22910 1 ubvu meerjarenbeleidsplan issuu by Vrije Universiteit Amsterdam

HOTSPOT VOOR CONTENT

MEERJARENBELEIDSPLAN 2014-2016

UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK

Universiteitsbibliotheek

MEERJARENBELEIDSPLAN 2014-2016

UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK

INHOUD 0. INLEIDING .......................................................................................................................................4 1. MANAGEMENTSAMENVATTING ......................................................................................................5 2. VISIE ................................................................................................................................................8 3. OMGEVING EN SAMENWERKING .................................................................................................. 11 3.1. De Universiteitsbibliotheek in VU-context.............................................................................. 11 3.2. Scope van de Universiteitsbibliotheek ................................................................................... 12 3.3. Taakverdeling met FCO, IT, SOZ, C&M en het Onderwijscentrum (FPP)................................ 12 3.4. Samenwerking met onderwijs en onderzoek in de faculteiten.............................................. 13 3.5. Samenwerking met partners van de VU/VUmc ..................................................................... 13 3.6. Samenwerking met Universiteitsbibliotheek van de UvA ...................................................... 14 3.7. Samenwerking met andere partners in Nederland ............................................................... 15 3.8. Internationale samenwerking ................................................................................................ 15 4. DIENSTEN EN PRODUCTEN VOOR ONDERWIJS EN ONDERZOEK (EN PATIﾃ起TENZORG) ........... 16 4.1. Bibliotheeklocaties: UB en MB................................................................................................ 18 4.2. Wetenschappelijke content als grondstof: collecties en toegang ......................................... 18 4.3. Informatievaardigheden: omgang met data en informatie in een academische omgeving

4.4. Gespecialiseerde contentgerelateerde diensten ................................................................... 20 4.5. Infrastructuur en managementinformatie met betrekking tot content ................................. 21 5. ORGANISATIE ................................................................................................................................ 22 5.1. Scope van de nieuwe organisatie ten opzichte van de huidige ............................................... 22 5.2. Backoffice: functioneel beheer, documentverwerking en metadata ..................................... 22 5.3. Frontoffice: embedded en bibliotheeklocaties ....................................................................... 23 5.4. Opleiding en competentieontwikkeling medewerkers .......................................................... 25 6. COMMUNICATIE............................................................................................................................. 26 6.1. Externe communicatie ............................................................................................................ 26 6.2. Interne communicatie ............................................................................................................ 27 7. FINANCIﾃ起 .................................................................................................................................... 28 BIJLAGE 1: KENGETALLEN 2012 UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK...................................................... 30

MEERJARENBELEIDSPLAN 2014-2016

0. INLEIDING Academische bibliotheken ontwikkelen zich tot contentmanager van hun universiteit. Die functie is een voortzetting en uitbreiding van hun historische rol, maar is steeds meer virtueel, minder gebonden aan plaats en tijd en daardoor minder zichtbaar. Transparantie of zelfs ‘onzichtbaarheid’ is een doel op zich geworden: de Universiteitsbibliotheek levert een breed scala aan diensten, maar de klant ziet lang niet altijd dat zij (mede)leverancier is. Voor de klant is dat ook niet belangrijk. Het frontoffice van de tegenwoordige Universiteitsbibliotheek is ‘embedded’, op de plaats waar de klant zich bevindt: in de faculteiten, in de (digitale) leer- of onderzoeksomgeving, op social media, of ergens anders ‘in de cloud’. Tegelijkertijd bloeit een ander facet van de frontoffice als nooit tevoren: de fysieke bibliotheeklocatie als learning centre. Studeren in de UB of ‘in de bieb’ is bij studenten populairder dan ooit. Ruime openingstijden, uitstekende faciliteiten en voldoende en gevarieerde studieplekken scoren hoog in studenttevredenheidsonderzoeken en bepalen mede hun keuze voor een universiteit. Wat studenten in de bibliotheek doen, heeft rechtstreeks te maken met de wetenschappelijke content, al gaat het de meeste van hen niet zozeer om het aantal open opgestelde papieren boeken, maar om samen leren, studeren en onderzoeken. En dit dan met alle content en bijbehorende ondersteunende diensten onder handbereik. Nu studeren minder plaatsgebonden geworden is, zoeken studenten een plek voor hun sociale contacten. De Universiteitsbibliotheek blijkt daarvoor een aansprekende plek, omdat die ook beleefd wordt als tempel der wetenschap. Universiteitsbibliotheek De ‘Universiteitsbibliotheek’ is een begrip, in elk geval bij studenten. Het woord ‘bibliotheek’ is afgeleid van het Griekse biblíon: ‘boek, geschrift, bijbel’ en thkē: ‘bewaarplaats’, en bibliotheken zijn inderdaad lang bewaarplaatsen van papieren boeken geweest. Deze traditionele functie versterkt het besef dat voor wetenschappelijke communicatie tekst of andersoortige content in ‘houdbare’ vorm nodig is, waar anderen kennis van kunnen nemen. In die zin is de functie van de bibliotheek niet veranderd. We noemen de organisatie dan ook de Universiteitsbibliotheek (UB). Alleen wanneer onduidelijk is welke universiteitsbibliotheek wordt bedoeld, voegen we daaraan toe ‘van de Vrije Universiteit’ of ‘van de VU’. In dit beleidsplan wordt Universiteitsbibliotheek (voluit) gebruikt voor de bibliotheekorganisatie en UB voor de centrale bibliotheeklocatie in het hoofdgebouw. Dit meerjarenbeleidsplan van de Universiteitsbibliotheek voor de periode 2014-2016 sluit aan bij het Instellingsplan (IP) van de VU 2011-2015. Als er een nieuw IP uitkomt voor de periode na 2015, moet dit plan daaraan worden aangepast. Aanleiding voor dit plan is de breed gevoelde behoefte aan een heldere beleidsvisie voor de eerstkomende jaren. Deze moet als fundament kunnen dienen voor de komende reorganisatie, die – nadat een eerdere reorganisatie was

UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK

gestrand – per 1 oktober 2014 moet resulteren in een nieuwe organisatie van de Universiteitsbibliotheek. De beleidsvisie in dit plan richt zich op de corebusiness van de Universiteitsbibliotheek en is bedoeld om samenhang en focus aan te brengen in alle activiteiten. Daarnaast worden taken benoemd die beter lijken te passen bij andere onderdelen van de VU-organisatie. De Universiteitsbibliotheek wil evolueren tot een open en zelfbewuste, extern georiënteerde organisatie, waarin medewerkers een helder beeld hebben van de missie en de unieke meerwaarde van de Universiteitsbibliotheek voor de VU als geheel. Deze ontwikkeling is tot nu toe minder ver gevorderd dan wenselijk, door de ingrijpende verschuivingen in de positie en de functies van academische bibliotheken in de afgelopen jaren, maar ook door processen specifiek binnen de VU. Het meerjarenbeleidsplan is het eerste deel van het reorganisatieplan van het domein UBVU. Aansluitend zal in het eerste kwartaal van 2014 een plan worden opgesteld voor de nieuwe organisatie, met een bijbehorend personeelsplan. Deze tekst is tot stand gekomen op basis van discussies in het managementteam (MT) van de Universiteitsbibliotheek en aangevuld en aangepast op basis van de inbreng van velen, zowel medewerkers van de Universiteitsbibliotheek als andere betrokkenen binnen de VU. Op 26 november 2013 kwamen de vertegenwoordigers van de verschillende Facultaire Bibliotheekcommissies bijeen om de visie te bespreken en vragen te stellen en commentaar te geven. Op dezelfde dag is de managementsamenvatting besproken tijdens de Vergadering Bedrijfsvoering. De volledige concept-tekst is per mail toegestuurd aan alle decanen en leden van bibliotheekcommissies en diverse andere stakeholders. Van de bijgevoegde uitnodiging om commentaar te geven en desgewenst een van open aanmerkingen voorziene tekstversie terug te sturen is in beperkte mate gebruik gemaakt. Op 5, 9 en 10 december 2013 werd het “definitieve concept” beproken op bijeenkomsten voor de UBVU-medewerkers, waarbij in totaal ruim 100 mensen aanwezig waren. Verschillende individuele UBVU-medewerkers en ook de afdeling Publieksdiensten als geheel maakten gebruik van de gelegenheid hun commentaar ook schriftelijk toe te sturen. De Universitaire Bibliotheekcommissie besprak op 12 december 2013 het concept-plan, spak haar waardering uit, gaf verschillende suggesties voor verbetering en verleende haar instemming met het stuk en de daarin beschreven visie. Alle commentaren zijn meegewogen en in grote meerderheid in de voorliggende definitieve concept-versie verwerkt.

HOOGWAARDIGE FYSIEKE STUDIEOMGEVING VOOR OPTIMAAL STUDEREN EN ONDERZOEKEN

1. MANAGEMENTSAMENVATTING De Universiteitsbibliotheek is de contentmanager van de Vrije Universiteit en VUmc. Dat houdt in dat zij de gehele informatieketen ondersteunt: van kennis, informatie en data als grondstof voor onderwijs en onderzoek tot en met de verspreiding en het beheer van de wetenschappelijke output van de universiteit. De Universiteitsbibliotheek beheert collecties, biedt toegang tot content en levert daaraan gerelateerde producten en diensten. De dienstverlening is aangepast aan de behoeftes van de verschillende faculteiten en permanent gericht op verbetering van de processen, vaak door toepassing van innovatieve digitale technieken en multimedia. Ook biedt de Universiteitsbibliotheek een hoogwaardige fysieke studie- en leeromgeving op twee locaties: de UB in het hoofdgebouw en de Medische Bibliotheek (MB) in het VU-ziekenhuis. De Universiteitsbibliotheek ziet het als haar corebusiness om de wetenschappelijke content in brede zin te managen, en daarnaast een hoogwaardige fysieke studieomgeving te bieden. In de afgelopen jaren zijn enkele bijzondere eenheden aan de bibliotheekorganisatie toegevoegd die niet allemaal vanzelfsprekend goed bij deze corebusiness passen. Het doel van dit meerjarenbeleidsplan is om van de Universiteitsbibliotheek een samenhangende, optimaal geïntegreerde en gefocuste dienst te maken, met een helder bewustzijn van waar zij voor staat en wat haar onderscheidende competenties en expertisegebieden zijn. Voor producten en diensten

die op dit moment tot het UBVU-domein behoren, maar buiten de corebusiness vallen, wordt bekeken of ze elders binnen de VU beter passen.

SPEERPUNTEN VAN HET BELEID IN DE PERIODE 2014-2016 In de beleidsperiode 2014-2016 wil de Universiteitsbibliotheek een aanzienlijke kwaliteitsslag maken op drie terreinen: a een pakket van contentgerelateerde diensten voor onderwijs en onderzoek bieden door contentspecialisten in de (embedded) frontoffice, toegesneden op de wensen van en in nauw contact met de faculteiten b overstappen van het huidige verouderde lokale bibliotheeksysteem op een nieuw systeem voor de afhandeling van backofficeprocessen c stappen zetten op weg naar een aantrekkelijke en aansprekende UB in het hoofdgebouw, met zeer ruime openingstijden en meer studieplaatsen voor studenten, functionerend vanuit één servicebalie Het is noodzakelijk dat Universiteitsbibliotheek overstapt op een nieuw type bibliotheeksysteem en het hoofdgebouw aanpast zodat vanuit één balie gewerkt kan worden. Alleen dan kan zij namelijk de bezuinigingsdoelstellingen halen van het programma Nieuwe Bedrijfsvoering Vrije Universiteit voor het domein UBVU waarbij de kwalitatief hoogwaardige ondersteuning van onderwijs en onderzoek gehandhaafd blijft.

MEERJARENBELEIDSPLAN 2014-2016

Ad a Contentspecialisten in de (embedded) frontoffice De faculteiten hebben (toegang tot) wetenschappelijke informatie en onderzoeksdata nodig en ondersteuning op vele punten bij gebruik, beheer en verspreiding van deze content. De Universiteitsbibliotheek beschouwt dit als een speerpunt in haar beleid, dat gestalte moet krijgen door middel van een sterk team van specialisten die aanbod, gebruik en productie van de wetenschappelijke content voor onderwijs en onderzoek optimaal faciliteren. In dit team moeten zowel specialisten zitten met brede kennis van (clusters van) vakgebieden als medewerkers met expertise over actuele thema’s in contentmanagement. Voor de meeste alfavakgebieden is de (fysieke) collectie nog steeds belangrijk, inclusief kennis van het beheer en de beschikbaarstelling van bijzondere collecties en archieven, evenals digitalisering en e-humanities. Voor economie en bètavakken gaat het vrijwel uitsluitend om digitale informatie en data. Voor rechten gaat het zowel om digitale als papieren informatie. Voor artsen en medisch specialisten is literatuuronderzoek cruciaal. De Universiteitsbibliotheek wil een trekkersrol spelen op actuele niet-vakgebiedgebonden terreinen zoals datamanagement, publicatieadvies, publiceren in open access en geografische informatiesystemen. Op andere terreinen is de Universiteitsbibliotheek alleen betrokken op deelaspecten, zoals het managen van content in digitale leeren onderzoeksomgevingen, of bij weblectures en massive open online courses (MOOC’s). Omdat er voortdurend nieuwe thema’s opkomen, moeten contentspecialisten nauw contact onderhouden met ‘hun’ docenten en onderzoekers, zodat ze op de hoogte blijven van wat daar speelt en welke bijdrage de Universiteitsbibliotheek daaraan kan leveren. Als team zetten zij vervolgens hun specialistische expertise optimaal in. Contentspecialisten zijn gezichtsbepalend voor de Universiteitsbibliotheek binnen de faculteiten en VUmc. Ad b Nieuwe generatie bibliotheeksystemen (backoffice) In de backoffices van de academische bibliotheken in Nederland wordt hard gewerkt aan de overstap van een landelijke informatie-infrastructuur (de Nederlandse Centrale Catalogus en het daaraan gekoppelde InterBibliothecaire Leenverkeer: NCC/IBL) naar een internationale infrastructuur (het WorldShare Platform, gebaseerd op WorldCat van OCLC). Deze overstap is ingrijpend, maar heeft grote efficiëntievoordelen. Daarom moet ook de Universiteitsbibliotheek erbij aanhaken. In het nieuwe systeem kan een zeer hoog percentage van de niet-unieke content ontleend worden aan wereldwijd beschikbare databases en hoeft dus niet meer door elke bibliotheek afzonderlijk verwerkt te worden. Hierbij aansluitend moet ook een nieuw bibliotheeksysteem worden geïmplementeerd om de lokale werkprocessen zoals de catalogus en de uitleen, af te handelen. Hierbij is keuze uit twee systemen, beide in de cloud, waardoor bespaard kan worden op ‘eigen’ functioneel beheer en servers. Daarnaast biedt de workfloworiëntatie van de nieuwe systemen de mogelijkheid om metadata efficiënter te verwerken en kan het electronic resource management (ERM) verbeterd worden.

Ad c De UB in het hoofdgebouw met één servicebalie Om tegemoet te komen aan de behoefte van hun studenten investeren universiteiten vele miljoenen in nieuwe bibliotheekgebouwen of ingrijpende renovaties1. Ook voor de VU valt hier nog veel te winnen. Onder regie van de VU Campus Ontwikkeling kan in de B-toren in het hoofdgebouw op termijn een passende huisvesting voor de UB gerealiseerd worden, duidelijk zichtbaar vanaf de straat en makkelijk vindbaar vanuit de hal in het hoofdgebouw. Wie de UB binnenkomt ziet direct de servicedesk van waaruit alle diensten ter plaatse worden aangeboden. In de nabijheid van deze balie en binnen het gezichtsveld van de baliemedewerkers bevindt zich een leeszaal voor bijzondere collecties, waar archiefmateriaal en ander niet-uitleenbaar, zeldzaam, kwetsbaar en/of kostbaar (erfgoed) materiaal ingezien kan worden. Op de lager gelegen verdiepingen is tevens ruimte voor een open opgestelde collectie voor vakgebieden die daaraan behoefte hebben, voor studieplaatsen in verschillende varianten en voor werkruimte voor alle bibliotheekmedewerkers middels het smart@work concept. De ruimtes op de hoger gelegen etages zijn beschikbaar voor gevarieerde studieplekken, waarmee het aantal studieplekken in de Btoren sterk kan worden vergroot. Functionerend met één balie kunnen de openingstijden worden uitgebreid. Voor het realiseren van al deze plannen in samenspraak met FCO en IT is meer tijd nodig dan de hier besproken periode. Het doen van (voorlopige) aanpassingen zodat gewerkt kan worden vanuit één balie is echter noodzakelijk om aan de bezuinigingsopdracht binnen de Nieuwe Bedrijfsvoering VU te kunnen voldoen.

Zie bijvoorbeeld de nieuwbouwplannen van de UvA voor

de UBA op het Binnengasthuisterrein, de nieuwe UB-Binnenstad in Utrecht, renovatie en dakopbouw van de UBLeiden, plannen voor UB-RUG in Academiegebouw.

UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK

LEESWIJZER In dit meerjarenbeleidsplan wordt een visie geschetst op de Universiteitsbibliotheek (hoofdstuk 2) en op haar scope en haar relatie tot de omgeving, zowel binnen de VU als daarbuiten (hoofdstuk 3). In hoofdstuk 4 wordt het pakket van producten en diensten geschetst dat de Universiteitsbibliotheek wil bieden. In hoofdstuk 5 wordt aangegeven welke implicaties deze beleidsvisie op hoofdlijnen heeft voor de organisatie van de Universiteitsbibliotheek. In hoofdstuk 6 wordt ingegaan op de gewenste externe en interne communicatie. FinanciĂŤle aspecten worden beschreven in hoofdstuk 7. Bijlage 1 bevat een aantal belangrijke kengetallen.

MEERJARENBELEIDSPLAN 2014-2016

KERNTAAK VAN DE UB COLLECTIEBEHEER EN TOEGANG TOT ACTUELE WETENSCHAPPELIJKE CONTENT

2. VISIE De Universiteitsbibliotheek is de contentmanager van de Vrije Universiteit en VUmc. Dat houdt in dat zij de hele informatieketen ondersteunt: van kennis, informatie en data als grondstof voor onderwijs en onderzoek tot en met de verspreiding en het beheer van de wetenschappelijke output van de universiteit. De Universiteitsbibliotheek beheert collecties, biedt toegang tot content en levert daaraan gerelateerde producten en diensten. De dienstverlening is aangepast aan de behoeftes van de verschillende faculteiten en permanent gericht op verbetering van de processen, vaak door toepassing van innovatieve digitale technieken en multimedia. Ook biedt de Universiteitsbibliotheek een hoogwaardige fysieke studie- en leeromgeving op twee locaties: de UB in het hoofdgebouw en de Medische Bibliotheek (MB) in het VU-ziekenhuis. Content: meer vormen dan tekst op papier In de informatiemaatschappij kan wetenschappelijke informatie, naast tekst, allerlei andere vormen aannemen, bijvoorbeeld (bewegend) beeld en geluid, simulaties en modellen. Naast vastgelegde kennis en informatie spelen data steeds meer een cruciale rol: (digitale) data als grondstof voor onderzoek, veilig en verantwoord data-beheer tijdens de onderzoeksfase en duurzame archivering van onderzoeksdata, onder meer ten behoeve van controleerbaarheid van afgerond onderzoek en voor hergebruik. Hoewel de meeste content tegenwoordig digitaal beschik-

UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK

baar is via internet, is dit niet altijd het geval. Papier is, zeker voor bepaalde vakgebieden, nog steeds een essentiële informatiedrager, maar ook andere fysieke informatiedragers zoals videotapes, geluidsbanden, cd’s en dvd’s, zijn (nog) onmisbaar voor onderwijs en wetenschap. In elk geval zijn de processen die de bibliotheek moet managen talrijker en complexer geworden, doordat zowel de omvang en de veelvormigheid van de content als de verscheidenheid aan informatiedragers exponentieel zijn gegroeid. Collectie en toegang De Universiteitsbibliotheek bezit een brede fysieke collectie die actief gebruikt wordt en dagelijks wordt aangevuld met nieuw materiaal. De collectie omvat belangrijk erfgoed naast actuele wetenschappelijke informatie. Nieuwe wetenschappelijke informatie is overwegend digitaal beschikbaar. Daarbij gaat het vaak om bestanden die niet in het bezit zijn van de VU, maar waartoe de Universiteitsbibliotheek de toegang regelt, bijvoorbeeld met licenties. Deze toegang beheren is, naast collectiebeheer, een kerntaak van de Universiteitsbibliotheek. Alle stadia in de informatieketen Contentmanagement speelt een rol in de hele informatieketen: vanaf het bieden van toegang tot informatie als grondstof, via het ondersteunen van het gebruik daarvan, tot en met het faciliteren van de productie en verspreiding van onderwijs- en onderzoeksoutput. Bij het feitelijke contentbeheer draagt de Universiteitsbibliotheek doorgaans de

eindverantwoordelijkheid, terwijl zij bij innovatieve projecten die een relatie hebben met contentmanagement vaker een adviesrol zal hebben. Alle stadia van onderwijs en onderzoek zijn onderhevig aan stormachtige ontwikkelingen in informatietechniek en -overdracht, wat de specifieke expertise van de Universiteitsbibliotheek onmisbaar maakt. Expertise: contentmanagement, metadata, digitaal en multimediaal Metadatering van (digitale) content en kennis van metadatastandaarden zijn de rechtstreekse opvolgers van het ‘catalogiseren’ als klassieke bibliotheekexpertise. In een informatierijke omgeving als een universiteit, zijn metadata van cruciaal belang voor contentmanagement. Als contentmanager én als specialist in digitale en multimediale toepassingen, speelt de Universiteitsbibliotheek een belangrijke verbindende rol als adviseur en partner in projecten op onderwijs- en onderzoeksgebied. In deze projecten gaat het vaak om innovatieve ontwikkelingen, zowel op onderwijsgebied (weblectures, digitaal toetsen en het gebruik van video) als voor onderzoek (datamanagement, auteursrechtinformatie, impactanalyse, geografische datatoepassingen, open access en publicatieadvies). Fysieke studie- en leeromgeving De UB is altijd een plek geweest waar studenten en onderzoekers wetenschappelijke publicaties uit het bezit van de universiteit konden raadplegen. Deze functie van de bibliotheek is minder vanzelfsprekend geworden nu papieren boeken en tijdschriften voor de meeste vakgebieden niet meer de hoofdmoot vormen van de wetenschappelijke content. Toch zijn overal ter wereld universiteitsbibliotheken langer open en zitten de zalen voller dan ooit. Studenten leren, studeren en onderzoeken het liefst in de UB. Individueel of als groep, zij aan zij in de studiezaal, in individuele studiecellen, in groepsruimtes, aan tafels of in loungestoelen, en naar keuze in een stille of minder stille omgeving. Uiteraard met overal een razendsnelle internetverbinding en uitstekende multimediale voorzieningen. De UB, tempel der wetenschap, stimuleert tot leren, studeren en onderzoeken. Zelfs wanneer de beschikbare boeken nog maar weinig gebruikt worden, heeft het een meerwaarde dat ze er zijn en staan ze symbool voor alle verzamelde kennis die op elk moment te raadplegen is.

DOELSTELLINGEN 1.

De Universiteitsbibliotheek is de contentmanager van de Vrije Universiteit, en de plek waar kennis, informatie en data gebruikt, bewaard, geproduceerd en gedeeld worden – zowel op locatie als virtueel. De eigen collecties en de digitale informatie waartoe de Universiteitsbibliotheek toegang biedt, dienen als grondstof voor onderwijs en onderzoek aan de VU. Studenten en medewerkers van de VU moeten optimaal toegang hebben tot de collecties en diensten van de Universiteitsbibliotheek – onafhankelijk van plaats en tijd en ongeacht het communicatiekanaal.

De Universiteitsbibliotheek levert een belangrijke bijdrage aan de onderwijs- en onderzoeksagenda van de VU, door met haar expertise als contentmanager op digitaal en multimediaal gebied actief bij te dragen aan innovatie in onderwijs en onderzoek. Speciaal voor studenten biedt de Universiteitsbibliotheek een optimale studie- en leeromgeving op twee locaties: de UB in het hoofdgebouw en de MB in het VUziekenhuis. De openingstijden zijn zo ruim mogelijk en het scala aan voorzieningen en diensten is breed, van papieren naslagwerken tot internet, en van een ruimte om bijzondere materialen in te zien tot werkplekken met speciale beeldverwerkingsapparatuur. Studenten kunnen zowel terecht voor individuele studie als om te werken in groepen. De Universiteitsbibliotheek is een aantrekkelijke werkgever. Zij vraagt van haar medewerkers dat zij uitstekend op de hoogte zijn van de actuele ontwikkelingen op het terrein van wetenschappelijke informatie, en biedt hiertoe ruime opleidingsfaciliteiten.

DOELGROEPEN De primaire doelgroepen van de Universiteitsbibliotheek zijn studenten en medewerkers van de VU. Studenten vormen een doelgroep zowel in hun rol van consumenten van en deelnemers aan onderwijs als in hun rol van (aspirant-) onderzoekers, met name in de latere fases van de studie. Medewerkers vormen een doelgroep in hun rol als docent en als onderzoeker, en soms ook als student, wanneer zij bijscholing nodig hebben in informatievaardigheden. Naast studenten en medewerkers is ook het brede publiek een doelgroep voor een deel van de producten en diensten van de Universiteitsbibliotheek. Mensen van buiten de VU kunnen een lenerspas aanschaffen en krijgen daarmee toegang tot de unieke en bijzondere materialen uit het bezit van de bibliothecaire collecties van de VU. Bovendien kunnen pashouders in de bibliotheek toegang krijgen tot de digitale informatiebestanden waarvoor de Universiteitsbibliotheek een licentie heeft afgesloten. De VU onderhoudt speciale banden met een aantal organisaties, van protestants-christelijke signatuur, in de Amsterdamse regio of anderszins, waarvoor zij extra diensten op maat levert.

KERNWAARDEN De Universiteitsbibliotheek beschouwt de kernwaarden van de VU als leidend en geeft daaraan waar mogelijk een specifieke invulling. Klantgericht en innovatief Klantgerichtheid staat bij de Universiteitsbibliotheek, als contentmanager van de Vrije Universiteit en VUmc, zeer hoog in het vaandel. Klantgerichtheid heeft verschillende aspecten, zoals analyseren en begrijpen wat klanten willen en nodig hebben, daarin gestructureerd en op uniforme wijze voorzien, en dit zo effectief en efficiënt mogelijk doen. Ook helder communiceren met klanten over de (on)mogelijk-

MEERJARENBELEIDSPLAN 2014-2016

heden van de dienstverlening, hoort hier nadrukkelijk bij. De Universiteitsbibliotheek beschouwt het als een kernwaarde een scherp oog te hebben voor nieuwe mogelijkheden om aan de wensen en behoeftes van haar klanten te voldoen, waardoor de kwaliteit van de dienstverlening verbetert of de bedrijfsvoering efficiënter wordt zonder kwaliteitsverlies. Volgens afspraak en tegen de laagst mogelijke prijs De Universiteitsbibliotheek ziet mogelijkheden om de structurele kosten van haar bedrijfsvoering substantieel omlaag te brengen. Dit vergt eenmalige investeringen, zoals de overstap naar een modern bibliotheeksysteem in de cloud en de aanpassing van de huisvestingssituatie in het hoofdgebouw, waardoor vanuit één balie gewerkt kan worden. Open, verantwoordelijk en persoonlijk Alle medewerkers van de Universiteitsbibliotheek werken volgens de VU-brede kernwaarden open, verantwoordelijk en persoonlijk. Die kernwaarden gelden zowel voor de manier waarop leidinggevenden en medewerkers met elkaar omgaan als in de omgang met klanten. Aandachtspunt tussen leidinggevenden en medewerkers en voor medewerkers onderling is het vermogen elkaar op een heldere en correcte manier aan te spreken, niet alleen op goede maar ook op minder goede of onvoldoende prestaties. De organisatie heeft tot taak de ontwikkeling van medewerkers te faciliteren, maar is hiervoor niet de enige of zelfs maar de eerstverantwoordelijke. Medewerkers moeten zich ervan bewust zijn dat ze in belangrijke mate zelf verantwoordelijk zijn voor hun functioneren in een veranderende omgeving en voor het bijhouden van de benodigde kennis en competenties.

UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK

INFORMATIEVAARDIGHEDEN OMGANG MET DATA EN INFORMATIE IN EEN ACADEMISCHE OMGEVING

3. OMGEVING EN SAMENWERKING 3.1. DE UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK IN VU-CONTEXT AANKNOPINGSPUNTEN BIJ INSTELLINGSPLAN 20112015 Het Instellingplan 2011-2015 (IP) biedt belangrijke aanknopingspunten voor de beleidsvisie van de Universiteitsbibliotheek. De Universiteitsbibliotheek levert een belangrijke bijdrage aan verschillende hoofddoelstellingen2 uit het IP, waar onder: • het verhogen van onderzoeksimpact (O2), o.a. door publicatieadvies en door impactanalyses te leveren; • het valoriseren van onderzoek (O6a), o.a. door publiceren in open acces te ondersteunen; • de verhoging van het studiesucces/-rendement (U2), o.a. door een learning centre met ruime openingstijden, instructie in informatievaardigheden en uitstekende faciliteiten (waaronder voldoende computerwerkplekken met specifieke software); • efficiëntere organisatie bedrijfsvoering (B1), o.a. door één balie in het hoofdgebouw en een nieuw bibliotheeksysteem in de cloud;

Zie: Doelstellingen en ambities Instellingsplan 2011-2015,

• •

•

kwaliteit ondersteunende processen (B2), o.a. door een relatief hoge gemiddelde klanttevredenheid te realiseren; doelmatig en doeltreffend ruimtegebruik (H1), o.a. door werken vanaf één servicedesk en invoeren smart@work concept voor alle medewerkers van de Universiteitsbibliotheek; goed werkgeverschap (A2), o.a. door een ruim opleidingsbudget en goede opleidingsfaciliteiten voor medewerkers.

ONDERWIJSVISIE Dit meerjarenbeleidsplan van de Universiteitsbibliotheek sluit op verschillende punten uitstekend aan bij de bijzondere aandacht van de VU voor onderwijs, die onder meer blijkt uit de Onderwijsagenda en uit de recent geactualiseerde Onderwijsvisie. Dit geldt vooral voor de fysieke studie- en leeromgeving als speerpunt in de visie van de Universiteitsbibliotheek voor de komende tijd. Met deze studie- en leeromgeving wil de Universiteitsbibliotheek optimale studievoorwaarden scheppen voor alle studenten, die in de bibliotheek een ‘thuisbasis’ moeten vinden, ongeacht hun herkomst, nationaliteit of identiteit. Concreet draagt de UB hieraan bij door het aantal studieplaatsen significant te vergroten en de openingstijden uit te breiden. Bovendien heeft de Universiteitsbibliotheek zich voorgenomen studenten, docenten en onderzoekers nog meer te gaan ondersteunen bij het aanleren van informatievaardigheden. Dit kan de studieomgeving hoogwaardiger maken.

tabel 3: HTTP://VU.ONLINETOUCH.NL/23#/56

MEERJARENBELEIDSPLAN 2014-2016

NIEUWE BEDRIJFSVOERING VU De reorganisatie van de Universiteitsbibliotheek is een onderdeel van het programma Nieuwe Bedrijfsvoering VU. De Universiteitsbibliotheek als manager van de academische content van de VU maakt in veel opzichten integraal deel uit van het primaire proces van de universiteit. Dit wordt duidelijk geïllustreerd door de bijdrage van de Universiteitsbibliotheek aan de hoofddoelstellingen Onderzoek en Onderwijs (zie begin van deze paragraaf). Met de nieuwe bedrijfsvoering streeft de VU als hoofddoel na: ‘Doen wat is afgesproken, tegen de laagst mogelijke kosten’. In dit kader zet de Universiteitsbibliotheek de komende jaren belangrijke stappen om haar effectiviteit en efficiency te vergroten. Dit gebeurt zowel met aanpassingen in de frontoffice, zodat in het hoofdgebouw gewerkt kan worden vanaf één servicebalie, als door in de backoffice een nieuw bibliotheeksysteem te implementeren, dat gebaseerd is op workflowmanagement. Hiermee valt substantieel te besparen op personele inzet. Door de nieuwe bibliotheekorganisatie zorgvuldig toe te snijden op de te verrichten afgesproken taken kunnen deze uitgevoerd worden conform de door de VSNU vastgestelde UFO-profielen, op de daartoe vastgestelde nivo’s.

wijs en onderzoek. De Universiteitsbibliotheek zal daartoe voldoende deskundige en bevoegde medewerkers in haar nieuwe organisatie opnemen. De HDC-collecties zullen, net als de andere bijzondere materialen van de Universiteitsbibliotheek, ter inzage zijn in de beoogde, goed geoutilleerde en voldoende beveiligde leeszaal voor bijzondere collecties, onder direct toezicht van de servicebalie. De onderzoeksactiviteiten van het HDC zijn sinds begin 2013 ondergebracht bij de Faculteit Godgeleerdheid. Het College van Bestuur stelt momenteel een Bestuursreglement voor het HDC op waarin onder andere de relatie met de Universiteitsbibliotheek en de Faculteit der Godgeleerdheid wordt geregeld en afspraken worden gemaakt over de aanwas van de collecties van het HDC.

3.2. SCOPE VAN DE UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK In de afgelopen jaren zijn enkele bijzondere eenheden aan de bibliotheekorganisatie toegevoegd die niet allemaal vanzelfsprekend goed passen bij wat in deze visie de corebusiness van de Universiteitsbibliotheek is. De producten en diensten van deze eenheden die bij de corebusiness passen worden in de organisatie van de Universiteitsbibliotheek geïntegreerd. Voor producten en diensten die buiten de corebusiness vallen, wordt onderzocht of ze voorzien in behoeftes van de VU, en zo ja of ze elders binnen de VU beter passen en kunnen worden overgedragen. Wanneer dat leidt tot aanpassing van de scope van het UBVU-domein, moeten de financiële kaders daaraan worden aangepast.

HISTORISCH DOCUMENTATIECENTRUM Het Historisch Documentatie Centrum voor het Nederlands Protestantisme, 1800-heden (HDC) is sinds 2005 onderdeel van de Universiteitsbibliotheek. Eén van de kerntaken van het HDC, het verzamelen en beheren van archieven en collecties van personen en instellingen en gedrukte media uit protestantse kring, kan uitstekend ingepast worden als integraal onderdeel van de Universiteitsbibliotheek: het beheren van uniek erfgoed en archieven, speciaal waar dat een nauwe relatie heeft met de eigenheid van de VU, behoort tot de corebusiness. De Universiteitsbibliotheek ziet bovendien grote meerwaarde en efficiëntievoordelen in het als één geheel beheren van haar eigen (erfgoed)collecties met de collecties en archieven van het HDC, inclusief de archieven van de VU. Dat omvat ook de beschikbaarstelling en het actief bevorderen van de inzet van het materiaal bij onder-

UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK

AUDIOVISUEEL CENTRUM (AVC) EN ONDERWIJSADVISERING De VU heeft de Audiovisuele Dienst en het Onderwijscentrum als zelfstandige diensten opgeheven. Als gevolg daarvan is in 2009 het AudioVisueel Centrum (AVC) aan de bibliotheekorganisatie toegevoegd, en in 2012 het onderdeel Onderwijsadvisering. De verwachte synergie en integratie van beide onderdelen met elkaar en met de bibliotheek is echter niet gerealiseerd. In feite behoren alleen de studiezaal-functie van de MediaXperience-ruimte (mXp, een onderdeel van AVC) en het beheer van de video-collectie tot de corebusiness van de Universiteitsbibliotheek, evenals enkele specifieke contentgerelateerde aspecten van de taken van het team Onderwijsadvisering. Er worden besprekingen gevoerd met vertegenwoordigers van andere eenheden om na te gaan of de overige taken van het AVC en van Onderwijsadvisering elders binnen de VU gepositioneerd kunnen worden en, zo ja, waar dat dan het beste past (zie ook hierna, paragraaf 3.3).

3.3. TAAKVERDELING MET FCO, IT, SOZ, C&M EN HET ONDERWIJSCENTRUM (FPP) De kwartiermaker/directeur van de Universiteitsbibliotheek voert gesprekken met verschillende directeuren van diensten en andere functionarissen binnen de VU over de mogelijkheden om bepaalde taken van het AVC en Onderwijsadvi-

sering onder te brengen bij een andere dienst of faculteit. De leidende gedachte bij deze gesprekken is de wens een optimaal resultaat te bereiken voor de VU als geheel, onnodige versnippering te vermijden en tot een heldere en efficiënte taakverdeling te komen: • Onderwijsadvisering: Specifieke didactische en onderwijskundige expertise is op verschillende plekken in de VU aanwezig, zowel in de afzonderlijke faculteiten als bij het (nieuwe) Onderwijscentrum in de Faculteit der Psychologie en Pedagogiek (FPP). Overlegd wordt over de vraag of didactische en onderwijskundige taken van het team Onderwijsadvisering daar ingepast kunnen worden. De Dienst Student- & Onderwijszaken (SOZ) kan mogelijk een rol spelen als systeemeigenaar van concernbrede systemen voor onderwijsdoeleinden (inclusief de daaraan verbonden ondersteuning), zoals Blackboard, QMP en Turnitin, en mogelijk ook het beheer van de DigiTenT. • AVC: De verantwoordelijkheid voor de faciliteiten in de ruim 200 onderwijszalen en vele andere ruimtes in de VUgebouwen, inclusief het ziekenhuis, is nu verspreid over drie diensten: Informatietechnologie (IT), de Facilitaire Campus Organisatie (FCO) en de Universiteitsbibliotheek. Het AVC-onderdeel Technische Services (TS) verzorgt namelijk de beeld- en geluidsapparatuur. TS is gehuisvest in een ruimte in de Medische Faculteit. De Universiteitsbibliotheek gaat in gesprek met IT en FCO om na te gaan of zij deze taken kunnen overnemen. Daarnaast wordt met de Dienst Communicatie & Marketing (C&M) gesproken over de taken van de AVC-onderdelen Verhuur en Theatertechniek. In de huidige situatie zijn de taken van de verschillende AVConderdelen sterk met elkaar verweven. Bekeken moet worden of dat reden is om de verschillende onderdelen van het AVC, uitgezonderd het beheer van de mXp, bij elkaar te houden. Een ander onderwerp van gesprek tussen de Universiteitsbibliotheek en FCO is het beheer van de studieruimtes van de VU in breder verband. De Universiteitsbibliotheek zou graag zichtbaar zijn als ‘de UB’ in de hele B-toren in het hoofdgebouw en als de MB, de Medische Bibliotheek in het VU-ziekenhuis. De formele beheersverantwoordelijkheid kan hieraan mogelijk worden aangepast. Waar grijze gebieden zijn, moeten heldere afspraken gemaakt worden over de verdeling van verantwoordelijkheden. Eerder is de wens uitgesproken nader te onderzoeken of het meerwaarde heeft de diensten IT en Universiteitsbibliotheek samen in één gezamenlijke dienst onder te brengen. Het lijkt duidelijk dat beide diensten in de hier besproken jaren, 20142016, nog volledig in beslag worden genomen het op orde brengen van de ‘eigen’ taken en processen. De focus van de Universiteitsbibliotheek neergelegd in dit meerjarenbeleidsplan wijst wellicht eerder in de richting eventuele nauwere samenwerking met de Universiteitsbibliotheek van de UvA en/of van alle Universiteitsbibliotheken in Nederland (zie ook de paragrafen 3.6 en 3.7).

3.4. SAMENWERKING MET ONDERWIJS EN ONDERZOEK IN DE FACULTEITEN Om haar rol van contentmanager voor onderwijs en onderzoek voor de VU goed gestalte te kunnen geven, dient de Universiteitsbibliotheek te beschikken over een team van excellente specialisten. Zij vervullen een cruciale liaisonfunctie waardoor de Universiteitsbibliotheek optimaal kan inspelen op wensen en behoeftes in de faculteiten. Waar het vroeger hoofdzakelijk ging over de aanschaf van literatuur naar de wensen van onderzoekers en docenten (door bibliotheekmedewerkers met functies als ‘vakreferent’, ‘conservator’ of ‘collectiespecialist’), is het werkterrein van de contentspecialisten nu veel breder geworden. Als team moeten contentspecialisten een brede kennis hebben van (clusters van) vakgebieden en van bijzondere materialen binnen de collecties (o.a. archiefmateriaal). Daarnaast moet er in het team expertise zijn over specifieke vakgebiedoverstijgende thema’s zoals datamanagement, geografische toepassingen, de inzet van nieuwe digitale technieken en het gebruik van multimedia in onderwijs en onderzoek, open access en publicatieadvies. De contentspecialisten onderhouden intensief contact met hun doelgroep en registreren de behoeftes – bestaande en nieuwe – waarin de Universiteitsbibliotheek als contentmanager kan voorzien. Waar relevant brengen zij ook de (nieuwe) producten en diensten van de Universiteitsbibliotheek onder de aandacht van hun doelgroepen. De contentspecialisten zijn meer dan accountmanagers. Zij adviseren, nemen actief deel in projecten waar nieuwe producten en diensten ontwikkeld worden en verzorgen op verzoek trainingen en instructie op het terrein van informatievaardigheden en contentmanagement. De collega’s in de backoffice verrichten de uitvoerende werkzaamheden voor de collectievorming, in nauw contact met de contentspecialisten (zie paragraaf 5.3).

3.5. SAMENWERKING MET PARTNERS VAN DE VU/VUMC De VU onderhoudt banden met een aantal partners waarvoor de Universiteitsbibliotheek als contentmanager een speciale functie heeft. Het Historisch Documentatiecentrum (HDC) neemt daarbij een bijzondere positie in, omdat het een onderdeel van de Universiteitsbibliotheek is (zie paragraaf 3.3). Andere partners van de Universiteitsbibliotheek die bepaalde diensten afnemen, zijn de Protestant Theologische Universiteit (PThU), het Academisch Centrum Tandheelkunde Amsterdam (ACTA) en GGZ inGeest. De Universiteitsbibliotheek staat er uitermate positief tegenover om met deze partners van de VU samen te werken aan wetenschappelijke informatievoorziening en contentmanagement in brede zin. Omwille van de efficiency en uniformiteit wil de Universiteitsbibliotheek de organisatie van haar dienstverlening daarbij graag in eigen hand houden en laten uitvoeren door medewerkers in eigen dienst. Waar nodig kunnen daarvoor kosten worden doorberekend.

MEERJARENBELEIDSPLAN 2014-2016

Bij samenwerking met partners die geen onderdeel van de VU of VUmc zijn, zijn de afnemers niet ingeschreven of in dienst bij de VU of VUmc. Een probleem is dan dat de meerderheid van de licenties voor e-resources expliciet verbiedt dat toegang wordt verleend aan derden. Het is onmogelijk deze licentievoorwaarden aan te passen, omdat zij veelal zijn afgesloten in consortiumverband samen met de andere universiteiten in Nederland. Op dit moment kunnen wij deze externe relaties slechts attenderen op de mogelijkheid om ter plaatse in de UB toegang te krijgen tot de digitale informatiebestanden waarvoor de Universiteitsbibliotheek een licentie heeft afgesloten.

PROTESTANT THEOLOGISCHE UNIVERSITEIT (PTHU) De PThU is een universitair centrum voor protestantse theologie, gevestigd in Groningen en in Amsterdam, in het hoofdgebouw van de VU. De PThU beschikt over eigen bibliotheekruimtes en magazijnen. Studenten en medewerkers van het PThU hebben, net als andere studenten en medewerkers van Nederlandse hbo- of wo-instellingen, gratis toegang tot de plaatselijke voorzieningen van alle UB’s in Nederland. Omdat zij echter niet zijn ingeschreven als student of medewerker van de VU of VUmc, kunnen ze bestanden waarvoor de VU een licentie heeft, uitsluitend raadplegen vanaf pc’s in de VU-bibliotheek. Er bestaan afspraken van het AVC en de Universiteitsbibliotheek met de PThU om tegen betaling bepaalde maatwerkdiensten te leveren.

ACADEMISCH CENTRUM VOOR TANDHEELKUNDE (ACTA) ACTA is een samenwerkingsverband van de Faculteiten der Tandheelkunde UvA en VU. ACTA heeft een eigen mediatheek, die is gehuisvest in het eigen gebouw en toegankelijk is voor studenten en medewerkers van ACTA. De mediathecaris is in dienst van ACTA. ACTA vergoedt aan de VU en de UvA de kosten voor de bibliotheekvoorzieningen en de studiecentra op basis van een 45/55-verdeelmodel. Om problemen met de toegang tot e-resources op te lossen, is ACTA sinds 2010 administratief ondergebracht bij de VU. In formele zin maakt het sindsdien deel uit van de VU-campus en valt daarmee binnen de IP-range van de VU. Medewerkers en studenten zijn ofwel in dienst van de VU ofwel van de UvA. Alle ACTA-medewerkers en studenten hebben zowel een VU-net-id als een UvA-account. Om de dienstverlening te optimaliseren, zijn ook de catalogus en het uitleensysteem van ACTA geïntegreerd in het UB-systeem. Studenten en medewerkers beschikken daarmee over dezelfde informatie en faciliteiten als de andere medewerkers en studenten van de VU en VUmc. Sinds 2011 verzorgt de Universiteitsbibliotheek de aanschaf, verwerking en beschikbaarstelling van de collecties, op papier en digitaal. De aanschaf- en licentiekosten worden jaarlijks doorberekend aan ACTA.

UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK

GGZ INGEEST GGZ inGeest (GGZ) heeft zijn bibliotheekcollectie in permanent bruikleen gegeven aan de Universiteitsbibliotheek. De courante fysieke collectie tijdschriften en boeken van GGZ is in de Medische Bibliotheek geplaatst. De minder courante collectie staat in magazijnopstelling bij VUmc. Enkele medewerkers van GGZ doen hun werk voor de GGZ-collecties op werkplekken in de Medische Bibliotheek en de werkzaamheden aan de servicebalie worden verdeeld. Deze situatie is niet optimaal voor de efficiency en uniformiteit van de dienstverlening, ook gezien het voornemen om in de nieuwe organisatie één gezamenlijk team van baliemedewerkers voor de Universiteitsbibliotheek te vormen (zie paragraaf 5.3). De Universiteitsbibliotheek gaat met GGZ bespreken hoe de dienstverlening aan GGZ kan worden voortgezet, waarbij de kosten zullen worden doorberekend. Medewerkers van GGZ die ook een functie hebben bij de VU of VUmc, kunnen gebruik maken van digitale bibliotheekcollecties die de Universiteitsbibliotheek ter beschikking stelt aan de VU en VUmc. Voor de overige GGZ-medewerkers wordt op kosten van GGZ een ‘eigen’ digitale collectie aangeschaft en beschikbaar gemaakt binnen het eigen GGZnetwerk. Deze medewerkers kunnen wel via de pc’s in de UB deze bestanden raadplegen middels een gastaccount (‘gastvrijheid’).

3.6. SAMENWERKING MET UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK VAN DE UVA De VU en de Universiteit van Amsterdam (UvA) gaan intensiever samenwerken. In dat kader ligt het voor de hand dat ook de Universiteitsbibliotheken van de VU en de UvA streven naar nauwe samenwerking. Op termijn zou dit zelfs tot een fusie kunnen leiden, maar die zal zeker nog niet gerealiseerd worden binnen het tijdsbestek van dit meerjarenbeleidsplan. De UB-directeuren van de UvA en de VU onderhouden nauwe contacten. Waar quick wins te halen zijn, zullen die zeker benut worden. Te denken valt aan het delen van specialistische kennis, bijvoorbeeld kennis van bijzondere materialen en talen. Op medisch gebied werkt de Universiteitsbibliotheek van de VU al samen met de bibliotheek van het AMC aan het gezamenlijk ontwikkelen van cursusmateriaal voor (medische) informatievaardigheden. Waar nieuwe infrastructurele systemen moeten worden geselecteerd, proberen de Universiteitsbibliotheken van de UvA en de VU zo veel mogelijk dezelfde keuzes maken, om nauwere samenwerking te vergemakkelijken. Concreet is dit aan de orde bij de keuze van een nieuw Current Research Information System (CRIS) (opvolger van Metis), waarbij de Universiteitsbibliotheken van de UvA en de VU samen optrekken met het AMC en VUmc. Een ander aandachtspunt is de overschakeling op een nieuw bibliotheeksysteem voor lokale bibliotheekprocessen (zie paragraaf 3.7).

3.7. SAMENWERKING MET ANDERE PARTNERS IN NEDERLAND

bij SURF aangesloten instellingen gemakkelijker toegang te geven tot content en applicaties.

UKB

ADAMNET

De dertien Nederlandse universiteitsbibliotheken en de Koninklijke Bibliotheek (KB) werken nauw samen in UKB-verband. Voor bepaalde contracten treedt UKB op als consortium. In het beleidsplan van UKB 2011-2015 staat het streven naar intensivering van de samenwerking centraal, ingegeven door digitale ontwikkelingen.

Samen met zo’n dertig andere bibliotheekinstellingen uit de regio Amsterdam, is de Universiteitsbibliotheek lid van Adamnet. Het beleid van Adamnet is gericht zich op het optimaliseren van het gebruik van collecties en faciliteiten en op belangenbehartiging van bibliotheken bij het Amsterdamse openbaar bestuur en bedrijfsleven.

Alle universiteitsbibliotheken (behalve de UB Eindhoven) zijn bezig over te schakelen van een nationale naar een internationale informatie-infrastructuur. Aansluitend kan dan worden overgestapt op een bibliotheeksysteem van een nieuwe generatie. Op het laatste punt bevindt de VU zich nu in een geïsoleerde positie, omdat zij als enige universiteit gebruik maakt van het systeem V-smart. De andere UB’s gebruiken een lokaal bibliotheeksysteem van OCLC of van Ex Libris, de twee marktleiders op dit terrein. Met betrekking tot de wens van de Universiteitsbibliotheken van de UvA en de VU voor het zelfde systeem te kiezen, doet zich een complicatie voor: bij de UvA is vrij recent een ‘klassiek’ bibliotheeksysteem aangeschaft, waardoor ze om financiële redenen de keuze voor een nieuw systeem tot 2016 moet uitstellen. Uitstel is voor de Universiteitsbibliotheek van de VU geen optie: om inhoudelijke redenen en ook omdat de overgang naar een nieuwe systeemsoort (workflowgeoriënteerd en in de cloud) noodzakelijk is om de bezuinigingsdoelstellingen van de reorganisatie te halen.

STICHTING ACADEMISCH ERFGOED (SAE)

De Universiteitsbibliotheek van de VU wil vermijden opnieuw geïsoleerd te raken en houdt daarom vast aan het uitgangspunt samen op te trekken met ten minste één andere Nederlandse UB. Wanneer dit niet die van de UvA kan zijn, wil de Universiteitsbibliotheek van de VU haar keuze wel zorgvuldig met de UvA afstemmen, om zo veel mogelijk te bevorderen dat uiteindelijk het zelfde systeem gekozen zal worden.

De VU is lid van de Stichting Academisch Erfgoed (SAE), het samenwerkingsverband van tien Nederlandse universiteiten met relevante erfgoedcollecties. De leden tonen hun collecties gezamenlijk op WWW.ACADEMISCHECOLLECTIES.NL. De SAE fungeert als netwerk voor erfgoedbeheerders aan de universiteiten, werft subsidies voor gemeenschappelijke initiatieven en behartigt de belangen van het academisch erfgoed in het bestuurlijke circuit.

3.8. INTERNATIONALE SAMENWERKING Voor de wetenschappelijke informatievoorziening zijn landsgrenzen niet meer relevant. Voor de Universiteitsbibliotheek heeft dat consequenties, zoals bij de overschakeling van de nationale Gemeenschappelijke Informatie Infrastructuur (GII) op een internationale infrastructuur met internationale metadatastandaarden (MARC21 en RDA) en bij de keuze voor een bibliotheeksysteem van de nieuwe generatie (zie paragraaf 5.2). Bij belangrijke thema’s als open access en datamanagement speelt de Universiteitsbibliotheek actief in op internationale ontwikkelingen en investeert ze in internationale samenwerking en kennisdeling (Liber, JISC, Euro Cris, Horizon 2020).

Andere onderwerpen die hoog op de UKB-samenwerkingsagenda staan, zijn licentieonderhandelingen in consortiumverband, open access en duurzame opslag van digitaal materiaal (eDepot KB, DANS / Research Data Nederland, Portico).

SURF In SURF werken universiteiten, hogescholen en onderzoeksinstellingen samen aan grensverleggende ICT-innovaties, met als doel de kwaliteit van het hoger onderwijs en onderzoek te verbeteren. De komende jaren spelen binnen SURFverband de volgende thema’s die voor de dienstverlening van de Universiteitsbibliotheek van belang zijn: datamanagement, open onderwijs en onderzoek, metrics en learning analytics. Het gaat daarbij om kennisuitwisseling en samenwerking, bijvoorbeeld in gezamenlijke projecten. SURFconext is een belangrijk onderdeel van de infrastructuur om systemen te koppelen en gebruikers van de verschillende

MEERJARENBELEIDSPLAN 2014-2016

4. DIENSTEN EN PRODUCTEN VOOR ONDERWIJS EN ONDERZOEK (EN PATIﾃ起TENZORG) Als contentmanager van de universiteit wil de Universiteitsbibliotheek onderwijs en onderzoek effectief en efficiﾃｫnt ondersteunen. Hoewel het evident is dat sommige producten en diensten primair gericht zijn op het faciliteren van studenten of onderwijs en andere meer op onderzoek, is het niet zinvol het dienstenpakket van de Universiteitsbibliotheek op die manier in te delen. De Universiteitsbibliotheek is er voor de hele VU en VUmc, overal waar wetenschappelijke content beschikbaar moet zijn, het gebruik ervan gefaciliteerd moet worden en de productie moet worden bevorderd, bewaard, gepubliceerd en (her)gebruikt. Dit hoofdstuk biedt geen compleet overzicht van huidige en beoogde producten en diensten, maar beschrijft het aanbod van de Universiteitsbibliotheek op vijf hoofdlijnen: 1. Bibliotheeklocaties: UB en MB 2. Wetenschappelijke content als grondstof: collecties en toegang 3. Informatievaardigheden: omgang met data en informatie in een academische omgeving 4. Gespecialiseerde contentgerelateerde diensten 5. Infrastructuur voor en managementinformatie over content

UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK

Voordat deze hoofdlijnen kort worden toegelicht, wordt in de figuren 1 tot en met 3 aangeduid welke concrete producten en diensten de Universiteitsbibliotheek de komende jaren wil leveren. Die zijn weergegeven aan de hand van de stadia van het onderzoeksproces (figuur 1), de verschillende aspecten van doceren (figuur 2) en studeren (figuur 3).

PARTNEREN (ZOEKEN, PROFILEREN)

ONDERZOEK

IDEEVORMING   (Digitale) collec-es en e-‐resources   Gelicen-eerde bestanden   Extern open accessmateriaal   Discovery tools, VU-‐link

  Persoonlijke webpagina’s Me-s/CRIS   VU-‐Dare   Open access   Social media

DOCEREN DOCEREN

Figuur 1. Onderzoek   Collec-e t.b.v. gebruik lesmateriaal   Collec-e t.b.v. Advies over gebruik lesmateriaal beschikbaarheid   Advies over (digitale) leerstof beschikbaarheid binnen en buiten de (digitale) leerstof DLO en buiten de   binnen ondersteuning DLO maken readers voor   ondersteuning in DLO maken readers voor in DLO

VORMGEVEN, VOORBEREIDEN VORMGEVEN, VOORBEREIDEN

SIMULEREN, PROJECTVOORSTEL EXPERIMENTEREN, OBSERVEREN   Data-‐ management-‐ plan   Literatuur-‐ onderzoek t.b.v. subsidie-‐ aanvraag

Doceerrol UB:   Geven informa-e-‐ Doceerrol UB: vaardigheden   Geven informa-e-‐ prac-ca in college vaardigheden (op verzoek prac-ca docent) in college verzoek   (op Geven workshops docent) vinden, literatuur   Geven gebruik wrorkshops eferen-e literatuur inden, soPware evn gebruik rﬁeferen-e nancieel-‐ soPware en data economische gebruik ﬁnancieel-‐ economische data COLLEGE GEVEN

COLLEGE GEVEN

MANAGEN, ANALYSEREN, DELEN DATA

  (Digitale) collec-es   Ondersteuning   Licen-es data-‐ management   Extern open   Informa-e-‐ accessmateriaal   Discovery tools, vaardigheden / VU-‐link research   Literatuur-‐ toolbox onderzoek   VRE’s   VRE’s waaronder waaronder geoportaal Geoportaal Geoplaza Geoplaza   Beeldbank

  Toetsvragenbank informa-e-‐   Toetsvragenbank vaardigheden   informa-e-‐ Koppeling digitale vaardigheden content aan   Koppeling toetsen digitale content aan toetsen

TOETSEN, BEOORDELEN TOETSEN, BEOORDELEN

  Learning analy-cs gebruik content in   Learning analy-cs DLO   gebruik Analyse content in DLO beoordelingen   Analyse informa-evaardig beoordelingen heden cursussen informa-evaardig heden cursussen

PUBLICEREN   Referen-e soPware   Ondersteuning Open Access   Repository VU-‐Dare   VU-‐e-‐ publishing   Geoplaza   Literatuur-‐ onderzoek

  Scrip-e database   Beheer en   Scrip-e database ontslui-ng   Beheer en weblectures ontslui-ng weblectures

EVALUEREN

ARCHIVEREN

EVALUEREN

ARCHIVEREN

Figuur 2. Doceren

ZELFSTUDIE

STUDEREN STUDEREN

ZELFSTUDIE   S-lle studieplekken   Samenwerkplekken   S-lle studieplekken Mul-mediaplekken   Samenwerkplekken Tentamenliteratuur   Mul-mediaplekken (Digitale) collec-e   Tentamenliteratuur Discovery tools voor   (Digitale) collec-e vinden collec-e   Discovery inclusief tools voor vinden collec-e weblectures inclusief weblectures

COLLEGE VOLGEN COLLEGE VOLGEN   Online cursussen informa-evaardig-‐   Online heden cursussen   informa-evaardig-‐ Datacentrum heden cursusmateriaal op   Datacentrum blackboard   cursusmateriaal Content in DLO op blackboard   Content in DLO

TOETSEN MAKEN TOETSEN MAKEN

  Online toetsen informa-evaardigh   Online eden toetsen informa-evaardigh eden

OPDRACHTEN EN ONDERZOEK DOEN PROJECTEN MAKEN (BA/MA) OPDRACHTEN EN ONDERZOEK DOEN PROJECTEN MAKEN (BA/MA)   S-lle studieplekken   Samenwerkplekken   S-lle studieplekken Mul-mediaplekken   Samenwerkplekken (Digitale) collec-e   Mul-mediaplekken Data   (Digitale) SoPware: collec-e   Data referen-esoPware,   SoPware: datastream, etc. referen-esoPware, datastream, etc.

  (Digitale) collec-e   Data   (Digitale) SoPware: collec-e   Data referen-esoPware,   SoPware: datastream, etc.   referen-esoPware, Cursusaanbod datastream, informa-e-‐ etc.   Cursusaanbod vaardigheden, informa-e-‐ datacentrum vaardigheden, datacentrum

Figuur 3. Studeren

MEERJARENBELEIDSPLAN 2014-2016

De Universiteitsbibliotheek is er voor alle faculteiten en voor VUmc. De verschillende vakgebieden hebben soms sterk uiteenlopende voorkeuren en wensen ten aanzien van content. Daarom brengt de Universiteitsbibliotheek accentverschillen aan, die zijn afgestemd op de behoeftes van drie clusters van vakgebieden/faculteiten, al bestaan er ook binnen deze clusters natuurlijk aanzienlijke verschillen (zie figuur 4): 1. Geesteswetenschappen (Letteren, Filosofie, Godgeleerdheid) 2. Maatschappijwetenschappen (FSW, FEWEB, Rechten) 3. Exacte, Medische- en Levenswetenschappen (Medisch, FEW, FBW, FPP, FALW) Diensten en producten die de Universiteitsbibliotheek in de huidige situatie levert, met de domeingrenzen van nu, maar die niet passen binnen de corebusiness, blijven in dit hoofdstuk buiten beschouwing.

4.1. BIBLIOTHEEKLOCATIES: UB EN MB Wanneer studenten het over ‘de UB’ hebben, bedoelen zij doorgaans de bibliotheek als de studie- en leeromgeving van hun voorkeur, het fysieke learning centre op de campus. In dit meerjarenbeleidsplan wordt de bibliotheekorganisatie aangeduid als ‘Universiteitsbibliotheek’ en de centrale bibliotheeklocatie als ‘UB’. In deze paragraaf gaat het om de fysieke bibliotheeklocaties op de campus, de UB en de MB

UB Het is de ambitie van de Universiteitsbibliotheek om in het hoofdgebouw, in de eerste plaats voor studenten, een aantrekkelijke, hoogwaardige en goed zichtbare UB te realiseren. Daar horen open opgestelde collecties bij voor de vakgebieden waarvoor dat belangrijk is, maar vooral veel studieplekken voor studenten. Het moeten heel verschillende soorten werkplekken zijn: stille en minder stille plekken, individuele studiecabines en groepsruimtes, ruimtes met en zonder apparatuur, en met verschillende soorten meubilair. Overal moet snel draadloos internet zijn en voldoende stopcontacten. Voor alle eerstelijnsinformatie en -ondersteuning kunnen bezoekers terecht aan één servicebalie, bij voorkeur op de begane grond. Medewerkers die tweede- of derdelijnsinformatie verstrekken, zijn te vinden in werkruimtes ingericht volgens het smart@work-concept in de directe nabijheid van de eerstelijnsbalie. Daar bevindt zich ook de Leeszaal Bijzondere Collecties, waar bezoekers zeldzaam, kostbaar of kwetsbaar materiaal kunnen inzien. Eén van de drie speerpunten van beleid in dit meerjarenbeleidsplan is het streven samen met FCO en onder regie van de VU Campus Ontwikkeling een traject in gang te zetten dat deze ambities van de Universiteitsbibliotheek met name in het hoofdgebouw gaat realiseren.

MB In het ziekenhuis beschikken de studenten geneeskunde en bewegingswetenschappen over een studie- en leeromgeving

UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK

met een grote variatie aan werkplekken. De hele ruimte is voorzien van draadloos netwerk. De studieplekken zijn deels voorzien van pc’s en elektra-aansluiting, de verplichte en niet-uitleenbare literatuur staat in open opstelling. Het totaal aantal studieplekken zal in de periode 2014-2015 worden uitgebreid van 300 naar circa 350. Om hiervoor ruimte te maken wordt een belangrijk deel van de papieren tijdschriftencollectie gedeselecteerd. Aandachtspunt is het beter op elkaar afstemmen van de ICTomgeving van de computerwerkplekken in de MB op die in de UB.

NU.VU De planvorming rond NU.VU voorziet in een state- of-the-art learning centre: met uitgebreide multimediale voorzieningen op een vloeroppervlak van circa 1000 m2, samen met een techlab van het Network Institute. Het is de bedoeling daar uitgebreide ondersteunende diensten aan te bieden op het gebied van contentmanagement, maar geen fysieke bibliotheekcollecties. De plannen voor NU.VU moeten worden ingevuld in samenhang met de ambities voor de B-toren in het hoofdgebouw.

4.2. WETENSCHAPPELIJKE CONTENT ALS GRONDSTOF: COLLECTIES EN TOEGANG De Universiteitsbibliotheek beschikt over omvangrijke, deels unieke fysieke collecties en geeft toegang tot een breed scala aan digitale bronnen, waaronder ruim 27.000 e-journals. Meer dan 90 procent van de content is digitaal. Waar de Universiteitsbibliotheek bij nieuw materiaal kan kiezen tussen fysiek en digitaal, kiest ze in principe voor digitaal. Hoewel hiervoor geen structurele middelen beschikbaar zijn, worden voor unieke materialen waar mogelijk vraaggestuurde digitaliseringsprojecten uitgevoerd. De Universiteitsbibliotheek maakt alle content – van archieven en andere erfgoedcollecties, via papieren boeken en tijdschriften tot e-journals, e-books en andere digitale content – vindbaar via één geïntegreerde zoekfunctie (discovery tool).

GELICENTIEERDE BESTANDEN EN VRIJ TOEGANKELIJK MATERIAAL De Universiteitsbibliotheek sluit voor de beschikbaarstelling van e-journals, e-books en databases honderden licenties af, meestal voor omvangrijke pakketten. Dit kan zowel vakgebiedsoverstijgend materiaal zijn, als materiaal bestemd voor bepaalde vakgebieden. Een aantal licenties, met name de meerjarencontracten met grote uitgevers, wordt afgesloten door Surfmarket in opdracht van het UKBconsortium. Naast de onderhandelingen over de prijs van de content, wordt ook veel aandacht besteed aan de gebruiksvoorwaarden, waarbij vooral wordt gelet op campusbrede beschikbaarstelling en remote access. Dit betekent dat de geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de digitale bibliotheek, ongeacht waar zij zich bevinden. Geautoriseerd

zijn gebruikers die in het bezit zijn van een persoonlijk VUnet-id. Ook wordt ernaar gestreefd in de licenties vast te leggen dat de content gebruikt mag worden in het onderwijs, bijvoorbeeld in e-readers. De Universiteitsbibliotheek volgt met grote aandacht alle ontwikkelingen rond open access (OA) en kiest waar mogelijk steeds voor content die in open access beschikbaar is.

FYSIEKE WETENSCHAPPELIJKE COLLECTIE Voor een aantal vakgebieden, vooral binnen de geesteswetenschappen, is het papieren boek nog steeds een belangrijke bron. Een substantieel deel van het materiaal dat nodig is voor onderwijs en onderzoek, verschijnt op papier en moet worden aangeschaft en beschikbaar gesteld, in bepaalde gevallen bij voorkeur in open opstelling. De aanschafbudgetten voor fysieke boeken staan sterk onder druk doordat de prijzen voor het digitale materiaal blijven stijgen (zie paragraaf 7.2).

ERFGOED: BIJZONDERE COLLECTIES EN ARCHIEVEN De Universiteitsbibliotheek beheert bijzondere collecties en archieven die uniek historisch erfgoed vormen. Een belangrijk onderdeel daarvan zijn de collecties en archieven van het HDC, het Historisch Documentatiecentrum van het Nederlands Protestantisme. Naast invulling geven aan haar verantwoordelijkheid voor een duurzaam beheer van dit erfgoedmateriaal, wil de Universiteitsbibliotheek het gebruik ervan bevorderen. Daarbij bestaat er een natuurlijke affiniteit met de faculteiten Godsdienstwetenschappen, Wijsbegeerte, Letteren, Rechtsgeleerdheid en Pedagogiek. Dit bijzondere materiaal kan alleen worden ingezien in een studiezaal, waar direct toezicht is.

REPOSITORY: OUTPUT VAN DE VU … EN DAN WEER INPUT Via haar eigen repository maakt de Universiteitsbibliotheek nationaal en internationaal de eigen wetenschappelijke output van de VU beschikbaar, waar mogelijk in open access. Ook voor (master)scripties beheert de Universiteitsbibliotheek een soortgelijke voorziening. Het materiaal in het repository is op zijn beurt weer grondstof voor nieuw onderzoek.

MASTERPLAN VOOR OPSLAG VAN ALLE FYSIEKE COLLECTIES De fysieke collecties staan op dit moment verspreid over diverse gebouwen en met name in het hoofdgebouw verspreid over verschillende ruimtes. Er moet de komende jaren een samenhangend plan ontwikkeld worden om de collecties meer doelmatig en efficiënt op te slaan, zowel wat betreft het totale ruimtebeslag, een adequate kwaliteit van de ruimtes en het efficiënter maken van levering van materiaal in relatie tot de (afnemende) vraag daarnaar. Het gaat hierbij niet alleen om de wetenschappelijke collecties in de magazijnverdiepingen in eenheden van telkens drie lagen in de B-toren in het hoofdgebouw, maar nadrukkelijk óók om de collecties en archieven (onder andere van het HDC) in de

kelderruimtes in het hoofdgebouw, en tevens om de medische collecties op verschillende plaatsen buiten het hoofdgebouw. Dit masterplan moet afgestemd zijn op alle relevante aspecten van de Campusontwikkeling, zoals door FCO geregisseerd. Heel concreet betreft direct al de gefaseerde sloop van het W&N gebouw, waarin zich ook collecties van de UB bevinden. Voor de wetenschappelijke collecties zal de komende tijd nog veel verschuiving plaatsvinden vanuit de open opstelling naar de gesloten magazijnen. Hiervoor moet door middel van deselectie voldoende ruimte worden vrijgemaakt. Mogelijk kan in een later stadium worden bekeken of verdergaande deselectie wenselijk is met het oog op de vraag naar magazijnruimte voor andere doeleinden. In de kelders wordt de ruimte niet-efficiënt gebruikt, maar nog belangrijker is een kwaliteitsprobleem voor ruimtes waar archieven staan. Deze zouden moeten voldoen aan de eisen van archiefbewaarplaatsen zoals vastgelegd in de Archiefwet, maar dat is nu niet het geval. Voor de medische collecties zou concentratie in één magazijnruimte zeer wenselijk zijn, vooral met het ook op een meer efficiënte levering van aangevraagde materialen. Omdat het ontwikkelen en uitvoeren van een masterplan voor opslag van fysieke collecties in principe een éénmalig iets is, kan het waarschijnlijk het beste projectmatig worden aangepakt.

4.3. INFORMATIEVAARDIGHEDEN: OMGANG MET DATA EN INFORMATIE IN EEN ACADEMISCHE OMGEVING Het informatie- en data-aanbod groeit explosief en er komen voortdurend nieuwe communicatiekanalen, (sociale) media en functionaliteiten bij. Om al die nieuwe mogelijkheden op wetenschappelijk verantwoorde manier te kunnen inzetten, heeft een kennisintensieve organisatie als een universiteit gespecialiseerde ondersteuning nodig. De Universiteitsbibliotheek wil haar expertise hierin vormgeven in een gedifferentieerd aanbod van advies en cursussen. De cursussen worden waar mogelijk online aangeboden en zonodig face to face; ze zijn zowel generiek als (vak)specifiek en richten zich op alle niveaus van bachelor tot PhD, dus op studenten, maar ook op docenten en onderzoekers. Bestaande (web)cursussen moeten voortdurend aangepast worden aan nieuwe mogelijkheden en er moeten nieuwe (web)cursussen worden ontwikkeld. Naast het standaardaanbod kan de Universiteitsbibliotheek maatwerkcursussen verzorgen in informatievaardigheden en over het gebruik van specifieke soorten content. De kosten hiervan worden aan de afnemers doorberekend. Op dit moment zijn al een flink aantal webcursussen beschikbaar: een generieke webcursus informatievaardigheden voor eerstejaarsstudenten, een vervolg daarop gericht op literatuuronderzoek voor tweedejaarsstudenten en een speciaal vervolg voor studenten aan het begin van hun mas-

MEERJARENBELEIDSPLAN 2014-2016

terscriptie. Ook worden al workshops verzorgd over literatuur vinden (voor zowel beginners als gevorderden), het gebruik van referentiesoftware (EndNote en Reference Manager) en het vinden en gebruiken van financieel-economische data. In het curriculum Geneeskunde vormt de cursus ‘Efficiënt en evidence based zoeken naar informatie’ een vast onderdeel. Bij gebleken behoefte kan het pakket uitgebreid worden. Zo zouden (web)cursussen verzorgd kunnen worden over het inzetten van social media zoals (micro)blogs bij wetenschapscommunicatie en in het wetenschappelijk onderwijs. Ook zou ondersteuning gegeven kunnen worden bij het gebruiken van samenwerkingsomgevingen voor onderzoeksgroepen (bijvoorbeeld Google+ en Sharepoint).

4.4. GESPECIALISEERDE CONTENTGERELATEERDE DIENSTEN Een van de beleidsspeerpunten van de Universiteitsbibliotheek in de komende jaren is het voorzien in de behoefte aan een reeks van embedded diensten, gerelateerd aan content voor onderwijs en onderzoek in alle faculteiten. Met embedded wordt hier bedoeld dat de dienstverlening zo veel mogelijk geïntegreerd is in de omgeving van de klant, en wordt aangeboden op de plaats waar de klant zich bevindt (dus niet ‘in de bibliotheek’). De specialisatie kan zowel betrekking hebben op (clusters van) vakgebieden als op expertise over actuele specialistische thema’s in contentmanagement. Collectiemanagement is belangrijk voor alle vakgebieden, maar de wijze waarop dit wordt uitgevoerd – en de tijd die het kost – loopt voor de verschillende vakgebieden sterk uiteen. Zo gebeurt een deel van de collectievorming voor veel alfavakgebieden (boek)titel voor (boek)titel. Bij alfavakgebieden speelt ook kennis van het beheer en de beschikbaarstelling van bijzondere collecties en archieven een rol, evenals deskundigheid op het gebied van digitalisering en e-humanities. Voor economie en bètavakken gaat het vrijwel uitsluitend om digitale informatie en data, voor rechten zowel om digitaal als papier. Voor artsen en medisch specialisten is literatuuronderzoek cruciaal. Actuele, niet-vakgebiedgebonden thema’s zijn datamanagement, publicatieadvies, publiceren in open access, geografische informatiesystemen, digitale leeren onderzoeksomgevingen (respectievelijk digitale leeromgevingen, DLO’s, en virtual research environments, VRE’s), multimediale technieken, weblectures en massive open online courses (MOOC’s). Met grote regelmaat dienen zich nieuwe thema’s aan (zie figuur 4). Op een aantal belangrijke actuele thema’s wordt hierna kort ingegaan.

DATAMANAGEMENT De afgelopen jaren is de rol van data bij wetenschappelijk onderzoek steeds belangrijker geworden, en daarmee de noodzaak om die data verantwoord te beheren, te gebruiken en te archiveren. Vrijwel alle financiers van wetenschappelijk onderzoek verlenen tegenwoordig alleen subsidies als de aanvrager een degelijk datamanagementplan kan overleggen. De Universiteitsbibliotheek wil op dit terrein op

UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK

verschillende manieren een faciliterende rol spelen: • als opdrachtgever van het VU-datamanagementproject en als beleidsadviseur • met praktische ondersteuning van onderzoekers • met advies en training • als eigenaar van de VU-datarepository Daarnaast wil de Universiteitsbibliotheek de frontoffice zijn bij de overdracht van onderzoeksdata, na afronding van het onderzoek, aan gecertificeerde data-archieven. Daarmee wordt onder meer gewaarborgd dat onderzoeksresultaten controleerbaar zijn en beschikbaar blijven voor hergebruik. De Universiteitsbibliotheek werkt op dit terrein nauw samen met de afdeling IT, TechLabs, DANS, het 3TU-datacentrum (samenwerkend in het Nederlands Data Centrum) en SurfSARA.

ONDERZOEKERS ONDERSTEUNEN BIJ PUBLICEREN, EN OPEN ACCESS BEVORDEREN De Universiteitsbibliotheek beschikt over expertise op het gebied van auteurs- en copyrechten, en adviseert onderzoekers bij de keuze van een tijdschrift om in te publiceren. Daarbij moeten soms hoge impactcijfers worden afgewogen tegen het uit handen geven van de auteursrechten. Ook bemiddelt de Universiteitsbibliotheek over de rechten om content beschikbaar te mogen maken in e-readers en in de digitale leeromgeving (DLO). De VU is voorstander van open access (OA) en wil haar medewerkers op termijn verplichten hun wetenschappelijke output in OA beschikbaar te maken. De Universiteitsbibliotheek is nauw betrokken bij de landelijke en internationale ontwikkelingen op dit terrein en adviseert het College van Bestuur over het te volgen beleid. De Universiteitsbibliotheek biedt VU-onderzoeksgroepen degewenst ondersteuning bij het opzetten van een OA-tijdschrift.

GEOGRAFISCHE INFORMATIESYSTEMEN In steeds meer vakgebieden worden geografische informatiesystemen toegepast bij het onderzoek. De Universiteitsbibliotheek biedt hiervoor een state-of-the-art platform: het GIS- en Geoportaal ‘VU Geoplaza’. Daar kunnen gebruikers digitaal kaartmateriaal bekijken, bewerken en delen. De Universiteitsbibliotheek beheert dit platform, managet de content, verzorgt de metadatering, geeft instructie en verzorgt de promotie. Met externe contentleveranciers zoals het Kadaster maakt de Universiteitsbibliotheek structurele afspraken over de aanlevering van nieuwe content. De Universiteitsbibliotheek positioneert Geoplaza ook bij andere universiteiten om te bevorderen dat dit platform duurzaam verder ontwikkeld wordt. Dit laatste gebeurt bij voorkeur als onderdeel van onderzoeksprojecten in de tweede en derde geldstroom en/of bij initiatieven rond onderwijsvernieuwing. Het Spinlab is hierbij een belangrijke samenwerkingspartner.

LITERATUURONDERZOEK VOOR MEDISCH ONDERZOEK EN PATIËNTENZORG Met name in het biomedische domein is vraag naar diepgaande ondersteuning bij het zoeken naar literatuur voor

promotieonderzoek, systematische reviews, richtlijnen en subsidieaanvragen. Ook die gespecialiseerde diensten levert de Universiteitsbibliotheek, en daarnaast faciliteert ze de patiëntenzorg door – in samenspraak met de arts/onderzoeker – te zoeken naar wetenschappelijk bewijs voor klinisch handelen. Dit levert tijdwinst op voor artsen/onderzoekers en werkt kwaliteitsverhogend, want op basis van evidentie uit medische informatiebronnen kunnen ze beter onderbouwde (evidence based) medische beslissingen nemen.

WEBLECTURES, MOOC’S, VIDEOPNAMES VOOR ONDERWIJSDOELEINDEN Steeds vaker worden hele colleges of onderdelen daarvan op video geregistreerd en beschikbaar gesteld, zodat studenten en/of een breder publiek daarvan via internet kennis kunnen nemen op een zelfgekozen tijdstip. Het gebruik van video in het onderwijs is een belangrijk middel om het onderwijs te intensiveren en studenten te activeren. Ook kunnen cursussen die buiten de universiteit vrij toegankelijk worden aangeboden, zoals massive open online courses (MOOC’s), de universiteit meer (inter)nationale bekendheid en aanzien verschaffen, helpen bij een juiste studiekeuze en life long learning stimuleren. De Universiteitsbibliotheek is in deze onderwerpen vooral volgend en wil een specifieke bijdrage leveren met betrekking tot de content: bijvoorbeeld bij de adequate metadatering van het videomateriaal, en bij het bewaren, beheren en toegankelijk (herbruikbaar) maken en houden van de content. Ook kan de Universiteitsbibliotheek adviseren over rechtenkwesties en wil die ook regelen, bijvoorbeeld wanneer (beeld)materiaal breed wordt aangeboden.

4.5. INFRASTRUCTUUR EN MANAGEMENTINFORMATIE MET BETREKKING TOT CONTENT De Universiteitsbibliotheek treedt op als systeemeigenaar van systemen die wetenschappelijke content beheren, namelijk: • het bibliotheeksysteem, waarin vooral de lokale bibliotheekprocessen voor fysieke materialen worden afgehandeld (nu nog V-smart van Infor); • het Electronic Resources Management systeem (ERM, nu in huis gebouwd) voor e-content • het discoverysysteem (Primo van Ex Libris); • de linkresolver (SFX: VU-link); • het Current Research Management System (CRIS: nu Metis); • het repository (DARE, o.a. voor proefschriften en andere wetenschappelijke output); • de Scriptiedatabase (VU Scripties Online, die alle faculteiten de mogelijkheid biedt BA- en MA-scripties digitaal te archiveren); • GEOPLAZA als VUportaal voor GIS en Geodata • de Beeldbank voor bijzondere collecties Het CRIS is bij uitstek belangrijk als bron van managementinformatie over de wetenschappelijke output van de VU. De Universiteitsbibliotheek doet op verzoek ook citatieanalyse om de impact van (toekomstige) medewerkers te beoordelen. Een interessante ontwikkeling is het baseren van impactinformatie op social media: altmetrics. De Universiteitsbibliotheek houdt de ontwikkelingen op dit terrein scherp in de gaten en adviseert hierover. Figuur 4. Diensten en producten: accenten per cluster van vakgebieden

Bibliotheek locaBes

Balie hoofdgebouw, studeren bij open opstelling, toegang tot bijzondere collecBes en archieven

Balie hoofdgebouw, gevarieerd aanbod studieplekken, pc’s & soXware (o.a. datastream). KerncollecBe in open opstelling

Balie hoofdgebouw en MB, studielandschap in MB. Gevarieerd aanbod studieplekken

CollecBe als grondstof

Boeken, naslagwerken, e-‐books, (e-‐) journals, dvd, (digitale) bijzondere collecBes, weblectures, geodata, archieven, beeldbank

E-‐journals, e-‐books, data (ﬁnanc., economisch, geodata), weblectures, naslagwerken, oﬃciële publicaBes, jurisprudenBe, kerncollecBe

E-‐journals, e-‐books, weblectures, protocols, handboeken, data (geodata, medisch), kernboeken medisch studenten

InformaBe vaardig-‐ heden

Online cursussen (algemeen en vakspeciﬁek), workshops, pracBca, referenBesoXware, researcher toolbox

Online cursussen (algemeen, vak-‐ speciﬁek), workshops, pracBca, datavaardigheden, referenBe-‐ soXware, researcher toolbox

Online cursussen (algemeen, vak-‐ speciﬁek), workshops, pracBca, referenBesoXware, Pubmed, researcher toolbox

SpecialisB-‐ sche content diensten

Auteursrecht, Open Access, data diensten, VU-‐e-‐publishing. digitalisering, video, altmetrics, e-‐ humaniBes, content MOOC’s

Auteursrecht, Open Access, data diensten, VU-‐e-‐publishing, altmetrics, video, advies content MOOC’s

Auteursrecht, Open Access, data diensten, bibliometrie, altmetrics, literatuuronderzoek, syst. reviews, video, advies content MOOC’s

Infrastructuur management

Geesteswetenschappen FSW, FEWEB, Rechten Beta, Medisch, FBW, FPP

CRIS, repositories (onderwijs-‐ en onderzoekoutput), Geoplaza, VRE’s VU-‐link, discovery tools, bibliotheeksysteem

MEERJARENBELEIDSPLAN 2014-2016

INRICHTING ORGANISATIE UB AFGESTEMD OP WERKPROCESSEN EN COREBUSINESS

5. ORGANISATIE De organisatie van de Universiteitsbibliotheek moet zo ingericht worden dat de corebusiness en de daaraan verbonden werkprocessen optimaal efficiënt en effectief worden ondersteund. Het management moet passen bij de ambities, zonder onnodige overhead maar met voldoende aandacht voor een werkbare span of control voor leidinggevenden. Dit hoofdstuk richt zich op de specifiek inhoudelijke bibliotheekorganisatie en dus niet de ondersteunende diensten. De organisatie van de Universiteitsbibliotheek zal nader worden uitgewerkt in het reorganisatieplan dat na dit meerjarenbeleidsplan wordt opgesteld.

5.1. SCOPE VAN DE NIEUWE ORGANISATIE TEN OPZICHTE VAN DE HUIDIGE De Universiteitsbibliotheek als contentmanager van de Vrije Universiteit faciliteert alle aspecten van het beheer en gebruik van academische content in een hoofdzakelijk (maar niet exclusief) digitale wereld. De organisatie kan alleen samenhangend, goed gefocust, optimaal efficiënt en effectief functioneren, als óók helder aangegeven wordt wat niet tot de specifieke expertise van de Universiteitsbibliotheek behoort en beter bij andere organisatieonderdelen belegd kan worden (zie paragraaf 3.2 en 3.3).

UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK

5.2. BACKOFFICE: FUNCTIONEEL BEHEER, DOCUMENTVERWERKING EN METADATA In de backoffice vinden veel processen plaats, die op complexe wijze met elkaar samenhangen. Het overgrote deel daarvan is digitaal. Een belangrijke trend waarop de Universiteitsbibliotheek moet inspelen, is de verschuiving van functionaliteiten en processen naar de cloud. Hierdoor hoeven veel zaken niet meer door elke instelling apart geregeld te worden, maar kunnen ze geoutsourcet worden en zijn ze beschikbaar via internet. De backoffice moet worden aangestuurd vanuit een duidelijke visie op digitale toepassingen in de internationale wetenschappelijke informatievoorziening en relevante ICT-toepassingen in onderwijs en onderzoek (zie hoofdstuk 2). Zo’n visie is des te belangrijker omdat de ontwikkelingen zo complex zijn en zo snel gaan. Om het noodzakelijke overzicht te houden en een heldere koers uit te zetten, moet de aansturing van de digitale backoffice van de Universiteitsbibliotheek dringend worden versterkt.

VAN NATIONALE NAAR INTERNATIONALE INFORMATIE-INFRASTRUCTUUR; NIEUW BIBLIOTHEEKSYSTEEM De overstap van een nationale naar een internationale informatie-infrastructuur is ingrijpend, maar onontkoombaar. Daarbij gaat het om de switch van de Nederlandse Centrale Catalogus en het daaraan gekoppelde InterBibliothecaire Leenverkeer (NCC/IBL) naar het WorldShare Platform, ge-

baseerd op WorldCat van OCLC. Deze overstap heeft grote efficiëntievoordelen, omdat dan een zeer hoog percentage van de niet-unieke content ontleend kan worden aan wereldwijd beschikbare databases en dus niet meer door elke bibliotheek afzonderlijk verwerkt hoeft te worden. Aansluitend moet een nieuw bibliotheeksysteem worden geïmplementeerd om alle lokale werkprocessen, zoals acquisitie, ontsluiting en onderhoud van de (p- én e-)collectie, uitleen, IBL, af te handelen. Er is hier keuze uit twee systemen, beide in de cloud, waardoor vooral bespaard kan worden op ‘eigen’ functioneel beheer en servers. De workflow-oriëntatie van deze nieuwe systemen maakt het mogelijk de werkprocessen rondom gedrukte materialen én e-resources op dezelfde manier af te handelen, en metadata efficiënter te verwerken. De hier geschetste ontwikkelingen vinden min of meer gelijktijdig plaats bij alle Nederlandse universiteitsbibliotheken, verenigd in UKB-verband en het is zaak hierbij aangesloten te blijven om van elkaars kennis en ervaringen te kunnen profiteren (zie paragraaf 3.6. en 3.7).

FUNCTIONEEL BEHEER EN ONTWIKKELING De Universiteitsbibliotheek wil niet alleen op cloud-based toepassingen overstappen, maar ook verschillende (nieuwe) systemen en werkprocessen rond content (inclusief data) op het vereiste niveau handhaven. Structureel moet de Universiteitsbibliotheek in staat zijn zich te blijven verbeteren en aanpassen aan nieuwe behoeftes. Daarvoor is een team nodig met een hoog niveau aan ICT-kennis en voldoende expertise op het gebied van functioneel beheer en ontwikkeling. Enerzijds kan de eigen inzet voor functioneel beheer verminderen als functionaliteit naar de cloud wordt verplaatst, anderzijds vergt het juist meer personele inzet om als academische bibliotheek te kunnen blijven inspelen op nieuwe behoeftes.

DOCUMENTVERWERKING EN METADATABEHEER De behoefte aan itemsgewijze (boek voor boek) documentverwerking neemt af, maar is niet binnen enkele jaren verdwenen. Voor bepaalde vakgebieden blijft het papieren boek onmisbaar. Dat vereist het in stand houden van bepaalde verwerkingsprocessen, ook al zullen die op den duur alleen nog maar nodig zijn voor bijzondere en unieke materialen in eigen bezit. Ook bij deselectie van fysiek materiaal en bij de invoer van materiaal in het instellingsrepository blijven deze werkprocessen relevant. Terwijl de verwerking van fysieke materialen dus minder tijd gaat kosten, komt er juist meer werk aan e-resources. Om optimaal aan te sluiten bij nieuwe digitale ontwikkelingen, moeten alle medewerkers kunnen omgaan met de werkprocessen rond e-resources. Ook het batchgewijs verwerken van digitaal materiaal wordt nog belangrijker en vereist uitbreiding van de expertise op het gebied van metadata, metadatastandaarden en scripting. Het afsluiten en beheren van licenties, in consortiumverband en voor de VU afzonderlijk, vraagt specifieke kennis en vaardigheden. Hier is een belangrijk raakvlak met advisering over open access (in de frontoffice). De backofficetaken in de magazijnen worden besproken in het kader van de bibliotheeklocaties (zie paragraaf 5.3).

5.3. FRONTOFFICE: EMBEDDED EN BIBLIOTHEEKLOCATIES Het frontoffice van de Universiteitsbibliotheek heeft twee verschijningsvormen, één embedded en één fysieke. Het embedded frontoffice bestaat uit contentspecialisten in de tweede en derde lijn, die zich zo dicht mogelijk bij de gebruikers bevinden, veelal virtueel. Het fysieke frontoffice bestaat uit de Universiteitsbibliotheek in het hoofdgebouw en de Medische Bibliotheek in het ziekenhuis.

EMBEDDED: CONTENTSPECIALISTEN IN DE TWEEDE EN DERDE LIJN Belangrijk speerpunt in het beleid voor de komende jaren voor de Universiteitsbibliotheek is het vormen van een sterk team van contentspecialisten die samen het frontoffice van de Universiteitsbibliotheek binnen de VU vormen. Dit team moet voor alle faculteiten de (toegang tot) wetenschappelijke informatie en onderzoeksdata realiseren en onderzoekers en docenten ondersteuning bieden op vele punten bij gebruik, beheer en verspreiding van de wetenschappelijke content. De contentspecialisten moeten ervoor zorgen dat zij goed bekend zijn in “hun” faculteit, regelmatige contacten onderhouden en zorgen dat duidelijk is wat zij zelf, of eventueel een andere gespecialiseerde collega uit het team, voor de onderzoekers en docenten te bieden heeft. Ook moeten zij informatie uit hun faculteiten de bibliotheek binnen halen over mogelijke (toekomstige) wensen, waarop de Universiteitsbibliotheek kan inspelen. Voorheen was de focus gericht op collectievorming, verzorgd door vakreferenten, conservatoren en archivarissen, min of meer in de backoffice van de Universiteitsbibliotheek. De laatste tijd zijn daar incidenteel verschillende meer extern georiënteerde functies aan toegevoegd, zoals een datalibrarian en een accountmanager voor de bijzondere collecties. Nu dient een volgende stap gezet te worden op weg naar een team van extern gerichte, breed inzetbare contentspecialisten. Zij moeten het aanbod, het gebruik en de productie van de wetenschappelijke content voor onderwijs en onderzoek adequaat faciliteren. Voorwaarde hiervoor is dat deze specialisten extern gericht zijn en in staat zijn een liaisonfunctie te vervullen tussen de bibliotheek en de faculteiten. Als team moeten zij zowel brede kennis hebben van bepaalde (clusters van) vakgebieden als expertise inzake actuele thema’s in contentmanagement. Voor de meeste alfavakgebieden is collectiemanagement nog steeds belangrijk, inclusief kennis van het beheer en de beschikbaarstelling van bijzondere collecties en archieven. Voor economie en de bètavakken gaat het vrijwel uitsluitend om digitale informatie en data. Voor artsen en medisch specialisten is literatuuronderzoek cruciaal. Actuele, niet-vakgebiedgebonden thema’s zijn datamanagement, publicatieadvies, geografische informatiesystemen, digitale leeren onderzoeksomgevingen, e-humanities, multimediale technieken, weblectures en massive open online courses (MOOC’s). Hier komen voortdurend nieuwe thema’s bij. Contentspecialisten moeten nauw contact onderhouden

MEERJARENBELEIDSPLAN 2014-2016

met ‘hun’ docenten en onderzoekers, bijvoorbeeld door het bijwonen van overleggen en vergaderingen, of het geregeld spreken van (nieuwe) onderzoekers en docenten. Ze moeten uitstekend op de hoogte zijn van wat er in de faculteiten speelt en wat de Universiteitsbibliotheek daaraan kan bijdragen, en als team hun specialistische expertise optimaal inzetten. Het lijkt zinvol binnen het team clusters te vormen, waarin verwante terreinen worden bestreken. Bijvoorbeeld voor het medische- en bètacluster, erfgoedcollecties, onderzoeksondersteuning etc. Contentspecialisten vormen de derde lijn in het faciliterende bouwwerk van de Universiteitsbibliotheek en zijn ook gezichtsbepalend voor de Universiteitsbibliotheek in de faculteiten en VUmc. Het succes van dit team zal doorslaggevend zijn voor de positie van de Universiteitsbibliotheek op langere termijn (zie ook figuur 4). Generalisten in de tweede lijn Een belangrijke verbindende schakel tussen de informatieverstrekking in de eerste lijn aan de fysieke balie en de contentspecialisten in de derde lijn wordt gevormd door specialisten in de tweede lijn. Zij geven vooral regelmatig terugkerende, min of meer generalistische instructies op het gebied van informatie- en datavaardigheden, bijvoorbeeld voor het gebruik van datasets of referentiesoftware. Vragen die telkens terugkomen, worden door dit team omgezet in FAQ’s, instructiefilmpjes en andere zelfbedieningsopties. Ook bij het onderhouden van de website van de Universiteitsbibliotheek en systematische webcare kunnen deze informatiespecialisten, in nauwe afstemming met de communicatiemedewerkers, een rol spelen. Smart@work dichtbij de fysieke servicedesk Voor alle medewerkers van de Universiteitsbibliotheek, maar bij uitstek voor de specialisten in de tweede en derde lijn, is het belangrijk dat zij de beschikking krijgen over een set van gezamenlijke flexibele werkplekken in de directe nabijheid van de fysieke servicedesk, goed zichtbaar en bereikbaar voor publiek. Het embedded karakter van hun functie zal meer mobiliteit met zich meebrengen, maar zichtbaarheid op de thuisbasis is daarnaast wenselijk. Dat kan het doorverwijzen vanuit de eerste lijn sterk vereenvoudigen. De huidige verspreiding van de medewerkers van de Universiteitsbibliotheek, speciaal binnen het hoofdgebouw, is niet bevorderlijk voor een optimale interne communicatie en een klimaat dat gericht is op kennisdeling en samenwerking.

BIBLIOTHEEKLOCATIES: UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK EN MEDISCHE BIBLIOTHEEK (EERSTE LIJN) De Universiteitsbibliotheek wil de beoogde bezuinigingsdoelstelling halen en tegelijk de openingstijden van de bibliotheeklocaties verruimen. Dit lukt alleen als het hoofdgebouw zodanig wordt aangepast dat er vanuit één servicebalie gewerkt kan worden. De Universiteitsbibliotheek en de Medische Bibliotheek hebben dan elk een eigen servicebalie, van waaruit ze de eerstelijnsdienstverlening verzorgen in

UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK

roosterdienst. Eén team verzorgt beide balies om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken, zo flexibel mogelijk te zijn en een uniforme dienstverlening te bevorderen. De voornaamste taken van dit team aan de balie zijn: • eerstelijnsinformatie verstrekken (fysiek, maar waar mogelijk ook digitaal, via Vraag.UB) • ter inzage geven van materialen die niet uitgeleend worden • afhandelen IBL-aanvragen • toezicht houden op de beschikbaarstelling via selfservice (uitleenautomaten) Naast deze werkzaamheden achter de balie doen de leden van dit team ook de floormanager-taken op de verschillende verdiepingen in de Universiteitsbibliotheek en in de Medische Bibliotheek. De floormanager is herkenbaar als functionaris van de Universiteitsbibliotheek, maakt regelmatig rondes, spreekt mensen zo nodig aan en is zichtbaar beschikbaar om vragen te beantwoorden of door te verwijzen. Het vereist een stevig traject van kennisuitwisseling om taken die tot nu toe op verschillende plekken zijn belegd, in één team te combineren. Daarbij gaat het niet alleen om het werk aan de balies in het hoofdgebouw en het ziekenhuis, maar óók aan de balies van de bijzondere collecties en mogelijk ook van de mXp. Overgangsmaatregelen kunnen hierbij noodzakelijk zijn, ook omdat de huisvesting aangepast moet worden. Doordat de verschillende balietaken worden gecombineerd, worden de baliefuncties afwisselender en aantrekkelijker. De benodigde formatie voor de balies zal significant krimpen, doordat het aantal balies vermindert. Deze krimp wordt echter weer beperkt doordat de Universiteitsbibliotheek de openingstijden wil uitbreiden en het floormanagement wil versterken. Om verschillende redenen is het zeer gewenst dat een deel van de balieformatie (10 à 20 procent) op termijn zal gaan bestaan uit studenten in tijdelijke dienst. Dit versterkt het contact met de belangrijkste doelgroep, maakt inzet buiten kantoortijden gemakkelijker en vergroot de flexibiliteit in de formatieomvang door het jaar heen. Bij de inzet van studenten moeten regelmatig nieuwe krachten worden ingewerkt, maar dat is een goed op te vangen nadeel. Magazijnen De fysieke collecties in gesloten opstelling zijn verspreid over een flink aantal magazijnen die niet met elkaar in verbinding staan. In het hoofdgebouw zijn dat er zes met elk drie lagen, die zich uitstrekken over twaalf etages. Daarnaast zijn er negen ruimtes in de kelder voor bijzonder materiaal en archieven, waarvan vijf in de E-vleugel. Ook bevinden zich keldermagazijnen in de Medische Faculteit, het W&Ngebouw en de poliklinieken van VUmc (zie hierover ook paragraaf 4.2, onderaan). Een apart team is nodig om aangevraagde materialen uit de gesloten magazijnen te halen en weer op te bergen. Dit team is ook verantwoordelijk voor het beheer van de magazijnen

en voert deselectieprojecten uit. Dit laatste gebeurt om ervoor te zorgen dat zonder uitbreiding van magazijnruimte voldoende nieuw fysiek materiaal kan worden geaccommodeerd. Dit team bedient beide bibliotheeklocaties.

5.4. OPLEIDING EN COMPETENTIEONTWIKKELING MEDEWERKERS In de nieuwe UB-organisatie zullen de medewerkers voortdurend bijgeschoold en getraind worden. Dit is noodzakelijk omdat de omgeving permanent en in hoog tempo verandert, in de eerste plaats – maar niet uitsluitend – door ontwikkelingen in de informatietechnologie. Naast de structurele opleidingsbehoefte, wordt in het jaar dat direct volgt op de reorganisatie een grofweg verdubbelde, opleidingsbehoefte verwacht, om de omschakeling naar de nieuwe organisatie te realiseren. De leidinggevenden zullen de opleidingsvraag in detail en soms op maat gesneden, moeten vaststellen. In overleg met de directie en P&O zal gekeken worden in welke volgorde en in welk tempo opleidingen aan te bieden zijn. Speciale aandacht dient besteed te worden aan competenties die een rol spelen bij de kernwaarden, genoemd in hoofdstuk 2 over de visie van de Universiteitsbibliotheek. Om de competenties klantgerichtheid, (open) communiceren, flexibiliteit en (eigen) verantwoordelijkheid te ontwikkelen, moet gewerkt worden aan een extern gerichte oriëntatie met een open cultuur. Daarin ligt de nadruk op eigen verantwoordelijkheid en op het nakomen van gemaakte afspraken. Zonodig spreekt men elkaar daarop aan op een duidelijke en constructieve wijze. Tot slot zal de Universiteitsbibliotheek vooral in 2014 ook de nodige aandacht moeten besteden aan teambuilding en het verwerken van het reorganisatieproces in de afgelopen jaren.

MEERJARENBELEIDSPLAN 2014-2016

COMMUNICATIE IN- EN EXTERN ONDERSTEUNEND AAN DE JUISTE BEELDVORMING EN DOELSTELLINGEN VAN DE UB

6. COMMUNICATIE In de communicatie moet de Universiteitsbibliotheek de komende jaren flinke slagen maken. Dit is onder meer van belang voor de beeldvorming van de organisatie, (inter)nationaal, binnen de VU en binnen de Universiteitsbibliotheek zelf. Het imago van een organisatieonderdeel wordt in de eerste plaats bepaald door wat het daadwerkelijk realiseert – zowel kwalitatief als kwantitatief –, maar daarnaast speelt communicatie een niet te onderschatten rol. De reorganisatie van de Dienst Communicatie en Marketing (C&M) biedt de kans om de externe en de interne communicatie van de Universiteitsbibliotheek opnieuw vorm te geven.

6.1. EXTERNE COMMUNICATIE Bij een nieuwe beleidsvisie hoort de communicatie daarop afgestemd te worden. Binnen de kaders van de corporate communicatie van de VU past structurele en systematische communicatie over de Universiteitsbibliotheek als contentmanager van de VU. Liefst via digitale kanalen, maar voor specifieke doeleinden zo nodig op papier. Ook moet de communicatie erop gericht zijn de erfgoedcollecties beter bekend te maken en het gebruik ervan te stimuleren.

WEBSITE: WWW.UB.VU.NL De externe communicatie over de Universiteitsbibliotheek wordt bij voorkeur verspreid via HTTP://WWW.UB.VU.NL,

UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK

de website van de Universiteitsbibliotheek. Aandachtspunt daarbij is de relatie tussen deze openbare homepage en VU-net. Medewerkers en studenten van de VU vormen de primaire externe doelgroep van de Universiteitsbibliotheek, maar zij biedt haar diensten óók aan een breed publiek buiten de VU aan. Daarom is het niet eenvoudig te bepalen welke informatie wáár het beste gepositioneerd kan worden. Bovendien heeft de startpagina van de Universiteitsbibliotheek een tweeledige functie: communicatie over de producten en diensten van de Universiteitsbibliotheek én portal tot alle wetenschappelijke content. Om een goed evenwicht tussen deze functies te vinden, is samenwerking noodzakelijk tussen communicatiemedewerkers en medewerkers van de Universiteitsbibliotheek (met name medewerkers in de tweede en derde lijn uit het embedded frontoffice) (zie paragraaf 5.3). Daarnaast moet via de website worden gecommuniceerd over nieuwe ontwikkelingen en behaalde resultaten. Ook incidentele mededelingen, die voor onze klanten direct van belang zijn, moeten tijdig en adequaat onder de aandacht gebracht worden: zowel storingen en onderbreking van de dienstverlening als bijvoorbeeld wijzigingen van openingstijden van studiezalen.

SOCIAL MEDIA Onze doelgroepen zijn in toenemende mate actief op de social media. Daarom is een professionele inzet op die platforms, naast de homepage van de Universiteitsbibliotheek,

dringend noodzakelijk. Actuele storingen kunnen bijvoorbeeld via Twitter bekend worden gemaakt – studenten pikken boodschappen via dit kanaal gemakkelijk op. Een heel geschikte manier voor contentspecialisten om contact met hun specifieke doelgroep te onderhouden, is het bijhouden van een blog. Ook onze eigen medewerkers begeven zich op de social media. Daarbij kunnen persoonlijke en beroepsmatige aspecten door elkaar lopen. Kortom: er dient een social media-beleid ontwikkeld te worden, VU-breed, maar ook specifiek voor de Universiteitsbibliotheek, over vragen als: • Welke kanalen gebruiken we voor wat? • Welke accounts zijn corporate, en welke niet? • Hoe verwachten we dat medewerkers op hun persoonlijke accounts om gaan met werkgerelateerde informatie? • Welke blogs worden door contentspecialisten onderhouden? • Wie verzorgt de webcare, en binnen welke richtlijnen? • Hoe is de taakverdeling tussen de medewerkers van de Universiteitsbibliotheek en de collega’s van de dienst C&M?

6.2. INTERNE COMMUNICATIE Het is voor de Universiteitsbibliotheek van cruciaal belang dat de interne communicatie verbetert. Niet alleen voor de feitelijke informatievoorziening, maar ook om een optimale bedrijfscultuur te ontwikkelen. Interne communicatie levert een onmisbare bijdrage aan een zelfbewuste organisatie, die de eigen missie kent en ook met de nodige trots wil uitdragen. Op dit moment kan het VU-Net nog niet voorzien in alle behoeftes op dit terrein, zeker niet als het gaat om het bevorderen van kennisdeling en interactiviteit. Daarnaast is Yammer als platform beschikbaar, maar het gebruik daarvan kan nog sterk verbeterd worden. Een ander punt is het realiseren van het smart@workconcept ter vervanging van de huidige verspreiding van de medewerkers van de Universiteitsbibliotheek, speciaal in het hoofdgebouw. Zowel voor medewerkers in de backoffice als in de frontoffice kan het werken in elkaars onmiddellijke omgeving een belangrijke bijdrage leveren aan een op samenwerking en kennisdeling gerichte werkcultuur.

MEERJARENBELEIDSPLAN 2014-2016

FINANCIËN OP ORDE DOOR SAMENHANG EN FOCUS IN DE TAKEN EN DIENSTVERLENING VAN DE UB

7. FINANCIËN

GOVERNANCE BINNEN DE UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK

De visie zoals verwoord in dit meerjarenbeleidsplan, en de aangekondigde reorganisatie hebben grote impact op het budget van de Universiteitsbibliotheek en ook op de governance. De beschreven ambities voor onderwijs en onderzoek kunnen alleen gerealiseerd worden als budgetten herijkt worden. De strategie rond de huisvesting van de UB in het hoofdgebouw en de inrichting van de studie- en leeromgeving vergen de nodige investeringen.

De nieuwe organisatiestructuur voor de Universiteitsbibliotheek is nog niet uitgewerkt, maar wel is al duidelijk dat een verdeling in front- en backoffice voor de hand ligt. Dit heeft invloed op de sturing binnen de organisatie. Voor de activiteiten in de backoffice zijn daarbij de principes van operational excellence (het leveren van goede producten en diensten tegen zo laag mogelijke kosten) voor het standaarddienstverleningspakket leidend. Ook sturing op efficiency is binnen de backoffice een belangrijk thema en waar mogelijk worden zo veel mogelijk werkprocessen gedigitaliseerd. De aanschaf van een nieuw geïntegreerd bibliotheeksysteem is daarin essentieel. Bij de frontofficeactiviteiten gaat het om klantpartnerschap volgens het principe van customer intimacy. Sturing op effectiviteit is binnen de frontoffice een belangrijk thema. De komende reorganisatie zal invloed hebben op bevoegdheden en verantwoordelijkheden, op begroting, budgettering, et cetera. Daarom zal de financiële sturing en inrichting binnen de Universiteitsbibliotheek herontworpen moeten worden.

BUDGET EN FINANCIERING De reorganisatie van de Universiteitsbibliotheek zal samenhang en focus brengen in haar activiteiten en zal resulteren in een standaarddienstverleningspakket, gefinancierd uit de eerste geldstroom. In een op te stellen producten- en dienstencatalogus moet duidelijk worden wat standaard is en waar de Universiteitsbibliotheek maatwerk kan leveren, zowel aan de faculteiten, VUmc en ACTA als aan andere partijen. De Universiteitsbibliotheek dient maatwerk in rekening te brengen volgens een transparant ‘verdienmodel’, zonder winstoogmerk en aansluitend op het kostendoorberekeningsmodel VU. Zodra duidelijk is hoe de taken tussen de Universiteitsbibliotheek en andere onderdelen van de VU-organisatie verdeeld worden, moeten de bijbehoren budgetten aan die onderdelen worden overgedragen. Ook moet dan de definitieve omvang van de taakstelling voor de komende reorganisatie van de Universiteitsbibliotheek worden aangepast.

UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK

BUDGET COLLECTIEVORMING De kwaliteit van de wetenschappelijke informatievoorziening voor onderwijs en onderzoek staat onder druk. In vergelijking met andere universiteiten besteedde de VU de afgelopen jaren per ‘doelgroeplid’ (onderzoeker, student en docent) gemiddeld aanzienlijk minder aan collectievorming dan de andere brede, klassieke universiteiten. In 2012 bedroegen

de uitgaven daarvoor 25 procent minder dan het gemiddelde van de Nederlandse UB’s (bron: UKB-benchmark). Bovendien zijn prijsstijgingen niet gecompenseerd, waardoor in de afgelopen jaren zo’n 12 procent impliciet op het collectiebudget is bezuinigd. Hierdoor komen de doelstellingen uit het VU-instellingsplan over verhoging van de kwaliteit van onderzoek en stimulering van excellentie in de bachelorfase onder druk te staan. Om de neerwaartse spiraal tegen te gaan en de toegang tot voldoende kwalitatief hoogwaardige content te waarborgen, is een jaarlijkse verhoging van het collectiebudget met 4 procent noodzakelijk. Dit is conform de ontwikkeling van de prijzen van content en hiermee wordt voorkomen dat de afwijking ten opzichte van het gemiddelde van de Nederlandse UB’s verder toeneemt.

KOSTEN HUISVESTING De kosten voor de bouwkundige aanpassingen die noodzakelijk zijn om vanuit één balie te kunnen werken, noodzakelijk om de bezuinigingsdoelstellingen van de komende reorganisatie te kunnen behalen, vallen buiten het eigen budget. Onder de regie van VU Campus Ontwikkeling wil de Universiteitsbibliotheek samen met FCO plannen ontwikkelen voor een optimale huisvesting passend bij de in dit meerjarenplan beschreven beleidsvisie. De financiering daarvan valt buiten het budget van de Universiteitsbibliotheek.

MEERJARENBELEIDSPLAN 2014-2016

BIJLAGE 1: KENGETALLEN 2012 UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK OMVANG GEDRUKTE COLLECTIE Aantal banden

1.516.402

Aantal meters

50.387

TOTAAL AANTAL STUDIEPLAATSEN UB EN MB

950

* waarvan in UB

650

* waarvan in MB

300

TOTAAL AANTAL BALIES UB

6.127

* waarvan UB

* waarvan in gesloten opstelling

44.260

* waarvan MB

Aanwinsten boeken 2012

11.091

* waarvan in open opstelling

Lopende tijdschriftabonnementen

1.124

TOTAAL AANTAL OPENINGSUREN PER WEEK UB

* waarvan met baliebezetting

OMVANG DIGITALE COLLECTIE Aantal e-books

301.479

WEBCURSUSSEN

Aantal elektronische tijdschrifttitels (incl. OA)

27.045

Aantal verschillende webcursussen

Totaal aantal documenten in repository / Dare

36.297

Gebruikers webcursussen

UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK

42 30.000

MEERJARENBELEIDSPLAN 2014-2016

UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK