Een andere grondhouding bij ICT-aanbestedingen In de basis kennen aanbestedingen twee centrale dilemma’s: dat van complexe vraagstukken en dat van informatie asymmetrie. Open standaarden, use cases en open-sourcesoftware kunnen helpen om hier goed mee om te gaan. Ze stellen opdrachtgevers en opdrachtnemers in staat om op een andere, creatievere wijze om te gaan met aanbestedingen en kunnen de weg vrijmaken voor een oplossing uit de impasse die bij veel aanbestedingen ontstaat.
Hoe open source, open standaarden en use cases de wereld van aanbestedingen opschudden!
Aanbestedingen halen vaak negatief het nieuws. De gezochte
Complexe vraagstukken
innovatieve, betaalbare leverancier die werkelijk het vraagstuk op-
Complexe of taaie vraagstukken zijn specifieke vraagstukken. Het
lost, is ergens in het traject verloren gegaan. Hoe kan dit? En wat
gaat om vraagstukken waarbij van tevoren niet bekend is wat de
doen we eraan? Er zijn drie belangrijke trends die bijdragen aan
juiste oplossing is. De Bruijn, Ten Heuvelhof en In ‘t Veld (2008)
het succes van aanbestedingen in de ICT-sector: de volwassen
definiëren een complex vraagstuk als een vraagstuk waarbij meer-
heid van open-sourcesoftware, de groeiende hoeveelheid van
dere partijen (mensen, afdelingen en/of organisaties) betrokken
open standaarden en het gebruik van use cases.
zijn. De verschillende partijen hebben niet een gedeelde opvatting over het probleem en hebben andere waarden en normen
Bas Kruiswijk, Ruben van Wendel de Joode en Michiel Wittkampf
over wat een goede oplossing is. In een dergelijke situatie is het onmogelijk om van tevoren te definiëren wat de juiste oplossing
We staan allereerst stil bij twee factoren die maken dat veel van de
moet zijn. Die kan alleen gaandeweg, al lerende, ontdekt worden.
huidige aanbestedingen hun beloftes niet waarmaken. Vervolgens
Deze werkwijze staat in schril contrast met de systematiek van
gaan we in op een aantal trends in de ICT-markt die maken dat
aanbestedingen. In een aanbesteding wordt immers verlangd, zo
aanbestedingen wel degelijk tot een succes kunnen leiden. Deze
luidt de algemene overtuiging, dat een opdrachtgever van tevoren
trends zijn de volwassenheid van open-sourcesoftware, de groei-
zijn wensen en eisen expliciteert en vastlegt.
ende hoeveelheid van open standaarden en het gebruik van use cases. De drie trends inspireren en stellen opdrachtgevers in staat
Informatieasymmetrie
aanbestedingen op een meer volwassen wijze vorm te geven.
Een tweede dilemma is het dilemma van informatieasymmetrie.
Kijkend naar de drie trends hebben we vijf bouwstenen geformu-
Bijna elke vraag van een opdrachtgever is uniek. Het gaat immers
leerd en in de praktijk uitgetest die maken dat aanbestedingen wel
om een vraag die specifiek is voor de eigen organisatie. De op-
degelijk succesvol kunnen zijn. We illustreren onze inzichten aan
drachtgever kent de eigen organisatie en de eigen specifieke con-
de hand van een concrete casus.
text vaak impliciet, maar wordt door de aanbestedingsprocedure gedwongen deze specifieke situatie concreet te maken. Immers,
Aanbesteden: twee centrale dilemma’s
een opdrachtnemer is zonder informatie van de opdrachtgever
In de basis kennen aanbestedingen twee centrale dilemma’s, te
niet in staat een oplossing aan te bieden en een kostenraming
weten het dilemma van een complex vraagstuk en het dilemma
te maken. Echter, menselijke beperkingen maken dat de op-
van informatieasymmetrie.
drachtgever daarbij verre van volledig of eenduidig zal zijn. Welke werkwijze ook gekozen wordt, veel van de specifieke context zal
1830
pas tijdens de realisatie van een project bekend worden.