Jaarverslag Ondernemingsraad VU 2018

JAARVERSLAG 2018 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

Ondernemingsraad

INHOUD VAN DE VOORZITTER OR- EN GV-COMMISSIES OR-Commissie Personeel & Organisatie OR-Commissie Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu OR-Commissie Huisvesting OR-Commissie IT OR-Commissie Communicatie OR-Verkiezingscommissie OR-Commissie Training, Ontwikkeling en Professionalisering GV-Commissie Onderwijs en Onderzoek GV-Commissie Financiële en Economische Zaken GV-Commissie Juridische Zaken GV-Commissie Internationalisering

DE ONDERDEELCOMMISSIES DOEN VERSLAG

ODC Informatietechnologie ODC Facilitaire Campus Organisatie ODC Communicatie & Marketing ODC Human Resource Management, Arbo & Milieu

AMBTELIJK SECRETARISSEN EN ADVISEURS AFSCHEID OR-LEDEN

BIJLAGEN 37 Adviezen ondernemingsraad in 2018 37 Adviezen Gezamenlijke Vergadering in 2018 40 Samenstelling Ondernemingsraad 43 Ondernemingsraad 2019 44 Samenstelling commissies 46 Lijst met afkortingen 49

3 INHOUD

ODC School of Business and Economics ODC Faculteit Geesteswetenschappen ODC Faculteit Religie en Theologie, voorheen Godgeleerdheid ODC Faculteit Gedrag en Bewegen ODC Faculteit Sociale Wetenschappen ODC Faculteit Bètawetenschappen ODC Faculteit Rechtsgeleerdheid ODC Student- en Onderwijs Zaken ODC Universiteits Bibliotheek ODC Bestuurszaken

5 6 6 8 10 13 15 16 18 21 22 24 26 28 28 29 29 29 30 30 31 31 31 32 32 32 33 33 35 36

De flexibele werkomgeving, vitaliteit, werkdruk en betrokkenheid. Daar moet echt iets aan gebeuren.

VAN DE VOORZITTER Van AVG tot kwaliteitsafspraken OR en de privacywetgeving

OR en het proefdiercentrum

Het Universitair Proefdiercentrum, dat nu nog gehuisvest is in het W&N-gebouw, wordt opgenomen in het nog te bouwen Schoolwerktuintjesgebouw. Daarvoor zijn forse extra investeringen nodig waar de OR kritisch naar heeft gekeken. Het UPC staat exclusief ten dienst van wetenschappelijk onderzoek.

Vooral bij neurobiologisch en oncologisch onderzoek is gebruik van proefdieren nog nodig. Wel vindt de OR dat het gebruik van proefdieren, waar mogelijk, moet worden verminderd.

OR en evaluatie SOZ

De evaluatie van de reorganisatie van het domein Student­ gerichte Ondersteuning is de laatste in een reeks geweest en daarmee ook de afsluiting van de ingrijpende reorganisatie bedrijfsvoering. Een reorganisatie waar de OR met gemengde gevoelens op terug kijkt. Onderdeel van deze evaluatie was een hoorzitting waar veel informatie is opgehaald, die gebruikt is voor het OR-advies. Hoge werkdruk, mede door instroom van

OR en de uitkomsten werkbelevingsonderzoek (WBO)

In 2018 is voor de derde keer het werkbelevingsonderzoek gehouden. Over de gehele linie geeft het onderzoek een lichte verbetering ten opzichte van het vorige onderzoek maar er zijn nog een aantal zorgpunten waarvan de OR vindt dat er echt iets mee moet gebeuren. Dat betreft allereerst de flexibele werkomgeving die kleurt voor de derde achtereenvolgende keer rood. De VU scoort ook minder dan andere universiteiten op het gebied van vitaliteit en werkdruk, en de mate waarin medewerkers zich betrokken voelen bij de VU. Bij het volgende onderzoek moet hier echt iets aan gedaan zijn. Bij de medewerkers neem de animo om aan het onderzoek mee te doen af, als zij geen resultaten zien.

OR en GV

Een belangrijk deel van het werk van de OR-leden speelt zich af in de zogenaamde Gezamenlijke Vergadering (GV) Hieraan nemen de USR en OR samen deel. De GV heeft onder andere instemming op de hoofdlijnen van de begroting en om de vijf jaar op het Instellingsplan en heeft daarnaast adviesrecht bij de benoeming van CvB-leden. Dit jaar was extra intensief want het stond voor een groot deel in het teken van de zogenaamde kwaliteitsafspraken. Dit zijn afspraken over de besteding van de gelden die vrij gekomen zijn door de invoering van het leenstelsel. Binnen deze afspraken is bepaald dat er een belangrijke rol is weggelegd voor de medezeggenschap over hoe en waar deze gelden binnen de universiteit besteed worden. Vooral in het najaar is hier veel tijd aan besteed, wat ook nodig was omdat geld voor een aantal projecten nu al voor langere tijd wordt vastgelegd. De instemming op het Kwaliteitsplan 2019-2024 heeft de GV net niet in 2018 kunnen geven. De uitkomst kunt u lezen in het jaarverslag 2019 maar ik kan al vast verklappen dat het goed is afgelopen.

Henk Olijhoek, voorzitter Ondernemingsraad

5 VAN DE VOORZITTER

2018 was het jaar van de Algemene Verordening Gegevens­ bescherming (AVG). De AVG is van toepassing zodra een instelling persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en/of opslaat.

Voor de Ondernemingsraad betekende dit, dat we ingestemd hebben met een aantal regelingen die voor de AVG aangepast moesten worden zoals bijvoorbeeld de Regeling verwerking persoonsgegevens medewerkers. Een aantal privacy gerela­ teerde dossiers werden over de jaargrens getild, omdat meer tijd nodig was om tot een zorgvuldige beslissing te komen.

Wat deze onderwerpen met elkaar verbindt, is dat ze allemaal te maken hebben met gedrag en privacy in een digitale omgeving. Al deze technologische ontwikkelingen raken de medewerkers; je krijgt al gauw het gevoel ‘dat de baas meekijkt’ in privacygevoelige zaken. Maar daartegenover staat dat de VU de wet moet volgen en data beschikbaar moet hebben als er ergens iets misgaat. Dit alles levert een spanningsveld op waarover uitgebreid binnen de OR, en met het CvB, wordt en werd gesproken.

internationale studenten, onduidelijkheid over taken, een als te groot ervaren flexibele schil en problemen met niet aansluitende digitale werkprocessen zijn zaken die door de medewerkers werden genoemd. Dit is meegenomen in het OR-advies met de aanbeveling om hier serieus werk van te maken. Een ander belangrijk punt voor de OR is het opnieuw instellen van een centrale faciliteit voor studeren met een functiebeperking.

OR- EN GV-COMMISSIES OR-Commissie Personeel & Organisatie (P&O) Samenstelling

De commissie P&O bestond in 2018 uit de volgende leden: Josephien Sierag (voorzitter), Trudie van Kampen, Mohamed Boukabous, Aniko Kiss, Henk Olijhoek, Johan Rebel en Marlies de Vries. Kees van der Veer en Rieky van Walraven waren onze vaste adviseurs en Anneke Mulder, ambtelijk secretaris, heeft ons met raad en daad terzijde gestaan.

Vergaderingen/bijeenkomsten

De commissie kwam standaard bijeen op de dagen waarop de OR-vergaderingen en de overlegvergaderingen met het CvB werden gehouden. Als daar aanleiding toe was kwam de commissie, of een deel van de commissie, ook tussentijds bij elkaar.

De periodieke overleggen met HRM, die in 2017 zijn opgestart, werden in 2018 verder uitgebouwd.

JAARVERSLAG 2018 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

6

Commissie Personeel en Organisatie

v.l.n.r. Henk Olijhoek, Josephien Sierag, Johan Rebel, Aniko Kiss, Trudie van Kampen en Marlies de Vries

Eens per vier weken kwamen de commissieleden met Renée-Andrée Koornstra (directeur HRMAM) en Marieke Klein Breteler bijeen. Deze overleggen werden gebruikt om ideeën uit te wisselen, adviesen instemmings­verzoeken te bespreken en met elkaar over actuele thema’s te praten.

Daarnaast heeft de commissievoorzitter naar volle tevredenheid samen met Iris Smalbrugge en Sonja Bloemers van de dienst HRM het mini-sympo­sium ‘Dag van de Mantelzorg’ georganiseerd, dat op 12 november werd gehouden. Die middag werd besloten een netwerk voor mantelzorgers op te richten. In 2019 zal dit initiatief verder opgepakt en uitgewerkt worden.

Besproken onderwerpen/dossiers

De commissie P&O heeft zich in 2018 met een groot aantal uiteenlopende zaken beziggehouden, waaronder wijziging van de regeling ombudsman, regeling ongewenst gedrag, traineeship bedrijfsvoering, vindbaarheid HRM-onderwerpen op VUnet, werving en selectie, scholing medewerkers, reorganisatie C&M en uitwerking cao-afspraken.

Op 14 november heeft Jeroen Schulze een presentatie gegeven over het Applicant Tracking System (ATS), een systeem dat zorgt voor de administratie en het beheer van vacatures en sollicitanten.

Op de dossiers participatiewet/garantiebanen, werk­belevingsonderzoek (WBO), mogelijke oprichting netwerk medewerkers/studenten met een beperking, leiderschap en werkdruk heeft de commissie nauw samengewerkt met de commissie VGWM (Veiligheid,

Een drietal onderwerpen uitgelicht 1. Participatiewet/garantiebanen Op 10 januari hebben de commissies P&O en VGWM gezamenlijk de training Participatiewet en Garantiebanen gevolgd, verzorgd door SBI Formaat in samenwerking met FNV. In deze training werd het waarom en hoe van duurzame garantiebanen voor arbeidsbeperkten belicht in het kader van de Participatiewet en afspraken uit het Sociaal Akkoord 2013. Verder werd er aandacht besteed aan de afspraken die al in de cao zijn gemaakt over het realiseren van arbeidsplaatsen voor mensen met een zekere afstand tot de arbeidsmarkt.

Naar aanleiding van deze training hebben we gesprekken gevoerd met onder andere Cees van Veenendaal en Jan Thomas Cremer van het participatieteam van de VU. De sluiting van Klavertje Vier bracht ons op het idee een fietsenstalling/fietsenreparatiebedrijfje te starten waar mensen met een beperking opgeleid kunnen worden tot verkoper/fietsenmaker/beheerder. Het plan is via HRM aan FCO voorgelegd. We hopen in 2019 te horen of het gelukt is dit idee daadwerkelijk te realiseren.

2. Leiderschap en sociale veiligheid Leiderschap en sociale veiligheid zijn twee begrippen die nauw met elkaar verbonden zijn. Door een bepaalde cultuur binnen een organisatie kan het voor werknemers moeilijk zijn om aan te geven dat bepaald gedrag van leidinggevenden of collega’s als niet prettig of ongewenst wordt ervaren. Uit het rapport van de commissie Gunning is naar voren gekomen dat op de VU vooral over elkaar en niet met elkaar gepraat wordt. In die cultuur moet verandering komen. De OR heeft contact met haar achterban en kan een belangrijke rol spelen bij het op gang brengen van het gesprek over wat gewenst en ongewenst gedrag is.

Op basis van de Wet op de Ondernemingsraden heeft de OR hierin ook een formele titel.

Op 15 november zijn 3 leden van de commissie naar de

7 OR-COMMISSIE PERSONEEL EN ORGANISATIE

De voorzitter van de commissie heeft verder nog als toehoorder (spreekrecht, geen stemrecht) vanuit de OR de overlegvergaderingen van het Lokaal Overleg (LO) bij­gewoond. Aan het Lokaal Overleg wordt deelgenomen door de werkgever (directeur HRMAM) en vertegenwoordigers van de vier vakbonden, te weten: FNV-Overheid, CNV-Connectief, VAWO/CMHF en AC/FBC. De commissie­ voorzitter is hierbij aanwezig omdat veel personele regelingen op beide gesprekstafels behandeld worden.

Gezondheid, Welzijn, Milieu), omdat er tussen die commissies op deze onderwerpen overlap bestaat.

netwerkbijeenkomst “(On)gewenst gedrag op het werk; moet toch kunnen?!” in Nieuwegein geweest. Deze bijeenkomst werd in het kader van de Week van de Werkstress georganiseerd door het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Naar aanleiding van deze dag wil de commissie zich in 2019 verder verdiepen in het bespreekbaar maken en signaleren van ongewenst gedrag. Het in 2018 door HRM gelanceerde programma “The Art of Engagement” kan daarbij een hulpmiddel zijn, evenals de training Sociale Veiligheid voor leidinggevenden. In maart 2019 zullen de commissieleden van P&O en VGWM zelf deze laatstgenoemde training volgen.

JAARVERSLAG 2018 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

8

3. M ogelijkheden netwerk medewerkers/studenten met een beperking Op de VU is veel aandacht voor diversiteit: verschillen in gender, seksuele oriëntatie, nationaliteiten, culturen, denkwijzen en religies. In het kader van diversiteit/ inclusiviteit hebben de commissies P&O en VGWM gezamen­lijk onderzoek gedaan naar het draagvlak voor een netwerk voor medewerkers/studenten met een beperking binnen de VU. Hierover is onder andere contact geweest met de Universiteit Leiden, waar zo’n netwerk reeds bestaat, en met Wim Haan (Diversity Officer VU).

In 2019 zal hiermee verder worden gegaan.

OR-Commissie Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu (VGWM) Algemeen

Arbeidsomstandigheden zijn een belangrijk aandachtspunt voor de Ondernemingsraad. De commissie VGWM toetst of de organisatie voldoet aan haar verplichtingen en focust zich op knelpunten. In 2018 ging natuurlijk veel aandacht uit naar de uitkomsten van het derde werk­belevingsonderzoek en de cao-afspraak over werkdrukvermindering en bevordering duurzame inzetbaarheid. Zes keer per jaar wordt constructief overleg gevoerd met het hoofd van de Arbodienst en de directeur HRMAM. Daarnaast wordt overlegd met specialisten.

Reorganisatie C&M

De ondernemingsraad heeft op 7 november een adviesaanvraag ontvangen inzake de voorgenomen reorganisatie van de dienst C&M. Om tot een gedegen advies te kunnen komen heeft de commissie P&O zich onder andere gebogen over het concept reorganisatieplan en het concept personeelsplan. Verder heeft de commissie ter voorbereiding op de hoorzitting voor de medewerkers gesproken met de voorzitter van de ODC, de voltallige ODC en met de ODC en het MT van de dienst samen.

Op 12 december is het conceptadvies Reorganisatie Communicatie & Marketing besproken in de overleg­ vergadering van de OR met het CvB. In 2019 zal de behandeling van het advies worden vervolgd.

Eline Heppe lid commissie VGWM

Werkdruk en Werkbelevingsonderzoek (WBO)

De samenwerking tussen de dienst HRM, vakbonden en OR in de werkgroep werkdruk, die eerder resulteerde in de werkdrukmatrix, is doorgegaan in 2018. Werkdruk staat op de (bestuurlijke) agenda, maar aandacht blijft nodig om tot concrete maatregelen te komen. Zichtbaarheid laat nog te wensen over. Knelpunten uit het WBO (informatievoorziening, werkdruk, vitaliteit, werk­ omgeving, loopbaanmogelijkheden, werkoverleg) zullen ook in het volgend jaar onderwerp van gesprek zijn met het bestuur. Bij de werkomgeving gaat het bijvoorbeeld over plaats- en tijdonafhankelijk werken, hinderlijk geluid in open ruimte en het contact tussen medewerkers onderling en met studenten. Bevorderen van werkoverleg en interne delegatie van bevoegdheden is een stimulerende

taak van de OR (WOR art.28). De OR-commissies VGWM en P&O werken samen aan voorstellen over coachend/ publiek leiderschap.

Risico Inventarisatie & Evaluatie

In 2017 is de RI&E IT afgerond en een plan van aanpak door de commissie vastgesteld. In november is het Veiligheids- en Gezondheidskader vastgesteld en is een dynamische RI&E ingevoerd, die dichter bij de werkvloer staat. Voor de VU is dit de kapstok om in de geest van de arbowet de arbeidsomstandigheden continu op alle niveaus te blijven verbeteren. De uitkomsten van het WBO zijn nadrukkelijk onderdeel van de RI&E. In 2018 zijn de RI&E Preventiemedewerker en Elektromagnetische Velden bijgewerkt. De RI&E O|2, Legionella en Financiën worden nog verwacht.

9 OR-COMMISSIE VEILIGHEID, GEZONDHEID, WELZIJN EN MILIEU (VGWM)

Commissie VGWM

v.l.n.r. Rick Vermunt, Daniëlle Watchman, Marlies de Vries, Eline Heppe, Josephien Sierag en Peter Stol

Veiligheid

In 2018 is het bedrijfsnoodplan verder aangevuld met praktische factsheets. Met name de factsheet ‘ontruimen docenten’ is in goed overleg aangepast. In samenwerking met de OR-commissie Huisvesting is gesproken over de zogenaamde integrale bedrijfsnoodorganisatie; afronding van dit dossier wordt begin 2019 verwacht. De evaluatie en maatregelen naar aanleiding van het algemeen beeld ongevallencijfers en calamiteiten is besproken. Ook is er in samenwerking met de OR-commissie P&O een aanzet gemaakt om te komen tot een platform voor mede­werkers met een functiebeperking.

Sociaal Jaarverslag

Samen met de OR-commissie P&O is kritisch positief naar het sociaal jaarverslag en aanvullende informatie gekeken op vlak van gezondheid, vitaliteit, duurzame inzetbaarheid, scholing en ontwikkeling en transparantie.

Green Office

JAARVERSLAG 2018 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

10

Last but not least zijn ideeën uitgewisseld met de Green Office op het gebied van duurzaamheid. Hier zijn veel kansen om samen te werken en bewustzijn in de organisatie te verankeren.

OR-Commissie Huisvesting (HV) De commissie HV komt in de regel maandelijks tweemaal bijeen, eenmaal voor onderling beraad en eenmaal voor overleg met de directie van FCO. In het afgelopen jaar werden in beide overleggen op constructieve en collegiale wijze de conceptadviezen en standpunten van de commissie voorbereid op het gebied van huisvesting en campusgebruik in de meest brede zin van het woord.

De commissie bestond in 2018 uit Adriaan Overbeeke, Eric-Jan Hartstra, Peter Stol, Henk Olijhoek, en Sjaak Lammerts (voorzitter). Frans van der Woerd is actief als adviseur binnen de commissie. Daarnaast zijn er twee leden vanuit de USR aan de commissie verbonden: in de eerste helft van het jaar waren dat Iris van Essen en Imke Hottentot en in de tweede helft: Cécile Baartman en Pim Kelders.

In 2018 is door de commissie gesproken over de volgende onderwerpen: • Plannen voor de campusontwikkeling, de inrichting en het gebruik.

• Uitbreiding van de investering in het nieuwe labgebouw ten behoeve van een nieuw proefdiercentrum, waarbij dislocatie ten opzichte van onderzoek wordt voorkomen en de samenwerking met het Amsterdams Universitair Medisch Centrum resulteert in goede faciliteiten tegen minder kosten. Overigens is hierbij ook gesproken over de (on)wenselijkheid van proefdieronderzoek en de ontwikkelingen om proefdiergebruik terug te dringen.

Bij deze adviesaanvraag is samengewerkt met de GV-commissie FEZ. • Vergroten van het aantal en verbeteren van de vindbaarheid van studieplekken.

• Inhuizing van de studieverenigingen in de nieuwbouw.

• Duurzaamheid: hoe maakt de VU haar ambities waar en welke kansen biedt het nieuwe labgebouw, het Energiemeerjarenplan en de IT in deze.

• Bereikbaarheid en verkeersveiligheid op en rond de campus.

• Rekenkamerrapport: vastgoed bij de universiteiten.

• Smart@work en de uitkomsten van het werkbelevings­ onderzoek: er bestaat onvrede over de flexplekken.

• Integraal Bedrijfsnoodplan. Het CvB heeft de bestaande beleidsinitiatieven op dit gebied samengevoegd en gaat dit op aandringen van de commissie voor advies aan de OR voorleggen. Hierbij wordt samengewerkt met de OR-commissie VGWM. • Binnen de OR en GV zijn speerpunten ingebracht t.b.v. de kadernota; de jaarlijkse huisvestingslasten worden gevolgd als onderdeel van de hoofdlijnen van de begroting.

In aansluiting op de grotere dossiers zijn er de mede­ delingen en de rondvraag, waarin de dagelijkse gang op de campus kritisch en constructief wordt gevolgd, met name qua verbouwingen en verhuizingen, en wordt er een vinger aan de pols gehouden als zaken niet goed (dreigen) te lopen.

11 OR-COMMISSIE HUISVESTING

Commissie HV

v.l.n.r. Henk Olijhoek, Peter Stol, Sjaak Lammerts, Adriaan Overbeeke en Eric-Jan Hartstra

Commissie IT

v.l.n.r. Victor van Bijlert, Ida Sabelis, Johan Rebel en Rick Vermunt

OR-Commissie IT De commissie IT bereidt adviezen voor op het gebied van strategische IT en geeft, daar waar overlap plaatsvindt met andere commissies, deeladviezen op componenten die IT-gerelateerd zijn.

Uit de aard der zaak is IT een groeiend domein. Veel dossiers die de commissie onder handen kreeg, hadden overlap met andere commissies, met andere woorden: veel dossiers die andere commissies onder handen kregen hadden een duidelijke IT-poot. Wij leiden daaruit af dat door de steeds frequentere samenwerkingen met andere commissies de grenzen tussen commissies diffuser worden.

De commissie bestond in 2018 uit Johan Rebel (voor­zitter), Ida Sabelis (vicevoorzitter), Rick Vermunt en Victor van Bijlert.

Speerpunten in 2018

Dossiers 2018

1. Detex/sleepnetmethodes De kwestie rondom monitoring van medewerkers met behulp van software en/of devices blijft onverminderd

Uitval en toekomst

De commissie is het afgelopen jaar veelvuldig geplaagd door langdurige uitval van commissieleden. Voor de volgende termijn is dit een aandachtpunt en moet wellicht worden gedacht aan uitbreiding van de commissie.

Een andere oplossing kan zijn dat elke andere OR/GV-commissie zorgt voor een lid met IT-affiniteit.

Johan Rebel

Voorzitter Commissie IT

13 OR-COMMISSIE IT

1. Verbeterde informatievoorziening De dienst ICT is het afgelopen jaar wederom gereorganiseerd; aandachtspunten daarbij waren aansturen door leidinggevenden en communicatie.

2. IT-oplossingen voor flexibel thuiswerken Deze verworvenheid is vooral van toepassing op WP en minder op OBP, aangezien de laatste groep door de aard van hun werk vaak op de werkplek zelf aanwezig moeten zijn. Los hiervan blijft de noodzaak van een volwaardige IT-oplossing voor een VPN-verbinding met het volledige VU-netwerk overeind, waarbij de UB-key slechts een veiligheidsbevorderend aspect hiervan vormt.

3. Betere infovoorziening tussen Canvas, VUnet en de studiegids 4. IT-ondersteuning bij onderwijsinnovatie Onderwijs is onderhevig aan (internationale) frameworks waarin de wijze waarop onderwijs wordt gegeven is vastgelegd. Nieuwe vormen kunnen multimediaal zijn, maar ook bijvoorbeeld 3D-technieken.

op de agenda staan. De AVG ziet erop toe dat privacy rechten van EU-burgers worden beschermd. Volgens de OR-commissie IT geldt dat ook voor werknemers (ondersteunende dossiers: AVG, EVRM).

2. Reglement ICT voorzieningen (in samenwerking met de GV-commissie Juridische Zaken) Dit reglement haakt nauw aan bij bovenstaand punt.

Hierin wordt opgesteld welke regelingen gelden voor de VU-populatie. Dit dossier was eind 2018 nog in behandeling en zal begin 2019 worden afgerond.

3. Digidoc (i.s.m. GV-commissie Juridische Zaken).

Digidoc beoogt fysieke instroom van de post tot nul te reduceren. Hiertoe is een aantal richtlijnen opgesteld voor personeel dat daarmee de fysieke post moet digitaliseren. Het briefgeheim staat hier nadrukkelijk onder druk. Mag een openbare instelling dit schenden (denk aan gevangenissen, waar dit uit veiligheids­ overwegingen wel mag)? Dit dossier is nog niet uitbehandeld.

E: OR@VU.NL | WWW.VU.NL/OR | WWW.ONDERNEMINGSRAADVU.NL | 14 MAART 2018

PRIVACY, DE AVG EN DE WERKNEMER

om in te loggen een app hebben gedownload of een speciale stick hebben, de zogeheten YubiKey. Nadat we als gebruikelijk hebben ingelogd wordt er een extra check ingebouwd, via de app of YubiKey worden we geïdentificeerd. Terecht dat er wordt nagedacht over de toegankelijkheid van de systemen.

Op 25 mei 2018 vervangt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Daar is al veel over gezegd en er zal meer over volgen. Eric-Jan Hartstra, voorzitter van de commissie Juridische Zaken van de Ondernemingsraad stelt op persoonlijke titel een paar vragen.

ALGEMEEN

De AVG is op 25 mei 2016 in werking getreden maar moet worden toegepast vanaf 25 mei 2018.

Vanaf dat moment is in de hele Europese Unie dezelfde wetgeving van toepassing. Het doel van deze regelgeving is dat burgers meer rechten krijgen. Ons recht op privacy wordt groter. Dat is voor een belangrijk deel ingege-ven door de gedigitaliseerde samenleving. Organisaties moeten straks kunnen bewijzen dat zij geldige toestemming hebben verkregen om digitale gegevens op te slaan. Organisaties hebben een verantwoordingsplicht, dit betekent dat elke organisatie in documenten moet kunnen aantonen dat zij organisatorische en technische maatregelen heeft genomen om vanaf 25 mei aan de AVG te voldoen.

De Ondernemingsraad bespreekt in de maand maart een aantal regelingen die direct voortvloeien uit de invoering van de AVG. Wat dat betreft is het goed om te zien dat de Vrije Universiteit (VU) inspeelt op de komende wetswijziging. Zo kijken we op dit moment naar het Reglement verwerking persoonsgegevens medewerker en naar het Reglement cameratoezicht. Reglementen waarin de VU vastlegt wat de rechten van de medewerkers zijn en welke verplichtingen de universiteit heeft. Daar gaat het in dit artikel niet om. Bij het doorlezen van deze reglementen kwam er een aantal vragen bij mij op. Wat voor medewerkers geldt dat we niet alleen burgers zijn met rechten

maar ook medewerkers met plichten. En als je de beschouwingen over de AVG leest zijn er best wat vragen te stellen. Weten we al wat er na 25 mei verandert?

DATA

EEN METHODE DIE

In de nieuwe wet wordt nadrukkelijk gesprokenICT-VEILIGHEIDSSPECIALISTEN over de verantwoordelijke voor ADVISEREN IS DE persoonsgegevens. Dat is de VU. Maar vervolgens is er aandacht voor de verwer-ker TWEE-STAPS AUTHENTICATIE van deze gegevens. En dat zijn er een heleboel op een universiteit. Het verzame-len van persoonsgegevens is vanzelfsprekend voor een wiel voor hoeven uitvinden. Want veel mensen organisatie als de VU. Iedereen begrijpt dat zullen er geen routine van hebben gemaakt om NAW-gegevens en een bankreke-ningnummer hier vooraf over na te denken. bij de salarisadministratie bekend moeten zijn, wil er maandelijks uitbetaald kunnen worden.

En hoe zit het met gegevens voor wetenschapEn studenten zullen ook niet vrolijk worden als pelijk onderzoek? Bij onderzoek maakt men er geen tentamencijfers worden bijgehouden. gebruik van bijzondere persoonsgegevens. In principe verbiedt de AVG het gebruik van dit In het algemeen wordt gesteld dat verwerkers type gegevens. Te denken valt dan aan ras, van data erop moeten letten dat zij data niet etniciteit, religie of seksuele geaardheid. Maar langer vasthouden dan nodig is voor het doel onder de AVG wordt wetenschappelijk waarvoor ze zijn verkregen. En dat bij de onderzoek niet onmogelijk. Art 89 van de AVG verwerker een actieve taak ligt om data te geeft mogelijkheden. Om deze bijzondere verwijderen als deze definitief niet meer noodpersoonskenmerken alsnog te kunnen gebruizakelijk zijn. Maar wanneer is dat? Wanneer is ken. Uit een presentatie die de Ondernemingseen adres niet meer noodzakelijk? Feit is dat bij raad heeft gehad van een van de privacy het verzamelen van persoonsgegevens vooraf juristen van de VU bleek dat een uitzondering de gebruikscriteria helder omlijnd moeten zijn. op het verwerkingsverbod mogelijk is als een Het lijkt me dat daar meer aandacht voor mag onderzoek het algemeen belang dient, de komen zodat medewerkers hier zelf niet het verwerking van de gegevens noodzakelijk is

voor dat onderzoek. Ook moet het dan onmogelijk blijken om uitdrukkelijke toestemming te vragen of moet het verkrijgen van die toestemming een onevenredige inspanning kosten en er moet bij de uitvoering van de verwerking worden voorzien in waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet evenredig wordt geschaad. Het legt een extra verantwoordelijkheid bij onderzoekers, lijkt mij.

BOETE

De website van de Autoriteit Persoonsgegevens geeft aan dat een van de belangrijkste veranderingen is de mogelijkheid om boetes op te leggen met een maximum van 20 miljoen Euro.

Dat is nog al een bedrag. Reden genoeg om te zorgen dat de zaak in orde is, zou je zeggen.

Maar wat nu als er toch iets mis zou gaan. Stel dat een werknemer een fout maakt. Dan is de universiteit verantwoordelijk voor de betaling van de boete. Je hoopt het natuurlijk niet maar

wat als het mis gaat? De juristen zijn er nog niet uit lees ik. Waar de ene jurist oppert dat de werkgever moet overwegen om een boetebeding op te nemen in de arbeidsvoorwaarden van ieder personeelslid, geeft een ander aan dat de werkgever dit niet kan eisen. Als het toch zou gebeuren ligt daar een taak voor de vakbond of ondernemingsraad. Voorlopig lijkt het er op dat het aan de werkgever is om aan iedereen duidelijk te maken wat de consequen-ties zijn van de nieuwe regelgeving en wat er gaat veranderen in het dagelijks werk.

TOEGANKELIJKHEID

De werkgever moet er ook voor zorgen dat de persoonlijke en gevoelige gegevens niet zo maar toegankelijk zijn. Een methode die ICT-veiligheidsspecialisten adviseren is de twee-staps authenticatie. Ook de Vrije Universiteit heeft hier voor gekozen, konden we vorige week in een mail lezen. Binnenkort kunnen we alleen de webmail nog lezen als we

Nu ben ik vast niet de enige die wel eens zijn telefoon thuis laat liggen. Nu gaat het om webmail en dan kun je dus nog wel inloggen op een “vaste” computer. Maar ja de webmail lees je ook in een vergadering op een tablet. In de mail wordt al gesproken dat er gekeken gaat worden welke toepassingen er verder nog beveiligd moeten worden. Je moet er toch niet aan denken dat je er na een treinreis van anderhalf uur achter komt dat de telefoon thuis ligt? Is dat dan een verloren werkdag? Niet iedereen heeft een smartphone, dus gelukkig is er een alternatief. De USB-YubiKey. Prima alternatief maar wat gebeurt er als je hem in je computer laat zitten? En hij bij terugkomst niet meer in de PC zit? Natuurlijk is het niet slim om dat te doen maar het zal gebeuren. Hoe snel is er een nieuwe en wat zijn de consequen-ties voor de medewerker?

Het zijn maar een paar vragen die bij mij opkwamen bij het bestuderen van de nadere regelingen die we in de Ondernemingsraad bespreken. Privacy en de AVG zijn zaken waar iedereen mee te maken gaat krijgen. Voorlopig is goed informeren van elkaar, meedenken en zelf scherp blijven de eerste stap.

COLOFON

COMMISSIE COMMUNICATIE OR SANDRA DE MAESSCHALCK, HENK OLIJHOEK, VICTOR VAN BIJLERT, ERIC-JAN HARTSTRA TEKST ERIC-JAN HARTSTRA BEELD CAREN HUYGELEN VORMGEVING HAAGSBLAUW

WWW.FACEBOOK.COM/ONDERNEMINGSRAAD.VU @OR_VU

E: OR@VU.NL | WWW.VU.NL/OR | WWW.ONDERNEMINGSRAADVU.NL | 22 MEI 2018

en dan dus nader bekeken kan worden. Maar dat leidt natuurlijk tot hevige dilemma’s. Ten eerste: hoe beveilig je de beveiliging? Wij hebben op dit moment geen reden om ons CvB te wantrouwen, maar dat is in het verle-den wel eens anders geweest. Wie zou er dan over het monitoren gaan? Wat gebeurt er met gegevens?

En worden medewerkers nou wel of niet op de hoogte gesteld van monitoren, van tevoren of achteraf? Alleen de belofte om er ‘natuurlijk zorgvuldig mee om te gaan’ is niet genoeg.

Daarnaast is het op dit moment bepaald niet duidelijk wie er wanneer welk soort zeggenschap over DTEX gaat hebben. Een select groepje IT-ers? Moet een aanvraag altijd via het CvB gaan? En zo niet, hoe gaat het met gedelegeerde bevoegdheden? En hoelang worden gegevens bewaard? Hoe, door wie en met welke garantie dat ze ooit ‘weggaan’? En feitelijk kan het zijn dat ze nooit weggaan, maar ergens achteraf in servers of op tapes bewaard blijven om op te duiken in andere verbanden, en in een tijd waarin niemand meer weet over het hoe en waarom van de verzameling van data.

Over IT en medewerkersvolgsystemen

DTEX – BIG BROTHER OP DE VU – OF GEWENSTE VEILIGHEIDSCHECK DIE DE OVERHEID WIL? DOOR OR – COMMISSIE IT

Voor al deze vragen hebben we de “Gedragscode Gebruik ICT-voorzieningen” dit voorjaar op ons bordje liggen. Voorheen heette die code ‘Computer en netwerkgebruik’ (2011), maar die titel dekt de lading niet voldoende meer. En langzamerhand rijst uit de discussies en stukken het beeld op dat de VU weliswaar aan haar verplichtingen wil voldoen, maar dat die heel vaak extern liggen, en op het gebied van ‘veiligheid’, van systemen, het voorkomen van misbruik, en jawel, het voorkomen van schade aan de goede naam van de VU3. Nu hebben we daar allemaal baat bij, vroeger of later, maar in de discussie komen niet of nauwelijks de individuele belangen van medewerkers naar voren.

En volgens voornoemde regel uit de Wet op de Ondernemingsraden is het aan de OR om juist ook die te bewaken. Al in een vrij vroeg stadium hebben we vragen gesteld over hoe medewerkers te beschermen, en mogelijk ook te waarschuwen als er op de een of andere manier gemonitord (gaat) worden. Tot op heden zijn daar geen heldere, in elk geval geen bevredigende antwoorden op gekomen. Alles in het licht van de aankomende AVG, , oftewel de nieuwe privacywetgeving. Maar, was die wet er niet ook om juist individuen te beschermen tegen ongewenst monitoren? En staat dat dan niet op gespannen voet met de bedoelingen van

In de herfst van 2017 is de OR ter ore gekomen dat de VU in de zomer van 2017 een systeem heeft aangeschaft dat het mogelijk maakt om medewerkers te monitoren bij het werken met ‘ICT voorzieningen’, dat wil zeggen computers, databestanden en wat dies meer zij.

De daarvoor gebruikte software heet DTEX1, en was als pilot al in gebruik bij IT. Onmiddellijk rees er bij ons enige onrust. Immers, het volgen van (individuele) medewerkers tijdens hun werk is een heikele en complexe zaak2. En hoewel we allemaal bescherming willen tegen hacken en dataverlies, zelf gevolgd worden is een andere zaak. Al te gemakkelijk kunnen zich daarbij ongewenste situaties voordoen, zoals het gericht monitoren bij vermoedens van ongewenst, maar ook van ‘gewoon’ gedrag, én het onder druk zetten van beheerders om gegevens over medewerkers door 1 2

Voluit DTEX UEBA (user and identity behaviour analytics).

Zie ook een eerder stuk over privacy in AdValvas 65/14, van 14 maart 2018

te spelen aan leidinggevenden. Natuurlijk leek het ons een zaak die, vanwege mogelijke impact op personeel, instemmingsplichtig zou moeten zijn (Artikel 27, WOR, 1-sub k en l).

Maar zo kijkt het CvB er niet tegenaan. Zij ziet invoering van het systeem vooral als een manier om aan haar verplichtingen te kunnen voldoen die de overheid in het kader van de invoering van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) vanaf eind mei 2018 oplegt: in geval van data-misbruik, of data-lekken moet een instelling kunnen bewijzen er alles aan gedaan te hebben om dat te voorkomen. DTEX is zo’n systeem – er zit een signaleringsmethode in voor gevallen waarbij opeens ‘abnormaal datagebruik’ opvalt

3

Zoals gevonden in ‘woord vooraf’ van de voorgestelde gedragscode

E: OR@VU.NL | WWW.VU.NL/OR | WWW.ONDERNEMINGSRAADVU.NL | 17 JANUARI 2018

COMMISSIE INFORMATIETECHNOLOGIE (IT)

COMMISSIE HUISVESTING (HV)

Op de OR-agenda komen veel verschillende onderwerpen voor. Om alle zaken zo goed mogelijk aan te pakken en behandeling van een bepaald onderwerp. De OR is trots op deze onmisbare denktanks vanwege hun belangrijke voorwerk in de beleidsadvisering aan het College van Bestuur. Een aantal commissies adviseren alleen de OR. Daarnaast zijn er commissies waar ook leden van de Universitaire Studentenraad (USR) deel van uit maken.

COMMISSIE PERSONEEL EN ORGANISATIE (P&O)

COMMISSIE VEILIGHEID GEZONDHEID WELZIJN EN MILIEU (VGWM)

COMMISSIE FINANCIËLE EN ECONOMISCHE ZAKEN (FEZ)

Van links naar rechts: Rick Vermunt, Johan Rebel, Victor van Bijlert.

Niet op de foto Ida Sabelis.

De commissie IT houdt zich voornamelijk bezig met de projecten die in het leven zijn geroepen voor de digitale dataverwerking binnen de VU zoals TOLL en Canvas. De focus van deze commissie ligt bij de toegankelijkheid en de vindbaarheid binnen het VU-net van alle digitale informatie die noodzakelijk is voor een optimale uitvoering van werk en studie.

Bij vragen kunt u zich richten tot de voorzitter Johan Rebel - j.w.rebel@vu.nl

COMMISSIE JURIDISCHE ZAKEN (JZ)

Van links naar rechts: Aniko Kiss, Mohamed Boukabous, Trudie van Kampen, Henk Olijhoek, Josephien Sierag, Johan Rebel.

Adviseurs: Rieky van Walraven en Kees van der Veer.

Op de overlegtafel van deze commissie liggen de instemmingsverzoeken over de personele regelingen en alle dossiers die direct gerelateerd zijn aan het medewerkersbelang.

De mening van de achterban is voor deze commissie een belangrijk onderdeel voor de beeldvorming. Om deze reden legt deze commissie vaak het oor te luisteren om te weten wat er op de werkvloer speelt, om theorie en praktijk aan elkaar te kunnen toetsen en om suggesties van betrokken medewerkers te ervaren. De beleidsfocus van deze commissie ligt op het realiseren van een strategisch en duurzaam personeelsbeleid.

Heeft u vragen, neem dan contact op met de voorzitter, Josephien Sierag j.j.m.sierag@vu.nl

Van links naar rechts: Daniëlle Watchman, Rick Vermunt, Josephien Sierag, Peter Stol, Marlies de Vries.

Adviseur: Rieky van Walraven.

De VGWM-commissie toetst of de VU voldoet aan de wettelijke eisen op het gebied van arbeidsomstandigheden. Op deze tafel belanden de instemmingsverzoeken over de reguliere dossiers zoals de Risico-inventarisatie en Evaluatie (RI&E) van alle gebouwen op de VUcampus, de raamovereenkomsten met de Arbodienst en het Werkbelevingsonderzoek.

De VGWM-commissie heeft in de beeldvorming ook aandacht voor de gerichte klachten van medewerkers of indicaties uit de verschillende rapporten die zij onder ogen krijgt. Daarnaast is deze commissie actief in de Werkgroep Werkdruk die de binnen de VU breed gevoelde ervaring van te hoge werkdruk in kaart brengt om hier gezamenlijk met het CvB acties aan te verbinden.

Bij vragen kunt u zich richten tot de voorzitter Peter Stol - p.stol@vu.nl

Van links naar rechts: Sjaak Lammerts, Johan Rebel, Dick de Gilder, Dimitris Pavlopoulos, Trudie van Kampen. Niet op de foto Ida Sabelis.

Van de zijde van de USR hebben in deze commissie zitting: Imke Hottentot, Koen van Dijk, Iris van Essen, Marc Lamain.

Adviseur: Frans van der Woerd.

De commissie FEZ formuleert preadviezen voor de OR en de GV over alle financiële beleidsstukken van de VU zoals de kadernota, de begroting en de bekostigingssystematiek. Sinds 2015 heeft de GV instemmingsbevoegd-heid op de hoofdlijnen in de begroting wat het belang van deze commissie nog heeft versterkt. De commissie FEZ denkt mee over het enerzijds opvangen van de eerste geld-stroomkrimp en anderzijds ruimte te maken voor innoverend onderwijs en onderzoek. De focus van deze commissie ligt hiermee op de haalbaarheid en het stellen van prioriteiten. Heeft u vragen, neem dan contact op met de voorzitter, Trudie van Kampen (OR) g.m.j.van.kampen@vu.nl of Imke Hottentot (USR) - i.hottentot@studentenraadvu.nl

De nieuwe gedragscode ligt nu voor – en zoals overal, er is haast bij zaken goed te regelen, nu de privacywetgeving op het punt van invoering staat. En daar zit ‘m de kneep: de invoering van de AVG staat al twee jaar op de rol. En wij willen als OR nog niet instemmen zolang er geen nadere checks & balances zijn ingebouwd om ook medewerkers te beschermen en niet (nog meer) in een Big Brother situatie hun werk te moeten doen. We steunen het streven van het CvB om in een wereld waarin hacken het nieuwe actievoeren lijkt te worden, alles te doen om met name onderzoeksgegevens veilig te stellen tegen kwaadwillende lieden.

Maar de OR kan met de huidige voorstellen weinig beginnen. We zien een aantal belangrijke invalshoeken die aan de orde hadden moet komen, zoals de omgang met meta-data, het beter uitleggen van hoe om te gaan met operationele zaken zoals een plotselinge piek in datagebruik (die op datalekken of – hacken zou kunnen wijzen) en gerichte dataverzameling, bijvoorbeeld bij vermoedens van leidinggevenden van dysfunctioneren van medewerkers. We weten nog weinig over de bescherming van operators tegen druk vanuit de leiding om het briefgeheim en privacy te schenden, de omgang van operators en anderen met meta-data, de rol van betrokken partijen buiten de VU, en meer. Kortom, het huidig voorstel is niet beleidsrijp en daarom kunnen we er nog geen klap op geven. Als OR zijn we bereid op korte termijn intensief mee te denken en overleg te voeren om de kans van instemming op een verbeterde gedragscode te verhogen. Maar de DTEX-episode verdient geen schoonheidsprijs en dat sterkt het vertrouwen niet.

COLOFON

COMMISSIE COMMUNICATIE OR SANDRA DE MAESSCHALCK, HENK OLIJHOEK, VICTOR VAN BIJLERT, ERIC-JAN HARTSTRA TEKST ERIC-JAN HARTSTRA BEELD NATHANIEL DAHAN VORMGEVING HAAGSBLAUW

WWW.FACEBOOK.COM/ONDERNEMINGSRAAD.VU @OR_VU

COMMISSIE COMMUNICATIE (COMCOM) In deze commissie hebben zitting: Eric-Jan Hartstra, Victor van Bijlert, Sandra de Maesschalck, Henk Olijhoek.

DE COMMISSIES VAN DE ONDERNEMINGSRAAD EN DE GEZAMENLIJKE VERGADERING om de taken te verdelen, heeft de OR commissies ingesteld. Een commissie staat de ondernemingsraad bij in de

een systeem als DTEX? Ja, is het antwoord, maar we moeten nu eenmaal prioriteiten stellen in de belangen die hiermee gemoeid zijn. En dat is voorlopig het einde van de discussie.

Van links naar rechts: Adriaan Overbeeke, Eric-Jan Hartstra, Razi Quadir.

Niet op de foto Kees van der Kooi.

Van de zijde van de USR hebben in deze commissie zitting: Koen van Dijk, Imke Hottentot, Marc Lamain.

Adviseur: Jacques Spaapen.

De commissie JZ behandelt dossiers die juridische implicaties kunnen hebben en adviseert over nieuwe of gewijzigde reglementen. Op dit moment liggen de reglementswijzigingen ter tafel die noodzakelijk zijn om per 25 mei 2018 te kunnen voldoen aan de per die datum van kracht zijnde Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Heeft u vragen, neem dan contact op met de voorzitter, Eric-Jan Hartstra (OR) e.j.hartstra@vu.nl of Koen van Dijk (USR) k.van.dijk@studentenraadvu.nl

Van links naar rechts: Sjaak Lammerts, Peter Stol, Adriaan Overbeeke, Eric-Jan Hartstra, Henk Olijhoek.

Van de zijde van de USR hebben in deze commissie zitting: Imke Hottentot, Iris van Essen.

Adviseur: Frans van der Woerd.

De commissie HV houdt zich naast alle nieuwbouw en verbouwingen op de VU-campus ook bezig met andere zaken zoals flexwerken en de energievoorziening op de campus. De focus van deze commissie ligt vooral bij haalbaarheid, duurzaamheid en leef- en werkbaarheid.

Bij vragen kunt u zich richten tot de voorzitter Sjaak Lammerts - sjaak.lammerts@vu.nl

COMMISSIE TRAINING, ONTWIKKELING EN PROFESSIONALISERING (TOP)

Van links naar rechts: Mohamed Boukabous, Aniko Kiss, Rick Vermunt, Kitty Jong, Henk Olijhoek en Josefien Sierag.

Kitty Jong is in haar functie binnen TOP opgevolgd door Sandra de Maesschalck. Van de zijde van de USR hebben in deze commissie zitting: Koen van Dijk, Imke Hottentot.

De commissie TOP verzorgt symposia, trainingen met als belangrijkste doel een professionaliseringsslag van de OR en de GV. Bij vragen kunt u zich richten tot de voorzitter Henk Olijhoek - henk.olijhoek@vu.nl

De commissie Communicatie wijkt af van de andere commissies van de Ondernemingsraad die zich voornamelijk bezighouden met specifieke onderwerpen, terwijl ComCom de communicatie verzorgt van (bijna) alle onderwerpen waar deze commissies zich in verdiepen. Deze onderwerpen worden kort behandeld in de digitale VU-nieuwsbrief en uitgebreider op de maandelijkse OR-pagina's in de Ad Valvas.

Daarnaast organiseert ComCom zoge-naamde fORum bijenkomsten over actuele thema’s die aan de VU spelen Heeft u vragen, neem dan contact op met de voorzitter, Eric-Jan Hartstra e.j.hartstra@vu.nl

COMMISSIE ONDERWIJS EN ONDERZOEK (O&O) In deze commissie heeft recentelijk een aantal wisselingen plaatsgevonden waardoor er nog geen actuele foto beschikbaar is.

Vande zijde van de OR hebben in deze commissie zitting: Razi Quadir, Dick de Gilder, Aniko Kiss, Dimitris Pavlopoulos.

Van de zijde van de USR hebben in deze commissie zitting: Koen van Dijk, Koen Voors, Liz ten Bergen, Margriet ten Broecke.

De commissie O&O houdt zich bezig met alle dossiers die gerelateerd zijn aan het onderwijs en het onderzoek, de primaire processen van de universiteit. Op hun tafel ligt op dit moment het Format Onderwijs- en Examenregelingen VU. Daarnaast houdt deze commissie de GV scherp op de prioriteit voor onderwijs en onderzoek, zowel in het aanbod als in de uitvoering.

Bij vragen kunt u zich richten tot de voorzitters Razi Quadir (OR) - h.quadir@vu.nl of Koen Voors - k.voors@studentenraadvu.nl

E: OR@VU.NL | WWW.VU.NL/OR | WWW.ONDERNEMINGSRAADVU.NL | 14 FEBRUARI 2018

INTERNATIONALISERING: ALLE HENS AAN DEK Kees van der Kooi, hoogleraar systematische theologie aan de Theologische Faculteit, en, samen met Koen van Dijk van de USR, duovoorzitter van de commissie internationalisering van de OR, geeft zijn persoonlijke visie op het thema internationalisering.

De VU heeft in haar instellingsplan 2015-2020 nadrukkelijk het onderwerp internationalisering op de agenda gezet. Dat heeft in 2017 geleid tot een door het International Office opgestelde nota ‘Beleidskader Internationalisering’ en een uitgebreide ‘Agenda internationalisering’, waarin de ambities en taken zijn uiteengezet. Internationalisering is een thema dat alle geledingen van de universiteit raakt en waar al het personeel, niemand uitgezonderd, mee te maken heeft. Het is daarom bij uitstek een onderwerp waar de medezeggenschap op van toepassing is, zowel universiteits-breed als ook op het niveau van faculteiten en diensten.

Binnen de universitaire medezeggenschap is

DE VRIJE UNIVERSITEIT MOET EEN PLEK WORDEN WAAR NIETNEDERLANDSE STUDENTEN EN MEDEWERKERS ZICH WELKOM WETEN EN KUNNEN WERKEN EN STUDEREN.

COLOFON

COMMISSIE COMMUNICATIE OR SANDRA DE MAESSCHALCK, HENK OLIJHOEK, VICTOR VAN BIJLERT, ERIC-JAN HARTSTRA TEKST ANNEKE MULDER BEELD MARIEKE WIJNTJES VORMGEVING HAAGSBLAUW

WWW.FACEBOOK.COM/ONDERNEMINGSRAAD.VU @OR_VU

Kees van der Kooi

daarom een commissie internationalisering in het leven geroepen. Dat het een actuele zaak is bleek nog eens toen minister van Onderwijs, Ingrid van Engelshoven, zich eind december kritisch uitliet over internationalisering en Nieuwsuur er op 27 januari j.l. een item aan wijdde. De bedoeling van deze bijdrage is om een paar elementen te schetsen die van belang zijn en voorwerp van gesprek moeten zijn.

Sommige woorden brengen hun eigen associaties mee. Dat geldt voor het woord innovatie (klinkt goed) en ook voor internationalisering (klinkt ook goed). Maar wat bedoelen we met internationalisering? Heel kort gezegd is internationalisering een reactie op de globalisering van de huidige cultuur. Afstanden en grenzen zijn van minder belang geworden, het speelveld voor de wetenschap is groter geworden en de Vrije Universiteit wil daarin meedoen. Niet dat de internationale oriëntatie echt nieuw is.

Nederland is zich er altijd van bewust geweest dat het een klein land was tussen grote taalblokken in en kennis van drie moderne talen was vereiste voor toelating tot de universiteit.

Maar dat ligt al ver achter ons. Het Engels is de lingua franca geworden, de taal die mondiaal voor wetenschappelijke communicatie het meest gebruikt wordt. Het gaat in de internationaliseringsagenda echter om meer dan taal.

De Vrije Universiteit moet een plek worden waar niet-Nederlandse studenten en medewer-kers zich welkom weten en kunnen werken en studeren. Dat streven is toe te juichen.

Tegelijkertijd vraagt het om een proces waarin medewerkers en studenten zich actief laten betrekken. Om die reden hebben we als commissie internationalisering op 12 december j.l. een hoorzitting georganiseerd waar de

dienst is veel meer mogelijk dan in de andere.

‘One size fits all’ geldt hier niet. De voorheen economische faculteit is vermoedelijk de plek waar internationalisering het verst is voortgeschreden. Niet alleen is de naam Engelstalig, School of Business and Economics, maar ook het onderwijs wordt geheel in het Engels gegeven.

Dat valt wel te begrijpen: De lesstof, de gebruikte begrippen en termen worden bepaald wat voor economen en accountants de omgevingsfactor is: de internationale financiële en economische wereld. Voor andere faculteiten en wetenschapsgebieden ligt dat heel anders. Bij Nederlands Recht zou overgang naar Engels een dwaasheid zijn. Het veld waar-voor en waarin men werkt is het in Nederland geldende recht en rechtswezen. Eenzelfde redenering blijkt op te gaan voor de medische faculteit. Er worden dokters opgeleid die straks met Nederlandse patiënten moeten omgaan.

Kortom, internationalisering is niet gelijk te stellen met verengelsen. Internationalisering betekent dat men zich, waar dat ter zake doet, van verschillende, dus niet-Nederlandse contexten bewust wordt en een internationaal perspectief toepast. Dat behelst dus een inhoudelijke verandering. Het vergt van docenten en studenten veel meer dan alleen vaardigheid in een andere taal.

TWEERICHTINGSVERKEER

IS INTERNATIONALISERING EENRICHTINGSVERKEER, IN DE ZIN DAT WIJ ONS OPENSTELLEN VOOR BUITENLANDSE MEDEWERKERS EN STUDENTEN? leden van Onderdeelcommissies en Facultaire studentenraden waren uitgenodigd om te vertellen hoe het woord internationalisering in hun omgeving vorm krijgt. Op die manier proberen we wat er door de medezeggenschap op het grondvlak van faculteiten en diensten wordt gedaan, te verbinden met wat universiteits-breed van belang is en gedaan kan worden.

OMGEVINGSFACTOREN

Een eerste observatie is dat die concretisering of – om dat woord toch maar te gebruiken – de implementatie van internationalisering heel verschillend uitpakt. In de ene faculteit of

Wat is het gevolg van internationalisering voor ons zelfbeeld? Betekent internationalisering ‘Amerikanisering’? De vraag stellen lijkt een open deur intrappen, maar dat valt nog maar te bezien. De Tilburgse universiteit wil alleen bekend staan onder een Engelse naam. Wat betekent het dat de VU zijn campus heeft in Amsterdam en we deel uit maken van de Nederlandse cultuur en geschiedenis? Daar liggen vragen waar we als universitaire gemeenschap over zullen moeten nadenken.

Historisch maken we deel uit van de Nederlandse cultuur en geschiedenis. Hier doet zich een spannende vraag voor. Is internationalisering eenrichtingsverkeer, in de zin dat wij ons openstellen voor buitenlandse medewerkers en studenten? Of is internationalisering een zaak van tweerichtingsverkeer? Als dat laatste het geval is, mag van de buitenland-se leden van de universitaire gemeenschap gevraagd worden dat ze zich actief inlaten met de Nederlandse taal en cultuur en de taal leren.

Uit een recent overleg met het bestuur van de universiteit –het zogeheten artikel 24 overleg – kwam naar voren dat in het taalbeleid voor de laatste optie zal worden gekozen. Daarvoor is noodzakelijk dat er toegankelijke en betaalbare cursussen zijn voor Nederlandse studenten om hun Engelse taalvaardigheid te verbeteren en voor buitenlandse docenten en studenten de eis wordt gesteld dat ze bij een

iets langer verblijf zich het Nederlands op een basaal niveau eigen maken. Bij de universiteiten in Vlaanderen is dit staand beleid.

Trouwens, onze rector-magnificus Vinod Subramaniam is in persoon het voorbeeld van dat tweerichtingsverkeer. Hij heeft zich het Nederlands eigen gemaakt. Daar spreekt een houding uit openheid naar de Nederlandse samenleving en taal. De voertaal in vergaderingen is Nederlands.

NIEUW IN DE OR

FACILITEITEN

Internationalisering is een reactie op mondialisering, zo staat te lezen in het beleidskader.

Buitenlandse studenten en medewerkers brengen hun ervaring, achtergrond en perspectief mee en dat kan ongelooflijk leerzaam zijn. Is het ook mede bedoeld om marktaandeel te winnen of te houden, nu andere universiteiten om ons heen zoveel buitenlandse studenten trekken? Dat zou wijzen op een bijkomende financiële prikkel tot deze ontwikkeling.

HET STREVEN OM VAN DE VRIJE UNIVERSITEIT EEN INTERNATIONALE LEER- EN ONDERZOEKSOMGEVING TE MAKEN VRAAGT OM EEN DENK- EN BESLISSINGSPROCES OP ALLE NIVEAUS. Verwerpelijk is dat zeker niet, maar de groei van studenten en medewerkers vraagt wel een gelijktijdige groei van faciliteiten. In onze commissie is duidelijke zorg uitgesproken over de mogelijkheden van huisvesting. Wanneer wij als universiteit actief buitenlandse studenten werven, bestaat er dan ook zoiets als een morele plicht om voor betaalbare huisvesting te zorgen? Zoals we allemaal weten is de woningmarkt in Amsterdam overspannen en zijn de huren huizenhoog. De wethouder van de gemeente Amsterdam heeft onlangs zelfs verzocht met internationale werving te stoppen.

En wat te zeggen van de psychische problematiek die zich bij een niet onaanzienlijk deel van de buitenlandse studenten aandient?

In onze commissie is dit als een punt van zorg expliciet naar voren gebracht. Heeft onze universiteit daar de faciliteit voor?

Het streven om van de Vrije Universiteit een internationale leer- en onderzoeksomgeving te maken vraagt om een denk- en beslissingsproces op alle niveaus. Het is net een klipper onder zeil. Om de koers te verleggen moet ieder, benedendeks en bovendeks, in het touw. Hier en daar zal het schip kraken en zullen de lijnen schuren, maar als de zeilen eenmaal gesteld zijn en de wind het doek doet bollen, komt het schip vaster in het water te liggen en krijgt het ongemerkt vaart.

On September 2016 I started my PhD project in VU. The main reason to choose this university was the research group which is one of the strongest group in a world in a field of relativistic quantum chemistry. I was born in Ukraine in 1991 (the same year my country got its independence), got my degree in Kyiv, in the field of theoretical physics. I always wanted to know more about chemistry and now I do physics but in framework of chemistry. It is so exciting to see how tiny relativistic effects which was previously believed to have only importance for high-energy physics can influence chemical reactions in ordinary life.

From my childhood I have a hobby: I am interested in medieval and early modern history of Europe. My favorite book is The Autumn of the Middle Ages by Johan Huizinga. But to really feel the culture I need Dutch.

It is not easy for me, I'm not good at languages.

Now I am learning "de taal" and meetings of the Ondernemingsraad is a great help for me. I love this language and believe that Dutch and Flemish people should be proud of such a beautiful and concise language!

Eugene Gvozdetskyi

COLOFON

COMMISSIE COMMUNICATIE OR SANDRA DE MAESSCHALCK, HENK OLIJHOEK, VICTOR VAN BIJLERT, ERIC-JAN HARTSTRA TEKST KEES VAN DER KOOI, EUGENE GVOZDETSKYI BEELD MARIEKE WIJNTJES, ERIC-JAN HARTSTRA, KARIJN KAKEBEEKE VORMGEVING HAAGSBLAUW

WWW.FACEBOOK.COM/ONDERNEMINGSRAAD.VU @OR_VU

OR-Commissie Communicatie (ComCom) De commissie Communicatie, ofwel de ComCom van de Ondernemingsraad. De commissie zorgt er voor dat het werk van de Ondernemingsraad maandelijks zichtbaar is in Advalvas en (bijna) wekelijks in het per mail verspreide digitale magazine VU-zine.

E: OR@VU.NL | WWW.VU.NL/OR | WWW.ONDERNEMINGSRAADVU.NL | 17 OKTOBER 2018

onderzoek, een authentieke brief die iemand wil schenken uit de nalatenschap van zijn vader of een persoonlijk bedankje aan een medewerker die een student weer op weg heeft gekregen.

KUNNEN BRIEVEN AAN MEDEWERKERS, MET NAME WETENSCHAPPERS, ZOMAAR WORDEN OPENGEMAAKT EN VERVOLGENS GESCAND? Dit zijn zo maar een paar voorbeelden waarbij de OR niet stond te juichen dat deze documenten nu alleen maar digitaal beschikbaar zouden komen. Het tweede punt is de zorg over de medewerkers die gaan scannen: waar gewerkt wordt, worden fouten gemaakt en de OR wil wel graag dat er een hele goede procedure is om te zorgen dat de mensen die het werk doen, niet aansprakelijk zijn voor mogelijke inschattingsfouten. Over die beoordelingen mag niet te licht worden gedacht.

Dit gebeurde vlak voor de zomer: bij het ambtelijk secretariaat van de ondernemingsraad komt een brief binnen van het College van Bestuur met de mededeling dat zij ons graag informeren over het voornemen om een nieuw systeem voor de bestuurlijke besluitvorming aan te schaffen, in de wandelgangen ook wel Digidoc genoemd, en daarmee ook over te gaan tot digitale postverwerking. Is in dit dossier alleen informatie verschaffen genoeg of heeft de OR meer bevoegdheden?

Op zo'n moment kijkt de commissie Juridische Zaken van de OR wat de bevoegdheden op dit dossier zijn, in dit geval vooral op het gebied van digitale postverwerking.

We krijgen als medewerker heel veel post per dag, maar dan vooral in de vorm van email. Daar doet iedereen mee wat hem of haar goeddunkt. Maar hoe gaat dat met papierenpost? De VU ontvangt jaarlijks ongeveer 80.000 brieven. Om deze goed te kunnen archiveren wordt in het project Digidoc voorgesteld om deze post binnenkort te laten openen door medewerkers van FCO en dan in te scannen, waarna de geadresseerde een bericht ontvangt dat er post ontvangen is. De OR was geschokt.

Alle post openen en dan inscannen? Hoe zit dat met het briefgeheim was de eerste vraag die werd gesteld. In onze interne vergadering vlogen de vonken er van af; wat was er in de bestuurder gevaren om dit zonder overleg door te voeren?

Gelukkig wordt de soep niet altijd zo heet gegeten als zij wordt opgediend. Daags na de vergadering hadden de commissies IT en Juridische Zaken van de OR overleg met de projectleiders van dit plan. Bijna alle vragen die er vanuit de vergadering werden gesteld hadden de projectleiders

ook. Sterker nog, zij hadden deze vragen voorgelegd aan advocatenkantoor Kennedy Van der Laan om te kijken of het project op deze manier uitgevoerd kon worden. Deze stukken werden ter beschikking van de medezeggenschap gesteld. Het had misschien eerder gekund maar inmiddels weten we waar we met onze vragen terecht kunnen.

Die vragen zijn er natuurlijk wel. Bij het krijgen van post op de werkplek is het over het algemeen gebruikelijk om zelf de envelop open te maken en te kijken waar de inhoud over gaat. Dan is het wel even wennen als iemand dat in de postkamer al doet, het geheel scant en een berichtje stuurt. Twee zaken hebben in dit geval bijzondere aandacht: een universiteit is geen bedrijf (dat een keuringsrapport van een garage kan worden gescand lijkt niet zo’n probleem): maar kunnen brieven aan medewerkers, met name wetenschappers, zomaar worden opengemaakt en vervolgens gescand? Het kan bijvoorbeeld gaan om vragenlijsten in het kader van een

Er bestaan hele duidelijke regels wat privé werkpost is, wat vertrouwelijke post is en wat echt privé is. Natuurlijk snapt de OR dat privépost gewoon naar het huisadres gestuurd moet worden en niet naar het werkadres. Ook voor vertrouwenspersonen, de ARBO-dienst en hulpverleners zien we dat in het Digidoc-project duidelijk geborgd moet worden dat de post niet zo maar open gemaakt wordt. Uit de antwoorden van het advocatenkantoor op de vragen die namens het College van Bestuur aan hen zijn gesteld, is het goed om te lezen dat we er in onze eerste reactie over het openmaken en scannen van post er niet zo heel erg ver naast zaten. Ook is inmiddels duidelijk dat de invoering van dit systeem niet middels een mededeling kan, maar dat hier het instemmingsrecht van toepassing is: pas na instemming van de OR kan het systeem ingevoerd worden. Overigens geldt het instemmingsrecht van de OR niet alleen voor de invoering van Digidoc. Steeds vaker noopt de moderne technologie de medezeggenschap om na te denken wat de consequenties zijn van de invoering van een nieuw programma of een andere applicatie. Zodra een programma invloed heeft op de werkomstandigheden van een medewerker, is het instemmingsrecht van

En verder?

Zoals gezegd hebben de commissies IT en JZ en het Dagelijks Bestuur van de OR inmiddels intensief contact met de projectleiders van Digidoc. Stukken worden gedeeld en vragen worden in alle openheid beantwoord. Leden van de OR zijn op werkbezoek geweest om te kijken hoe digitale postverwerking bij justitie werkt. Of dat te vergelijken is, blijft de vraag. De OR heeft nog steeds een een aantal kritische vragen die eerst beantwoord zullen moeten worden. Inmiddels hebben de projectleiders ook aangegeven dat zij voor de ondernemingsraad een presentatie willen geven op 31 oktober aanstaande. De vergaderingen van de Raad in het Atrium van de Medische Faculteit zijn openbaar en in VUzine is de

STEEDS VAKER NOOPT DE MODERNE TECHNOLOGIE DE MEDEZEGGENSCHAP OM NA TE DENKEN WAT DE CONSEQUENTIES ZIJN agenda van het overleg te vinden.

Aan het begin gaven we het al aan dat de OR werd overvallen door dit onderwerp.

Woensdag 10 oktober was er een medezeggenschapsconferentie waar het College van Bestuur ook aanwezig was.

Daar is van de gelegenheid gebruik gemaakt om af te spreken dat we elkaar niet meer zullen verrassen en dat onderwerpen zoals Digidoc in de toekomst tijdig geagendeerd zullen worden.

MANTELZORG: MAAK HET BESPREEKBAAR! In het kader van de Landelijke Dag van de Mantelzorg organiseert de directie HRMAM samen met de OR-commissie P&O een debat over mantelzorg.

Mantelzorg is nog niet altijd bespreekbaar voor medewerkers, terwijl steeds meer medewerkers ermee te maken krijgen.

Bijna een derde van de Nederlanders verleent een vorm van mantelzorg aan naasten. Ook binnen de VU geeft bijna 10% van de medewerkers aan mantelzorg te verlenen aan bijvoorbeeld een chronisch zieke partner, een gehandicapt kind of hulpbehoevende ouders.

Dat betekent nogal wat voor zowel de medewerker als de werkgever: Hoe kun je mantelzorg combineren met je werk? Wat als je je werk opeens moet onderbreken om een mantelzorg taak te vervullen? Hoe bespreek je deze dilemma’s met je leidinggevende en collega’s? En welke mogelijkheden zijn er binnen de VU om mantelzorg te faciliteren?

15 OR-COMMISSIE COMMUNICATIE

EVEN SCANNEN?

toepassing. Om een voorbeeld te geven, een pasjessysteem om een afdeling exclusief toegankelijk te maken voor medewerkers hoeft geen bezwaar te zijn; het wordt pas een bezwaar als er uitgelezen wordt hoe laat een medewerker binnenkomt en hoe vaak de werkplek wordt verlaten, bijvoorbeeld om even een kopje koffie te halen. De komende tijd gaat de OR in gesprek met het CvB om duidelijkheid te scheppen in de rechten van de OR bij nieuw aan te schaffen technische hulpmiddelen.

Op 12 november zal professor Alice de Boer, bijzonder hoogleraar sociale ongelijkheid en informele hulp, een inleiding verzorgen voor een debat over hoe we mantelzorg bespreekbaar maken voor medewerkers binnen de VU. Daarna zal een debat plaatsvinden met o.a.

Renée-Andrée Koornstra, directeur HRMAM en Josephien Sierag, voorzitter OR-commissie P&O. Datum en tijd: 12 november, 15.30-17.00 uur Locatie: Aurora, Hoofdgebouw

COLOFON

COMMISSIE COMMUNICATIE OR VICTOR BIJLERT, SANDRA DE MAESSCHALCK, HENK OLIJHOEK EN ERIC-JAN HARTSTRA TEKST ERIC-JAN HARTSTRA, JOSEPHIEN SIERAG BEELD ISTOCK VORMGEVING HAAGSBLAUW

WWW.FACEBOOK.COM/ONDERNEMINGSRAAD.VU @OR_VU

2045707__OR_pagina_okt_2018.indd Alle pagina's

11-10-18 16:37

E: OR@VU.NL | WWW.VU.NL/OR | WWW.ONDERNEMINGSRAADVU.NL | 27 JUNI 2018 Op deze laatste OR-pagina voor de zomer staan de speerpunten die de GV heeft geformuleerd voor het komende begrotingsoverleg. Verder twee meningen op persoonlijke titel van OR leden over internationalisering.

MEDEZEGGENSCHAP EN DE VU BEGROTING Er zijn weinig dossiers waar de medezeggenschap (MZ) zo veel aandacht aan besteedt als de begroting. De vraag om instemming met de hoofdlijnen van de begroting is nog maar net definitief beantwoord in december, als in het voorjaar de contouren bekend worden van de begroting van het jaar er op. In een aantal fases is de MZ betrokken bij de besluitvorming in dat begrotingsproces, totdat de instemmingsvraag in december opnieuw voorligt.

De begroting raakt uiteraard alle VUmedewerkers. Wat faculteiten en diensten kunnen doen hangt immers voor een groot deel af van de middelen die ze toegewezen krijgen. Hoewel veel posten in de begroting voor een belangrijk deel vastliggen (denk aan loonkosten en huisvestingslasten), zijn er ieder jaar wel degelijk mogelijkheden om invloed uit te oefenen.

De instemming op de hoofdlijnen van de begroting is een dossier voor de gezamenlijke vergadering (GV): de Ondernemingsraad (OR) in samenwerking met de Universitaire studentenraad (USR). De GV stelt een aantal ‘speerpunten’ op, onderwerpen waar speciale aandacht voor wordt gevraagd in het lopende begrotings-proces.

Omdat de begroting valt onder het instemmingsrecht en de begroting dus niet geldig is op het moment dat de MZ geen instemming zou geven, worden die speerpunten serieus genomen door het bestuur. De GV gaat uiteraard op verantwoordelijke wijze te werk, door de speerpunten in een vroeg stadium kenbaar te maken en voortdurend in overleg te blijven met de relevante partijen. Tegelijk zijn het niet voor niets speerpunten: De GV houdt er ook aan vast.

Aangezien de MZ veel geluiden blijft opvangen dat de werkdruk hoog is, wat ondersteund wordt door de resultaten van het recente werkbelevingsonderzoek, wordt voor de duurzame inzet van het personeel bijzondere aandacht gevraagd in de begroting. Omdat datzelfde onderzoek duidelijk maakt dat er grote ontevre-

INTERNATIONALISERING EN WAT HET VRAAGT Het woord internationalisering is een brede hoed waaronder veel schuil gaat. Meestal wordt in de eerste plaats aan taal gedacht, en dan vooral aan Engels. Het is nog maar kort geleden dat in mijn vakgebied, de theologie, de Duitse taal de lingua franca was. Wanneer je wilde meetellen en hoopte dat je werk gelezen werd, moest je in die taal publiceren.

We hebben de kennis van de moderne talen teruggebracht tot de kennis van één buitenlandse taal. Misschien is de winst dat dan aan de actieve kennis van deze taal hoge eisen gesteld kunnen worden.

Taal is niet het enige. Echte internationalisering heeft te maken met verkeer van mensen over en weer en blootstelling aan andere situaties en problematiek. Dat kost tijd en inspanning.

Internationalisering is iets anders dan het moderne toerisme, waarbij we in een ver land een paar weken rond neuzen, een ander klimaat genieten en ervaren dat je komend uit Nederland kennelijk tot een bevoorrechte soort

‘TRULY WELCOME’ DOES NOT MEAN PROMISING THEM AN INTERNATIONAL ENVIRONMENT AND THEN FRUSTRATE THEM WITH MAILS WRITTEN IN DUTCH…

denheid is over de werkplekomgeving, dienen er ook middelen te worden vrijgemaakt om het concept VUSmart@Work aan te passen waar nodig. In verband met verplichtingen om de voldoen aan de participatiewet dient er geld vrijgemaakt te worden voor banen die speciaal geschikt zijn voor mensen met een arbeidsbeperking. Ook wordt gevraagd middelen beschikbaar te stellen om leidinggevenden te trainen in modern ‘dienend leiderschap’ De onderwijskwaliteit is ieder jaar een punt van aandacht, met dit jaar speciale aandacht voor docentprofessionalisering, intensivering van het onderwijs en vernieuwing van het onderwijsevaluatiesysteem. Verder wordt gevraagd extra studieplekken te creëren voor studenten, goede en goed toegankelijke taaltoetsen ten behoeve van internationalisering, en

meer geld voor het profileringsfonds (ten behoeve van studenten met bestuursfuncties en/of een functiebeperking).

Een hoge kwaliteit van de ondersteunende diensten is cruciaal voor goed onderwijs en onderzoek. Speerpunten zijn daarom bij deze begroting een versterking van de studentondersteuning en extra geld voor de verbetering van digitale processen.

Een bijzonder element in de begroting van dit jaar is dat er extra geld beschikbaar is voor onderwijs-gerelateerde zaken door de inzet van de studievoorschotmiddelen.

Er zijn landelijke afspraken gemaakt met de universiteiten over de thema’s waarin die extra middelen dienen te worden besteed. De GV stelt zich actief op om er voor te zorgen dat het geld inderdaad aan de juiste zaken wordt besteed.

Dimitris Pavlopoulos

behoort, namelijk tot hen die de middelen hebben te kunnen reizen. Internationalisering is dat allemaal natuurlijk nog niet. Dat vraagt dat je elders een poos studeert, werkt, eenzaam bent, ook al probeer je dat op je kamertje al ‘append’ te bestrijden en te ontkennen. Internationalisering betekent dat je ontdekt dat heel veel je vreemd blijft, ook al doe je je best. Maar juist als je best doet, en probeert die andere vreemde taal te leren, wordt het leuker. Als je dat niet wilt, de oversteek maken naar die andere taal, kun je beter niet gaan. Dat geldt niet alleen voor landen buiten Europa, dat is van toepassing op Duitsland, Kroatië, of Polen. Het geldt zelfs in ons eigen land. Wie in Friesland huisarts op het platteland wordt en niet van plan is Fries te leren, kan beter niet gaan. Taal heeft namelijk te maken met mensen, met wat ze eigen en lief is. Internationalisering is de oversteek wagen.

Kees van der Kooi, hoogleraar systematische theologie en lid van de OR

WIE IN FRIESLAND HUISARTS OP HET PLATTELAND WORDT EN NIET VAN PLAN IS FRIES TE LEREN, KAN BETER NIET GAAN.

Kees van der Kooi

BEYOND BORDERS The issue of internationalization has recently sparked a heated debate at the VU as in other universities. This discussion has mistakenly focussed only on regulations concerning the official language of the University. The VU aims at producing research with an international contribution in science and society and (that’s its core business!) provide education of high quality that is inspired by this research. As far as language is concerned, it is now an absolute fact that English has become the lingua franca of many disciplines, such as Applied Sciences and Social. Producing high quality research requires from the VU to be open to researchers irrespectively of origin and language skills (other than English). ‘Open’ translates into being able to accommodate their research ideas and to make them feel truly welcome. In turn ‘truly welcome’ does not mean promising them an international environment and then frustrate them with mails written in Dutch…

Providing internationally oriented education translates into having courses relating to issues that are interesting beyond borders and taking into account the background – with respect to knowledge and culture – of students from all over the world. It certainly means neither just translating the slides of a Dutch speaking course into (sometimes bad) English nor just trying to bring more international students to the VU and treat them as cash cow.

A ‘mixed’ classroom – to use the popular term that the VU applies to attract international students – means orienting to topics that are interesting to everybody in the class and learning from each other rather than creating an environment with more students that you can handle and then complaining that international students do not possess the same skills than students educated in the Netherlands.

Ultimately the success of the internationalization-enterprise will determine what the VU as a whole but also (and probably much more) each specific discipline of the VU will be in the coming years: a provincial university in a rich but still small country or a university that provides high quality education and research beyond borders.

Dimitris Pavlopoulos COLOFON

COMMISSIE COMMUNICATIE OR SANDRA DE MAESSCHALCK, HENK OLIJHOEK, VICTOR VAN BIJLERT, ERIC-JAN HARTSTRA TEKST DICK DE GILDER, KEES VAN DER KOOI EN DIMITRIS PAVLOPOULOS BEELD MARIEKE WIJNTJES VORMGEVING HAAGSBLAUW WWW.FACEBOOK.COM/ONDERNEMINGSRAAD.VU @OR_VU

Commissie Communicatie v.l.n.r. Victor van Bijlert, Sandra de Maesschalck, Eric-Jan Hartstra en Henk Olijhoek

OR-Verkiezingscommissie (VC) De VC is het meest actief in het half jaar voorafgaand aan de verkiezingen, en aangezien er verkiezingen staan geprogrammeerd in maart 2019 is de verkiezings­ commissie een aantal keren bijeen gekomen om deze voor te bereiden. In de vergaderingen wordt gewerkt aan de hand van een, in eerdere verkiezingen ontwikkeld, draaiboek waarin gedetailleerd staat beschreven welke activiteiten in een bepaalde maand dienen plaats te vinden.

Voorzitter van de commissie is Dick de Gilder, maar gedurende diens twee maanden durende afwezigheid heeft VC-lid Adriaan Overbeeke die rol tijdelijk overge-

JAARVERSLAG 2018 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

16

Dick de Gilder

Voorzitter Verkiezingscommissie en lid DB

nomen. Andere leden zijn Aniko Kiss, Marlies de Vries en Elise Dijkstra. Eric-Jan Hartstra is eveneens lid en vormt – in zijn rol als voorzitter van de OR-commissie Communicatie – een belangrijke schakel in de communicatie over de verkiezingen, met name in Advalvas. Uiteraard speelt het ambtelijk secretariaat een belangrijke rol in de organisatie van de verkiezingen en ook in de organisatie van de vergaderingen en de verslaglegging daarvan. Last but not least, zonder onze onvolprezen adviseur Jacques Spaapen als bewaker van het verkiezingsproces zouden we allemaal een stuk minder rustig naar de verkiezingen kunnen toeleven. Meestal geeft OR-voorzitter Henk Olijhoek ook acte de présence bij de vergaderingen.

Eric-Jan, Adriaan en Jacques zijn tevens actief in de GV-commissie Juridische Zaken; zij waren, in nauw overleg met de overige leden van de verkiezingscommissie actief op twee dossiers: het Reglement van de Onder­ nemingsraad en de Kaderregeling Medezeggenschap, twee belangrijke documenten voor het reilen en zeilen van de medezeggenschap.

In het Reglement van de OR is door de VC een aantal bescheiden wijzigingen voorgesteld die door de OR zijn bekrachtigd. De belangrijkste wijziging is dat meer VU-medewerkers actief kiesrecht hebben gekregen, omdat de eis dat medewerkers een half jaar in dienst van de VU moeten zijn geweest voorafgaand aan de verkiezingen, is vervallen.

De Kaderregeling Medezeggenschap is een dossier dat helaas vertraging heeft opgelopen, hetgeen met name vervelend is omdat de voorgestelde wijzigingen een positief effect gehad zouden kunnen hebben op de bereidheid tot actieve participatie in de medezeggenschap. Dat betreft bijvoorbeeld de vergoeding (in tijd) voor deelname aan de medezeggenschap, met name in de ODC’s, en de mogelijkheid om de medezeggenschapsactiviteiten voor wetenschappelijk personeel niet ten koste te laten gaan van de schaarse onderzoekstijd die wetenschappelijk personeel heeft. Vooralsnog is het College van Bestuur niet akkoord met die voorgestelde wijzigingen, maar het blijft een streven om dat spoedig opnieuw aan de orde te stellen.

17

v.l.n.r. Eric-Jan Hartstra, Anneke Mulder, Dick de Gilder, Aniko Kiss, Adriaan Overbeeke en Sandra de Maesschalck

Het blijkt bij iedere verkiezing moeilijk medewerkers te interesseren voor actieve participatie in de medezeggenschap. In samenwerking met de commissie Communicatie is in het najaar van 2018 een dubbelinterview tot stand gekomen met Henk Olijhoek en collegevoorzitter Mirjam van Praag, om aandacht te vragen voor de aanstaande verkiezingen en de bereidheid te vergroten om deel te nemen aan de medezeggenschap. Voor de werving van ODC-leden leunt de VC als altijd op de voorzitters en leden van reeds functionerende ODC’s.

Het ambtelijk secretariaat speelt een belangrijke rol als intermediair tussen partijen buiten de OR die een rol spelen bij de verkiezingen. Het bedrijf Webelect verzorgt de digitale omgeving die nodig is om de stemming mogelijk te maken. De IT-afdeling van de VU is nodig voor de onderlinge afstemming met Webelect en voor het aan­leveren van de (vertrouwelijke) gegevens die nodig zijn voor de kiesregisters, met daarin informatie over het actief en passief kiesrecht. Soms schuiven deze partijen aan bij de vergaderingen van de VC.

OR-VERKIEZINGSCOMMISSIE

Verkiezingscommissie

OR-Commissie Training, Ontwikkeling en Professionalisering (TOP) Op 10 oktober werd een GV-scholingsdag georganiseerd in het NH-hotel Zuid voor de leden van de OR en de in september aangetreden USR 2018-2019.

JAARVERSLAG 2018 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

18

In de ochtend was ook het College van Bestuur aanwezig en werd aandacht besteed aan het thema: De meer­waarde van medezeggenschap.

Het doel was om, samen met het college, te verkennen welke voordelen ‘goede’ medezeggenschap kan op­leveren, hoe dat op de beste manier georganiseerd kan worden, welke randvoorwaarden daarbij moeten worden ingevuld en hoe hieruit voortkomende afspraken kunnen worden geborgd. Aan de orde kwamen: informatie­ voorziening over en weer, timing en planning, het maken van heldere afspraken en het creëren van draagvlak bij alle betrokkenen.

De ochtend stond onder leiding van Steven van Slageren en Jurre de Haan van GITP. De middag, die onder leiding stond van oud-OR/DB-lid Boris Slijper, was bedoeld om de OR-leden en de nieuwe USR-leden uitgebreid kennis met elkaar te laten maken.

Commissie TOP v.l.n.r. Josephien Sierag, Aniko Kiss, Henk Olijhoek, Rick Vermunt en Sandra de Maesschalck

Na de kennismakingsronde kwam de samenwerking in GV-verband aan de orde. Hierbij vertelden leden van de OR en USR elkaar over hun werk en werkwijze en de dilemma’s die dit in GV-verband kan opleveren. In workshops werd gepraat over een toekomstige rol­­verdeling binnen OR, USR en GV en werden teambuildings­ oefeningen gedaan.

De middag werd plenair afgesloten met een evaluatie van het voorgaande en met het bespreken hoe een goede toekomstige samenwerking vorm kan krijgen.

Na afloop, tijdens een borrel en buffet, werd door OR en (nieuwe) USR tezamen afscheid genomen van de leden van de USR 2017-2018.

Zowel college, USR, als OR waren zeer te spreken over de leerzame dag. Er werd besloten de volgende GV-scholings­dag te organiseren vóór de zomer 2019, zodat leden van de USR 2019-2020 in een vroeg stadium meegenomen kunnen worden in de lopende GV-werkzaamheden.

Trainingsdag GV op 10 oktober met trainer Boris Slijper

JAARVERSLAG 2018 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

20

Commissie O&O

v.l.n.r. Ievgenii Gvozdetskyi, Razi Quadir, Eline Heppe, Dick de Gilder en Aniko Kiss

GV-Commissie Onderwijs en Onderzoek (O&O) De commissie O&O houdt zich bezig met de core business van de universiteit: de kwaliteit van het onderwijs en het onderzoek, zowel inhoudelijk als organisatorisch. Omdat de visie van studenten hierin uiteraard onontbeerlijk is, vergadert de commissie altijd als een gezamenlijke commissie van de Ondernemingsraad en de USR. In de commissie zijn daarmee alle relevante stakeholders in O&O vertegenwoordigd: docenten, onderzoekers, promovendi, onderwijsondersteuners en studenten.

Daarnaast werkt de commissie O&O samen met andere commissies aan overkoepelende dossiers, zoals de Kwaliteits­afspraken Onderwijs.

FormatOER

In 2018 wordt voor het eerst gewerkt met de FormatOER. Een van de uitgangspunten van het FormatOER is dat een aantal regelingen niet meer VU-breed wordt bepaald, maar wordt overgelaten aan de faculteiten van de VU. Aangezien er geen wijzingen waren op centraal niveau is de FormatOER dit jaar niet aan de commissie voorgelegd ter instemming.

Nieuwe leden

De commissie heeft dit jaar een aantal wijzigingen ondergaan. Eline Heppe en Eugène (Ievgenii) Gvozdetskyi zijn als nieuw lid de commissie O&O komen versterken nadat Esther Plomp en Jeroen Dudok in 2017 afscheid hadden genomen.

21 GV-COMMISSIE ONDERWIJS EN ONDERZOEK

Kwaliteitsafspraken Onderwijs

Met de beoordeling van het Kwaliteitsplan Onderwijs VU 2019-2024 is misschien wel het omvangrijkste dossier genoemd waarmee de commissie zich dit jaar heeft beziggehouden. Er wordt met de beoordeling van de kwaliteitsafspraken 2019-2024 onder andere op gelet of er voldoende aandacht wordt besteed aan belangrijke thema’s en of er voor de uitvoering een evenwichtige begroting is. Dit dossier zal in 2019 verder worden behandeld.

Digitaal toetsen

De commissie heeft diverse keren erop aangedrongen dat er met name op het gebied van ICT verbeteringen moeten worden gemaakt om digitaal te kunnen toetsen.

Er is toegezegd dat er verbeteringen zullen worden geïmplementeerd.

Ievgenii Gvozdetskyi Lid commissie O&O

Informele PhD-meeting met de Rector Magnificus

De commissie heeft in oktober 2018 een informele meeting gehouden waarin PhD-kandidaten van de verschillende graduate schools van VU in gesprek zijn gegaan met de Rector Magnificus Vinod Subramaniam.

Samenwerking VU Universiteit Twente

Er zal in september 2019 een gezamenlijke bachelor­ opleiding Mechanical Engineering starten van VU en de Universiteit Twente. De commissie heeft een aantal gesprekken gevoerd over de consequenties en risico’s van deze samenwerking tussen de VU en de Universiteit Twente. De gesprekken zullen de eerste helft van 2019 worden gecontinueerd en het CvB is verzocht de OR advies te vragen conform artikel 25, lid 1 van de WOR.

GV-Commissie Financiële en Economische Zaken (FEZ) De commissie FEZ bestaat vanaf april 2018 uit tien leden, te weten medewerkers op het gebied van onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering en studenten. De studenten zijn in september weer gewisseld. Afhankelijk van het onderwerp nemen ook leden uit andere commissies deel om met hun specifieke kennis bij te dragen aan adviezen, nota’s en speer- en aandachtspunten.

Sinds de medezeggenschap instemmingsrecht kreeg op de hoofdlijnen van de begroting is in deze commissie de inbreng van studenten en medewerkers vanaf het begin van de Planning & Control-cyclus fors toegenomen. Naast aandacht voor de P&C-cyclus op centraal niveau zijn er bijeenkomsten geweest met de decentrale medezeggenschap over de begroting en de P&C-cyclus op facultair niveau. Ook waren hierbij de ODC’s van de diensten aanwezig die alleen adviesrecht hebben.

De commissie heeft vervolgens een aantal speeren aandachtspunten geformuleerd om de Kadernota, het Jaarplan en de Begroting VU 2019 in GV-verband te toetsen.

JAARVERSLAG 2018 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

22

Speerpunten 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Verhoging van profileringsfonds Studentenondersteuning Onderwijskwaliteit Digitale processen VU Internationalisering Duurzame inzetbaarheid van personeel Cultuurverandering; dienend leiderschap Garantiebanen/participatiewet Aanpak knelpunten werkplekomgeving; VU Smart@Work 10. Studieplekken, aantal en vindbaarheid: 15% groei

Razi Quadir

Voorzitter commissie O&O en lid DB

Commissie FEZ

v.l.n.r. Dick de Gilder, Ida Sabelis, Johan Rebel, Trudie van Kampen en Sjaak Lammerts

Aandachtspunten 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Diversiteitsbeleid Duurzaamheid VU campus en ICT Leefbaarheid VU-campus Vaste banen voor structureel werk Introductie employability fonds Bewaking huisvestingslasten Bewaking Universitair Proefdier Centrum (UPC) transitie

De GV-commissie FEZ heeft samen met de commissie Huisvesting het investeringsbesluit Schoolwerktuinen (SWT) onderzoeksgebouw voorbereid waarin ook het Universitair Proefdier Centrum (UPC) gehuisvest is.

Samen met de GV-commissie Onderwijs en Onderzoek zijn uitvoerige gesprekken gevoerd over het Kwaliteitsplan Onderwijs VU 2019-2024.

GV-Commissie Juridische Zaken (JZ) De Commissie JZ geeft advies over dossiers die juridische consequenties kunnen hebben en kijkt naar nieuwe of gewijzigde reglementen. Bij OR-dossiers zijn alleen de commissieleden van de Ondernemingsraad betrokken, bij GV-dossiers is er een GV-commissie JZ met leden van de USR. Het voorzitterschap van deze commissie rouleert tussen de voorzitters van de commissies JZ van OR en USR. In 2018 heeft de commissie opnieuw dankbaar gebruik gemaakt van de expertise van adviseur Jacques Spaapen. De juristen Vivian Bij de Vaate en Heleen Overes waren bereid de commissie op afroep van advies te dienen.

Voor dit verslag kijken we terug op een aantal dossiers waar de Commissie JZ een actieve rol in heeft gespeeld.

Verreweg het belangrijkste juridische dossier was niet alleen op de VU maar in heel Europa de invoering van de AVG. De commissie JZ had een groot aantal opmerkingen bij de voorgestelde reglementen die ook allemaal zijn overgenomen. In samenhang met de AVG adviseerde JZ over het reglement verwerking persoonsgegevens medewerkers, het reglement cameratoezicht en het reglement verwerking persoonsgegevens ARBO-dienst.

JAARVERSLAG 2018 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

24

Naar aanleiding van een medezeggenschapsconferentie is er besloten om dit jaar formeel GV-commissies in te stellen. De commissie JZ heeft zich bezig gehouden met de instellingsbesluiten van de nieuwe commissies.

De GV-commissies zijn Financieel- en Economische Zaken, Internationalisering, Onderwijs en Onderzoek en Juridische Zaken.

Dimitris Pavlopoulos lid commissie FEZ

Een interessant dossier is het programma Digidoc. In het verslagjaar kreeg de OR ter kennisname voorgelegd dat de VU overgaat op digitale postbezorging. Eerst de brieven scannen en dan digitaal naar de medewerkers. Nog los van het feit dat de commissie meende dat hier instemmingsrecht van toepassing is, waren we verbaasd dat zo’n ingrijpende maatregel zonder overleg wordt

ingevoerd. Na een brief met bezwaren van de OR aan het CvB inclusief de claim op instemmingsbevoegdheid is in het vervolgstadium wel veel ambtelijk overleg geweest met de commissie JZ. De invoering van Digidoc staat in 2019 op de agenda en instemmingsrecht is toegezegd.

25 GV COMMISSIE JURIDISCHE ZAKEN

Commissie JZ

v.l.n.r. Razi Quadir, Eric-Jan Hartstra, Adriaan Overbeeke en Kees van der Kooi

GV-Commissie Internationalisering De commissie Internationalisering ziet het als haar belangrijkste taak het proces van internationalisering dat door de universiteit en de faculteiten afzonderlijk ten uitvoer wordt gebracht, kritisch te begeleiden.

Ook dit jaar heeft ze geprobeerd daaraan vorm te geven en een verbindende en stimulerende rol te spelen.

Internationalisering raakt immers aan talloze aspecten en heeft dwarsverbanden met wat in diverse commissies en dossiers ter sprake komt.

Dat de Vrije Universiteit als internationaal georiënteerde instelling van wetenschap onderzoek en onderwijs in een internationaal kader moet plaatsen, is geen onderwerp van discussie. Wat wel noodzaakt tot voortdurend gesprek en aanpassing van beleid, is de vraag wat we onder

internationalisering verstaan en waar dit van toepassing en wenselijk is.

De voorzitter van het College van Bestuur, Mirjam van Praag wees in een artikel in de NRC zelfs op onwenselijke macro-effecten en financiële gevolgen van het streven van de universiteiten naar steeds hoger aantallen internationale studenten. Haar geluid werkte verfrissend. Dit onderwerp vraagt om realisme. Elk kennisveld of wetenschapsgebied is verschillend en vraagt om een specifieke aanpak.

Steeds blijkt weer dat internationalisering niet slechts een zaak is van ‘verengelsing’. Dat is een jammerlijke beperking van wat er onder verstaan zou moeten worden, namelijk een proces waar studenten en docenten een

JAARVERSLAG 2018 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

26

Commissie Internationalisering

v.l.n.r. Ievgenii Gvozdetskyi, Ida Sabelis, Daniëlle Watchman, Aniko Kiss en Kees van der Kooi

internationale blik ontwikkelen en mogelijkheden tot communicatie scheppen. Daar ligt, zo bleek ook dit jaar, een veelheid van uitdagingen voor de universitaire gemeenschap. De mogelijkheden van communicatie en uitwisseling hebben inderdaad een taalaspect, maar hebben ook met contextuele en culturele gegevenheden te maken.

langere tijd aan de VU verkeren actief moeite doen zich in de Nederlandse taal te bekwamen en in die cultuur te verdiepen. Een dergelijke visie is echter zaak van een cultuurpolitiek.

De commissie heeft zich er in voorbije jaar sterk voor gemaakt dat de universiteit hierin faciliterend en initiĂŤrend optreedt.

Communicatie vraagt om kennis van de taal, maar ook kennis van de leefwereld waarin de ander zich in bevindt.

Dat bepaalt in belangrijke mate de blik die beoefenaars van wetenschap meenemen en de vragen die ze zich stellen. De wederzijdsheid betekent eveneens dat docenten en studenten niet alleen taalvaardig dienen te zijn in het Engels, maar wellicht ook in een andere taal die meer van belang is voor het betreffende wetenschapsgebied, bijvoorbeeld Spaans of Duits. Bovendien veronderstelt de wederzijdsheid ook dat docenten en studenten die

27 GV-COMMISSIE INTERNATIONALISERING

Kees van der Kooi

Voorzitter Commissie Internationalisering

Ida Sabelis

Lid Commissie Internationalisering

DE ONDERDEELCOMMISSIES DOEN VERSLAG ODC School of Business and Economics (SBE) In 2018 heeft de ODC van SBE met het bestuur gediscussieerd over het facultaire beleid in brede zin, waaronder het onderzoek, het onderwijsprogramma, de verdeling van middelen, de begroting, het jaarplan 2019 en het meer­ jarenplan 2019-2024. In het bijzonder heeft de SBE-ODC de werkdruk voor medewerkers, de huisvesting en de positie van de AIO’s aan de orde gesteld.

JAARVERSLAG 2018 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

28

Met de verbouwing van het hoofdgebouw zijn er flexibele open werkruimtes gekomen die in de praktijk overlast blijken te veroorzaken door hun gehorigheid. Deze gehorigheid leidt vervolgens tot concentratieproblemen bij medewerkers met als gevolg dat een toenemend aantal van hen ervoor kiest zoveel mogelijk thuis te werken. Dit gaat ten koste van de cohesie binnen afdelingen. Ongewenst en zeer onacceptabel gezien de sinds de verbouwing sterk toegenomen kosten per m2 werkruimte die door de universiteit aan SBE doorberekend worden.

Het faculteitsbestuur heeft inmiddels toegezegd een aantal open werkruimtes om te laten bouwen tot beter geïsoleerde gesloten werkruimtes.

Voor SBE blijven de hoge huisvestingskosten een budgettair probleem doordat deze zwaar op de begroting drukken. Er moet dus elders bespaard worden. Hierbij heeft het bestuur zoveel mogelijk het WP ontzien maar dit heeft toch geleid tot een toename van de werkdruk bij zowel OBP als uiteindelijk ook bij het WP. De werkdruk binnen SBE was de afgelopen jaren reeds sterk toegenomen door afnemende beschikbare middelen per student, een toename van het aantal contacturen per vak, meer kleinschalige contacturen (verschuiving van grootschalige hoorcolleges naar kleinschalige werkgroepen), ingrijpende herziening van alle curricula binnen SBE, toename aan administratieve taken zowel bij OBP als WP en internationale accreditatieprocessen.

De SBE-ODC heeft het bestuur laten weten dat de maat vol is en dat er structurele maatregelen getroffen moeten worden om de werkdruk te verminderen. Centraal dient daarbij te staan dat er rust in de organisatie gebracht wordt. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het bijstellen van ambities (beoogde projecten uit- of afstellen), het slimmer omgaan met contacturen of het niet meer uitvoeren van bepaalde taken. In 2019 moeten deze maatregelen geconcretiseerd en ingevoerd worden, dit heeft voor de SBE-ODC een hoge prioriteit.

Daarnaast wil de SBE-ODC meedenken over de wijze waarop meer 3e geldstroom inkomsten gegenereerd zouden kunnen worden. Dit om op langere termijn een tegenwicht te bieden aan de (per student) afnemende 1e geldstroom middelen.

De positie van de AIO’s is in 2018 door de SBE-ODC onder de aandacht van het bestuur gebracht. Dit naar aanleiding van een vanuit de SBE-ODC geïnitieerde enquête onder AIO’s waarin naar voren kwam dat er grote verschillen zijn in de mate en de wijze waarop AIO’s ingezet worden in het onderwijs. Inmiddels zijn binnen de afdelingen waarbinnen deze problematiek het meest speelde, de eerste stappen gezet om de onderwijstaak voor AIO’s hanteerbaar te maken. Tevens worden er middelen beschikbaar gesteld om AIO’s een mini-BKO te laten behalen. De SBE-ODC zal in 2019 aandacht blijven vragen voor erkenning van goed onderwijs door AIO’s (bijvoorbeeld door een onderwijsprijs). Uit de enquête blijkt voorts dat 3-jarige AIO-contracten duidelijk te kort zijn. Zeker wanneer de Research Master onvoldoende aansluit en er sprake is van een inzet in onderwijs van 20%. Er bestaat in deze situatie een grote kans dat het proefschrift niet op tijd afgerond wordt (slechts 38% is op tijd klaar) en er is nauwelijks de mogelijkheid om te publiceren in top journals. Dit in tegenstelling tot concurrenten die wel 4 of 5-jarige AIO-trajecten aanbieden. Daarmee is het voor onze AIO’s moeilijker om naar afloop van het contract goed geplaatst

te worden en is de kans op beurzen later in hun carrière kleiner. De SBE-ODC zal zich ook in 2019 inzetten voor een aanpassing van het huidige AIO-beleid.

De SBE-ODC heeft verder geconstateerd dat het haar taak bij het instemmen met begrotingen moeilijk uit kan voeren omdat de (door centraal opgelegde) financiële rapportage onvoldoende aangeeft wat onder de hoofdlijnen valt (waarop de ODC instemmingsrecht heeft) en wat daar buiten valt (waar de ODC alleen adviesrecht heeft).

ODC Faculteit Geesteswetenschappen (FGW)

ODC Faculteit Religie en Theologie, voorheen Godgeleerdheid (FRT) 2018 was het jaar waarin er op onze faculteit een stevig debat werd gevoerd over ons profiel: wie zijn we en waar willen we naar toe? Het leidde uiteindelijk tot een nieuwe naam die beter past bij de huidige faculteit en bij de nieuw ingezette koers: faculteit Religie en Theologie (FRT). Het was ook het jaar waarin de ODC sinds lange tijd weer op

ODC Faculteit Gedrag en Bewegen (FGB) Naast de gebruikelijke werkzaamheden als instemmen met en/of adviseren over nieuwe of aangepaste reglementen, hebben we als ODC-FGB met name de alsmaar toenemende werkdruk, transparantie aangaande de taken van medewerkers, en verbetering van de communicatie binnen de nieuwe - omvangrijke - fusiefaculteit op tafel gelegd. Samen met het faculteitsbestuur is er een aantal maatregelen genomen. Zo zijn er richtlijnen voor communicatie gemaakt, naar aanleiding waarvan er nu op afdelings-, sectie- en opleidingsniveau met enige regelmaat een medewerkersoverleg is. Er is een facultair vertrouwenscontactpersoon benoemd die bij problemen aangaande werkdruk, grensoverschrijdend gedrag, en wetenschappelijke integriteit een laagdrempelig

29 DE ONDERDEELCOMMISSIES DOEN VERSLAG

De ODC FGW bestaat momenteel uit zeven leden (4 WP en 3 OBP) en één van haar belangrijke taken is het monitoren van het beleid van het faculteitsbestuur. Belangrijk, zeker in het licht van de huidige financiële situatie van de faculteit, die geleid heeft tot het opstellen van de Strategische Verkenning. In deze nota worden verregaande maat­ regelen beschreven, zoals voornemens om opleidingen en specialisaties af te stoten. Het rapport is richtinggevend voor de komende jaar- en meerjarenbegrotingen waarop de ODC instemmingsrecht heeft.

Naast bovenstaande richt de ODC zich ook op de problematiek rondom de (te) hoge werkdruk aan de faculteit, de verdergaande internationalisering, en geeft ze input voor de besteding van de studievoorschotmiddelen.

De facultaire Gezamenlijke Vergadering heeft instemmingsrecht op de Onderwijs- en Examenreglementen en adviesrecht op alle beleidsmaatregelen van het faculteitsbestuur.

volle sterkte was, positief resultaat van actieve werving.

De ODC stemde in december 2017 in met Jaarplan en begroting 2018, zij het met de nodige mitsen en maren en met een paar forse kritische kanttekeningen: vragen over het realiteitsgehalte van de toekomstplannen van het faculteitsbestuur en de (te) hoge verwachtingen van valorisatie-activiteiten die door staf van de faculteit ondernomen zouden moeten worden om, naast disseminatie van kennis, ook inkomsten voor onze faculteit te genereren. Er waren vragen over de hoge (al dan niet ervaren) werkdruk.

Die mitsen en maren zijn vervolgens door het jaar heen geagendeerd op vergaderingen en bijeenkomsten. De ODC heeft zich in het afgelopen jaar verder gebogen over de Matrix Aanpak Werkdruk, de facultaire regeling voor promoties (PhD’s) en de berekening van docentbelasting voor docenten die kleine groepen moeten bedienen en/of intensief betrokken zijn bij promotiebegeleiding. Valorisatie is nog steeds een punt van aandacht en zorg. Momenteel zijn ODC en faculteitsbestuur in debat verwikkeld over het nieuwe Jaarplan 2019 en de bijbehorende begroting.

Algemeen geldt: never a dull moment!

De ODC FRT (2017-2019) bestaat uit Michael Bakker, Victor van Bijlert (tevens lid OR), Peter Hoek, Miranda van Holland, Sander Klaasse (tot december 2018, in opvolging is voorzien), Mirjam van Veen (vice-voorzitter) en Arie Zwiep (voorzitter).

aanspreekpunt is die medewerkers doorverwijst naar de juiste vertrouwenspersoon of instantie. Verder is op ons initiatief door HRM een checklist opgesteld die medewerkers kunnen gebruiken bij het voeren van het jaargesprek.

Hierop staan onder andere punten als werkdruk en taakverdeling. Ook is er een begin gemaakt met een inventarisatie van de werkdruk onder docenten, die heeft geleid tot maatregelen (o.a. het streven naar langere tijdelijke contracten en een hoger percentage vaste contracten).

Er is een Teaching Load Model gemaakt dat niet alleen de onderwijsgelden over afdelingen verdeelt, maar ook de docentbelastinguren inzichtelijk maakt. Ten slotte hebben afdelingshoofden op ons verzoek de systematiek voor (verschuivingen van) de verdeling van onderwijs-, onderzoeks- en neventaken voor medewerkers expliciet gemaakt. Transparantie over taakstellingen is belangrijk bij het tegengaan van ervaren werkdruk.

ODC Faculteit Sociale Wetenschappen (FSW) JAARVERSLAG 2018 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

30

Voor de ODC van FSW stond 2018 in de eerste plaats in het teken van vermindering van de werkdruk voor (met name) docenten. De ODC-FSW heeft er bij het Faculteitsbestuur met succes op aangedrongen (1) de zogenoemde werkdruk-matrix serieus te nemen, (2) een rondgang te maken langs alle afdelingen om de problemen en mogelijke oplossingen vanuit de werkvloer in kaart te brengen en (3) hierover verantwoording af te leggen in het jaarplan 2019.

Daarnaast heeft de ODC-FSW zich sterk gemaakt voor voldoende middelen voor de internationaliseringsplannen van een aantal opleidingen binnen de faculteit. Inter­ nationalisering vereist immers meer dan het aanbieden van Engelstalige colleges; het gaat ook om het voldoende toerusten van de ondersteuning, om goede vertalingen van alle beleidsdocumenten en interne communicatie, en om docentprofessionalisering. De ODC heeft daarbij besloten zelf het goede voorbeeld te geven, en heeft aangegeven vanaf volgend academisch jaar ook in de medezeggenschap Engels als voertaal te willen hanteren.

Ten slotte was dit het eerste jaar dat de medezeggenschap te maken kreeg met het instemmingsrecht op de besteding van de zogenoemde studievoorschotmiddelen.

De ODC-FSW heeft zich hierbij niet al te zeer inhoude-

lijk willen bemoeien met de bestedingsplannen, maar vooral goed gelet op de procedure. Voor de ODC was het belangrijk dat met name de Facultaire Studentenraad en betrokken opleidingen voldoende betrokken waren bij de ontwikkeling van de plannen, en daarmee konden instemmen. Als ODC waren we tevreden over de wijze waarop dit is gegaan, maar we zullen in 2019 uiteraard goed letten op de implementatie en resultaten.

ODC Faculteit Bètawetenschappen (Bèta) Nieuwbouw was het grootste speerpunt van de ODC Bèta de afgelopen jaren. Vanaf het eerste ontwerp van het O2-gebouw hebben wij ons best gedaan om betrokken te raken en blijven bij het proces. Het O2 staat er nu en wordt bewoond door onze mensen van Moleculaire Celbiologie, Scheikunde & Farmacochemie en Environment & Health.

De lessen die we daaruit geleerd hebben, zijn heel nuttig gebleken voor het beïnvloeden van het ontwerp van het NU-gebouw, waar onder andere de afdelingen Athena, Informatica en de sectie Theoretische Chemie zullen intrekken.

Door samen op te trekken met de afdelingen, en ook met het faculteitsbestuur, is het gelukt om FCO te overtuigen van het belang om de ideeën en wensen van de gebruikers (afdelingen en mensen) serieus te nemen. Een groot deel van ons werk bestaat uit overleg (met studenten, medewerkers, collega’s, …) en schrijven (van colleges, papers, grant proposals, ...). Het is dus heel belangrijk dat onze nieuwe gebouwen dat optimaal ondersteunen! Dat heeft geleid tot een uiteindelijk ontwerp voor het NU-gebouw waarin er meer afgeschermde ruimtes zijn, en meer kleine kamers voor geconcentreerd werken en overleg.

Voor het nog te plannen Schoolwerktuinen (SWT)-gebouw, bedoeld voor onder anderen Natuur- en Sterren­kunde, Neurowetenschappen en het Universitair Proefdier Centrum (UPC), liggen weer heel andere uitdagingen, vooral vanwege de complexe experimentele infrastructuur die daar nodig is. Ook daar houden we de vinger aan de pols om de juiste balans in de investeringen te bewaken, en goede onderzoeks- en werkomgevingen voor ons allemaal te bereiken.

ODC Faculteit Rechtsgeleerdheid (FRG)

ODC Student- en Onderwijs Zaken (SOZ) De onderdeelcommissie van SOZ bestaat uit negen mensen uit de diverse geledingen van de afdeling. Eens in de zes weken voert de ODC een gesprek met de directie van de afdeling, en bespreekt lopende zaken en alles wat het beleid van deze grote afdeling aangaat. Behalve het vervullen van de primaire medezeggenschapstaken probeert deze ODC de banden met de achterban te onderhouden en de communicatielijnen korter te maken.

De ODC vindt een collegiale sfeer belangrijk voor het welzijn van iedereen en probeert dit te stimuleren door een verbindende rol te spelen. Daartoe organiseerde de ODC afgelopen periode drie keer een bijeenkomst om ‘met de benen op tafel’ over belangrijke, maar onder-

ODC Universiteits Bibliotheek (UB) Na de turbulente jaren van de reorganisatie is de UB in veel rustiger vaarwater terechtgekomen. Maar dat betekent niet dat er niets gebeurt, integendeel, de bibliotheek heeft ambitieuze plannen voor de toekomst. De ODC praat mee over de toekomstplannen en wordt ook actief betrokken bij de voorbereiding in een vroeg stadium, bijvoorbeeld bij het opstellen van het Jaarplan en het Strategisch Personeels Plan.

Het overleg met de directeur is constructief en prettig.

Focuspunten in de toekomstplannen zijn: • Open Science (Open Access; toegankelijk maken van onderzoeksresultaten en onderwijsmaterialen voor zoveel mogelijk mensen) • Open Campus Community (inrichting studieplekken en dienstverlening) • Zichtbaar maken VU-identiteit en het VU-verhaal door presentatie van erfgoed, kunst en actuele onderzoeksresultaten.

Het is belangrijk dat er prioriteiten worden vastgesteld bij zoveel ambities; wat we gaan doen moet kunnen en niet leiden tot werkdruk en overbelasting. Uit het WBO blijkt weliswaar dat dit bij de UB minder speelt dan bij de faculteiten en andere diensten, maar we willen als ODC in ieder geval dat dit zo blijft.

31 DE ONDERDEELCOMMISSIES DOEN VERSLAG

Het belangrijkste strijdpunt de afgelopen twee jaar betrof het beleid ten aanzien van docenten. Aanleiding waren de zogenaamde Meetlatten, de functieomschrijvingen voor het WP, die gehanteerd worden bij werving en bevordering van medewerkers. De voorgestelde Meetlatten kenden slechts vaste aanstellingen voor hoogleraren en u(h)d’s, dat wil zeggen voor medewerkers die gepromoveerd zijn en zowel onderwijs geven als onderzoek verrichten. Docenten werden categorisch uitgesloten.

Hiertegen verzette de onderdeelcommissie zich principieel. Daarnaast speelden praktische overwegingen een rol: juist iemands ervaring in de (rechts)praktijk kan een reden zijn haar/hem te willen behouden voor de faculteit.

Wij hebben bereikt dat de Meetlatten dat niet onmogelijk maken. Daarnaast bleek in de concepten de positie van de eigen medewerkers bij sollicitaties ongunstig ten opzichte van externe kandidaten. Dat is op ons verzoek aangepast.

Op het onderwijsterrein is samen met de FSR resultaat geboekt, namelijk remedial teaching voor studenten die door een taalachterstand de taaltoets niet hebben gehaald. Ook bij de benoeming van de nieuwe decaan speelt de medezeggenschap een rol: namens de FSR en ODC maakt Anja Eleveld als adviserend lid deel uit van de benoemingsadviescommissie.

belichte werkthema’s te praten. De eerste keer ging het over werkdruk, de gevolgen ervan, de persoonlijke beleving ervan en wat eraan te verbeteren is. De tweede keer was het thema interne communicatie, information overload, vergader­culturen en verborgen ergernissen. De derde keer ging het over elkaar aanspreken op de werkvloer.

De benen-op-tafel bijeenkomsten werden goed bezocht en positief gewaardeerd door de aanwezigen.

Samenstelling ODC: Erik-Jan Hartstra (Griffioen), Najim Mahnin (SSA), Katie Labega (SSA), Bart Overbeek (OKP), Anna Bon (CIS), Leo Barlag (Sportcentrum), Paul Steeman (IO), Marthe Keijman (CSB), Sanne Kleijne (SSA).

ODC Bestuurszaken (BZ) De ODC van de dienst Bestuurszaken heeft een open­ hartige, kritische en opbouwende relatie met de leiding van de dienst. Dit is onlangs ook gebleken ten aanzien van het onderwerp ‘thuiswerken’. Het MT had hierover een discussienotitie voorbereid waarin naar de mening van de ODC een ontmoedigende toonzetting rond thuiswerken werd gehanteerd (terwijl dit juist als mogelijkheid werd voorgesteld), en die tegelijk in sommige opzichten nog onvoldoende helder was. De ODC heeft hierop suggesties gedaan om de regeling een positiever en tegelijk ook wat scherper karakter te geven. Zo is in samenwerking tussen ODC en directeur een heldere en werkbare regeling op dit onderwerp tot stand gekomen, waar beide partijen blij mee zijn. Naar verluidt wordt de regeling van BZ inmiddels als een best practice gezien.

ODC Informatietechnologie (IT) JAARVERSLAG 2018 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

32

De Onderdeelcommissie IT is haar zittingsperiode begonnen met het gezamenlijk vaststellen van een visie.

In de visie van de ODC IT speelt communicatie met de IT-medewerkers een prominente rol. Deze visie is in de praktijk gebracht via medewerkersbijeenkomsten en nieuwsbrieven ODC, die per kwartaal aan IT-medewerkers zijn toegestuurd. De ODC IT heeft zich sinds april 2017 beziggehouden met taken als huisvesting, personeel, opleidingsplan en financiën van IT. Specifieke adviezen heeft de ODC IT uitgebracht over de monitoring van software en het tijdschrijven bij IT. Bij dat laatste ging het om de toetsing van het tijdschrijven bij IT aan de daarvoor binnen de VU geldende kaderregeling. Dat is een speci­ fieke taak van een onderdeelcommissie. In het Jaarplan IT zijn op verzoek van de ODC IT passages opgenomen over de medezeggenschap.

Het belangrijkste issue in de zittingsperiode 2017-2019 was de reorganisatie IT 2018. De ODC IT heeft deel­ genomen aan de besluitvorming over de transitie. In de voor­bereiding heeft een afgevaardigde namens de ODC IT, daartoe uitgenodigd door de bestuurder, deelgenomen aan de stuurgroep Transitie IT. Op die manier heeft de ODC IT invloed kunnen uitoefenen op het proces van

transitie naar een nieuwe organisatie. Na de reorganisatie heeft de ODC IT een evaluatiemonitor ontwikkeld.

De bestuurder vulde op vooraf bepaalde momenten de voortgang/status in van de bij de reorganisatie te behalen doelstellingen. In de overlegvergaderingen werd de voortgang of status besproken en deze evaluatie was/is te raadplegen voor de medewerkers van IT. Zo heeft de ODC IT een brug geslagen vanuit de organisatie naar de medewerker toe, zodat er een transparanter beeld van de reorganisatie geboden kon worden.

ODC Facilitaire Campus Organisatie (FCO) Er is de afgelopen tijd hard gewerkt aan de zichtbaarheid en herkenbaarheid van de ODC FCO. Communicatie via de FCO-zine en de introductie van de ODC-lunches, waar we met onze collega’s in gesprek gaan, hebben hier zeker aan bijgedragen. De ODC leden zijn benaderbaar en vragen collega’s om input. Ook de afstemming met ODC’s van andere faculteiten en diensten begint vorm te krijgen, daar gaan we volgend jaar mee verder.

Afgelopen zittingstijd hebben de nodige wisselingen plaatsgevonden binnen onze ODC. Ook de komende weken neemt weer een aantal collega’s afscheid van de VU en daarmee ook van de ODC. Wij zijn druk bezig om collega’s te polsen zich in maart verkiesbaar te stellen en onze ODC te versterken. Het blijft een uitdaging om FCO in de gehele breedte binnen de ODC te vertegenwoordigen. Voor ODC leden zelf is het soms een uitdaging om tijd vrij te maken in hun agenda om overleggen bij te wonen en stukken door te nemen. Hopelijk zijn we vanaf maart weer volledig bezet!

Onze eigen huisvesting is een belangrijk aandachtspunt.

Eerder hebben we als ODC via een korte vragenlijst de wensen en behoeften van onze collega’s opgehaald. Op basis daarvan is een aantal verbetervoorstellen gedaan aan ons MT. Inmiddels zijn deze allemaal geïmplementeerd. De aankleding is verbeterd door mooie foto’s en planten, er zijn goede vergaderruimten ingericht en een aantal werkplekken is voorzien van dubbele pc’s of aan­­ gepaste software. Een mooi resultaat, dat is gevierd met een feestelijk ontbijt!

Ook het vraagstuk ‘thuiswerken’ stond op de agenda.

De wens van de ODC was een heldere richtlijn voor alle FCO-medewerkers. Hier hebben we verschillende keren over gesproken; waarom willen mensen thuiswerken, past dat met onze rol van ‘dienstverlener op de campus’ en onder welke voorwaarden kan het? Een concept richtlijn, waar we ons als ODC in kunnen vinden, ligt er inmiddels. Deze wordt eerst afgestemd op de VU brede richtlijn en daarna gedeeld binnen FCO. Daarnaast hebben we binnen de ODC uitvoering gesproken over het thema werkdruk, hebben input aangeleverd bij de OR en zorgen ervoor dat het onderwerp binnen FCO op de agenda blijft. Ook één van onze ODC-lunches stond in het teken van werkdruk. Collega’s werden uitgenodigd om hun ervaringen te delen. Ook het WBO hebben we uitgebreid besproken. We denken actief mee over de verbetermogelijkheden en houden een vinger aan de pols waar het gaat om de realisatie ervan.

ODC Communicatie & Marketing (C&M)

ODC Human Resource Management, Arbo & Milieu (HRMAM) Samenstelling ODC HRMAM: Raymond Neumann (voorzitter, HRM Service Center), Marga Philippo (secretaris, Arbo & Milieu Secretariaat), Susanne de Backer (lid, HRM Advies & Ontwikkeling), Carin Maas (lid, HRM Secretariaat), Mart van der Steeg (lid, Arbo & Milieu), Helma Windt (lid, Arbo & Milieu), vacature (bij voorkeur HRM Strategie & Beleid).

Sinds augustus 2017 bestaat de ODC uit 6 leden (in plaats van 7). Dit komt door de uitdiensttreding van een collega van HRM Strategie & Beleid en wervingsinspanningen die niet tot invullingen hebben geleid. De ODC heeft besloten tot de verkiezingen in maart 2019 met 6 leden door te gaan. Desondanks heeft de ODC een mooi uitgebalanceerde vertegenwoordiging opgebouwd uit de diverse geledingen binnen de dienst.

Algemeen

De ODC heeft in principe 6 maal per jaar overleg met de directeur HRMAM Renée-Andrée Koornstra. Deze overleggen hebben conform de planning ook allemaal in 2018 plaatsgevonden. Daarnaast heeft de ODC onderling overleg om te komen tot advisering aan de directeur HRMAM over bepaalde onderwerpen die aan de orde zijn.

33 DE ONDERDEELCOMMISSIES DOEN VERSLAG

De ODC van de Dienst Communicatie en Marketing heeft zich in 2018 met name bezig gehouden met het reorganisatieplan van de dienst.

Directeur Jenneke de Sain heeft dit reorganisatieplan opgesteld om een betere verdeling in de span of control van leidinggevenden te krijgen. Ook is het de bedoeling dat leidinggevenden invulling gaan geven aan coachend leiderschap en dat de organisatie projectmatig gaat werken.

De ODC heeft intensief met de directeur samengewerkt om tot een goed plan te komen. De ODC heeft onder meer werksessies georganiseerd voor medewerkers met drie wetenschappers, die elk hun visie gaven op het concept-reorganisatieplan. Naar aanleiding van de werksessies is het plan bijgesteld. De werksessies hebben bijgedragen aan het draagvlak voor en de transparantie over de reorganisatie.

De ODC gaat in 2019 monitoren of coachend leiderschap en projectmatig werken in de organisatie geïmplementeerd worden zoals bedoeld volgens het plan.

Om de indruk te voorkomen dat de ontwikkelschouw en de reorganisatie invloed op elkaar zouden uitoefenen heeft Jenneke, mede op advies van de ODC, besloten de

ontwikkel­schouw uit te stellen tot na de reorganisatie.

De ODC heeft in 2018 het verloop onder de medewerkers, de vele vacatures, de achterstand in jaargesprekken en het ontwikkelen/herzien van een handboek personeel steeds aan de orde gesteld. De ODC heeft een aantal updates gehad over het project TOLL (Toekomst Online Landschap). Ook in 2019 zal de ODC vertegenwoordigers van TOLL met de ODC laten meedenken.

De ODC kende in 2018 de volgende samenstelling: Jacob Bouwman (voorzitter), Wendy Faber (secretaris), Heleen Helleman, Heleen ten Voorde, Too van Velzen, Marijke Vollmar en Simone van der Wolff.

De ODC zal het komende jaar de handen vol hebben aan de Ontwikkelschouw, Toll en de uitvoering van de Reorganisatie.

In 2018 zijn in aanwezigheid van de directeur op de volgende data overleg gevoerd: 19 februari, 24 april, 16 juli, 17 september en 29 oktober. Er zijn 2 extra ODC-overleggen gehouden, op 30 april over de notitie werkdruk en op 5 september over het concept jaarplan 2019 HRMAM. Van alle overleggen zijn notulen gemaakt, die zijn verstuurd aan alle medewerkers binnen de dienst.

De ODC ervaart dat de overleggen op een transparante en constructieve wijze worden gevoerd.

JAARVERSLAG 2018 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

34

De onderstaande onderwerpen zijn in het ODC-overleg besproken met de directeur HRMAM: • Arbeidsomstandigheden en verzuim (vast bespreekpunt op elke ODC vergadering).

• Voortgang jaarplan 2018 HRMAM (vast bespreekpunt op elke ODC vergadering).

• Jaarplan 2019 HRM, Arbo & Milieu (vast jaarlijks bespreekpunt in aparte vergadering).

• Begroting 2019 HRM, Arbo & Milieu (vast jaarlijks bespreekpunt in aparte vergadering).

• Risico-inventarisatie HRMAM (standaard 2x per jaar vast bespreekpunt in ODC vergadering).

Stand van zaken: de risico-inventarisatie is afgerond.

Drie maanden na de verhuizing van HRM van Metropolitan naar Transitorium wordt een rondgang langs de werkplekken gedaan.

• Vitaliteitsscan pilot. Bij HRMAM is als pilot een Vitaliteitsscan (vragenlijst) gestuurd aan de medewerkers.

De uitslag geeft informatie over het werkvermogen en de werkbeleving van individuele medewerkers en over factoren die dit beïnvloeden (individueel en op organisatie­niveau).

Resultaat: De medewerkers die de vragenlijst hebben ingevuld, hebben een individueel rapport ontvangen met daarin de belangrijkste conclusies en adviezen om de eigen draagkracht en inzetbaarheid te vergroten.

De uitkomst van het onderzoek was voor HRMAM bijzonder positief. Wel zijn er enkele aandachtspunten: er zijn 4 medewerkers die hebben aangegeven dat zij last hebben van teveel werkdruk. Daarmee wordt onderschreven dat het belangrijk is om werkdruk hoog op de VU-agenda te houden.

• Voortgang nieuwe en lopende projecten: de lijst projecten kan door alle HRMAM-collega’s worden ingezien (vast bespreekpunt elke ODC vergadering).

• Tijdregistratietool Arbo & Milieu.

Resultaat: de tool wordt alleen nog gebruikt voor het registreren van werkzaamheden voor externen, bijvoorbeeld Amsterdam Medisch Centrum, locatie VUmc, ACTA en BV Cyclotron.

• Pilot beleidsmedewerkers.

Resultaat: De ODC heeft ingestemd met het voorstel van de directeur/het MT HRMAM om de afdeling Strategie & Beleid niet als separate afdeling te handhaven maar de drie beleidsmedewerkers rechtstreeks bij de directeur onder te brengen. Dit is per 1 november 2018 geëffectueerd.

• GoodHabitz e-learning. Vanuit de VU is er behoefte, in het kader van duurzame inzetbaarheid, om employability en ‘levenslang leren’ op een laagdrempelige manier te bevorderen. Hiervoor is als pilot de tool GoodHabitz aangekocht. Het betreft een pilot van een jaar.

• Huisvesting Transitorium (vast agendapunt elke ODC vergadering tot inwoning per december 2018). De achterban heeft actief verzocht om aan ODC vergadering 29.10 deel te nemen om gehoord te worden.

• Project werkdruk. Elk ODC lid heeft in de eigen sub­­ afdeling uitvraag hierover gedaan om te komen tot één notitie ‘input werkdruk afdelingen HRMAM’. Deze notitie is besproken in het MT HRMAM.

Scholing/educatie

Presentatie resultaten werkbelevingsonderzoek op 9.5.18.

Startconferentie omtrent kwaliteitsafspraken met CvB, decanen, OPP, dienstdirecteuren, OR en USR op 12.7.18.

Eén van de leden, Carin Maas, is bij deze conferentie aanwezig geweest. Deelname was zeker interessant, maar is ervaren als meer relevant voor de faculteiten.

Communicatie met OR

Raymond is op 13 juni naar het afstemmingsoverleg OR, ODC en LO geweest. De besproken onderwerpen waren: ‘Reorganisatie versus transitie’ en ‘Inventarisatie omtrent het gebruik van de werkdrukmatrix’.

Marlies de Vries, contactpersoon voor de ODC HRMAM vanuit de OR-commissie VGWM, is aanwezig geweest bij een ODC-vergadering op 4 december 2017.

AMBTELIJK SECRETARISSEN EN ADVISEURS Ambtelijk secretarissen

De secretarissen Anneke Mulder en Sandra de Maesschalck begeleiden, adviseren en staan de universitaire medezeggenschap bij in de breedste zin van het woord. Zij treden bovendien op als secretaris van de overleg­vergaderingen met het College van Bestuur.

Verder maken zij deel uit van de Verkiezingscommissie, de commissie Communicatie, de commissie TOP, en het overleg van het Dagelijks Bestuur. Ondersteuning werd geboden aan de commissie P&O en (tijdelijk) aan de commissie FEZ.

Het bureau medezeggenschap bevindt zich in het hoofdgebouw van de VU op kamer 15A-88, en is te bereiken via de telefoonnummer (020) 598 5312, (020) 598 5238, (020) 598 9495. Het e-mailadres is or@vu.nl. Het secretariaat is dagelijks geopend van 09.00 tot 17.00 uur.

De vergaderingen van de OR en GV zijn in principe openbaar, evenals de agenda, het verslag en de stukken.

Agenda’s en uitgebrachte adviezen staan op VUnet.

35 DE ONDERDEELCOMMISSIES DOEN VERSLAG

Sandra de Maesschalck en Anneke Mulder Ambtelijk secretarissen

Vergadering van de GV met het College van Bestuur

Adviseurs

AFSCHEID OR-LEDEN

Jacques Spaapen, oud-medewerker van de UB VU en voormalig OR-lid, adviseerde de Verkiezingscommissie en de commissie Juridische Zaken. De commissie Juridische Zaken kon ook een beroep doen op mr. Helen Overes en mr. Vivian Bij de Vaate.

Twee leden hebben in 2018 de OR verlaten: Esther Plomp per 1 januari 2018 en Kees van der Kooi op 1 oktober door het bereiken van zijn pensioengerechtigde leeftijd. De OR wil deze leden nogmaals hartelijk bedanken voor hun inzet in de afgelopen periode.

De Ondernemingsraad heeft ook in 2018 weer gebruik gemaakt van de deskundigheid van zijn vaste adviseurs.

De commissie P&O werd geadviseerd door oud OR-lid dr. Kees van der Veer, professor aan de Transcend Peace University in Basel (Zwitserland) en het Galtung Institute in Freiburg (Duitsland) en mevrouw dr. Rieky van Walraven, jarenlang lid van de OR en voorzitter bij de commissie P&O. De commissie VGWM werd ondersteund door Rieky van Walraven.

JAARVERSLAG 2018 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

36

Voormalig OR-lid Frans van der Woerd, die vooral zijn sporen verdiende als lid van de commissie FEZ waar hij pleitbezorger was van herziening van het allocatiemodel, adviseerde de commissie Huisvesting.

BIJLAGEN ADVIEZEN ONDERNEMINGSRAAD IN 2018 Instemming OR Onderwerp

Referentienummer

Wijziging kiesreglement Universitaire Studentenraad:

ORVU-2018/031 v

Basiscontract Arbo en procedure second opinion bedrijfsarts

ORVU-2018/039 v

Nadat de Ondernemingsraad in 2017 heeft ingestemd met de voorgestelde wijzigingen in het kiesreglement USR met uitzondering van artikel 31 (dat betrekking heeft op ‘niet functionerende leden’), heeft de OR ingestemd met het aangepaste artikel 31, zodat nu met alle wijzigingen in het kiesreglement van de USR is ingestemd.

De Ondernemingsraad stemt in met de procedure second opinion bedrijfsarts. De raad stemt in met het basiscontract Arbo, mits de beleidsmatige uitwerking van de in het basiscontract opgenomen verplichtingen ter instemming worden voorgelegd, de tijdige inzet van de bedrijfsarts of andere deskundigen in de zin van art. 3 van de Arbowet een aandachtspunt blijft en de looptijd van het basiscontract wordt gesteld op twee jaar.

ORVU-2018/072 v

De Ondernemingsraad stemt in met bovenstaande privacyreglementen met inachtneming van enkele punten zoals de toezegging dat bij elke faculteit en dienst contactpersonen inzake de privacyregelingen worden aangewezen, de raad wordt geïnformeerd over de uitvoering Projectvoorstel Privacy VU uit 2013 en de raad inzage krijgt in het modelformulier waarmee alle gegevens, voorwaarden, autorisaties, beveiligingen en andere wettelijke vereisten van een verwerking worden vastgelegd.

Notitie gewijzigde aanpak werkwijze Risico Inventarisatie & Evaluatie VU

ORVU-2018/159 v

De Ondernemingsraad stemt in met de gewijzigde aanpak werkwijze RI&E VU en geeft de volgende adviezen mee: 1) stel een verantwoordelijkheidsmatrix op waarin taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV) van alle betrokkenen zijn vastgelegd, 2) maak een communicatieplan.

Beleidskader Veiligheid en Gezondheid VU

Met inachtneming van de overeengekomen wijzigingen (zoals tenminste één keer per twee jaar actualisatie in overleg met de ondernemingsraad en dat bij verwijzingen naar nieuw vastgesteld beleid ook de versie en het jaar van vaststelling worden vermeld) stemt de Ondernemingsraad in met het Beleidskader Veiligheid en Gezondheid VU. Uiteraard houdt de OR de separate bevoegdheden overeenkomstig de Wet op de ondernemingsraden over alle personele- en arbeidsomstandighedenregelingen die onder de kapstok van het Beleidskader Veiligheid en Gezondheid VU vallen.

ORVU-2018/160 v

BIJLAGEN

Regeling verwerking persoonsgegevens medewerkers Regeling verwerking persoonsgegevens Arbo Regeling cameratoezicht

37

Adviezen OR Onderwerp

Investeringsbesluit huisvesting Universitair Proefdier Centrum (UPC)

Referentienummer ORVU-2018/040 v

De Ondernemingsraad adviseert positief over het voorgenomen besluit huisvesting Universitair Proefdier Centrum (UPC), mits zij via de OR-commissie Huisvesting advies kan uitbrengen over het op te stellen transitieplan UPC en dat de kosten van de transitie per begrotingsjaar jaarlijks worden geëxpliciteerd bij de hoofdlijnen van de begroting van de VU. Het betreft een hoofdlijn waarop het jaarlijkse instemmingsrecht van de Gezamenlijke Vergadering van toepassing moet zijn.

Evaluatie reorganisatie domein SO

ORVU-2018/041 v

De Ondernemingsraad wil dit onderwerp, in ieder geval voorlopig, structureel op de agenda houden gezien de vele gemaakte aanbevelingen waar een prijskaartje aanhangt en waardoor keuzes gemaakt moeten worden. De OR adviseert daarom het college een integraal plan van aanpak op te stellen met daaraan gekoppeld een prioritering, een financiële paragraaf en een tijdpad.

Vierpartijenovereenkomst VU-VUmc-UvA-AMC

JAARVERSLAG 2017 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

38

ORVU-2018/071 v

De Ondernemingsraad brengt een positief advies uit over de Vierpartijenovereenkomst VUVUmc-UvA-AMC met de kanttekening dat het antwoord van het College van Bestuur (over de vrees dat de bevoegdheden van de besturende colleges en in het verlengde daarvan van de medezeggenschapsorganen zouden worden uitgehold of dat de besturende colleges zich aan de werking van medezeggenschapsbevoegdheden zouden onttrekken met een beroep op afspraken uit het Vierpartijenoverleg ongegrond is en dat de onopzegbaarheid bestaat zolang de alliantie bestaat) de status krijgt van een Memorie van toelichting.

Initiatieven OR Onderwerp

Referentienummer

Overeenkomst stichting Sarphati Amsterdam

ORVU-2018/012 v en 051 v

Brieven m.b.t. verzoek om adviesaanvraag conform art. 25 lid 1.b. uit de Wet op de Ondernemingsraden.

Introductie monitoringtool DTEX

ORVU-2018/043 v

Brief m.b.t. instemmingsverzoek conform art.27 lid 1.k. en 1.l. uit de Wet op de Ondernemingsraden ter introductie van het monitoringssysteem DTEX.

Hoofdstuk 6 van het Jaarverslag VU 2017: Sociaal Jaarverslag

De Ondernemingsraad merkt in dit initiatiefadvies op dat, net als vorig jaar, de informatie behorend bij het Sociaal Jaarverslag niet alleen in Hoofdstuk 6, maar ook op andere plekken in het Jaarverslag VU 2017 is te vinden. Een index op trefwoorden zou deze informatie beter toegankelijk maken.

Het Sociaal Jaarverslag geeft aanleiding tot opmerkingen en discussiepunten over: medezeggenschap; ‘VU verwelkomt vluchtelingen’; percentage vrouwelijke hoogleraren; de participatiewet; talentbeleid medewerker, regeling ongewenst gedrag; integrale incidentregistratie en crisismanagement; kerncijfers personeel; ‘warm welkom’ voor nieuwe medewerkers; terugdringen van tijdelijke contracten docenten; strategische personeelsplanning; leiderschapsprogramma’s; opleidingen; vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen personeel; RI&E en veiligheids- en gezondheidskader; en ziekteverzuim.

ORVU-2018/076 v

Vervolg Evaluatie reorganisatie domein SO

Als vervolg op advies ORVU-2018/041 v reageert de OR op het Plan van Aanpak Visieontwikkeling studentbegeleiding en vraagt om puntsgewijze behandeling om de vorderingen te kunnen monitoren en te kunnen meten. Knelpunten binnen Studentgerichte Ondersteuning (SO) zijn gesignaleerd met betrekking tot werkdruk met bijzondere aandacht voor de facilitering van internationale studenten en studenten met een functiebeperking.

Memorandum of Understanding Vrije Universiteit- Hogeschool van Amsterdam

ORVU-2018/098 v en 116 v

ORVU-2018/101 v

Een brief m.b.t. verzoek om adviesaanvraag conform art. 25 lid 1.b. uit de Wet op de Ondernemingsraden.

Programma Digidoc

ORVU-2018/103 v

Brief over het medezeggenschapstraject en de claim op instemmingsbevoegdheid conform art.27 lid 1.k. en 1.l. uit de Wet op de Ondernemingsraden met betrekking tot introductie en implementatie van het Programma Digidoc. Bovendien vraagt de OR zich af of de voorgenomen wijze van centrale digitalisering niet in strijd is met de Grondwet, art. 13 lid 1.

Rompdocument Integrale Bedrijfsnoodorganisatie VU Campus

ORVU-2018/109 v

Brief m.b.t. instemmingsverzoek conform art.27 lid 1.d. uit de Wet op de Ondernemingsraden. Het rompdocument verbindt immers de decentrale noodplannen, beschrijft de VU-breed geldende uitgangspunten en voorziet in uniforme opschalingsprincipes en afhandelingsroutes bij calamiteiten.

ORVU-2018/112 v

Brief m.b.t. verzoek om adviesaanvraag conform art. 25 lid 1 sub ‘het aangaan van een duurzame samenwerking met een andere onderneming’ en ‘het aangaan van een belangrijke financiële deelneming vanwege of ten behoeve van een dergelijke onderneming’ uit de Wet op de Ondernemingsraden.

Tijdpad OR en ODC-verkiezingen 2019

ORVU-2018/125 v

Ter informatie aangeboden aan het College van Bestuur.

Geactualiseerd Reglement van de Ondernemingsraad der Vrije Universiteit

Vraag aan het College van Bestuur om zijn standpunt kenbaar te maken met betrekking tot het geactualiseerde Reglement van de Ondernemingsraad van de Vrije Universiteit.

ORVU-2018/128 v

39 BIJLAGEN

Samenwerkingsovereenkomst Opleiding Mechanical Engineering UT-VU

ADVIEZEN GEZAMENLIJKE VERGADERING IN 2018 Instemming GV Onderwerp

Referentienummer

Herziening toetskader VU

GV-2018/021 v en GV-2018/090 v

Met inachtneming van de toezegging nadere discussie te voeren over de verhoogde werkdruk, de randvoorwaarden voor het mondelinge tentamen (‘vierogenprincipe’ versus ‘face to face’) en de rol van hoogleraren bij de facultaire implementatie stemt de Gezamenlijke Vergadering in met het vernieuwde Toetskader VU.

Aanpassing Regelgeving Medezeggenschap

GV-2018/042 v

De Gezamenlijke Vergadering stemt in met de aanpassing Regelgeving Medezeggenschap uitgaande van de toezegging op de overlegvergadering van 25 april 2018 om in de passage ‘Wijzigingen van CvBbesluiten’ het woord ‘wijzigingen’ te schrappen omdat ieder CvB-besluit formeel een nieuw besluit is.

Wijziging Bestuursreglement vanwege alliantie VUmc-AMC

JAARVERSLAG 2017 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

40

GV-2018/054 v

De Gezamenlijke Vergadering stemt in met de wijziging Bestuursreglement VU vanwege de alliantie VUmcAMC.

Naamswijziging faculteit Godgeleerdheid

GV-2018/065

De Gezamenlijke Vergadering stemt in met de naamswijziging van de faculteit Godgeleerdheid in faculteit Religie en Theologie met inachtneming van de volgende overwegingen: 1) de taalkundige onevenwichtigheid van de nieuw voorgestelde naam (‘religie’ duidt een veld aan en ‘theologie’ een reflectie), 2) de claim op ‘religie’ (als vanouds zal bestudering van religie vanuit andere faculteiten mogelijk blijven) en 3) de kosten van de naamswijziging.

Kadernota VU 2019

GV-2018/088 v

De Gezamenlijke Vergadering stemt niet in met de hoofdlijnen zoals geformuleerd in de Kadernota VU 2019 met verwijzing naar de door de GV geformuleerde speerpunten. Het wordt namelijk pas duidelijk hoe de speerpunten kunnen worden gerealiseerd als dit najaar de plannen van de diensten en faculteiten zijn ontwikkeld.

Proces Kwaliteitsafspraken Onderwijs VU 2019-2024

De Gezamenlijke Vergadering stemt in met het proces Kwaliteitsplan Onderwijs VU met inachtneming van de volgende aandachtspunten: 1) koppeling van de zes thema’s van de kwaliteitsafspraken aan de doelstellingen, 2) betere betrekking van de decentrale medezeggenschap in het proces, 3) betere terugkoppeling van informatie naar de GV, 4) toetsing van de projectrealisatie, 5) monitoring van de resterende gelden en 6) borging van de financiering van lopende voorinvesteringsprojecten.

GV-2018/120 v

Kwaliteitsplan Onderwijs VU 2019-2024

GV-2018/140 v

De Gezamenlijke Vergadering stemt niet in met het Kwaliteitsplan Onderwijs VU 2019-2024 en wil in januari 2019 een verdere discussie voeren met het College van Bestuur met inachtneming van de door de Gezamenlijke Vergadering gestelde vragen, kanttekeningen en voorwaarden.

Jaarplan en begroting VU 2019

GV-2018/141 v

De Gezamenlijke Vergadering stemt in met het Jaarplan en Begroting VU 2019 onder voorwaarde dat de hoofdlijn ‘studievoorschotgelden’ uit het Jaarplan VU 2019 wordt gehaald en deze separaat aan de GV ter instemming wordt voorgelegd samen met het hernieuwde instemmingsverzoek voor het Kwaliteitsplan Onderwijs VU 2019-2024.

Adviezen GV 41

Referentienummer

Profiel voorzitter Raad van Toezicht en Aanvullend advies profiel voorzitter Raad van Toezicht

GV-2018/010 v en GV-2018/012 v

De Gezamenlijke Vergadering adviseert positief over het voorgestelde Profiel voorzitter Raad van Toezicht, maar wil graag aanvullend in het profiel laten opnemen dat de voorkeur uitgaat naar een voorzitter die wortels heeft in het hoger onderwijs dan wel een uitgesproken affiniteit heeft met de universitaire wereld. Verdere aanbevelingen zijn: 1) toekomstige werving en selectie van leden van de Raad van Toezicht (ter voorkoming van eenzijdige selectie binnen het ‘old boys network’) weer onder directe verantwoordelijkheid van de VU te laten vallen i.p.v. werving en selectie uit te besteden aan een bureau, 2) zolang dit niet mogelijk is een nauwe monitoring van de door het selectiebureau gehanteerde procedure om de randvoorwaarde van ‘affiniteit met de universitaire wereld’ actueel te houden en 3) een lid van de GV als adviseur toe te voegen aan de Benoemingscommissie.

Gemeenschappelijke regeling VU-VUmc

GV-2018/020 v

De Gezamenlijke Vergadering adviseert positief over de voorgenomen wijzigingen in de Gemeenschappelijke Regeling VU-VUmc met inachtneming van enkele redactionele opmerkingen.

Jaarverslag VU 2017 (m.u.v. hoofdstuk 6 ‘Sociaal Jaarverslag’)

De Gezamenlijke Vergadering adviseert positief en geeft een aantal adviezen mee voor de jaarplannen en begroting van 2019.

GV-2018/052 v

BIJLAGEN

Onderwerp

Initiatieven GV Onderwerp

Redactionele opmerkingen Bestuursreglementen VU

Referentienummer GV-2018/013 v

Nadere bestudering van de in de instemmingsbrief van 31 mei 2017 gesignaleerde redactionele onvolkomenheden zijn niet verwerkt in de geactualiseerde documenten.

Reactie voorgenomen benoeming voorzitter Raad van Toezicht

GV-2018/062 v

(vertrouwelijk)

Instellingsbesluiten vier vaste GV-commissies

GV-2018/108 v

Overeenkomstig het Reglement Universitaire Gezamenlijke Vergadering art. 3 lid 5 heeft de GV besloten vier vaste commissies in te stellen, te weten de commissie Financieel en Economische Zaken (FEZ), de commissie Onderwijs en Onderzoek (O&O), de commissie Juridische Zaken (JZ) en de commissie Internationalisering.

Behandeltraject Kwaliteitsplan Onderwijs VU 2019-2024

JAARVERSLAG 2017 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

42

Gezien de bevindingen uit de tot op heden gevoerde discussies met zowel de projecteigenaren als met het College van Bestuur en het krappe tijdpad, verwacht de Gezamenlijke Vergadering onvoldoende tijd te hebben om haar taak ten aanzien van het Kwaliteitsplan Onderwijs VU 2019-2024 redelijkerwijs te kunnen uitvoeren en de uiteindelijke vaststelling uit te stellen tot begin 2019.

GV-2018/125 v

SAMENSTELLING ONDERNEMINGSRAAD Dagelijks bestuur

Olijhoek, Henk (H.J.M.) – voorzitter Gilder, de, Dick (T.C.) – vicevoorzitter Quadir, Razi (H.) – lid

Leden

CNV Connectief FNV Overheid CNV Connectief ProVU FNV Overheid ProVU CNV Connectief FNV Overheid CNV Connectief ProVU CNV Connectief FNV Overheid FNV Overheid FNV Overheid FNV Overheid FNV Overheid FNV Overheid CNV Connectief ProVU

vanaf 15 oktober

tot 1 oktober

Secretarissen

A.A. (Sandra) de Maesschalck A.M.A. (Anneke) Mulder

Dagelijks bestuur

v.l.n.r. Razi Quadir, Henk Olijhoek, Dick de Gilder

43 BIJLAGEN

Bijlert, van, Victor (V.A.) Boukabous, Mohamed (M.) Dijkstra, Elise (E.) Gvozdetskyi, Eugène (I.) Hartstra, Eric-Jan (E.J.) Heppe, Eline (E.C.M.) Kampen, van, Trudie (G.M.J.) Kiss, Aniko (A.) Kooi, van der, Kees (C.) Lammerts, Sjaak (J.G.M.) Overbeeke, Adriaan (A.J.) Pavlopoulos, Dimitris (D.) Rebel, Johan (J.W.) Sabelis, Ida (I.M.J.) Sierag, Josephien (J.J.M.) Stol, Peter (P.) Vermunt, Rick (R.E.) Vries, de, Marlies (M.) Watchman, Daniëlle (D.I.)

FNV Overheid CNV Connectief ProVU

ONDERNEMINGSRAAD 2019 1.

Anneke Mulder

8.

Eline Heppe

15. Razi Quadir

2.

Sandra de Maesschalck

9.

Trudie van Kampen

16. Henk Olijhoek

3.

Ievgenii Gvozdetskyi

10. Johan Rebel

17. Victor van Bijlert

4.

DaniĂŤlle Watchman

11. Josephien Sierag

18. Ida Sabelis

5.

Marlies de Vries

12. Kees van der Kooi

19. Adriaan Overbeeke

6.

Sjaak Lammerts

13. Aniko Kiss

20. Eric-Jan Hartstra

7.

Peter Stol

14. Dick de Gilder

21. Rick Vermunt

45 BIJLAGEN

1

6

3 2

4

5

7

8 9

14

12

10 11

15 13

16

17 18

19

20

21

SAMENSTELLING COMMISSIES Commissie Personeel en Organisatie (P&O) Josephien Sierag (FNV) Mohamed Boukabous (FNV) Aniko Kiss (FNV) Trudie van Kampen (CNV) Henk Olijhoek (FNV) Johan Rebel (FNV) Marlies de Vries (CNV) Rieky van Walraven Kees van der Veer

voorzitter

adviseur adviseur

OR-Commissie Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu (VGWM) Peter Stol (FNV) Eline Heppe (ProVU) Josephien Sierag (FNV) Rick Vermunt (FNV) Marlies de Vries (CNV) Danielle Watchman (ProVU) Rieky van Walraven

OR-Commissie Huisvesting (HV)

JAARVERSLAG 2017 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

46

Sjaak Lammerts (ProVU) Eric-Jan Hartstra (FNV) Henk Olijhoek (FNV) Adriaan Overbeeke (CNV) Peter Stol (FNV) Frans van der Woerd USR-contactpersonen tot 1 september Iris van Essen Imke Hottentot – tot 1 maart USR-contactpersonen na 1 september Cécile Baartman Pim Kelders

OR-Commissie IT

Johan Rebel (FNV) Victor van Bijlert (CNV) Ida Sabelis (FNV) Rick Vermunt (FNV)

OR-Commissie Communicatie (ComCom) Eric-Jan Hartstra (FNV) Victor van Bijlert (CNV) Henk Olijhoek (FNV) Sandra de Maesschalck

OR-Verkiezingscommissie (VC)

Dick de Gilder (CNV) Elise Dijkstra (CNV) – vanaf 15 oktober Eric-Jan Hartstra (FNV)

voorzitter

adviseur voorzitter

adviseur

voorzitter

voorzitter ambtelijk secretaris voorzitter

Aniko Kiss (FNV) Adriaan Overbeeke (CNV) Marlies de Vries (CNV) Anneke Mulder Jacques Spaapen

ambtelijk secretaris adviseur

OR-Commissie Training, Ontwikkeling en Professionalisering (TOP) Henk Olijhoek (FNV) Mohamed Boukabous (FNV) Aniko Kiss (FNV) Josephien Sierag (FNV) Rick Vermunt (FNV) Sandra de Maesschalck USR-contactpersonen tot 1 september Koen van Dijk Imke Hottentot – tot 1 maart USR-contactpersonen vanaf 1 september Sumeyye Dalkiran Pim Kelders

GV-Commissie Onderwijs en Onderzoek (O&O)

ambtelijk secretaris

duovoorzitter

47

duovoorzitter

duovoorzitter

GV-Commissie Financiële en Economische zaken (FEZ) Dick de Gilder (CNV) Sjaak Lammerts (ProVU) Trudie van Kampen (CNV) Johan Rebel (FNV) Dimitris Pavlopoulos (FNV) Ida Sabelis (FNV) USR-leden tot 1 september Imke Hottentot Koen van Dijk Iris van Essen Marc Lamain USR-leden vanaf 1 september Merel Crezee Sumeyye Dalkiran Kata Rakic

duovoorzitter

duovoorzitter tot 1 maart duovoorzitter vanaf 1 maart duovoorzitter

BIJLAGEN

Razi Quadir (ProVU) Dick de Gilder (CNV) Ievgenii Gvozdetskyi (ProVU) Eline Heppe (ProVU) Aniko Kiss (FNV) Dimitris Pavlopoulos (FNV) USR-leden tot 1 september Koen Voors Koen van Dijk Liz ten Bergen Margriet ten Broecke USR-leden vanaf 1 september Vincent Wesdorp Cécile Baartman Rosanne Molendijk

voorzitter

GV-Commissie Juridische Zaken (JZ) Razi Quadir (ProVU) Elise Dijkstra – vanaf 15 oktober Eric-Jan Hartstra (FNV) Adriaan Overbeeke (CNV) Kees van der Kooi (CNV) – tot 1 oktober Jacques Spaapen USR-leden tot 1 september Koen van Dijk Imke Hottentot – tot 1 maart Marc Lamain USR-leden vanaf 1 september Sumeyye Dalkiran Pim Kelders Kata Rakic

duovoorzitter adviseur duovoorzitter

duovoorzitter

Commissie Internationalisering

JAARVERSLAG 2017 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

48

Elise Dijkstra – vanaf 15 oktober Kees van der Kooi (CNV) – tot 1 oktober Mohamed Boukabous (FNV) Ievgenii Gvozdetskyi (ProVU) Aniko Kiss (FNV) Ida Sabelis Daniëlle Watchman (ProVU) USR-leden tot 1 september Koen Voors Koen van Dijk – duovoorzitter Liz ten Bergen USR-leden vanaf 1 september Pim Kelders - duovoorzitter Rida Hamdi

duovoorzitter

LIJST MET AFKORTINGEN Arbo & Milieu Amsterdam University College Benoemingsadviescommissie Bureau Projectregie Bestuurszaken Communicatie & Marketing Commissie Democratisering Commissie Communicatie College van Bestuur Dagelijks Bestuur Docentvergoedingsmodel Finance Faculteit der Aard- en Levenswetenschappen Faculteitsbestuur Faculteit der Bewegingswetenschappen Facilitaire Campusorganisatie Faculteit der Exacte Wetenschappen FinanciĂŤle en Economische Zaken Faculteit der Gedrags- en Bewegingswetenschappen Faculteit der Godgeleerdheid Facultaire Gezamenlijke Overlegvergadering Faculteit der Geesteswetenschappen Facultair managementteam Faculteit Religie en Theologie Faculteit der Sociale Wetenschappen Facultaire Studentenraad Gezamenlijke Vergadering Human Resource Management Human Resource Management, Arbo en Milieu Huisvesting Informatie- en communicatietechnologie Informatietechnologie Juridische Zaken Kostendoorbelastingssysteem Leer Management Systeem Lokaal Overleg Landelijk Overleg Universitaire Medezeggenschap Model Onderwijs- en Examenregeling Nederlands als tweede taal Onderwijs en Onderzoek Ondersteunend en beheerspersoneel Onderdeelcommissie Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen Onderwijs- en Examenregeling Ondernemingsraad Ondernemingsraad Vrije Universiteit Personeel & Organisatie Doctor of Philosophy (promovendus) Promovendioverleg Vrije Universiteit

49 BIJLAGEN

A&M AUC BAC BPR BZ C&M CieDEM ComCom CvB DB DVM FIN FALW FB FBW FCO FEW FEZ FGB FGG FGOV FGW FMT FRT FSW FSR GV HRM HRMAM HV ICT IT JZ KDM LMS LO LOVUM MOER NT2 O&O OBP ODC OCW OER OR ORVU P&O PhD ProVU

RI&E SBE SO SOZ SWT SZW TO TOP UB USR UvA VC VGWM VU VUmc VUnet VUSAM WBO WHW WOR WP

JAARVERSLAG 2017 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

50

Risico-inventarisatie & -Evaluatie School of Business and Economics Studentgerichte ondersteuning Student en Onderwijszaken Schoolwerktuinengebouw Sociale Zaken en Werkgelegenheid Transitieorganisatie Training, Ontwikkeling en Professionalisering Universiteitsbibliotheek Universitaire Studentenraad Universiteit van Amsterdam Verkiezingscommissie Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu Vrije Universiteit VU medisch centrum Het intranet van de VU Vrije Universiteit Sturings- en Allocatiemodel Werkbelevingsonderzoek Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek Wet op de ondernemingsraden Wetenschappelijk personeel

51

COLOFON Uitgave

Ondernemingsraad Vrije Universiteit De Boelelaan 1105 1081 HV Amsterdam

Tekst

Henk Olijhoek Sandra de Maesschalck De bijdragen van de OR- en GV-commissies en de onderdeelcommissies zijn geschreven door de commissies zelf.

[Eind]redactie

Jan de Bruijn Eric-Jan Hartstra Sandra de Maesschalck

Grafisch ontwerp

Van Hulzen Communicatie

Fotografie

Peter Valckx Sandra de Maesschalck

Druk

ReproVU

Ondernemingsraad Vrije Universiteit Amsterdam De Boelelaan 1105, kamer 15A-88 1081 HV Amsterdam T 020 598 5312, 020 598 5238 en 020 598 9495 E or@vu.nl