Werkplekgids Communicatie & Marketing VU by Vrije Universiteit Amsterdam

werkplekgids Communicatie & Marketing VU

communicatie en marketing werkplekgids

Inhoud Voorwoord 3 De nieuwe locatie

Adres Openingstijden Route Plattegrond Toegangsbeheer en beveiliging - Medewerkerspas - Tijdelijke toegangspas - Bezoekers Fietsenstalling en parkeren Belangrijke telefoonnummers

4 5 5 6 8 8 8 8 8 8

De werkplekken

Flexwerken Soorten werkplekken Meubilair Telefoon Computers

9 9 9 11 11

De werkomgeving

Garderobe Kasten en lockers Post en postvakken Reproruimte Kantoorartikelen Vergaderruimtes Pantry Klimaat en lichtwering Toiletten Schoonmaak Afval

13 13 13 13 13 13 14 14 14 14 14

communicatie en marketing werkplekgids

Voorwoord Ik ben heel blij voor ons allemaal dat we naar het Hoofdgebouw gaan verhuizen! De 0E-gang van het Hoofdgebouw (zijde Buitenveldertselaan) is zo ingericht dat voor alle medewerkers van Uilenstede en het CMc plaats is. Daarnaast zullen er Aanlandplekken zijn voor communicatie collega’s van bijvoorbeeld de faculteiten en diensten. Dit zal de samenwerking met faculteiten, diensten én met elkaar zeker verder versterken! Welke voorzieningen zijn er op onze nieuwe werklocatie en hoe werken we daar met elkaar? Wat zijn de do’s en don’ts van het flexwerken? Om je snel wegwijs te maken is deze gids samengesteld.

Veel succes op onze nieuwe locatie! Petra

communicatie en marketing werkplekgids

De nieuwe locatie Adres Het postadres van C&M blijft onveranderd, namelijk: Vrije Universiteit Dienst Communicatie & Marketing De Boelelaan 1105 1081 HV Amsterdam

C&M

communicatie en marketing werkplekgids

Het bezoekadres van C&M is: Vrije Universiteit Dienst Communicatie & Marketing Hoofdgebouw, 0E-gang De Boelelaan 1105 1081 HV Amsterdam

Openingstijden Hoofdgebouw

Route naar de nieuwe locatie

Het hoofdgebouw heeft de volgende openingstijden: Maandag t/m vrijdag: 07.00 - 23.00 uur Zaterdag: 08.00 - 18.00 uur Zondag en feestdagen: 10.00 - 18.00 uur Gesloten: 25 december 2015 - 1 januari 2016

Er zijn drie mogelijke routes om bij de nieuwe locatie te komen. 1. Via de linker ingang van het Hoofd gebouw op de hoek van de De Boelelaan en de Buitenvelderstelaan. Wanneer je hier rechtdoor gaat kom je uit bij de toegangsdeur van de 0E-gang. 2. Via de hoofdingang van het Hoofd gebouw. Ga via de Centrale hal naar 1A, loop rechtdoor door de PTHU-gang richting de E-vleugel. Ga dan via het trappenhuis naar beneden en linksaf. Dan kom je uit bij de toegangsdeur van de 0E-gang. 3. Via de hoofdingang van het Hoofd gebouw. Ga bij de 4-liftengroep naar -1 en dan richting B-vleugel (tegengestelde richting van Repro) tot het trappenhuis aan het einde van de gang. Neem daar de trap omhoog. Dan kom je uit bij de toegangsdeur van de 0E- gang.

communicatie en marketing werkplekgids

Plattegrond Begane grond

Ruimte omschrijving 6

spreekkamer

open kantoor

secretariaat

lifthal

printer ruimte

pantry

pauzeruimte / aanland werkplek

belcel / skyperuimte

garderobe

overlegruimte / aanlandwerkplek

overlegruimte

lifthal

promovenduskamer

4100

garderobe

4100

gesloten kantoor

4100

rolgordijn

36 lockers

0E-0k12

0E-0k14

84 postvakken

0E-18x

0E-34b

0E-0k10

PL PL intercom

GEBIED BUITEN BESCHOUWING

1 0E-22

0E-20

0E-18

0E-T1

0E-T2

communicatie en marketing werkplekgids

rolgordijn

opslag

0E-23

0E-21

0E-19b

0E-19a

0E-17

0E-15

0E-13

secretariaat

lounge werk-/ overlegplekken

Z O

Bestaande maten in het werk controleren

overlegruimte (8 p.)

4100

0E-33

4100

0E-31

4100

17 4100

rolgordijn

4100

PL intercom

LIFT

1 4100

0E-40

0E-38

0E-36

0E-T4

0E-T3

0E-30

0E-28

0E-24

rolgordijn

4100

0E-32

0E-34a

8 0E-36x

0E-0k24

whiteboard

scherm

rolgordijn

0E-41

0E-0k20 9

0E-34

4100

0E-39

0E-37

0E-29

0E-27b

0E-27a

0E-25 2

4100

overlegruimte (8 p.)

garderobe, afvalunits en repro

voorraadkasten en koffie automaat

pantry met wasbak

ontmoetingsruimte met aanland tafel 01 4100 30 4100 31

communicatie en marketing werkplekgids

Toegangsbeheer en beveiliging

Fietsenstalling en parkeren

Medewerkerspas Om toegang te krijgen tot de 0E-gang is het noodzakelijk dat je in bezit bent van een medewerkerspas. Het secretariaat heeft voor alle medewerkers van C&M de passen geautoriseerd als je je pasnummer hebt doorgegeven.

Voor iedere medewerker van C&M is toegang aangevraagd voor de fietsenstalling in de kelder van het Hoofdgebouw. Deze is te betreden door middel van je medewerkerspas.

Tijdelijke toegangspas Medewerkers die een korte periode (minder dan vier weken) bij C&M werken krijgen een tijdelijke toegangspas. Deze pas is in overleg te verkrijgen bij het secretariaat. Bezoekers Bezoekers hebben geen vrije toegang tot de 0E-gang. Zij kunnen telefonisch contact opnemen met hun contactpersoon bij C&M, die hen binnen kan laten of zij kunnen zich melden via de intercom. De intercom staat in contact met het secretariaat. Als je bezoek ontvangt, ben je verantwoordelijk voor je gast. We hebben de verantwoordelijkheid naar elkaar om bezoekers niet zomaar binnen te laten/mee te laten lopen in het besloten kantoorgebied of er weer uit te laten.

Informatie en mogelijkheden over parkeren bij de VU is terug te vinden op www.parkerenbijvu.nl

Belangrijke telefoonnummers: alarmnummer 22222 or 020 - 59 82222 beVeiliging 85854 or 020 â&#x20AC;&#x201C; 59 85854 algemeen nummer 89898 or 020 - 59 89898 IT Servicedesk storingen: 80000 of 020-5980000 Huismeester Hoofdgebouw: 83443 of 020-5983443, mail: hg.huismeester.fco@vu.nl Bel bij noodgevallen op het campusterrein altijd 22222. De VU schakelt dan de noodzakelijke in- en externe hulpverlening in en zorgt ervoor dat de hulpverleners naar de juiste locatie op het campusterrein worden gebracht. De EHBO-ers van C&M zijn Aukje Schep en BjĂ¸rn de Boer. Als zij in de buurt zijn kun je hen benaderen voor eerste hulp.

communicatie en marketing werkplekgids

De werkplekken Flexwerken

Soorten werkplekken

Flexibel werken betekent elke dag een werkplek kiezen die het beste bij je werk van die dag past. Een open werkplek bij de collega’s waarmee je die dag wilt samenwerken of een stiltewerkplek of concentratieruimte. Ook de (communicatie-) collega’s van de clusters kunnen een uurtje of (halve) dag komen werken.

Er zijn vier soorten werkplekken: • 1-persoonswerkplekken (drie stuks). • 2-persoons of 3-persoonswerkplekken. • Groepswerkplekken/aanlandplekken. • Werkplekken met voorkeursgebruikers

Kenmerken van een flexibel werkconcept zijn: • Geen persoonlijke werkplekken, maar werkplekken delen. • Verschillende werkplekken: open werkplekken, stilteplekken en concentratiewerkplekken. • Teams zitten niet per definitie bij elkaar. • Als je drie uur of langer je plek verlaat, laat je je bureau leeg achter en log je uit op telefoon en computer. • Clean desk (elke dag het bureau leeg en schoon achterlaten en uitloggen op telefoon en computer). • Probeer geluidsoverlast voor je collega’s te voorkomen. • Spreek zacht aan de telefoon of in overleg of ga even naar een vergaderruimte of concentratiewerkplek voor het gesprek.

De werkplekken zijn allen voorzien van: • een instelbare werktafel, • een instelbare bureaustoel, • een computer, toetsenbord en muis, • een telefoon.

Meubilair Alle werkplekken zijn eenvoudig aan te passen aan je lichaamsbouw. Het bureau kun je door middel van een handslinger in hoogte verstellen (62 tot 82 cm). Zodra het bureaublad op de gewenste hoogte is, kun je de handslinger weer inschuiven onder het tafelblad. Ook je bureaustoel kun je naar wens aanpassen. De handleidingen hiervoor zullen apart beschikbaar worden gesteld.

communicatie en marketing werkplekgids

Telefoon Elke werkplek is voorzien van een Mitel 5340 IP telefoon. Dit is dezelfde telefoon als op Uilenstede. Een handleiding van Mitel 5340 IP telefoon is te vinden op VUnet. (voer in het zoek venster van vunet in: mitel telefoon 5340)

Computers Op elke werkplek staat een desktop. Deze kan door alle medewerkers van C&M worden gebruikt. Het inloggen op de computers gebeurt door middel van je VUnetID en wachtwoord. Op de computer heb je toegang tot email, persoonlijke bestanden en gebruikelijke computerprogramma’s. Veel software is gekoppeld aan je inlognaam en volgt je dus van werkplek naar werkplek. Je kunt gebruik maken van zowel een vaste als draadloze netwerkverbinding. Met beide heb je toegang tot de H en G schijven en de multifunctional printer. Dit geldt voor VU-laptops, maar ook voor privé laptops. Handleidingen zijn beschikbaar op VUnet. Selecteer in de zoekfunctie “Serviceplein” en voer als zoekterm “IT handleidingen” in.

communicatie en marketing werkplekgids

De werkomgeving Garderobe In de 0E-gang is een centrale garderobe aanwezig.

Kasten en lockers Alle medewerkers van C&M krijgen één kastplank (van één meter) ter beschikking voor het opbergen van mappen, papieren of andere spullen. Er bevinden zich meerdere persoonlijke planken in een kast. Vraag bij het secretariaat welke kast je kunt gebruiken. Bij de ingang van de 0E-gang bevinden zich lockers voor tijdelijke opslag van persoonlijke eigendommen. De lockers zijn te openen met je medewerkerspas.

Post en Postvakken Er zijn postvakken voor de medewerkers van C&M. Het secretariaat regelt de indeling. Er is een postvak voor uitgaande post, die dagelijks om 12.30 uur wordt opgehaald.

Reproruimte Er is een reproruimte met een multi functionele printer; om te printen, te kopiëren en te scannen. Ook zijn hier de papierbak, nietmachine en perforator en dergelijke voor algemeen gebruik te vinden.

Kantoorartikelen Diverse (kleine) kantoorartikelen zijn te vinden bij het secretariaat.

Reproruimte

Vergaderruimtes In de 0E-gang zijn twee vergaderruimten. De ruimtenummers zijn 0E-34a en 0E-39. Deze zijn geschikt voor acht personen en kunnen worden gereserveerd via de Outlook agenda. De vergaderruimten zijn voorzien van een LCD scherm en computer. Ook elders op de campus van de VU kun je vergaderfaciliteiten reserveren. Ga hiervoor op VUnet naar Serviceplein>Vergaderen/Evenementen> Zaalhuur>Reserveren onderwijsruimten.

communicatie en marketing werkplekgids

Pantry

Klimaat en lichtwering

In de pantry in de 0E-gang is een koffie/ theeautomaat, een koelkast, een spoelbak met warm en koud water, een afvalunit en er zijn opbergkasten. Er is géén vaatwasser, servies of bestek aanwezig. Er is wel afwasmiddel, een afwasborstel en er zijn theedoeken om servies en bestek af te wassen en te drogen. Het is uiteraard niet de bedoeling vuile vaat achter te laten in de pantry.

Het klimaat – verwarming en koeling – wordt centraal geregeld. De ramen kunnen in de 0E-gang niet worden geopend. De werkruimten zijn voorzien van automatisch aangestuurde luxaflex.

Toiletten De toiletten bevinden zich in de 0E-gang naast de pantry.

Schoonmaak Dagelijks maken schoonmakers een ronde langs de werkplekken en vergaderruimten.

Afval Iedere werkruimte is voorzien van een afvalbak voor papier en een afvalbak voor overig afval. De afvalbak wordt door de schoonmakers twee keer per week geleegd. De papierbakken dient men zelf te legen. In de reproruimte is de papier container te vinden.

communicatie en marketing werkplekgids

VU 23688-Haagsblauw augustus 2015