Jaarverslag Ondernemingsraad VU 2016

JAARVERSLAG 2016 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT MEDEZEGGENSCHAP, MET NADRUK OP ZEGGENSCHAP

Ondernemingsraad

INHOUD VAN DE VOORZITTER

5

PERSONEEL EN ORGANISATIE

6

Medezeggenschap, met nadruk op zeggenschap

5

CvB omarmt advies mantelzorg 6 Arbobeleid draait vooral om werkdruk 8 Evaluatie reorganisaties ‘Beter luisteren’ 10 Leeftijdsdiscriminatie 12

ONDERWIJS EN ONDERZOEK

14

FINANCIËLE EN ECONOMISCHE ZAKEN

18

DEMOCRATISERING EN MEDEZEGGENSCHAP

22

Goede samenwerking bij promovendibeleid De ‘tijdelijke’ kerndocenten: tijd voor een realistisch aannamebeleid

14 17

Eerste volle jaar met instemming begroting Begroting 2017

18 20

Commissie Democratisering: Radicale visie op medezeggenschap Het nut van de ondernemingsraad ‘We staan onzichtbaar op de barricaden’ Het recht om arbeid te onderbreken Ondernemingsraad VU verkort zittingstermijn in aanloop naar verkiezingen 2017

22 24 25 27

MEDEZEGGENSCHAPSCONFERENTIES 28 Te veel oog voor output en te weinig voor kwaliteit bij universiteitsfinanciering Medezeggenschap, onderwijsvernieuwing en financiën: Van schisma naar dialoog

28 30

DE ONDERDEELCOMMISSIES DOEN VERSLAG

34

AMBTELIJK SECRETARISSEN EN ADVISEURS

43

ODC Faculteit Rechten ODC Faculteit Geesteswetenschappen ODC Faculteit der Exacte Wetenschappen ODC Faculteit Aard- en Levenswetenschappen ODC Faculteit Gedrag- en Bewegingswetenschappen ODC Financiën & Audit ODC Bestuurszaken ODC Facultaire Campusorganisatie ODC Human Resource Management, Arbo & Milieu ODC UB

34 34 36 37 38 39 40 40 41 42

LOVUM 44

AFSCHEID CORYFEEËN 45 BIJLAGEN 46

Adviezen ondernemingsraad in 2016 47

Adviezen OR 47

Instemming OR 48

Initiatieven OR 49 Adviezen Gezamenlijke Vergadering in 2016 50

Adviezen GV 50

Instemming GV 50

Initiatieven GV 51 Samenstelling ondernemingsraad 52 Samenstelling commissies 56 Lijst met afkortingen 58 INHOUDSOPGAVE | 3

Laten we in de toekomst iets meer nadruk leggen op de zeggenschap in medezeggenschap

VAN DE VOORZITTER Medezeggenschap, met de nadruk op zeggenschap 2016 was het jaar waarin bewezen zou worden wat over gebleven was van de bevlogen proteststemmen uit 2015. Zou het wat worden met de democratisering? Met het instemmingsrecht op de begroting? En welke rol zou de OR moeten innemen ten opzichte van de ‘traditionele’ OR-dossiers zoals personeelszaken?

Terugkijkend op vorig jaar, kan ik met zekerheid stellen dat 2016 heeft laten zien dat de medezeggenschap aan de VU spijkers met koppen weet te slaan. Het is een jaar geweest waarin de medezeggenschap proactief heeft durven optreden, zowel met betrekking tot haar langeals met betrekking tot haar kortetermijndoelen. Met deze aanpak hebben we laten zien dat de verantwoordelijkheid voor de toekomst van de universiteit niet (alleen) bij het bestuur hoort te liggen. Medewerkers en studenten zijn in staat hier ook (mede)verantwoordelijk voor te zijn, zoals dat in een democratische universiteit hoort.

In het kader van onze langetermijndoelen hebben we tijd en aandacht besteed aan het opzetten van een traject door de commissie Democratisering waarin onderzocht is hoe de VU democratischer bestuurd kan worden. Tegelijkertijd hebben we geïnvesteerd in het formuleren van onze wens voor een input-gericht systeem van geldverdeling binnen de universiteit, in plaats van het huidige output-gerichte VUSAM. Bovendien is een lange wens van de medezeggenschap van de VU gerealiseerd - een landelijke vereniging van universitaire medezeggenschapsorganen (LOVUM) is opgericht en zal zorgen dat de Nederlandse universitaire medezeggenschap meetelt in landelijke gesprekken over universitaire beleid.

Deze langetermijnprojecten hebben ons er niet van weerhouden om meteen - in het hier en nu - onze prioriteiten uit te dragen en te doen gelden. Dit is vooral duidelijk geweest bij de begroting, waarbij de medezeggenschap al vóór de presentatie van de Kadernota kenbaar heeft gemaakt waar het haar om gaat: een zevental prioriteiten met niet in de laatste plaats de harde eis dat extensivering van het onderwijs voorkomen wordt. Discipline is nodig als je zo vroeg in het proces prioriteiten wilt stellen, maar op deze manier hebben we de agenda rondom de begroting zó kunnen bepalen dat ónze prioriteiten de boventoon voerden in de discussies met het CvB. Het proactieve optreden van de OR was ook zichtbaar in zijn zorg voor personeelszaken.

Een initiatiefvoorstel op het gebied van mantelzorgende werknemers is nagenoeg in zijn geheel overgenomen door het CvB! Voorts heeft de OR ervoor gezorgd dat het CvB - samen met de OR - eindelijk eens serieus gaat kijken naar duurzaam personeelsbeleid op de VU. Door deze combinatie van lang- en kortetermijnhandelen heeft de medezeggenschap in 2016 een stukje zeggenschap naar zich toe getrokken. Laten we in de toekomst iets meer nadruk leggen op de zeggenschap in medezeggenschap. Volgens mij kunnen we het prima aan.

Laura Henderson, voorzitter Ondernemingsraad

VAN DE VOORZITTER | 5

INTERVIEW

PERSONEEL EN ORGANISATIE

Josephien Sierag CvB omarmt advies mantelzorg Een ongevraagd advies van de ondernemingsraad wordt zelden zo hartelijk omarmd als het advies over mantelzorg dat de OR in oktober 2016 naar het college van bestuur stuurde. “In feite is afgesproken dat meteen gaat gebeuren wat wij hebben voorgesteld.

Dat zijn we niet gewend�, lacht OR-lid Josephien Sierag. Mantelzorg krijgt binnen de VU meer aandacht en er komt een uniformere aanpak. Regelingen die er al zijn zullen beter vindbaar worden.

Mantelzorg speelt eigenlijk nauwelijks op de VU. Speciaal beleid is niet nodig. Dat was in 2015 nog de conclusie van het CvB na een werkbelevingsonderzoek. Slechts 6 procent van de 2.474 medewerkers die aan het onderzoek meewerkten classificeerde zichzelf als mantelzorger.

Dat is een stuk minder dan het landelijk gemiddelde van 12 procent. Onder VU-medewerkers van 45+ is overigens 11 procent mantelzorger.

Extra onderzoek

Hoogleraar aan de Faculteit der Sociale Wetenschappen van de VU M.I. Broese van Groenou dook wat dieper in die studie. Zij deed een vervolgstudie onder 38 mantelzorgende VU-medewerkers. De helft kon werk en zorg goed combineren. Zij ervoeren steun van hun leidinggevende

6 | JAARVERSLAG 2016 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

en daarnaast van collega’s en de organisatie.

De helft die het niet bolwerkte, had meer lichamelijke klachten en voelde zich uitgeput.

Toch beleid nodig

“Voor ons was dat aanleiding toch aan te dringen op beleid voor mantelzorgers. Als er rekening wordt gehouden met de extra druk waarmee zij kampen, levert dat minder zieke medewerkers op. Bovendien: door de terugtrekkende overheid komt de zorg steeds meer op de schouders van de burgers terecht.

Dus bij die 6 procent zal het niet blijven”, zegt Sierag, lid van de OR-commissie voor veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu.

Uniforme cultuur

“Het belangrijkste is de cultuur veranderen.

Veel mensen die voor een familielid zorgen vertellen dat niet op het werk. Ze zijn bang om hun privésores op het bord van de werkgever te leggen. Het komt inderdaad voor dat collega’s of de leidinggevende de wenkbrauwen fronsen als je weg moet. Maar mantelzorg kan ook een stuk lichter worden als je werkomgeving er soepel mee om gaat. Het kan zo’n opluchting zijn als je eens een uur later kunt beginnen als je met je vader naar de dokter moet. Of dat je even onder werktijd een telefoontje kunt plegen met de apotheek.

Ik ken weinig mantelzorgers die misbruik maken van die ruimte en de kantjes ervan aflopen”, zegt Sierag.

“Als OR willen we dat de cultuur rondom mantelzorg voor iedereen gelijk is. Het moet niet uitmaken of je op de postkamer werkt of als hoogleraar. En het moet niet alleen afhangen van de welwillendheid van je baas en collega’s of je voor een zieke partner of ouder kunt zorgen. Het moet net zo gewoon worden als zwangerschapsverlof.”

Duidelijk en bekend

De OR-commissie adviseerde het CvB in oktober 2016 wat er moet gebeuren om een mantelzorgvriendelijke organisatie te worden: • Geef een duidelijke definitie van het begrip mantelzorg. “Sommige medewerkers herkennen zichzelf niet als mantelzorger, terwijl ze het wel zijn. Wij willen overigens

dat de VU ook zorgen voor schoonouders erkent als mantelzorg. En liefst ook de zorg voor broer of zus als je de enige bent die deze hulp kan geven” • Maak op VUNet makkelijk vindbaar welke regelingen mantelzorgers kunnen gebruiken en geef een overzicht van partijen bij wie een mantelzorger terecht kan met vragen. “Ik ben zelf mantelzorger.

Ik heb de regelingen eens op een rij gezet.

Dat zijn er heel veel! Calamiteitenverlof, kortdurend zorgverlof, langdurend zorgverlof, familieverlof, noem maar op.

Er hoeft niet veel meer te worden opgetuigd, eigenlijk vooral een themasite met alle informatie voor mantelzorgers”, zegt Sierag.

• Geef binnen de VU meer bekendheid aan het begrip mantelzorg en haak aan bij de Dag van de Mantelzorg op 10 november.

“We hebben ook voorgesteld dat medewerkers een vakantiedag kunnen inleveren die een mantelzorgende collega dan mag gebruiken.”

• Verbeter de informatie aan leidinggevenden over standaardverlofregelingen en mogelijke maatwerkoplossingen.

“We zouden graag een hardheidsclausule willen, zodat medewerkers ergens op terug kunnen vallen als leidinggevende of collega’s onwillig zijn om mee te werken.”

Daad bij het woord

Sierag: “Al voor we het advies indienden reageerde het CvB positief. Ook omdat we niet veel extra’s vragen. Het overzicht van wat er al was droeg bij aan het enthousiasme.

Het is plezierig dat het CvB zijn voordeel wil doen met dit advies.”

Het CvB voegde de daad bij het woord.

Op de Dag van de Mantelzorg plaatste de VU een nieuwsbericht op VUnet om aandacht te vragen voor mantelzorgers. En op de site is al een eerste aanzet gemaakt om informatie over regelingen beter vindbaar te maken.

In 2017 krijgt dat meer gestalte.

PERSONEEL EN ORGANISATIE | 7

INTERVIEW

Arbobeleid draait vooral om werkdruk Bij de VU dreigt een Droste-effect: als de werkdruk bij de bedrijfsartsen nog verder oploopt, hebben ze niet genoeg tijd meer voor medewerkers die verzuimen door onder meer de hoge werkdruk. Laat staan voor preventie. Het arbobeleid en de reorganisatie van de afdeling Arbo & Milieu van de dienst HRM stonden niet voor niets hoog op de agenda van de ondernemingsraad in 2016. En dan met name de werkdruk.

“Psychosociale omstandigheden in het onderwijs krijgen sinds een paar jaar extra aandacht bij Inspectie SZW. De werkdruk in het onderwijs is over de hele linie een probleem. Ondersteunend personeel is wegbezuinigd waardoor de overgebleven collega’s en onderwijzend personeel meer werk moeten verzetten. Onderwijzend personeel voelt de druk om 24/7 klaar te staan”, zegt OR-lid Peter Stol.

Theorie versus praktijk

In theorie is het geregeld. Universiteiten hebben in de arbocatalogus afgesproken dat werkdruk en de negatieve gevolgen daarvan voorkomen of beperkt worden. De VU zelf heeft in het Instellingsplan staan dat de universiteit beleid ontwikkelt voor de gezondheid, vitaliteit en duurzame inzet van de medewerkers. Dat lukt alleen als de bedrijfsartsen en preventiemedewerkers hier voldoende tijd voor hebben.

Peter Stol 8 | JAARVERSLAG 2016 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

In de praktijk pakt het anders uit. “Als Inspectie SZW nu bij de VU zou langskomen, zou de hoge werkdruk zeker een punt van kritiek zijn.

In 2012 mat de VU de werkdruk in een werkbelevingsonderzoek. In 2015 opnieuw.

Hij was onveranderd hoog. Dit kun je niet zo laten. Er móet volgend jaar verbetering te zien zijn”, pleit Stol.

“Bij alle reorganisaties benadrukken we het beperken van de werkdruk en het belang van voldoende capaciteit bij de dienst Arbo & Milieu (A&M) die zich bezighoudt met het arbobeleid bij de VU. Ook toen in 2013 de dienst aan HRM werd toegevoegd. En ook in 2016 weer, bij een nieuwe reorganisatie van A&M.”

Iets meer capaciteit

In 2016 koos VUmc ervoor zelf de verzuimbegeleiding te gaan doen in plaats van die onder te brengen bij de arbo-afdeling van de VU. Dat was de directe aanleiding voor een nieuwe reorganisatie bij A&M. Een aantal medewerkers ging mee naar VUmc. Voor de bijna 4.500 medewerkers van de VU bleef een kleinere afdeling A&M over, met 1,2 arbeidsplaats voor bedrijfsartsen.

“Wij hebben onze bezorgdheid geuit over die krappe capaciteit. Bedrijfsartsen moeten alle verzuimbegeleiding doen. Vanaf 1 januari 2017 is die taak volgens de wet ook nog eens uitgebreid met onder meer werkplekonderzoeken en een open spreekuur. Zeker zo belangrijk: bedrijfsartsen moeten de spil zijn in preventie van ziekteverzuim”, zegt Stol.

“Onze bezorgdheid heeft geresulteerd in een iets ruimere bezetting: 0,1 fte erbij, een dagdeel per week. Daarmee is het probleem niet opgelost, maar het is beter dan niets.”

Arbodienst behouden

De ondernemingsraad is heel tevreden over het besluit van het CvB om de arbodienst in eigen huis te houden. Bij de nieuwe reorganisatie was ook sprake van helemaal uitbesteden.

“Daar hebben we indringend over gesproken met het CvB. Wij hechten erg aan een eigen gecertificeerde arbodienst, omdat die kennis heeft van specifieke problemen in de organisatie.”

Integraal plan ontbreekt

Het CvB erkent zelf ook dat er wat moet gebeuren om de werkdruk te verlagen, ziet Stol. Niet alleen in het Instellingsplan, maar ook in de jaarplannen 2017 is aandacht voor verzuimpreventie opgenomen, binnen de bestaande financiële kaders.

Als belangrijkste oorzaken voor de hoge werkdruk wijst de OR op de vertraagde aansluiting van de digitale systemen op werkprocessen en informatievoorziening en op de stijl van leidinggeven. Voor het vlot trekken van de digitalisering zijn nu extra mensen aangenomen. Om de stijl van leidinggeven te verbeteren gaat HRM scholing aanbieden.

Stol: “Bij de diensten komen nu wel plannen naar voren om de werkdruk in te dammen.

Maar een integraal plan van aanpak ontbreekt op de VU. Daardoor bestaat het risico dat een initiatief weer stilvalt, of dat niet alle faculteiten en diensten een verbetering doorvoeren. Risico-inventarisatie en – evaluatie is nog een onbekende term bij de VU. Dat zou wat ons betreft de start moeten zijn om continu te kunnen verbeteren.

Dan heb je nog meer zicht op de psychische druk en de oorzaken ervan.”

PERSONEEL EN ORGANISATIE | 9

INTERVIEW

Commissie P&O

V.l.n.r. Josephien Sierag, Henk Olijhoek, Rieky van Walraven, Dick de Gilder, Johan Rebel en Trudie van Kampen

Evaluaties reorganisaties ‘Beter luisteren’ De reorganisaties bij bedrijfsvoering zijn zo goed als afgerond en voor een groot deel geëvalueerd. De OR uitte pittige kritiek. De hoge werkdruk had voor een deel voorkomen kunnen worden als er beter naar de adviezen was geluisterd. En de managementcapaciteiten schieten op sommige afdelingen te kort. Maar de samenwerking tussen OR en CvB is een stuk constructiever geworden.

Vier jaar lang waarschuwde de ondernemingsraad het college van bestuur. Trudie van Kampen, van de OR-commissie Personeel & Organisatie kan de mantra’s inmiddels dromen. “Zorg eerst dat de ICT-systemen op orde zijn, haal dan pas de handjes weg.” “Kijk eerst welke processen nodig zijn, ga dan pas arbeidsplaatsen wegstrepen.” “Het werk blijft. Als je ondersteunend personeel schrapt, moet duurder wetenschappelijk personeel ondersteunende taken uitvoeren.”

De kritiek van de OR op het verloop van de reorganisaties en hun evaluaties was niet mals.

“Er is te weinig met onze adviezen gedaan. Dat er mensen ontslagen zijn voordat de vervangende digitale systemen op orde waren is en blijft een kapitale fout”, zegt Van Kampen.

10 | JAARVERSLAG 2016 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

Veel van de negatieve gevolgen waar de OR het CvB voor waarschuwde zijn uitgekomen.

Een belangrijke consequentie: de werkdruk bij het personeel was in 2016 ongekend hoog.

Ook constateerde de OR in het voorjaar dat op sommige afdelingen door de reorganisatie een cultuur was ontstaan waarin medewerkers hun mond niet meer open durven te doen.

Erkenning

Maar het was niet helemaal tegen dovemansoren. De ondernemingsraad heeft zeker wat bereikt met het continue tegenspel.

“Sowieso had het CvB dankzij de medezeggenschap de oorspronkelijke bezuinigingsdoelstelling bij de reorganisaties al versoepeld.

Bij sommige diensten is minder gesaneerd dan voorgenomen. Of er zijn weer mensen aangenomen”, zegt Van Kampen.

Zowel de reorganisaties als de evaluaties daarvan, verliepen per dienst heel verschillend.

Rieky van Walraven, adviseur en voormalig voorzitter van de OR-commissie P&O: “De meeste directies namen de aandachtspunten die de OR aandroeg ter harte en betrokken hun onderdeelcommissie bij hun evaluatie. Maar er waren er ook die vooral hun eigen doelen voor ogen hielden.”

De OR protesteerde in april 2016 tegen het gebrek aan uniformiteit in de evaluaties, met name bij het betrekken van de medezeggenschap. Het CvB beloofde daarop de resterende evaluaties volgens de afgesproken standaard te laten uitvoeren.

Er is sindsdien nog geen nieuwe evaluatie afgerond.

reorganisatie zijn en wat niet. Er zijn inmiddels nieuwe medewerkers bijgekomen.

Mensen willen vooruit kijken. Het is niet overal koek en ei bij diensten en faculteiten, maar we horen wel dat er constructief overleg is, met directies en bestuurders die bereid zijn te luisteren naar de ODC’s.”

Effect

In 2016 werden een nieuw CvB-lid en een interim-directeur HRM benoemd. Er waait sindsdien een andere wind. De druk van de OR heeft effect gehad. Overleg tussen de OR, CvB en HRM heeft concrete afspraken opgeleverd.

Van Kampen: “De financiële afdeling werkt sinds december aan twee plannen, om de communicatie tussen afdelingen te verbeteren en de bugs uit automatiseringssysteem SAP te halen. De ODC’s leveren daar hun bijdrage aan. Dit zal zeker verlichting van de werkdruk opleveren. HRM gaat aandacht besteden aan de kwaliteit van leidinggeven en gaat een nieuwe serie opleidingen aanbieden om aan een meer mensgerichte stijl van leidinggeven te werken.”

Veel veranderd

In de loop van 2016 is er veel veranderd.

Van Kampen: “Toeval of niet: sleutelfiguren in de bezuinigingsdrift zijn vertrokken.

Het huidige CvB erkent dat processen nog niet goed lopen en dat de capaciteit op sommige plekken daardoor tekort schiet.”

Van Walraven: “Bij sommige diensten is de reorganisatie al weer een paar jaar geleden.

Sindsdien is er zoveel gebeurd dat niet meer duidelijk is wat de gevolgen van de

PERSONEEL EN ORGANISATIE | 11

INTERVIEW

Leeftijdsdiscriminatie Bij de reorganisatie van de Faculteit voor Aard- en Levenswetenschappen (FALW) kwamen medewerkers in het geweer omdat er opvallend veel 55+’ers uit vlogen.

‘Leeftijdsdiscriminatie’ oordeelden zij. De ontslagen 55+’ers kaartten dit aan bij het College voor de Rechten van de Mens. Ze kregen gelijk. Vicevoorzitter van de ondernemingsraad Henk Olijhoek: “Mensen moeten tegenwoordig minimaal tot hun 67e doorwerken. Oudere medewerkers zijn dus een feit. De VU zal moeten leren fatsoenlijk met hen om te gaan.”

Medewerkers van de FALW telden wel érg veel grijze hoofden toen ze alle afvloeiers in 2015 bij elkaar haalden. Ze stapten zelf naar Nieuwsuur om hun verhaal te doen en naar het College voor de Rechten van de Mens om hun gelijk te halen. “De VU is schuldig aan leeftijdsdiscriminatie”, was klip en klaar het oordeel van het College voor de Rechten van de Mens in mei 2016.

De VU bleef ontkennen dat leeftijd een rol had gespeeld en legde oordeel naast zich neer.

Omdat het oordeel niet bindend was, was een rechtszaak de volgende stap. Het CvB had geen trek in nóg een veroordeling. Het draaide bij en trof met de FALW-medewerkers een regeling.

Henk Olijhoek 12 | JAARVERSLAG 2016 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

Naïef

Had de OR die acties niet moeten voeren in plaats van de medewerkers? “Medewerkers kunnen en moeten voor hun eigen belang opkomen. De OR moet naar ook naar het belang van de hele organisatie kijken. Wij zijn vooraf wel heel kritisch geweest over de plannen voor de reorganisatie bij de FALW. We dreigden met een gevecht bij de Ondernemingskamer, omdat een bezuiniging op die manier niet nodig was. Daarna hebben we nieuwe afspraken gemaakt met het CvB. Achteraf gezien hadden we ook bij de uitvoering alerter moeten zijn. Niet alleen bij de FALW overigens, maar ook bij de andere reorganisaties”, stelt Olijhoek.

Bij alle reorganisaties vertrouwde de OR erop dat het college van bestuur het afspiegelingsbeginsel netjes hanteerde. “Bij de hervorming van de bedrijfsvoering kwam pas later in beeld dat er veel oudere medewerkers verdwenen, omdat het om zeven afzonderlijke reorganisaties ging en omdat medewerkers zelf niet op hun strepen gingen staan.

We lieten ons te veel leiden door het CvB. Dat hield ons voor dat er nu eenmaal veel 50+’ers bij de VU werken, dus dat er dan ook relatief veel afvloeien. Misschien zijn we daarin te naïef geweest.”

Ouderen een feit

“De VU moet zich realiseren dat 55+’ers nog minimaal twaalf jaar moeten werken. Feit is dus dat oudere medewerkers langer op de universiteit blijven. Dat je als werkgever een evenwichtige leeftijdsopbouw wilt realiseren is begrijpelijk. Dat je nieuw elan wilt ook.

Maar de oplossing kan niet zijn: bezuinig de oudere medewerkers dan maar weg”, zegt Olijhoek.

“Als je wilt dat oudere medewerkers een stap opzij zetten voor jongere, bied hen dan een gunstige vertrekregeling aan. Eentje waarbij inkomen en pensioen op zo’n peil blijven dat minderen met werk reëel is. Kijk bij zestigers niet met een schuin oog naar de klok: wanneer kunnen ze weg. Denk niet: die hoef ik niet meer te scholen. Investeren in een zestiger is de moeite. Iemand van 60 blijft nog zeven tot acht jaar. Die zal niet zo gauw naar een andere werkgever stappen. Dertigers, waarin werkgevers wél gretig investeren, vertrekken vaak sneller. Zorg dus voor bijscholing van oudere medewerkers en breng op die manier nieuwe energie in de organisatie.”

De ondernemingsraad pleitte in 2016 al voor ouderenbeleid, maar vond tot nu toe een dichte deur bij de afdeling Human Resources Management (HRM). Sinds het najaar is er een nieuwe interim-directeur HRM. “In gesprekken met hem komt het direct op de agenda te staan.”

Opvallend veel ouderen Uit het persbericht van de ondernemingsraad, mei 2016: “Niet alleen bij de reorganisatie van de FALW is er sprake van een buitenproportioneel aantal boventallige 50-plussers, ook bij de reorganisatie van de Bedrijfsvoering VU in 2013–2015 is dit het geval geweest. Bij de FALW is het percentage 67 procent, bij de reorganisatie van de Bedrijfsvoering was dat 64 procent, waarbij ook nog opvallend is dat maar liefst 37 procent van deze 50-plussers ouder is dan 60 jaar.”

PERSONEEL EN ORGANISATIE | 13

INTERVIEW

ONDERWIJS EN ONDERZOEK

Esther Plomp Goede samenwerking bij promovendibeleid Promovendi kunnen vanaf 1 april 2015 wapperen met een degelijk promotiereglement waarin hun rechten en plichten staan. Een belangrijke garantie, tevens verplichting: minstens 840 uur onderwijs per jaar. Maa r de uitvoering hiervan verloopt niet overal even soepel. De ondernemingsraad hield in 2016 het promovendibeleid tegen het licht, met als kern de evaluatie van het promotiereglement, de promovendiadministratie en de discussie over bursalen.

“De uitvoering van het promotiereglement stokt op sommige plekken. Daarover kregen we in 2015 steeds meer signalen. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering ligt bij de faculteiten.

Maar in de praktijk moeten veel promovendi het vaak zelf maar uitzoeken. Als ze geluk hebben, wijst hun promotor hun de weg”, zegt Esther Plomp, promovenda en ondernemingsraadlid namens ProVU, de vertegenwoordiging van jonge onderzoekers.

“Verschillende promovendi vertelden dat niet duidelijk was hoe ze het beloofde onderwijs konden volgen. Ook bleek het opleidingsaanbod bij sommige faculteiten aanvankelijk te beperkt. Nieuwe PhD-studenten zijn tevredener over het aanbod, dus er is wel verbetering. Faculteiten moeten budget vrijmaken voor scholing van hun PhD’s, maar ze staan financieel onder druk, waardoor niet elke student beschikking heeft over hetzelfde budget. Dit alles was voor ons reden om hiermee naar Bestuurszaken te stappen en er onderzoek naar te laten doen.”

14 | JAARVERSLAG 2016 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

Evaluatie

De evaluatie van het promotiereglement was al toegezegd door het CvB. De vragen van de ondernemingsraad werden meegenomen in de enquête die Bestuurszaken in oktober en november 2016 hield onder de ongeveer 2.500 promovendi aan de VU. De OR onderzocht onder meer het aanbod en de toegang tot cursussen en conferenties, of promovendi voldoende tijd en geld krijgen voor opleiding, of ze verplicht cursussen moeten volgen, of ze trainingen krijgen om onderwijs te geven en hoe de supervisie verloopt.

Bijna 500 promovendi vulden de vragenlijst in.

Plomp: “Op basis van de uitkomsten schrijven we begin 2017 een verbeterplan waarmee de nieuwe ondernemingsraad bij het bestuur kan aankloppen.”

Verbeteringen voorgesteld

Vooruitlopend op de enquête stelde de OR al voor hoe het beleid rond promovendi kan verbeteren. Plomp: “We hebben gepleit voor één pagina waarop de VU al het onderwijsaanbod voor PhD’s online verzamelt. Deze informatie zou de VU ook in het Engels moeten aanbieden.

Daarmee wordt dit aanbod toegankelijk en is het beeld overzichtelijk en compleet.

Dan is ook te zien welke opleidingen in huis beschikbaar zijn.”

De eerste stappen zijn al gezet. De OR hoopt dat het overzicht in 2017 online op VUnet beschikbaar zal zijn.

Administratiesysteem

“Behalve de opleidingen hebben we aangekaart dat het handig zou zijn om een administratiesysteem aan te schaffen om zichtbaar te maken waar PhD’s in hun promotietraject staan”, zegt Plomp. Zo’n administratiesysteem, Hora Finita, is per 1 januari 2017 ingevoerd bij Bureau Pedel. Met dit systeem kunnen de basisgegevens van promovendi bijgehouden worden. Bijvoorbeeld wanneer zij zijn gestart en wie hen begeleidt. Het biedt echter ook de mogelijkheid om bij te houden welke opleidingen promovendi hebben gevolgd of naar welke congressen zij zijn geweest.

Als het bevalt kunnen faculteiten het systeem ook invoeren. Plomp: “Deze weg ligt nog niet

helemaal vrij, omdat faculteiten gewend zijn dit zelf te regelen en misschien denken dat via dit centrale systeem het universiteitsbestuur hen op de vingers zal kijken.

Maar faculteiten kunnen kiezen welke gegevens zij willen afschermen.

Voor promovendi is het praktisch als faculteiten Hora Finita gaan gebruiken.

Er ontstaat zo een centrale plek voor de administratie van hun vorderingen en van de opleidingen die ze volgen. Tot nu toe houden PhD’s hun eigen dossiertje bij.

Dat is natuurlijk raar.”

Geen experimenten

Twee andere zaken die de OR in 2016 besprak met het CvB waren een kortere promotieperiode en de invoering van bursalen.

“Wij hebben ons hard gemaakt voor vasthouden aan de promotietermijn van vier jaar. Uit de enquête blijkt dat zelfs nu al de helft van de promovendi achterloopt op schema, laat staan als er een jaar minder beschikbaar is”, zegt Esther Plomp.

Bursalen zijn promovendi die niet in dienst zijn van de universiteit, maar als studentmet-beurs promoveren. Andere universiteiten experimenteren hiermee. Ondernemingsraad en college van bestuur waren het snel eens.

“Het CvB deelt onze mening dat promovendi meer zijn dan studenten met een beurs.

Ze hebben begeleiding nodig, maar dragen ook bij aan wetenschap en onderwijs.

Promovendi blijven dus medewerkers van de VU”, besluit Plomp.

ONDERWIJS EN ONDERZOEK | 15

Boris Slijper

Column

De ‘tijdelijke’ kerndocenten.

Tijd voor een realistischer aannamebeleid?

De VU heeft zich gecommitteerd aan de 22%-norm voor tijdelijke contracten, ook voor het wetenschappelijk personeel (WP).

Dat stemt tot tevredenheid. Maar de vraag blijft wel of deze tijdelijke medewerkers –vaak docenten- wel zo ‘tijdelijk’ zijn.

Bij iedere opleiding lopen ze rond: jonge (of soms niet meer zo jonge) docenten met een tijdelijke aanstelling die voornamelijk worden ingezet in het onderwijs. Er zijn soms goede redenen voor een dergelijke flexibele schil: bij fluctuerende studentenaantallen zijn immers tijdelijk extra handen nodig. Maar er lijkt in de praktijk toch iets anders aan de hand.Wie goed rondkijkt ziet dat deze tijdelijke docenten worden ingezet als bijvoorbeeld coördinatoren van kernvakken of zelfs als opleidings-coördinator.

Daarbovenop blijken deze tijdelijke docenten vaak ook het meest gewaardeerd te worden door onze studenten. Ze zijn enthousiast, innovatief en didactisch competent.

Helaas worden VU docenten nog steeds pas in vaste dienst genomen op basis van acquisitie en onderzoekprestaties.

Dit beleid past wellicht bij het traditionele zelfbeeld van de universiteit als ‘onderzoeksinstituut met een onderwijstaak’.

Maar het is vreemd dat gewaardeerde onderwijsprofessionals geen vaste aanstelling kunnen krijgen. Dat is niet alleen slecht voor deze medewerkers; het is ook niet goed voor de organisatie.

Wellicht wordt het tijd voor een realistischer aannamebeleid?

COLUMN | 17

INTERVIEW

FINANCIËLE EN ECONOMISCHE ZAKEN Eerste volle jaar met instemmingsrecht begroting Pas als de ondernemingsraad de begroting goedkeurt kan het college van bestuur ermee aan de slag. 2016 was het eerste volle jaar waarin de OR zoveel grip op de begroting had. “Het was trekken en duwen, maar het heeft wel wat opgeleverd.”

“De wetswijziging in september 2015, die de OR (in GV-verband) instemmingsrecht gaf op de begroting, kwam te laat. De begroting voor 2016 stond destijds al in de steigers. We konden alleen nog reageren”, constateren Lambert Truijens, Dimitris Pavlopoulos en Frans van der Woerd van de OR-commissie Financiën.

“Overigens was het wel nódig dat we reageerden. Het CvB worstelde met tegenvallers.

De reorganisatie en de ICT-oplossingen pakten duurder uit dan verwacht. Toen het CvB er niet uitkwam, wilde het de gaten dichten met bezuinigingen bij de faculteiten. Daar zijn we voor gaan liggen, omdat we de onderwijskwaliteit op peil wilden houden. Wij zagen mogelijkheden om op een andere manier te besparen. Bijvoorbeeld door inkoopvoordelen te creëren met langjarige contracten. De VU had 10 miljoen euro aan spaargeld bij een failliet verklaarde IJslandse bank helemaal afgeschreven. We ontdekten dat van het IJslandse spaargeld toch nog 2,6 miljoen euro was teruggehaald. Dat hebben we geclaimd voor de faculteiten.”

Commissie FEZ

V.l.n.r. Henk Olijhoek, Lambert Truijens, Trudie van Kampen, Laura Henderson, Dimitris Pavlopoulos en Frans van der Woerd

18 | JAARVERSLAG 2016 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

Toch korting op onderwijs

Door de late start en gebrek aan ervaring verliep het proces in 2015 niet gladjes. Dat kon beter, dacht de commissie, door vanaf het begin betrokken te zijn.

In april 2016 startte de nieuwe begrotingscyclus. Voorafgaand hield het college van bestuur strategische verkenningen met de faculteitsbesturen en directeuren van diensten. Ondanks herhaalde verzoeken betrok het CvB de OR niet bij dit voortraject.

Truijens: “Daarom presenteerden we in april samen met de USR zelf een voorstel met prioriteiten voor de begroting 2017.

Met stip bovenaan: geen kortingen op het onderwijsbudget.”

Die korting op onderwijs was wél begroot, bleek in juni 2016, toen de OR eindelijk sprak met de afdeling Financiën & Audit (F&A). Vlak na dit gesprek verscheen de Kadernota, een eerste aanzet voor de begroting, met weer 3 miljoen euro minder voor onderwijs.

Weinig rek

Toegegeven, er zit weinig rek meer in de financiën van de VU. Feit is dat er in de voorgaande jaren minder studenten zijn gekomen, waardoor er nu minder geld te besteden is, al gaan die studentenaantallen de komende jaren wel weer omhoog. In 2015 was er 98 miljoen euro beschikbaar, in 2016 89 miljoen en voor 2017 nog maar 83,6 miljoen euro. Feit is ook dat de ondersteunende diensten al tot op het bot zijn uitgekleed; daar valt niets meer te halen. Ook andere bezuinigingen zijn inmiddels gerealiseerd.

“De OR wees altijd op de mogelijkheid om minder externen in te huren. De VU zit inmiddels onder de beloofde 10 procent externe krachten”, zegt Van der Woerd.

Andere oplossingen

Toch zag de OR ook voor de begroting van 2017 andere mogelijkheden dan bezuinigen op onderwijs en ondersteuning. Van der Woerd: “De VU kan zoals gezegd meer inkoopvoordelen behalen. De nieuwbouw kan soberder worden ingericht. Er zijn financiële meevallers geweest die het CvB kan inzetten.

In de begroting staat een ruime marge voor

het indekken tegen risico’s. Daar kan wat van af. Het CvB heeft een positief resultaat begroot van 4 miljoen euro. Wij zijn vóór een positief resultaat, maar dat kan ook wel een miljoentje of wat minder.”

Protest

Na het verschijnen van de Kadernota protesteerde de OR. “We zeiden tegen het CvB dat we met een begroting in deze vorm niet akkoord zouden gaan. Ze moesten maar iets anders verzinnen dan die 3 miljoen euro bezuinigen”, vertelt Pavlopoulos.

“Die houding alarmeerde het CvB behoorlijk.

We kregen eindelijk de verslagen van de strategische verkenningen. Daaruit bleek dat internationalisering als oplossing wordt gezien voor meer inkomsten. Wij hebben daar onze twijfels over geuit. Er is wel een potje om het te starten, maar niets om het te continueren.”

In de loop van het najaar paste het CvB de begroting aan.

Het moment van de waarheid kwam in december, toen het definitieve jaarplan inclusief begroting aan de OR en USR werd voorgelegd. De OR constateerde dat het CvB rekening heeft gehouden met de speerpunten van de OR. Truijens: “De reserve voor risico’s was een harde eis van de RvT. Daar kon niet aan gemorreld worden. Er staat nog steeds een bezuiniging voor onderwijs, maar die is teruggebracht tot 1,6 miljoen euro.

Daardoor konden faculteiten geplande bezuinigingen op docenten afblazen. Dat gaf de doorslag om in te stemmen.”

Goede aanpak

De drie mannen zijn tevreden over de werkwijze. “De OR heeft de beoordeling van de cijfers gestructureerd aangepakt en een duidelijk statement gemaakt. Het is trekken en duwen geweest, maar we hebben resultaat geboekt. We hebben geen steken laten vallen.”

FINANCIËLE EN ECONOMISCHE ZAKEN | 19

AD VALVAS

Begroting 2017 Rol Medezeggenschap

De Gezamenlijke Vergadering heeft sinds vorig jaar instemmingsrecht op de hoofdlijnen van de begroting, waarbij aandacht wordt besteed aan de beoogde verdeling van de middelen over de beleidsterreinen onderwijs, onderzoek, huisvesting en beheer, investeringen en personeel. De commissie Financieel Economische Zaken (FEZ) heeft een coördinerende en voorbereidende rol binnen de GV in het uitoefenen van het medezeggenschaprecht op onderwerpen met een duidelijk financieel component.

Begrotingsproces

Het proces voor de begroting van 2017 is half april gestart met een overleg tussen de GV en het college van bestuur (CvB) over welke onderwerpen gezien moeten worden als hoofdlijnen van de begroting. De GV heeft haar speerpunten, die als meetlat gaan dienen voor het al dan niet instemmen op hoofdlijnen van de begroting, begin juli aan het college kenbaar gemaakt. Volgens de GV zijn de innovatie en intensivering van het onderwijs zijn bijvoorbeeld belangrijke hoofdlijnen.

De GV heeft vervolgens begin juli een reactie gegeven op de financiële kaders voor de faculteiten en diensten (De Kadernota).

Uiteindelijk zal de GV, na een tussentijdsoverleg in september, wel of niet instemmen met de hoofdlijnen van de begroting/jaarplan (medio december).

FEZ heeft tijdens de begrotingscyclus regelmatig voorbereidend overleg met de dienst Financiën & Audit (F&A) waarin concepten van o.a. de Kadernota of belangrijke onderwerpen, zoals de ontwikkeling van huisvestingskosten, worden toegelicht. FEZ brengt daarover binnen de GV interne adviezen uit.

20 | JAARVERSLAG 2016 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

Belang samenwerking centrale en decentrale medezeggenschap

De richtlijnen en middelentoewijzing per eenheid in de kadernota wordt binnen de faculteiten en diensten ‘vertaald’ in de decentrale begroting. De facultaire medezeggenschap (facultaire studentenraad en onderdeelcommissie) heeft ook instemmingsrecht op hoofdlijnen van de facultaire begroting.

De onderdeelcommissies binnen de diensten hebben adviesrecht over de begroting.

Dit betekent dat er een nauwe samenwerking moet plaats vinden tussen de centrale en decentrale medezeggenschap. Door deze samenwerking kan er overeenstemming bereikt worden over belangrijke onderwerpen binnen onderwijs en onderzoek en kan het medezeggenschapsrecht zo effectief mogelijk uit geoefend worden. FEZ heeft een coördinerende rol in dit proces.

Ontvangen middelen vanuit OCW

Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) verdeelt de middelen voor de universiteiten op basis van studentenmarktaandeel van twee jaar geleden. Dit is ca.

121 miljoen voor VU onderwijs en onderzoek in 2017. Als je denkt dat een overheid, die het aantal hoger opgeleiden wil laten stijgen naar 50% van de beroepsbevolking, de daad bij het woord voegt en dus meer middelen beschikbaar stelt voor hoger onderwijs heb je het mis.

Als je voor inflatie corrigeert is het jaarlijks te verwachten bedrag per student in 2017 bijna 25% lager dan in 2008, namelijk € 14.000.

Bovendien zijn de universiteiten sinds 1995 eigenaar geworden van hun gebouwen.

De vereniging van samenwerkende universiteiten heeft berekend dat er meerjarig te weinig extra middelen zijn toegezegd om de infrastructuur adequaat te onderhouden en te vernieuwen.

De VU moet geld lenen voor de noodzakelijke campusvernieuwing en OCW stelt strenge eisen aan de verhouding tussen eigen en geleend vermogen (minimaal 30/70).

Centrale en decentrale verdeelmodellen

De VU verdeelt intern de OCW-middelen op basis van output: aantal studiepunten, bachelor- en masterdiploma’s en promoties. Het verdeelmodel is voor vijf jaar vastgesteld en loopt door tot 2020. Er word momenteel onderzocht of dit model veranderd kan worden naar een verdeelmodel waarin naast een basisfinanciering andere criteria ook een rol spelen; bijvoorbeeld de kwaliteit van de opleiding en de daarvoor geleverde onderwijsinspanning. FEZ is benieuwd of in de rede bij de opening van het nieuwe academisch jaar de ‘bruto academische waarde’ opnieuw aan bod komt en hoopt dat er duidelijke voornemens zijn om het huidige model wezenlijk te veranderen.

Wat te doen als middelen afnemen?

Een universiteit die in een omgeving terecht komt met dalende studentenaantallen, en dus een lagere bijdrage ontvangt van de overheid, zit in een lastig pakket om de kwaliteit van onderwijs en onderzoek op peil te houden en te verbeteren. FEZ erkent dat er vaststaande kaders zijn: de bijdrage vanuit OCW, eisen van financiers, de kosten van de gewenste bedrijfsvoering, maar beseft ook dat de besteding van middelen primair ten goede dient te komen aan onderwijs en onderzoek. Door de GV te ondersteunen met adviezen in het toepassen van het instemmingsrecht kan er voorkomen worden dat in de verdeling van middelen over de genoemde beleidsterreinen (onderwijs, onderzoek, personeel bedrijfsvoering en investeringen) te veel de nadruk kom te liggen op snelle beslissingen, ingrijpende maatregelingen en ambitieuze plannen.

Speerpunten GV Jaarplan en Jaarbegroting VU 2017 1. Investeer in innovatie en digitalisering, waarbij de focus ligt op kwaliteitsverbetering in plaats van prestatieafspraken; 2. voorkom verdere extensivering van het onderwijs; 3. investeer in internationalisering; 4. investeer (vanuit centraal) in opleidingen voor promovendi, gericht op het geven van onderwijs, en in het behoud van hun werknemersstatus; 5. bevorder duurzame inzetbaarheid van personeel door te investeren in scholing en gezondheidsbeleid voor personeel; 6. realiseer daadwerkelijk het maximum van 22% tijdelijke contracten en 4% externe inhuur; 7. maak, binnen het budget van de Facultaire Campus Organisatie (FCO), een plan van aanpak voor de knelpunten met betrekking tot de flexibele werkplekken en voer dat nog in 2017 uit.

FINANCIËLE EN ECONOMISCHE ZAKEN | 21

INTERVIEW

DEMOCRATISERING EN MEDEZEGGENSCHAP Commissie Democratisering: radicale visie op medezeggenschap Het broeit op universiteiten. Onvrede over de manier waarop ze bestuurd worden leidde elders tot bezettingen en het vertrek van bestuurders. Ook bij de VU gingen ondernemingsraad, universitaire studentenraad en college van bestuur in 2016 in gesprek over democratisering. Ze delen het idee dat het anders moet. Maar over de manier waarop moeten ze het nog eens worden. De OR en USR presenteren binnenkort hun visie op democratisering aan het CvB. “Schoppen we tegen schenen aan? Ja.” “De VU-gemeenschap is doorgaans niet erg geneigd tot actie. De overgrote meerderheid vertrouwt op de bestuurders of op de dialoog met hen. Maar soms is dialoog alleen niet genoeg en moet de bestuursstructuur echt anders. Dat is waar de commissie Democratisering (CieDEM) in 2016 op inzette”, zeggen Laura Henderson, voorzitter van de ondernemingsraad, en Boris Slijper, lid van het dagelijks bestuur.

“Het is de taak van de medezeggenschap om pal te staan voor meer invloed van studenten en medewerkers op het bestuur. Want wij bespeuren onvrede over het bestuur en besluiten in achterkamertjes. Klachten over gebrek aan controle op werk en studie. Medewerkers die zich in een stramien geperst voelen. Die niet het vertrouwen krijgen om hun werk te doen op basis van hun deskundigheid. Te veel ligt vast in reglementen en controle. Ons antwoord daarop is klip en klaar: meer zeggenschap naar de basis.”

De VU-gemeenschap is doorgaans niet erg geneigd tot actie

22 | JAARVERSLAG 2016 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

Radicale visie

De CieDEM van de OR en USR werkte in 2016 een radicale visie uit voor de invloed van medewerkers en studenten op het bestuur.

“We gaan hier zeker mee tegen bestuurlijke schenen schoppen. Maar het is een breed gedragen visie”, zegt Slijper. De commissie raadpleegde afgelopen jaar experts binnen de universiteit en maakte gebruik van de raadpleging die actiegroepen en het CvB onder medewerkers en studenten hielden.

“4.000 mensen hebben meegedaan.”

De commissie doet in het rapport voorstellen voor een democratischer benoeming van bestuurders, democratische besluiten en decentralisering van de besluiten, en meer financiële autonomie voor de faculteiten.

Een greep uit de aanbevelingen: • De universitaire gemeenschap krijgt via de medezeggenschap een bindende stem in de selectie, benoeming en beoordeling van leden van het college van bestuur en faculteitsbesturen.

• Het CvB maakt agenda en notulen van zijn vergaderingen openbaar op VUNet. • Faculteiten krijgen financiële zekerheid en stabiliteit voor vijf jaar in plaats van één, zodat ze hun onderzoeks- en onderwijsagenda voor een langere termijn kunnen opstellen.

Af van het rendementsdenken

“We willen bereiken dat de universiteit weer bestuurd wordt door wetenschappers en studenten. Dat is hoe het altijd gebeurde.

Dat bestuursmodel is de afgelopen 25 jaar afgebroken. Het bestuur moest destijds bedrijfsmatiger om de doorgeslagen democratisering te keren. Maar anarchie een halt toeroepen is iets anders dan het rendementsdenken dat sindsdien de universiteiten is binnengeslopen.

De financiën zijn nu leidend en dat is nooit de bedoeling geweest”, zegt Henderson.

Niet blijven hangen in dialoog

Het CvB presenteerde in 2016 ook plannen om medewerkers en studenten meer te betrekken bij besluiten. Slijper: “Het CvB zet in op een andere vorm van medezeggenschap. Er zit veel ondersteunend personeel en jong wetenschappelijk personeel in de ondernemingsraad maar weinig hoogleraren. Het CvB wil wat aan die scheve verhouding doen. Prima. Het CvB wil daarnaast iedereen de kans geven mee te denken over beleid en ook nog in een vroeg stadium. Dat valt toe te juichen. Maar het zit allemaal op het niveau van praten en luisteren.

Instemmingsrecht komt er niet bij kijken. Het CvB wil geen macht uit handen geven en studenten en medewerkers niet mee laten beslissen.”

Stelling nemen

Behalve een democratischer en decentraler bestuur willen de OR en USR nog een belangrijk punt bereiken. Henderson: “We willen het CvB overtuigen dat het meer voet bij stuk houdt bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen.

Nu horen we nog te vaak: ‘We kunnen er niks aan doen, we krijgen niet meer van het ministerie.’ Maar als universiteiten kun je ook tegen het ministerie zeggen: ‘Kwaliteit kan niet voor minder.’ We willen dat het CvB meer stelling neemt in plaats van op zijn handen te blijven zitten.”

Overtuigen

In januari 2017 legde de commissie de visie voor aan de gemeenschappelijke vergadering van ondernemingsraad en studentenraad.

Daarna gaat het rapport als initiatiefvoorstel naar het college van bestuur. “We willen het CvB overtuigen dat meer medezeggenschap de weg is die we moeten bewandelen.”

DEMOCRATIE EN MEDEZEGGENSCHAP | 23

INTERVIEW

Het nut van de ondernemingsraad ‘We staan onzichtbaar op de barricaden’

De OR-verkiezingen komen eraan. In 2016 besloot de ondernemingsraad om het voortaan makkelijker te maken om OR-lid te worden. Er komt een kortere zittingstermijn.

Voor wie in 2017 gaat stemmen én wie zich kandidaat stelt eerst even een opfrisser over medezeggenschap: wat heb je er eigenlijk aan?“ Als het bestuur van de VU besluiten neemt over de universiteit of de faculteit, dan verwacht je als medewerker dat jouw belang daarmee gediend is. Maar dat gaat niet vanzelf als je het alleen aan het college van bestuur en de faculteitsbesturen overlaat”, zegt Dick de Gilder, voorzitter van de verkiezingscommissie van de ondernemingsraad.

Medewerkers moeten daarom een stem hebben bij plannen die het werk raken. Dat gebeurt via de ondernemingsraad, de onderdeelcommissies en vaak samen met de universitaire studentenraad.

Effect

“Zolang we niet voor de rechter staan, springt het werk en het nut van de ondernemingsraad weinig in het oog. Dat ligt ook aan onszelf. We kunnen wel wat meer vertellen over wat we doen en welke effecten we bereiken”, zegt De Gilder.

“Die effecten zijn er. Zeker als we instemmingsrecht hebben. Concreet betekent dit dat de universiteit het geplande beleid pas kan doorvoeren als wij ermee instemmen. De ondernemingsraad heeft dit recht bijvoorbeeld bij de begroting van de VU en bij de model onderwijs- en examenreglement (OER). We kijken naar gaten in de plannen en bieden alternatieven als iets ongunstig uitpakt voor medewerkers of de universiteit.”

Generieke korting afgewend

“Het is niet vaak zichtbaar dat we op de barricaden staan, maar daar staan we wél”, stelt De Gilder. Bijvoorbeeld toen het college van bestuur in 2015 voorstelde om alle faculteiten te korten op de begroting. De OR vond zo’n algemene korting een te drastisch plan. Het beleid van de faculteiten gaf geen aanleiding voor zo’n generieke inkrimping. De druk van de banken was wél concreet, de financiële situatie van de universiteit was zorgelijk. Maar er kon wel iets creatievers worden bedacht dan de kaasschaafmethode. De OR bekeek waar nog bezuinigingsruimte was in de begroting.

“Alleen als het CvB afzag van de algemene korting zouden we instemmen met de begroting.

Zo hebben we die korting op het laatst weten af te wenden”, zegt De Gilder. “Het is raar dat wíj die creativiteit moesten inbrengen. Misschien was het een strategische zet om eerst heel hoog in te zetten, zodat we akkoord gingen met beperktere bezuinigingen. Het zij zo. We hebben de generieke bezuiniging en nieuwe reorganisaties in elk geval voorkomen.”

Meer nakijktijd

Een ander voorbeeld is de model OER. De Gilder: “Gewoonlijk stemmen we heel coöperatief in met de model OER. Maar in 2016 hielden studentenraad en ondernemingsraad de poot stijf over één punt: tijd voor essays nakijken. Goede feedback bevordert de kwaliteit van het onderwijs.

Essays zorgvuldig nakijken kost tijd. Docenten wilden de nakijktermijn verlengen van tien naar vijftien dagen. Studenten waren het daarmee eens omdat ze liever betere feedback krijgen dan snel een cijfer. Het CvB wilde die verlenging niet, omdat het administratief lastig is. Als de kwaliteit van het onderwijs je lief is, verleng je die termijn, vonden wij. Voor ons was dit een principieel punt en we gingen niet akkoord met de model OER voor dit geregeld was.

Uiteindelijk hebben we het voor elkaar gekregen.”

24 | JAARVERSLAG 2016 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

Kortere zittingstermijn

Belangrijk dus dat de medezeggenschap floreert. De ondernemingsraad nam een kloek besluit om daarvoor te zorgen: ORleden worden niet meer voor drie maar voor twee jaar gekozen. De verkiezingscommissie moderniseerde hiermee in 2016 de ondernemingsraad, in de aanloop naar de verkiezingen in maart 2017.

“Drie jaar is erg lang om je te committeren.

Veel OR-leden vielen nu al halverwege af, deze zittingstermijn zelfs de helft van de leden. We willen het voor collega’s met een tijdelijk contract ook mogelijk maken OR-lid te worden. Jonge promovendi hebben meestal maar een contract van vier jaar. Logisch dat ze dan niet altijd een zittingstermijn van drie

Column

jaar vol kunnen maken. Als OR-lid krijg je een dag per week bij je aanstelling. Dat betekent langer de tijd om te promoveren. We gaan ons ook hard maken dat ODC-leden die extra tijd van hun baas krijgen. Zij doen het nog te vaak in hun vrije tijd”, zegt De Gilder.

“We hebben gekeken bij andere universiteiten die al met een zittingstermijn van twee jaar werken. Twee jaar is niet te kort om ervaring op te doen. En voor mensen die een tweede termijn wel zien zitten, is vier jaar beter te behappen dan zes. Dit besluit maakt OR-werk toegankelijker.”

Voor meer informatie over de verkorte zittingstermijn, zie pagina 27.

HET RECHT OM ARBEID TE ONDERBREKEN

Dit genoemde recht gaat niet over lunchpauzes, laat staan over rookpauzes. Het is een nogal cryptische omschrijving van werkzaamheden die verricht worden in het kader van de medezeggenschap. Dat recht om daar tijd aan te besteden is vastgelegd in een regeling die dan ook kaderregeling heet. Als je de regeling leest, krijg je de indruk dat het goed geregeld is voor medewerkers die een rol vervullen in de medezeggenschap.

De werkelijkheid is weerbarstiger. Het is vaak woekeren met de beschikbare tijd -als je die tijd al kunt of mag vrijmaken- en daar blijft het niet bij. Leidinggevenden vinden het vaak maar wat lastig, zo’n medewerker die uren weg is. Medezeggenschap is ook werk, maar dat kwartje wil niet bij iedereen vallen.

Het wordt tijd dat wat op papier staat ook werkelijkheid wordt. Dat medewerkers van de VU zonder problemen deel kunnen nemen aan de medezeggenschap en dat goede ondersteuning van onderdeelcommissies ook echt aanwezig is. Volgend jaar maart zijn er verkiezingen voor de ondernemingsraad en de onderdeelcommissies. Een goed moment om kritisch te kijken naar wat er niet goed gaat en een uitgelezen moment voor het college van bestuur om samen met de medezeggenschap hier iets aan te doen.

DEMOCRATIE EN MEDEZEGGENSCHAP | 25

Er zijn wel leden van de OR die vrezen voor de continuĂŻteit van het medezeggenschapswerk.

Dick de Gilder

AD VALVAS

Ondernemingsraad VU verkort zittingstermijn in aanloop naar verkiezingen in maart 2017.

Interview met Dick de Gilder Voor wie geldt deze nieuwe zittingstermijn?

“Voor de medezeggenschap van het personeel, dus zowel de ondernemingsraad (OR) als de onderdeelcommissies (ODC’s) van de diensten en faculteiten. De zittingstermijn van de universitaire en facultaire studentenraden blijft gewoon één jaar.”

De zittingstermijn geldt dus ook de ODC’s van de faculteiten en diensten. Waren zij het eens met deze beslissing?

“Ja, zelfs meer dan ik had verwacht.

De verkiezingscommissie heeft de voorzitters van de ODC’s uitgenodigd om het onderwerp te bespreken en de aanwezigen waren zonder uitzondering positief over het voorstel.”

Wat waren de overwegingen om de zittingstermijn te verkorten?

“Hoofdzakelijk het hoge tussentijdse verloop in de medezeggenschap. Veel leden verlaten de OR of ODC’s voor de zittingstermijn is afgelopen. Dit komt vaak – maar niet uitsluitend – voor vanwege het eindigen van een tijdelijk contract, en dat is niet goed voor de continuïteit van de medezeggenschap.

Omdat de OR de vertegenwoordiging van tijdelijk personeel in de OR belangrijk vindt, maar ook de stabiliteit en slagkracht, is een zittingstermijn van twee jaar voor de OR geschikter om de huidige samenstelling van het personeelsbestand te representeren.”

Denk je dat de kortere zittingstermijn ook tijdelijke medewerkers kan overhalen zich verkiesbaar te stellen?

“Dat hopen we wel, zeker in de faculteiten waar bijvoorbeeld onderzoekers vaak tijdelijke contracten hebben. Door de zittingstermijn te verkorten word de kans groter dat zij de termijn kunnen afmaken. De eerlijkheid gebiedt te zeggen dat dat voor de diensten lastiger zal zijn, zeker als de contracten korter zijn dan drie jaar. Overigens gaat het niet alleen om

het werven van tijdelijke medewerkers; ook voor medewerkers met een vast contract kan een tweejarige zittingstermijn net wat aantrekkelijker zijn dan een driejarige termijn.”

Heeft een kortere zittingstermijn ook nadelen?

“Nou, daar hebben we eigenlijk geen aanwijzingen voor. Er zijn wel leden van de OR die vrezen voor de continuïteit van het medezeggenschapswerk. Dat is ook mogelijk wel een issue; als bijna niemand zich herkiesbaar zou stellen is het ‘geheugen’ van de medezeggenschap wel kort. Het is heel waardevol om zowel nieuwe als ervaren leden in de OR en ODC’s te hebben. Maar de ervaring tot dusver is dat in de OR en ODC’s nu al veel leden meer dan één zittingstermijn volmaken. We verwachten dat dit zo blijft, misschien zelfs wel meer door de korte zittingstermijn. Er moeten natuurlijk wel vaker verkiezingen worden georganiseerd.”

Hoe zit het met de zittingstermijn op andere universiteiten?

“Ja, dat speelde ook wel mee bij ons voorstel: vrijwel alle universiteiten hebben een tweejarige zittingstermijn. We hebben hen ook bevraagd over voor- en nadelen en degenen die hebben gereageerd zagen zelf in ieder geval geen nadelen.”

Zijn er nog meer veranderingen bij de verkiezingen in maart 2017?

“We hebben een nieuw digitaal verkiezingssysteem. Dat maakt de organisatie van de verkiezingen gemakkelijker en hopelijk geldt dat ook voor het stemmen.”

Wat zijn je verwachtingen over het opkomstpercentage?

“Hoog, natuurlijk. Ik denk dat veel mensen graag hun stem laten horen bij ingrijpende toekomstige beslissingen op de VU.”

DEMOCRATIE EN MEDEZEGGENSCHAP | 27

AD VALVAS

MEDEZEGGENSCHAPSCONFERENTIES

Te veel oog voor output en te weinig voor kwaliteit bij universiteitsfinanciering Op 31 maart organiseerde de Gezamenlijke Vergadering (GV) de medezeggenschapsconferentie ‘Wat is onderwijs je waard?’ Als ruil voor de afschaffing van de studiefinanciering heeft de GV namelijk sinds vorig jaar instemmingsrecht op de hoofdlijnen van de VU-begroting gekregen en vanaf dit jaar geldt het ook voor de facultaire begrotingen. Het doel van de conferentie was dit recht te verduidelijken en prioriteiten te inventariseren.

“Bij een begroting denkt men vaak dat het alleen draait om cijfers, maar dit is niet het geval.”

Met deze inleidende woorden van Ottho Heldring, voormalig voorzitter van de ondernemingsraad (OR), ging de conferentie van start. De medezeggenschap heeft instemmingsrecht op de hoofdlijnen van de begroting, maar het is onduidelijk wat deze precies zijn. “Ondanks dat de GV niet dezelfde prioriteiten als de ODC’s heeft of moet hebben, is het belangrijk om een rode draad te ontdekken waarmee we naar de begroting van 2017 kunnen gaan kijken,” aldus Laura Henderson, huidige voorzitter van de ondernemingsraad.

Ottho Heldring 28 | JAARVERSLAG 2016 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

Negatieve cijfers

Aan het begin van de dag benadrukte Hanco Gerritse, directeur van Financiën en Audit, de financiële spagaat waarin de VU zich op dit moment bevindt. De VU is afhankelijk van een geldbedrag van de overheid en per student daalt dit bedrag. “Hier moeten wij het mee doen. En dat terwijl onze uitgaven stijgen en een langdurig negatief resultaat niet is toegestaan. Het geldbedrag van de overheid is afhankelijk van het aantal afgeronde promoties en het aantal behaalde studiepunten en diploma’s door studenten – ook wel outputfinanciering genoemd. Maar een te grote groei van het aantal studenten is ook niet wenselijk.”

Aan het einde van deze financiële tussenstand, bracht Boris Slijper, docent en lid van het dagelijks bestuur (DB) van de OR, de kernboodschap van de dag nogmaals onder de aandacht. “Het is belangrijk om te snappen hoe het zit, maar ik wil dit ook weer vergeten.

Ik wil tijdens colleges mijn studenten niet gaan beschouwen als ‘marktaandeel’ en tijdens de afronding van scripties niet bedenken dat ik inkomsten genereer.” Gerritse onderschreef deze boodschap direct. “De VU moet zich primair richten op goed onderwijs en onderzoek doen. We moeten rust creëren om juist niet over deze financiën te hoeven nadenken.” Maar hoe wordt deze rust gecreëerd?

Extreme outputfinanciering

Uit de workshop over financiële verdeelmodellen blijkt dat de VU, vergeleken met andere universiteiten, een extreme vorm van outputfinanciering hanteert. Door dit VUSAMfinancieringsmodel fluctueren de inkomsten van de faculteiten sterk. Volgens Frans van de Woerd, leider van de workshop, creëert VUSAM daarom juist onrust. Er bestaan alternatieve modellen. De Technische

Universiteit Delft bijvoorbeeld, geeft haar faculteiten meer stabiliteit door een vaste voet van circa 70% te hanteren en slechts 30% van de inkomsten afhankelijk te maken van de output.

De faculteiten van de VU mogen zelf beslissen hoe ze hun geld verdelen. Bij de faculteit der Geesteswetenschappen is op dit moment een financiële decentralisatieslag gaande, aldus Frans Huijzendveld, voorzitter van de ODC. “Deze decentralisatie wordt steeds verder doorgevoerd. VUSAM wordt vertaald naar afdelingen en leerstoelen. Op deze manier wordt iedereen direct verantwoordelijk voor hun ‘output’ en ontstaat er op kwantiteit gebaseerde onderlinge concurrentie.

Zo verliezen we de kern van onze taken – namelijk kwalitatief goed onderwijs en onderzoek doen – uit het oog.”

Kwaliteit van onderwijs

Wat is kwalitatief goed onderwijs eigenlijk?

Deze vraag stond centraal tijdens de workshop over de onderwijsagenda, gegeven door Bram Kragting en Dimitri Lindijer van de Universitaire Studentenraad (USR). Op dit moment lijkt deze te veel gemeten te worden met in- en outputcriteria. “Hoe kunnen we de kwaliteit van onderwijs vergroten zonder te focussen op abstracte termen als studiesucces en maatschappelijke betrokkenheid?”

In plaats van dit soort prestatiedoelstellingen, moet de onderwijsagenda zich richten op een inhoudelijke en kwalitatieve verbetering.

De deelnemers van de workshop opperden bijvoorbeeld verlaging van de werkdruk van docenten en verhoging van de verhouding student-docent ratio.

De GV gaat met het CvB in gesprek over de conclusies van de conferentie en hoopt dat de leden van de ODC hetzelfde doen met hun besturen.

MEDEZEGGENSCHAPSCONFERENTIES | 29

AD VALVAS

Medezeggenschap, onderwijsvernieuwing en financiën: Van schisma naar dialoog Op 10 november organiseerde de Gezamenlijke Vergadering de medezeggenschapsconferentie ‘Medezeggenschap, een lichtpunt op een donkere herfstdag?’ Deelnemers waren leden van de OR, onderdeelcommissies, de universitaire studentenraad en facultaire studentenraden.

Tijdens deze conferentie sprak de medezeggenschap met het college van bestuur over de keuzes die de VU moet maken zodat de universiteit de komende jaren ondanks de financiële beperkingen een inspirerende leer- en werkomgeving kan blijven. Het doel van deze conferentie was dan ook volgens Martijn Goosensen, voorzitter van de USR, “om alles op deze Vrije Universiteit ter discussie te stellen”. “Door deze dialoog met het CvB, maar ook met de verschillende medezeggenschapsorganen, kunnen we van elkaar leren en inspiratie ontlenen,” aldus Laura Henderson, voorzitter van de OR. De dag werd geopend door CvB-lid Marjolein Jansen, die de belangrijkste onderwerpen op het menu van het CvB introduceerde. Internationalisering, en hoe de VU vorm en inhoud hieraan gaat geven, kwam hierbij ruimschoots aan bod. Er werd onder andere gesproken over het Europees partnernetwerk Aurora, waarin negen universiteiten met dezelfde ambities als de VU samenwerken. Binnen dit netwerk wordt gestreefd naar excellent onderzoek, maar ook naar blijvende toegankelijkheid van de universiteiten. Gezien de groei van internationale studenten op de open dag van de bachelors afgelopen 5 november, is verder werken aan het thema internationalisering geen overbodige luxe. Zo wil het CvB het profiel en herkenbaarheid van de VU versterken om de instroom te vergroten. Ook de kwaliteit van sommige opleidingen zal moeten worden verbeterd en elke faculteit moet een Engelstalige Bachelor aanbieden in de nabije toekomst.

Daarnaast is de samenwerking met de UvA ‘work in progress’: een aantal VU medewerkers is al naar het Science Park verhuisd en UvA medewerkers hebben hun intrek genomen in het O|2 gebouw. De financiële aspecten van deze samenwerking zijn nog niet volledig uitgewerkt maar aan de integratie wordt hard gewerkt, ook door de wetenschappers zelf. Faculteiten van de twee universiteiten kunnen samen masters samenstellen en onderzoek ontwikkelen. Dit is niet alleen een kans voor de bèta-faculteiten; ook bij Geesteswetenschappen is sprake van samenwerking om opleidingen in stand te kunnen houden.

Maar ook de pijnpunten binnen de VU werden besproken. Er wordt nu onder andere met de directeuren bedrijfsvoering van diensten en faculteiten gekeken naar waar de problemen zijn, waar door de reorganisaties te veel is weggesneden en hoe dit aangepakt kan worden.

Bovendien moet de samenwerking tussen diensten en faculteiten geoptimaliseerd worden.

Ondanks de beperkte middelen zal de VU verder innoveren zodat reorganisaties in de toekomst voorkomen kunnen worden.

Vervolgens splitste de groep zich op voor de drie dialoogsessies met het college: over de rol van de medezeggenschap in democratisering, het vernieuwen van het onderwijs en de financiën van de VU.

30 | JAARVERSLAG 2016 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

AD VALVAS

(Vervolg) Medezeggenschap, onderwijsvernieuwing en financiën: Van schisma naar dialoog Medezeggenschap: van een ivoren toren naar een centrale plek in de VU-gemeenschap?

In de sessie met Jaap Winter bespraken de deelnemers de scheve afspiegeling van het VUpersoneel in de medezeggenschap. Er is een tekort aan wetenschappelijk personeel (WP) in de medezeggenschap ten opzichte van ondersteunend beheerspersoneel (OBP). Voor WP-‘ers met tijdelijke contracten kan dit liggen aan de randvoorwaarden; het is voor hen ongunstig om tijd in medezeggenschap te steken. Voor WP-‘ers met vaste contracten, zoals hoogleraren, ontbreekt de ‘mindset’ vaak omdat het belang van medezeggenschap niet wordt gezien. Daarnaast wordt deelname aan de medezeggenschap niet altijd positief beoordeeld: hier ligt een taak voor het CvB om binnen de organisatie uit te dragen dat het lidmaatschap van de OR of ODC juist een pré is, zowel voor WP als OBP. Verder werd het gesprek over democratisering voortgezet; ook medewerkers van diensten blijken behoefte te hebben aan meer inspraak. “Natuurlijk betekent democratie in sommige aspecten iets anders voor de diensten dan voor de faculteiten, maar je wil zeker meepraten over het beleid dat jouw werk betreft, en vooral over onderwerpen als de inrichting van je werkplek.

Dit gebeurt nu onvoldoende. Mensen voelen zich niet gehoord en de sfeer is zodanig dat collega’s vaak bang zijn om een beoordelingsgesprek aan te gaan,” aldus Aniko Kiss (OR, SOZ).

Deze atmosfeer is slecht voor het functioneren van een universiteit, of zoals Chris Vos (ODC, FEW) het verwoordde: “Hierdoor zijn we niet meer samen één VU, maar ontstaat er een schisma tussen diensten en faculteiten.”

Van onderwijskwaliteit naar onderwijsvernieuwing De behoefte aan meer verbintenis kwam terug in de sessie met Vinod Subramaniam. Zo moeten we toewerken naar een ‘community of learners’ waarbij de inzet van zowel docenten als studenten nodig is. Een belangrijke tool voor het creëren van verbintenis zijn hoorcolleges. Deze bijeenkomsten kunnen niet zo maar vervangen worden door een digitale leeromgeving. Toch moet het voor de student mogelijk zijn om ook via digitale wegen kennis te verkrijgen; studenten hebben door het afschaffen van de studiefinanciering steeds vaker een baan naast hun studie. De VU zou meer studentassistenten aan kunnen nemen om zo meer betrokkenheid te creëren onder studenten.

Uit de discussie bleek dat onderwijsvernieuwing geen eenduidig proces is: “Er is geen sprake van ‘one size fits all’ in onderwijs omdat docenten voor elk onderwerp moeten bedenken wat de beste wijze van kennisoverdracht is,” aldus Vinod Subramaniam. Bovendien mag de vernieuwing van onderwijs niet zorgen voor meer druk op de ketel. Zo wordt onderwijs bijvoorbeeld vaak verzorgd door promovendi. Dit is deels onderdeel van hun traject, maar kan zorgen voor een verhoogde werkdruk, gezien het geven van onderwijs vaak ten koste van onderzoekstijd gaat.

Het onderwerp werkdruk keerde terug tijdens de conferentie in de workshop ‘van werkdruk naar werkplezier’.

Van nerveuze financiële slinger naar standvastige big bang ‘One size fits all’ bleek ook niet toepasbaar op de financiën van de VU. In de sessie met Marjolein Jansen werd gesproken over verdeelmodellen voor de VU en binnen faculteiten.

Het huidige VUSAM-verdeelmodel is sterk gericht op output (studiepunten, diploma’s, promoties), en daardoor wispelturig voor faculteiten. Er bleek grote steun om de VUSAM-vergoeding voor 50% stabiel te maken voor een aantal jaren. Over de uitvoering, bijvoorbeeld een vaste voet voor drie of vijf jaar, bestond geen consensus. De Stuurgroep VUSAM komt eind november bij elkaar

32 | JAARVERSLAG 2016 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

om hier over te praten. Geldverdeling op basis van VUSAM-criteria binnen de faculteiten blijkt niet wenselijk omdat inhoudelijke criteria, zoals de kwaliteit van het onderwijs, dan onvoldoende aan bod komen. Als alternatief kan er bijvoorbeeld gekeken worden naar het type onderwijs, en hoeveel tijd hier ingestoken wordt, of naar prioriteiten voor onderzoek. Verschillende faculteiten, zoals FGB, FEWEB en FALW/FEW experimenteren met varianten van een docentvergoedingsmodel. De verdeelmodellen binnen de faculteiten werden later op de middag verder besproken tijdens één van de workshops.

De dialogen die tijdens de conferentie zijn aangegaan zullen de komende periode nog vaak aan bod komen, zowel binnen de medezeggenschap als in het gesprek met het bestuur.

Heeft de VU een gedragscode nodig?

Heeft de VU een gedragscode nodig die richting geeft en grenzen stelt aan de omgangsvormen en uitingsvrijheid van studenten en medewerkers binnen de muren van de VU? Deze vraag stond centraal in de

workshop ‘heeft de VU een gedragscode nodig?’, waarin werd gediscussieerd over de zogenoemde VU Principes. De GV had eerder dit jaar stevige kritiek op de tekst van de VU Principes, en stelde zelfs het nut en noodzaak daarvan ter discussie. Na een introductie van verantwoordelijk stafmedewerker Wim Haan gingen de aanwezigen hierover verder in gesprek aan de hand van een aantal realistische cases. De bespreking van de cases liet zien dat het soms moeilijk is vast te stellen wat normen als ‘wederzijds respect’ en ‘geen discriminatie’ precies impliceren, en dat de principes kunnen botsen.

De principes lokken daarmee eerder een discussie uit dan deze te kunnen beslechten.

Hoe verzoen je bijvoorbeeld ‘respect voor religieuze vertuiging’ met ‘geen discriminatie op grond van geslacht of seksuele voorkeur’?

De aanwezigen kwamen er tijdens de workshop niet uit. Tegelijkertijd leken de aanwezigen de intenties van de VU Principes te kunnen onderschrijven. Wim Haan wist in ieder geval de zorgen over oneigenlijk gebruik van de gedragscode bij een groot deel van de aanwezigen weg te nemen. Al met al een nuttige workshop die een goede basis heeft gelegd voor verdere discussie.

DE ONDERDEELCOMMISSIES DOEN VERSLAG ODC Faculteit Rechten De ODC Rechten zag zich in 2016, evenals in de beide voorgaande jaren, helaas geconfronteerd met het probleem van onderbezetting. Ondanks aanhoudende pogingen om alle negen toegewezen zetels bezet te krijgen, bleek, spijtig genoeg, een bezetting van slechts zeven zetels het hoogst haalbare. Afgezien van deze structurele onderbezetting, had onze ODC nog met een andere tegenslag te kampen: achtereenvolgens werden enkele leden voor langere tijd ziek, met als gevolg, dat wij in het afgelopen jaar in feite langdurig met slechts zes actieve leden moesten opereren. Niettemin heeft de ODC al haar taken met succes kunnen verrichten.

Hieronder volgen enkele punten, waarmee wij ons in het afgelopen jaar hebben bezig gehouden.

Veel tijd was gemoeid met het jaarplan en de begroting 2017. Evenals vorig jaar werden de relevante stukken pas in een zeer laat stadium aan ons ter beschikking gesteld en zij riepen bij ons vooral veel vragen en veel twijfel op. Wij hebben zeer uitvoerig commentaar geproduceerd.

Uiteindelijk is instemming verleend op de hoofdlijnen van de begroting.

Aan een nieuwe regeling over indeling, inschaling en bevordering van het wetenschappelijk personeel, getiteld ‘meetlatten WP’, die een oudere regeling uit 2013 moet vervangen, heeft onze ODC voorlopig haar instemming onthouden. In dit stuk zijn namelijk onzes inziens de meetlatten onrealistisch en onredelijk hoog gelegd. Het FB heeft toegezegd ons op een aantal punten tegemoet te zullen komen in een nieuwe versie. Mogelijk wordt dit dossier begin 2017 afgerond.

Voorts hebben wij weer, samen met de FSR, een substantiële rol gespeeld bij wijzigingen in de Onderwijs- en Examen Regelingen.

De samenwerking met de FSR in de FGV verliep, evenals in vorige jaren, plezierig.

De verstandhouding met het FB was, ondanks inhoudelijke verschillen van inzicht op allerlei punten, goed. En van de soepel en efficiënt verlopende communicatie met de OR heeft onze ODC dankbaar geprofiteerd: zij leverde ons menigmaal waardevolle informatie op.

Ten slotte zij vermeld, dat er een website komt met meer informatie over de ODC en haar activiteiten.

ODC Faculteit Geesteswetenschappen Net zoals afgelopen jaar is de ODC ook dit jaar bezig geweest met de jaarbegroting van onze faculteit. Andere belangrijke en, nog niet afgeronde activiteiten, betreffen de voorgenomen plannen rond de internationalisering van het curriculum en het opstellen van een huishoudelijk reglement dat voorziet in leemten in de informatievoorziening, zoals die door medewerkers wordt ervaren. Hieronder zal in het kort op deze drie zaken worden ingegaan.

34 | JAARVERSLAG 2016 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

Voor het komende jaar valt het tekort op de begroting mee. Daar zijn een aantal redenen voor, onder meer de valorisatie die NT2 realiseert. Een andere reden is dat er vanuit het CvB meer geld vrijgemaakt is voor het behoud van de kwaliteit van het onderwijs. Onze faculteit heeft van het CvB € 250.000 extra toegewezen gekregen. Hiermee zijn de zorgen voor de toekomst echter zeker niet weg. De beperkte toestroom van studenten in de afgelopen twee jaar zal namelijk pas effect hebben op de komende twee jaar. Met dit in gedachten kunnen we stellen dat, net als vorig jaar, de financiële situatie van de faculteit nog steeds een heikel punt is. Hierdoor is te verwachten dat misschien niet dit jaar, maar dan toch de komende jaren verdere maatregelen onvermijdelijk zullen blijken; maatregelen die bij velen in de faculteit ‘pijn’ zullen gaan doen.

De ODC ziet het als haar taak om niet alleen scherp toezicht te houden op deze maatregelen, maar er ook op te letten dat de communicatie over beleid en maatregelen binnen de faculteit zo transparant mogelijk wordt gevoerd.

Om als gesprekspartner op niveau over begrotingszaken mee te kunnen praten heeft de ODC er bij het FB sterk op aangedrongen om de rol van de ODC serieuzer te nemen. De 80 uur per jaar is zeker voor de functie van voorzitter en secretaris volstrekt onvoldoende. Verder is het belangrijk om het jaarplan concreter voor de ODC-leden te maken nu er sprake is van een instemmingsrecht. Wij hebben duidelijk gemaakt dat we meer inzicht in de begrotingscijfers op een lager niveau in de organisatie nodig hebben, namelijk op het niveau van de afdelingen, aangezien zij een steeds grotere financiële zelfstandigheid en verantwoordelijkheid hebben gekregen binnen onze faculteit. Wij willen ook af en toe als toehoorder bij het FMT uitgenodigd worden om beleidsproces beter te kunnen volgen. Over de uren moet nog worden onderhandeld, maar aan de overige zaken is door het FB tot op zekere hoogte gehoor geven.

Om de financiële situatie te verbeteren zet het CvB in op internationalisering. Het CvB denkt het teruglopende marktaandeel van de Vrije Universiteit (en daarmee de teruglopende inkomsten uit de eerste geldstroom) het hoofd te kunnen bieden door meer internationale studenten aan te trekken en door meer Engelstalige opleidingen aan te bieden. In dezelfde geest zet het FB van Geesteswetenschappen zich in om binnen één à twee jaar een tot twee Engelstalige bachelorprogramma’s (tracks) te realiseren. Er is nog veel discussie, bijvoorbeeld hoe deze ‘vertaalslag’ precies moet worden ingevuld en welke invloed de overgang naar Engels als voertaal heeft op de kwaliteit van het onderwijs, zowel voor de Nederlandstalige als de anderstalige studenten. We weten nu al dat de Engelstalige programmaonderdelen niet in alle gevallen studenten trekt met Engels als moedertaal en dit is daarmee een punt dat zeker verdere aandacht behoeft.

Er zijn drie belangrijke redenen waarom vanuit de ODC een voorstel is gedaan om een huishoudelijk reglement op te stellen. Ten eerste is het facultair reglement een zeer beperkt document geworden. Ten tweede is er veel onduidelijkheid (naast ontevredenheid overigens) over de communicatie binnen en tussen de verschillende gremia en overlegorganen binnen onze faculteit. Ten derde is er onvoldoende documentatie voor nieuwe medewerkers over het bestuurlijk reilen en zeilen binnen de faculteit of wordt deze zeer versnipperd (of onvolledig) aangeboden. Om de behoeften en problemen over die informatievoorziening te inventariseren heeft de ODC een twintigtal mensen van de faculteit een korte vragenlijst voorgelegd.

Hieruit kwam, naast belangrijke informatie over de invulling van dit huisreglement, ook de behoefte naar voren om een facultaire vertrouwenspersoon in te stellen, los van HRM. Vooralsnog wil de faculteit eerst de bestaande mogelijkheden beter bij het personeel onder de aandacht te brengen voordat de stap naar een facultair vertrouwenspersoon gezet wordt.

We zullen komend jaar kijken of hiermee voldoende in de bestaande behoefte aan een toegankelijke vertrouwenspersoon wordt voorzien.

DE ONDERWIJSCOMMISSIES DOEN VERSLAG | 35

ODC Faculteit der Exacte Wetenschappen De onderdeelcommissie Faculteit der Exacte Wetenschappen (ODC FEW) is een klankbord voor het faculteitsbestuur en zorgt dat de werkvloer wordt gehoord. De ODC FEW telt in 2016 nog zeven leden (5 WP, 1 OBP, 1 promovendus), en is daarmee een afspiegeling van de faculteit.

De ODC FEW-vergadercyclus is eens per zes weken. Dan vinden een interne ODC FEW vergadering en een facultaire gemeenschappelijke overleg vergadering (FGOV) plaats, sinds dit jaar ook gezamenlijk met onze zusterfaculteit FALW. Deze super-FGOV bestaat uit het FB, de ODC FEW, de ODC FALW, de FSR-FEW en de FSR-FALW. In de super-FGOV worden bètafacultaire ontwikkelingen en beleid besproken.

Leden van de ODC FEW hebben deelgenomen aan de medezeggenschapsconferenties van de OR in het voor- en najaar van 2016 waar naast competentietraining ook inhoudelijke onderwerpen werden behandeld, zoals het verdelingsplan, de werkdruk, en de instemming op hoofdlijnen begroting.

Punten waarop de ODC FEW in 2016 instemming of advies heeft gegeven zijn: • Positief advies aan het FB over de voorbereiding van de vorming van VU/UvA samenwerkingsinstituten Informatics en Physics & Astronomy (22 januari, samen met de FSR FEW) • Een gezamenlijk positief advies aan het FB (van de ODC en FSR van FALW en FEW) betreffende drs. B. van Leijen MPM tot nieuwe directeur bedrijfsvoering van FALW en FEW (12 februari) • Instemming met de Joint degree Bioinformatics & Systems Biology (27 mei) • Een gezamenlijk advies aan de rector (van de ODC en FSR van FALW en FEW) betreffende het profiel van de nieuwe decaan van FALW en FEW (13 juni) • Instemming met de Engelstalige Bachelor Wiskunde (27 september) • Een gezamenlijk positief advies aan de rector (van de ODC en FSR van FALW en FEW) betreffende de benoeming van prof.dr. G. Schreiber tot nieuwe decaan van FALW en FEW (6 oktober) • Een gezamenlijk positief advies aan het FB (van de ODC en FSR van FALW en FEW) betreffende de voorgenomen benoeming van prof.dr. J.E.W. Broerse tot portefeuillehouder onderzoek in het FB van FALW en FEW (16 december) • Instemming met de begroting 2017 en advies over het jaarplan 2017 aan het FB (16 december, van de ODC en FSR van FALW en FEW) • Instemming met deel A van de OER-en.

Punten waarover de ODC FEW in 2016 indringend heeft gesproken met het FB en haar bezorgdheid heeft getoond: • De inhoud en invoering van een docentvergoedingsmodel (DVM). In dit verband verscheen een opinie van de ODC in Ad Valvas • De noodzaak van boekenkasten in O|2 • De moeizame verhuizing naar O|2 • De onwenselijkheid van flexplekken • Problemen met de reorganisatie van de VU-bedrijfsvoering, met name bij F&A en HRM • De voorbereiding van de fusie van FALW en FEW in 2017 • De bèta-samenwerking met de UvA FNWI. De subcommissie financiën, bestaande uit twee ODC-leden, bespreekt tweemaandelijks de voortgangsrapportages met de bèta-controller, ook weer samen met de subcommissies Financiën van de ODC FALW, de FSR FEW en de FSR FALW. Dit zijn belangrijke vergaderingen waar de medezeggenschap meer inzicht krijgt, en vragen kan stellen. In het moeizame begrotingsproces is de subcommissie Financiën ook verschillende malen op de hoogte gehouden van de voortgang, en heeft gesproken over de dilemma’s. De voorzitter is lid geweest van de BAC voor de nieuwe decaan. Het is een goede ontwikkeling dat de medezeggenschap direct betrokken is bij de toekomst van de bèta-faculteiten.

36 | JAARVERSLAG 2016 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

ODC Faculteit Aard- en Levenswetenschappen De ODC heeft de volgende adviezen gegeven afgelopen jaar: • Een negatief advies aan het FB (samen met FSR FALW) over de samenwerking van Triple E (Earth, Ecology & Environment) met de UvA omdat het plan nog niet goed is uitgewerkt (29 januari) • Een gezamenlijk positief advies aan het FB (van ODC en FSR van FEW en FALW) betreffende drs. B. van Leijen MPM tot nieuwe directeur bedrijfsvoering van FEW en FALW (12 februari) • Advies betreffende herinrichting onderwijsdirectie aan FB van FSR en ODC FALW (1 maart) • Een positief advies aan het FB (samen met FSR FALW) op het inschakelen van een externe adviseur om de verschillen in de onderwijsorganisaties van de VU en de UvA in kaart te brengen (27 mei) • Een gezamenlijk advies aan de rector (van de ODC en FSR van FEW en FALW) betreffende het profiel van de nieuwe decaan van FEW en FALW (13 juni) • Een positief advies aan het FB (van FSR en ODC FALW) betreffende het voorstel geen numerus fixus voor BMW (15 juni) • Een gezamenlijk positief advies aan de rector (van de ODC en FSR van FEW en FALW) betreffende de benoeming van prof.dr. G. Schreiber tot nieuwe decaan FEW en FALW (6 oktober) • Een niet onverdeeld positief advies aan het FB betreffende organisatorische inbedding afdelingsmanagers en secretariaten (14 oktober) • Een positief advies aan het FB (samen met FSR FALW) betreffende samenvoeging van de sectie Gezondheid & Leven met de sectie Chemistry & Biology tot een nieuwe afdeling Environment & Health (21 oktober) • Een gezamenlijk positief advies aan het FB (van de ODC en FSR van FEW en FALW) betreffende de voorgenomen benoeming van prof.dr. J.E.W. Broerse tot portefeuillehouder onderzoek in het FB van FEW en FALW (16 december) De ODC heeft de volgende instemmingen gegeven afgelopen jaar: • Instemming met deel A van de OER-en aan het FB (15 juli) • Instemming met de begroting 2017 en advies over het jaarplan 2017 aan het FB (van de ODC en FSR van FEW en FALW) op 16 december.

De commissie financiën (waarin drie ODC-leden zitten) heeft samen met de ODC FEW en beide FSR-en een tweemaandelijkse overleg met de bèta-controller over voortgangrapportages en begroting. Het faculteitsbestuur, samen met het CvB, levert deze commissie punten aan die dan besproken worden; evenzo levert de commissie punten aan voor de begrotingsbespreking van het faculteitsbestuur met het CvB. Alle issues komen hier aan de orde. Er is twee keer per jaar een strategische conferentie waar de voorzitters van ODC en FSR bij uitgenodigd zijn.

Tevens hebben ODC-leden deel genomen aan conferenties en trainingen van de OR. Afgelopen jaar heeft de ODC maandelijks vergaderd; eens in de zes weken vonden overleggen plaats met het FB en ODC FEW en beide FSR-en. Ook is er gesproken met de rector over het profiel van de nieuwe decaan.

Wij zijn content met de uitbreiding van het FB met nieuwe mensen die ook de medezeggenschap hoog in het vaandel hebben staan en zien uit naar een goede samenwerking in 2017. In het komende jaar zal de fusie van de twee faculteiten FEW en FALW plaatsvinden. In dat licht is ons streven dat ook de medezeggenschap van de beide faculteiten gaan fuseren tot één ODC. Wij maken ons flinke zorgen over de geringe animo onder de medewerkers om plaats te nemen in de ODC. Wij zijn van mening dat deelname aan de ODC op dezelfde wijze gefaciliteerd moet worden als deelname aan de OR, dus onder andere met vergoeding van medezeggenschapsuren

DE ONDERWIJSCOMMISSIES DOEN VERSLAG | 37

door de faculteit of universiteit aan de afdeling van het betreffende ODC-lid. Dit hebben wij al kenbaar gemaakt bij het FB dat hier niet onwelwillend tegenover lijkt te staan.

Als het faciliteren van deelname aan de ODC niet langer ten laste komt van de afdeling van het betreffende ODC-lid, willen we actief gaan werven. Wij hopen dat de afdelingen dan, mede met druk van het FB, ook actief het deelnemen van medewerkers aan de medezeggenschap gaat stimuleren. Op deze wijze kan de vertegenwoordiging veel evenrediger worden met de samenstelling van het personeel van de faculteit.

ODC Faculteit Gedrag- en Bewegingswetenschappen Na de fusie van de faculteiten FPP en FBW in 2015 is er in 2016 hard gewerkt aan de harmonisatie van het personeelsbeleid, zoals het inschalings- en bevorderingsbeleid, het tenure track-beleid, de promotiebonusregeling voor promovendi, en een meerjarenplan voor een toekomstbestendige technische ondersteuning. Voor de ODC betekende dit een jaar met een bovengemiddeld aantal advies- en instemmingsprocedures.

Ook was 2016 het jaar waarin het instemmingsrecht van de medezeggenschap op de hoofdlijnen van de begroting zijn beslag kreeg. Voor zowel de ODC als het faculteitsbestuur is het nog even zoeken naar een goed evenwicht. Wat precies tot de hoofdlijnen moet worden gerekend, is deels aan de ODC om te bepalen. Het is duidelijk dat de ODC meer dan voorheen op de hoogte moet zijn van het financiële reilen en zeilen van de faculteit, en het gehele jaar door zo goed mogelijk geïnformeerd zal moeten zijn om daadwerkelijk mee te kunnen denken. In voorbereiding op de behandeling van de begroting en het jaarplan van 2017 is daarom een aantal malen overleg gevoerd met het faculteitsbestuur, ook buiten de reguliere overlegvergaderingen om. Een groot probleem hierbij, met name aan het begin van het afgelopen kalenderjaar, was het slecht functioneren van zowel de gedecentraliseerde financiële administratie als de ondersteunende digitale systemen, waardoor betrouwbaarheid van de facultaire cijfers onduidelijk was.

Deze nadelige gevolgen van de reorganisatie bij de dienst F&A voor onze faculteit is onder andere aangekaart bij de centrale ondernemingsraad.

Helaas heeft de nieuwe fusiefaculteit de wind financieel gezien niet mee. Evenals vorig jaar moet er flink worden bezuinigd. In hoeverre de daling van de inkomsten een structureel karakter heeft, is nu nog moeilijk te voorspellen, maar het is van groot belang dat we de aankomende jaren toewerken naar een sluitende begroting. Desondanks heeft het faculteitsbestuur ook ambities nieuw beleid te maken. De ODC ondersteunt die inzet, maar ziet ook gevaren gegeven de toch al hoge werkdruk onder het wetenschappelijk personeel.

Zowel bezuinigen als extra taken om meer kwaliteit te leveren, is niet duurzaam. Voor nieuwe initiatieven zullen de kosten en baten goed gewogen moeten worden. Als ODC stellen we de werkdruk voortdurend aan de orde. We streven ernaar om van werkdruk een verplicht bespreekpunt in de jaargesprekken te maken. Daarbij moeten ook de werkzaamheden buiten onderwijs en onderzoek, zoals commissiewerk, expliciet worden benoemd.

Naast het formele advies- en instemmingsrecht, kan een ODC het faculteitsbestuur ook ongevraagd van advies voorzien. Zo heeft de ODC geconstateerd dat er sinds de totstandkoming van de nieuwe faculteit heel weinig (lijn-)communicatie tussen afdelingshoofden en medewerkers, en opleidingsdirecteuren en docenten heeft plaatsgevonden. De ODC is van

38 | JAARVERSLAG 2016 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

mening dat het zowel voor het draagvlak als voor de kwaliteit van het beleid belangrijk is dat medewerkers niet alleen tijdig geïnformeerd worden over beleidsplannen en -besluiten, maar ook in een vroeg stadium bij nieuwe beleidsvoornemens betrokken worden. De ODC heeft het faculteitsbestuur geadviseerd het belang van interne communicatie onder de aandacht van de afdelingshoofden en opleidingsdirecteuren te brengen. Het bestuur heeft dit advies opgepakt.

Verder heeft de ODC in het kader van de naderende medezeggenschapsverkiezingen het faculteitsbestuur geadviseerd om afdelingen enigszins financieel te compenseren voor medewerkers die lid zijn van de medezeggenschap, en het belang van de medezeggenschap expliciet op de agenda te zetten van het Strategisch Overleg van afdelingshoofden en opleidingsdirecteuren. Ook dit advies is opgevolgd. We hopen dat dit bijdraagt aan een bredere representatie van de afdelingen op de aankomende kandidatenlijst!

ODC Financiën & Audit De ODC Financiën bestond in 2016 uit vijf leden van diverse afdelingen. De meeste leden hadden al ervaring op het terrein van medezeggenschap. Belangrijke aandachtspunten voor de onderdeelcommissie waren het tegengaan van de negatieve gevolgen van de implementatie van de reorganisatie sinds december 2014.

De invoering van digitale ‘selfservice’, waarbij VU medewerkers zelf meer administratieve taken zouden uitvoeren, verliep helaas niet optimaal. Dit had tot gevolg dat financiële medewerkers deze werkzaamheden toch nog op zich namen.

Door medewerkers te raadplegen, constateerden we een toename in de werkdruk. De ODC heeft gepleit voor een betere rolverdeling, communicatie tussen het centrale financieel service centrum en de business- en projectcontrollers bij de eenheden.

De ODC heeft ook geadviseerd om de zeer beperkte extra capaciteit, voor pieken in de werkzaamheden bij de bovengenoemde afdelingen, uit te breiden. In de praktijk zagen we dat hier, ondanks de beperkte financiële ruimte, gehoor aan is gegeven.

We hebben voorgesteld de projectcontrollers voor huisvestingsprojecten anders aan te sturen dan die voor onderzoeksprojecten. We zagen dat na dit advies de voorgestelde verandering werd doorgevoerd.

De onderdeelcommissie heeft gepleit voor het ontwikkelen van een opleidingsbeleid voor alle typen van functies binnen de dienst om de inzetbaarheid van medewerkers te versterken en te verbreden. We hebben zelf veel opgestoken van de trainingen, die de OR heeft aangeboden.

De ODC heeft invloed kunnen uitoefenen op onderdelen van het jaarplan Financiën 2017, dat eind september is ingediend. In 2016 hebben we veel tijd besteed aan het kritisch beoordelen van het concept van dit plan. Onze suggesties zijn voor een deel overgenomen in het definitieve plan.

DE ONDERWIJSCOMMISSIES DOEN VERSLAG | 39

ODC Bestuurszaken De ODC heeft in 2016 in totaal zeven maal met de directeur van BZ, Carolien Metselaar, vergaderd. In enkele gevallen waren daarbij tevens andere leden van het managementteam van BZ, dan wel de personeelsadviseur of de controller aanwezig. In algemene zin kan worden gezegd dat de overleggen en samenwerking met de directeur goed verloopt. De ODC overlegde daarnaast een aantal keren in eigen kring.

Belangrijke onderwerpen in 2016 waren: • afwikkeling van de verhuizing van Bestuurszaken naar de D-vleugel; • de Jaarrapportage 2015 van Bestuurszaken; • kwartaalrapportages (4- en 12maandsrapportage); • het BZ-opleidingsplan; • Jaarplan 2016; • de algemene gang van zaken binnen BZ; • algemene ontwikkelingen personeelsbeleid binnen BZ. Het algemene beeld is dat in 2016 geen grote medezeggenschapsissues speelden. Tegelijk blijft het zinvol regelmatig met de directeur uit te wisselen over de gang van zaken in de dienst.

In overleg met Carolien Metselaar is besloten dat de ODC primair met de medewerkers van BZ communiceert via de regelmatig terugkerende BZ-koffiemomenten.

De ODC bestond bij het begin van het jaar uit Hein Breukelaar (voorzitter), Nynke Rodenhuis (secretaris), Pam Kaspers en Vicky van den Elsen. Laatstgenoemde heeft per 1 juni de VU en daarmee de ODC verlaten. Per 1 juli traden Annelies Frehe en Barbara Zegveld tot de ODC toe.

ODC Facultaire Campusorganisatie De ODC van FCO, Facilitaire Campus Organisatie, bestaat uit negen leden en alle zetels zijn dit jaar bezet geweest. Net voor dit verslag jaar is Hein Leuverink via benoeming toegetreden tot de ODC. De ander leden zijn Mark Peters (voorzitter), Wouter van Duijn, Ruud van Es, Marjan Oliehoek, Bareld Ottens, Nissette Groot-Antink, Bart Mulder en Marcel Langeveld. Er zijn dit jaar zes overlegvergaderingen geweest met directeur Josja van der Veer.

De begrotingsbehandeling en jaarplan 2016 kende een lange doorlooptijd, omdat er na indienen van plannen met bijbehorende financiering er een addendum met extra éénmalige bezuiniging werd voorgesteld. De kosten voor beveiliging en schoonmaak konden bij hernieuwde aanbesteding worden teruggedrongen. De dienstverlening zou slechts beperkt geraakt worden en er zijn geen bedreigde arbeidsplaatsen voor medewerkers van FCO. De evaluatie reorganisatie bedrijfsvoering aan de hand van een format van OR is ingevuld en na overleg met directeur FCO is de evaluatie vastgesteld en aan OR gestuurd. Van de hoorzitting door de OR georganiseerd, is door de ODC geen gebruik gemaakt.

FCO heeft werk gemaakt van de uitvoering van de Participatiewet. De inzet is om tien beschermde arbeidsplaatsen te creëren. De ODC steunt deze inzet, maar vraagt ook aandacht om verder te kijken dan alleen laag- of ongeschoolde functies.

De ODC heeft ongevraagd advies gegeven na een enquête onder medewerkers over de verhuizing van Uilenstede naar de campus. De dienst is weliswaar verspreid werkzaam over de gehele campus, maar werkt aan goede interne samenwerking tussen de verschillende onderdelen.

40 | JAARVERSLAG 2016 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

De nieuwe huisvesting vraagt nog wel aandacht op thema’s als ontmoeten, samenwerking en ondersteuning flexwerken.

Bij bespreking van het jaarverslag 2015 is aandacht gevraagd voor de terugdringing van externe inhuur daar waar het om reguliere arbeid gaat. In elk overleg wordt aandacht besteed aan vacatures en zoveel als mogelijk detachering en uitzendkracht naar contract bij VU overgenomen met als doel opgebouwde expertise te behouden en kosten te drukken.

Er is een gratificatiebeleid voor FCO voorgelegd aan ODC. ODC heeft positief geadviseerd, maar pleit voor terughoudendheid en goede onderbouwing bij toepassing. Jaarlijks wordt aan ODC het aantal gratificaties en totaal bedrag gerapporteerd.

Het jaarplan 2017 en bijbehorende begroting krijgen uitgebreid de aandacht van de ODC. Speerpunten zijn de ‘aanvullende mogelijkheden 2017’ om een extra M€ 3,- te besparen of generen. Er is zorg over de gevolgen die dit heeft voor (uitgesteld) onderhoud aan installaties en gebouwen en toename van tijdelijke personeel in plaats van vast.

In 2015 is een verandertraject ingezet om te komen tot ‘One Team FCO’ waarbij de klant van FCO centraal staat en de medewerkers van FCO verantwoordelijkheid nemen in een omgeving van onderling vertrouwen en samenwerking over de afdelingen heen. De ODC volgt dit proces van cultuurverandering met een positieve kritische houding en geeft regelmatig feedback aan de directeur FCO.

ODC HRM, A&M Samenstelling 2016 Raymond Neumann (voorzitter), Marga Philippo, (secretaris), Susanne de Backer, Josien Hagen, Cock van der Linden, Najat Mahnin en Helma Windt. De samenstelling van de ODC is het afgelopen jaar gewijzigd. Door het vertrek van Klaas Kramer (pensioen) is Josien Hagen de ODC komen verstreken.

Met de toevoeging van Josien heeft de ODC nu een mooi uitgebalanceerde vertegenwoordiging opgebouwd uit de diverse geledingen binnen de dienst.

Algemeen De ODC heeft in principe zes maal per jaar overleg met de directeur HRMAM. Daarnaast heeft de ODC onderling overleg om te komen tot advisering naar de directeur HRMAM over bepaalde onderwerpen die aan de orde zijn. In 2016 is, in aanwezigheid van directeur Anneriek de Heer, op de volgende data overleg gevoerd: 29 maart, 4 april, 23 mei en 26 juli. De overleggen van 22 september, 13 oktober en 14 november zijn gehouden met directeur ad interim Janco Bonnink. Van alle overleggen zijn notulen gemaakt en ook verspreid aan alle medewerkers binnen de dienst. De overleggen werden gevoerd op een transparante en constructieve wijze.

Naast de reguliere onderwerpen die in de ODC worden besproken, heeft de ODC overleg gehad met de directeur HRM, Arbo en Milieu over: • Resultaten extern onderzoek en teamontwikkelingstraject Arbo & Milieu • Arbeidsomstandigheden en verzuim • Ontwikkelingen rond de toekomst van de Amsterdamse arbodienstverlening • Evaluatie reorganisatie • Kosten Doorberekening Model (KDM) • Jaarplan 2017 HRM, Arbo & Milieu • Begroting 2017 HRM, Arbo & Milieu • Benoeming nieuwe directeur HRM, Arbo & Milieu • Verkiezingen ODC/OR (wijziging zittingstermijn van 3 naar 2 jaar) • Verzuimsysteem Dotweb • Vlootschouw, HRM, Arbo & Milieu

DE ONDERWIJSCOMMISSIES DOEN VERSLAG | 41

ODC UB De fysieke werkbelasting voor de afdeling Logistiek is dit jaar onderzocht door de AMD. Isabel Priesman van de AMD heeft een gedegen rapport opgesteld met aanbevelingen.

Dit rapport heeft geleid tot een concreet actieplan waarvan de punten nu één voor één worden aangepakt.

In 2015 was het houden van ontruimingsoefeningen door de ODC aangekaart bij de directeur.

In 2016 zijn voor alle afdelingen ontruimingsoefeningen geweest. In 2017 zal er nogmaals contact zijn met de AMD om de evaluatie en de eventuele verbeterpunten te bekijken.

In april 2016 is het 1-balieconcept gerealiseerd met verruimde openingstijden UB. Er is gesproken over vrijwillig en verplicht werken in het weekend en op feestdagen.

Vrijwillig betekent dat de geldigheid van de redenen om niet op zondag te willen werken niet betwist wordt. De OR heeft over de kwestie gesproken met het CvB. De GV is geïnformeerd door het CvB d.m.v. de brief Roosterdiensten UB. Het Strategic Plan University Library 2017-2020 is tot stand gekomen met input vanuit de afdelingen van de UB. De ODC heeft haar zorgen uitgesproken over het nieuwe organogram van de UB. De afdelingen veranderen ingrijpend. De ODC heeft toch een positief advies uitgebracht over dit Strategic Plan met een aantal kritische kanttekeningen.

In 2017 gaat de directeur van de UB, Josje Calff, met pensioen. De ODC is positief over het feit dat Marjolein Jansen van het CvB de zaak in oktober heeft opgepakt en de medewerkers van de UB en de ODC de gelegenheid heeft gegeven om met haar van gedachten te wisselen over het concept wervingsprofiel. De ODC is ook vertegenwoordigd in de BAC. Begin september is de voorzitter, Peter Koffijberg, met pensioen gegaan. De vicevoorzitter, Rian Kriesels, is hem opgevolgd. Op de kandidatenlijst van de verkiezingen 2014 stonden geen personen meer die zitting wilden nemen. Besloten is om een half jaar, tot de verkiezingen 2017, door te gaan met vier leden in plaats van vijf leden.

42 | JAARVERSLAG 2016 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

AMBTELIJK SECRETARISSEN EN ADVISEURS Ambtelijk secretarissen De secretarissen, Kitty Jong en Sandra de Maesschalck, begeleiden, adviseren en staan de universitaire medezeggenschap bij in de breedste zin van het woord. Zij treden bovendien op als secretaris van de overlegvergaderingen met het college. Verder maken zij deel uit van de Verkiezingscommissie, de commissie Communicatie, de commissie TOP, en het overleg van het dagelijks bestuur.

Ook in 2016 is het secretariaat enige maanden ondersteund door Mirjam Kool van Flex-AS, een klein bureau gespecialiseerd in interim ambtelijke ondersteuning voor medezeggenschap. Aanleiding hiervoor was het feit dat Annemarie Bibo in het voorjaar van 2016 haar positie als ambtelijk secretaris verruilde voor een positie als secretaris voor beleids- en bestuursondersteuning. Per 1 september werd het ambtelijk secretariaat versterkt door de komst van Sandra de Maesschalck.

Sandra is sinds 1988 werkzaam op de VU en is gedurende die tijd bij veel faculteiten en diensten betrokken geweest. Afgestudeerd als geoloog aan de UvA en na enkele jaren werk voor de VN in Afrika, begon haar taak op de VU in het Bèta-gebouw als (promotie) onderzoeker bij FALW. Dit werd later gecombineerd met een parttime functie als vakreferent bèta bij de bibliotheek.

Sandra de Maesschalck

Na verhuizing naar het Hoofdgebouw is ze onder andere als projectleider verantwoordelijk geweest voor het opzetten van de Beeldbank van de UB VU. Vanaf de jaren ’90 heeft ze zich bezig gehouden met de medezeggenschap, eerst als lid in de Bibliotheekraad, daarna in de ODC en vanaf 2012 als lid van de OR. Bij de grote reorganisatie van de UB in 2014 volgde een TO-periode met detacheringen bij SOZ en de Lerarenopleiding.

Het bureau medezeggenschap bevindt zich in het hoofdgebouw van de VU op kamer 15A-88, en is te bereiken via de telefoonnummer (020) 598 5312 en (020) 598 5238. Het e-mailadres is or@vu.nl. Het secretariaat is dagelijks geopend van 08.00 tot 12.00 uur en van 13.00 tot 16.00 uur (behalve vrijdagmiddag). De vergaderingen van de OR en GV zijn in principe openbaar, evenals de agenda, het verslag en de stukken. Agenda’s en uitgebrachte adviezen staan op VUnet en op de website van de OR: www.ondernemingsraadvu.nl.

Adviseurs De ondernemingsraad heeft ook in 2016 gebruik gemaakt van de deskundigheid van zijn vaste adviseurs.

Jacques Spaapen, oud-medewerker van de UB VU en voormalig OR-lid, adviseerde de verkiezingscommissie en de commissie Juridische Zaken. De commissie Juridische Zaken kon ook een beroep doen – en heeft dat ook gedaan – op mr. Helen Overes en mr. Vivian Bij de Vaate.

De commissie P&O werd ook in 2016 geadviseerd door de oud OR-lid dr. Kees van der Veer, professor aan de Transcend Peace University in Basel (Zwitserland) en het Galtung Institute in Freiburg (Duitsland). Vanaf november 2016 is mevrouw dr. Rieky van Walraven na bijna twaalf jaar zitting te hebben gehad in de OR, als adviseur toegetreden tot de commissie P&O. De commissie VGWM werd ook in 2016 ondersteund door de heer Willem Reijnders.

AMBTELIJKE SECRETARISSEN EN ADVISEURS | 43

Column

LOVUM

14 oktober 2016 was een heuglijke dag.

De ondernemingsraden, studentenraden en universiteitsraden van de 14 universiteiten besloten in Enschede tot de oprichting van de Vereniging LOVUM; het landelijk overleg universitaire medezeggenschap. Hebben de universitaire medezeggenschapsraden elkaar nu pas gevonden zult u zich afvragen? Dat is gelukkig niet het geval.

Het LOVUM komt als netwerk al sinds ongeveer twintig jaar (!) tweemaal per jaar bijeen, beurtelings bij een van de instellingen. Bij de VU is LOVUM in 2007 en 2015 te gast geweest.

Er werd voornamelijk informatie uitgewisseld en best practices gedeeld. Ook had LOVUM een formele taak: het voordragen van een lid voor de landelijke geschillencommissie medezeggenschap hoger onderwijs. Al jaren bestond echter de wens om de positie van het LOVUM te versterken. Dat is geen geringe opgave met 20 medezeggenschapsorganen.

Maar de noodzaak werd in toenemende mate gevoeld. In 2009 toen de WHW werd herzien, in 2012 toen werkgevers en werknemers bij monde van de VSNU en de vakbonden de wens tot herziening van de medezeggenschap

Kitty Jong 44 | JAARVERSLAG 2016 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

uitten, in 2015 toen de studiebeurs werd afgeschaft en de medezeggenschap het instemmingsrecht op de universitaire begroting kreeg, en dit jaar opnieuw bij de aankondiging van de wet versterking bestuurskracht.

Eind vorig jaar werd een gezamenlijke visie en missie opgesteld: ‘de vereniging heeft als doel om op landelijk niveau de belangen van de universitaire medezeggenschap te behartigen alsmede de medezeggenschap van personeel en studenten op universiteiten te bevorderen en te optimaliseren. LOVUM beoogt ook het aanspreekpunt te zijn als het gaat om medezeggenschap voor externe partijen zoals het ministerie van OCW en de VSNU’.

Deze zomer heeft de GV-commissie Juridische Zaken van de VU de verenigingsstatuten geformuleerd. Die zijn op 14 oktober goedgekeurd. Ook is het bestuur gekozen: naast de voorzitters van de universiteitsraden van Tilburg, Utrecht en Maastricht heeft Martijn Goosensen, voorzitter van de USR van de VU, zitting in het bestuur. Ambtelijk secretaris van OR VU, Kitty Jong, is als secretaris aan het DB van LOVUM toegevoegd.

AFSCHEID CORYFEEËN Aan het eind van 2016 verlieten twee ‘medezeggenschapsmonumenten’ de VU en daarmee ook de ondernemingsraad: Rieky van Walraven (voor FNV Overheid, in de raad sinds 2005) en Frans van der Woerd (CNV Connectief, sinds 2011). Rieky heeft haar sporen onder meer verdiend bij de commissie P&O (voorheen SOZ). Zij was het geweten van de raad ten tijde van reorganisaties bij de VU, en dat waren er veel. Zij koppelde een enorme werklust aan haar grote dossierkennis en wist het standpunt van de raad steeds glashelder en ondubbelzinnig voor het voetlicht te brengen. Frans was in de tijd van de grote reorganisatie bedrijfsvoering een van de genoemde domeinvoorzitters. Hij maakt daarnaast onder meer deel uit van de commissie FEZ waar hij al jaren een grote pleitbezorger is voor de herziening van het allocatiemodel.

De raad nam op 30 november afscheid van hen, met een bezoek aan het Rijksmuseum en een etentje bij de Tolhuistuin. Rieky en Frans blijven aan als advies van de raad tot aan de ORverkiezingen van maart 2017.

BIJLAGEN

46 | JAARVERSLAG 2016 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

ADVIEZEN ONDERNEMINGSRAAD IN 2016 Adviezen OR Onderwerp

Referentienummer

Bureau Projectregie (BPR) en opzetten projectmanagerspool

ORVU-2016/023 v

Reorganisatie Arbo en Milieu

ORVU-2016/053 v

Evaluatie reorganisaties bedrijfsvoering (eerste zeven)

ORVU-2016/075 v

Overgang groep Slootweg naar de UvA

ORVU-2016/099 v

Evaluatie reorganisaties BZ, HRM, F&A

ORVU-2016/131 v

Nieuw LMS

ORVU-2016/150 v

De OR adviseert negatief op de wijziging van de ophanging en aansturing van BPR en pleit voor handhaving van de huidige positionering binnen BZ. De OR is wel positief over een op te zetten projectmanagerspool maar vindt positionering bij de dienst IT geen garantie voor het dienen van dienstoverstijgend VU-belang; prioritering van projecten moet gebeuren op basis van door het VU bestuur vastgelegde doelstellingen en prioriteiten.

Directe aanleiding voor deze reorganisatie is de opzegging van de dienstverleningsovereenkomst van VUmc met A&M VU. De OR ziet zich in dit dossier voor een voldongen feit geplaatst. Mede vanwege het belang van behoud van werkgelegenheid adviseert hij positief over overplaatsing van medewerkers verzuimbegeleiding naar VUmc, wel met een aantal belangrijke punten van kritiek en enkele kanttekeningen en aandachtspunten bij de overplaatsing.

In dit ongevraagd tussentijdse advies constateert de OR dat de reorganisatie bedrijfsvoering primair een bezuinigingsoperatie was en per dienst heel verschillend heeft uitgepakt. De raad roept het college op om op korte termijn een plan van aanpak te ontwikkelen om de geconstateerde knelpunten op te lossen, te beginnen met de angstcultuur. Verder is het verzoek aan het college om in geval van toekomstige reorganisaties alle mogelijke consequenties vooraf goed te doordenken. Zie verder onder ORVU-2016/131 v.

Deze overgang is een gevolg van een keuze van de afdeling S&F om zich te concentreren op farmaceutische wetenschappen. De OR adviseert positief over deze overgang met inachtneming van een transparanter adviesproces en duidelijkere communicatie naar medewerkers in de toekomst.

De OR signaleert ook bij deze evaluatie als primair doel ‘bezuiniging’ ondanks de destijds met de OR afgesloten convenant dat ondersteuning van primaire processen leidend zou zijn in het reorganisatieproces. De bezuinigingen hebben vaak negatieve gevolgen gehad voor O&O en heeft geresulteerd in verhoogde werkdruk bij medewerkers van diensten en faculteiten wat op sommige plekken heeft geleid tot werkstress. Als gevolg van stijl van leidinggeven kunnen goede suggesties vanaf de werkvloer soms onvoldoende naar het management worden gecommuniceerd.

De OR vraagt zich af of aanbesteding van een nieuw LMS juridisch noodzakelijk was. Na de toezegging door het college dat de OR en USR betrokken worden bij het go- no go moment voor een nieuw LMS ter vervanging van Blackbord en dat de aanbestedingskalender onderdeel wordt van de medezeggenschapskalender zodat de Raad tijdig zijn bevoegdheden kan uitoefenen, heeft de OR positief geadviseerd met inachtneming van een vijftal adviezen.

BIJLAGEN | 47

Instemming OR Onderwerp

Aanpassingen Regeling Jaar- en beoordelingsgesprek

Referentienummer ORVU-2016/022 v

De OR stemt in met zowel de technische- als inhoudelijke aanpassingen op de regeling Jaar- en Beoordelingsgesprekken.

Tenure Trackbeleid 2016

ORVU-2016/070 v

Wijziging klokkenluidersregeling

ORVU-2016/136 v

Definitieve reactie regeling Opleidingsfaciliteiten

ORVU-2016/148 v

De raad stemt in met het VU-brede voorgenomen Tenure Trackbeleid dat is geformuleerd na het tot stand komen van de nieuwe CAO Nederlandse Universiteiten.

De OR stemt in met voorgestelde en aangevulde wijzigingen van de klokkenluidersregelingen en roept het college op om zorg te dragen voor bekendheid van de regeling bij medewerkers en studenten.

De raad kan niet instemmen met de regeling totdat er overeenstemming is bereikt in de lopende onderhandelingen tussen het Lokaal Overleg (LO) en de werkgever over de verrekening van kosten van de transitievergoeding.

48 | JAARVERSLAG 2016 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

Initiatieven OR Onderwerp

Referentienummer

Reactie op de overgang medewerkers C&M

ORVU-2016/33 v

Brief over signalering van problemen chemicaliĂŤntransport- en opslag O/2

ORVU-2016/040 v

Brief over werkbelevingsonderzoek en risico-inventarisatie & -evaluatie

ORVU-2016/074 v

Advies over biologische veiligheid op de campus

ORVU-2016/076 v

Notitie Leeftijdsdiscriminatie

ORVU-2016/094 v

Reglementswijziging, omvang OR & onderdeelcommissies en tijdpad verkiezingen

ORVU-2016/120 v

Advies over mantelzorg op de VU

ORVU-2016/132 v

De raad roept het college op zich in te zetten voor een toekomstbestendige oplossing met betrekking tot ondersteuning van de VU Vereniging; verder verzoekt de raad bij een kleine organisatiewijziging het stappenplan na te leven.

In de brief vraagt de ondernemingsraad om een terugkoppeling, een RI&E en een plan van aanpak rond het vervoer en de opslag van gevaarlijke stoffen in relatie tot de inhuizing in O/2.

Met deze brief neemt de OR het initiatief om opnieuw zowel het belang van het WBO als de RI&E onder de aandacht te brengen.

De OR adviseert om de adviezen van de inspectie en die vanuit de organisatie met betrekking tot de professionalisering van de Biologische Veiligheidsfunctionaris ter hand te nemen en daarvoor de benodigde middelen beschikbaar te stellen.

De raad is zeer verontrust over de pijnlijke ontsporing op het gebied van leeftijdsdiscriminatie bij de reorganisatie faculteit Aard- en Levenswetenschappen en roept het college op de uitspraak van het College van de Rechten van de Mens serieus te nemen door met de betrokken medewerkers in gesprek te gaan en te komen tot een echte oplossing.

Het college wordt in deze notitie gevraagd om zijn standpunt kenbaar te maken over het gewijzigde reglement van de OR waarin onder meer wordt voorgesteld dat de zittingstermijn van de OR, en daarmee ook die van de ODC’s, teruggebracht wordt van drie naar twee jaar.

In dit initiatief adviseert de OR het CvB om op korte termijn werk te maken van een goed mantelzorgbeleid gezien het gegeven dat de zorgdruk onder medewerkers steeds verder zal toenemen door de participatiesamenleving.

BIJLAGEN | 49

ADVIEZEN GEZAMENLIJKE VERGADERING IN 2016 Adviezen GV Onderwerp

Referentienummer

Profielschets en procedure lid Raad van Toezicht

GV-2016/028 v

Wijziging Identiteitsbepaling in statuten VU

GV-2016/047 v

Jaarverslag VU 2015

GV-2016/052 v

De GV adviseert positief, mits er enkele aanpassingen in het voorgelegde profiel en de uitvoering van de procedure voor het werven van een nieuw lid van de Raad van Toezicht worden aangebracht.

De GV adviseert positief, met een drietal kanttekeningen en overwegingen, over de nieuw voorgestelde formulering van de identiteit van de Vereniging.

Zij adviseert nog één woord aan de laatste regel toe te voegen waardoor de rol van de Vereniging ‘actiever’ wordt.

De GV geeft een positief advies over de verantwoording van de financiële resultaten en gebeurtenissen in 2015. De jaarcijfers zijn in lijn met de begroting 2015 en het reguliere exploitatieresultaat is licht positief; daarnaast heeft de GV in het advies ook een aantal zorgen en vragen geformuleerd.

Instemming GV Onderwerp

Referentienummer

Herziene Gemeenschappelijke Regeling Amsterdam University College

GV-2016/055 v

Reactie op Kadernota 2017

GV-2016/070 v

Definitieve instemming met de MOER 17-18

GV-2016/125 v

De GV stemt in met de herziene Gemeenschappelijke Regeling voor AUC omdat de aangepaste regeling voldoende tegemoet is gekomen aan de aanvankelijke bezwaren en bedenkingen van de GV en vertegenwoordigers van AUC zelf.

De GV stemt niet in met de kadernota 2017 omdat zij fundamenteel met het college van mening verschilt over zowel inhoudelijke, als procedurele aspecten van de kadernota. De GV heeft onder meer zorgen dat de kwaliteit van het primaire onderwijs op de voorgestelde manier niet kan worden gegarandeerd.

De GV stemt in met de Model OER 17-18 met inachtneming van een zestal afspraken op gebied van nakijktermijnen, evaluatie van Bachelor- en Masterrichtlijn, ingangseisen voor Engelstalige masteropleidingen en functiebeperking.

Instemming en advies begroting 2017

Na uitgebreide discussie met het college over de door de GV geformuleerde speerpunten stemt de GV in met de hoofdlijnen van de begroting 2017; met betrekking tot het jaarplan 2017 worden adviezen uitgebracht op gebied van Pre University College, gezondheidsbeleid en VU-UvA samenwerking.

50 | JAARVERSLAG 2016 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

GV-2016/128 v

Initiatieven GV Onderwerp

Referentienummer

Samenwerkingsverbanden FALW, FEW en FNWI

GV-2016/007 v

Gebrekkige ondersteuning in de DigiTent en onderwijs- en computerzalen

GV-2016/017 v

VU Principes

GV-2016/071 v

Nakijktermijnen

GV-2016/078 v

In een brief wordt het college geattendeerd op het feit dat de instemmingsbevoegdheid voor de Gemeenschappelijke Regeling van het samenwerkingsverband van de faculteiten FEW en FALW van de VU en de FNWI van de UvA ligt bij de centrale medezeggenschap. Bevoegdheden in dezen op het niveau van het faculteitsbestuur bestaan op dit moment niet, wat betekent dat een GR die is afgesloten door faculteiten geen wettelijke basis heeft. In dit geval gaat het om instemmingsrecht in het kader van een wijziging op het Instellingsplan.

In de notitie vraagt de GV naar de oorzaak van, en de oplossing voor geconstateerde problemen in onderwijsondersteuning en digitale toetsing.

In dit ongevraagd advies uit de GV haar zorgen over mogelijk ‘oneigenlijk gebruik’ van de VU principes en heeft vragen over de status van de tekst en de implementatievoorstellen. Zij stelt een tweetal tekstuele wijzigingen voor.

Vooruitlopend op de instemmingsverzoek voor het Model Examenen Onderwijsreglement 17-18 adviseert de GV verruiming van de nakijktermijnen van de bacheloropleidingen zoals geformuleerd in de huidige OER van de bacheloropleiding Bewegingswetenschappen.

BIJLAGEN | 51

SAMENSTELLING ONDERNEMINGSRAAD S.W. (Seline) van Andel

ProVU

H. (Henk) Boswijk

CNV Connectief

tot 1 januari 2016

T.E. (Tamara) Bouwman

ProVU

tot 1 april 2016

A. (Anita) Charmant

FNV Overheid

tot 1 mei 2016

H.M.R.A. (Hans) van Eyghen

ProVU

T.C. (Dick) de Gilder

CNV Connectief

E.J. (Eric-Jan) Hartstra

FNV Overheid

L.M. (Laura) Henderson

ProVU

G.M.J. (Trudie) van Kampen

CNV Connectief

A. (Aniko) Kiss

FNV Overheid

C. (Kees) van der Kooi

CNV Connectief

vanaf 1 februari 2016

K. (Karin) Lurvink

ProVU

tot 1 april 2016

A.A. (Sandra) de Maesschalck

FNV Overheid

tot 1 september 2016

J. (Jona) Mijalkovic

ProVU

tot 1 januari 2016

H.J.M. (Henk) Olijhoek

FNV Overheid

D. (Dimitris) Pavlopoulos

FNV Overheid

E. (Esther) Plomp

ProVU

vanaf 1 februari 2016

H. (Razi) Quadir

ProVU

vanaf 1 mei 2016

J. W. (Johan) Rebel

FNV Overheid

P.J. (Jelly) Reinders

CNV Connectief

tot 1 januari 2016

J. (Jeroen) Rodenberg

FNV Overheid

tot 1 september 2016

P.H.M.P. (Peter) Roelofsma

CNV Connectief

vanaf 1 januari 2016

J.J.M. (Josephien) Sierag

FNV Overheid

vanaf 1 mei 2016

B. (Boris) Slijper

ProVU

P. (Peter) Stol

FNV Overheid

L.L.J. (Lambert) Truijens

FNV Overheid

R.E. (Rick) Vermunt

FNV Overheid

H.S. (Rieky) van Walraven

FNV Overheid

tot 1 november 2016

D.I. (Danielle) Watchman

ProVU

vanaf 1 mei 2016

K.F. (Frans) van der Woerd

CNV Connectief

tot 1 januari 2017

Op 1 januari 2017 telde de ondernemingsraad twee vacatures.

vanaf 1 september 2016

Secretarissen A. (Annemarie) Bibo

tot 1 mei 2016

C.G. (Kitty) Jong A.A. (Sandra) de Maesschalck

vanaf 1 september 2016

M. (Mirjam) Kool (interim)

van mei – september 2016

BIJLAGEN | 53

Ondernemingsraad 2017 54 | JAARVERSLAG 2016 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

1.

H. (Razi) Quadir FNV Overheid

7.

J.W. (Johan) Rebel FNV Overheid

2.

D.I. (Danielle) Watchman ProVU

8.

E.J. (Eric-Jan) Hartstra FNV Overheid

3.

A.A. (Sandra) de Maesschalck Secretaris

9.

G.M.J. (Trudie) van Kampen CNV Connectief

4.

B. (Boris) Slijper ProVU

10. H.J.M. (Henk) Olijhoek FNV Overheid

5.

H.S. (Rieky) van Walraven FNV Overheid

11. J.J.M. (Josephien) Sierag FNV Overheid

6.

L.M. (Laura) Henderson ProVU

12. R.E. (Rick) Vermunt FNV Overheid

14

17 13

10

9 5 1

6 2

18

19 16 11

15 7

12 8

3

4

13. K.F. (Frans) van der Woerd CNV Connectief

17. E. (Esther) Plomp ProVU

14. C. (Kees) van der Kooi CNV Connectief

18. L.L.J. (Lambert) Truijens FNV Overheid

15. C.G. (Kitty) Jong Secretaris

19. T.C. (Dick) de Gilder CNV Connectief

16. D. (Dimitris) Pavlopoulos FNV Overheid

BIJLAGEN | 55

Samenstelling commissies De ondernemingsraad kent een groot aantal commissies. De Wet op de ondernemingsraden onderscheidt drie soorten commissies: de onderdeelcommissies, de voorbereidingscommissies en de vaste commissies. Commissies worden formeel ingesteld overeenkomstig artikel 15 van de Wet op de Ondernemingsraden door middel van een instellingsbesluit dat ook aan het bestuur dient te worden voorgelegd. Hieronder een opsomming van de vaste commissies. De GV telt een drietal commissies: O&O, JZ en FEZ. Dit zijn de gelijknamige OR-commissies aangevuld met leden van de USR die ook het co-voorzitterschap bekleden.

Commissie Communicatie (COM) Esther Plomp (voorzitter) Henk Olijhoek Boris Slijper Sandra de Maesschalck

Commissie FinanciĂŤle en Economische Zaken (FEZ) Lambert Truijens (co-voorzitter) Hans van Eyghen Laura Henderson Trudie van Kampen Dimitris Pavlopoulos Jorick Houtkamp (USR, co-voorzitter) Evelien Alanja (USR) Joep Moolhuijsen (USR) Veerle Voermans (USR)

Commissie Huisvesting (HV) Frans van der Woerd (voorzitter) Henk Olijhoek Lambert Truijens

Commissie IT

Rick Vermunt (voorzitter) Peter Stol

Commissie Juridische Zaken (JZ) Laura Henderson (co-voorzitter) Seline van Andel Kees van der Kooi Razi Quadir Evelien Alanja (USR) Joep Moolhuijsen (USR) Jorick Houtkamp (USR) Veerle Voermans (USR, co-voorzitter) Jacques Spaapen, adviseur Vivian Bij de Vaate, adviseur Helen Overès, adviseur

Commissie Onderwijs en Onderzoek (O&O) Razi Quadir (co-voorzitter) Hans van Eyghen Aniko Kiss Dimitris Pavlopoulos Esther Plomp Boris Slijper Frans van der Woerd Amina Khelifi (USR) Lobke Min (USR, co-voorzitter) Jasper Vlaanderen (USR)

Razi Quadir

voorzitter commissie O&O

56 | JAARVERSLAG 2016 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

Commissie Training, Ontwikkeling en Professionalisering (TOP) Aniko Kiss Peter Stol Frans van der Woerd Rick Vermunt Kitty Jong (technisch voorzitter)

Commissie Personeel en Organisatie (P&O) Trudie van Kampen (voorzitter) Dick de Gilder Johan Rebel Josephien Sierag Seline van Andel Kees van der Veer, adviseur Rieky van Walraven, adviseur Joke Slingerland, adviseur

Commissie VGWM Peter Stol (voorzitter) Josephien Sierag Rick Vermunt Danielle Watchman Willem Reijnders, adviseur

Adhoc-commissie Democratisering Laura Henderson Martijn Goosensen (USR) Trudie van Kampen Joep Moolhuijsen (USR) Henk Olijhoek Dimitris Pavlopoulos Boris Slijper Jasper Vlaanderen (USR) Frans van der Woerd

Verkiezingscommissie (VC) Dick de Gilder (voorzitter) Eric-Jan Hartstra Laura Henderson Aniko Kiss Jacques Spaapen, adviseur Kitty Jong, secretaris

BIJLAGEN | 57

LIJST MET AFKORTINGEN A&M

Arbo & Milieu

AUC

Amsterdam University College

BAC Benoemingsadviescommissie BMW Biomedische Wetenschappen BPR Bureau Projectregie BZ Bestuurszaken C&M

Communicatie & Marketing

CieDEM Commissie Democratisering ComCom

Commissie Communicatie

CvB

College van Bestuur

DB Dagelijks Bestuur DVM Docentvergoedingsmodel F&A

Finance & Audit

FALW

Faculteit der Aard- en Levenswetenschappen

FB Faculteitsbestuur FBW

Faculteit der Bewegingswetenschappen

FCO Facilitaire Campusorganisatie FEW

Faculteit der Exacte Wetenschappen

FEWEB

Faculteit der Economische Wetenschappen en Bedrijfskunde

FEZ

FinanciĂŤle en Economische Zaken

FGB

Faculteit der Gedrags- en Bewegingswetenschappen

FGOV

Facultaire Gezamenlijke Overlegvergadering

FGW

Faculteit der Geesteswetenschappen

FMT Facultair managementteam FNWI

Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (UvA)

FSW

Faculteit der Sociale Wetenschappen

FSR Facultaire Studentenraad GV Gezamenlijke Vergadering HRM

Human Resource Management

HV Huisvesting ICT

Informatie- en communicatietechnologie

IT Informatietechnologie JZ Juridische Zaken

58 | JAARVERSLAG 2016 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

KDM Kostendoorbelastingssysteem LMS

Leer Management Systeem

LO Lokaal Overleg LOVUM

Landelijk Overleg Universitaire Medezeggenschap

MOER

Model Onderwijs- en Examenregeling

NT2

Nederlands als tweede taal

O&O

Onderwijs en Onderzoek

OBP

Ondersteunend en beheerspersoneel

ODC Onderdeelcommissie OCW

Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen

OER

Onderwijs- en Examenregeling

OR Ondernemingsraad ORVU

Ondernemingsraad Vrije Universiteit

P&O

Personeel & Organisatie

PhD

Doctor of Philosophy (promovendus)

ProVU

Promovendioverleg Vrije Universiteit

RI&E

Risico-inventarisatie & -Evaluatie

SO Studentgerichte ondersteuning SOZ

Student en Onderwijszaken

SWT Schoolwerktuinen SZW

Sociale Zaken en Werkgelegenheid

TO Transitieorganisatie TOP

Training, Ontwikkeling en Professionalisering

UB Universiteitsbibliotheek USR Universitaire Studentenraad UvA

Universiteit van Amsterdam

VC Verkiezingscommissie VGWM

Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu

VU Vrije Universiteit VUmc

VU medisch centrum

VUnet

Het intranet van de VU

VUSAM

Vrije Universiteit Sturings- en Allocatiemodel

WP Wetenschappelijk personeel

BIJLAGEN | 59

COLOFON Uitgave

Ondernemingsraad Vrije Universiteit De Boelelaan 1105 1081 HV Amsterdam

Tekst

Laura Henderson Kitty Jong Sandra de Maesschalck Corianne Roza De columns, en de artikelen op pagina 20, 27, 28 en 30 zijn geschreven door leden van de commissie Communicatie en andere OR-leden.

De bijdragen van de onderdeelcommissies zijn geschreven door de ODC’s zelf.

(Eind)redactie

Kitty Jong Sandra de Maesschalck

Grafisch ontwerp

vanhulzen•gummo•kicks, Voorschoten

Fotografie

Henk Olijhoek Peter Stol Marieke Wijntjes

Cartoon

Merlijn Draisma

Druk

ReproVU

Ondernemingsraad Vrije Universiteit Amsterdam De Boelelaan 1105, kamer 15A-88 1081 HV Amsterdam T 020 598 5312 en 598 5238 E or@vu.nl I www.ondernemingsraadvu.nl www.facebook.com/Ondernemingsraad.vu @OR_VU

Ondernemingsraad