Een andere grondhouding bij ICT-aanbestedingen In de basis kennen aanbestedingen twee centrale dilemma’s: dat van complexe vraagstukken en dat van informatie asymmetrie. Open standaarden, use cases en open-sourcesoftware kunnen helpen om hier goed mee om te gaan. Ze stellen opdrachtgevers en opdrachtnemers in staat om op een andere, creatievere wijze om te gaan met aanbestedingen en kunnen de weg vrijmaken voor een oplossing uit de impasse die bij veel aanbestedingen ontstaat.
Hoe open source, open standaarden en use cases de wereld van aanbestedingen opschudden!
Aanbestedingen halen vaak negatief het nieuws. De gezochte
Complexe vraagstukken
innovatieve, betaalbare leverancier die werkelijk het vraagstuk op-
Complexe of taaie vraagstukken zijn specifieke vraagstukken. Het
lost, is ergens in het traject verloren gegaan. Hoe kan dit? En wat
gaat om vraagstukken waarbij van tevoren niet bekend is wat de
doen we eraan? Er zijn drie belangrijke trends die bijdragen aan
juiste oplossing is. De Bruijn, Ten Heuvelhof en In ‘t Veld (2008)
het succes van aanbestedingen in de ICT-sector: de volwassen
definiëren een complex vraagstuk als een vraagstuk waarbij meer-
heid van open-sourcesoftware, de groeiende hoeveelheid van
dere partijen (mensen, afdelingen en/of organisaties) betrokken
open standaarden en het gebruik van use cases.
zijn. De verschillende partijen hebben niet een gedeelde opvatting over het probleem en hebben andere waarden en normen
Bas Kruiswijk, Ruben van Wendel de Joode en Michiel Wittkampf
over wat een goede oplossing is. In een dergelijke situatie is het onmogelijk om van tevoren te definiëren wat de juiste oplossing
We staan allereerst stil bij twee factoren die maken dat veel van de
moet zijn. Die kan alleen gaandeweg, al lerende, ontdekt worden.
huidige aanbestedingen hun beloftes niet waarmaken. Vervolgens
Deze werkwijze staat in schril contrast met de systematiek van
gaan we in op een aantal trends in de ICT-markt die maken dat
aanbestedingen. In een aanbesteding wordt immers verlangd, zo
aanbestedingen wel degelijk tot een succes kunnen leiden. Deze
luidt de algemene overtuiging, dat een opdrachtgever van tevoren
trends zijn de volwassenheid van open-sourcesoftware, de groei-
zijn wensen en eisen expliciteert en vastlegt.
ende hoeveelheid van open standaarden en het gebruik van use cases. De drie trends inspireren en stellen opdrachtgevers in staat
Informatieasymmetrie
aanbestedingen op een meer volwassen wijze vorm te geven.
Een tweede dilemma is het dilemma van informatieasymmetrie.
Kijkend naar de drie trends hebben we vijf bouwstenen geformu-
Bijna elke vraag van een opdrachtgever is uniek. Het gaat immers
leerd en in de praktijk uitgetest die maken dat aanbestedingen wel
om een vraag die specifiek is voor de eigen organisatie. De op-
degelijk succesvol kunnen zijn. We illustreren onze inzichten aan
drachtgever kent de eigen organisatie en de eigen specifieke con-
de hand van een concrete casus.
text vaak impliciet, maar wordt door de aanbestedingsprocedure gedwongen deze specifieke situatie concreet te maken. Immers,
Aanbesteden: twee centrale dilemma’s
een opdrachtnemer is zonder informatie van de opdrachtgever
In de basis kennen aanbestedingen twee centrale dilemma’s, te
niet in staat een oplossing aan te bieden en een kostenraming
weten het dilemma van een complex vraagstuk en het dilemma
te maken. Echter, menselijke beperkingen maken dat de op-
van informatieasymmetrie.
drachtgever daarbij verre van volledig of eenduidig zal zijn. Welke werkwijze ook gekozen wordt, veel van de specifieke context zal
1830
pas tijdens de realisatie van een project bekend worden.
Wat geldt voor de opdrachtgever, geldt ook voor de opdrachtne-
plementeerd. Wanneer verschillende leveranciers dezelfde open
mer. De opdrachtnemer heeft veel kennis van zijn (ICT-)oplossing,
standaarden gebruiken, levert dat maximale integratiemogelijkhe-
maar zal die nooit volledig of eenduidig kunnen overbrengen.
den van hun producten op.
Bijvoorbeeld: wat maakt zijn oplossing of dienst beter dan die van
Open standaarden worden inmiddels door vele leveranciers toege-
een concurrent? En dan is de vraag: hoe moet een opdrachtgever
past, waarvan een aantal zelfs nagenoeg unaniem in alle gangbare
op basis van objectieve criteria, een vereiste in aanbestedingen,
producten worden ondersteund. Denk hierbij aan de standaarden
zich een mening vormen over wat de ‘beste’ partij of oplossing is?
voor webservices (onder andere HTTP, XML, WSDL en SOAP). Op een aantal terreinen zijn er echter nog leveranciers die gebruikma-
Het resultaat: beloftes die niet worden gerealiseerd
ken van een eigen gesloten standaard, soms ook met de bedoeling
De uitkomst van een aanbesteding hangt voor een belangrijk deel
hun eigen marktaandeel daarmee veilig te stellen.
af van de wijze waarop deze twee dilemma’s worden gehanteerd. Vaak wordt een koers gevaren die niet leidt tot het inlossen van
Use cases
de aanbestedingsbelofte, de belofte van gelijke kansen en de beste
Een use case wordt gebruikt bij het ontwerpen van software. Een
oplossing voor het vraagstuk. Zo leiden aanbestedingen vaak tot
use case is een beschrijving van één doel waarvoor de gebruiker de
ongewenste neveneffecten, bijvoorbeeld een focus op het contract.
software wil gebruiken, bijvoorbeeld in het bankwezen het aanma-
In een aantal situaties hebben wij gemerkt dat de leverancier en
ken van een nieuwe bankrekening. In de use case wordt de werk-
de aanbestedende partij een groot deel van de tijd bezig zijn om
wijze die de gebruiker wil hanteren beschreven (in de vorm van
te controleren of de inhoud van een contract wordt nageleefd en
een volgorde van gebeurtenissen). Als alle use cases beschreven
wordt er relatief weinig aandacht besteed aan de vraag of het juiste
zijn, ligt vast wat de gebruikers met de software willen kunnen.
probleem wordt opgelost. Een ander probleem is dat veel aanbeste-
Use cases zijn een relatief eenvoudig, zeer krachtig en effectief
dingen niet leiden tot een gelijk speelveld. Vaak worden toch de
middel bij het ontwerpen van software. Je specificeert de eisen
‘bekende’ leveranciers geselecteerd. In situaties van onzekerheid
die je aan de software stelt in de context van de werkwijze van de
wordt immers vertrouwd op die partij waarmee de aanbestedende
gebruiker en het nut voor de gebruiker. De focus ligt dus op de
partij goede ervaringen heeft.
toegevoegde waarde van het systeem in plaats van op de precieze functionaliteiten. Use cases zijn voor alle belanghebbenden
Wij beschrijven in dit artikel een nog niet gebruikelijk perspectief
gemakkelijk te begrijpen omdat ze vanuit gebruikersperspectief
op het handelen met deze dilemma’s. We hebben de ervaring dat
beschreven zijn. Dat maakt het gemakkelijker om een dialoog te
dit leidt tot succesvoller aanbesteden.
realiseren tussen gebruiker, manager, ontwerper, programmeur, projectmanager et cetera, wat elementair is voor een goed eindre-
Drie trends
sultaat.
De opkomst van drie trends biedt inspiratie en maakt de weg vrij voor een oplossing uit de impasse die ontstaat bij veel aanbeste-
Open-sourcesoftware
dingen. De drie trends zijn: open standaarden, use cases en open-
De term ‘open source’ staat allereerst voor een bepaald type
sourcesoftware.
software. Het gaat hierbij om populaire softwareprogramma’s als
1830
Linux, de Apache-webserver en het Nederlandse MMBase. Wat
Open standaarden
open-sourcesoftware bijzonder maakt is dat de broncode van de
Open standaarden zijn het smeermiddel voor het uitwisselen van
software – het voor mensen leesbare deel van software – beschik-
gegevens en het koppelen van ICT-functionaliteit, op velerlei
baar is.
gebieden. Er zijn open standaarden voor het opslaan van tekst,
Nog steeds wordt vaak gesteld dat open-sourcesoftware commer-
afbeeldingen, geluid of bijvoorbeeld studentengegevens. Er zijn
cieel niet interessant is. Immers, de broncode is vrij beschikbaar,
algemene open communicatiestandaarden voor berichtuitwis-
waardoor bedrijven minder winst kunnen maken met de verkoop
seling en specifieke voor bijvoorbeeld de gezondheidszorg. Het
van software. De praktijk wijst echter anders uit. Open-sourcesoft-
aantal is groot en het succes ook. Sprekend is het internet, dat is
ware is namelijk commercieel interessant, maar het business-
uitgegroeid tot een universeel communicatiemiddel, wat alleen
model is vaak anders. Bij open source verdienen bedrijven vaak
kon omdat het gebaseerd is op open standaarden.
geld door aanverwante producten of diensten te verkopen, zoals
Standaarden zijn open standaarden als ze door een not-for-profit-
hardware, de implementatie van software en/of het beheer van
organisatie worden beheerd in een open besluitvormingsproces
software. Daarnaast stellen sommige open-sourcelicenties bedrij-
waarin alle geïnteresseerden kunnen participeren, de specificaties
ven in staat om open-sourcesoftware te combineren met gesloten
vrij beschikbaar zijn en de standaard vrijelijk mag worden geïm-
software en deze als geheel te verkopen.
Met de beschikbaarheid van de broncode is een fascinerend ont-
Wat betekent dit voor de praktijk van aanbesteden?
wikkelmodel ontstaan. Gemeenschappen van bedrijven, professio-
De drie trends stellen opdrachtgevers en opdrachtnemers in staat
nals, universiteiten, vrijwilligers en studenten werken samen om
om op een andere, creatievere wijze om te gaan met aanbestedin-
de software te verbeteren, handboeken te schrijven en software te
gen. We zien daarbij concreet vijf bouwstenen:
vertalen.
• Keuzevrijheid: een gelijk speelveld door niet specifiek een
Open source wint aan populariteit. Steeds vaker verschijnt open source in het nieuws en wagen grote organisaties de overstap naar
(product van) leverancier te vragen. • Transactie: een verschuiving van de aandacht, van de aanschaf
een open-sourcesoftwarepakket. Deze populariteit heeft deels te maken met wet- en regelgeving die het gebruik van open-sour-
van een softwareproduct naar het afnemen van een dienst. • Inpasbaarheid: flexibiliteit naar de toekomst toe door open
cesoftware probeert te stimuleren. Zo kennen we in Nederland het actieplan Nederland Open in Verbinding (NOiV), waarin gesteld
standaarden. • Contractvoorwaarden: contractvoorwaarden die zijn toe
wordt dat overheden, medeoverheden en overige instellingen (zoals zorg, onderwijs en sociale zekerheid) in aanbestedingen open
gesneden op het beoogde gebruiksdoel. • Communicatie: succesvol gebruik van software door een
source moeten kiezen als de software in gelijke mate geschikt is.
dialoog over gebruikerswensen.
Door de aard van open-sourcesoftware ligt het voor de hand dat daarin bijna uitsluitend met open standaarden wordt gewerkt. Bij
De bouwstenen zijn in figuur 1 afgezet tegen de werkelijkheid in
de ontwikkeling van de software zijn openheid en samenwerking
veel aanbestedingen. Wij lichten deze vijf bouwstenen toe aan de
immers als uitgangspunt gekozen. Dat neemt niet weg dat veel
hand van een specifieke casus waarin nadrukkelijk open-source
gesloten software ook gebruikmaakt van open standaarden om de
software en open standaarden zijn gevraagd en is gewerkt met use
integratiemogelijkheden te vergroten.
cases in een Europese aanbesteding.
Figuur 1. Vijf bouwstenen voor effectief aanbesteden van ICT
WIJZE VAN AANBESTEDEN keuzevrijheid
transactie
nieuwe, creatieve manier
gebruikelijk in de meeste gevallen
echte keuze door het omschrijvenvan ge-
(on)bewuste beperking van de eigen
wenste functionaliteit en daarmee ruimte
keuzevrijheid door te vragen naar een
gevend aan leveranciers om ‘beste’ oplos-
specifieke technologie of leverancier of
sing aan te bieden
een specifiek product
gebruiker neemt een dienst af van een
gebruiker verkrijgt het gebruikersrecht van
leverancier en koopt daarmee een oplos-
een softwareproduct
sing voor een probleem
inpasbaarheid
mogelijkheid om alle producten te
beperking door en onduidelijkheid over
koppelen door het vereisen van open
de percieze technische invulling van
standaarden
koppelvlakken door gebruik van gesloten standaarden en gesloten oplossingen
contract voorwaarden
gebruiker stelt eisen aan de contract-
leverancier behoudt eigendom, gebruiker
voorwaarden, eigendomsverhouding en
wordt beperkt in het gebruik van het
de licentie die passen bij het door hem
product, veelal volgens standaardlicentie
beoogde doel; vaak betekent dit dat de
van leverancier/softwareoplossing
gebruiker meer ruimte en vrijheid krijgt in het gebruik van het eindproduct
communicatie
leverancier en gebruiker voeren dialoog
gedetailleerde technische specificaties als
over gebruikerswensen
startpunt van discussie tussen leverancier
1830
en gebruiker
Triple A is een samenwerkingsverband van instellingen in het
der een goed functionerende markt en niet een waar de race al
middelbaar beroepsonderwijs (mbo). Het mbo is in beweging.
gelopen is. Voor de aanbesteding van Triple A was de onderwijs-
Er is een grote behoefte aan flexibilisering van het onderwijs,
ICT-markt min of meer verdeeld en vastgeroest. De aanbesteding
het competentiegerichte onderwijs wordt wettelijk ingevoerd en
heeft de markt behoorlijk opgeschud.
bestaande ICT-systemen zijn deels verouderd. Twaalf mbo-instellingen hebben de handen ineengeslagen en hebben een onder-
De gewenste dienst als uitgangspunt
wijsvisie voor de toekomst opgesteld. Vanuit die onderwijsvisie is
Steeds meer dringt het tot organisaties door dat bij aanschaf en
een programma van eisen opgesteld voor de aanbesteding van een
implementatie van ICT-systemen niet het product als zodanig
nieuw basisadministratiesysteem voor studentengegevens. Triple
centraal staat, maar de dienst die de leverancier levert of zou kun-
A noemt dit het kernregistratiesysteem voor deelnemers. De aan-
nen leveren. De software zelf is maar een beperkt deel van de op-
besteding was complex door de diversiteit van de betrokkenen en
lossing. De software moet natuurlijk goed werken en de gewenste
het onbekende terrein dat met de onderwijsvernieuwing werd be-
functionaliteit hebben, maar succesvolle invoering en succesvol
treden. De kennis en kunde van de betrokkenen varieerde sterk.
gebruik daarvan vragen ook aandacht voor het proces van realise-
Tegelijk was vanwege de voorgeschiedenis zowel de druk als de
ren en implementeren, de veranderkundige aspecten van de invoe-
scepsis groot om tot een succesvolle aanbesteding te komen.
ring en het beheer gedurende een lange periode van gebruik. Een traditionele licentieovereenkomst gaat uit van een vergoeding
Geen keuze voor specifiek product
voor het gebruiksrecht van de software. Deze vergoeding heeft
De eerste bouwsteen is een hygiëneaspect. Een belangrijk doel
geen direct verband met het resultaat dat de afnemer wil realise-
van de regelgeving rond Europese aanbestedingen is om een gelijk
ren. Andere kostenmodellen leggen meer de nadruk op het feit
speelveld te creëren waarin marktpartijen gelijke kansen hebben.
dat er wordt betaald voor datgene wat de waarde vertegenwoor-
Omgekeerd is het van belang dat de aanbestedende overheidsin-
digt: goed draaiende software, een op de organisatie afgestemde
stelling een vrije keuze heeft – en dat er iets te kiezen valt.
implementatie, effectief gebruik, vaardige gebruikers, keuze van
Specifiek bij de aanbesteding van software is de valkuil groot om
passende software, meeontwikkeling met de organisatie et cetera.
in een aanbesteding producten te vragen van dezelfde leverancier
Dat zijn allemaal diensten. In veel gevallen ontstaat er een gezon-
of gebaseerd op dezelfde technologie als de software die al in huis
dere relatie tussen leverancier en opdrachtgever als er voor een
is. Soms wordt ook gemikt op voortzetting van de relatie met de
dienst wordt betaald, in plaats van dat een gebruikslicentie wordt
bestaande leverancier. De veronderstelling die daarachter zit is er
verleend waarbij de relatie met de gewenste dienst en het beoogde
vaak een van beperking van risico’s, continuïteit en geen gedoe
resultaat indirect is. De bedoeling is dat de leverancier meer direct
met koppelingen en migraties.
(mede)verantwoordelijk is voor het resultaat dat de opdrachtgever
Ondersteund door het overheidsbeleid wordt op dit punt nu vaak
wil realiseren.
een strakkere lijn uitgezet, ook omdat instellingen zelf op deze manier geen vrije keus voor zichzelf creëren. Het is niet toege-
Voor Triple A was de gerealiseerde software zelf eigenlijk van
staan om in een aanbesteding te vragen naar een specifiek product
ondergeschikt belang. De gewenste functionaliteit was slechts op
of een specifieke technologie. De vraag moet functioneel van aard
hoofdlijnen omschreven, in de vorm van use cases. De toege-
zijn, zodat de leverancier kan kiezen welke technologie en welk
voegde waarde van de leverancier zit hem vooral in het geza-
product kan worden aangeboden om in die behoefte te voorzien.
menlijk doorlopen van een proces van nader specificeren van de
1830
functionaliteit en zoeken naar de juiste functionaliteit die nodig Triple A beoogt de realisatie van een kernregistratiesysteem dat
is om de uitdagingen waar het mbo in de toekomst voor staat te
toepasbaar is binnen alle twaalf mbo-instellingen, met de ambi-
ondersteunen. De waarde van de dienstverlening van de leveran-
tie om het fundament te leggen voor de ICT vernieuwing binnen
cier zit hem in deze gezamenlijke inspanning.
het hele mbo-veld. In het mbo-veld is een groot aantal ICT-
De leverancier heeft in het geval van Triple A de volledige soft-
leveranciers actief, waaronder drie grote spelers die al hebben
ware in open source beschikbaar gesteld. Dit betekent uiteraard
geïnvesteerd in de ontwikkeling van een kernregistratiesysteem.
niet dat al het werk kosteloos is verricht. De leverancier ontvangt
In deze omstandigheid is het voor Triple A van groot belang om
gedurende een beperkt aantal jaren een vergoeding voor de ont-
in dit speelveld gelijke kansen te creëren voor elke leverancier.
wikkelinspanning en er komt een dienstverleningsovereenkomst
Immers, de mbo-instellingen werken samen in Triple A op basis
tot stand waarin de leverancier de exploitatie en het beheer van
van de afspraak dat er gewerkt wordt naar de functioneel best
het systeem uitvoert. Het blijvend zorgen voor een betrouwbaar,
mogelijke oplossing, gegeven de diversiteit van de instellingen.
veilig, snel en up-to-date systeem is de tweede waardevolle dienst
Bovendien vergt vernieuwing door een commerciële aanbie-
die de leverancier levert.
Open standaarden als uitgangspunt
Voorwaarden die passen bij het beoogde doel
De toepassing van open standaarden maakt het mogelijk dat oplos-
Er zijn veel meer mogelijkheden dan de traditionele contractvoor-
singen van verschillende leveranciers kunnen worden gekoppeld
waarden waarbij de gebruiker de software alleen functioneel mag
of samen onderdeel kunnen zijn van een geïntegreerde ICT-om-
gebruiken. Op de afnemer en de aanbesteding toegesneden afspra-
geving. Omdat de specificaties van deze open standaarden vrij be-
ken kunnen aanzienlijk bijdragen aan de waarde van de dienst of
schikbaar en implementeerbaar zijn en op een not-for-profitwijze
het product dat afgenomen wordt.
worden beheerd, is er voor geen enkele leverancier een belemme-
Bij software worden de voorwaarden vaak voor een groot deel
ring om deze standaarden te adopteren.
vastgelegd in een licentie. Een groot aantal creatieve en interes-
Door in een aanbesteding nadrukkelijk open standaarden te eisen
sante gebruikerslicenties valt in de categorie ‘open source’. Open-
worden flexibiliteit en leveranciersonafhankelijkheid bevorderd.
sourcesoftware is in de basis een juridisch construct. Dat heeft een
Andere leveranciers kunnen immers ook over die standaard
aantal relevante consequenties. Zo wordt het aantal mensen dat
beschikken en daarop aansluiten. Voor organisaties betekent dit
de software mag gebruiken niet door de licentie niet beperkt, er
soms een andere houding in de richting van de markt. In plaats
zijn (daardoor) geen licentiekosten en de broncode is beschikbaar.
van integratie na te streven door producten van eenzelfde leveran-
Het belangrijkste voordeel van deze constructie is dat een leve-
cier te kopen, of dezelfde technologie te vragen, kunnen nu open
rancier geen beperking kan opleggen aan een organisatie als het
standaarden worden gevraagd om diezelfde integratie te realiseren.
puur om het functionele gebruik van de software gaat. Licenties
Dit wordt ook wel een best-of-breedstrategie genoemd, omdat voor
die dit gebruiksrecht inperken, kunnen een serieus risico vormen
elke gewenste functionaliteit de juiste ICT-oplossing kan worden
voor een organisatie. Puur voor het gebruik van de software is een
geselecteerd, ongeacht de technologie waarin die is gerealiseerd.
organisatie daarmee dus niet afhankelijk van een leverancier. Ove-
Dat werkt als de open standaarden goed worden ondersteund zodat
rigens kan deze afhankelijkheid wel ontstaan met een systeminte-
de oplossing kan worden geïntegreerd in het geheel.
grator als deze de software levert aan de gebruiker. Dat is helemaal het geval als de systemintegrator de software moet aanpassen aan
Triple A streeft ook een best-of-breedstrategie na. Alle twaalf in-
de specifieke wensen van de gebruiker.
stellingen hebben verschillende ICT-voorzieningen, van verschil-
Een bijkomend aspect is de beschikbaarheid van de broncode.
lende leveranciers, en zullen elk in hun eigen tempo, met hun
Daardoor kan een organisatie besluiten de diensten voor bijvoor-
eigen prioriteiten, ICT-vernieuwingen doorvoeren. Deze hetero-
beeld implementatie, beheer of ontwikkeling bij een andere partij
geniteit is een gegeven – standaardiseren op bepaalde (gesloten)
te beleggen. Ook dit voorziet in de vaak zo gewenste leverancier-
standaarden of suites van producten is onhaalbaar en onwen-
sonafhankelijkheid.
selijk. Het nieuwe systeem moet binnen het ICT-landschap van
Maar misschien nog belangrijker is de mogelijkheid tot integratie.
elke instelling succesvol gebruikt kunnen worden.
Het gebruik van open standaarden is lang niet altijd genoeg garan-
De aanbesteding is de eerste stap in een proces van ICT-ver-
tie om software te kunnen integreren. Soms is het nodig om onder
nieuwing. Voor de toekomst willen de instellingen de handen
de motorkap te kijken hoe de software precies in elkaar zit. Met
vrijhouden om met andere leveranciers door te ontwikkelen of
die informatie kan een andere leverancier dan software ontwikke-
oplossingen van andere leveranciers op het nieuwe systeem aan
len die naadloos aansluit.
te sluiten.
Uiteraard betekent dit alles niet dat open-sourcesoftware en een
Daarnaast is er in het mbo-veld een groot aantal open stan-
open-sourcelicentie altijd de beste oplossing zijn. Er zijn voldoen-
daarden van toepassing. Dit zijn niet alleen de standaarden die
de situaties denkbaar waarin open-sourcesoftware geen inherent
door de overheid in de NORA-architectuur of door het Forum
voordeel biedt. Zo gaat het voordeel van leveranciersonafhanke-
Standaardisatie zijn vastgelegd, maar ook specifieke standaarden
lijkheid alleen op als er voldoende partijen zijn die de open-source-
voor de uitwisseling van deelnemersgegevens, voor een digitaal
oplossing ondersteunen en er weinig sprake is van maatwerk aan
portfolio of elektronische leermiddelen.
de specifieke situatie van de gebruiker. Bij maatwerk zal immers
Triple A heeft de vele relevante open standaarden in kaart
de maatwerkleverancier minimaal een kennisvoorsprong heb-
gebracht en ervoor gekozen om een deel daarvan als eis en het
ben ten opzichte van concurrenten. Een ander probleem is dat er
andere deel als wens op te nemen. Leveranciers konden zich
meerdere versies van een open-sourceapplicatie kunnen ontstaan
onderscheiden door meer van de gewenste open standaarden
die leiden tot inefficiëntie in de doorontwikkeling van de software
te ondersteunen.
en allerlei onduidelijkheden over de specifieke versie die wordt geïmplementeerd. Tot slot is de functionaliteit en kwaliteit van software in veel gevallen doorslaggevend en voor een aanzienlijk aantal toepassingen is er meer gesloten software van goede kwali-
1830
teit beschikbaar.
Triple A is een initiatief dat word gefinancierd met publiek geld:
Door de wensen van de (eind)gebruiker te expliciteren en een
geld van mbo-instellingen. Besteding van publiek geld moet ook
prominente rol te geven in de dialoog, wordt de kans groter dat het
zo veel mogelijk de publieke zaak dienen: de beschikbaarheid
resultaat succesvol gebruikt wordt binnen de organisatie. Use cases
van goede ICT-voorzieningen voor mbo-instellingen. In deze filo-
zijn een uitstekend middel bij het vormgeven van die dialoog.
sofie past een investering in een open-sourceoplossing, waaraan
Bij de voorbereiding van de aanbesteding kunnen gebruikers in de
geen beperkingen ten aanzien van het gebruik gelden. Hoe breder
vorm van use cases vastleggen welke meerwaarde zij van de soft-
mbo-instellingen hun investering kunnen gebruiken en hoe meer
ware verwachten. Gezien de complexiteit van veel aanbestedings-
mbo-instellingen dat kunnen doen, hoe meer het publieke belang
vraagstukken is het wenselijk dat hiervoor diverse gerelateerde
gediend is.
gesprekken met een slimme samenstelling van het spectrum aan
Daarnaast, omdat het kernregistratiesysteem een eerste stap is
gebruikers georganiseerd wordt. In de dialoog vindt confrontatie
in een proces van ICT-vernieuwing, zullen verschillende leveran-
plaats van de vaak uiteenlopende perspectieven. Al doende leert
ciers, zowel van bestaande als nieuwe ICT-oplossingen, hun op-
men en ontdekt men welke oplossing niet slechts een suboptima-
lossingen gaan koppelen met de kernregistratie. Om uiteindelijk
lisatie, maar een werkelijke oplossing is.
optimaal geïntegreerde ICT-voorzieningen te kunnen realiseren
In een traditionele aanbesteding moet je van tevoren je wensen en
is de beschikbaarheid van de broncode van de kernregistratie
eisen voor het eindresultaat vastleggen. Er zijn twee werkwijzen
belangrijk.
die maken dat het niet nodig is om de aanbesteding hiermee ‘op
Van twee generieke onderdelen van de kernregistratie is geëist
slot’ te zetten. Ten eerste is het, zoals reeds genoemd, tegenwoor-
dat ze met een open-sourcelicentie beschikbaar worden gesteld.
dig ook mogelijk om in de aanbestedingsprocedure in dialoog
Voor deze onderdelen is het in het bijzonder wenselijk dat ze
met marktpartijen te komen tot een nadere specificatie van de
breder toegepast worden in het onderwijsveld, bij instellingen
oplossing. Ten tweede blijkt het, in tegenstelling tot de algemene
die niet bij het samenwerkingsverband zijn aangesloten. Deze
overtuiging, ook werkbaar om de functionele wensen en eisen
onderdelen vormen de motor van de ICT-vernieuwing die het
alleen op een globaal niveau te formuleren, in de vorm van use
mbo-veld zoekt. Een open-sourcelicentie biedt de ruimte om van-
cases. Dit vergt in de uitvoering vervolgens een andere, meer op
uit verschillende initiatieven binnen de mbo-sector te innoveren,
samenwerking gerichte werkwijze. In plaats van (vergeefs) te stre-
individuele wensen te realiseren en tegelijk aan een collectieve
ven naar perfecte specificaties en deze ‘over de muur te gooien’,
ambitie te werken, omdat de basis vrij beschikbaar is. De hoop
omarm je de realiteit van informatieasymmetrie tussen opdracht-
is om hiermee de flexibiliteit en massa te ontwikkelen die voor
gever en -nemer. Je maakt gebruik van elkaars kracht door samen
langdurige innovatie noodzakelijk zijn.
de specificaties uit te werken. Essentieel is om in de relatie met de
Voor de overige onderdelen en de ontwikkelstraat is een open-
opdrachtnemer vertrouwen als uitgangspunt te nemen, in plaats
sourcelicentie niet als eis, maar als zwaarwegende wens geformu-
van het gebruikelijke wantrouwen. In zo’n situatie kan het ook
leerd. Dit om ruimte naar de markt te bieden voor verschillende
nuttig zijn de concurrentiegerichte dialoog in de aanbestedings-
aanbiedingen. En deels ook uit voorzichtigheid toen nog niet
procedure toe te passen, maar dan om de samenwerkingsvorm
duidelijk was hoe rijp de markt was als het gaat om het creëren
nader uit te werken. Belangrijk is dan om de kwaliteit van de
van open-sourceoplossingen.
samenwerking mee te nemen in de beoordeling. Met deze aanpak worden als het ware alleen het probleem en de randvoorwaarden
Dialoog organiseren rondom gebruikerswensen
waaraan de oplossing moet voldoen gespecificeerd, en wordt
Succesvol aanbesteden vergt een intensieve constructieve dialoog
samen met de leverancier in de uitvoering van het project de
tussen alle belanghebbenden, voor, tijdens en na de aanbestedings
oplossing gecreëerd.
procedure; voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure gaat het
Tijdens en na de aanbesteding zijn use cases ook een uitstekend
om de dialoog binnen de organisatie om de (eind)gebruikers-
middel voor de dialoog tussen de vraag- en aanbodzijde. De leve-
wensen in kaart te brengen. In dezelfde fase kan eventueel een
rancier en gebruikers kunnen elkaar begrijpen omdat gebruikers-
dialoog gevoerd worden met marktpartijen om zicht te krijgen op
wensen in de vorm van use cases begrijpbaar zijn voor alle betrok-
oplossingen, acceptatie van voorwaarden en vormen van samen-
kenen.
1830
werking. Tijdens de aanbestedingsprocedure is er de wettelijke mogelijkheid van de concurrentiegerichte dialoog, waarbij in dia-
De eisen en wensen die Triple A bij de aanbesteding formuleerde,
loog met de inschrijver de gewenste oplossing, aanpak of samen-
vielen uiteen in juridische, technische, financiële, organisatorische
werkingsvorm nader kan worden uitgewerkt. Ten slotte kan er
en functionele aspecten. De functionele aspecten zijn beschreven
bewust ruimte worden gelaten om ook na de gunning, in dialoog
in de vorm van use cases. Om optimaal gebruik te maken van de
met de geselecteerde leverancier, de oplossing nader uit te werken.
kennis van de toekomstige gebruikers en draagvlak te realiseren,
hebben ze zelf de use cases geschreven. Dit deden ze onder
ben laten zien dat dit kan in een aanbesteding. We concluderen
begeleiding van procesontwerpers en veranderkundigen. Er werd
hier op welke wijze de besproken bouwstenen bijdragen aan echte
een proces van intensieve, geconcentreerde dialoog georganiseerd.
oplossingen.
Alle betrokkenen daagden elkaars denkbeelden uit en deelden
Ten eerste wordt door een gelijk speelveld te realiseren ruimte ge-
hun kennis.
maakt voor het zoeken naar de leverancier met de beste oplossing
De use cases waren de basis voor de aanbesteding. De aanbe-
en, indien van toepassing, voor vernieuwing in een vastgeroeste
steding is uitgevoerd in de vorm van een concurrentiegerichte
markt. Ten tweede, wat wordt er aanbesteed? Een informatie-
dialoog waarin vooral de samenwerkingsvorm nader is uitge-
dienst als uitgangspunt nemen, kan veel effectiever werken dan
werkt. Met de laatst overgebleven partijen is een proof of concept
software kopen. De software zelf is immers maar een beperkt deel
uitgevoerd, het realiseren van een eerste deel van de software.
van de oplossing. De bedoeling is dat de leverancier meer direct
De beoordeling van de proof of concept bestond uit een samen-
(mede)verantwoordelijk is voor het resultaat dat de opdrachtgever
werkingsassessment, een eindgebruikersbeoordeling en een
wil realiseren. Vervolgens, op basis van wat wordt er aanbesteed?
technische beoordeling.
Use cases zijn een goed middel bij het realiseren van een dialoog
Na de aanbesteding heeft de geselecteerde leverancier de use
tussen alle belanghebbenden over de meerwaarde die de software
cases in een incrementeel en iteratief proces omgezet in werkende
moet bieden. En tevens zijn ze zeer geschikt om de functionele
software. Bij de ontwikkeling werden gebruikers, onderwijs- en
eisen op een globaal niveau te formuleren. Dat schept ruimte om
ICT-deskundigen en het projectmanagement van Triple A betrok-
op basis van elkaars kennis en kunde, samen met de leverancier,
ken. Telkens vormden de use cases de basis voor het gesprek, de
de specificaties nader uit te werken, perspectieven te confronte-
ontwikkeling en de acceptatie.
ren, kennis over te dragen, van elkaar te leren en nieuwe inzichten toe te passen. De gewenste samenwerking met een leverancier
Conclusie
verdient daarom een net zo belangrijke plek in een aanbesteding
Aanbestedingen kunnen succesvol zijn. Ze kunnen innovatie,
als de functionele eisen. Hoe kan deze effectieve ICT-ontwikke-
flexibiliteit, leveranciersonafhankelijkheid, effectieve samenwer-
ling blijvend gerealiseerd worden? Een belangrijk middel hiervoor
king en een echte oplossing op een betaalbare wijze creëren. We
zijn open-sourcelicenties. Met open-source- en andere creatieve
hebben een aantal bouwstenen besproken om dit te realiseren.
licenties kunnen voorwaarden voor langdurige innovatie gescha-
Centraal daarbij staat de wijze van omgaan met twee dilemma’s:
pen worden.
complexiteit versus uitgeschreven eisen en het dilemma van de informatieasymmetrie.
Literatuur Hans de Bruijn, Ernst ten Heuvelhof, Roel in ‘t Veld, Proces
De aanbesteder aan het roer
management, 3e druk 2008, Academic Service.
De gedachtegang achter open-sourcelicenties biedt inspiratie om een verschuiving in de balans te realiseren van afhankelijkheid
Links
van de leverancier naar een verhouding die afgestemd is op de
www.twynstragudde.nl
wensen van de aanbesteder. Voor deze verschuiving zijn diverse
www.tripleaonderwijs.nl
effectieve bouwstenen voorhanden die onderbenut worden. In een aanbesteding kan een gelijk speelveld gecreëerd worden door niet
Bas Kruiswijk, email: bkr@tg.nl.
naar een specifiek product te vragen. Dat is niet alleen conform
Ruben van Wendel de Joode, email: rwj@tg.nl.
de maatschappelijke doelstelling van de aanbestedingswet, maar
Michiel Wittkampf, email: mwf@tg.nl.
zet de deur ook open naar oplossingsmogelijkheden die buiten de grillen van één leverancier vallen. Een ander belangrijk middel om flexibiliteit en leveranciersonafhankelijkheid te bevorderen is om het gebruik van open standaarden eisen. Dat geldt evenzo voor het doelgericht gebruiken van contractvoorwaarden en licenties, bijvoorbeeld een open-sourcelicentie.
Ruimte creëren voor echte oplossing Echte oplossingen realiseren vergt dat er ruimte gecreëerd wordt om naar echte oplossingen toe te werken. Dit in tegenstelling tot
1830
het veelvoorkomende dichttikken van de aanbesteding. We heb-
Dit artikel word najaar 2010 gepubliceerd in het tijdschrift Informatie.