Jaarverslag Maria Vlucht

Jaarverslag 2012 Parochie Maria Vlucht

Geloofsgemeenschappen parochie Maria Vlucht: Onze Lieve Vrouwe van de Heilige Rozenkrans te Glanerbrug| Sint Jacobus de Meerdere te Lonneker| Heilige Maria Geboorte te Losser| Sint Martinus te Losser | Heilige Gerardus Majella te Overdinkel

Inleiding: Het jaar 2012 is voor Maria Vlucht een jaar geweest waarin de groei naar één parochie zich verder heeft ontwikkeld. Op het gebied van beleidsvorming zijn er voorzichtig stappen gezet, En ook het pastorale/ liturgische beleidsstuk “Blijf bij ons”, is eind 2012 vastgesteld.

Op het gebied van uniformering en samenhang heeft het bestuur het afgelopen jaar vooral geïnvesteerd in onderzoek naar hoe de diverse zaken op de verschillende locaties zijn geregeld. Het blijkt echter soms moeilijk om gegevens boven tafel te krijgen, omdat ze niet altijd duidelijk omschreven staan of omdat ze gewoonweg niet als zodanig bekend zijn.

Het afgelopen jaar werden ook wij als parochie geconfronteerd met artikelen in de krant over mogelijk seksueel misbruik in onze Kerk. Het verdriet en de ontzetting die een dergelijke publicatie met zich meebrengen is onvoorstelbaar. Daarnaast is het van het grootste belang dat er wordt onderzocht wat er zich precies heeft afgespeeld. Hiervoor is een centraal meldpunt ingesteld: “Meldpunt Misbruik RKK telefoonnummer: 030 – 2306900. Het mailadres is secretariaat@meldpuntmisbruikrkk.nl en het postadres is Postbus 13277, 3507 LG Utrecht”.

Gelukkig zijn er ook positieve zaken te melden, zoals daar zijn, de viering van het 100-jarig jubileum van de Gerardus Bedevaart in Overdinkel, 21 oktober 2012 in het Processiepark in Overdinkel en de tweede Korenpresentatie in april 2012; dit als laatste van de feestelijke activiteiten rondom de samenvoeging van onze parochie.

Portefeuille pastoor/voorzitter In 2012 is het pastoresteam bezig gegaan met het ontwikkelen van een nieuw beleidsplan. Vanuit de bottom-up gedachte zijn vooral ook de pastoraatsgroepen hierbij betrokken. Vraag-gestuurd pastoraat is hierbij als uitgangspunt genomen. In deze tijd van kerksluiting is vooral stil gestaan bij het behoud van de geloofsgemeenschappen. Het resultaat heet niet voor niets “blijf bij ons”.

Het pastoresteam vergadert wekelijks, heeft regelmatig teamdagen en is met elkaar, o.l.v. dhr. Jo Nibbelke, een teambuilding proces gestart.

In 2012 heeft het jongerenpastoraat een duidelijke plaats gekregen binnen de parochie. Ans te Lintelo maakt vanaf de tweede helft van 2012 deel uit van het team, weliswaar niet als pastor, maar als coördinator van de jongerenactiviteiten; zij wordt aangestuurd door pastor Sleegers.

Het pastoresteam heeft het afgelopen jaar gemerkt dat er een grote druk is ontstaan op de vieringen.

Naast de reguliere vieringen in het Eucharistisch centrum en op de 4 andere locaties, in het weekend en de speciale vieringen rondom doop en huwelijk; communie en vormsel, ouderenvieringen en de geplande bijzondere vieringen rondom carnaval, hemelvaart, etc. merkt het team dat het aantal uitvaartvieringen toeneemt en een grote druk legt op de beschikbare tijd. Immers naast de vieringen zijn huisbezoeken (en vaak daaraan voorafgaand de zieken(huis)bezoeken) nodig om alles zorgvuldig te regelen. Sinds dit jaar werkt het pastoresteam met een weekplanning, waarop duidelijk is te zien waar eenieder zich bevindt of met welke taak men zich bezig houdt. Het parochiecentrum in Losser wordt steeds vaker als uitvalsbasis door het pastoresteam gebruikt en de meerwaarde van de studie/werkkamers zo vlak bij elkaar (informele contacten en secretariaat bij de hand) als positief ervaren. Ook de jongerencoördinator zal hier komend jaar haar intrek nemen.

1

De organisatie: Als bestuur hebben we in 2012 te maken gehad met enkele wijzigingen.

De vrijgevallen functie van penningmeester per 1-1-2012, werd tijdelijk waargenomen door de vicevoorzitter. Op 1 april 2012 werd Jeroen Renard door het bisdom benoemd in de functie van penningmeester van het parochiebestuur. Hiermee is het Dagelijks Bestuur van de parochie weer voltallig. Eind 2012 stopt de adviseur van het DB1, dhr. Norbert Konincks. Hij is jarenlang als adviseur van de diverse gremia betrokken geweest bij onze parochie(s). Begin 2013 zal op een passende wijze van hem afscheid worden genomen.

Op 28 maart 2012 nam, per direct, dhr. G. Otto afscheid van ons parochiebestuur. Door een zeer ernstige cardiale aandoening kon hij zijn functie in het bestuur niet meer vervullen. Dit laat binnen het bestuur een vacature voor de portefeuille vrijwilligers beleid openvallen.

Dit jaar waren de eerste herbenoemingen aan de orde binnen het bestuur. Het bisdom heeft mw. ter Denge, en de heren Hulsmeijer en Engbers voor een nieuwe periode, van 4 jaar, benoemd.

Onze contacten met de locatieraden en andere groeperingen in onze kerk werden in 2012 geïntensiveerd. In de eerste 2 maanden van 2012 werden alle locatieraden bezocht door het DB. Hierna volgde, op 23 februari, een plenaire bespreking van alle verkregen informatie. Verbetering van de communicatie en financiële situatie binnen de parochie waren de hoofdthema’s. Dit werd uitgewerkt in een plan van aanpak, waarbij de thema’s werden gebruikt in de portefeuille-overleggen.

Daarna heeft het DB elke 2 maanden een locatieraad bezocht. Teleurstellend was de soms wel heel magere opkomst bij deze vergaderingen. Zoals afgesproken was er aan het eind van 2012 opnieuw een plenaire bijeenkomst. Inleider dhr. H. Bisseling van het bisdom sprak over de “toekomst van de Geloofsgemeenschappen”. Naast locatieraadsleden waren ook leden van de pastoraatsgroepen en het pastoresteam uitgenodigd. Na een goede discussie werd de avond afgesloten met de belofte hieraan een vervolg te geven in 2013.

Naast de reguliere bestuursvergaderingen (DB-AB), de overleggen met de locaties, werkgroepen, de vergaderingen in het vicariaat en met het bisdom, heeft de vicevoorzitter ook jaarlijks overleg met het PCI2, dit overleg zoekt vooral naar elkaar ondersteunde activiteiten en handelingen. Voor de Vincentiusvereniging in Glanerbrug hebben we als bestuur moeten besluiten om de financiële ondersteuning te stoppen, de PCI ontving al langere tijd geen middelen meer uit de parochie.

De vertegenwoordiging, namens het bestuur van onze parochie, bij de diverse gelegenheden en vieringen, werd in 2012 binnen het algemeen bestuur verdeeld. Het bestuur kiest ervoor om alleen bij bijzondere gelegenheden “acte de présence” te geven. De vele uitnodigingen om (vrijwilligers-) bijeenkomsten te bezoeken kunnen helaas niet vaak worden gehonoreerd. Het bestuur kiest ervoor om op de achtergrond te blijven.

Onze parochie kent vele stichtingen, die (vaak) opgericht zijn vóór de fusie en grote raakvlakken hebben met onze eigen activiteiten. Hierdoor kan er onduidelijkheid ontstaan over de te voeren regie en juridische reikwijdte van hun handelen. De stichting Glover heeft in 2012 de uitvoering van het jongerenpastoraat overgedragen aan Maria Vlucht. Met in het dienst treden van mw. te Lintelo is het jongerenpastoraat geborgd in de lijn van Maria Vlucht. Mw. te Lintelo zal in 2013 een kantoor in het Parochiecentrum hebben. De stichting Emerituszorg Losser, die de verhuur regelde van een woonhuis t.b.v. emeriti, heeft na het overlijden van emeritus pastor Smit, geen nieuwe emeritus meer als huurder kunnen aantrekken. Het pand is overgedragen aan de eigenaar Maria Vlucht en de stichting is inmiddels opgeheven.

Het bestuur heeft, in het belang van transparantie en ter voorkoming van “dubbele petten” eind 2012 een beleidsdocument rondom belangenverstrengeling vastgesteld. We kennen nog enkele stichtingen waarmee we in gesprek zijn en of gaan in 2013, zoals de Stichting RiMeLo in Lonneker, stichting Processiepark Overdinkel en stichting Pelgrimsdorp Overdinkel.

In 2012 zijn de meeste overeenkomsten geharmoniseerd. We hebben nu 6 personeelsleden met een arbeidsovereenkomst en sommigen, meestal dirigenten en/of organisten werken met een overeenkomst van opdracht. Door anderen worden hun diensten, uitgevoerd t.b.v. een locatie of de parochie, 1 2

DB: dagelijks bestuur PCI: Parochiële Caritas Instelling

2

gefactureerd. Sommige vrijwilligers hebben ook een overeenkomst, zoals het team van de centrale boekhouding. Hierin staan hun activiteiten en te maken uren omschreven. Het betreft hier activiteiten waarin continuïteit en speciale kennis noodzakelijk is, vrijwillig is dan allesbehalve vrijblijvend.

Binnen het beleid van Maria Vlucht kunnen hier door het bestuur vergoedingen tegenover worden gesteld.

Als bestuur hebben we in 2012 afscheid genomen van de nog enige betaalde koster in onze parochie, dhr. Veger van de locatie Sint Martinus. In alle 5 de locaties wordt vanaf 2013 de kostersfunctie ingevuld door vrijwilligers.

Als portefeuillehouder HRM (personeelsaangelegenheden) zijn er in 2012 naast de arbeidsvoorwaardenactiviteiten rondom aanstelling, ontslag en contracten ook inhoudelijke zaken afgehandeld. Zo zijn er in 2012 functioneringsgesprekken geweest, zijn er coachingsgesprekken gevoerd en is bemiddeld bij conflicten. Secundaire arbeidsvoorwaarden, werknemersaangelegenheden, verzekeringen, Arbo-, en pensioenperikelen namen veel tijd in beslag. Ondertussen krijgt het HRM deel binnen Maria Vlucht haar vorm.

Het bestuur heeft in 2012 enkele beleidsdocumenten vastgesteld. Hiermee wil het bestuur duidelijkheid verstrekken en richting geven aan haar bestuursverantwoordelijkheid. Er zijn documenten over de taak en rol van het DB, omgaan met legaten en schenkingen, beleid m.b.t. belangenverstrengeling en het beleidsplan (gemaakt bij de start van MV). Voor 2013 staat in elk geval de vaststelling van de financieringsbeleid bij vrijwilligers op de agenda. Ook aan een verdere begrotingsdiscipline en structurering van communicatielijnen zal worden gewerkt.

Financiën: Het afgelopen jaar heeft voor het financiële team van de parochie in het teken gestaan van het op orde brengen van het inzicht in de financiële huishouding van de parochie. Voor het verstrekken van het benodigde inzicht in de financiële situatie en perspectieven van de parochie is door de locatiepenningmeesters en met name het boekhoudteam veel werk verzet. We zijn blij dat voor de geloofsgemeenschappen Lonneker en Glanerbrug mensen bereid zijn gevonden om het penningmeesterschap over te nemen van de vertrekkende penningmeesters. Het vinden van vrijwilligers is ook voor ons als Rooms Katholieke parochie zeer moeilijk en toch is het essentieel voor ons voortbestaan.

Voor 2013 moeten we helaas rekenen op een negatief resultaat van ruim 87.000 euro (vrij regelmatig verdeeld over de verschillende geloofsgemeenschappen). Hier is het noodzakelijk onderhoud aan de kerken en verdere gebouwen van de parochie niet in mee genomen.

Dit jaar voorzien we met name veel onderhoudskosten aan de Heilige Maria Geboorte kerk te Losser en de St. Jacobus de Meerdere te Lonneker; met name dakbedekking en schilderwerkzaamheden aan de binnenzijde.

Zoals bekend wijkt de parochie niet af van andere parochies in Nederland: de inkomsten lopen terug en het is niet eenvoudig om aan de opbrengstenkant ingrepen te doen. Alle extra (financiële) ondersteuning van parochianen is dan ook meer dan welkom Ontvangsten:

STM

HGM

HMG

OLV

HJM3

Bijdragen van parochianen: - Kerkbijdragen: - Collectes: - Overige bijdragen: Opbrengst bezittingen: Bijdrage van gemeente: Diverse ontvangsten: Tekort:

€ 37.000 € 9.800 € 7.415 € 10.950 €0 €0 € 10.886

€ 18.000 € 9.000 € 11.800 € 46.658 €0 €0 € 22.053

€ 80.000 € 24.000 € 38.475 € 28.900 €0 €0 € 33.996

€ 30.000 € 10.200 € 17.460 € 17.530 €0 €0 € 11.068

€ 45.000 € 18.000 € 25.300 € 31.259 €0 €0 € 14.122

3

STM-HGM-HMG-OLV-HJM: Sint Martinus-Heilige Gerardus Majella-Heilige Maria Geboorte-Onze Lieve Vrouwe van de Heilige Rozenkrans-Sint Jacobus de Meerdere

3

Totaal:

€ 65.165

€ 85.458

€ 171.375

€ 75.190

€ 119.559

Uitgaven:

STM

HGM

HMG

OLV

HJM

Personeelskosten: Onderhoud gebouwen & zakelijke lasten:

€ 43.421 € 3.700

€ 53.642 € 10.700

€ 119.336 € 11.800

€ 43.908 € 7.300

€ 65.301 € 15.000

Verwarming en elektriciteit gebouwen:

€ 12.000

€ 14.048

€ 21.200

€ 17.000

€ 14.000

Kosten kerkdiensten en pastoraal werk:

€ 6.070

€ 16.325

€ 24.060

€ 4.950

€ 13.430

Verplichte bijdragen aan Bisdom etc.:

€ 7.500

€ 10.000

€ 23.100

€ 9.800

€ 16.500

Bestuur- en beheerkosten: Totaal:

€ 3.360 € 76.051

€ 2.796 € 107.511

€ 5.875 € 205.371

€ 3.300 € 86.258

€ 9.450 € 133.681

Portefeuille secretariaat Bestuursvergaderingen Het algemeen bestuur vergaderde elf keer in 2012. Het dagelijks bestuur kwam zestien keer bijeen.

Het dagelijks bestuur bezocht in het afgelopen jaar twee keer alle locaties. Daarnaast waren er een aantal besprekingen met het pastoresteam, een heidag voor het gehele bestuur en de pastores en twee centrale bijeenkomsten met alle locatieraadsleden.

Vergadering met locatiesecretarissen; In april 2012 vergaderde de secretaris met de secretarissen van de geloofsgemeenschappen. Gesproken werd o.a. over de problemen rond Navision. Er werd hulp aangeboden vanuit het bestuur. Enkele locaties hebben daar gebruik van gemaakt. Ook hebben we kritisch gekeken naar het aantal abonnementen. Dat betekent een geringe bezuinigingspost. Afgesproken is minimaal een keer per jaar in deze setting bijeen te komen.

Info naar locatieraden In 2012 zijn we gestart met het uitbrengen van nieuwsbrieven. Zo worden de locatieraden op de hoogte gehouden van de genomen besluiten en beleidsaspecten van het bestuur.

Folders actie kerkbalans Het laten drukken van de folders voor de actie kerkbalans bleek een grote onkostenpost te zijn voor enkele locaties. Daarom is er in 2012 ingegaan op een aanbod van de PKN om de folders daar te laten drukken. Nu hadden we de mogelijkheid om per locatie het eigen verhaal te doen, naast de oproep van het bestuur, en dit alles in een mooie lay-out. Dit betekende aanmerkelijke besparingen. Het was niet eenvoudig voor het secretariaat om alle informatie in het gegeven format op te maken, maar uiteindelijk mag het resultaat er zijn.

Centraal secretariaat De bestuurssecretaris werkt nauw samen met het centraal secretariaat. Gezamenlijk is er een nieuw briefhoofd ontworpen. Het briefhoofd kan eventueel worden aangevuld met informatie of het logo van de diverse locaties. Ook is er een stempel ontwikkeld en verspreid over alle vijf de locaties en zijn er Maria Vlucht kaarsen aangeschaft. Dit alles om eenheid uit te stralen en een uniform beeld naar buiten geven.

Het centraal secretariaat heeft het afgelopen jaar veel inventarisaties gedaan. Zo zijn de diverse tarieven bij huwelijken, uitvaarten, dopen en gebedsintenties, zoals die worden gehanteerd bij de diverse locaties, in kaart gebracht. Uitgangspunt is om in de toekomst te komen tot uniformering.

Ook van het aantal koren, koorleden, de vergoedingen en de frequentie van zingen is door hen een overzicht gemaakt. Deze gegevens zullen in 2013 worden geanalyseerd.

Het centraal secretariaat is een belangrijke schakel tussen het parochiebestuur en de diverse locaties, waar het gaat om verstrekken en ophalen van informatie!

Daarnaast verzorgen de beide dames van het centraal secretariaat de notulen van de vergaderingen van

4

het algemeen bestuur en het pastoresteam.

Portefeuille gebouwen: 2012 is voor de portefeuille gebouwen een overgangsjaar geweest. Dit jaar is gebruikt om allerlei zaken m.b.t. de gebouwen en andere onroerende zaken helder te krijgen. Deels is dat gelukt.

Duidelijk is nu welke gebouwen, gronden etc. we in ons bezit hebben, wat de opbrengsten zijn en wat is de onderhoudsbehoefte van de gebouwen is. Lastig om boven water te krijgen is wat er aan verplichtingen (m.b.t. preventief onderhoud) loopt op de locaties. Qua uitvoering van planmatig onderhoud hebben we ons beperkt tot het hoogst noodzakelijke. Denk hierbij aan de renovatie van de cv ketels in Lonneker en Overdinkel, het saneren van de ketel van de Martinus in Losser en wat kleine klussen om de zaak wind- en waterdicht te houden.

Het parochiebestuur Mariavlucht heeft zich duidelijk uitgesproken over het bezit en de exploitatie van de woningen. We willen geen huisbaas zijn en dus is er besloten om een aantal woningen te verkopen. De woningen aan de Tulpstraat 40 en 57 te Losser zijn inmiddels verkocht, de woning aan de dr.

Frederikstraat te Losser komt zeer binnenkort in de verkoop.

Verder zijn er ontwikkelingen in Overdinkel waar de speelweide achter de school Pax Christi is verkocht aan de gemeente die daar een wadi en een educatief veld aanlegt. M.b.t. de Hoofdstraat en de parallelweg en parkeerplaatsen bij de kerk en aula geldt dat er een reconstructie zal plaatsvinden om de veiligheid van m.n. de schoolkinderen te waarborgen.

In Losser zijn er vergevorderde plannen om de weide in de pastorietuin om te toveren naar een mooi park met een religieus rustpunt daarin opgenomen. Dit park zal openbaar en ontsloten worden naar de het dorp toe. Voor dit mooie project hebben we, mede door een nauwe samenwerking met de gemeente Losser, een substantieel bedrag aan subsidie toegezegd gekregen door de provincie Overijssel (in het kader van gebiedsontwikkeling Noord Oost Twente).

Aan de muziekvereniging Excelsior hebben we een stukje grond verkocht, zodat ze nu gemakkelijker de achterzijde van hun gebouw kunnen bereiken. De mogelijk hiertoe ontstond nadat het pand aan de Dr. Frederikstraat door de stichting Emerituszorg werd vrijgegeven. Als kerk willen we ook zeker een goede buur zijn. Daarnaast maken we o.a. met Kerstmis in het eucharistisch centrum, graag gebruik van hun muzikale omlijsting.

Onze conclusie is er dat er best e.e.a. gebeurd is in 2012. Begin 2013 zullen we, samen met de mensen op locatie, kijken welke werkzaamheden en planmatig onderhoud uitgevoerd moeten, maar vooral kunnen worden. Een ander speerpunt is duidelijkheid m.b.t. de contracten en vermindering van de kosten voor energie.

Portefeuille begraafplaatsen: De begraafplaatscommissies zijn in 2012 bezig geweest met het normale beheer en onderhoud van de verschillende begraafplaatsen.

Vanuit de lokale begraafplaatscommissies zijn twee afzonderlijke werkgroepen gevormd; een financiële- en een reglementen werkgroep. De opdracht was harmonisering van de tarieven en reglementen over alle begraafplaatsen Maria Vlucht. De resultaten uit de werkgroepen werden teruggekoppeld en plenair besproken. Dit heeft geresulteerd in gelijkstelling van de tarieven, die op dit moment bij de penningmeester liggen om af te stemmen. We hebben de beheer- en huishoudelijk reglementen op elkaar afgestemd en deze worden ter goedkeuring voorgelegd aan Bisdom en bestuur, en vervolgens door het parochiebestuur vastgesteld.

Portefeuille verzekeringen Je hebt als bestuur niet alleen te maken met “ kerkzaken “ maar ook met alle aspecten waarmee een bedrijf met personeel wordt geconfronteerd en je bent in een keer ook nog tot een onroerend goed bezitter gebombardeerd. En dit is naast gevarieerd toch ook voor een groot gedeelte boeiend.

In verband met deze veelzijdigheid zijn de taken binnen het bestuur dan ook verdeeld; elk bestuurslid is portefeuillehouder van een aantal met elkaar samenhangende zaken. Zo heb ik de portefeuille “

5

verzekeringen ” als speciaal aandachtspunt gekregen en ik heb gemerkt dat dit toch wel anders is dan waarmee ieder van ons in zijn dagelijks leven te doen krijgt.

Het afgelopen jaar heb ik, naast de normale bestuurstaken, door middel van gesprekken met leden van de 5 Locatieraden van onze Parochie Maria Vlucht over de door elk van hun in het verleden afgesloten verzekeringen, een inventarisatie gemaakt.

Daarnaast had ik mij op de hoogte gesteld van de afgesloten verzekeringen via de hofleverancier van onze kerkprovincie: de verzekeringsmaatschappij Donatus.

Door vergelijking van de gegevens van deze twee bronnen hopen we tot ons doel te komen, namelijk het opstellen van één polis voor alle 5 Locaties betreffende alle rubrieken ( zoals kerkgebouw, inventaris, kerkhof, enz. ) binnen onze Parochie.

De resultaten van deze vergelijking hebben we in januari 2013 in onze vergadering besproken en het bestuur gaat nu in overleg met Donatus. Hopelijk kunnen we nog iets betekenen voor de niet zo florissante, financiële positie van onze Parochie. In elk geval zal de wirwar van polissen en dekkingen binnenkort tot het verleden behoren.

Vergaderen in 2013 Voor 2013 willen we onze contacten/gezamenlijke vergaderingen natuurlijk voortzetten. De frequentie waarmee we de locaties bezoeken, als DB, moeten we nog definitief vastleggen, maar zal waarschijnlijk 1x per 2 maanden zijn, zodat we in 2013 in elk geval alle 5 de locaties 1 maal hebben bezocht. De intentie om als portefeuillehouders ( vanuit LR en AB) bij elkaar te komen, is minimaal 1x per jaar. Voor de portefeuille van de penningmeester is deze frequentie veel hoger en ook de portefeuille begraafplaatsen zal waarschijnlijk vaker vergaderen. De vicevoorzitter zal naast de externe bijeenkomsten en het PCI ook enkele keren per jaar bij het pastoresteam aanschuiven. De pastores zullen minimaal 2 x per jaar deelnemen aan een overleg met het parochiebestuur, bijvoorbeeld bij de bespreking van de begroting. Voor 2013 staat de eerste plenaire bijeenkomst al gepland. Deze eerste bijeenkomst is op 28 februari 2013 en heeft als thema de toekomst van de parochiebladen.

6