Gestión del ciclo del proyecto III. Seguimiento, justificación y evaluación by ONGD Solidaridad Don Bosco

Ciclo de proyectos III. Seguimiento, justificaci贸n y evaluaci贸n de proyectos Paola Bernal Fecha: 22 de noviembre de 2010

La Fundación Luis Vives es: La Fundación Luis Vives trabaja para apoyar y fortalecer al Tercer Sector Social (ONG, ENL, ciudadanía en general...). En esta labor, la Fundación trata de promover la cooperación y el trabajo en partenariado entre ONL, administraciones públicas, empresas, instituciones académicas y otros actores sociales.

Ejes de actuación La actividad se desarrolla en torno a cuatro ejes de actuación: Información y sensibilización: web de la FLV, boletín FlashInfosocial Asesoramiento y asistencia técnica: Implantación de sistemas de calidad, Planes Estratégicos, etc. Análisis investigación y debate: Foros del Tercer Sector, Seminarios, etc. Formación: … además de dos áreas transversales: Asuntos Europeos: Punto de información Europeo: EuropDirect Publicaciones: Revista Española del Tercer Sector, Revista de RSC, Cuadernos de Gestión…

El área de Formación en la FLV Experiencias formativas con el Tercer Sector Formación desde el Tercer Sector, para el Tercer Sector: específica y especializada para ONG ofrecida por una ONG Basada en un sistema de entrenamiento y aprendizaje por competencias: Lo que los RRHH del Tercer Sector necesitan Saber, hacer y ser para hacer frente a los retos de las ONG. Profesional, de profesionales para profesionales “Partiendo Partiendo de vuestras necesidades, poniendo en juego nuestra experiencia, aportando valor” valor

Abordamos tres tipos de contenidos de interés para las ONL en nuestra oferta formativa: Competencias técnicas en los diferentes ámbitos de gestión (económico financiero, calidad, voluntariado, etc.). Competencias y habilidades transversales para cuadros medios y directivos (comunicación, trabajo en equipo, liderazgo, gestión de la diversidad etc.). Herramientas y temas estratégicos del sector (políticas europeas, elearning, aplicaciones 2.0 para ONL, etc.)

Trabajamos a partir de cuatro estrategias o líneas formativas: •Servicio de formación In Company que da respuesta a las necesidades específicas de las organizaciones •Formación universitaria (Programa de Gestión Directiva de ONL) •Programa específico para promotores, líderes y directivos del tercer sector. •Programa Abierto Anual de cursos de corta duración

Objetivo del curso Dotar a los asistentes de conocimientos para el adecuado seguimiento, justificación de proyectos, así como una introducción a la evaluación de los mismos.

Resultados Esperados • Entender la importancia de anticiparse a la justificación, incorporando durante la ejecución los criterios establecidos por el financiador en las bases de la convocatoria. • Contar con los conocimientos necesarios para justificar técnica y económicamente un proyecto. • Proporcionar nociones para la evaluación de las intervenciones que realizan las ENL.

Contenido Seguimiento y Justificación de un proyecto: Sentando las bases para justificar, realización de un adecuado seguimiento Funciones y actores Seguimiento técnico Seguimiento económico Planificación y coordinación de las justificaciones Normativa en materia de subvenciones Europea Estatal: Ley y reglamento de subvenciones Justificación técnica de un proyecto Justificación económica de un proyecto Modalidades de Justificación Contratación y subcontratación Tipos de gasto/pago y documentación soporte asociada Introducción a la evaluación de proyectos ¿qué se entiende por evaluar? ¿Por qué es importante evaluar? Claves para evaluar un proyecto

Introducci贸n

漏 Fundaci贸n Luis Vives

El ciclo del proyecto

Planear

Hacer

Actuar

Comprobar

漏 Fundaci贸n Luis Vives

Seguimiento y Justificaci贸n un proyecto

漏 Fundaci贸n Luis Vives

Sentando las bases para justificar, realización de un adecuado seguimiento ¿Qué es eso del seguimiento?

“El seguimiento es la recolección y análisis continuo de información útil para tomar decisiones durante la implementación de una política, programa o proyecto, con base en una comparación entre los resultados esperados y el estado de avance de los mismos. (The World Bank- IBRD, Designing and Building a Results-Based Monitoring and Evaluation System, 2000).

Funciones del seguimiento 1. Incorporar (y comprobar que se están cumpliendo) en la ejecución los criterios de implementación y justificación del financiador. 2. Proporciona información actualizada

• Grado de ejecución técnica • Grado de ejecución financiera

Señala posibles desviaciones • No sustanciales • Sustanciales

Modificaciones (1) Ej.: Ministerio de Sanidad y Política Social: • permite compensar entre partidas de un mismo concepto de gasto (autorizadas) sin un porcentaje definido. • Entre diferentes conceptos de gasto un 10% (+/-). • IRPF: 10% entre diferentes CCAA (la entidad sigue estando obligada a solicitar modificaciones) Concepto

Concepto

Gastos Corrientes –

Gastos de Inversión -GI-

Gastos de gestión y

GC-

administración

Partidas GC Personal

Partidas GI

Partida única

Adquisición de inmuebles

Gastos de gestión y administración

Mantenimiento

Obras

actividades Dietas y gastos de

Equipamiento

viaje

Modificaciones (2) Ej. AECID – Proyectos y Convenios - sustanciales si hay un cambio cualitativo, en: • Objetivos • Resultados • Población beneficiaria • Ubicación territorial • Socio local Aprobadas por la AECID (departamento de ONGD), mediante solicitud presentada: • Una vez identificadas las circunstancias que motivan la modificación, no pueden transcurrir más de 2 meses. • Debe realizarse antes de empezar a ejecutar la modificación

Actores del seguimiento Beneficiarios Socio Local/ Contraparte / delegación

ONL

Financiador

Estas son nuestras fuentes de información.. … Reto: canales adecuados

Áreas o departamentos involucrados

Delegación o contraparte

Cooperación

Departamento técnico (en España)

Departamento administrativo/ financiero

Seguimiento técnico (1) Descripci ón

Indicad or

Distribución temporal del indicador

(metas parciales a conseguir valores)

(Valores parciales conseguidos)

(desviaciones)

I (1 er trim)

I (2 do trim)

I (3 er trim)

I (4 er trim)

I (1 er trim)

I (2 do trim)

I (3 er trim)

I (4 er trim)

Objetivo General Objetivo Específico Resultado 1 Resultado 2 Resultado n

Conservar las fuentes de verificación!!! © Fundación Luis Vives

I (1 er trim)

I (2 do trim)

I (3 er trim)

I (4 er trim)

Observaciones

Seguimiento técnico (2) Activid ad

A1 A2

Cronograma previsto 2009 Ener Febr Marz Abril May o ero o o

Juni o

Cronograma realizado 2009

Julio Agos Septi Octu Novi Dicie Ener Febr Marz Abril May to emb bre emb mbr o ero o o re re e

X X

Retrasos y modificaciones

Juni o

Julio Agos Septi to emb re

Observ acione s

Seguimiento técnico (3) Cambios de tendencia política en los gobiernos locales donde se ejecute el proyecto. Cambios en las políticas públicas. Cambios en la estructura asociativa (que pueden afectar a nuestra contraparte) Posibles catástrofes naturales. Etc.

Seguimiento Económico (1) Partida

Previsto

Gasto realizado

Desviación %

A. Gastos de Personal

0,00 €

0,00%

B. Servicios de consultaría y/o asistencia técnica

0,00 €

0,00%

C. Gastos por desplazamiento

0,00 €

0,00%

D. Equipamiento

0,00 €

0,00%

E. Alquileres

0,00 €

0,00%

G. Otros gastos

0,00 €

0,00%

TOTALES © Fundación Luis Vives

Observaciones

Seguimiento económico (2) Contrataciones y subcontrataciones. ¿estamos, si lo necesitamos, haciendo contratos? ¿estamos recibiendo las facturas de los servicios/productos que hemos contratado? ¿se están realizando los pagos de los gastos del proyecto? Etc.

Tipos de informes de justificaci贸n

Intermedia

Final

漏 Fundaci贸n Luis Vives

Planificación y coordinación de las justificaciones (1) cuando tengamos constancia de la concesión de la subvención o ayuda, a fin de incorporar a la ejecución los requisitos que posteriormente deberemos demostrar que hemos aplicado. los departamentos técnicos y financieros/administración involucrados en la gestión del proyecto conozcan los requisitos del financiador, tales como: publicidad de la ayuda concedida: logotipos, etc. gastos y actividades elegibles. Limites de gastos por partidas. Etc.

Planificación y coordinación de las justificaciones (2) Fecha Inicio

Fecha Fin

Inclusión social local 2009

1/15/2009

1/15/2011

IG U A L D A D

P A R T IC IP A C IÓ N C IU D A D A N A

IN C L U S IÓ N S O C IA L

Nombre

Consultas Europeas a ala Ciudadanía 2009

1/1/2009

Cuaderno europeo nº7: " Participación de los ciudadanos y de la sociedad civil en la construcción de la UE"

1/1/2009

Igualdad de trato y gestión de la diversidad de la empresa

1/1/2009

12/31/2009

Red europea de expertos socioeconómicos en el ámbito de la discriminación

1/1/2009

Europe Direct "Conéctate a Europa"

1/1/2009

Socios

Financiadores

MEC CE - DG EMPL EAPN-Es O. Soc. Caixa Gal. FEMP

9/30/2009 Fundación Rey Baudouin (BE)

PPTO Total 241.086,16

Financiación aprobada 2009

Justificación final

192.868,93 Cuando se soliciten los siguientes pagos 4/15/2011 (para poder solicitar un pago hay que gastar el 70% del pago anterior). La solicitud de financiación deberá ir acompañada de un informe de seguimiento

ministerio de salud

24.108,61

Obra social de Caixa Galicia CE - DG Comunicación a través de la FRB

24.108,61 129.987,00

Justificación intermedia

100.600,00

8/30/2009

Resumen

Este proyecto es una continuación del 1) Captar a 15 gobiernos regionales, a 15 EAPN proyecto "A favor de la inclusión social" regionales y 15 FEMP o aytos. 2007 y pretende fomentar las estrategias 2) Elaborar una estrategia de comunicación de inclusión social en el plano local 3) Organizar un seminario dirigido a los responsables de comunicación 4) Organizar 4 foros de debate online 5) Elaboración del cuaderno de debate Europeo

Previamente a las elecciones europeas del 2009, el proyecto reunirá a ciudadanos seleccionados de los 27 Estados miembros de la UE, con el objetivo de debatir asuntos fundamentales para la Unión

Pendiente

21.680,00

La publicación de este cuaderno ca asociada con el proyecto Consultas Europeas a la Ciudadanía 2009

CE - DG EMPL

10.690,00

Este proyecto es una continuación del proyecto sobre igualdad de trato y gestión de la diversidad 2007 y pretende sensibilizar al sector empresarial

12/31/2009 Human European CE - DG EMPL Consultancy (NL) OESB Consulting (AU)

25.588,00

CE Representación en España

24.572,00

01/05/2009 1er Informe Nacional

12.000,00

Secretaria de Estado para la Unión Europea

El proyecto se llevará a cabo en 5 fases 1) 1er Debate online 2) Consultas Nacionales 3) 2do Debate online 4) Cumbre de ciudadanos Europeos 5)Diálogos regionales Publicar y difundir 2000 ejemplares del cuaderno europeo nº 7

Entablar relaciones con 10 organizaciones clave (administraciones públicas, cámaras de comercio, organizaciones empresariales, etc.) a través de las cuales se pueda acceder a las empresas

Esta red europea es de nueva creación en la Publicar informes europeos y temáticos relacionados cual se pretende participar como miembro con la discriminación

Mensual 3/1/2009

31 de octubre de 2009.

ppls Acciones

Estructurar y organizar el Punto de Información Europea "Europe Direct"

Acercar la UE a los ciudadanos más excluidos/vulnerables y fomentar la participación ciudadana en los asuntos europeos

Planificaci贸n y coordinaci贸n de las justificaciones (3)

漏 Fundaci贸n Luis Vives

Planificación y coordinación de las justificaciones (4) Se utilice una herramienta que recuerde a todos los involucrados en la justificación, puede ser un cronograma o similar, que permita prever la fecha de entrega y poder de esta manera entregar a tiempo el informe de justificación.

Se prevean mecanismos para que las partes involucradas (contraparte – si la hubiese-, departamento técnico, departamento financiero, etc.) se informen entre sí de todos aquellos aspectos del proyecto que puedan afectar la justificación.

Normativa en materia de subvenciones

漏 Fundaci贸n Luis Vives

Normativa Europea La base reglamentaria de todas las subvenciones a cargo de presupuestos comunitarios es el Reglamento (CE, Euratom) n° 1605/2002 del Consejo, de 25 de junio de 2002, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europea. Esta normativa fija los criterios generales, que posteriormente se desarrollarán para cada caso Programas Comunitarios o Fondos Estructurales.

¿cómo se define en la normativa europea a una subvención? “contribuciones financieras directas a cargo del presupuesto que se conceden a título de liberalidad con objeto de financiar: bien una acción destinada a promover la realización de un objetivo de alguna de las políticas de la Unión Europea; bien el funcionamiento de un organismo que persiga un objetivo de interés general europeo o un objetivo de alguna de las políticas de la Unión Europea.”

Principios Buena gestión financiera, es decir aplicar los principios de: • economía, • eficiencia y • eficacia. Para aplicar este principio es necesaria: La definición de objetivos comprobables que son seguidos a través de indicadores de resultados mensurables, con el fin de pasar de una gestión orientada hacia los medios a una gestión orientada hacia los resultados.

Principios asociados a la concesión de subvenciones • Transparencia. • Igualdad de trato. • No acumulación. • Irretroactividad. • Cofinanciación.

la subvención no puede producir beneficio a su beneficiario

Estatal • La ley 38/2003, de 17 de noviembre General de Subvenciones • R.D. 887/2006, de 21 de julio, reglamentario

¿cómo definen una subvención? Como una entrega dineraria, que: •

Se realiza sin contraprestación directa de los beneficiarios

•

Esta asociada al cumplimiento de un determinado objetivo, la ejecución de un proyecto, la realización de una actividad.

Principios de gestión de los fondos según la Ley •

Publicidad, transparencia, concurrencia, objetividad, igualdad y no discriminación

•

Eficacia en el cumplimiento de los objetivos fijados por la Administración otorgante.

•

Eficiencia en la asignación y utilización de los recursos públicos.

Estatal – Cooperación• La ley 38/2003, de 17 de noviembre General de Subvenciones y su R.D. 887/2006, de 21 de julio, reglamentario. • R.D. 794/2010 de 16 de junio. Reglamentario de las subvenciones en el ámbito de la cooperación al desarrollo. • Orden AEC/1303/2007 de 27 de abril. Reguladora de las bases para la concesión de subvenciones. • Resolución de 24 de marzo de 2009, de la Presidencia de la AECID, que aprueba las normas de seguimiento y justificación de proyectos y convenios de cooperación al desarrollo.

Estatal – Cooperación• La OTC/Agencia/Embajada tienen un papel importante

Algunas características especiales

• Los bienes adquiridos/rehabilitados con el proyecto deben transferirse • Auditoria obligatoria en el caso de convenios, en el caso de los proyectos es una opción de la justificación económica. • Evaluación intermedia (externa) obligatoria en el caso de convenios. En los proyectos es obligatoria si la subvención es superior a 350 mil€ en otros casos, deben pedir autorización para hacerlas. • Contrataciones: debe acudirse con preferencia a profesionales, empresas y particulares locales (excepto las auditorias). • Tipos de cambio (FIFO o ponderado) • La ONGD Adjudicataria/Líder de la Agrupación, es la responsable ante la AECID.

La Justificaci贸n en la Ley de Subvenciones

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Práctica 1

La Ley nos dice… que … debemos

• ¿Qué significa Justificar? Artículo 14: b) Justificar ante el órgano concedente o la entidad colaboradora, en su caso, el cumplimiento de los requisitos y condiciones, así como la realización de la actividad y el cumplimiento de la finalidad que determinen la concesión o disfrute de la subvención. • ¿Qué debemos aportar y cuando? Artículo 14. c) Someterse a las actuaciones de comprobación, a efectuar por el órgano concedente o la entidad colaboradora, en su caso, así como cualesquiera otras de comprobación y control financiero que puedan realizar los órganos de control competentes, tanto nacionales como comunitarios, aportando cuanta información le sea requerida en el ejercicio de las actuaciones anteriores.

La Ley nos dice… que … debemos • ¿Qué pasa cuando el proyecto tiene otras fuentes de financiación? Artículo 14. d) Comunicar al órgano concedente o la entidad colaboradora la obtención de otras subvenciones, ayudas, ingresos o recursos que financien las actividades subvencionadas. Esta comunicación deberá efectuarse tan pronto como se conozca y, en todo caso, con anterioridad a la justificación de la aplicación dada a los fondos percibidos. • ¿Qué pasa con la contabilidad? ¿debemos llevarla de algún modo? Artículo 14. e) Disponer de los libros contables, registros diligenciados y demás documentos debidamente auditados en los términos exigidos por la legislación mercantil y sectorial aplicable (…), así como cuantos (…) registros (…) sean exigidos por las bases reguladoras de las subvenciones, con la finalidad de garantizar el adecuado ejercicio de las facultades de comprobación y control

La Ley nos dice… que … debemos •

¿Debemos conservar la documentación? ¿Por cuánto tiempo? Artículo 14. f) Conservar los documentos justificativos de la aplicación de los fondos recibidos, incluidos los documentos electrónicos, en tanto puedan ser objeto de las actuaciones de comprobación y control. Artículo 39. Prescripción. Prescribirá a los cuatro años el derecho de la Administración a reconocer o liquidar el reintegro. Otros supuestos: código del comercio, subvenciones europeas. • ¿Debemos informar que nos han concedido la ayuda? Artículo 18. Difusión (...) dar la adecuada publicidad del carácter público de la financiación de programas, actividades, inversiones o actuaciones de cualquier tipo que sean objeto de subvención, en los términos reglamentariamente establecidos.

La Ley nos dice… que … debemos • ¿Pueden exigirnos cofinanciación? Artículo 19. Financiación de las actividades subvencionadas. La normativa reguladora de la subvención podrá exigir un importe de financiación propia para cubrir la actividad subvencionada. La aportación de fondos propios al proyecto o acción subvencionada habrá de ser acreditada (...). •

¿Pueden ser incompatibles entre sí diferentes subvenciones? Artículo 19. Financiación de las actividades subvencionadas. La normativa reguladora de la subvención determinará el régimen de compatibilidad o incompatibilidad para la percepción de otras subvenciones, ayudas, ingresos o recursos para la misma finalidad, (…)

La Ley nos dice… que … debemos •

¿Las subvenciones pueden generarnos beneficios? Artículo 19. Financiación de las actividades subvencionadas. El importe de las subvenciones en ningún caso podrá ser de tal cuantía que, aisladamente o en concurrencia con otras subvenciones, ayudas, ingresos o recursos, supere el coste de la actividad subvencionada.

•

¿Qué pasa con los intereses de la cuenta donde hemos depositado la subvención? Artículo 19. Financiación de las actividades subvencionadas. Los rendimientos financieros que se generen por los fondos librados a los beneficiarios incrementarán el importe de la subvención concedida y se aplicarán igualmente a la actividad subvencionada, salvo que, por razones debidamente motivadas, se disponga lo contrario en las bases reguladoras de la subvención.

La Ley nos dice… que … debemos •

¿Podemos contratar, libremente y a nuestro criterio externamente actividades del proyecto? Artículo 29. Subcontratación de las actividades subvencionadas por los beneficiarios. 1. (...) un beneficiario subcontrata cuando concierta con terceros la ejecución total o parcial de la actividad que constituye el objeto de la subvención. (…) excepto aquellos gastos en que tenga que incurrir el beneficiario para la realización por sí mismo (...). 2. (…) cuando la normativa reguladora de la subvención así lo prevea. (…) no excederá del porcentaje que se fije en las bases reguladoras de la subvención. En el supuesto de que tal previsión no figure, el beneficiario podrá subcontratar hasta un porcentaje que no exceda del 50 por ciento del importe de la actividad subvencionada. En ningún caso podrán subcontratarse actividades (…) no aporten valor añadido al contenido de la misma. 5. Los contratistas quedarán obligados sólo ante el beneficiario, que asumirá la total responsabilidad de la ejecución de la actividad subvencionada frente a la Administración.

La Ley nos dice… que … debemos •

¿Cómo es una justificación? ¿Qué información debemos incluir?

Artículo 30. Justificación de las subvenciones públicas 1. La justificación (…) se documentará de la manera que se determine reglamentariamente (…) 2. La rendición de la cuenta justificativa constituye un acto obligatorio del beneficiario (...), en la que se deben incluir, bajo responsabilidad del declarante, los justificantes de gasto o cualquier otro documento con validez jurídica que permitan acreditar el cumplimiento del objeto de la subvención pública. (...) A falta de previsión de las bases reguladoras, la cuenta deberá incluir declaración de las actividades realizadas que han sido financiadas con la subvención y su coste, con el desglose de cada uno de los gastos incurridos, y su presentación se realizará, como máximo, en el plazo de tres meses desde la finalización del plazo para la realización de la actividad. 3. Los gastos se acreditarán mediante facturas y demás documentos de valor probatorio equivalente con validez en el tráfico jurídico mercantil o con eficacia administrativa (...). La acreditación de los gastos también podrá efectuarse mediante facturas electrónicas (...). Reglamentariamente, se establecerá un sistema de validación y estampillado de justificantes de gasto que permita el control de la concurrencia de subvenciones. 1.

Cuando las actividades hayan sido financiadas, además de con la subvención, con fondos propios u otras subvenciones o recursos, deberá acreditarse en la justificación el importe, procedencia y aplicación de tales fondos (...)

5. En el supuesto de adquisición de bienes inmuebles, (...) debe aportarse certificado de tasador independiente debidamente acreditado e inscrito en el correspondiente registro oficial. © Fundación Luis Vives

La Ley nos dice… que … debemos

• ¿Qué y cómo son los gastos elegibles? Artículo 31. Gastos subvencionables. 1. Se consideran gastos subvencionables, (...), aquellos que de manera indubitada respondan a la naturaleza de la actividad subvencionada, y se realicen en el plazo establecido (...). En ningún caso el coste de adquisición de los gastos subvencionables podrá ser superior al valor de mercado. 2. Salvo disposición expresa en contrario en las bases reguladoras de las subvenciones, se considerará gasto realizado el que ha sido efectivamente pagado con anterioridad a la finalización del período de justificación determinado (...). 3. Cuando el importe del gasto (...)supere 30.000 euros en el supuesto de coste por ejecución de obra, o de 12.000 euros en el supuesto de suministro de bienes de equipo o prestación de servicios por empresas de consultoría o asistencia técnica, (...) deberá solicitar como mínimo tres ofertas de diferentes proveedores, con carácter previo a la contracción (...) (…) debiendo justificarse expresamente en una memoria la elección cuando no recaiga en la propuesta económica más ventajosa. 4. En el supuesto de adquisición, construcción, rehabilitación y mejora de bienes inventariables, (...) Las bases reguladoras fijarán el período durante el cual el beneficiario deberá destinar los bienes al fin concreto para el que se concedió la subvención, que no podrá ser inferior a cinco años en caso de bienes inscribibles en un registro público (deberá hacerse constar en la escritura esta circunstancia), ni a dos años © Fundación Luis Vives para el resto de bienes.

La Ley nos dice… que … debemos

• ¿Qué y cómo son los gastos elegibles? (2) Artículo 31. Gastos subvencionables. 7. Los gastos financieros, los gastos de asesoría jurídica o financiera, los gastos notariales y registrales y los gastos periciales para la realización del proyecto subvencionado y los de administración específicos son subvencionables si están directamente relacionados con la actividad subvencionada y son indispensables para la adecuada preparación o ejecución de la misma, y siempre que así se prevea en las bases reguladoras. (...) (...) 8. (...)En ningún caso se consideran gastos subvencionables los impuestos indirectos cuando sean susceptibles de recuperación o compensación ni los impuestos personales sobre la renta. 9. Los costes indirectos habrán de imputarse por el beneficiario a la actividad subvencionada en la parte que razonablemente corresponda de acuerdo con principios y normas de contabilidad generalmente admitidas y, en todo caso, en la medida en que tales costes correspondan al período en que efectivamente se realiza la actividad.

La Ley nos dice… que … debemos

• ¿Nos pueden exigir la devolución de los fondos? ¿En que casos? Artículo 37. Causas de reintegro. a) Obtención de la subvención falseando las condiciones requeridas para ello u ocultando aquéllas que lo hubieran impedido. b) Incumplimiento total o parcial del objetivo, de la actividad, del proyecto (...). c) Incumplimiento de la obligación de justificación o la justificación insuficiente (...). d) Incumplimiento de la obligación de adoptar las medidas de difusión (...). e) Resistencia, excusa, obstrucción o negativa a las actuaciones de comprobación y control financiero (…)

La Ley nos dice… que … debemos

•

¿La ley de subvenciones es de aplicación en el caso de las ayudas europeas? Artículo 6. Régimen jurídico de las subvenciones financiadas con cargo a fondos de la Unión Europea. 1. Las subvenciones financiadas con cargo a fondos de la Unión Europea se regirán por las normas comunitarias aplicables en cada caso y por las normas nacionales de desarrollo o transposición de aquéllas. 2. Los procedimientos de concesión y de control de las subvenciones regulados en esta ley tendrán carácter supletorio respecto de las normas de aplicación directa a las subvenciones financiadas con cargo a fondos de la Unión Europea.

Justificaci贸n t茅cnica de un proyecto

漏 Fundaci贸n Luis Vives

Memoria intermedia: avance, resultados parciales, cronograma, metodología, dificultades en al gestión y resultados parciales. Memoria final: resultados alcanzados, actividades realizadas, cronograma, metodología, modificaciones con respecto a la planificación inicial y dificultades.

Ejemplos de modelos de informe IRPF/Régimen General: Anexo XII

MPSEYD

MEMORIA DE ACTUACIÓN

CONVOCATORIA:

AÑO: 2008 1.- Entidad Nombre: N.I.F.:

2.- Denominación del/ de la programa/actuación

3.- Colectivo de atención

4.- Resumen del contenido del/ de la programa/actuación

5.- Periodo de ejecución del/ de la programa/actuación

7.- Número de usuarios directos

8.- Modificaciones solicitadas: análisis de su necesidad

Ejemplos de modelos de informe 9.- Localización territorial del programa (cumplimentar solo en el caso de subvenciones del IRPF COMUNIDAD

PROVINCIA

LOCALIDAD

ENTIDAD QUE GESTIONA

AUTÓNOMA

EL PROGRAMA

Ámbito Estatal

10.- Metodología o instrumentos utilizados.

11.- Actuaciones realizadas.

Actividades

Fecha inicio

Fecha Finalización

Número de Usuarios

12.- Objetivos previstos, cuantificados en la medida de lo posible.

13.- Resultados obtenidos del programa cuantificados y valorados.

14.- Desviaciones.

15.- Conclusiones

D. XXX en su calidad de XXX de la entidad XXX , certifica la veracidad de todos los datos reflejados en la presente Memoria.

Madrid, a XX de XX de 2009

AECID- Proyectos – Memoria intermedia

ANEJO 1 CONVOCATORIA DE SUBVENCIONES DE LA AECI A LAS ONGD INFORME DE SEGUIMIENTO DEL PROYECTO: (nombre del proyecto)

•

DATOS GENERALES

Código del Proyecto:

Entidad Subvencionada/líder agrupación:

Agrupación (otros miembros):

País:

Provincia/Municipio:

Socio local y otras entidades participantes:

Coste total del Proyecto:

Aportación de la AECI:

Aportación de la ONGD o Agrupación:

Otras aportaciones:

Fecha de inicio del Proyecto:

Fecha prevista de finalización del Proyecto:

Fecha modificaciones autorizadas por AECI:

Fecha de elaboración del informe:

•

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL GRADO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO.

RESULTADO PREVISTO A LA FINALIZACIÓN DEL PROYECTO

Grado actual de logro

OBSERVACIONES

ACTIVIDADES REALIZADAS

Grado de ejecución

OBSERVACIONES

R1.A1 R1.A2 © Fundación Luis Vives

RESULTADO PREVISTO A LA FINALIZACIÓN DEL PROYECTO

Grado actual de logro

OBSERVACIONES

ACTIVIDADES REALIZADAS

Grado de ejecución

OBSERVACIONES

R2.A1 R2.A2

•

INCIDENCIAS NO PREVISTAS EN LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO:

•

Modificaciones sustanciales

Modificaciones accidentales

•

Actividades no ejecutadas

Nuevas actividades.

•

GRADO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA (tabla 1)

• CRONOGRAMA PREVISTO DE ACTIVIDADES, CON ESPECIAL ATENCIÓN A LAS MODIFICACIONES PROPUESTAS.

VALORACIÓN GENERAL SOBRE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO:

•

a) Valoración general sobre el grado de participación social e institucional de los colectivos afectados y sobre el mecanismo de ejecución del proyecto b)

Señalar puntos fuertes y débiles en la ejecución del proyecto

Observaciones

•

FECHA, AUTOR Y FIRMA © Fundación Luis Vives

AECID- Proyectos – Informe final ANEJO 2 CONVOCATORIA DE SUBVENCIONES DE LA AECI A LAS ONGD INFORME FINAL DE PROYECTO DE COOPERACIÓN PARA EL DESARROLLO (rellenar nombre del Proyecto, Código y Entidad Subvencionada o beneficiaria*). *En el caso de Agrupación , la líder. DATOS GENERALES Código del Proyecto: Entidad Subvencionada o Beneficiario: Título del Proyecto: Sector principal/Subsector/es Código CAD: País: Provincia/Municipio: Socio local y otras entidades locales participantes: Coste total del Proyecto: Subvención de la AECI: Aportación de la ONGD/Agrupación: Otras aportaciones: Fecha de inicio del Proyecto: Fecha de finalización del Proyecto: Fecha modificada de finalización: Fecha modificaciones autorizadas por AECI: INFORME DE LA EJECUCIÓN II.1 Descripción resumida del proyecto ejecutado y de los mecanismos de ejecución, con explicación de las modificaciones realizadas sobre el proyecto original. II.2 Actividades realizadas y grado de ejecución R1 : ACTIVIDADES REALIZADAS

Grado de ejecución

OBSERVACIONES

Grado de ejecución

OBSERVACIONES

R1.A1 R1.A2 R2: ACTIVIDADES REALIZADAS R2.A1 R2.A2 II.3 Resultados Obtenidos. Indicadores. Resultados Obtenidos: Indicadores previstos del resultado 1 Indicadores previstos del resultado 2

Logro de indicadores Fuentes de verificación Logro de indicadores

Fuentes de verificación

II.4 Descripción de la situación actual con respecto a la situación inicial: Objetivo especifico/s. Indicadores. Objetivo específico: Indicadores previstos del objetivo específico

Logro de indicadores

Fuentes de verificación

II.5 PROGRAMACIÓN . Cronograma final de actividades. NOMBRE DEL PROYECTO 2005 2006 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 RESULTADO 1 R1 A1

R1 A2

PERIODO INICIALMENTE PREVISTO PERIODO EJECUCIÓN REAL

RESULTADO 2 R2 A1 MNS: Modificación no sustancial a) MS: Modificación sustancial III. VALORACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO III.1 VALORACIÓN TÉCNICA.

DESVIACIONES Y RECOMENDACIONES:

III.2.VALORACIÓN GLOBAL: Socio local y mecanismos de ejecución. Nivel de participación de los colectivos afectados. Puntos fuertes y débiles en el desarrollo del proyecto. Si pudiéramos comenzar de nuevo ¿qué se modificaría del proyecto inicial y/o de su ejecución? Actividades de la ONGD beneficiaria de la subvención sobre las actividades desarrolladas directa e indirectamente en el proyecto. III.3 VALORACIÓN DE LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN (*): Eficacia. Eficiencia. Pertinencia. Impacto. Viabilidad. IV ENTREGA FINAL DEL PROYECTO. Finalización y transferencia del Proyecto. Grado de sostenibilidad de la intervención. Receptividad del socio local y de los beneficiarios. a) Visibilidad. © Fundación Luis Vives

Elementos comunes de los formularios anteriores Identificación de la entidad, Identificación del proyecto, Objetivos, resultados, indicadores y actividades (desviaciones). Metodología. Modificaciones. Dificultades.

Anexos al informe Una cuestión de trazabilidad Ejemplos: Formación/Seminarios Material de difusión: notas de prensa, capturas de pantalla, etc. Inscripciones Programa del curso Material docente Material gráfico Listados de firmas de asistencia Evaluación asistentes Certificado asistencia Publicaciones Maquetación Publicación © Fundación Luis Vives

Justificaci贸n econ贸mica de un proyecto

漏 Fundaci贸n Luis Vives

Importante: PREPARARLA!!!:

Prever

COORDINARSE adecuadamente con la parte técnica del informe.

Asegurarnos de no pagar gastos sin soporte!!

Aspectos a tener en cuenta Intereses Contabilidad adecuada (recomendación: analítica) Soportes bien conservados y ordenados ¿justificamos el coste de la actividad o la ayuda recibida? ¿ha tenido la actividad ingresos? ¿hemos recibido otras ayudas? ¿de donde recolectamos los datos?

LIBR O MAYOR Empresa 08 ASOCIACIÓ N P OR OTRO M UNDO 2 008 Fe cha 15-1 2-08 Condicio nes SUBCUENTAS : 600 00 000 0 / 6 99 999 999 ; PERIO DO : 01-01 -08 / 10 -1 2-08 ( Euros ) P RO YECTO S : A A1F040 01 / AA1 F0 400 1 Sage SP ContaP lu s Página 1 ASIEN. FECHA P/C CONTRAP ART. CONCEP TO DOCUM ENTO DP T.PROYE . 62 30 000 07 DO CENCIA 2 42 6 1 3-11-0 8 A. PEÑA CTB SGO F/29 AA1.F04 001 2 46 8 2 8-11-0 8 l.P EÑA SGO PROT D F77 345 1 AA1.F04 001 TOTAL SU BC U ENTA... 62 30 000 22 CO NSULT ORA 2 35 1 1 0-11-0 8 LA CA LIDAD 4 ENT GA LIC F/29 AA1.F04 001 2 35 4 1 1-11-0 8 CONTA BILIDAD SL 2 GAL IC F/21 3 AA1.F04 001 2 46 7 2 8-11-0 8 ABO GADO S COLEGIA DOS GALICIA F/77 352 3 AA1.F04 001 2 49 4 0 1-12-0 8 COM UNICANDO AL M UNDO 3 GA LIC F/3 AA1.F04 001 TOTAL SU BC U ENTA... 62 90 000 04 MA TERIAL CURSOS 2 46 6 2 8-11-0 8 LA FOTOCOPIA SGO N CONTA F/80 583 AA1.F04 001 2 46 6 2 8-11-0 8 LA FOTOCOPIA SGO PROT DAT F/80 587 AA1.F04 001 TOTAL SU BC U ENTA... 62 90 000 15 GASTO S VIA JE 2 19 7 0 7-10-0 8 410 300 248 Agenc ia Viajes SGC F/97 3 AA1.F04 001 2 09 9 1 5-10-0 8 L. Peña GALICIA S/N AA1.F04 001 2 15 3 2 0-10-0 8 410 000 554 C.An dradre DIA GN C S/N AA1.F04 001 2 22 5 2 4-10-0 8 Agenc ia Viajes SGC F/10 57 AA1.F04 001 2 22 5 2 4-10-0 8 Agenc ia Viajes SGC F/16 18 AA1.F04 001 2 36 6 0 6-11-0 8 410 300 248 Agenc ia Viajes SGC F/11 3 AA1.F04 001 2 36 7 0 6-11-0 8 410 300 248 Agenc ia Viajes SGC F/11 37 AA1.F04 001 2 36 9 0 7-11-0 8 410 300 248 Agenc ia Viajes SGC F/35 85 AA1.F04 001 2 37 1 0 7-11-0 8 410 300 248 Agenc ia Viajes SGC F/56 54 AA1.F04 001 2 35 1 1 0-11-0 8 Gasto s Pep ito S/N AA1.F04 001 2 35 4 1 1-11-0 8 Gasto s a. peña S/N AA1.F04 001 2 42 6 1 3-11-0 8 Gasto s. L.peña S/N AA1.F04 001 TOTAL SU BC U ENTA...

¿Qué es eso de la Contabilidad Separada?!!!

DEBE

HABER

SALDO

2 .16 0,00 54 0,90 2 .70 0,90

0 ,00 0 ,00 0 ,00

2. 160 ,00 2. 700 ,90 2. 700 ,90

3 .24 8,00 81 2,00 1 .62 4,00 1 .62 4,00 7 .30 8,00

0 ,00 0 ,00 0 ,00 0 ,00 0 ,00

3. 248 ,00 4. 060 ,00 5. 684 ,00 7. 308 ,00 7. 308 ,00

68 5,36 18 1,61 86 6,97

0 ,00 0 ,00 0 ,00

685 ,36 866 ,97 866 ,97

24 5,14 19 8,38 28 4,81 22 1,14 6 0,00 22 1,14 12 9,14 19 5,00 6 5,00 28 5,41 30 0,77 15 8,25 2 .36 4,18

0 ,00 0 ,00 0 ,00 0 ,00 0 ,00 0 ,00 0 ,00 0 ,00 0 ,00 0 ,00 0 ,00 0 ,00 0 ,00

245 ,14 443 ,52 728 ,33 949 ,47 1. 009 ,47 1. 230 ,61 1. 359 ,75 1. 554 ,75 1. 619 ,75 1. 905 ,16 2. 205 ,93 2. 364 ,18 2. 364 ,18

Otras modalidades de justificación –ley de subvenciones cuenta justificativa reducida si se acompaña informe de auditor de cuentas sobre la justificación de la subvención del beneficiario. En estos casos, el beneficiario no estará obligado a aportar justificantes de gasto en la rendición de la cuenta a las Administraciones públicas . Cuenta justificativa sin aportación de facturas u otros documentos de valor probatorio equivalente (inferior a 60.000 euros), pueden solicitar aplicando un método de muestreo parte de los documentos acreditativos del gasto. justificación a través de módulos, en aquellos supuestos en los que la actividad subvencionable sea medible en unidades físicas, exista evidencia o referencia de valor de mercado de la actividad y el importe unitario de los módulos se determine sobre la base de un informe técnico motivado que se habrá de acompañar a las bases reguladoras. justificación a través de estados contables, si se encuentra debidamente auditada. y justificación telemática de subvenciones.

Contratación y subcontratación Ley de Subvenciones. Artículo 29. Subcontratación de las actividades subvencionadas por los beneficiarios. 1. (...) un beneficiario subcontrata cuando concierta con terceros la ejecución total o parcial de la actividad que constituye el objeto de la subvención. Queda fuera de este concepto la contratación de aquellos gastos en que tenga que incurrir el beneficiario para la realización por sí mismo (...). 2. El beneficiario únicamente podrá subcontratar, (…) cuando la normativa reguladora de la subvención así lo prevea. La actividad (…) que subcontrate con terceros no excederá del porcentaje que se fije en las bases reguladoras de la subvención. En el supuesto de que tal previsión no figure, el beneficiario podrá subcontratar hasta un porcentaje que no exceda del 50 por ciento del importe de la actividad subvencionada. En ningún caso podrán subcontratarse actividades que, aumentando el coste de la actividad subvencionada, no aporten valor añadido al contenido de la misma.

Contratación y subcontratación Convocatorias IRPF y Reg. Gral (MSyPS) Subcontratación: Se entiende por subcontratación el hecho de que la actividad principal del/de la programa/actuación la ejecute/n una o varias personas jurídicas distintas de la subvencionada, es decir, cuando la entidad se limite a obtener la subvención y actúe de intermediaria con otra persona jurídica que es quien realmente ejecuta en todo o en parte dichas actividades. Cuando por las características del programa se haya de acudir a la subcontratación se requerirá: • Solicitar autorización previa del organismo concedente • Justificar la procedencia de la justificación No podrá exceder el 50% del programa/actuación subvencionado

Contratación y subcontratación Contratación y subcontratación Se llama contratación al encargo a terceros de suministros, obras o servicios técnicos, siempre que con estos terceros no existe una relación de tipo laboral. La subcontratación (hasta un 15%) es un tipo de contratación que se produce cuando quien contrata puede realizar por si mismo la actividad, por ser propia de su objeto social o habitual, y, sin embargo, decide encargarla a un tercero. En el caso de las ONGD no se consideran subcontrataciones: • las contrataciones de personal con una relación de tipo laboral. • Las contrataciones de obras o suministros (salvo con otras ONGD). • Las contrataciones de servicios o asistencias excepto si:

AECID (normas de seguimiento. Resol: 24 de marzo de 2009)

Se encomiendan a otras ONGD El objeto de contrato es la realización de identificaciones y formulaciones de intervenciones de cooperación al desarrollo. El objeto del contrato es la realización de actividades de sensibilización y educación para el desarrollo.

Contratación y subcontratación Contratación: Cuando sean superiores a 12 mil€ (para servicios o equipamiento) o 30 mil€ (equipamiento), es necesario: 1. Solicitar como mínimo tres presupuestos a diferentes proveedores, con carácter previo a la contratación, salvo en el caso de que, por las especiales características del gasto no exista en el mercado suficiente número de entidades que lo suministren o lo presten. 2. La elección entre las ofertas se realizará conforme a criterios de eficiencia y economía, debiendo justificarse expresamente en una memoria cuando no recaiga en la propuesta económica más ventajosa.

Tipos de gasto y documentación soporte Normalmente obligatorios Personal (con contrato laboral) − − − −

− Nómina. − tc2/tc1. Modelos 110 y 190 de retención del IRPF.

Complementarios Contrato de trabajo (en algunos casos debe especificar el proyecto al que esta vinculado el trabajador) Cargo bancario correspondiente a la nomina. Algunas convocatorias como las del URPF/Reg. General tienen establecidos límites máximos de retribuciones brutas anuales imputables de acuerdo a los grupos de cotización de la seguridad social. Por ejemplo el Grupo I (ingenieros y licenciados) tienen en la convocatoria de 2008 un máximo de 30.600€, el Grupo II (ingenieros técnicos, peritos y ayudantes titulados) 24.480€, etc.

Personal (con contrato mercantil) −

−

Factura que reúna todos los requisitos legalmente − establecidos. − Modelos 110 y 190 de retención del IRPF.

Contrato. Documento acreditativo del pago de la factura

Tipos de gasto y documentación soporte Normalmente Obligatorios Servicios de consultaría y/o asistencia técnica −

Complementarios

− Factura que reúna todos los requisitos legalmente − establecidos.

Contrato. Documento acreditativo del pago de la factura.

Gastos por desplazamiento − −

−

Justificante de gastos por desplazamiento individual según modelo o documento similar. Los viajes en transporte público se realizarán normalmente en clase turista, excepto que las bases de la convocatoria especifiquen lo contrario. − o Normalmente aplican un límite de 0,19 € por kilómetro recorrido. (Orden del MEH EHA/3771/2005 – BOE nº 289 de 3 de diciembre de 2005) o Gastos de manutención: las convocatorias suelen − limitar estos gastos, muchas utilizan los límites del IRPF (53,34€ por día con pernocta) y otros especifican los propios (37,40€ convocatoria del IRPF/Régimen General), 100€ AECID...etc.). Documentos acreditativos de los gastos (con algunas excepciones si se consideran dietas). © Fundación Luis Vives

Algunas convocatorias pueden exigir los billetes de transporte o las tarjetas de embarque en el caso de transporte aéreo. Documentos acreditativos de los pagos.

Tipos de gasto y documentación soporte Normalmente obligatorios Alquiler de equipos −

Complementarios

Facturas

− −

Contrato de alquiler Documento acreditativo del pago

− −

Documento acreditativo del pago Modelos 115 y 180 de retención de IRPF.

− −

Documento acreditativo del pago Contratos o documento similar.

Alquiler de locales − − −

Contrato de arrendamiento Factura Modelos 115 y 180 de retención de IRPF.

Otros gastos −

Facturas.

−

En el caso de gastos de menor cuantía o en el caso de circunstancias especiales (ej.:mercados − informales en países de ejecución de proyectos de cooperación al desarrollo), son admisibles tickets de gasto o recibos.

Documento acreditativo del pago (el caso de los tickets)

Tipos de gasto y documentación soporte Normalmente obligatorios Inmuebles - Adquisición de bienes inventariables – − − − Escritura pública de compraventa donde conste el destino del mismo y la financiación recibida. − − Certificado de su inscripción en el Registro de − la Propiedad Obras -Adquisición de bienes inventariables− Certificado del Registro de la Propiedad o contrato de alquiler (en cuyo caso pueden pedir autorización del propietario). − − Escritura pública de la obra y su inscripción en − el registro de la propiedad. − Proyecto de obra visado por el colegio profesional correspondiente. − − Licencia municipal de obras. − Contrato con la constructora. − Facturas. − Certificado final de obra

Complementarios Certificado de tasador acreditado Certificado del representante legal en el que conste la recepción y conformidad con el bien adquirido. Documento acreditativo del pago. Certificado de transferencia a los beneficiarios finales o entidades públicas (cooperación al desarrollo)

Documento acreditativo del pago. Certificado del representante legal en el que conste la obra realizada y conformidad con la misma. Certificado de transferencia a los beneficiarios finales o entidades públicas (cooperación al desarrollo)

Tipos de gasto y documentación soporte Normalmente Complementarios obligatorios Equipamiento - Adquisición de bienes inventariables – − Contrato de adquisición − Documento acreditativo del pago − Certificado del representante legal en el conste el equipamiento adquirido y su inclusión en el inventario de la − Factura entidad.. − Certificado de transferencia a los beneficiarios finales o entidades públicas (cooperación al desarrollo) Nota: Acreditándolo, en el caso de las ayudas de la AECID para cooperación al desarrollo, si la normativa del país de ejecución entra en contradicción con la Española, prevalece la primera. Esto debe acreditarse. Cooperación: excepcionalmente se pueden aceptar recibos.

Características de algunos de los documentos anteriores Factura. Número, datos identificativos del expedidor (razón social, NIF y domicilio), datos identificativos del destinatario (en éste caso de la entidad beneficiaria de la subvención o ejecutantes), descripción detallada del producto/servicio facturado (en algunos casos pueden solicitar que se identifique el proyecto en este apartado), lugar y fecha de emisión y forma de pago

Nombre de la empresa

El trabajador dentro de la entidad

Nombre del trabajador, nº ss, etc.

Nomina

Devengos: ingresos del trabajador Deduccion es, por cuotas a la SS etc.

Bases para el cálculo de la SS y el IRPF Total devengos, menos total deducciones. © Fundación Luis Vives

Identificaci ón de la entidad

TC 2

NAF: Nº SS IPF: DNI CAF: Código de identificación personal

Liquidación de gastos de viaje

D/Dª: .................................................................., Presidente/a de: .................................................................., haceconstar que pararealizarlosserviciosqueseexponen, yqueestánrelacionadosconel objetodelaOrdendel 23defebrerode2009porla queseestablecenlasbasesporlasqueseregirálaconcesióndesubvencionesaentidadesdeiniciativasocial parainversión, mantenimientoypromocióndeactividadesyprogramasdeserviciossocialesyseprocedeasuconvocatoria,secomisionaa D. /DªaD./Dª: ......................................................., conD. N. I. núm.: .................................., duranteel mesde: FECHA

MOTIVO DESPLAZAMIENTO(se especificaráclaramente)

ORIGEN

DESTINO

KMTOTALES (IDA+VUELTA)

IMPORTE TOTAL KM

MANUTENCIÓN

PEAJES TAXI/TREN ALOJAPARKINGY TOTALAPAGAR BUS/ AVIÓN MIENTO OTROS

TOTALES:

- €

TOTALAPAGAR(Km+manutención+otrosgastos): Preciox Km: Dietacompleta:

(Firmadel perceptor)

Matrículavehículo:

- €

- € Recibí,

mediadieta:

- €

€ € € € € € € € € €

Vº eprace: OPresidente,

MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y DE COOPERACIÓN

AECI ANEJO 5

AGENCIA ESPAÑOLA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL

Liquidación de gastos de viaje

LIQUIDACIÓN DE DIETAS Y GASTOS DE MOVILIDAD Don/Dña……………………………………………………………. Nº DNI/Pasaporte/(otros que se especifiquen) : ………………. (lugar y fecha de expedición del documento de identidad):……… Con domicilio en ………………………………………………….. Se ha desplazado los días del …/…/…….al …/…./…… A (localidad y país)………………………………………………. Objeto del viaje o desplazamiento:…………………………….. ………………………………………………………………………… Gastos realizados: *Dietas: nº de días ………x importe/día (máx. 100 €) …….=……..Total€ *Transporte -Medios de Transporte:…………………(avión, Transporte barco, tren, autobus, taxis, vehículo alquilado*) (se adjuntan facturas o tickets). Importes :……………….=……….Total€ -Vehículo propio** (tipo, marca, matrícula…):………………. Nº de kilómetros realizado…………….x …………€/km =………..Total € +__________________________

Importe total a liquidar…………………………….. En……………………………a……………de…………..de………….. Recibí: (firma y nombre completo del firmante)

Conforme con la liquidación formulada: (firma y nombre del representante o persona responsable del pago)

En vehículo alquilado se reflejará el número de Kilómetros realizado por este medio- **Por la utilización de vehículos

particulares se contabilizarán los kilómetros totales recorridos (según las distancias entre localidades que puedan ser verificadas y que se especificarán junto a la liquidación correspondiente) y multiplicarán éstos por la cantidad máxima por kilómetro de 0,17€, reflejándose el cálculo en la liquidación de dietas.

NOTA DE JUSTIFICACIÓN DE GASTOS FECHA DE LIQUIDACIÓN: DATOS DEL EMPLEADO Nombre y Apellidos: Nombre/código de la Operación/proyecto: Breve descripción del motivo del viaje:

Liquidación de gastos de viaje

DATOS DE LA VISITA Fecha de Salida: Duración del viaje (día/s): LOCALIDAD/ PROVINCIA:

Fecha de Regreso: Medio de transporte: CCAA

MANUTENCIÓN FECHA (factura o comprobante)

Manutención

DESCRIPCIÓN DEL GASTO

Otros

(Ej. "Comida" ,"Cena", etc.)

Indicar quien realiza el pago

Día 1 Empleado/a FLV Empleado/a Empleado/a Empleado/a Subtotal Día 1

0,00 €

Día 2 FLV Empleado/a FLV Empleado/a Subtotal Día 2

0,00 €

Día 3 Empleado/a Empleado/a Empleado/a Empleado/a Empleado/a Subtotal Día 3 TOTALES

0,00 € 0,00 €

ESTANCIA Y DESPLAZAMIENTO DESCRIPCIÓN DEL GASTO

FECHA (factura o comprobante)

Varios Billetes

(Ej. "billete avión", "kilometraje: 30km x 0,17€", "taxi", etc.)

Kilometraje

(taxi, gasolina, peajes, etc.)

FLV Empleado/a FLV Empleado/a Empleado/a FLV Empleado/a Empleado/a

0,00 €

TOTALES

0,00 €

0,00 € 0,00 €

TOTAL GASTOS JUSTIFICADOS TOTAL gastos netos abonados Empleado/a

0,00 €

TOTAL gastos abonados por la FLV

0,00 €

RESULTADO DE LA LIQUIDACIÓN PROVISION DE FONDOS: TOTAL gastos abonados EMPLEADO/A: SALDO:

0,00 € 0,00 € 0,00 €

Fecha provisión: Forma de pago Fecha de pago:

Firma empleado

Indicar quien realiza el pago

Documentos de Pago Y que es eso de la pista de auditoria? Cheque: recomendable que el cheque sea nominativo. Entregaremos: copia del cheque, cargo bancario del mismo. Transferencia: Individual por factura: impresiones de la orden de transferencia y el cargo bancario. Individual por proveedor: Pueden solicitar soportes del desglose del pago: copia de la factura que complementa el pago o bien extracto contable del estado financiero de la entidad con el proveedor. Fichero: en este caso debemos tener en cuenta el caso anterior y además que nos pueden pedir copia del fichero y de su cargo bancario. Efectivo: en este caso significa que el dinero lo ha pagado la entidad de su caja chica. recibí debidamente firmado por parte de la persona/empresa a la que hacemos el pago, certificado que relacione todos los pagos hechos en efectivo o bien impresión contable del libro de caja.

Preparación del informe En el modelo que nos indiquen reflejar la información económica del proyecto, listando los documentos de gasto que aportamos (identificando el proveedor, la fecha y el concepto) y el grado de imputación de dicho gasto al proyecto. En algunos casos como en el Ordenar los documentos de gasto y pago de acuerdo a la relación elaborada. Indicar mediante sello o similar la imputación del documento al proyecto y a la subvención. Preparar el informe en original y copia (a fin de que la administración pública nos compulse las copias) Comprobar que estamos entregando todo lo que nos piden. Aquí no termina!!! Nos pueden hacer un requerimiento.

R e su m en d etallad o d e la ju stificac ió n

Co ncep to

Aso ciación :

(nom bre as oc iación)

Pr oyecto:

(nom bre proy ecto subv encionado)

Nº justifican te

D escrip ció n factu ra o n óm in a

Modelo: Obra Social Caja Madrid

(no mb re , fun ció n)

Fech a

Im po rte factu r a o n ó m in a

% A plicad o a O br a So cial (* *)

IM PORT E ju stificado

SU BT OT AL ES

( Acumu la do )

(s alario br uto + se g soc ial em p re sa )

P ERSON AL

0,00

(* )

0,00

0,00 Su bto tal

0,00

0,00 (Conc e pto Ftra.)

(Im po r te ftra. con IVA )

E QUIPOS Y

0,00

S UM IN IST ROS

0,00

0,00 Su bto tal

0,00

0,00 (Conc e pto Ftra.)

(Im po r te ftra. con IVA )

M AT ERIALES

0,00

0,00 Su bto tal

0,00

0,00 (Conc e pto Ftra.)

(Im po r te ftra. con IVA )

GA STOS DE

0,00

A DM O N Y GE STION

0,00

0,00 Su bto tal

0,00

0,00 (Conc e pto Ftra.)

(Im po r te ftra. con IVA )

V ARIOS

0,00

0,00 Su bto tal

0,00

T O T AL IM PO R T E JU S T IF ICA DO:

0 ,00

(*) Im pr escin dib le rellen ar cuad r o específico d e per son al situ ado en la sig uien te p esatañ a (** ) En caso de aplicar a Ob ra So cial el to tal d e la factu ra, este p on centaje ser á el 100%

F ech a y fir m a:

Modelo: Obra Social Caja Madrid

C o ncep to

Nº ju stific an te

N omb re tr abajado r

Fu n ció n del trab ajad or en el proyecto

M es

Impo r te b ru to n ó min a(total d even gad o)

Impo rte b ase co tización segu rid ad social

% seg u ridad so cial a cargo d e la empr esa ap licad o

P ERSON AL

Fecha y fir ma:

Segurid ad Gasto total po r social a carg o B on ificacion es trab ajad o r de la emp resa

D =B* C

F = A +D -E

PRESUPUESTO PREVISTO

PRESUPUESTO EJECUTADO EN EL PERIODO

PARTIDAS AECI

ONGDE ONGL OTROS

TOTAL

AECI

ONGDE ONGL OTROS

TOTAL

A. COSTES DIRECTOS A.I Identificación (Máx. 20.000 €)

AECID - Proyectos

A.II Evaluación Externa A.III Auditorías A.IV Terrenos y/o inmuebles A.IV.1 Terrenos y/o inmuebles (excepto vivienda expatriado) A.IV.2 Vivienda expatriado A.V Construcción y/o reforma A.VI Equipos,materiales,suminis. A.VII Personal A.VII.1 Personal Local A.VII.2 Personal Expatriado A.VII.3 Personal en Sede A.VIII Servicios Técnicos A.IX Fondo rotatorio (10% máx.) A.X Funcion. Terreno (1% máx.) A.XI Viajes, alojamientos y dietas A.XII Gastos financieros TOTAL COSTES DIRECTOS % SOBRE TOTALES B. COSTES INDIRECTOS ONGD española ONGD local TOTAL COSTES INDIRECTOS % SOBRE TOTALES (9-12) TOTAL GENERAL

GASTO ACUMULADO TOTAL % AECI EJECUCIÓN

TOTAL

SIN EJECUTAR

% EJECUCIÓN

AECI

TOTAL

INFORME FINAL DE PROYECTOS INFORME ECONÓMICO Código proyecto:

AECID - Convenios

Cumplimentar sólo los espacios NO sombreados X.B LISTADO DE COMPROBANTES. Listado de todos los documentos justificativos del gasto correspondiente al aporte efectivo de la AECI, de la ONGD, y así como de otros cofinanciadores. No cumplimentar: datos obtenidos con fórmulas No procede Moneda Local Nº de Orden

Fecha

Emisor

Concepto

Partida

Tipo de cambio Divisa/M.L.

VALOR Divisa

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

TOTAL

Tipo de cambio €/Divisa

Euros

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Cofinanciador al que se imputa AECID FONDOS OTROS PROPIOS ONGD

INFORME FINAL DE PROYECTOS INFORME ECONÓMICO

AECID - Convenios

Código proyecto:

X.A CUADROS ECONÓMICOS Recuerde: El seguimiento económico se realiza conjuntamente sobre la subvención de la AECID y el aporte de la ONGD y Otros. X.A.1 TRANSFERENCIAS Y OPERACIONES DE CAMBIO. X.A.1.1

Resumen total de los fondos transferidos al Proyecto

Añadir tantas líneas como sea necesario Recoge los tipos de cambio de las transferencias de euro a divisa intermedia. Para la valoración en euros de los gastos podrá utilizarse uno (y solo uno) de los siguientes métodos: * Método FIFO, basado en la ordenación cronológica de las transferencias y cambios realizados entre monedas. La valoración de los gastos, por fecha de su devengo, se realizará según el tipo de cambio obtenido por la remesa que los financia. En este caso no se cumplimentarán las filas de Totales. * Tipo de cambio medio ponderado por períodos: Además de reflejar los tipos de cambio de cada transferencia, se cumplimentarán las filas correspondientes a los períodos cuyo cambio medio vaya a ser utilizado, indicando el período al que corresponde (1º trimestre de…). Los períodos habrán de ser siempre de igual duración. * Tipo de cambio medio ponderado total: Se reflejarán los tipos de cambio de cada transferencia y un único cambio medio final ponderado de toda la vida del proyecto.

FECHAS

Monto Euros transferidos

Monto recibido divisas

TOTAL 1º periodo

TOTAL 2º periodo

TOTALES ..........................

Tasa de cambio Euros/ divisas

Financiador

INFORME FINAL DE PROYECTOS INFORME ECONÓMICO

AECID - Convenios

Código proyecto:

X.A CUADROS ECONÓMICOS X.A.3 RELACIÓN DE PERSONAL NOMBRE DEL/ DE LA TRABAJADOR/RA

* PL = Personal Local PE = Personal Expatriado PS = Personal en Sede

TIPO*

CATEGORÍA PROFESIONAL

LUGAR DE RESIDENCIA

TIPO DE CONTRATO**

HORAS SEMANA (Contrato/Imputadas)* **

** Fijo, eventual, tiempo parcial, , etc.

RETRIBUCIÓN MENSUAL BRUTA

NÚMERO DE MESES

*** Las imputadas al proyecto

RETRIBUCIÓN TOTAL BRUTA

JUSTIFICACIÓN DE AYUDAS EUROPEAS ¿difiere de las ayudas estatales? Veamos: • No financian el 100% del coste de la actividad. • Nos piden la justificación del coste total del proyecto. • Consideran la elegibilidad del gasto: periodo de ejecución del proyecto, necesario para la implementación, identificable y verificable (contabilidad). • Para ellos son Gastos elegibles: personal, viajes equipamiento, consumibles y suministros. Hay límites en los gastos de viaje. • Se debe cumplir con la legislación relativa a impuestos y costes salariales. • Realización de una auditoria de cuentas del proyecto. • Nos piden que aportemos documentación como: Documentos de pago, Contratos con proveedores, Ofertas solicitadas antes de realizadas las contrataciones • Pueden aceptar contribuciones en especie. • Podemos entregar memorias intermedias por vía telemática.

Práctica 2

Evaluaci贸n de proyectos

漏 Fundaci贸n Luis Vives

INTRODUCCIÓN A LA EVALUACIÓN DE PROYECTOS ¿qué se entiende por evaluar?

La evaluación es una función que consiste en hacer una apreciación, tan sistemática y objetiva como sea posible, sobre un proyecto en curso o acabado, un programa o un conjunto de líneas de acción, su concepción, su realización y sus resultados. Se trata de determinar la pertinencia de los objetivos y su grado de realización, la eficiencia en cuanto al desarrollo, la eficacia, el impacto y la viabilidad. Una evaluación debe proporcionar unas informaciones creíbles y útiles, que permitan integrar las enseñanzas sacadas en los mecanismos de elaboración de las decisiones, tanto de los países de acogida como de los donantes (CAD, 1995a, p. 178).

INTRODUCCIÓN A LA EVALUACIÓN DE PROYECTOS La evaluación es una valoración exhaustiva y sistemática de una intervención del Estado y sus efectos (positivos o negativos, esperados o no) para determinar su relevancia, eficiencia, efectividad, impacto o sostenibilidad. El objetivo fundamental de evaluar, es incorporar las lecciones aprendidas para mejorar las decisiones relacionadas con mantener, ampliar, reorientar, crear o eliminar una política, un programa o un arreglo institucional ” (The World Bank- IBRD, Designing and Building a Results-Based Monitoring and Evaluation System, 2000).

¿y el seguimiento? “El seguimiento es la recolección y análisis continuo de información útil para tomar decisiones durante la implementación de una política, programa o proyecto, con base en una comparación entre los resultados esperados y el estado de avance de los mismos. (The World Bank- IBRD, Designing and Building a Results-Based Monitoring and Evaluation System, 2000).

Entonces, la evaluación….

• Analiza el proyecto mediante la aplicación de una serie de criterios de calidad como la pertinencia, sostenibilidad, etc. • Suele realizarse de manera puntual es decir analiza la información del proyecto en un momento dado del tiempo, mientras que el seguimiento es una recolección permanente de información. • Se diferencia del seguimiento en sus objetivos, mientras que la evaluación suele pretender analizar la intervención a fin de extraer lecciones para futuras planificaciones, el seguimiento busca contar con información permanentemente actualizada que permita la toma de decisiones en la gestión del proyecto.

¿Por qué es importante evaluar? Era adecuada para las necesidades de la población beneficiaria, su entorno y expectativas. PERTINENCIA Ha utilizado adecuadamente los recursos a disposición de la misma para la consecución de resultados. Eficiencia Ha obtenido los resultados previstos. Efectividad Ha generado cambios positivos en el entorno y en la población beneficiaria. Impacto Será capaz de seguir adelante una vez que la intervención ha finalizado. Sostenibilidad Con las actividades, recursos, tiempo, hipótesis previstas, etc., puede ser llevado a cabo. Viabilidad © Fundación Luis Vives

¿Para que sirve evaluar? • extraer lecciones para el futuro, • reorientar la planificación a fin de mejorar los resultados de los futuros proyectos • la rendición de cuentas frente a financiadores, público en general, beneficiarios, etc., es decir es un elemento de transparencia.

Realizamos una valoración integral de la intervención

Claves para evaluar un proyecto • ..en la etapa de diseño: • incluyen elementos como los indicadores, • se cuenta con un análisis de la situación antes de la intervención, • se ha previsto la recogida de datos, • entre otros,

EVALUABLE ¿?¿?¿

El ML y la evaluación Sostenib

Pertinencia

Impacto

Eficacia

ilidad

Objetivo General

Objetivo Específico

Resultados

Actividades

Recursos

Tomado de: Ministerio de Asuntos Exteriores- Secretaría de Estado para la Cooperación Internacional y para Iberoamérica. Metodología de evaluación de la Cooperación Española. Tercera edición noviembre de 2001.

Eficiencia

Tipos de evaluaciones (1) por el uso que se le va a dar a sus resultados: formativa: • para mejorar el desempeño de la intervención. • ¿pertinente? • ¿cuándo?: con la implementación Sumativas: • para alimentar nuevas intervenciones • ¿se han obtenido los resultados previstos? • ¿cuándo?: al finalizar la implementación

Tipos de evaluaciones (2) Por el momento en que se realiza: Ex ante: • ¿Cuándo?: antes • ¿Quienes?: financiadores

• Para determinar su: eficiencia, pertinencia, viabilidad y sostenibilidad Termino medio: • Para determinar: retroalimentar • ¿Cuándo?: a la mitad del camino • ¿Quienes?: ejecutores Final: • Para determinar: eficacia • ¿Cuándo?: justo al terminar • ¿Quienes?: ejecutores, financiadores…. Posterior: e • Para determinar: sostenibilidad e impacto • ¿Cuándo?: transcurrido un tiempo después de la ejecución • ¿Quienes?: ejecutores, financiadores…. © Fundación Luis Vives

Tipos de evaluaciones (3) Por el ámbito de la observación: De diseño: ¿cuál es, a priori, más adecuada para conseguir los resultados de cambio social positivo? De proceso: ¿cómo es el proyecto y cómo se relaciona con el entorno donde se ejecuta? De impacto: ¿cuáles son los efectos -previstos o, no - del proyecto? ¿estos efectos son consecuencia de la intervención?

Tipos de evaluaciones (4) Por quienes la realizan: Externa: • (+) objetiva • (-) contextualización Interna: • (+) contextualizada, cercana • (-) perdida de objetividad Mixta: • (+)Equilibrio entre los aspectos : • (+) • (-) • (-) coordinación

Y ahora.. nos planteamos una evaluación ¿qué es lo que vamos a evaluar? ¿quién? ¿va a ser interna, externa, mixta? ¿cuándo? ¿para qué? ¿con que? ¿con que recursos se cuenta para la evaluación? ¿qué metodología se va a utilizar? ¿qué tipo de fuentes – primarias o secundarias-?

Dificultades para llevar a cabo una evaluación •

Grado de aceptación de la evaluación por parte de los implicados.

•

Grado de implicación del evaluador.

•

Costes asociados a la evaluación.

Ejemplo de criterios (Evaluación Ex Ante-) Valoración de la entidad solicitante • Ámbito territorial, Experiencia, Tamaño de la entidad, Peso de los servicios de IL Valoración del proyecto • Pertinencia • Adecuación a las prioridades de la convocatoria. • Coherencia entre objetivos. • Coherencia entre los objetivos del proyecto y el análisis de la realidad. • Eficacia • Lógica de intervención • Eficiencia • Grado de desglose presupuestario • Consistencia de la estructura de costes • Viabilidad y sostenibilidad

Práctica 3

Muchas gracias! Paola Bernal p.bernal@fundacionluisvives.org