelling van de organisatie. Je kan dus niet zomaar mensen inzetten. Vrijwilligers inschakelen kan: • op voorwaarde dat de doelstellingen van de organisatie duidelijk omschreven zijn. Voor rechtspersonen zijn deze terug te vinden in de statuten. • op voorwaarde dat de vrijwilligers ingezet worden voor de realisatie van deze doelen. Opletten dus als je vrijwilligers inzet voor zaken die in feite niet tot de kernzaak van je organisatie horen. • op voorwaarde dat het gaat om organisaties zonder winstoogmerk: dus vzw’s, stichtingen, feitelijke verenigingen zonder winstoogmerk, openbare besturen. De feitelijke vereniging kan ook doelstellingen hebben neergeschreven; er zijn immers tal van feitelijke verenigingen die statuten hebben en die bekend gemaakt worden via hun website of ledenblad. Maar opgelet: een feitelijke vereniging is niet per definitie een vereniging zonder winstoogmerk!

Tip: speel gewoon open kaart met de vrijwilliger. Als je een organisatie bent met rechtspersoonlijkheid zonder winstoogmerk, en die volgens de vrijwilligerswet dus vrijwilligers mag inschakelen, dan kan je het ondernemingsnummer van je organisatie meedelen. De vrijwilliger die wil kan dat dan traceren en zekerheid vinden dat hij bij jullie mag vrijwilligen met het beschermend wettelijk statuut.

Voor organisaties en verenigingen die enkel door vrijwilligers geleid, beheerd en gestuurd worden, is er veel meer ruimte want de hele zaak bestaat uit enkel en alleen vrijwilligerswerk, wat meer vrijheid biedt om extra vrijwilligers in te schakelen dan voor organisaties waar er ook een betaalde staf werkt. Je mag vrijwilligers immers niet inschakelen in taken die normaal gezien door betaalde krachten gebeuren, maar dat is bij deze organisaties niet van toepassing.

1. STARTEN

Wist je dat je de doelstelling van je organisatie moet meedelen aan de vrijwilliger zodat die weet of hij wil vrijwilligen en voor wat hij dat dan doet?

Nee, de oplossing is niet bij vrijwilligerswerk te vinden Wellicht is er veel werk aan de winkel, maar is de oplossing niet om (meer) vrijwilligers te schakelen, omdat de taken in feite zouden gedaan moeten worden door betaalde krachten, jobstudenten,â&#x20AC;Ś Vrijwilligerswerk kan immers nooit betaalde arbeid vervangen. Past vrijwilligerswerk bij de realisatie van jullie doelstellingen, dien je vervolgens werk te maken van het ontwikkelen van een visie op het werken met vrijwilligers.

Vrijwilligerswerk is van alle tijden, maar hoe we er vandaag naar kijken en mee omgaan is onderhevig aan de tijdsgeest. Er zijn de regeltjes, de veranderende context van organisaties en de verwachtingen van hedendaagse vrijwilligers zelf. Hoe begin je nu aan het werken met vrijwilligers of hoe zet je jouw bestaande vrijwilligersbeleid op punt, zonder te ontsporen? De focus in dit handboek ligt op het uiteenrafelen van de 9 hoofdstations in het vrijwilligersmanagement, om je op weg te zetten. Je kan het hele handboek integraal lezen, maar je kan ook aan de slag met het hoofdstuk dat je gewoon net nu nodig hebt. Van starten, visie-ontwikkeling, werven, onthalen, begeleiden, motiveren en waarderen tot bijsturen, mensen uitwuiven en tot slot je vrijwilligersbeleid evalueren: je vindt hier de weg. Praktische adviezen, gezond verstand en af en toe een halte met stof tot nadenken. Na het lezen van elk hoofdstuk, zit je vrijwilligersbeleid straks stevig op de rails. Wil je meer? Dan kan je de bijhorende checklists - onze routeplanners - gratis downloaden. Zo heb je alle instrumenten om het advies in dit boek om te zetten naar een geslaagd vrijwilligersbeleid. Geniet van de rit!