Contabilidad Hotelera
Ing. Wilson Velastegui. O. wavo_33@yahoo.com.mx
CARACTERÍSTICAS DE LAS ACTIVIDADES HOTELERAS GENERALIDADES * Las actividades hoteleras y de ramas afines como lugares de esparcimiento, pensiones, moteles, hostales hosterías, restaurantes, etc. constituyen servicios que prestan las personas naturales o jurídicas a clientes a fin de satisfacer en forma apropiada las necesidades para alojamiento, distracción, alimentación y otras. Existe una amplia gama de hoteles y afines que se diferencian por su tamaño, los servicios que prestan, el estilo, la ubicación, atractivos especiales, pero todos en general tratan de brindar lo mejor de sus posibilidades para alcanzar buena imagen y permanencia. Las actividades hoteleras contribuyen al desarrollo socio – económico del país, pues, están íntimamente vinculadas con el turismo local e internacional, constituyendo al mismo tiempo una importante fuente de empleo y de ingresos, así como también al desarrollo de otras actividades productivas que tienen relación directa o indirecta con el sector, tales como la agricultura a través de la producción y provisión de alimentos, la agroindustria mediante alimentos procesados, la construcción a través de obras civiles y de infraestructura necesarias para la actividad hotelera, *
HERNÁN MALDONADO PALACIOS . «CONTABILIDAD PRÁCTICA POR ACTIVIDADES» TOMO II
SERVICIO DE HOTELERÍA El servicio básico de hotelería comprende la disposición de habitaciones, comidas, bebidas, y otros servicios complementarios que satisfacen la estadía de las personas alojadas. El cliente o huésped de un hotel espera que la atención que éste le brinde, le signifique la más alta satisfacción, de tal manera que encuentre comodidad y tranquilidad personal durante su permanencia. Además de los servicios básicos requeridos para el funcionamiento de un hotel y dependiendo de la categoría conferida por las Autoridades respectivas, existen servicios complementarios, entre ellos: lavado de ropa, piscina, discoteca, casino, salas de conferencias, espacios deportivos, teléfonos, tours, etc., según cada organización.
Una característica fundamental del servicio hotelero está en la buena atención a los clientes, tanto por los servicios que presta como por la cultura y buenos modales de ejecutivos, empleados y trabajadores que laboran en el hotel.
ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN HOTELERA La funcionalidad apropiada de un hotel puede lograrse con una buena organización de áreas directivas y operativas: Gerencia, Administración, Contabilidad, Mantenimiento, Personal, Crédito y Servicios.
GERENCIA
La Gerencia del Hotel debe asumir una persona en lo posible formada en ciencias administrativas o afines, que le permita su desenvolvimiento con alto grado de eficiencia. El Gerente del Hotel requiere de visión de conjunto en los campos técnicos, financieros y administrativos para anteponer y controlar los riesgos que se derivan de la gestión hotelera. Además, tiene a su cargo la representación legal que le faculta actuar en nombre de la Organización frente a las obligaciones tributarias, laborales, seguridad social, societarias, relaciones bancarias, con la competencia, organismos de control, y demás vinculadas con la marcha del Hotel. Especial atención de la Gerencia requiere las relacionadas con Leyes y Reglamentos del Turismo, pues en ellas constan disposiciones que brindan incentivos y normas para el desarrollo de esta importante actividad.
ADMINISTRACIÓN
Normalmente cada organización hotelera nombra un Administrador quien tiene a su cargo la supervisión, control, y coordinación de las actividades del negocio relacionadas con el servicio de alojamiento, de comidas, bebidas, etc. El Administrador del Hotel debe ser especialista en la rama hotelera, en lo posible titulado en Administración Hotelera, ya que cada vez se requiere del grado de especialización y conocimientos, así se logra mayor eficiencia en este tipo de actividades. El Administrador tiene a su cargo básicamente el área de cocina, bar – restaurante. Con la anticipación debida debe identificar las necesidades de provisiones de alimentos, licores, bebidas gaseosas y otros bienes afines; deberá asimismo, controlar la duración de los mismos a fin de evitar desperdicios; así como ejercer control sobre vajillas y demás menajes y utensilios
CONTABILIDAD Como en toda empresa, la Contabilidad constituye un elemento fundamental para conocer su historia económica y financiera así como la información de los Estados Financieros fundamentalmente el Balance General, el Estado de Pérdidas y Ganancias y el Estado de Flujo de Efectivo. En el caso de hoteles, además de llevar Contabilidad consistente, confiable y oportuna, es fundamental la sistematización de los costos de los diferentes servicios que ofrece. El Jefe de Contabilidad se encarga de organizar, ejecutar, supervisar, controlar y coordinar las distintas actividades que tienen relación con el proceso contable, los libros, estados financieros, y su vinculación con los Departamentos de Pagaduría o Tesorería o Caja si existieren éstas Unidades.
MANTENIMIENTO El área de mantenimiento se encarga del cuidado de todas las maquinarias, equipos e instalaciones del hotel a fin de precautelar su óptimo funcionamiento. El mantenimiento del hotel constituye una función de vital importancia por cuanto significa un soporte indispensable para su marcha normal. Debe entenderse que cualquier falla provocada por falta de atención del personal responsable puede afectar seriamente a la imagen y calidad de los servicios. Además de un buen mantenimiento del hotel, es también muy importante disponer actualizadas las contrataciones de seguros de propiedades, equipos e instalaciones, evitando así pérdidas que incidan en la estabilidad financiera en este tipo de actividades, pues la actividad hotelera requiere de una infraestructura apropiada a la que se destina montos altos de inversión.
PERSONAL
CRÉDITO
La Dirección o Jefatura de Personal o de Recursos Humanos de un hotel está encargada de la selección previa, coordinación, y mantenimiento del personal del hotel asignado a los distintos servicios del hotel: habitaciones, comedor – restaurante, pisos, información, correo, personal administrativo, etc.
Si el hotel tiene departamento o área de crédito, éste se encarga de todas las relaciones financieras con clientes a los cuales el hotel concede facilidades de pago. Es necesario mantener un kárdex actualizado que permita con oportunidad conocer el estado del crédito entre crédito concedido, abonos o pagos, y saldos por cobrar.
Un aspecto muy importante es la preparación del personal, para ello, deben motivarse cursos de actualización en materias de Recursos Humanos, Motivación, Análisis Transaccional, etc. y de ésta manera desenvolverse en mejor forma, dado que la mayor parte de este personal mantiene trato con clientes, huéspedes y público en general.
SERVICIOS Cubre el área relacionada con servicios de “botones”, choferes, ascensoristas y demás servicios afines.
CONCEPTO DE HOTEL Es el lugar que proporciona hospedaje y alimentación, así como también es el lugar de entretenimiento para el viajero, se considera como un edificio público, una institución de servicio doméstico y opera en una estructura diseñada para obtener utilidades
ORGANIGRAMA DE UN HOTEL Aunque no existe un estándar único a nivel de organigrama para hoteles, a continuación se presenta un organigrama referencial .
LA HOTELERÍA EN ECUADOR Ecuador Travel (2010) en su publicidad virtual, menciona que: “El Ecuador se encuentra ubicado en el noreste de América del Sur, atravesado por la línea ecuatorial que hace que su territorio se encuentre dividido entre dos hemisferios: Norte Sur, otorgándole así una posición única en el mundo. Las Cuatro Regiones Naturales: Costa, Sierra, Oriente y Región Insular. Sin duda es el país de la mega diversidad y posiblemente uno de los más ricos del planeta, pues gracias a sus grandes contrastes, en su pequeño territorio conjuga cuatro regiones naturales que ofrecen una inmensidad de suelos, climas, montañas, páramos, playas, islas y selva, que a la vez constituyen el hogar de miles de especies de flora y fauna. Pero el Ecuador no sólo es rico en naturaleza también es rico en su gente, pues su territorio es padre de 14 nacionalidades indígenas con costumbres, idiomas y tradiciones múltiples” Pág. www.ecuador.us/turismo.htm.
CLASIFICACIÓN DE LOS HOTELES Montoto Rodrigo, (2007) en su publicación Clasificación de hoteles, de una a cinco estrellas, señala que los hoteles se clasifican de la siguiente manera: “Hoteles de una estrella: Estos hoteles siempre son los más económicos y los que menos
servicios tienen. Tienen una habitación privada, algunas veces con baño privado y otras con baño compartido. Son estrictamente funcionales –sólo para dormir y seguir el viaje– y no cuentan con servicio de limpieza. Los muebles suelen ser una cama y una silla, y a veces puedes llegar a encontrar un ropero y una mesa de luz.
Hoteles de dos estrellas: Estos hoteles de mediana categoría ofrecen baño privado y un
espacio habitacional más amplio con algún mobiliario extra, como ropero o mesa y sillas. Generalmente cuentan con servicio de alimentos y bebidas, aunque en horarios cortados y con menús básicos. Están ubicados casi siempre en la zona céntrica de la ciudad, aunque el paisaje que ofrecen no es de lo más atractivo.
Hoteles de tres estrellas: Estos hoteles tienen un costo medio. Cuentan con amplios
espacios en cada habitación y un mobiliario completo con sillas, mesas, armarios, televisor, teléfono privado y baños confortables. Algunos incluso poseen una pequeña heladera que ya viene con bebidas que se pagan al final de la estadía en caso de que las consumas. Siempre están bien ubicados, sea porque están en el casco céntrico de la ciudad o por encontrarse en lugares turísticos cerca de grandes atracciones.
Hoteles de cuatro estrellas: Estos hoteles están considerados de primera clase: son
lujosos, con comodidades amplias como habitaciones grandes y lujosamente decoradas, que incluyen accesorios tales como secador de pelos, gel de baño y TV por Cable. También ofrecen una serie de facilidades como: tienda del estilo duty free, servicio de lavandería, centro de reuniones de negocios y empresariales y centros de ocio, como mesas de billar o cartas.
Hoteles de cinco estrellas: Estos hoteles de lujo se caracterizan por ofrecerte la mejor
atención y la más amplia gama de servicios, que van desde espacio para piscinas, salones de gimnasia con profesores y animadores infantiles incluidos, hasta un servicio de guardería para niños, shows y eventos casi todas las noches. Tienen un espacio para las comidas y veladas con música en vivo, además de una carta desarrollada por varios chefs especializados en la gastronomía de la región.” Pág. www.viajeros.com.
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE UN HOTEL González Maria Elena (2009) en su obra CONTABILIDAD HOTELERA, nos indica que Los servicios que proporcionan los hoteles pueden clasificarse como:
“a) Servicios principales. Restaurante. Cafetería. Salón para
convenciones. Lobby. Room Service. Centro Nocturno. Piscina. Bar.
banquetes
b) Servicios Secundarios. y/o
Estética. Tabaquería. Arrendadora de autos. Agencia de viajes. Boutiques. Lavandería y tintorería. Farmacia. Área de recreación. Área comercial. Servicio Médico”
www.conocimientosweb.net
Pág.
TIPOS DE HOTELES
PROPIOS
Utilidad del Hotel es Utilidad de la cadena hotelera
ALQUILADOS
La Cadena hotelera debe pagar un alquiler a la Compañía Propietaria
ADMINISTRADOS
La cadena hotelera recibe un honorario por Administración de la Compañía Propietaria
CARACTERÍSTICAS PARTICULARES DE LA CONTABILIDAD HOTELERA Siendo la actividad hotelera una rama del sector “Servicios”, en la Contabilidad Hotelera se distinguen dos grandes aspectos: costos de cada servicio; e ingresos de los servicios. Los Sistemas de Contabilidad en las actividades de hotelería se ajustan a sus propias características y naturaleza, dependiendo de la organización y servicios que tenga cada hotel. Una vez identificado el tipo de organización, sus áreas, departamentos y servicios, la Contabilidad debe diseñarse en base a la distribución, al departamento de servicios que lo genere, ya que cada departamento genera costos, sin embargo, no todos los departamentos generan ingresos tal es el caso del área administrativa, por ejemplo El soporte medular de la Contabilidad Hotelera está dado por la precisión de los costos e ingresos imputables a cada departamento; habitaciones, comedor, bar - restaurante, bebidas, lavado y planchado de ropa, casino, teléfonos, salas de conferencias, salas de recepciones, piscina, canchas deportivas, etc. según la disponibilidad de cada hotel.
Característica especial en la Contabilidad Hotelera constituye la oportunidad con la cual deben manejarse las cuentas contables, tomando en consideración que los servicios que presta el hotel tienen un estilo de “rapidez” y en este lapso habrá que registrar contablemente con la oportunidad debida, así por ejemplo: si un cliente o huésped utiliza el teléfono habrá que cargarlo a su cuenta el valor de costo de la llamada; si está lavada su ropa, el costo se lo cargará antes de entregarla; si consumió comidas y bebidas, de igual manera se lo cargará a su cuenta. Otras cuentas que se utilizan en los hoteles no se diferencian con otro tipo de negocios, tal es el caso de remuneraciones del personal, cuentas por pagar, préstamos, depreciaciones, amortizaciones, gastos diferidos, etc. y tienen un tratamiento de tipo general como en otras actividades.
El uso de los llamados ”Diarios Especializados” como los de Compras, Ventas, Caja, Bodegas, es una característica particular en los hoteles, aplicando inclusive la modalidad de “columnario” porque permite correlacionar las cuentas con los departamentos respectivos que generan costos; ventas, ingresos y salidas de caja, requisición de alimentos, bebidas, materiales, etc. El Diario General absorbe el resumen de las “Diarios Especializados” y de las demás transacciones no constantes en ellos, lográndose la consolidación tanto desde el Diario General como desde los “Diarios Especializados”.
LAS FUENTES DE INGRESOS Y SU CONTABILIZACIÓN INGRESOS POR ALQUILER DE HABITACIONES En un hotel existen varias fuentes de ingresos, las principales son habitaciones, comedor, bar-restaurant, otra fuente complementaria lavada y planchado de ropa, casino (si lo hubiere), salas de conferencias, peluquería, etc. según la categoría a la que pertenezca el hotel. Para contabilizar los ingresos que percibe el hotel por la prestación de servicios es necesario en primer lugar diferenciarlos por Áreas principales, de tal manera que facilite el reconocimiento de cada servicio. El hecho de distribuir los ingresos por cada servicio principal no solo que permite la cuantificación por cada rubro sino que permite identificar la importancia de cada servicio respecto del ingreso total. Además constituye un elemento fundamental para la programaci6n presupuestaria para cada ejercicio financiero.
La primera información que se capta en el hotel a la llegada de los huéspedes es el “Registro de Huéspedes” . Se usan tarjetas que incluyen el nombre, cedula de identidad, procedencia, destino, numero de personas y firma del que asume la habitación. El alquiler de habitaciones constituye un rubro principal de los ingresos del hotel. Para facilitar sus registros y contabilización es indispensable mantener actualizadas las tarjetas de llegadas de clientes y anotar los días de permanencia, de tal suerte que, cuando el huésped decide abandonar el hotel, esta información debe estar lista para emitir la cuenta y factura correspondiente. En las tarjetas de habitaciones llamadas también "Libro de Habitaciones" o "Cargo de Habitaciones" ocurre que se va anotando el número de personas que han registrado su ingreso por habitación. Se abre una ficha intercambiable de tal manera que siempre se conozca las habitaciones ocupadas y las vacantes existentes cuando los huéspedes abandonan el hotel.
Ejemplo:
HOTEL "LAS RETAMAS" S.A. REGISTRO DE HABITACIONES Av. Huayna Cápac 1-97 y Pío Bravo Tel f: 07 2310034 Esmeral das-Ecuador
FECHA:______________________________________ PROCEDENCIA: ____________ NOMBRE:_____________________________________
HAB. NO.
10
TIPO DE HABITACION SIMPLE
x
DOBLE
TRIPLE
C.I: _____________________
NUMERO DE DIAS
PRECIO
TOTAL
HAB
1
2
3
$ 140,00
x
x
x
4
5
6
$ 420,00