Contracteren is regisseren

Contracteren is regisseren De kunst van verkennen, verbinden en verankeren

Contracteren is regisseren De kunst van verkennen, verbinden en verankeren Om grootschalige (bouw)projecten tot ieders tevredenheid te voltooien, is samenwerken met andere partijen en uitbesteden van werkzaamheden pure noodzaak. ‘Ieder voor zich’ is in onze samenleving geen optie. Het vormgeven van die samenwerking en het selecteren van de juiste partner daarvoor is een opgave en tegelijk ook de kunst. De kunst die de contractmanager of -adviseur van Twynstra Gudde als geen ander verstaat. Zijn professionele inzet omvat het regisseren van het totale proces van aanbesteden, contractvorming en samenwerking, waarbij verkennen, ver­binden en verankeren sleutelbegrippen zijn.

Verkennen Een samenwerking vindt altijd plaats binnen een bepaalde context. Die omvat onder meer de markt, de betrokken organisaties en de geldende randvoor­ waarden. En deze context is bij grote (bouw) projecten vaak complex en dynamisch. Twynstra Gudde verkent daarom die context grondig. We brengen de markt in kaart, zoeken naar een aanpak die bij organisaties past en kijken specifiek naar onderbelichte en onder­scheidende aspecten. Zijn er verschillen van inzicht?

Is er sprake van harde standpunten? Waar zitten de grootste risico’s? We verkennen daarnaast het benodigde team en de route die dat team naar de eind­bestemming moet volgen. Het is deze grondige voor­bereiding die de basis vormt voor het uit­ eindelijke succes.

Verbinden We streven ernaar om hechte verbindingen tot stand te brengen binnen organisaties en ons eigen team. Pas daarna verbinden we organisaties met andere partijen, zoals bijvoorbeeld een aannemer.

Bij het smeden van verbindingen gaat het altijd om het vinden van de juiste partij en het juiste evenwicht tussen ieders behoeften en belangen.

In essentie draait het om het creëren van relaties die écht werken. Dat houden we dan ook scherp in het oog. Bij het woord ‘contract’ denken veel mensen allereerst aan verplichtingen. Wij zien contracten als een manier om de samenwerking te formaliseren; het sluitstuk van een intensief traject.

Als Twynstra Gudde verbinden we ons graag aan de opdrachtgever, de missie en natuurlijk het resultaat.

Verankeren Resultaten moeten verankerd worden, willen ze blijvend zijn. Niet alleen in contracten, maar ook in de organisatie, en vaak ook in de mentaliteit van de betrokken mensen. Met onze onderscheidende aan­ pak brengen wij het contracteringsvraagstuk tot een goed resultaat. Gedurende het hele contracterings­ proces zorgt de contractmanager of adviseur van Twynstra Gudde voor alle facetten van verankering ten behoeve van het project.

“We onderscheiden ons door onze integrale en

multidisciplinaire aanpak en voeren opdrachten

samen met de opdrachtgever uit.”

“Stevig onderhandelen om g onderhandelen te komen tot een om optimale te komenbalans tot een optimale balans tussentussen vrijheidvrijheid voor marktpartijen voor marktpartijen en voldoende en voldoende grip voor gripopdrachtgever.” voor opdrachtgever.”

Tweede Maasvlakte De aanbesteding van het project Maasvlakte 2 door

Dit project is uniek in zowel de omvang als de vereiste

De aanbesteding van het project Maasvlakte door Havenbedrijf Rotterdam vindt plaats terwijl2de goed­

Dit project is uniek inDe omvang en watvergt betreft deinvestering kennis en capaciteit. totale aanleg een

Havenbedrijf Rotterdam de keuringsprocedures voorvindt PKB, plaats MER, terwijl vergunningen en

vereiste n capaciteit.

De wordt totale aanleg vergt een van circakenni € 3 miljard.

Hiervan in eerste instantie

goedkeuringsprocedures voor vergunningen bestemmingsplannen nog nietPKB, zijnMER, afgerond.

Door de

investering van circa € 3 mld.en Nu wordtvier circabe­drijven circa € 1 miljard aanbesteed slechts

en bestemmingsplannen nogRaad niet van zijn State afgerond. negatieve uitspraak van de overDoor de PKB

1 miljarddeze daarvan Slechts vier bedrijven kunnen groteaanbesteed. opdracht uitvoeren.

Daarom kiezen de

de negatieve uitspraak van de Raad vanbesluit State over dreigde (opnieuw) vertraging.

Daarom mendede

kunnen zo’n grote opdracht uitvoeren.

Daarom de contractmanagers van Twynstra Gudde bij het kiezen opstellen

PKB dreigde (opnieuw) Daarom besluit men aanbesteding te startenvertraging. parallel aan de procedures voor

contractmanagers van Twynstra Gudde bijvooral het opstellen van de contractstukken voor maatwerk, bij het

de aanbesteding starten parallel aan deDat procedures vergunningen entebestemmingsplannen. is ongebrui­

van de contractstukken maatwerk, vooral het Programma van Eisen envoor de Overeenkomst.

De bij aannemers

voor vergunningen en bestemmingsplannen.

Datkrijgt is kelijk maar biedt ook kansen. Twynstra Gudde de

Programma van Eisen en deom Overeenkomst.

Deervaring aannemers krijgen maximale vrijheid hun kennis en te

ongebruikelijk maar biedt kansen. opdracht om dit proces in ook goede banenTwynstra te leiden Gudde en te

krijgen maximale vrijheiden om kennis en ervaringHet benutten in het ontwerp dehun uitvoerings­ methode.

krijgt dedat opdracht om ditvan proces in goede banen te leiden zorgen de belangen marktpartijen, de opdracht­

te benutten in die hetvrijheid ontwerprespecteren, en de uitvoeringsmethode. contract moet maar wel voldoende

en te zorgen dat de belangen marktpartijen en gever en de publieke organenvan in evenwicht blijven.

Het contract moet diebevatten vrijheid respecteren, maar checks and balances om als opdrachtgever juiste

publieke organen in evenwicht blijven.

wel voldoende andMaatwerk balances bevatten om als nakoming af techecks dwingen. van de contractma­ opdrachtgever juiste Gudde, nakoming af te dwingen.

Maatwerk nager van Twynstra waarbij technische experts, dus, waarbij technische experts, juristen juristen en financiële des­ kundigen samenen totfinanciële één integraal deskundigen samen tot één integraal product komen. product komen.

“Succesvol contracteren vereist ondernemerschap én kennis van de sector en de markt.”

BritNed BritNed Development Ltd is een Joint Venture van de

partners van de Joint Venture de contracteringsstrategie

Nederlandse en de Engelse beheerder van het elektriciteits­­­

bepaald. Op basis hiervan wordt gekozen voor een EPC

transportnet en wil een hoogspanningsverbinding aan­-

contract (Engineering, Procurement & Construct), dat

leggen tussen Nederland en Engeland. Twynstra Gudde

gebaseerd is op functionele eisen. Echt maatwerk dus.

krijgt de opdracht om de juiste leverancier(s) te contracte­

Samen met de onderhandelaar aan Engelse kant leiden

ren voor de realisatie. De opdracht is complex, aangezien

de contractmanagers van Twynstra Gudde de onderhan­

na de aanbesteding een positieve en solide businesscase

delingen. Aan de leverancierskant van de tafel zitten

gepresenteerd moet worden met een extreem lange

wereldspelers. Er worden duidelijke afspraken gemaakt

tijdhorizon. Dit is niet gemakkelijk, omdat de prijzen

over de technische oplossingen, ver­antwoordelijkheden

van de grondstoffen koper en lood ‘door het dak’ gaan en

en risico’s. Nauwe samenwerking met de directies van de

er krapte is op de leveranciersmarkt. Verder is een aantal

moederbedrijven is nodig om mandaat te verkrijgen en op

technische keuzes, zoals de capaciteit van de hoogspan­

het juiste moment naar een hoger onderhandelingsniveau

ningskabels, bij de start van de aanbesteding nog niet

te kunnen schakelen.

gemaakt.

Gunstige businesscase Contracteringsstrategie

Het resultaat is dat een combinatie van leveranciers is

Door een benchmark met andere projecten, een risico­-

gecontracteerd die een positieve en solide businesscase

analyse uit te voeren en diverse gesprekken met mogelijke

opleveren. Missie geslaagd.

leveranciers, wordt samen met de Engelse en Nederlandse

“Contracteren is niet het opstellen van een stuk papier met afspraken

waaronder handtekeningen worden gezet.

Het contract is het sluitstuk van een heel proces om te komen tot deze afspraken.”

Van strategie tot realistie

Contractmanager leidt alles in goede banen Op een dag zijn ineens alle wegafzettingen verwijderd en de files verdwenen. De snelweg is klaar. Het heuglijke feit van de officiële opening trekt de nodige media-aandacht. Kranten en televisie laten zien wat voor moois er allemaal tot stand is gebracht.

De aanloop naar de uitvoering en de realisering ervan zijn opeens geschiedenis. Onzichtbaar voor buitenstaanders blijft hoe het gehele contracteringsproces is opgestart en verlopen. Onzichtbaar blijft de complexiteit ervan. Wie een kijkje achter de bouw­ schermen zou nemen, ziet daar de contractmanager of -adviseur aan het werk. Als regisseur heeft hij alles in goede banen geleid, van strategie tot en met de uitvoering.

Voor het smeden van slimme werkverbanden én creatieve verbindingen tussen partijen heeft de contractmanager of -adviseur van Twynstra Gudde de vereiste professionele competenties en vaardigheden in huis. De kunst van het contracteren is dat aan de juiste partij wordt gegund en zo­wel opdrachtgever als opdrachtnemer achter de gemaak­ te keuzes staan. Respect hebben voor de uitslag van de gunning, voor de gemaakte afspraken en voor elkaar – om zo tot het beste projectresultaat te komen. Tussentijds houdt deze ‘regisseur samenwerken’ de vinger permanent aan de pols om de processen te bewaken en indien nodig tijdig bij te sturen.

Complexe projecten

Contractmanager als expeditieleider

Wat er bij de aanleg van een snelweg allemaal komt

Aanbestedingsprocedures zijn al gauw een jungle voor wie

kijken, onttrekt zich aan de waarneming van de gemid­

er niet in thuis is. En de voorbeelden van projecten waar

delde burger. Maar voor insiders is het echter zonneklaar:

het mis ging liggen dan ook, helaas, voor het oprapen. De

of je het nu hebt over de aanleg van wegen, spoorlijnen,

contractmanager van Twynstra Gudde zorgt ervoor dat het

havens of de bouw van energiecentrales,– het zijn

contracteringsproces zo soepel mogelijk verloopt. Hij is

complexe projecten. In dit soort projecten zijn altijd

de expeditieleider die voor alle partijen de weg baant. Hij

velerlei, vaak strijdige, belangen(organisaties) en partijen

verkent alle aspecten van het project, begeleidt de betrok­

in het spel. Projecten moeten per definitie zo snel en zo

ken partijen bij het smeden van slimme allianties, voert

goedkoop mogelijk worden gerealiseerd, en dan ook nog

onderhandelingen, vergroot en bewaakt het onderlinge

eens volgens de wettelijke regels. Alles onder de noemer

vertrouwen, let erop dat de neuzen steeds dezelfde kant op

kwaliteit. Dat is de complexe klus!

staan en ziet erop toe dat het hele proces voldoet aan de randvoorwaarden (qua prijs, tijd en kwaliteit) zoals die zijn vastgelegd. Bovendien staat hij voor de duurzaamheid van de resultaten. Kortom: hij verkent, verbindt en verankert.

“Een goed contract realiseer je nooit alleen.”

“Wij zorgen voor werkende contractuele relaties waarin de gerechtvaardigde

belangen van zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer tot hun recht komen en dus leiden tot het beste projectresultaat.”

Integratie van processen

De menselijke kant van het verhaal

Een contractmanager is betrokken bij het hele traject.

De adviseurs en managers van Twynstra Gudde koppelen

Het stroomlijnen van alle processen is een belangrijk

hun inhoudelijke deskundigheid aan de opvatting dat het

punt op zijn agenda. Maatwerk is essentieel. Dat is

bij contractuele relaties en bij het proces van contracteren

bijvoorbeeld sterk zichtbaar bij het afsluiten van het

draait om het effectief samenwerken tussen mensen. Met

zogeheten DBFM-contract, dat zaken als Design, Build,

louter een goede aanbesteding en sluitend contract valt

Finance en Maintenance in één keer vastlegt en regelt.

dit niet te realiseren en zodoende staat in onze aanpak de

Op zich al een gigantische integratie van processen die

menselijke kant evenzeer centraal.

voorheen versnipperd bleven. DBFM-contracten zijn bijvoorbeeld afgesloten voor de bovenbouw van de HSL-

Wij hebben een groot inlevingsvermogen, we kunnen

Zuid en voor de ombouw van de N50 tot de autosnelweg

goed luisteren, vragen door en blijven in gesprek. Wij zijn

A59. De contractmanager of -adviseur neemt het opstellen

kritisch, energiek en stimulerend. We verbinden, dat wil

en afsluiten van een DBFM-contract op zich: als regisseur

zeggen: we wekken vertrouwen, wederzijds. En uiteraard

nodigt hij uit, hij onderhandelt, hij wikt en weegt én hakt

zijn we professionals die pas tevreden zijn als de klus tot

knopen door. Hij gaat voor de optimale match van partijen

ieders tevredenheid is geklaard.

en in het verlengde daarvan voor het optimale resultaat.

“Veel partijen zijn bij aanbestedingen krampachtig door hun angst voor

de strakke Europese regelgeving. Ten onrechte. Wij zijn ervan

overtuigd dat er voldoende ruimte is voor win/win-situaties, tenminste

als je bereid bent van de gebaande paden af te wijken.”

LINK: spelsimulatie con­currentiegerichte dialoog Een spelsimulatie laat mensen stage lopen in de toekomst

Twynstra Gudde heeft LINK al vaak succesvol ingezet bij

en is een intensieve, snelle en krachtige manier van leren.

projecten in verschillende branches. Enkele voorbeelden:

Experimenteren met nieuw gedrag dat problemen kan op­

- PSI Bouw in wisselende samenstelling met opdracht­

leveren in de echte wereld, kan hierin zonder problemen.

gevers, aannemers en ingenieursbureaus - de RWS projectgroep van het project A2 Hooggelegen

In LINK doorlopen overheid en markt de procedure van

- de leveranciers en het projectteam van de aanbesteding

de concurrentiegerichte dialoog. Drie consortia strijden

van de kantoorautomatisering en rekencentra van RWS

om de gunning van een complex, infrastructureel project.

- de medewerkers van een groot energiebedrijf

Zij doorlopen gezamenlijk de stappen in het proces: van

- de RWS projectgroep A4 Steenbergen

advertentie, via dialoog tot gunning.

- de RWS projectgroep Maasvlakte – Vaanplein - de RWS projectgroep Lunetten – Veenendaal

In LINK ervaar je dat de dialoog niet vanzelfsprekend ont­

- een aannemerscombinatie

staat. Het vraagt discipline, handigheid, flexibiliteit van

- de gemeentelijke projectgroep Stadsbrug Nijmegen

mensen. Opdrachtgever en opdrachtnemer ervaren in de spelsimulatie LINK gezamenlijk de worstelingen van een

Daarnaast is LINK een vast onderdeel van het opleidings­

dialoog. Doorbreken van wantrouwen, elkaar op gedrag

programma ‘Baanbrekers in de Bouw’, dat door de TU

aanspreken, vragen om opheldering: het zijn de innova­

Delft opgezet is.

tieve gedragskenmerken die opdrachtgever en opdracht­ nemer in de bouwsector kunnen oefenen in LINK.

“Een goed stel gemotiveerde mensen is dé voorwaarde

om onder hoge tijdsdruk en via een innovatieve aanbestedings

methode het gewenste resultaat te halen.”

Spoedaanpak De minister heeft 30 knelpunten in het wegennet vast­

Het is continue schakelen: anticiperen op de volgende

gesteld die met spoed moeten worden aangepakt. Hij

fase van de aanbesteding in combinatie met de dynamiek

heeft daarbij toegezegd dat er 10 openstellingen vóór mei

van alle dag. Vandaag vormgeven van de komende in­

2011 plaats zullen vinden. De krappe planning vraagt om

lich­tingenfase en morgen in dialoog met een gegadigde.

een innovatief aanbestedingsproces met vervlechting van

Van­daag inhoudelijk aanscherpen van het aanbestedings­

planproces en realisatie.

dossier en morgen gegadigden trainen hoe om te gaan met de EMVI criteria. Dit alles onder extreme tijdsdruk

Als eerste werd “pakket D” (SAGO), Amsterdam – ’t Gooi,

en in samen­werking met de overige pakketten. Een rol

aanbesteed. Aan Twynstra Gudde de eer dit in goede

geschreven op het lijf van een adviseur contractering van

banen te leiden.

Twynstra Gudde.

Analoog aan de “Best Value Procurement” vindt gunning plaats op basis van risico- en kansendossier, planning, ver­ keersmanagement, kwaliteit sleutelfiguren en prijs.

Twynstra Gudde

Tel 033 4677777

Secretariaat

Stationsplein 1

Fax 033 4677666

Contractering & Risicomanagement

3818 LE Amersfoort

info@tg.nl

Tel 033 4677691

Postbus 907

www.twynstragudde.nl

www.twynstragudde.nl / contractering

3800 AX Amersfoort