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3/1.4 Die Kommune als attraktiver Arbeitgeber
Bettina Dommnich
Die Autorin Die Autorin hat lange Jahre als Pressesprecherin und Zeitungsredakteurin gearbeitet und als Lokaljournalistin vielfältige Einblicke in die kommunalen Strukturen gewonnen. Weitere Informationen zur Autorin finden Sie am Ende des Beitrags.
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Angesichts kommender Herausforderungen sollten Kommunen bestrebt sein, attraktive Arbeitgeber zu bleiben oder zu werden. Versäumt es eine Kommune, die eigene Attraktivität als Arbeitgeber hochzuhalten, droht als Folge eine zu kleine, nicht ausreichend qualifizierte und unmotivierte Belegschaft, die künftigen Aufgaben nicht gerecht werden wird. Dieser Beitrag zeigt anhand von etlichen Beispielen auf, wie sich Kommunen mit Kreativität und innovativen Ideen gut aufstellen können für den Arbeitsmarkt der Zukunft.
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Gliederung
n Einleitung n Situation der Kommunen
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– Die komfortablen Zeiten am Arbeitsmarkt sind vorbei – Kommunale Aufgaben werden vielfältiger und diffiziler – Gemeinden sparen aus Geldnot beim Personal Bestandsaufnahme und ein klares Ziel vor Augen Was Kommunen tun können – interne Maßnahmen – Finanzielle Anreize – Der eigene Mitarbeiterstamm – Vereinbarkeit von Beruf und Familie – Gesundheitsprävention für die Beschäftigten – Weiterbildung Was Kommunen tun können – externe Maßnahmen – Sich um Nachwuchs kümmern – Interkulturelle Zielgruppen ansprechen Fazit
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Einleitung Ist es ein Luxusproblem, sich in Zeiten von knappen Kassen, fehlenden Krippenplätzen und zu vielen Schlaglöchern damit zu beschäftigen, wie eine Kommune zum attraktiven Arbeitgeber wird? Haben Gemeinden nicht Besseres zu tun, als sich um ihr Image zu kümmern? Die Antwort wäre klar, wenn es wirklich nur um Image und Darstellung ginge. Doch es geht um mehr: Es geht um die Bewältigung künftiger Aufgaben. Dafür brauchen Kommunen gute, motivierte Beamte und Angestellte – und die sind leider nicht im Überfluss zu haben. Hinzu kommt, dass Gemeinden mit der Privatwirtschaft im Wettstreit um fähige Angestellte stehen, und dieser Wettstreit wird sich in den kommenden Jahren verschärfen. Kommunen schöpfen aus großem Potenzial
Doch Kommunen sind keine wehrlosen Spielbälle im rauen Wind der Ereignisse – auch wenn sie finanziellen Beschränkungen durch Beamtengesetze und Tarifverträge unterliegen. Schließlich verfügen Kommunen über ein großes Potenzial, aus dem sie schöpfen können: sichere, verlässliche Arbeit (vor allem in wirtschaftlichen Krisenzeiten), flexible, geregelte Arbeitszeiten, verlässliche Altersvorsorge, Familienfreundlichkeit, Fortbildungsmöglichkeiten und erfüllende Arbeit für das Gemeinwesen. Kommunen können mit ihren Pfunden wuchern, ihre Vorzüge ausweiten und sie pflegen. Wer heute sein Profil als attraktiver Arbeitgeber schärft und Strukturen schafft, in denen Arbeitnehmer gerne und effektiv arbeiten, unternimmt einen wesentlichen Schritt zur Bewältigung zukünftiger Probleme. In den Worten des Bayerischen Gemeindetags: „,Business as usual‘ ist kein brauchbares Modell für eine zukunftsweisende Gemeindeentwicklung.“ Ideen und Beispiele gibt es viele, eine Auswahl soll auf den folgenden Seiten vorgestellt werden. Dabei wird auch ein Blick über den Tellerrand in die freie Wirtschaft gewagt, von der sich Kommunen Anregungen für die eigene Arbeit holen können.
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Situation der Kommunen Die komfortablen Zeiten am Arbeitsmarkt sind vorbei Oktober 2012
Der sichere Arbeitsplatz, die seriöse Tätigkeit, die gute Alterssicherung – lange Jahre schien vielen eine Anstellung bei der Kommune als außerordentlich erstrebenswert. Stellenausschreibungen von Gemeinden waren Selbstläufer. Kommunale Entscheider hatten die komfortable Gewissheit, sich aus einer großen Zahl an Bewerbern die geeigneten Kandidaten herauspicken zu können. Diese Zeiten sind in vielen Kommunen vorbei. Schon jetzt müssen Stellen wiederholt ausgeschrieben werden, weil es keine passenden Bewerber gibt. Aktuell sind es vor allem Erzieherinnen und Erzieher sowie Menschen anderer Sozialberufe, nach denen zum Teil händeringend gesucht wird. Der demografische Wandel zwingt zum Handeln
Die Prognosen sind in aller Munde: Unsere Gesellschaft altert. Neben allen anderen Konsequenzen für die Gemeinden bedeutet das auch, dass es immer mühsamer werden wird, gutes, junges Personal zu rekrutieren. Der demografische Wandel ist schon heute spürbar und wird sich in den kommenden Dekaden verschärfen. Spätestens in zehn bis 15 Jahren kommt ein gravierender Personal- und Fachkräftemangel auf die Gemeinden zu, belegen Untersuchungen. 20 bis 30 Prozent der heutigen Verwaltungsmitarbeiter werden in diesem Zeitraum in Rente gehen – und mit ihnen ein gewaltiger Fundus an Erfahrung und Wissen. Dabei wird der demografische Wandel regional sehr unterschiedlich ausfallen. Besonders stark ist schon heute der Osten Deutschlands betroffen, wogegen die Einwohnerschaft in einigen westdeutschen Ballungsgebieten durch Zuzüge Jüngerer nicht so rasch altern wird. Ländliche Regionen werden eher mit schrumpfenden Einwohnerzahlen umgehen müssen, Ballungsgebiete mit steigenden – und die Kommunen müssen auf die jeweiligen Gegebenheiten reagieren.
Kommunale Aufgaben werden vielfältiger und diffiziler
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Verschärft wird das Problem durch die stetig wachsenden Anforderungen, denen sich die Verwaltung und andere kommunale Betriebe gegenübersehen. Schon jetzt hat der technische Fortschritt die gewohnten Arbeitsbedingungen grundlegend verändert. Ein Ende der Entwicklung ist nicht in Sicht. Computer, E-Mail, Internet, zum Teil auch die neuen Medien gehören heute selbstverständlich in den Berufsalltag von Gemeindemitarbeitern. Flexibilität und Belastbarkeit nehmen zu
Parallel dazu steigen die Ansprüche der Bürger an die Kommunen. Sie wollen mehr Mitsprache, schnelleren Service, mehr Erreichbarkeit. Verwaltungen sind außerdem angehalten, in hohem Maße wirtschaftlich und effizient zu arbeiten. All das verlangt den kommunalen Angestellten und Beamten hohe Flexibilität und Belastbarkeit ab. Gemeinden sind in den vergangenen Jahren vielfach bürgerfreundlicher geworden, aber nicht im gleichen Maße mitarbeiterfreundlicher.
Gemeinden sparen aus Geldnot beim Personal Die Finanzkrise zwingt viele Gemeinden zum Sparen. Personalkosten belasten den Stadtsäckel stark. Oft sind daher in der Vergangenheit Stellen nicht wiederbesetzt worden, und es gab Beförderungsstopps. Gemeinden haben die
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Zahl ihrer Lehrstellen reduziert und junge Leute nach der Ausbildung nicht übernommen. Aus Geldnot mussten viele Kommunen ihren Mitarbeiterstamm verschlanken. Natürlich sind sich die meisten Gemeinden darüber im Klaren, dass das nicht ohne Auswirkungen auf die Qualität und die Quantität ihrer Arbeit bleibt. Aber Fakt ist: Oft entscheidet der Haushalt über die Personalpolitik, nicht der tatsächliche Bedarf. Die Konkurrenz schläft nicht
Auch die Privatwirtschaft weiß selbstverständlich um die Veränderungen, die auf den Arbeitsmarkt zukommen, und wappnet sich mit kleinen und großen Programmen für die Zukunft. Für die Kommunen bedeutet das Gefahr und Chance zugleich. Findige Gemeinden können von den Erfahrungen der freien Wirtschaft profitieren und gelungene Projekte bei sich selbst umsetzen. Nicht mithalten können Kommunen bei den großzügigen Gehältern, die in der Privatwirtschaft möglich sind, deshalb werden andere Faktoren besonders wichtig. Konkurrenz erwächst auch aus den eigenen Reihen, wenn mehrere Gemeinden gleichzeitig um gute Arbeitskräfte werben.
Bestandsaufnahme und ein klares Ziel vor Augen Mitarbeiter befragen, Personalstamm analysieren
Allen Veränderungen vorangehen muss eine unsentimentale Bestandsaufnahme. Was macht uns als Arbeitgeber attraktiv? Worauf sind unsere Mitarbeiter stolz? Von welchen Bereichen ihrer Arbeit schwärmen sie? Und – fast noch wichtiger – wo läuft es nicht? Was muss geschehen, damit Beamte und Angestellte zufriedener werden? Dazu ist die Einbeziehung aller Betroffenen notwendig. Mitarbeiter und Führungskräfte verschiedener hierarchischer Ebenen wissen am besten, wo es Schwierigkeiten gibt, wo Verbesserungen notwendig scheinen und wie sie gern arbeiten wollen. Wichtig ist auch zu analysieren, welche Herausforderungen in Zukunft speziell auf die eigene Kommune zukommen und welche Beschäftigten und Bediensteten dafür nötig sind. Gibt es in unserer Gemeinde genügend Fachkräfte? Wie sieht es in drei Jahren aus, wie in zehn oder 15 Jahren? Für welche Berufsfelder müssen wir als Gemeinde eine besondere Anziehungskraft entwickeln? Wo sollten wir unsere Attraktivität unbedingt steigern? Solche Fragen helfen, den Status quo zu umreißen und darauf aufzubauen.
Internet-Tipp
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Ziele formulieren und Konzepte entwickeln
Hilfestellungen können dabei z.B. sog. „Werkzeuge für eine demografieorientierte Personalpolitik“ bieten. Das Bundesministerium für Bildung und Forschung hat entsprechende Projekte gefördert. Infos unter www.demowerkzeuge.de.
Anregungen bietet auch der Unternehmenscheck der „Initiative Neue Qualität der Arbeit“, einer Interessensgemeinschaft von Bund, Ländern, Sozialversicherungsträgern, Gewerkschaften, Stiftungen und Arbeitgebern, der für den Mittelstand entwickelt wurde. Infos unter www.inqua.de.
Nach der Bestandsaufnahme heißt es, Konzepte zu entwickeln. Eine aufwendige Arbeit, die aber unerlässlich ist, um sinnvolle Veränderungen zu erhalten. Welche Ziele setzen wir uns, und wie kommen wir dorthin? Das Zauberwort für alle Neuerungen heißt: gemeinsam. Fachleute raten, alle Beteiligten mit
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Kinder zu betreuen haben oder Familienangehörige pflegen. Sie werden zu Fortbildungen eingeladen und sind aufgefordert, sich unabhängig von ihrem Alter fortzubilden und beruflich weiterzuentwickeln. Die Arbeitsagentur bietet darüber hinaus einen Unterstützungsservice für Beschäftigte an, die Angehörige pflegen.
Vereinbarkeit von Beruf und Familie Betriebswirtschaftliche Vorteile durch Familienfreundlichkeit
In einer Studie der berufundfamilie GmbH gaben 90 Prozent der befragten Arbeitgeber an, dass eine familienbewusste Personalpolitik zu deutlichen Vorteilen im Konkurrenzkampf um gute Fachkräfte führe. Des Weiteren verweist die Studie darauf, dass die Familienfreundlichkeit von Arbeitgebern handfeste betriebswirtschaftliche Vorteile mit sich bringt. So seien die Ausgaben für Telearbeit, flexible Arbeitszeitkonzepte oder die Vermittlung von Betreuungsangeboten deutlich niedriger als die Kosten, die andernfalls für Fluktuation, Neubesetzungen, Überbrückungs- und Fehlzeiten gezahlt werden müssten. Kommunen sind traditionell gut darin, Beruf und Familie zu vereinbaren, denkt man an Arbeitszeiten, Umsetzung von Elternzeiten und Planungssicherheit. Trotz allem gibt es aber Spielraum nach oben.
Merke
Das Audit „berufundfamilie“ ist eine Initiative der gemeinnützigen Hertiestiftung. Sie unterstützt öffentliche Institutionen und Unternehmen darin, eine familienbewusste Personalpolitik nachhaltig umzusetzen, und entwickelt wirtschaftlich attraktive Lösungen für Arbeitgeber.
Internet-Tipp
Im Schnelltest können Arbeitgeber auf www.beruf-und-familie.de mit zehn Fragen prüfen, welche Bedeutung das Thema „Vereinbarkeit von Beruf und Pflege“ für ihren Verantwortungsbereich hat. Unter der Rubrik „Best Practice“ veröffentlicht die Initiative gelungene familienpolitische Ansätze aus der freien Wirtschaft.
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Beispiel: Telearbeit für Eltern, für Ältere und im Notfall
Definition
Angestellte und Beamte der Deutschen Rentenversicherung BraunschweigHannover mit einem Kind unter 18 Jahren oder einem pflegebedürftigen Verwandten haben laut Dienstvereinbarung Anspruch auf Telearbeit. Büromöbel, Hard- und Software stellt der Arbeitgeber. Es gibt verbindlich vereinbarte Zeiten, zu denen die Telearbeiter zu Hause erreichbar sein müssen. Einmal im Monat finden persönliche Gespräche zwischen Mitarbeiter und Führungskraft statt. Flankierend werden Seminare zur Zeitbewältigung und zum Stressmanagement angeboten. Telearbeit, Homeoffice, E-Work: Mitarbeiter verrichten regelmäßig einen Teil ihrer Arbeit (oder sämtliche Aufgaben) zu Hause und nutzen dabei digitale Medien. Vorgesetzte und Angestellte einigen sich gemeinsam über Arbeitspensum, -zeiten, -ziele und Anwesenheitszeiten im Büro.
Von über 2.000 Mitarbeitern nutzen diese Möglichkeit aktuell etwa 135, und zwar überwiegend im „alternierenden Modell“, bei dem sie Präsenzzeiten im Büro wahrnehmen und so den Kontakt zu Kollegen und zur Chefetage halten. Vorteile für das Unternehmen: Um 20 Prozent sind die Fehlzeiten in Teams mit
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Homeoffice zurückgegangen. Die Dauer der Elternzeiten verkürzte sich von durchschnittlich 17 auf 14 Monate. Als entscheidend für das Gelingen dieser Innovation nennt die Deutsche Rentenversicherung die Akzeptanz durch die Führungskräfte. Um sie zu erreichen und Bedenken abzubauen, führte das Unternehmen spezielle Schulungen durch. Offene Kommunikation und klare Absprachen zählen ebenfalls zu den Erfolgsbedingungen. Internet-Tipp Die Homepage ist zu finden unter www.deutsche-rentenversicherung-braunschweig-hannover.de.
Bei der Agentur für Arbeit genießen ältere Mitarbeiter das Privileg, in einer späteren Phase ihrer Erwerbstätigkeit Telearbeit zu leisten, um nicht mehr täglich den Weg ins Büro antreten zu müssen. Telearbeit ist bei der Arbeitsagentur zudem dann möglich, wenn persönliche oder familiäre Gegebenheiten es kurzfristig erfordern. Die formlose Absprache mit einer Führungskraft ermöglicht einen sofortigen Umstieg. Internet-Tipp
Beispiel: Wiedereinstieg nach der Familienzeit
Die Gemeinde Grenzach-Wyhlen stellt auf ihrer Homepage unter der Rubrik „Lebenslagen“ ausführliche Informationen zur Telearbeit vor: www.grenzachwyhlen.de.
150 Beschäftigte arbeiten für die Stadtverwaltung Vreden, die sich intensiv um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kümmert, die eine Familienpause eingelegt haben. Das Wiedereinstiegsmanagement umfasst Infoveranstaltungen, Seminare zum Ausgleich eventuell entstandener beruflicher Defizite, Einzelgespräche und individuelle Einarbeitungspläne. Gefördert wird bei Bedarf auch die geringfügige Beschäftigung während der Elternzeit, damit die jungen Eltern mit den Entwicklungen im Beruf Schritt halten können. Angestellte und Beamte mit schulpflichtigen Kindern erhalten Betreuungsangebote während der Sommerferien. Zudem sind flexible Arbeitszeiten die Regel, die per Dienstvereinbarung auf eine solide Basis gestellt werden. Die Stadtverwaltung Vreden hat das Gütesiegel „Familienfreundlicher Arbeitgeber“ erhalten.
Internet-Tipp Die Stadtverwaltung Vreden findet sich im Internet unter www.vreden.de.
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Beispiel: Nachhaltige Familienpolitik
Unter der Federführung der Bertelsmann-Stiftung wird das Qualitätssiegel „Familienfreundlicher Arbeitgeber“ an Betriebe und Institutionen vergeben, die eine besonders familienfreundliche Personalpolitik betreiben: www.familienfreundlicher-arbeitgeber.de. Weitere Siegelträger sind z.B. die Kreisverwaltung Warendorf mit 860 Mitarbeitern und die Wirtschaftsförderungsgesellschaft Borken mit weniger als zehn Mitarbeitern.
Dornseif ist ein Unternehmen für die Koordination von Winterräumdiensten. Seinen 30 Angestellten bietet es bemerkenswerte Bedingungen für Familien.
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Die Firma EDC findet sich im Internet unter www.edc-gmbh.com.
Was Kommunen tun können – externe Maßnahmen Marketing in eigener Sache
Klappern gehört zum Handwerk – wer ein attraktiver Arbeitgeber ist, kann und sollte das auch publik machen. Sich auf Mund-zu-Mund-Propaganda oder den guten Leumund der Verwaltung zu verlassen, reicht nicht. Marketing in eigener Sache kann auf vielerlei Art geschehen. Klassische Marketinginstrumente sind Broschüren, gut gestaltete Homepages, Infomaterialien, Werbefilme etc. Mit dem Fokus auf Ausbildung und Arbeit bei der Kommune werden sie zum Werbemittel für Fachkräfte. Auf die Gemeinde zugeschnittene Aspekte und Alleinstellungsmerkmale können offensiv genannt werden. Hinweise auf die Sinnhaftigkeit der Arbeit für das Gemeinwohl gehören dazu oder markante Slogans wie „Wir machen die Region nachhaltig“.
Beispiel: Verwaltungen gehen in die Joboffensive
Eine interkommunale Marketingoffensive für Berufe in der Gemeinde haben 30 schleswig-holsteinische Kommunen ins Leben gerufen und damit absolutes Neuland betreten. Erklärtes Ziel der Initiative ist es, für die vielseitigen Arbeitsmöglichkeiten in den schleswig-holsteinischen Gemeinden zu werben – und zwar kostensparend und gemeinsam. Die Federführung liegt beim Städteverband Schleswig-Holstein in Zusammenarbeit mit dem Kompetenzzentrum für Verwaltungsmanagement (KOMMA).
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Aushängeschild der Initiative ist eine übersichtlich gestaltete Homepage, die unter blauem Himmel und weitem Land darauf hinweist, dass „die Kommunalverwaltung als Arbeitgeberin eine Vielzahl von interessanten Jobs in den unterschiedlichsten Bereichen bietet, mit zahlreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und Karrierechancen“. Es gibt die Rubrik „Wir suchen aktuell“, „Berufe stellen sich vor“ und „AZUBIS berichten“. Die teilnehmenden Gemeinden stellen sich mit Bild, Karte und Text unter „Wir als Arbeitgeber“ vor. Beim Unterpunkt „Karrieretipps“ finden sich Hinweise auf Bewerbungstrainings, die richtigen Unterlagen, Vorstellungsgespräche und mehr. Den Anstoß zur Offensive gaben die zukünftig drohenden Auswirkungen des demografischen Wandels, aber auch die schon jetzt oft schwierige Suche nach qualifizierten Fachkräften im Norden Deutschlands. Internet-Tipp
Beispiel: Zertifikate und Aushängeschilder
Die Seite der schleswig-holsteinischen Gemeinden ist zu finden unter www. berufe-sh.de. Das Kompetenzzentrum für Verwaltungsmanagement (KOMMASH) ist der zentrale Fortbildungs- und Beratungsanbieter für den öffentlichen Dienst in Schleswig-Holstein und hat die Homepage www.komma-sh.de.
Der bereits genannte Dienstleister Dornseif engagiert sich und spricht darüber. So hat sich Dornseif um verschiedene Zertifikate und Siegel bemüht: Audit „berufundfamilie“, „AGE CERT“ und das Siegel „Familienfreundlicher Arbeitgeber“ der Bertelsmann-Stiftung gehören unter anderen dazu. Die Firma nimmt auch an Wettbewerben teil und hat beispielsweise 2011 den Innovationspreis beim Haward Health Award (einer Initiative im betrieblichen Gesundheitsmanagement) gewonnen. Unter der Rubrik „Wir machen mit“ findet man
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auf der Unternehmenshomepage zahlreiche humanitäre und innovative Initiativen, die Dornseif ausdrücklich unterstützt. Sie heißen Charta der Vielfalt, Fair Company, Nürnberger Resolution, Wissensfabrik etc. Das Signal an die Außenwelt heißt: Wir kümmern uns – sowohl um unsere Angestellten als auch um die Gesellschaft. Wir schätzen unsere Angestellten – arbeitet für uns! Zertifikate stehen auch Kommunen offen. Der Effekt könnte mehrschichtig sein: Es gibt Unterstützung bei der Umsetzung von Verbesserungen im Sinne der Zertifikatgeber und als Belohnung ein Zertifikat. Das wiederum ist ein Aushängeschild und Marketinginstrument für die Attraktivität des kommunalen Arbeitgebers. Internet-Tipp
Auf die anderen Zertifikate wurde schon weiter oben eingegangen. Das AGECERT-Qualitätssiegel wird von der Marie-Luise und Ernst Becker Stiftung für eine altersgerechte Personalentwicklung an Unternehmen vergeben. Unter www. agecert.de/age-cert-selbstcheck.html steht interessierten Arbeitgebern ein Selbstcheck zur Verfügung, der auch am Beginn des Vergabeverfahrens steht.
Sich um Nachwuchs kümmern Motivierte Auszubildende und Studenten zu finden ist wichtig für jede Kommune, um ihren Fachkräfte-Pool zu ergänzen. Neben der klassischen Stellenausschreibung gibt es viele andere Möglichkeiten. Gerade kleinere Gemeinden kennen die jungen Leute vor Ort und haben die Chance, geeignete Kandidaten gezielt anzusprechen. Auf Ausbildungsbörsen können Kommunen ihr Arbeitsspektrum vorstellen und für sich werben. Die Zusammenarbeit mit örtlichen Schulen bietet sich an. Die Zusage einer Übernahme bei gutem Ausbildungsabschluss kann übrigens zudem ein verlockendes Argument für junge Leute sein, sich um eine Stelle in der Gemeinde zu bewerben. Beispiel: Ausbildungsbroschüre spricht gezielt junge Leute an
Alljährlich bildet die Stadt Heidelberg (über ihren eigenen Bedarf hinaus) 150 junge Menschen in 30 verschiedenen Berufen und Studiengängen aus. Um ihren Nachwuchs wirbt sie offensiv. Sie hat dazu die Broschüre „Deine Ausbildung bei der Stadt Heidelberg“ herausgegeben. Darin finden sich zahlreiche Argumente für eine Berufstätigkeit bei der Neckargemeinde, etwa die vielfältigen Tätigkeitsfelder von der Verwaltung über soziale und technische Belange bis zur Arbeit am Theater. Die Gemeinde macht sich damit auch für Jugendliche interessant, die bisher die kommunale Arbeit mit Verwaltungstätigkeiten gleichgesetzt haben. Die Broschüre spricht die jungen Leute direkt und klar an – wie es auch der Oberbürgermeister in einem Grußwort tut. Und: Es wird geduzt. Daneben gibt es Tipps zur richtigen Bewerbung, sämtliche Lehrberufe und Bachelor-Studiengänge finden sich übersichtlich aufgelistet. Explizit wird auf die Möglichkeit hingewiesen, ein Praktikum zu absolvieren. Ebenfalls genannt werden die Sicherheit einer kommunalen Tätigkeit, die attraktive Ausbildungsvergütung, Sporttage und Projekte zum Erwerb von Schlüsselqualifikationen. Unangestrengt und auskunftsstark wirkt der Flyer – eine überzeugende Erstinformation für junge Leute bei der Berufswahl.