KOSTENVERGOEDINGEN OUDE EN NIEUWE SITUATIE Met oa. uitleg kostenvergoedingen vrijgesteld en vast, auto van de zaak, bedrijfskleding etc.
Het is complexe materie, want u hebt te maken met allerhande wettelijke regelingen die naast en soms ook door elkaar lopen. Dit rapport is uw handleiding waar u direct mee aan de slag kan.
Inhoudsopgave 1. 1.1 1.2
Kostenvergoeding vrijgesteld Wat houdt de regeling in? Tips en aandachtspunten
5 5 10
2. 2.1 2.2 2.3 2.4
Kostenvergoeding vast Wat houdt de regeling in? Tips en aandachtspunten Administratie verplichtingen Vraag en antwoord
11 12 15 16 16
3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10
Auto van de zaak Het ter beschikking stellen van een auto Waarde van de auto Eigen bijdrage werknemer Kilometeradministratie Nieuwe regelgeving bestelauto 2012 Wachtdienstregeling Autokostenforfait voor autoverkopers In buitenland wonende werknemers Wijziging in de loop van een jaar Administratieve verplichtingen werkgever
19 20 23 24 29 32 34 34 34 34 35
4. 4.1 4.2
Fiets Fietsregeling Met de fiets samenhangende zaken
36 37 38
5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5
Openbaarvervoerkaart Vergoeden van de kosten Verstrekken van de plaatsbewijzen Vrij reizen met openbaar vervoer Reisaftrek Vervoer ‘vanwege de werkgever’
40 40 41 41 41 42
6 6.1 6.2 6.3
43 43 46
6.4 6.5 6.6
Bedrijfskleding Wat houdt de regeling in? Schade aan kleding die geen werkkleding is De verstrekking of terbeschikkingstelling van kleding die geen werkkleding is Voor- en nadelen bedrijfskleding Administratieve verplichtingen Vraag en antwoord
7 7.1 7.2 7.3 7.4
Congressen Wat houdt de regeling in? Vrije vergoedingen Aftrekbaarheid voor de werkgever Aftrekbaarheid voor de werknemer
50 51 52 52 53
HRPRAKTIJK.NL – KOSTENVERGOEDINGEN
46 47 47 48
2
8 8.1
Kerstpakketten Wat houdt de regeling in?
55 55
9 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5
Producten bedrijf werkgever Wat houdt de regeling in? Loon in geld Loon in natura Voor- en nadelen Vraag en antwoord
57 58 29 60 61 62
10 10.1 10.2
Representatie Wat houdt de regeling in? Voordelen
63 63 65
11 11.1 11.2 11.3
Studiekosten Wat houdt de regeling in? Vergoeden studiekosten Voordelen
66 66 69 70
12 12.1
71
12.2
Telefoon Wanneer zijn een iPad en een smartphone communicatiemiddelen en wanneer niet? iPad en pocket-pc
71 72
13 13.1 13.2
Telewerken Wat houdt de regeling in? Voorwaarden toepassing telewerkregeling
73 73 74
14 14.1 14.2
(Vak)literatuur Wat houdt de regeling in? Voor- en nadelen
76 76 77
15 15.1 15.2 15.3
Verhuiskosten Wat houdt de regeling in? Wat kan de werkgever vrij vergoeden? Voor- en nadelen
78 79 80 81
16 16.1 16.2 16.3 16.4
Werkruimte Wat houdt de regeling in? Hoogte van de vrije vergoeding Inrichting Voor- en nadelen
82 82 84 85 85
17 17.1 17.2 17.3 17.4 17.5 17.6 17.7 17.8 17.9 17.6
Werkkostenregeling De regeling (algemeen) Systematiek nieuwe regeling Intermediaire kosten Ongewijzigde regels Nieuwe regels Nihilwaardering en bepaalde waarderingsforfaits Overzicht bijzondere posten Overgangsregeling Vraag en antwoord Bijlage 1 Posten die onder het algemeen (werkkosten)forfait vallen, aangewezen als eindheffingsbestanddeel
87 87 87 88 89 89 91 93 93 93
HRPRAKTIJK.NL – KOSTENVERGOEDINGEN
97
3
Inleiding In dit rapport besteden wij aandacht aan een aantal (verschijnings)vormen van arbeidsvoorwaarden, met de nadruk op kostenvergoedingen. Deze arbeidsvoorwaarden gelden in principe voor elk type arbeidsverhouding. Zowel bij een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd als bij een arbeidsverhouding die op basis van de fiscale regelgeving met een dergelijke arbeidsovereenkomst gelijk wordt gesteld (zoals de fictieve dienstbetrekking), kan de werkgever met deze mogelijkheden rekening houden om een aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket aan te bieden. Een groot aantal van deze vormen kunnen de werkgever en de werknemer ook inpassen in een zogenoemd arbeidsvoorwaardenbeleid Ă la carte. De diverse onderwerpen krijgen een schematische behandeling met een stappenplan. In de begeleidende teksten vindt u de voorwaarden waaraan elke regeling moet voldoen. Naast diverse fiscale en sociale verzekeringsrechtelijke regels moet een werkgever rekening houden met onder meer het arbeidsrecht, de pensioenwetgeving, de wettelijke bepalingen inzake het minimumloon, de internationale regelgeving (zowel fiscaal- als sociaal-verzekeringsrechtelijk), de vreemdelingenwetgeving en regels omtrent veiligheid en arbeidsomstandigheden. Met ingang van 2011 geldt de werkkostenregeling, tenzij de werkgever gekozen heeft voor de zogeheten overgangsregeling. Aangezien de meeste werkgevers voor deze laatste (overgangs)regeling gekozen hebben, vindt allereerst een behandeling plaats van het overgangsrecht. In feite de regeling zoals die gold tot en met 2010, waarbij wel de nodige (cijfermatige) aanpassingen hebben plaatsgevonden. In hoofdstuk 17 treft de lezer een overzicht van de werkkostenregeling aan. Heeft de werkgever voor de werkkostenregeling gekozen, dan zijn de hoofdstukken 4, 8, 9, 13, 16 niet, dan wel ten dele (hoofdstuk 12) van toepassing. De hoofdstukken 1, 3, 5, 6, 7, 10, 11, 14 en 15 zijn bij toepassing van de werkkostenregeling zonder meer verplichte stof, evenals hoofdstuk 2. De nuanceringen bij toepassing van de werkkostenregeling ten aanzien van deze laatste hoofdstukken staan vermeld in hoofdstuk 17. Het is complexe materie, want u hebt te maken met allerhande wettelijke regelingen die naast en soms ook door elkaar lopen. Ook bij toepassing van de werkkostenregeling, die de gewenste vereenvoudiging zou moeten brengen, zal de lezer nog met vragen geconfronteerd worden. Het is dus voor u van belang om op het rechte pad te blijven en de weg niet kwijt te raken. Met dit rapport nemen wij u hierbij aan de hand. Ook bij het aanpassen van de arbeidsvoorwaarden aan de werkkostenregeling kan deze pocket de nodige ondersteuning bieden, met name om de fiscale gevolgen van gekozen arbeidsvoorwaarden te duiden.
HRPRAKTIJK.NL – KOSTENVERGOEDINGEN
4