Análisis del Problema y Toma de Decisiones En las organizaciones y en la vida cotidiana, el hombre suele enfrentar varianzas en los resultados esperados, lo cual comúnmente es denominado un problema. Ahora bien, se suele atacar en oportunidades de forma errónea las consecuencias del problema debido al poco conocimiento, mas en la vida laboral, academica y científica, existen pasos y metodologías que ayudan a conocer a fondo las características, causas efectos y consecuencias del mismo. Para el análisis de un problema y lograr concebir una toma de decisiones eficiente y eficaz, que realmente de solución al problema en cuestión, es necesario que el administrador se enfoque en Cinco Factores fundamentales para analizar el problema e identificar el por qué? Para Qué? Cuando? Dónde? Y determinar a través de herramientas un plan de acción elocuente.
Las técnicas de análisis de problemas debe enfocarse en:
Definir del problema Describir del problema en cuatro dimensiones: Identificación, ubicación, tiempo y magnitud Extradición de la información clave en las cuatro dimensiones para descubrir las posibles causas Probar
para producir la causa más probable Verificar de la causa real
El análisis de problemas se centra directamente en la observación directa de la problemática planteada, sin embargo, aunado a ello, existen factores convergentes que ayudan a la resolución de los mismos a través de técnicas y herramientas que van a facilitar la Objetividad y no la subjetividad en el análisis de los problemas.
Entre estas técnicas o Herramientas se pueden desarrollar
Método de las 5 M. A sabiendas de que los márgenes de errores son visibles en el ámbito persona, laboral, es necesario estar consciente de que No todo siempre sale bien y hay ocasiones en las que aparecen los problemas y no queda más remedio que entrar en faena y ponerse aplicar planes de acción para combatir el problema. A veces, encontrar la solución es evidente y se logra sin apenas esfuerzo, en otras ocasiones, no lo es tanto, llegando incluso a parecer misión imposible encontrar la causa raíz del problema. En estos casos se debe saber: 1. ¿Por dónde se debe empezar? 2. ¿En qué debo fijarme? 3. ¿Cómo puedo afrontar el problema de una forma metódica y estructurada? Para responder a estas preguntas y poder localizar la causa raíz de un problema, existen diversos métodos de análisis que se usan frecuentemente en muchas empresas. Esta técnica es principalmente usada por la Toyota, la empresa madre de la filosofía de la mejora continua.
El método de las “5 M” es un sistema de análisis estructurado que se fija cinco pilares fundamentales alrededor de los cuales giran las posibles causas de un problema. Estas cinco “M” son las siguientes:
Máquina:Un máquina
que
análisis de las entradas y salidas de cada
interviene
en
el
proceso,
así
como
de
su
funcionamiento de principio a fin y los parámetros de configuración, permitirán saber si la causa raíz de un problema está en ellas. A veces no es fácil, sobre todo cuando intervienen máquinas complejas y no se puede “acceder fácilmente a las tripas” o no se tiene un conocimiento profundo de sus mecanismos, pero siempre se puede hacer algo, por ejemplo, aislar partes o componentes hasta localizar el foco del problema.
Método:Se trata de cuestionarse la forma de hacer las cosas. Cuando se diseña un proceso, existen una serie de circunstancias y condicionantes
(conocimiento,
tecnología,
materiales,…)
que
pueden variar a lo largo del tiempo y no ser válidos a partir de un momento dado. Un sistema que antes funcionaba, puede que ahora no sea válido. Un cambio en otro proceso, puede afectar a algún “input” del que está fallando.
Mano de obra:
El personal puede ser el origen de un fallo.
Existe el fallo humano, que todos conocemos y si no no se informa y forma a la gente en el momento adecuado, pueden surgir los
problemas. Cambios de turno en los que el personalsaliente no informa al entrante de incidencias relevantes, es un ejemplo.
Medio ambiente:Las condiciones ambientales pueden afectar al resultado obtenido y provocar problemas. Valorar las condiciones en las que se ha producido un fallo, nunca está de más, ya que puede que no funcione igual una máquina con el frio de la primera hora de la mañana que con el calor del mediodía, por ejemplo.
Materia prima:Los
materiales empleados como entrada son
otro de los posibles focos en los que puede surgir la causa raíz de un problema. Contar con un buen sistema de trazabilidad a lo largo de toda la cadena de suministro y durante el proceso de almacenaje permitirá tirar del hilo e identificar materias primas que pudieran no cumplir ciertas especificaciones o ser defectuosas.
Seguir una metodología de análisis estructurado como la anterior, permite ir visualizando y estudiando áreas precisas y específicas para detectar la causa raíz de un problema y erradicarlo sin demasiado sufrimiento. Para concluir, se puede decir que hay ocasiones en las que las fronteras entre algunas de las “M” pueden ser difusas. Por ejemplo, un problema con una impresora que muestra un valor erróneo del nivel de tóner, puede venir originado por la Máquina (impresora) o por la Materia prima (cartucho de tóner).
Hay quien combina esta técnica con otras de representación gráfica como, por ejemplo, el Diagrama de Ishikawa. La cuestión fundamental es que sirva para aportar un camino a la hora de identificar un problema y que la metodología empleada permita hacerlo de manera eficaz, sin despilfarrar recursos.
Diagrama Causa Efecto El Diagrama de causa y Efecto es una técnica gráfica ampliamente utilizada, que permite apreciar con claridad las
Que Es?
relaciones entre un tema o problema y las posibles causas que pueden estar contribuyendo para que él ocurra. El Diagrama Causa-Efecto es llamado usualmente Diagrama de "Ishikawa" porque fue creado por Kaoru Ishikawa, experto en dirección de empresas interesado en mejorar el control de la calidad; también es llamado "Diagrama Espina de Pescado" porque su forma es similar al esqueleto de un pez: Está compuesto por un recuadro (cabeza), una línea principal (columna vertebral), y 4 o más líneas que apuntan a la línea principal formando
un
ángulo
aproximado
de
70º
(espinas
principales). Poseen a su vez dos o tres líneas inclinadas (espinas), y así sucesivamente (espinas menores), según sea necesario.
Método “Los Cinco (5) Por Qué?” • La técnica de los 5 Porqué es un método basado en realizar preguntas para explorar las relaciones de causa-efecto
que
generan
un
problema
en
particular. El objetivo final de los 5 Porqué es determinar la causa raíz de un defecto o problema. • Esta técnica se utilizó por primera vez en Toyota durante la evolución de sus metodologías de fabricación, que luego culminarían en el Toyota ProductionSystem (TPS). Esta técnica se usa actualmente en muchos ámbitos, y también se utiliza dentro de Six Sigma.
Ejemplo básico de su aplicación en Industrias Toyota El siguiente ejemplo sencillo nos muestra el uso de este método. Partimos de un postulado:
EL PROBLEMA Mi automóvil NO arranca. 1. 2. 3. 4.
¿Por qué no arranca? Porque la batería está muerta. ¿Por qué la batería está muerta? Porque el alternador no funciona. ¿Por qué el alternador no funciona? Porque se rompió la cinta. ¿Por qué se rompió la cinta? Porque el alternador está fuera de su tiempo útil de vida y no fue reemplazado. 5. ¿Por qué no fue reemplazado? Porque no estoy manteniendo mi auto de acuerdo a las recomendaciones del fabricante. Evidentemente, este ejemplo se podría generar aun más preguntas consecuentes, ya que el "cinco" en la técnica de los "Cinco Porqué" no es fijo, sino más bien una incitación a hacer varias iteraciones para encontrar la causa raíz del problema donde se ejecuta el estudio.
Diagrama de Pareto El Diagrama de Pareto es una gráfica en donde se organizan diversas clasificaciones de datos por orden descendente, de izquierda a derecha por medio de barras sencillas después de haber reunido los datos para calificar las causas. De modo que se pueda asignar un orden de prioridades.
El Diagrama de Pareto es una forma especial de gráfico de barras verticales que separa los problemas muy importantes
de
los
menos
importantes,
estableciendo un orden de prioridades. El nombre de Pareto fue dado por el Dr. Joseph Juran en honor del economista italiano Vilfredo Pareto (1848-1923) quien realizó un estudio sobre la distribución de la riqueza.
Se utiliza para saber las causas del problema y se le asignan prioridad para mejorar. Se basa en la técnica de 80/20, según la cual el 80% de los problemas se puede atribuir al 20% de las causas
Usando el Diagrama de Pareto se pueden detectar los problemas que tienen más relevancia mediante la aplicación del principio de Pareto (pocos vitales, muchos triviales) que dice que hay muchos problemas sin importancia frente a solo unos graves.
El árbol del problema es también conocido como el árbol de objetivos. Es esta una herramienta metodológica que se utiliza en el estudio de un problema o formulación de programas o proyectos que ameritan un estudio científico objetivo. El árbol del problema ayuda al ejecutante a estructurar de una manera grafica aplicando la lógica a través de una estructura vertical que sugiere el desglose de causas, efectos y consecuencias, facilitando la ejecución de un análisis o informe narrativo final que ayude a definir indicadores o un plan de acción oportuno para el programa, proyecto o problema.
A través de este método de análisis grafico, se puede visualizar varios aspectos que pueden generar una visión amplia para aplicación de planes de acción. Entre los factores que facilitan esta tarea se puede apreciar que el árbol del problema ayuda a:
Identificar el Problema. Examinar los Efectos que provocan el problema. Visualizar e identificar las causas. Establecer un Objetivo. Identificar medios de solución. Definir acciones. Construir un informe narrativo final.
Su forma de utilización se pude apreciar en el orden donde sea más cómodo su entendimiento guardando su estructura y su finalidad, sin embargo el mas común se puede visualizar a través del siguiente ejemplo:
CONCLUSIONES El análisis de problemas es un proceso que evidentemente necesita de una observación directa que facilite su entendimiento.
Lozada, H. “Diagrama de Pareto” Planificación Estratégica. Junio 2010. Disponible: http://goyoplan701.blogspot.com/2010/06/diagrama-depareto.html [Consulta: 2013, Julio 09].
Díaz C. “Método de las 5 M”, Ingeniería y Gerencia XXI, Junio 2012. Disponible: http://ingenieriaygerenciaxxi.blogspot.com/2012/07/metodo-delas-5-m.html [Consulta: 2013, Julio 8].
Solis, C. “Los 5 ¿por qué?, método para encontrar la razón de las fallas técnicas (y solucionarlo)”, Gerencia, Informática, Organizaciones. Marzo 2012. Disponible: http://www.solis.com.ve/los-5-por-que-metodo-para-encontrar-larazon-de-las-fallas-tecnicas-y-solucionarlo/ [Consulta: 2013, Julio 10].
Adulante E. “Diagrama de Pareto, Analisis de Problemas” Metodología del Marco Lógico. Mayo 2013. Disponible: http://www.indetec.gob.mx/Eventos/Cepal2013/IX/materiales/Jue 16_Arboles_y_MML.pdf [Consulta: 2013, Julio 09].
Su característica principal es que cuenta con herramientas básicas para la definición de las variables que ocasionan el problema y traen consigo consecuencias a nivel organizacional, personal y laboral.
Sus herramientas ayudan a reconocer de raíz la causa del problema ayudando a atacar el nacimiento del mismo a través de planes estratégicos o planes de acción que aseguren el establecimiento de una meta a raíz de la varianza en los resultados esperados.
La aplicación de herramientas como el diagrama Causa Efecto, es uno de los instrumentos mas comunes utilizado en las organizaciones motivado a su forma grafica didáctica que ayuda a reconocer los causantes del problema macro.
El Diagrama de Pareto, ayuda de forma significativa a reconocer de forma cuantitativa o cualitativa las consecuencias o el nivel que lleva consigo el problema facilitando una estructura básica para reconocer el mismo y atacar su causabilidad y corregir las consecuencias.