Schaken op drie borden tegelijkertijd Werkorganisatie De Waard, prachtig voorbeeld van een ambtelijke fusie
De brug is bijna symbolisch. Wie bij Werkorganisatie De Waard aan de rand van Bleskensgraaf naar binnen wil gaan, moet via die brug. Het gebouw geeft fysiek vorm aan de ambtelijke fusie tussen de gemeenten Graafstroom, Liesveld en Nieuw-Lekkerland. Binnen heeft elk van deze gemeenten een eigen loket. Het proces van de ambtelijke fusie is gekenmerkt door het zo helder mogelijk formuleren van doelen en door steeds weer bruggen te slaan. Marjan van Ewijk, adviseur bij Twynstra Gudde, heeft hierin een belangrijke rol gespeeld.
Een bestuurskrachtmeting in 2007 gaf aan, dat de verschillende gemeenten in de regio Alblasserwaard-Vijfheerenlanden op operationeel en tactisch niveau goed hun taken vervulden. Daar Jan van Ginkel
entegen gaf de schaal van de afzonderlijke gemeenten ook reden tot zorg. Waren zij wel voldoende in staat om daadkrachtig de strategische vraagstukken van de toekomst het hoofd te bieden? De resultaten van de bestuurskrachtmeting leidden tot het ontstaan van een aantal clusters in de regio. “Een daarvan was het cluster Nieuw-Lekkerland, Liesveld en Graafstroom,” vertelt
‘Het debat gaf zo nu en dan hoge golven in de vissenkom’
Dirk van der Borg, burgemeester van de gemeente Graafstroom en vanaf het begin betrokken bij de ambtelijke fusie. Hij benadrukt dat de clustering niet vanzelfsprekend een samenwerking betekende. “Want de ontwikkeling binnen elk van de drie gemeenten was heel verschillend. Nieuw-Lekkerland was voorstander van een gemeentelijke herindeling en wilde dat proces op 1 januari 2010 geëffectueerd zien. Liesveld wilde daar wat meer tijd voor nemen. En Graafstroom zag wel de voordelen van een ambtelijke samenwerking, maar was absoluut niet toe aan een gemeentelijke herindeling. De startposities waren dus erg verschillend.”
Vissenkom Ablasserwaard-Vijfheerenlanden is een prachtig agrarisch gebied. Het gebouw van Werkorganisatie De Waard biedt uitzicht op een weids polderlandschap. Eén mooie groene deken. Maar
Dirk van der Borg
het bleek Dirk van der Borg al snel, dat de colleges en de raden niet van meet af aan zo’n zelfde eenheid uitstraalden. “De
gedachte dat we elkaar vast moesten houden. In januari 2008
cultuurverschillen waren groter dan ik had gedacht. De drie ge-
hebben de drie gemeenteraden gezamenlijk besloten om tot een
meenten werkten al vanaf 2000 samen op het gebied van P&O,
ambtelijke fusie te komen. Die moest op 1 juli 2009 geëffectu-
ICT en andere middelenvraagstukken. Die samenwerking zou
eerd zijn. En dat is ook gebeurd.”
meer vorm moeten krijgen. Omdat in dat proces bestuurlijke eenwording een brug te ver was, zijn de mogelijkheden van een
Een bijzondere uitdaging
ambtelijke fusie onderzocht. Die is er niet zonder slag of stoot
Toen het besluit gevallen was, stonden de drie gemeenten aan
gekomen. Eind 2007 hebben we de zogenoemde vissenkombij-
het begin van een lastig proces. Voor Dirk van der Borg was de
eenkomsten georganiseerd. In het midden van een grote zaal
uitdaging bekend en tegelijkertijd heel bijzonder. “Ik heb al
zaten de onderhandelaars van de gemeenten tegenover elkaar.
heel wat herindelingen meegemaakt en daar ook leiding aan ge-
Zij gingen met elkaar in debat over hoe de ambtelijke samen-
geven. De uitdaging ligt in het feit dat je vanaf het begin bouwt
werking vormgegeven moest worden. Daaromheen luisterden
aan een nieuwe organisatie. Bijzonder in dit proces was, dat je
de raadsleden van de drie gemeenten toe. Dat gaf zo nu en dan
te maken bleef houden met drie gemeenteraden, drie colleges
hoge golven in de vissenkom. Ik heb wel eens gedacht dat het
en drie burgemeesters. En ieder van de drie raden en colleges
fout zou aflopen. Maar steeds weer was er de onderliggende
had natuurlijk nog steeds een eigen agenda.”
“We hadden in die situatie sterk de behoefte aan een plan van
wil om er iets van te maken. Gaandeweg het proces zeiden
aanpak. Daarvoor hebben we de deskundigheid van Marjan van
we tegen elkaar: nu we ambtelijk samen op weg zijn gegaan,
Ewijk ingehuurd. Zij heeft een belangrijk aandeel geleverd in
moeten we ook eens kijken hoe we bestuurlijk meer kunnen
het maken van dat plan en in het proces dat volgde. Zonder
gaan samenwerken. Daar dachten de drie gemeenten in eerste
haar zou het niet zijn gelukt. Steeds weer wist zij de balans te
instantie heel verschillend over. Inmiddels ligt het gezamenlijk
vinden tussen enerzijds de planmatige aanpak op weg naar de
gedragen besluit er om op 1 januari 2013 ook bestuurlijk één te
ambtelijke fusie en anderzijds de bestuurlijk-politieke situatie
worden.”
van elke dag. Gaandeweg het proces is Marjan meer teruggetreden en heeft zij taken overgedragen aan de algemeen directeur
Het proces naar ambtelijke en straks bestuurlijke eenwording
en gemeentesecretaris Jan van Ginkel.”
heeft wel wat weg van schaken op drie borden tegelijkertijd. Dirk van der Borg: “Dat maakt het proces zo boeiend. Je hebt
Veel emotie
met een omgeving te maken, waarin allemaal verschillende be-
“Eenmaal op weg was er direct vanaf het begin veel draagvlak
langen spelen. Het is dan belangrijk om je goed in te leven in de
bij de medewerkers van de drie organisaties. Dat gold in het
gevoelens die heersen bij de anderen. Bij zo’n proces komt veel
bijzonder voor de drie ondernemingsraden. Iedereen had de
emotie kijken. Dan is het soms net een Echternachprocessie
waarvan gezegd wordt dat de processiegangers drie stappen vooruit zetten en twee achteruit. Het is goed om belangen met elkaar te verbinden. Om als het nodig is die twee stappen terug te zetten.” Dat het hele proces naar een ambtelijke fusie slechts achttien maanden heeft geduurd, is volgens Dirk van der Borg een groot compliment aan iedereen die daarvoor een geweldige inzet heeft geleverd.
Onder de indruk Jan van Ginkel kwam op 1 januari 2009 de werkorganisatie binnen als kwartiermaker/algemeen directeur. Het fusieproces was toen een jaar gaande. Hij trof bij zijn komst, “een besluit aan om over te gaan tot een ambtelijke fusie. Die zou zes maanden later geëffectueerd moeten worden. Ik trof ook een plan van aanpak aan waarin alle thema’s benoemd waren.
‘Het is belangrijk om je in te leven in de gevoelens van de ander, om belangen te verbinden’
Er zat vaart in het proces. In de politieke en bestuurlijke werkelijkheid waarmee ik te maken kreeg, was het voor iedereen helder: op 1 juli 2009 zou Werkorganisatie De Waard een feit zijn. Ook lag er een besluit om na te denken over bestuurlijke samenwerking wanneer de nieuwe werkorganisatie eenmaal goed zou functioneren. Dat is in een stroomversnelling geraakt. Want inmiddels ligt het besluit er al om bestuurlijk te fuseren op 1 januari 2013.” De kersverse algemeen directeur was van een aantal dingen erg onder de indruk. “De inbreng van Twynstra Gudde was van grote waarde voor het proces naar de ambtelijke fusie. Ik zag hoe mensen in heel de organisatie zich betrokken voelden bij het proces. De OR was vertegenwoordigd in alle geledingen, tot en met de stuurgroep. Er was een bestuurlijk draagvlak.” Jan van Ginkel stelde vrijwel direct zijn eigen rol ter discussie. “Het is in zo’n complex proces handiger wanneer de algemeen directeur tevens gemeentesecretaris is. Anders krijg je logischerwijs extra spanningen tussen de directeur en de gemeentesecretarissen. Nu hebben we één gemeentesecretaris en drie locogemeentesecretarissen. Dat werkt goed.”
‘Ik zag hoe mensen in heel de organisatie zich betrokken voelden bij het proces’
Tussenstation of eindstation? Het doel van de ambtelijke fusie was om een kwaliteitssprong
Voor de gemeenten Nieuw-Lekkerland, Liesveld en Graaf-
te maken in de dienstverlening aan de klant. Jan van Ginkel
stroom is de ambtelijke fusie een tussenstation op weg naar
vindt dat Werkorganisatie op dat punt veel vorderingen ge-
een gemeentelijke herindeling in 2013. Jan van Ginkel kan zich
maakt heeft, ook al moeten de inwoners van de drie gemeen-
voorstellen dat zo’n ambtelijke fusie voor andere gemeenten
ten naar Bleskensgraaf komen voor de verlenging van hun
een eindstation is. “Alhoewel het op den duur toch wel lastig
paspoort. “De gang naar het gemeentehuis hoeft steeds minder
functioneren zal worden. Wij ervaren dat de ambtelijke fusie
vaak gemaakt te worden. Wij investeren veel in digitalisering
het proces naar een bestuurlijke samenwerking plaveit. Dan
van de dienstverlening. Wanneer mensen echt vaak naar het
is het niet meer dan logisch om na een bepaalde tijd ook te
gemeentehuis moeten komen en ze kunnen dat niet, omdat ze
komen tot die bestuurlijke eenwording.”
niet mobiel zijn, komt de gemeente gewoon naar hen toe.”
Samen met onze opdrachtgevers komen tot nieuwe antwoorden op vragen, tot het creĂŤren van kansen. Dat betekent goed luisteren, durven doorvragen en kritisch blijven. Eigenschappen die onze adviseurs en managers kenmerken. Zodat u de juiste strategische keuzes kunt maken. Resultaat: een andere, verfrissende kijk op uw vraagstuk, met oplossingen die echt werken. Onze mensen staan u terzijde. Twynstra Gudde staat erachter.
Twynstra Gudde
Tel 033 4677777
Stationsplein 1
Fax 033 4677666
3818 LE Amersfoort
info@tg.nl
Postbus 907
www.twynstragudde.nl
3800 AX Amersfoort