WERKKOSTENREGELING: KOSTENVERGOEDINGEN Met oa. uitleg kostenvergoedingen vrijgesteld en vast, auto van de zaak, bedrijfskleding etc.
Het is complexe materie, want u hebt te maken met allerhande wettelijke regelingen die naast en soms ook door elkaar lopen. Dit rapport is uw handleiding waar u direct mee aan de slag kan.
Inhoudsopgave 1. 1.1 1.2
Kostenvergoeding vrijgesteld Wat houdt de regeling in? Tips en aandachtspunten
5 5 10
2. 2.1 2.2 2.3 2.4
Kostenvergoeding vast Wat houdt de regeling in? Tips en aandachtspunten Administratie verplichtingen Vraag en antwoord
11 12 15 16 16
3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9
Auto van de zaak Het ter beschikking stellen van een auto Waarde van de auto Eigen bijdrage werknemer Kilometeradministratie Wachtdienstregeling Autokostenforfait voor autoverkopers In buitenland wonende werknemers Wijziging in de loop van een jaar Administratieve verplichtingen werkgever
19 20 23 24 27 31 31 31 32 32
4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5
Openbaarvervoerkaart Vergoeden van de kosten Verstrekken van de plaatsbewijzen Vrij reizen met openbaar vervoer Reisaftrek Vervoer ‘vanwege de werkgever’
33 33 34 34 34 35
5 5.1 5.2 5.3
36 36 39
5.4 5.5 5.6
Bedrijfskleding Wat houdt de regeling in? Schade aan kleding die geen werkkleding is De verstrekking of terbeschikkingstelling van kleding die geen werkkleding is Voor- en nadelen bedrijfskleding Administratieve verplichtingen Vraag en antwoord
6 6.1 6.2 6.3 6.4
Congressen Wat houdt de regeling in? Vrije vergoedingen Aftrekbaarheid voor de werkgever Aftrekbaarheid voor de werknemer
43 44 45 45 46
7 7.1 7.2
Representatie Wat houdt de regeling in? Voordelen
48 48 50
HRPRAKTIJK.NL – W ERKKOSTENREGELING: KOSTENVERGOEDINGEN
39 40 40 41
2
8 8.1 8.2 8.3
Studiekosten Wat houdt de regeling in? Vergoeden studiekosten Voordelen
51 51 54 55
9 9.1 9.2
(Vak)literatuur Wat houdt de regeling in? Voor- en nadelen
56 56 57
10 10.1 10.2 10.3
Verhuiskosten Wat houdt de regeling in? Wat kan de werkgever vrij vergoeden? Voor- en nadelen
58 59 60 60
11 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6 11.7 11.8 11.9 11.6
Werkkostenregeling De regeling (algemeen) Systematiek nieuwe regeling Intermediaire kosten Ongewijzigde regels Nieuwe regels Nihilwaardering en bepaalde waarderingsforfaits Overzicht bijzondere posten Overgangsregeling Vraag en antwoord Bijlage 1 Posten die onder het algemeen (werkkosten)forfait vallen, aangewezen als eindheffingsbestanddeel
62 62 62 63 64 64 66 68 68 68
HRPRAKTIJK.NL – W ERKKOSTENREGELING: KOSTENVERGOEDINGEN
71
3
Inleiding In dit rapport besteden wij aandacht aan een aantal (verschijnings)vormen van arbeidsvoorwaarden, met de nadruk op kostenvergoedingen. Deze arbeidsvoorwaarden gelden in principe voor elk type arbeidsverhouding. Zowel bij een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd als bij een arbeidsverhouding die op basis van de fiscale regelgeving met een dergelijke arbeidsovereenkomst gelijk wordt gesteld (zoals de fictieve dienstbetrekking), kan de werkgever met deze mogelijkheden rekening houden om een aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket aan te bieden. Een groot aantal van deze vormen kunnen de werkgever en de werknemer ook inpassen in een zogenoemd arbeidsvoorwaardenbeleid Ă la carte. De diverse onderwerpen krijgen een schematische behandeling met een stappenplan. In de begeleidende teksten vindt u de voorwaarden waaraan elke regeling moet voldoen. Naast diverse fiscale en sociale verzekeringsrechtelijke regels moet een werkgever rekening houden met onder meer het arbeidsrecht, de pensioenwetgeving, de wettelijke bepalingen inzake het minimumloon, de internationale regelgeving (zowel fiscaal- als sociaal-verzekeringsrechtelijk), de vreemdelingenwetgeving en regels omtrent veiligheid en arbeidsomstandigheden. Met ingang van 2011 geldt de werkkostenregeling, tenzij de werkgever gekozen heeft voor de zogeheten overgangsregeling. Het is complexe materie, want u hebt te maken met allerhande wettelijke regelingen die naast en soms ook door elkaar lopen. Ook bij toepassing van de werkkostenregeling, die de gewenste vereenvoudiging zou moeten brengen, zal de lezer nog met vragen geconfronteerd worden. Het is dus voor u van belang om op het rechte pad te blijven en de weg niet kwijt te raken. Met dit rapport nemen wij u hierbij aan de hand.
HRPRAKTIJK.NL – W ERKKOSTENREGELING: KOSTENVERGOEDINGEN
4