Projekt narzędzia do informowania o wydarzeniach właścieli restauracji “Gruszki na Wierzbie” Zdefiniowanie problemu i zaproponowanie rozwiązania
Magdalena Szumigaj Akademia Sztuk Pięknych w Katowicach Pracownia Komunikacji Społecznej II rok studiów magisterskich, Wzornictwo
Problem projektowy
Właściciele restauracji nie posiadają wiedzy o czasie, ilości i rodzaju wszystkich wydarzeń organizowanych przez uczelnię.
Pytanie projektowe
W jaki sposób właściciele restauracji powinni być informowani o wydarzeniach obywających się na uczelni?
Obszary projektowe
Wydarzenia Analiza wpływu wydarzeń na działanie restauracji – ilość klientów i czas pracy.
Organizacja pracy Określenie problemu przekazywania informacji o wydarzeniach na uczelni i organizowania przestrzeni z możliwością w jej ingerowanie oraz wiedzy przygotowaniu odpowiedniej ilości dań.
obserwacje
Zwizek pomiędzy wydarzeniami i restauracją
Wydarzenia
?
Restauracja
obserwacje
Zwizek pomiędzy wydarzeniami i restauracją
◆◆ godziny otwarcia restauracji ◆◆ ilość zamawianych posiłków ◆◆ zwiększona liczba klientów ◆◆ przygotowanie cateringu
Wydarzenia
Restauracja
obserwacje
Podział wydarzeń
organizowane wydarzenia
Otwarcie wystawy Seanse filmowe Warsztaty
rodzaj wydarzenia
Z zaplanowanym cateringiem
charakterystyka
przybliżona ilość osób określony czas wydania posiłku sprecyzowany typ dań
Konferencje Wykłady Obrony dyplomów Dni otwarte Dzień dziecka i mikołajki
Z niezaplanowanym cateringiem
indywidualni klienci różne godziny otwarcia różny czas trwania wydarzeń ilość klientów związana z charakterem wydarzenia – studenci, osoby z poza uczelni
obserwacje
Schemat przekazywania informacji Z zaplanowanym cateringiem Zaplanowanie wydarzenia na uczelni
podjęcie decyzji o zamówieniu cateringu przez koordynatora
zgłoszenie wydarzenia właścicielce restauracji
przyjcie zamówienia przez właścicielkę
Z niezaplanowanym cateringiem
Zaplanowanie wydarzenia na uczelni
zgłoszenie wydarzenia właścicielce restauracji
deklaracja udziału
zauważenie wydarzenia przez osoby prowadzące restauracje
zignorowanie wydarzenia
obserwacje
Źródło i sposób przekazywania informacji dla wydarzenia Z zaplanowanym cateringiem źródło informacji
sposób przekazu
Koordynator działań kulturalnych
osobiście, rozmowa telefoniczna, wiadomość sms
odbiorca
Magdalena Palupska właścicielka restauracji koordynator wydarzenia ?
osobiście, rozmowa telefoniczna nieprzewidywalny czas zgłaszania osoba organizująca wydarzenie – różne osoby
obserwacje
Źródło i sposób przekazywania informacji dla wydarzenia Z niezaplanowanym cateringiem źródło informacji
Koordynator działań kulturalnych
sposób przekazu
odbiorca
osobiście, rozmowa telefoniczna, wiadomość sms
Magdalena Palupska informuje o wybranych wydarzeniach
Strona www ASP w Katowicach
samodzielne śledzenie wydarzeń szczątkowe informacje, brak danych technicznych
właścicielka restauracji
obserwacje
Podsumowanie
Brak spójnego przekazu informacji o wydarzeniach na uczelni. Według władz uczelni, właściciele restauracji za pomocą strony internetowej akademii powinni dowiadywać się o wydarzeniach. Natomiast prowadzący restaurację czekają na komunikat ze strony władz uczelni.
Właściciele nie są w stanie przewidzieć ilości osób zamawiających posiłek. Uczelnia nie informuje, czy w wydarzeniu będą uczestniczyły osoby z zewnątrz, czy tylko studenci i z jaką ilością osób jest to związane.
Właściciele restauracji nie są informowani o wszystkich wydarzeniach oraz dostają szczątkowe informacje o charakterze imprez.
Cel
Ustalenie sposobu przekazu informacji właścicielom restauracji i poprawienie jakości dostarczanych danych o wydarzeniach organizowanych na terenie uczelni.
Założenia projektowe
• Stworzenie systemu, który umożliwi i usprawni przekazywanie informacji właścicielom restauracji o wydarzeniach; • Jasna informacja o zasadach przekazywania wszystkich danych technicznych o wydarzeniu; • Umożliwienie przewidywania ilości posiłków, adekwatnie do ilości osób biorących udział w wydarzeniach; • Ujednolicenie, uschematyzowanie procesu przekazywania informacji.
Jak informować właścicieli?
Wydarzenie
osoba wprowadzająca / kontrolująca dane narzędzie do informowania
automatyczne przekazanie informacji o wydarzeniu
właścicielka restauracji
obserwacje
Funkcje narzędzia ◆◆ uschematyzowanie wprowadzanych danych technicznych wydarzenia ◆◆ możliwość edytowania przez właścicieli restauracji i koordynatorów wydarzeń ◆◆ nadanie kategorii, przypisanie zakładek – w późniejszym etapie umożliwi przewidywanie ilość wydawanych posiłków i zapotrzebowania ◆◆ możliwość podziału wydarzeń – wydarzenia z zaplanowanym cateringiem i z niezaplanowanym ◆◆ dodawanie koordynatorów wydarzeń ◆◆ powiadamianie wybranych osób ◆◆ możliwość prowadzenia konwersacji ◆◆ wgląd w listę wszystkich wydarzeń na terenie ASP ◆◆ kalendarz – możliwość wprowadzania dat i przedziałów czasowych
Schemat ścieżki informowania
Dodanie wydarzenia do programu
Powiadomienie właścicieli restauracji o wszystkich rodzajach wydarzeń
Wprowadzenia danych
Przyporządkowanie kategorii, rodzaju imprezy oraz dodawanie osób odpowiedzialnych za wydarzenie
Możliwość zatwierdzania, edytowania i zarządzania wydarzeniami przez właścicieli restauracji
Możliwość edytowania przez koordynatorów
nażędzia do zarzdzania projektami
Trello
Dodanie wydarzenia: ◆◆ Dodawanie listy
dodanie grupy wydarzeń: - nadchodzące - zgłoszone przez ASP - zakceptowane przez Restaurację
◆◆
dodawanie wydarzenia i przyporządkowanie go do odpowiedniej listy
Dodawanie karty
narzędzia do zarzdzania projektami
Trello
Przyporządkowanie kategorii, rodzaju imprezy oraz dodawanie osób odpowiedzialnych za wydarzenie: ◆◆ Dodawanie członków
◆◆
Dodawanie etykiet
dodanie koordynatorów wydarzenia, pracowników restauracji kategoryzacjw wydarzeń
◆◆ Wprowadzenie daty wydarzenia do kalendarza ◆◆ Dodatkowe: możliwość wprowadzenia listy zadań, prowadzenia konwersacji, dodawania załączników
nażędzia do zarzdzania projektami
Freedcamp
◆◆ tworzenie prywatnych zadań niedostępnych dla wszystkich użytkowników ◆◆ wspólny kalendarz dla wszystkich wydarzeń ◆◆ każdy użytkownik posiada własną listę zadań do wykonania ◆◆ możliwość dodania przedziału czasowego dla wydarzenia ◆◆ brak podziału na listy i karty ◆◆ system w języku angielskim
Dziękuję za uwagę