ATURAN INTERNAL ADMINISTRASI dan KESEKRETARIATAN HIMATEKK FTI-ITS PERIODE 2013/2014
•
Penggunaan Kantor HIMATEKK FTI-ITS
1. Jam kerja HIMATEKK FTI-ITS mulai pukul 09.00 s.d pukul 19.00 WIB. 2. Saat jam kerja, kantor hanya boleh digunakan untuk kepentingan HIMATEKK FTI-ITS dan Akademis (untuk akademis, dengan catatan tidak mengganggu aktivitas kantor HIMATEKK FTI-ITS). 3. Saat jam kerja, kantor tidak diperbolehkan digunakan untuk rapat departemen atau forum lainnya kecuali telah dikomunikasikan dengan General Secretary atau Vice of General Secretary. 4. Untuk anggota HIMATEKK FTI-ITS yang muslim, tidak diperkenankan melaksanakan sholat di dalam Kantor HIMATEKK FTI-ITS saat jam kerja. 5. Tiap pengurus WAJIB menjalankan PIKET Format piket : Piket harian : Piket dilaksanakan satu hari per departemen pada hari kerja HIMATEKK FTI-ITS, yakni dari hari senin s.d. sabtu.. Jam kerja piket
: 08.45 s.d. 19.00 WHTK
6. Kunci HIMATEKK FTI-ITS akan digandakan sebanyak 14 buah, dengan rincian akan dipegang oleh General Affairs dan Head of Department. 7. Pengurus HIMATEKK FTI-ITS yang terakhir berada di kantor,setelah jam piket berakhir, BERTANGGUNG JAWAB terhadap kebersihan dan kerapian KANTOR HIMATEKK FTI-ITS. 8. Tas yang berada di dalam dan sepatu yang berada di luar kantor HIMATEKK FTI-ITS, HARAP DITATA DENGAN RAPI, bila TIDAK, maka akan dilakukan EKSEKUSI, dan pihak administration team tidak bertanggung jawab atas hilangnya barang Anda ! 9. Musik boleh ada, asal masih dalam batas volume suara yang wajar dan tidak menggaggu aktivitas kantor HIMATEKK FTI-ITS. 10. Setiap akhir pelaksanaan program kerja tiap departemen, barang yang dititipkan di HIMATEKK FTI-ITS yang bukan bagian dari inventaris HIMATEKK FTI-ITS, harap diberi space sendiri dan batas maksimum penitipan selama 3 hari setelah pelaksanaan program kerja, bila TIDAK maka akan dilakukan EKSEKUSI dan pihak administration team tidak bertanggung jawab atas hilangnya barang Anda !
11. Boleh menitipkan buku di lemari HIMATEKK FTI-ITS, asal DITATA dengan rapi dan menjadi tanggung jawab penitip (jika buku hilang bukan menjadi tanggung jawab pengurus HIMATEKK FTI-ITS). 12. Tidak boleh meletakkan barang-barang pribadi di kantor HIMATEKK FTI-ITS lebih dari 24 jam 13. Kebersihan dan kerapian kantor HIMATEKK FTI-ITS bukan hanya tanggung jawab petugas piket yang bersangkutan, tetapi juga tanggung jawab semua pengurus HIMATEKK FTI-ITS
•
Penggunaan inventaris :
1. Printer HIMATEKK FTI-ITS hanya boleh digunakan untuk kepentingan HIMATEKK FTI-ITS 2. Penggunaan printer dalam skala banyak, setelah 30 menit pemakaian, printer harus di-hibernasikan selama 10 menit. Printer jangan terlalu sering di-cleaning ataupun dimatikan. Serta printer hanya boleh dimatikan ketika kantor HIMATEKK FTI-ITS ditutup (jam kerja HIMATEKK FTI-ITS berakhir setiap harinya). 3. Jika salah satu atau semua tinta printer HIMATEKK FTI-ITS akan habis (tinggal sedikit), pengurus wajib menuliskan Printer JANGAN digunakan, dan mengisinya dengan tinta yang ada di lemari. 4. Jika ada masalah dengan komputer dan printer segera lapor kepada PJ piket di hari itu atau langsung ke vice of general secretary. Serta bagi PJ Piket diharuskan menuliskan namanya di papan informasi. 5. Semua pengurus WAJIB menjaga keutuhan inventaris kantor HIMATEKK FTI-ITS yang ada
•
Aturan Administrasi :
1. Semua pengurus dalam pembuatan surat, Proposal, sertifikat dan LPJ HARUS sesuai dengan format yang sudah ada dalam Standar Operasional Prosedur (SOP).
2. Untuk pembuatan hal-hal yang berhubungan dengan administrasi, harus ada arsipnya. Baik dalam bentuk softcopy maupun hardcopy. Untuk surat hanya diwajibkan dalam bentuk softcopy (kecuali surat peminjaman tempat) 3. Setiap selesai membuat surat atau sertifikat, pengurus wajib menuliskan nomer terakhir di papan yang telah disediakan. 4. Jika membutuhkan surat yang bukan atas nama departemen, langsung menghubungi General Secretary atau vice of general secretary 5. Setiap penanggung jawab masing - masing program kerja atau sekretaris atau bendahara WAJIB membuat SPJ, jika kegiatan tersebut menggunakan SPJ, baik dana SPP DPP maupun Ikoma.
SANKSI :
Penggunaan Kantor HIMATEKK FTI-ITS : •
Poin no 2 : Diperingatkan sekali dan masuk dalam laporan piket di kolom keterangan sebagai bukti. Jika mengulangi sekali lagi maka wajib menjalankan piket untuk hari tersebut.
•
Poin no 3 : jika tidak melaksanakan piket sebanyak 3 kali tanpa ada konfirmasi ke masing - masing HOD, akan diberikan peringatan pada setiap HOD.
•
Untuk poin 5 s.d 6 dan 8 s.d 10 : Tim sekretaris dan yang piket di hari itu BERHAK memperingatkan.
•
Untuk poin no 7 : Jika tidak diambil dalam jangka waktu yang telah ditetapkan, barang tersebut akan menjadi milik HIMATEKK FTI-ITS.
Penggunaan Inventaris : •
Untuk poin no 3, jika tidak tanggalnya, akan di delete dan batas waktu penitipan selama 1 minggu, setelah itu akan di delete. Kalau itu ada kepentingannya dengan HIMATEKK FTI-ITS, akan diletakkan langsung di folder tiap departemen.
Keterangan : Aturan bisa berubah atau ditambahkan menurut kebijakan selanjutnya.
ATURAN PENGGUNAAN AC HIMATEKK ITS PERIODE 2013/2014 14. AC hanya boleh dipergunakan pada pukul 12.00 s.d pukul 14.00 WIB. Dan toleransi keterlambatan penggunaan AC pada pukul 17.30 WIB dengan alasan yang jelas kepada General Secretary atau Vice of General Secretary. 15. Ketika masih dalam keadaan jam kerja, AC digunakan untuk kepentingan HIMATEKK FTI-ITS.
16. PJ piket pada hari yang bersangkutan BERTANGGUNG JAWAB atas pengembalian remote pada tempat yang telah ditetapkan. 17. Pengurus yang sedang piket pada hari yang bersangkutan WAJIB menghidupkan dan mematikan AC pada waktu yang telah ditentukan pada Point 1. 18. Pada waktu yang telah ditetapkan pada point 1, DILARANG makan di dalam kantor HIMATEKK ITS serta WAJIB melepaskan alas kaki (kaos kaki). 19. Peraturan –peraturan diatas dapat berubah KECUALI jika ada kegiatan 20. Pelanggaran terhadap point 1 – 5 akan dikenakan sanksi sebagai berikut:
SANKSI :
Penggunaan Kantor HIMATEKK : •
Poin no 3 : PJ Piket HARUS mengganti kehilangan remote.
Keterangan : Aturan bisa berubah atau ditambahkan menurut kebijakan selanjutnya.
ATURAN PENGGUNAAN LCD HIMATEKK ITS PERIODE 2013/2014 1. LCD digunakan untuk menampilkan beberapa agenda penting HIMATEKK atau isu terkini, sebagai informasi untuk pengurus HIMATEKK 2. Selain pada poin nomor 1, LCD hanya boleh dipergunakan untuk keperluan rapat atau presentasi 3. Selain pada jam kerja HIMATEKK, apabila akan menggunakan LCD harus sepengetahuan dan seizing General Secretary atau Vice of General Secretary. 4. PJ piket pada hari yang bersangkutan BERTANGGUNG JAWAB untuk menyalakan dan mematikan LCD 5. Peraturan –peraturan diatas dapat berubah KECUALI jika ada kegiatan 6. Pelanggaran terhadap point 1 – 5 akan dikenakan sanksi (sesuai kebijakan General Secretary dan Vice of General Secretary).
ATURAN UMUM
1. Font yang digunakan dalam penulisan setiap surat Spasi 1,15 2. Font yang digunakan dalam penulisan setiap MOM, Proposal, LPJ ataupun pengarsipan 3. 4.
5. 6. 7.
8. 9.
lainnya adalah TAHOMA size 11, Spasi 1,5 Setiap proposal wajib dilengkapi dengan surat rekomendasi yang tanda tangannya satu tingkat di bawah tanda tangan dalam proposal. Setiap proposal yang akan di majukan ke birokrasi juga wajib menyertakan surat peminjaman tempat pelaksanaan kegiatan dan surat permohonan dana (ikoma/ SPPDPP) Setiap undangan yang ditujukan kepada pembicara, usahakan menyertakan rundown acara. Terutama ketika mengundang sebagai pembuka acara Setiap sekdep wajib memeriksa semua surat, proposal, LPJ, ataupun sertifikat yang akan dikeluarkan departemennya dan menyesuaikannya dengan SOP. Setiap proposal, LPJ ataupun sertifikat yang sebelum dicetak, wajib melalui sekdep, lalu General Secretary atau Vice of General Secretary serta Finance Head untuk persetujuan anggaran dana Proposal dan LPJ tidak perlu dijilid jika belum mendapat tanda tangan lengkap. Dimasukkan ke dalam map bening. Untuk Proposal, surat dan LPJ yang tanda tangannya sudah lengkap, WAJIB di fotocopy dengan ketentuan sebagai berikut : a) Jika sumber dana berasal dari dana jurusan, maka di copy sebanyak 1x, lalu dijilid. Draft asli diserahkan ke Finence Head untuk mencairkan dana ke jurusan dan draft fotokopi diarsipkan (diserahkan ke SekDep masing-masing). b) Jika sumber dana berasal dari dana jurusan dan IKOMA, maka di copy sebanyak 3x, lalu dijilid. Draft fotokopi diserahkan ke BAAK (DISERTAI CD YANG BERISI SOFTFILE LPJ) dan 1 draft asli untuk mencairkan dana IKOMA, 1 draft fotokopi untuk di serahkan ke Finance Head dan 1 lagi diarsipkan. c) Jika sumber dana berasal dari dana jurusan, IKOMA, dan dana sponsor, maka di copy sebanyak 3x, lalu dijilid. Draft asli diserahkan untuk mencairkan dana ke ikoma, 1 draft fotokopi untuk mencairkan dana jurusan dan 1 draft fotokopi lagi diarsipkan. 1 draft fotokopi diserahkan ke BAAK (DISERTAI CD YANG BERISI SOFTFILE LPJ) Proposal dan LPJ di print ulang untuk keperluan pihak sponsor, tanda tangan di scan dengan ijin pihak-pihak terkait.
10.Setiap proposal dan LPJ kegiatan dikumpulkan maksimal 1 minggu setelah
mendapatkan ACC lengkap, wajib mengumpulkan kepada sekretaris departemen. 11.Proposal dan LPJ yang telah diserahkan kepada Sekretaris Departemen akan dikumpulkan kepada Vice of General Secretary pada saat Ad-Team on Progress setiap bulannya. A. Tata Urutan
KATA PENGANTAR SPASI 1x
Spasi :1,5
____________________________________________________ __________________________
DAFTAR ISI
BAB
I
.
PENDAHULUAN SPASI 1x
A. B. C. D. E. F. G.
Nama Kegiatan Latar Belakang Kegiatan Tujuan Target Sasaran Kegiatan Waktu dan Tempat Pelaksanaan Panitia Pelaksana
BAB
II.
REALISASI
Spasi : 1,5 ITALIC
KEGIATAN SPASI 1x
A. Persiapan Non Teknis B. Persiapan Teknis C. Pelaksanaan
Spasi :1,5
Kegiatan D. Anggaran BAB
III.
EVALUASI
DAN KENDALA SPASI 1x
Spasi : 1,5 ITALIC
A. EVALUASI - Persiapan - Pelaksanaan - Kepanitiaan - Anggaran B. KENDALA C. PEMECAHAN
Spasi : 1,5 ITALIC
BAB IV. PENUTUP
LEMBAR PENGESAHAN
Spasi : 1,5
LAMPIRAN SPASI 1x
ITALIC
- Laporan Keuangan - Dokumentasi Kegiatan - Surat Keluar-Masuk - Lain-lain B. Keterangan Umum : •
Font Kreativitas panitia, font jelas (cukup resmi), mudah dibaca dan dipahami semua kalangan.
•
Ukuran&format Kurang lebih seukuran dengan Tahoma 11. Margin 3 2,5 2,5 2,5 (dari kiri)
•
Spasi Antara judul dan isi, diberi jarak 1 spasi. Antara sub bab 1 dan 2 juga diberi jarak 1 spasi. Spasi yang digunakan 1.5
•
Cover Design kreativitas panitia. Usahakan sama dengan cover proposal. Terdapat : nama kegiatan (sama dengan judul dibagian utama proposal), logo HIMATEKK, logo ITS, dan logo Arek ITS CAK.
•
Header footer Design kreativitas panitia. Margin menyesuaikan.
-
Halaman proposal berada di pojok kanan bawah (Optional) Header/Footer terdapat logo dengan urutan Logo ITS, Logo Jurusan, ITS CAK, HIMATEKK dan Logo Kegiatan jika ada.
C. Keterangan tiap BAB AWALAN 1. Kata Pengantar Berisi Pengantar tentang laporan pertanggung jawaban tersebut. Ucapan terima kasih kepada pihak2 terkait yang mendukung keberlangsungan kegiatan. 2. Daftar Isi Daftar isi laporan pertanggungjawaban
BAB I. PENDAHULUAN 1. Nama Kegiatan Ditulis judul program kerja atau agenda 2. Latar Belakang Berisi pengantar yang disampaikan untuk memberikan gambaran tentang sesuatu yang di-proposal-kan. Singkat, jelas, tepat sasaran, dan mudah dipahami. Maksimal 2 paragraf. 3. Tujuan Berisi tujuan diadakannya kegiatan. Jika tujuan lebih dari 1, maka dibuat poin. 4. Target Berisi TUK yang ditentukan untuk program kerja atau agenda tersebut. 5. Sasaran/Peserta Berisi pihak yang dikenai kegiatan. 6. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Berisi hari/tanggal, waktu, serta tempat dilaksanakannya kegiatan. 7. Panitia Pelaksana Berisi susunan panitia penyelenggara kegiatan. Kalau panitia terdiri dr banyak orang, cukup ditulis koordinatornya saja
BAB II. REALISASI KEGIATAN 1. Persiapan non-Teknis Menjelaskan tentang persiapan panitia sebelum hari H (seperti rapat, dsb) 2. Persiapan Teknis Menjelaskan persiapan alat dan apapun yang dibutuhkan pada saat hari H 3. Pelaksanaan Kegiatan Sesuai dengan kondisi real pada pelaksanaan kegiatan, bisa mengacu pada berita acara kegiatan. Jika kegiatan terlaksana lebih dari sehari, maka laporan ditulis perhari, setiap hari, maksimal 2 paragraf, dan masing-masing paragraf maksimal 10 baris. 4. Anggaran Tulis “lampiran 1�
BAB III. EVALUASI DAN KENDALA 1. Evaluasi Berisi sebuah ringkasan 1 paragraf yang terdiri atas Persiapan = bisa dijelaskan persiapan itu dilakukan dr H- berapa dan berupa apa saja Pelaksanaan = dijelaskan apakah pelaksanaannya ontime atau seperti apa Kepanitiaan = jelaskan jumlah panitia berapa, apakah dengan jumlah panitia segitu kurang, cukup atau berlebihan untuk melaksanakan kegiatan seperti itu Anggaran = Jelaskan apakah dengan anggaran dana sedemikian acara bisa tetap lancer atau mengalami kendala pendanaan, dan sebagainya 2. Kendala Berisi tentang hambatan apa saja yang ada selama kegiatan berlangsung. Dapat ditulis dalam bentuk poin-poin, supaya lebih rapi, jelas, terinci, dan mudah dimengerti. 3. Pemecahan Berisi saran untuk pelaksanaan kegiatan yang serupa di waktu mendatang. Bisa berupa solusi mengenai hambatan yang dialami. Bisa ditulis dalam bentuk poin.
BAB IV. PENUTUP Berisi harapan dari penyelenggara agar kegiatan dapat berjalan dengan baik dan sukses. Maksimal 2 paragraf. Singkat!
Lembar Pengesahan Bentuk lembar pengesahan sama seperti pada proposal, termasuk isi tanda tangan orang-orang penting di dalamnya. Yang membedakan adalah nomor dan kode surat
LAMPIRAN 1. Laporan Keuangan Berisi laporan dana yang telah digunakan untuk menyelenggarakan suatu kegiatan : -
Pemasukan memuat dari mana sumber biaya dan besarnya anggaran yang diperoleh. Pengeluaran memuat pos-pos pengeluaran dan besarnya anggaran yang dikeluarkan. Saldo merupakan selisih antara pemasukan dan pengeluaran. lihat di folder “FORMAT DARI FINANCE HEAD� 2. Dokumentasi Kegiatan Berisi foto-foto kegiatan, usahakan mencakup semua foto elemen yang ada dalam kegiatan tersebut. Misalnya : pembicara, peserta. (tidak boleh ada foto narsis) 3. Surat Keluar-Masuk Berisi rekapan surat keluar-masuk Surat Masuk No
Tanggal
No. Surat
Perihal
Dari
Kepada
Keterangan
Kepada
Keterangan
Surat Keluar No
Tanggal
No. Surat
Perihal
Penanggung Jawab
4. Lain-lain berisi : Absensi peserta (jika ada), Bukti-bukti pembayaran
A. Tata Urutan PROPOSAL Spasi :1,5
(NAMA KEGIATAN) HIMATEKK FTI-ITS 2013/2014
I.
LATAR BELAKANG SPASI 1x
Spasi :1,5
______________________________________________ __________________________________
II. III. IV. V. VI. VII.
VIII.
Spasi 1,5
TUJUAN TEMA
PELAKSANAAN BENTUK KEGIATAN SASARAN / PESERTA SUSUNAN PANITIA Lampiran 1 SUSUNAN ACARA Lampiran 2
IX.
ANGGARAN DANA Lampiran 3
X.
PENUTUP LEMBAR PENGESAHAN LAMPIRAN
Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3
Spasi : 1,5 ITALIC
B. Keterangan Umum : •
Font Kreativitas panitia, font jelas (cukup resmi), mudah dibaca dan dipahami semua kalangan.
•
Ukuran&format Kurang lebih seukuran dengan Tahoma 11. Spasi 1.5. Margin 3 2,5 2,5 2,5
•
Spasi Antara judul dan isi, diberi jarak 1 spasi. Antara sub bab 1 dan 2 juga diberi jarak 1 kali spasi.
•
Cover Design kreativitas panitia. Terdapat : nama kegiatan (sama dengan judul dibagian utama proposal), logo HIMATEKK, logo jurusan, lambang ITS, ITS 52 dan logo Arek ITS CAK.
•
Header footer Design kreativitas panitia.
C. Keterangan tiap BAB : ISI PROPOSAL 3. Latar Belakang Berisi pengantar yang disampaikan untuk memberikan gambaran tentang sesuatu yang di-proposal-kan. Singkat, jelas, tepat sasaran, dan mudah dipahami. Maksimal 3 paragraf. 4. Tujuan Berisi tujuan diadakannya kegiatan. Jika lebih dari 1, maka dibuat poin.
5. Tema Berisi tema dari kegiatan yang akan diselenggarakan. ditulis pada baris baru, center, italic, dan Capitalize Each Word. 6. Pelaksanaan Berisi hari, tanggal, waktu, serta tempat dilaksanakannya kegiatan. 7. Bentuk Kegiatan Berisi tentang sifat, jenis kegiatan yang akan dilaksanakan, misal : • Materi indoor/outdoor • Simulasi • Seminar 8. Sasaran/Peserta Berisi pihak yang dikenai kegiatan. 9. Susunan Panitia Berisi susunan panitia penyelenggara kegiatan 10. Anggaran Dana Berisi rencana anggaran untuk menyelenggarakan suatu kegiatan : Pemasukan : memuat dari mana sumber biaya dan besarnya anggaran yang diperoleh. Pengeluaran : memuat pos-pos pengeluaran dan besarnya anggaran yang dikeluarkan.
Format dari FINANCE HEAD. 11. Susunan Acara Berisi rangkaian kegiatan yang direncanakan dari awal acara hingga akhir acara. Supaya lebih rapi, dibuat dalam bentuk tabel. Berisi : Waktu( hari/tanggal&jam), Kegiatan, PJ Kegiatan 12. Penutup Berisi harapan dari penyelenggara agar kegiatan dapat berjalan dengan baik dan sukses 13. Lembar Pengesahan Juga berisi nomor proposal yg sama dengan nomer surat rekomendasi kegiatan.
SOP SURAT KELUAR
Kode Surat Nomor surat
Nomor Lampiran
Nama Kegiatan Bulan
: __ / __ /__/ __/HIMATEKK/__/____ : (jika ada) Perihal
Tahun
:
Departemen
1x1,15 spasi
Tanggal pembuatan surat 1x1,15 spasi
1x1,15 spasi
Yth. Jabatan
Jika tidak tahu nama, cukup ditulis jabatannya saja
(Nama yang dituju)
Dengan hormat, Sehubungan dengan akan diadakannya (nama kegiatan “BOLD” dan “ITALIC”) pada : hari / tanggal : tempat : waktu : maka kami selaku panitia ( nama kegiatan ) bermaksud untuk _ _ _ _ _ _ _ _ _ _sebagai penunjang terlaksananya kegiatan ini.
Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih. 1x1,5 spasi Hormat kami, 1x1,5 spasi Head of HIMATEKK FTI-ITS
Nama Head of HIMATEKK 2309(spasi)100(spasi)xxx
Chief of Committee
4x 1,5 spasi (atau sesuai dengan space yang ada)
Nama Ketua Pelaksana 23xx(spasi)100(spasi)xxx
Mengetahui , Koordinator Kemahasiswaan dan Kerja Praktik Jurusan Teknik Kimia FTI-ITS
Ir. Ignatius Gunardi, M.T. NIP. xxxxxxxx(spasi)xxxxxx(spasi)x(spasi)xxx
Contoh Keluar
Surat
(Peminjaman Tempat untuk suatu kegiatan : oleh tiap departemen) Nomor : 01/B/TFI/HIMATEKK/VIII/2013 Perihal : Peminjaman Tempat 16 Agustus 2011 Yth Prof. Dr. Ir. Tri Widjaja, M.Eng Kepala Jurusan Teknik Kimia FTI-ITS Dengan hormat, Sehubungan dengan akan diadakannya Training for Instructure (TFI) 2013 pada : hari / tanggal : Jumat / 24-25 Agustus 2013 tempat : E-401 dan E-402 waktu : 07.00 WIB – selesai maka kami selaku panitia Training for Trainer (TFT) 2011 bermaksud untuk meminjam Ruang E-401 dan E-402 sebagai penunjang terlaksananya kegiatan ini. Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Head of HIMATEKK FTI-ITS
Chief of Committee
Sudarsono 2310 100 060
Juan Firmansyah 2310 100 088
Mengetahui , Koordinator Kemahasiswaan dan Kerja Praktik Jurusan Teknik Kimia FTI-ITS
Ir. Ignatius Gunardi, M.T. NIP. 19611021 198603 1 001
TANDA TANGAN SURAT Untuk kegiatan yang menjadi tanggung jawab HIMATEKK secara penuh (misal : SK, Rekomendasi, AdHoc) 1. Intern : General Secretary dan Head of HIMATEKK FTIITS Contoh : Surat undangan untuk LMJ 2. Ekstern : General Secretary dan Head of HIMATEKK FTIITS Contoh : Surat undangan untuk Dosen, karyawan, Jurusan lain ataupun Institusi lain Untuk kegiatan Departemen Intern (untuk warga) dan ekstern : HOD dan Head of HIMATEKK FTI-ITS Contoh : Rapat koordinasi dengan Unit dan Club Untuk kegiatan Kepanitiaan 1. Intern (tanpa persetujuan birokrasi) Chief of Committe dan Head of HIMATEKK FTI-ITS Ditujukan pada warga(LMJ) Ketua panitia+ Ka. HIMA Contoh : Chemical Games (CG)
Peminjaman tandu ke KSR 2. Ekstern : Ketua Pelaksana, Ketua HIMATEKK FTI-ITS, disetujui oleh Ka. Jurusan, dst (sesuai keperluan) Contoh : Chemical Engineering Competition (CEC), Study Excursion (SE) Untuk Rekomendasi Kegiatan ke PR I ITS Ketua Pelaksana + Ketua HIMATEKK FTI-ITS + Disetujui oleh Ka. Jurusan + Pembantu Dekan FTI-ITS Untuk Rekomendasi Kegiatan ke Jurusan Teknik Kimia FTI-ITS Chief of Committe + Head of HIMATEKK FTI-ITS
KETERANGAN
• • •
•
•
u
Untuk urutan Tanda tangan dari kanan ke kiri untuk selanjutnya kembali lagi dari kanan ke kekiri Jika Surat membutuhkan Space banyak, diusahakan tetap satu lembar (tanpa lampiran), sehingga jarak spasinya kondisional sesuai dengan kebutuhan. Untuk surat, menggunakan KOP HIMATEKK beralamat. Jika surat lebih dari 1 halaman (terdapat lampiran), untuk halaman selanjutnya menggunakan KOP HIMATEKK NON ALAMAT. Pada lampiran tersebut tetap ditulis nomor suratnya (format normal) Untuk SURAT/PROPOSAL/LPJ menggunakan margin : * atas : 3 cm * bawah : 2,5 cm * kiri : 2,5 cm * kanan : 2,5 cm Untuk penggunaan bahasa, bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris, o Jika surat, proposal, LPJ, sertifikat hanya membutuhkan tanda tangan dalam lingkup jurusan, boleh menggunakan bahasa inggris, seperti : “ Head of HIMATEKK” , “Chief of Commite”, dll. o Jika surat, proposal, LPJ, sertifikat membutuhkan tanda tangan dalam lingkup sampai di luar jurusan, pihak dekanat dan ITS, maka bahasa yang digunakan adalah bahasa indonesia, seperti : “Ketua HIMATEKK” , “ Ketua Pelaksana”, dll.
Kode Kode Kode Kode Kode Kode Kode Kode
A B P L S TAP KPTS
: : : : : : :
Internal (Anggota HIMATEKK/mahasiswa TEKNIK KIMIA) Eksternal (selain mahasiswa TEKKIM, termasuk dosen dan karyawan) Proposal = Surat Rekomendasi Kegiatan LPJ Sertifikat Ketetapan Keputusan
Untuk Kegiatan yang melibatkan mahasiswa ITS
Menggunakan Dana IKOMA, SPP/DPP maupun Sponsor
Sekretaris Departemen/ Divisi LEWAT BAAK (Bag. Kemahasiswaan) (PAK YERI) LEWAT REKTORAT (Lt. 3 Bag. FTI) (PAK TONI)
SETUJUI PD FTI-ITS ACC HEAD OF HIMATEKK ITS SETUJUI KAJUR TEKKIM ITS
Koordinator Kemahasiswaan (TKK Jurusan)
General Secretary / Vice of General Secretary PROPOSAL & SURAT REKOMENDASI KEGIATAN
Panitia (Kamjin/ Sekretaris)
SETUJUI BPKHA
Untuk Kegiatan yang hanya melibatkan mahasiswa tingkat Jurusan Teknik Kimia
Untuk Kegiatan yang melibatkan mahasiswa (pihak) Luar ITS
Menggunakan Dana IKOMA, SPP/DPP maupun Sponsor
Sekretaris Departemen/ Divisi LEWAT BAAK (Bag. Kemahasiswaan) (PAK YERI) LEWAT REKTORAT (Lt. 3 Bag. FTI) (PAK TONI)
SETUJUI PD FTI-ITS ACC HEAD OF HIMATEKK ITS SETUJUI KAJUR TEKKIM ITS
Koordinator Kemahasiswaan (TKK Jurusan)
General Secretary / Vice of General Secretary PROPOSAL & SURAT REKOMENDASI KEGIATAN
Panitia (Kamjin/ Sekretaris) SETUJUI PR 1 ITS
Hanya Menggunakan Dana Jurusan ACC HEAD OF HIMATEKK ITS SETUJUI KAJUR TEKKIM ITS
Koordinator Kemahasiswaan (TKK Jurusan)
General Secretary / Vice of General Secretary Sekretaris Departemen/ Divisi PROPOSAL & SURAT REKOMENDASI KEGIATAN
Panitia (Kamjin/ Sekretaris)
Panitia (KAMJIN)
DISETUJUI PR1 ITS