WEKA Vorschriftendienst
Benutzerhandbuch
So einfach behalten Sie alle Vorschriften채nderungen im Blick!
IMPRESSUM
© 2013 by WEKA MEDIA GmbH & Co. KG Alle Rechte vorbehalten. Wichtiger Hinweis Die WEKA MEDIA GmbH & Co. KG ist bemüht, ihre Produkte jeweils nach neuesten Erkenntnissen zu erstellen. Deren Richtigkeit sowie inhaltliche und technische Fehlerfreiheit werden ausdrücklich nicht zugesichert. Die WEKA MEDIA GmbH & Co. KG gibt auch keine Zusicherung für die Anwendbarkeit bzw. Verwendbarkeit ihrer Produkte zu einem bestimmten Zweck. Die Auswahl der Ware, deren Einsatz und Nutzung fallen ausschließlich in den Verantwortungsbereich des Kunden. WEKA MEDIA GmbH & Co. KG Sitz in Kissing Registergericht Augsburg HRA 13940 Persönlich haftende Gesellschafterin: WEKA MEDIA Beteiligungs-GmbH Sitz in Kissing Registergericht Augsburg HRB 23695 Geschäftsführer: Stephan Behrens, Michael Bruns, Werner Pehland WEKA MEDIA GmbH & Co. KG Römerstraße 4, D-86438 Kissing Fon 0 82 33.23-40 00 Fax 0 82 33.23-74 00 service@weka.de www.weka.de Satz: WEKA MEDIA GmbH & Co. KG, Römerstraße 4, D-86438 Kissing
Vorwort
Vorwort Sehr geehrter Vorschriftendienst-Nutzer, in Ihrer täglichen Arbeit müssen Sie zahlreiche Vorschriften beachten. Doch bekommen Sie es auch immer mit, wenn sich eine Vorschrift ändert oder ein neues Gesetz verabschiedet wird? Solche Änderungen können Auswirkungen auf Ihre Arbeit haben. Und falls es zum Schadensfall kommt und dabei festgestellt wird, dass Sie nach einer veralteten Gesetzgebung gearbeitet haben, kann das schnell böse Folgen haben. Doch wie behält man alle Vorschriften im Blick? Der WEKA Vorschriftendienst hilft Ihnen dabei! Er informiert Sie über Gesetzesänderungen und neue Vorschriften – individuell nur zu den von Ihnen ausgewählten Vorschriften bzw. Fachgebieten oder Rechtsbereichen. Somit wissen Sie genau, was der Gesetzgeber wann ändert, Sie können Ihre Handlungen daran anpassen und rechtskonform arbeiten – ohne Zeit in die Lektüre von Gesetzesblättern stecken zu müssen. Sie sparen sich damit Zeit, die Sie stattdessen für Ihre eigentliche Arbeit verwenden können, und haben die Sicherheit, keine Änderung zu verpassen. Allzeit rechtssicheres Arbeiten wünscht Ihnen
Michael Bruns Geschäftsführer
PS: Wie stellt Ihnen der WEKA Vorschriftendienst die Informationen zu den für Sie relevanten Vorschriftenänderungen zur Verfügung? Auf zwei Wegen: Zum einen erhalten Sie in einem von Ihnen gewählten zeitlichen Rhythmus eine E-Mail mit der Anzahl der Änderungen und dem direkten Link auf den Vorschriftendienst mit allen Informationen im WEKA Business Portal. Zum anderen können Sie jederzeit über „Änderungen verfolgen“ im WEKA Business Portal die Änderungsinformationen einsehen und weiterverarbeiten. Klicken Sie gleich mal rein!
Seite 3
Inhalt
Inhaltsverzeichnis IMPRESSUM .................................................................................................................................................. 2 Vorwort......................................................................................................................................................... 3 Inhaltsverzeichnis .......................................................................................................................................... 4 1
Ihr Einstieg in den Vorschriftendienst ..................................................................................................... 5 1.1 Zugang .................................................................................................................................................... 5 1.2 Kataster anlegen ..................................................................................................................................... 7 Schritt A: Vorauswahl ............................................................................................................................. 7 Schritt B: Überwachte Vorschriften ........................................................................................................ 8 Schritt C: Neue Vorschriften ................................................................................................................... 9 Schritt D: Name und E-Mail .................................................................................................................. 10
2
Die Nutzung des Vorschriftendienstes .................................................................................................. 12 2.1 Startseite mit Änderungsinformationen............................................................................................... 12 2.2 Hinweis auf neue Vorschriften ............................................................................................................. 13 2.3 Zusammenspiel Vorschriftendienst und E-Mail-Benachrichtigung ...................................................... 13 2.4 Änderungsprotokoll .............................................................................................................................. 15 2.5 Weiterverarbeitung der Informationen ............................................................................................... 16 2.6 Navigation............................................................................................................................................. 16
3
Der Zugriff auf die Original-Vorschriftentexte ....................................................................................... 17
4
Systemvoraussetzungen ....................................................................................................................... 19
5
Kontakt ................................................................................................................................................ 20
Seite 4
Ihr Einstieg in den Vorschriftendienst | 1.1 Zugang
1
Ihr Einstieg in den Vorschriftendienst
1.1
Zugang
Der Zugang zu Ihrem Vorschriftendienst erfolgt über das WEKA Business Portal: www.weka-business-portal.de.
Ihre Anmeldedaten für das WEKA Business Portal sind Ihre E-Mail-Adresse und Ihr persönliches Passwort.
Seite 5
Ihr Einstieg in den Vorschriftendienst | 1.1 Zugang
Sie finden den Zugang zum Vorschriftendienst gleich auf der Startseite des WEKA Business Portals unter „Änderungen verfolgen“.
Seite 6
Ihr Einstieg in den Vorschriftendienst | 1.2 Kataster anlegen
1.2
Kataster anlegen
Wenn Sie den Vorschriftendienst zum ersten Mal über „Änderungen verfolgen“ öffnen, erhalten Sie den Hinweis, dass Sie als Erstes ein Kataster anlegen müssen, in dem Sie definieren, welche Vorschriften Sie überwachen möchten. Die Anlage eines Katasters erfolgt in vier Schritten: Schritt A: Vorauswahl Sobald Sie „Kataster einrichten und bearbeiten | Neues Kataster einrichten“ im linken Navigationsbaum angeklickt haben, gelangen Sie zur Vorauswahl, in der Sie die Fachgebiete (1) – z.B. Arbeitsschutz, Umweltrecht, Produkthaftung – und Rechtsbereiche (2) – z.B. EU-Recht, Bundesrecht oder Landesrecht – wählen können, die Sie in diesem Kataster überwachen möchten. Sie haben auch die Möglichkeit, ein WEKA-Standardkataster zu bestimmten Themenbereichen zu nutzen. Dazu wählen Sie statt der Fachgebiete und Rechtsbereiche einfach mit einem Klick in der rechten Spalte die gewünschte Vorlage aus (3). Diese Vorlagen enthalten alle Vorschriften der WEKA-Datenbank zu den entsprechenden Themen. Sie müssen sich somit die Kataster nicht selbst zusammenstellen, sondern können sich auf das Fachwissen der WEKA-Vorschriftenredaktion verlassen.
1
2
3
Seite 7
Ihr Einstieg in den Vorschriftendienst | 1.2 Kataster anlegen
Schritt B: Überwachte Vorschriften Im zweiten Schritt können Sie Ihre Auswahl bis auf Vorschriftenebene verfeinern. Es werden Ihnen hier alle Vorschriften der von Ihnen unter „A“ getroffenen Vorauswahl gezeigt. Nun können Sie Ihre Auswahl durch die Abwahl einzelner Vorschriften präzisieren, indem Sie die Rechtsbereiche anklicken und die einzelnen Vorschriften abwählen. Fehlen Ihnen hier Vorschriften, müssen Sie Ihre Vorauswahl weiter fassen – also zurück zu Schritt „A“ gehen. Praktisch ist hier die Suche, mit der Sie schnell ermitteln können, ob eine bestimmte Vorschrift in diesem Kataster enthalten ist. Falls Sie in Ihrem Kataster Verfeinerungen vornehmen, können Sie über den Statusfilter einfach sehen, welche Gesetze der Vorauswahl Sie gewählt haben und welche nicht. Wechseln Sie hierzu den Filter auf „gewählt“ bzw. „nicht gewählt“. Hinweis: Diese Auswahl bezieht sich nur auf den Teilbereich der Vorschriften, den Sie unter „A“ gewählt haben!
Wenn Sie in ein bestehendes Kataster nachträglich noch weitere Vorschriften aufnehmen möchten, gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Klicken Sie unter „A“ die Fachgebiete und/oder Rechtsbereiche an, die Sie ergänzen möchten. Unter „B“ erscheinen dann die Vorschriften zu den gewählten Bereichen, allerdings sind sie noch nicht mit einem Haken versehen. Sie müssen nun durch aktives Anklicken der einzelnen Vorschriften oder kompletter Bereiche bestätigen, dass Sie diese in das Kataster aufnehmen möchten.
Seite 8
Ihr Einstieg in den Vorschriftendienst | 1.2 Kataster anlegen
Tipp: Um festzustellen, ob eine Vorschrift in Ihrer Vorauswahl enthalten ist, benutzen Sie die Suche. So sehen Sie schnell, ob die Vorschrift erstens in Ihrem gewählten Bereich vorhanden ist und zweitens durch einen gesetzten Haken bereits für Ihr Kataster aktiviert ist. Schritt C: Neue Vorschriften Im dritten Schritt haben Sie die Möglichkeit, die Fachgebiete bzw. Rechtsbereiche auszuwählen, über die Sie zukünftig informiert werden möchten, wenn neue Vorschriften zu diesen Bereichen erlassen werden. Somit können Sie Ihre Kataster komfortabel um neue Vorschriften ergänzen. Die WEKA-Vorschriftenredaktion erweitert den Vorschriftenpool permanent. Bisher enthält die WEKA-Rechtsdatenbank rund 11.000 Vorschriften – Tendenz steigend. Hinweis: Wir empfehlen Ihnen, hier mindestens die Auswahl zu treffen, die Sie auch unter „A“ gewählt haben. Denn nur so werden Sie über neu verabschiedete Vorschriften in diesen Bereichen informiert und können für jede Vorschrift individuell entscheiden, ob sie diese in Ihr Kataster aufnehmen und somit deren Änderungen überwachen möchten.
Seite 9
Ihr Einstieg in den Vorschriftendienst | 1.2 Kataster anlegen
Schritt D: Name und E-Mail Im vierten und letzten Schritt erfassen Sie Ausführungsdetails zu Ihrem Kataster. • •
•
Sie geben dem Kataster einen Namen (1). Sie können weiteren Empfängern eine E-Mail mit den Informationen zu diesem Kataster zukommen lassen (2). Die E-Mail-Empfänger, die Sie hier eintragen, erhalten eine E-Mail mit allen Änderungsinformationen zu den Vorschriften dieses Katasters. Sie selbst erhalten eine E-Mail, in der die Zahl der geänderten Vorschriften und der Link direkt in den Vorschriftendienst enthalten sind, sodass Sie komfortabel direkt im Vorschriftendienst die Weiterverarbeitung der Änderungen anstoßen können. Sie können individuell für jedes Kataster wählen, in welchem Rhythmus Sie die E-Mail-Information zu den Vorschriftenänderungen erhalten möchten (3). Sie haben die Wahl, sich täglich, wöchentlich, monatlich oder einmal im Quartal über Änderungen informieren zu lassen. Unabhängig von der E-Mail-Benachrichtigung finden Sie in Ihrem Vorschriftendienst im WEKA Business Portal natürlich täglich die aktuellen Änderungen. Die E-Mail dient nur als Anstoß, sich im Vorschriftendienst einmal wieder die aktuellen Änderungen anzusehen. Falls Sie alle E-Mail-Adressen löschen, erhalten Sie keine E-Mail-Information.
1 2 3
Die Schritte A bis D können Sie beliebig oft wiederholen und beliebig viele Kataster anlegen, je nachdem, was Ihr Verantwortungsgebiet erfordert. Ihr Vorteil: Sie können die einzelnen Kataster thematisch trennen, sodass Sie nicht alles in einem unübersichtlich großen Kataster erfassen, sondern die Vorschriften für jede einzelne Aufgabe oder jedes Fachgebiet separat beobachten können. Alle angelegten Kataster finden Sie nach dem Abspeichern links im Navigationsbaum.
Seite 10
Ihr Einstieg in den Vorschriftendienst | 1.2 Kataster anlegen
Natürlich können Sie die Kataster auch jederzeit unter „Kataster bearbeiten“ löschen oder verändern, indem Sie z.B. eine weitere Vorschrift hinzufügen oder einen neuen Empfänger eintragen. Bei jedem Kataster haben Sie die Möglichkeit, eine CSV-Datei zu erstellen, sodass Sie übersichtlich sehen, welche Vorschriften Sie mit diesem Kataster überwachen.
Seite 11
Die Nutzung des Vorschriftendienstes | 2.1 Startseite mit Änderungsinformationen
2
Die Nutzung des Vorschriftendienstes
2.1
Startseite mit Änderungsinformationen
Wenn Sie ein Kataster angelegt haben und „Änderungen verfolgen“ im WEKA Business Portal anklicken, gelangen Sie auf die Startseite des obersten Katasters. Auf der Startseite sehen Sie die neuesten Änderungen in diesem Kataster – übersichtlich dargestellt mit Angabe des Rechtsbereichs, mit dem Vorschriftentitel, dem Stand der Vorschrift, dem Themengebiet und einer kurzen redaktionellen Information zur Änderung, sodass Sie sofort einordnen können, ob diese Änderung für Sie relevant ist (1). Durch Klick auf den Vorschriftentitel kommen Sie zum Originaltext der Vorschrift.
4 8
3
6
5
2
1
7
Rechts neben jeder Information können Sie durch Anklicken diese Information zur Kenntnis nehmen (2). Sobald Sie einen Haken setzen, erscheint die Information nicht mehr auf der Startseite – denn dort stehen nur die Informationen, die für Sie wirklich neu sind. Es sei denn, Sie blenden bewusst alle Informationen ein. Dies erfolgt über den entsprechenden Befehl in der Kopfzeile (3), indem Sie den Status von „neu“ auf „alle“ wechseln. Hier können Sie auch den Zeitraum ändern, zu dem Sie Informationen haben möchten (4). Und ein Suchfeld erleichtert Ihnen den Überblick über die Informationen (5). Natürlich können Sie die Informationen auch drucken bzw. als CSV-Datei weiterverarbeiten (6). Sie können jede Information auch mit einer Notiz versehen, sodass Sie immer wissen, welche Maßnahmen Sie aus dieser Vorschrift abgeleitet haben (7), – und diese Notiz auch jederzeit wieder löschen. All diese Vorgänge werden im „Änderungsprotokoll“ (8) mitprotokolliert, sodass Sie alles jederzeit nachvollziehen können. Natürlich sind diese Daten nur für Sie einsehbar.
Seite 12
Die Nutzung des Vorschriftendienstes | 2.2 Hinweis auf neue Vorschriften
2.2
Hinweis auf neue Vorschriften
Im linken Navigationsbaum sehen Sie alle von Ihnen angelegten Kataster. Bei Klick auf den Katasternamen öffnet sich die Startseite mit allen Änderungsinformationen (siehe 2.1 STARTSEITE MIT ÄNDERUNGSINFORMATIONEN). Zu jedem Kataster gibt es außerdem den Navigationspunkt „neue Vorschriften“ (1), der Ihnen alle neuen Vorschriften zu den Themen, die Sie für dieses Kataster definiert haben, auflistet. Durch Klick auf „zum Kataster hinzufügen“ (2) können Sie die neue Vorschrift zu dem bestehenden Kataster hinzufügen, sodass Sie zukünftig über Änderungen dieser Vorschrift informiert werden. Nehmen Sie die neue Vorschrift nur zur Kenntnis, werden Sie zukünftig nicht über deren Änderungen informiert. Im Archiv ist die Vorschrift aber natürlich trotzdem vorhanden. Sie können diese archivierten Vorschriften sehen, indem Sie den Status auf „alle“ oder „zur Kenntnis genommen“ ändern.
1 2
2.3
Zusammenspiel Vorschriftendienst und E-Mail-Benachrichtigung
Es gibt zwei verschiedene E-Mail-Informationen: •
•
In der E-Mail, die Sie als Katasterinhaber erhalten, wird nur die Anzahl der geänderten und der neu in die WEKA-Datenbank aufgenommenen Vorschriften für das jeweilige Kataster erwähnt. Durch Klick auf den Link in der E-Mail gelangen Sie direkt in den Vorschriftendienst und können sich die Änderungen dort ansehen und weiterverarbeiten. In der E-Mail, die die Empfänger bekommen, die Sie als weitere Empfänger definiert haben (siehe 1.2 KATASTER ANLEGEN, SCHRITT D), werden alle Vorschriftenänderungen und neuen Vorschriften mit Geltungsbereich, Vorschriftentitel, Gesetzesstand, Fachgebiet, Kurzinformation zur Änderung und Link auf den Gesetzestext aufgeführt, da die zusätzlichen Empfänger keinen Zugriff auf den persönlichen Vorschriftendienst des Katasterinhabers haben. Seite 13
Die Nutzung des Vorschriftendienstes | 2.3 Zusammenspiel Vorschriftendienst und E-Mail-Benachrichtigung
In den Benachrichtigungs-E-Mails können mehr oder weniger Vorschriftenänderungen und neue Vorschriften auftauchen, als Sie auf Ihrer Startseite im Vorschriftendienst sehen. Das kann folgende Gründe haben: 1. Die Informationen in der E-Mail umfassen immer den Zeitraum von der letzten versandten E-Mail bis zur neuen Aussendung. Wenn Sie in der Zwischenzeit im Vorschriftendienst bereits Vorschriftenänderungen zur Kenntnis genommen oder ältere Änderungen noch als „neu“ auf der Startseite belassen haben, finden Sie dort eine andere Anzahl. 2. Die WEKA-Rechtsdatenbank wird täglich produziert. Das heißt, Sie bekommen täglich aktuelle Informationen in den Vorschriftendienst eingespielt. Wenn Sie den Vorschriftendienst z.B. einen Tag nach dem Versandtag der E-Mail öffnen, können schon wieder neue Informationen im Vorschriftendienst hinzugekommen sein, die in der E-Mail noch nicht enthalten waren. Tipp: Machen Sie Ihre Arbeit mit dem Vorschriftendienst nicht von der E-Mail-Benachrichtigung abhängig. Die E-Mail-Benachrichtigung ist relevant für die sonstigen Empfänger, da diese keine Möglichkeit haben, zwischen den E-Mails Informationen zu Vorschriftenänderungen zu erhalten. Sie als Katasterinhaber dagegen können tagesaktuell die neuesten Informationen im Vorschriftendienst abrufen. Für Sie ist die E-Mail nur ein Hinweis, dass an diesem Tag die sonstigen Empfänger über die in der E-Mail genannte Anzahl an Vorschriftenänderungen und neuen Vorschriften informiert wurden.
Seite 14
Die Nutzung des Vorschriftendienstes | 2.4 Änderungsprotokoll
2.4
Änderungsprotokoll
Alle Aktionen, die Sie im Vorschriftendienst ausführen, werden in einem Änderungsprotokoll dokumentiert. Ihr Vorteil: Dieses Änderungsprotokoll können Sie dem Auditor vorlegen und somit nachweisen, wie Sie mit den Informationen umgehen. Im Änderungsprotokoll wird unter anderem erfasst, wann Sie welche Vorschrift in welches Kataster aufgenommen haben, ob Sie eine Notiz dazu verfasst haben, wann Sie die Information zur Kenntnis genommen haben und vieles mehr. Sie können das Änderungsprotokoll für jedes Kataster einzeln ansehen, drucken und als PDF abspeichern – individuell für den von Ihnen gewählten Zeitraum. Die Suche ermöglicht Ihnen auch in einem langen Änderungsprotokoll den schnellen Überblick, wenn Sie z.B. nachweisen müssen, seit wann Sie eine ganz bestimmte Vorschrift überwachen.
Hinweis für Kunden, die bereits die Vorgängerversion des Vorschriftendienstes genutzt haben: Die generierte CSV-Datei ist identisch mit der CSV-Datei, die Sie bisher monatlich per E-Mail erhalten haben. Ihr Vorteil nun: Sie können die CSV-Datei genau nach Ihren Bedürfnissen erstellen. Das heißt, Sie bestimmen, welcher Zeitraum Sie interessiert, ob Sie nur neue Informationen oder auch Archivinformationen auslesen wollen und vieles mehr. Weitere Neuerung: In der CSV-Datei wird auch das Notizfeld mit ausgegeben, das Sie neben jeder Vorschriftenänderung vorfinden. Wenn Sie also eine Änderungsinformation im Notizfeld z.B. mit einer Arbeitsanweisung versehen, die ein ganz bestimmter Kollege umsetzen soll, dann können Sie diesen Kollegen darüber informieren, indem Sie ihm die CSV-Datei zusenden.
Seite 15
Die Nutzung des Vorschriftendienstes | 2.5 Weiterverarbeitung der Informationen
2.5
Weiterverarbeitung der Informationen
In der Kopfzeile finden Sie jeweils Möglichkeiten der Weiterverarbeitung der angezeigten Daten: Sie können die Informationen in der Regel als CSV-Datei exportieren und ausdrucken (1).
1 2
3
Außerdem gibt es hier die Möglichkeit der Einschränkung des angezeigten Zeitraums (2) und meist auch ein Suchfeld (3), um schnell zu bestimmten Informationen auf dieser Seite zu gelangen.
2.6
Navigation
Die Navigation ist auf zwei Wegen möglich: entweder über den linken Navigationsbaum oder über die Navigationszeile im Kopfbereich des Vorschriftendienstes.
Seite 16
Der Zugriff auf die Original-Vorschriftentexte
3
Der Zugriff auf die Original-Vorschriftentexte
Aus dem Vorschriftendienst heraus haben Sie Zugriff auf die Original-Vorschriftentexte. Zum Beispiel können Sie direkt von der Startseite zu den Vorschriften springen, in denen es aktuelle Änderungen gibt. Durch Klick auf den Vorschriftentitel werden Sie in Ihre persönliche Rechtsdatenbank geleitet, direkt an die Stelle der entsprechenden Vorschrift.
Die Rechtsdatenbank ist zudem über „Alle Vorschriften“ direkt von der Startseite des WEKA Business Portals aufrufbar.
Seite 17
Der Zugriff auf die Original-Vorschriftentexte
In der Rechtsdatenbank finden Sie nicht nur den aktuellen Vorschriftentext, sondern anhand farblicher Markierungen können Sie die Änderungen genau nachverfolgen und komfortabel von einer Änderung zur nächsten springen (1). Hier wird Ihnen sowohl das angezeigt, was bereits in Kraft ist, als auch Änderungen, die bereits bekannt gegeben sind, aber erst zu einem bestimmten Datum in Kraft treten – natürlich vermerkt mit dem Datum des zukünftigen Inkrafttretens.
2 1
Außerdem sind in der rechten Spalte weitere Informationen zur Vorschrift aufrufbar, wie z.B. alte Stände inklusive der damaligen Änderungshistorie, verwandte Vorschriften und Verlinkungen zu Kommentaren (2). Ihre Rechtdatenbank bietet Ihnen somit Runduminformationen zu allen für Sie relevanten Vorschriften.
Seite 18
Systemvoraussetzungen
4
Systemvoraussetzungen
Systemvoraussetzungen für die Nutzung des WEKA-Vorschriftendienstes • internetfähiger Computer mit Internetbrowser ab Internet Explorer 8.x, Firefox 3.x • Internetgeschwindigkeit (Bandbreite) von mindestens 1 Mbit/s • Bildschirmauflösung von mindestens 1.024 × 768 Pixel • PDF-Viewer
Seite 19
Kontakt
5
Kontakt
Technischer Support Unser Support-Team unterstützt Sie schnell und kompetent bei allen technischen Fragen rund um den Vorschriftendienst: Fon Fax E-Mail
0 82 33.23-73 23 0 82 33.23-72 36 techsupport@weka.de
Persönliche Beratung Sie haben allgemeine Fragen rund um die Nutzung des Vorschriftendienstes? Wenden Sie sich einfach an Ihren persönlichen Berater im Großkundenvertrieb. Alle Kontaktdaten finden Sie unter www.weka-grosskunden.de/kontakt/ansprechpartner. Falls Sie noch keinen persönlichen Ansprechpartner haben, sind Sie hier richtig: Fon 0 82 33.23-9117 Fax 0 82 33.23-7560 oder -7210 E-Mail grosskunden@weka.de Weitere Informationen rund um die Funktionen des WEKA Vorschriftendienstes finden Sie unter www.weka.de/Vorschriftendienst.
Seite 20