GARIS-GARIS BESAR PROGRAM KERJA HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA (HIMATEKK) FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER PERIODE 2013/2014
I.
Pendahuluan Pada hakikatnya organisasi adalah suatu bentuk struktur dan proses kelompok yang
bekerjasama dan membagi tugas diantara anggotanya, menetapkan hubungan dan menyatukan aktifitas-aktifitas ke arah tujuan bersama secara rasional. Hal ini ditunjukkan dengan kesamaan dari visi, misi dan tujuan yang telah disepakati mengarah untuk memenuhi kebutuhan dan memfasilitasi dari pengembangan sumber daya di sekitar organisasi, serta selalu mengupayakan nilai
profesional,
solidaritas,
sinergis, harmonis
dan
keterbukaan
dalam
menjalan
keorganisasiannya. Oleh karena itu, suatu organisasi akan selalu dituntut untuk mampu memfasilitasi dan memenuhi dinamisasi pengembangan kompetensi anggotanya. Dalam konteks kemahasiswaan, organisasi
kemahasiswaan hadir
sebagai
tempat
dalam menimba
dan
mengaktualisasikan kemampuan serta kompetensi yang dimiliki, sehingga mampu berperan dalam almamater, masyarakat, bangsa dan negara, guna menjawab Peran dan Fungsi Mahasiswa serta sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Cita-cita besar dalam membangun semangat mengabdi harus
senantiasa tertanam seiring dengan perjalanan seorang memasuki dunia
keorganisasian yang dinamis dan penuh dengan upaya sinergisitas. HIMATEKK FTI-ITS merupakan organisasi yang dibentuk guna memfasilitasi dan mengembangkan potensi kemahasiswaan di Jurusan Teknik Kimia FTI-ITS berdasarkan aspirasi yang diterima dari segenap elemen stakeholder. Dengan acuan seperti itu, upaya untuk membentuk mahasiswa yang berkompeten dan berkualitas serta mempersiapkan mahasisiswa Teknik Kimia FTI-ITS dalam menjawab tuntutan global pasca kampus, akan senantiasa di jadikan arah yang tepat dalam pengembangannya. Sebagai organisasi institusi pendidikan, seolah HIMATEKK FTI-ITS juga harus mampu untuk mengakselerasikan dunia keorganisasian dengan sinergisitas pendidikan moral dan pencapaian prestasi yang membanggakan bagi anggotanya. Sehingga mampu membenahi paradigma keorganisasian di kampus yang cenderung membatasi Mahasiswa untuk mengenal lebih jauh tentang pendidikan dan keprofesiannya.
Dalam landasan keorganisasian HIMATEKK FTI-ITS terdapat empat poin aspek dasar yang tercantum dalam visi dan dijabarkan dalam misi HIMATEKK FTI-ITS, yakni profesional, berpondasi kuat,
bermanfaat
dan
dapat
dibanggakan.
Keempat
poin
tersebut
dijadikan
acuan
mengembangkan keorganisasian HIMATEKK FTI-ITS sehingga mampu menyatukan langkah dalam pengembangan yang berkesinambungan serta dipahami dan dimengerti oleh setiap elemen dari
stakeholder HIMATEKK FTI-ITS. Mewujudkan cita-cita besar yang tercermin dari visi misi HIMATEKK FTI-ITS memang memerlukan waktu dan proses yang lama, namun dengan semangat profesionalitas, sinergi dan harmonis serta menjunjung azas kekeluarga, HIMATEKK FTI-ITS akan mampu menggapai cita-cita tersebut. Suatu rencana jangka panjang Organisasi tentu terbentuk dari mimpi-mimpi mulia dari setiap orang yang berkecimpung di dalamnya, perlunya memperkokoh kondisi internal dan eksternal dalam menggapai tujuan yang mulia tersebut dengan membentuk HIMATEKK FTI-ITS yang sinergis dalam hamonisasi. Dalam mengarahkan kinerja HIMATEKK FTI-ITS periode 2013/2014 dan mencitrakan positif organisasi di eksternal, penting mengawali proses perumusan dalam Garis-Garis Besar Program Kerja sebagai arahan yang strategis yang diselaraskan dengan Garis-Garis Besar Haluan Kerja dalam melanjutkan proses pembangunan dan pencapaian visi misi HIMATEKK FTI-ITS jauh lebih baik.
II.
Analisa Kondisi Organisasi
II.1. Bidang Internal Selama perkembangannya HIMATEKK FTI-ITS memiliki dinamika struktur kepengurusan dan manajemen organisasi yang kian membaik, melengkapi dari kekurangan tahun-tahun sebelumnya. Namun, akan tetapi masih ada beberapa hal yang semestinya diperbaiki terkait dengan kepengurusan HIMATEKK FTI-ITS 2012/2013 yang merupakan generasi kelima yang merasakan semangat Transformasi dari HIMATEKK FTI-ITS sebelumnya. Adapun dari beberapa kebijakan yang dikeluarkan oleh Vice Head of HIMATEKK sudah cukup terlaksana dengan baik, semisal untuk Performance Appraisal (PA) untuk menilai kinerja pengurus telah terlaksana dengan pemberian raport staff di kepengurusan ini.
Namun, ada hal yang kurang dari
kebijakan dalam pengaturan jadwal pada pelaksanaan program yagn
kerja HIMATEKK FTI-ITS
seyogynya disinergisitaskan baik antar departemen ataupun di bagian
Keluarga
Mahasiswa Teknik Kimia, sehingga tidak terciptanya rasa �menganaktirikan� salah satu pihak, serta tidak adanya program kerja yang menumpuk dalam pelaksanaan sehingga terlihat tidak kondusif, kurang berkualitas dan
persiapan yang minim. Selain itu kedekatan Vice Head of HIMATEKK perlu ditingkatkan sehingga penilaian serta penjagaan
motivasi tidak
hanya dilakukan
dalam subjektivitas semata.
Kesekretariatan yang rapi mampu mencitrakan positif dari kondisi internal HIMATEKK FTI-ITS, sejauh ini HIMATEKK FTI-ITS telah membentuk dan mengevaluasi pelaksanaan SOP dari segala kegiatan di
HIMATEKK FTI-ITS, transparansi dan publikasi yang baik menjadikan proses
Administrasi tidak kalah teratur. Namun beberapa hal yang perlu dievaluasi adalah terkait konsistensi pengurus dalam mematuhi SOP dalam menjalani kegiatan di kantor HIMATEKK FTIITS, masih seringnya kondisi ruang penerima tamu kotor dan tidak kondusif dalam menerima kunjungan. Terkait dengan administrasi, terkadang pada pengaturan dalam peminjaman tempat dan sarana lain mengalami kesulitan, namun HIMATEKK FTI-ITS kepengurusan ini memiliki tempat yang di hibahkan oleh Jurusan untuk pelaksanaan kerjanya sehingga sedikit terbantu dalam penyediaan tempat. Dalam pelaksanaan kinerja pengurus HIMATEKK FTI-ITS cenderung kurang memiliki kedekatan terhadap satu sama lainnya di organisasi, kurangnya upaya pengawalan terhadap kondisi staff menjadi hal penting yang seharusnya dibenahi. Transfer ilmu seakan penting untuk dilaksanakan untuk membagikan pengalaman terkait dengan dasar keorganisasian yagn hanya diketahui dan dipahami oleh segelintir pengurus dan dalam menyikapi problematika dari pelaksanaan program kerja, selain itu kurang kerjasamanya antar departemen seolah melunturkan semangat sense of belonging HIMATEKK FTI-ITS, bukan kepada Departemennya saja, hal ini penting dibenahi dengan mengutamakan konsep sinergi dalam harmonisasi. Banyak program kerja yang ditawarkan dalam kepengurusan ini, baik program kerja kecil yang membutuhkan effort besar namun hasil kurang maksimal ataupun program kerja besar yang digunakan untuk
membrandingkan HIMATEKK FTI-ITS. Fokusan yang ditawarkan pada
kepengurusan ini adalah terkait dengan internasionalisasi keilmiahan, pengembangan sosial masyarakat dan pencitraan serta branding melalui kegiatan bertaraf Nasional dan Internasional. Dengan cara seperti itu mampu untuk meningkatkan rasa kebanggaan terhadap HIMATEKK FTIITS. Namun banyaknya proker di HIMATEKK FTI-ITS saat ini seakan tidak mendapatkan partisipasi yang signifikan dari
elemen warga Teknik Kimia FTI-ITS, sehingga seolah saja terlihat
kebermanfaatannya. Hal seperti inilah yang penting untuk ditinjau dan disikapi terkait keefektifan HIMATEKK FTI-ITS dalam menjawab tujuan organisasi dan memfasilitasi Mahasiswa dalam segala bentuk pengembangannya.
II.2. Bidang Eksternal Hubungan HIMATEKK FTI-ITS dengan eksternal organisasi telah mengalami peningkatan dari tahun-tahun kepengurusan sebelumnya. Hal ini ditunjukkan dengan persebaran kader-kader HIMATEKK FTI-ITS yang semakin merata untuk mengabdi dan berkontribusi di organisasi di KM ITS. Namun, kendala yang dialami dari persebaran ini terletak pada kurang sinkronnya antara iklim akademik dengan kondisi kegiatan yang menuntun kader HIMATEKK FTI-ITS untuk intens hadir, sehingga terkadang sedikit banyak mempengaruhi dari kinerja kader yang menjadi pengurus di suatu ormawa di KM ITS. Selain itu, hubungan yang dijalin dengan ormawa lain baik di ITS atau luar ITS sudah mengalami perbaikan, ini dibuktikan dengan semakin meningkatnya ormawa yang juga bersilaturahmi dengan HIMATEKK FTI-ITS
serta membahas permasalahan dan studi
komparasi terkait dinamika kemahasiswaan. Namun penting dipikirkan bahwa sampai saat ini HIMATEKK FTI-ITS masih belum mampu mengirimkan kader yang mampu memimpin dan memperbaiki kondisi organisasi yang mengkoordinasi kegiatan keprofesian Teknik Kimia, yakni BKKMTKI, sehingga sampai saat ini, organisasi tersebut belum mampu berdampak signifikan terhadap keberadaannya. Menjadi bagian dari sistem keorganisasian yang lebih kompleks, menuntut HIMATEKK FTI-ITS mampu untuk mensupport baik dalam pelaksanaan program pengembangan kepada mahasiswa ataupun melakukan dukungan massa. Sejauh ini, HIMATEKK FTI-ITS masih mencoba untuk mensinergisitaskan terkait pengembangan kemahasiswaan, terutama untuk bidang sosial kemasyarakatan kepada BEM FTI dan untuk mensupport dalam kritisasi kebijakan (agitasi dan propaganda) dalam ranah sosial politik BEM ITS. Namun, saat ini pun untuk pelaksanaan terkait pengembangan keluar, HIMATEKK FTI-ITS belum memiliki dukungan dari warganya sehingga pelaksanaan menjadi sedikit terhambat. Tidak hanya pada pengembangan yang mengarah di luar Jurusan, pengembangan yang dilakukan HIMATEKK FTI-ITS di dalam juga terkendala untuk meningkatkan atau menarik antusiasme warga Teknik Kimia FTI-ITS terhadap program kerja HIMATEKK FTI-ITS. Untuk hubungan dengan alumni, HIMATEKK FTI-ITS telah mampu untuk menjalin silaturahmi dan meminta usulan-usulan terkait pengembangan yang lebih dinamis, serta mampu disinergikan dengan keinginan birokrasi dan mahasiswa terkait objek pengembangan.
III.
Struktur Organisasi HIMATEKK FTI-ITS 2013/2014 HEAD OF HIMATEKK
VICE HEAD OF HIMATEKK
GENERAL SECRETARY
FINANCE HEAD
VICE OF GENERAL SECRETARY
UNIT
EMISION
SRD
STALDEV TRAINING SECTION FORMING CADRESS SECTION
RnT
INTERNAL TALENT SECTION CLUB DEVELOPMENT SECTION
ESP
ENDEV
COMDEV
PRC
SOSDEV
EDUCATION SECTION
FUND RISING SECTION
COMMUNICATION SECTION
STUDENT PROSPERIY SECTION
BUSSINESS DEVELOPMENT SECTION
PUBLIC RELATION SECTION
CLUB
Keterangan Departemen
IV.
•
SRD
: Student Resources Development Department
•
STALDEV
: Student Talent Development Department
•
RnT
: Research and Technology Department
•
ESP
: Education and Student Prosperity Department
•
ENDEV
: Entrepeneurship Development Department
•
COMDEV
: Competency Development Department
•
PRC
: Public Relation and Communication Department
•
SOSDEV
: Social Development Department
•
EMISION
: Event Management Division
Arahan dan Kebijakan IV.1.
Bidang Internal Organisasi
1. Membantu Head of HIMATEKK FTI-ITS dalam melaksanakan optimalisasi fungsi kontrol dan penjagaan performa organisasi.
2. Mengoordinasi pelaksanaan evaluasi kinerja HIMATEKK FTI-ITS setiap empat bulan sekali. 3. Mendesain,
menyelenggarakan
dan
mengontrol
program
pembekalan
keorganisasian, manajerial softskill dan penjagaan motivasi pengurus. 4. Membuat kebijakan sinergisitas keteraturan dan keseimbangan kerja antar dan intra Departemen, maupun HIMATEKK FTI-ITS dengan unit. 5. Menciptakan
suasana
kerja yang
harmonis,
sinergis
dan
nyaman
dalam
mengoptimalkan kinerja pengurus. IV.2.
Bidang Kesekretariatan dan Administrasi
1. Membuat dan mengevaluasi kebijakan pemeliharaan kantor HIMATEKK FTI-ITS. 2. Memeliharaan kantor dan inventaris HIMATEKK FTI-ITS secara teratur. 3. Melakukan inventarisasi, pengadaan, dan penggantian barang yang dibutuhkan kantor HIMATEKK FTI-ITS. 4. Bertanggung jawab atas dokumen dan arsip. 5. Melakukan koordinasi antar departemen dan divisi dalam pengadaan laporan evaluasi HIMATEKK FTI-ITS. 6. Berkoordinasi dengan Finance Head untuk membuat acuan standar administrasi dan keuangan. 7. Berkoordinasi
dengan sekretaris
departemen dan divisi dalam
pengaturan
administrasi di departemen. IV.3.
Bidang Keuangan
1. Membuat kebijakan bersama Head of HIMATEKK mengenai pengelolaan dan stabilitas sistem keuangan HIMATEKK FTI-ITS. 2. Bertanggung jawab dan transparan atas pengeluaran dan pemasukan yang berhubungan dengan kas HIMATEKK FTI-ITS. 3. Mengkoordinasi dalam membuat dan melaksanakan acuan standar pelaksanaan administrasi dan keuangan HIMATEKK FTI-ITS dengan General Secretary. 4. Mengkoordinasi pemasukan dan pengeluaran dana Departemen dan Divisi serta kontroling bendahara kegiatan dalam penyusunan laporan pra dan pasca kegiatan dengan sekertaris departemen dan divisi. 5. Mengkoordinasikan upaya meningkatkan
pemasukan kas HIMATEKK FTI-ITS
dengan bidang Kewirausahaan. 6. Mengevaluasi dan melaporkan secara umum kondisi keuangan HIMATEKK FTI-ITS setiap 1 bulan sekali kepada Head of HIMATEKK.
IV.4.
Bidang Pengembangan Sumber Daya Mahasiswa
1. Mempersiapkan, mendesain dan menyelenggarakan kaderisasi ideal, dinamis serta kondusif untuk mahasiswa baru Teknik Kimia FTI-ITS sesuai pola pengembangan sumber daya mahasiswa dengan pertimbangan analisa kebutuhan stake holder dan wawasan Teknik Kimia. 2. Memetakan dan mendukung secara intensif persebaran dan pemberdayaan kaderkader HIMATEKK FTI-ITS di KM ITS. 3. Mengevaluasi serta mensosialisasi penyesuaian PPSDM Teknik Kimia dengan HDPSDM. 4. Mendesain dan melaksanakan pelatihan berkualitas sebagai pembekalan anggota HIMATEKK FTI-ITS dalam aktualisasi pengembangan kepemimpinan, manajerial dan komunikasi yang relevan dan dinamis. 5. Menyelenggarakan Suksesi Raya di akhir kepengurusan HIMATEKK FTI-ITS. IV.5.
Bidang Minat Bakat
1. Mengkoordinasi terkait kesepakatan pelaksanaan club di HIMATEKK FTI-ITS demi terciptanya sinergisitas dan harmonisasi antar lembaga. 2. Mengkontrol, mendorong, serta mengoptimalkan fasilitas club di HIMATEKK FTI-ITS dalam berkembang dan berprestasi. 3. Mengkoordinasi dan menjaga harmonisasi club-club di HIMATEKK FTI-ITS dengan LMB dan UKM di ITS dalam penyelenggaraan kegiatan minat bakat. 4. Mengupayakan perbaikan fasilitas dan pengadaan fasilitas penunjang dari minat dan bakat. 5. Menyelenggarakan kegiatan penyaluran dan pengembangan budaya minat bakat dalam peningkatan prestasi, harmonisasi serta kekeluargaan di Teknik Kimia FTIITS. 6. Mendelegasikan dan mengapresiasi kader Teknik Kimia FTI-ITS dalam kegiatan minat dan bakat baik dalam lingkup ITS maupun luar ITS. IV.6.
Bidang Keilmiahan
1. Menguatkan budaya ilmiah di lingkungan Teknik Kimia FTI-ITS melalui kegiatan yang berbasis pengembangan keilmiahan. 2. Mengoptimalkan forum diskusi ilmiah di mahasiswa Teknik Kimia FTI-ITS sebagai fasiltas penunjang pada peningkatan pola pikir ilmiah yang kondusif.
3. Memfasilitasi dan menumbuhkembangkan kualitas potensi riset serta kreativitas mahasiswa Teknik Kimia FTI-ITS dikolaborasikan dengan aplikasi teknologi serta mempersiapkan menuju Mahasiswa berprestasi. 4. Membuat dan mengevaluasi pelaksanaan alur pola pengembangan dan kaderisasi keilmiahan Teknik Kimia terkait menjaga kesinergisitasan pembinaan dan prestasi. 5. Mendokumentasikan karya ilmiah serta mengapresiasikan prestasi mahasiswa Teknik kimia FTI-ITS di bidang keilmiahan. 6. Mengevaluasi dan mengembangkan keilmiahan Teknik Kimia untuk menuju kancah internasional. IV.7.
Bidang Kesejahteraan Mahasiswa
1. Menghimpun database seluruh mahasiswa aktif di Teknik Kimia FTI-ITS. 2. Mengoptimalkan potensi serta informasi dalam sosialisasi terkait beasiswa dan kemahasiswaan. 3. Memfasilitasi mahasiswa Teknik Kimia FTI-ITS dalam menyelesaikan permasalahan finansial serta proses advokasi dan pengajuan beasiswa baik institusional maupun non institusional. 4. Mengupayakan
dalam
pengotimalan
penggunaan
dan
keberadaan
fasilitas
penunjang aktivitas kemahasiswaan di Jurusan Teknik Kimia FTI-ITS. IV.8.
Bidang Pendidikan
1. Melakukan kegiatan diskusi dan pengawalan terkait perkembangan kondisi akademik, termasuk kurikulum akademik dan kemahasiswaan Teknik Kimia FTI-ITS. 2. Menyelenggarakan kegiatan
peningkatkan prestasi
akademik dan wawasan
mahasiswa Teknik Kimia FTI-ITS dalam peningkatan iklim akademik yang kondusif. 3. Memantau secara informal perkembangan akademik dan wawasan mahasiswa khususnya dalam tahap persiapan serta mengapresiasi mahasiswa terkait prestasi di bidang akademik. 4. Menginformasikan terkait sistem akademik bagi seluruh mahasiswa di Teknik Kimia FTI-ITS dalam bentuk nyata. IV.9.
Bidang Keprofesian 1. Memfasilitasi
pengembangan
wawasan
seluas-luasnya
mengenai
lingkup
keprofesian Teknik Kimia kepada mahasiswa Teknik Kimia FTI-ITS. 2. Mendesain dan menyelenggarakan program kerja keprofesian secara terarah sesuai dengan kurikulum keprofesian kepada Mahasiswa Teknik Kimia FTI-ITS 3. Mengevaluasi dan mengimplementasi kurikulum keprofesian.
IV.10.
Bidang Kewirausahaan
1. Mendesain dan menyelenggarakan pelatihan dan seminar berbasis wirausaha dalam meningkatkan wawasan kewirausahaan di Teknik Kimia FTI-ITS. 2. Mengembangkan
dan
memfasilitasi
kemampuan
kewirausahaan
yang
disinergisitaskan dengan elemen stakeholder secara kontinu. 3. Menginfokan dan mempublikasi dalam forum diskusi terkait kompetisi dan pengembangan kewirausahaan yang lebih komprehensif.
4. Menjaga stabilitas keuangan HIMATEKK FTI-ITS melalui kegiatan yang berbasis profit oriented dalam menambah income HIMATEKK FTI-ITS dan dikoordinasikan dengan Finance Head. IV.11.
Bidang Hubungan Luar
1. Membina hubungan harmonis serta citra positif dengan ormawa internal KM ITS, eksternal KM ITS dan BKKMTKI dalam mengoptimalkan silturahmi yang saling bermanfaat terutama dalam memenuhi kebutuhan Mahasiswa Teknik Kimia FTI-ITS. 2. Membina harmonisasi berazaskan kekeluargaan dan keterbukaan dalam sinergisitas kerjasama HIMATEKK FTI-ITS dengan stakeholder dan shareholder. 3. Melakukan pengawalan terkait kegiatan besar eksternal yang dilakukan oleh lembaga khusus dan disinergisitaskan dengan branding HIMATEKK FTI-ITS dan Teknik Kimia FTI-ITS. IV.12.
Bidang Pengabdian Masyarakat
1. Menumbuhkan kembangkan kepekaan dan kepedulian Mahasiswa Teknik Kimia FTIITS melalui pendekatan kegiatan sosial dan lingkungan. 2. Mendelegasikan dan orientasi kegiatan berbasis aplikasi keilmuan Teknik Kimia serta disinergikan dinamisasi pengembangan sosial masyarakat KM ITS. 3. Mengevaluasi, menyusun dan melaksanakan konsep penerapan aplikasi teknologi jangka
panjang dan berkelanjutan untuk kesejahterakan masyarakat dengan
implementasi nyata pengembangan keilmiahan. IV.13.
Bidang Komunikasi dan Informasi
1. Mengoptimalkan media informasi dalam memberikan apresiasi mahasiswa, informasi luas, tepat dan cepat terkait kebutuhan mahasiswa Teknik Kimia FTI-ITS dan pengenalan HIMATEKK FTI-ITS. 2. Memfasilitasi
mahasiswa
Teknik
Kimia
menyebarkan informasi serta publikasi.
FTI-ITS
dalam
memberikan
dan
3. Mengoptimalkan dalam penginfoan terkait isu-isu kekinian dan permasalahan yang terjadi baik di ITS ataupun luar ITS. 4. Menjalin harmonisasi hubungan dan koordinasi elemen yang bergerak dalam pengembangan media informasi.
V.
Penutup Garis-Garis Besar Program Kerja (GBPK) HIMATEKK FTI-ITS ini disusun guna memberikan arahan serta kebijakan dalam segala bentuk dinamika kemahasiswaan dan mekanisme kinerja yang dilaksanakan di HIMATEKK FTI-ITS ke depan. GBPK ini telah disusun dan disesuaikan dengan arah dan kebijakan dalam GBHK sehingga mampu merepresentasikan analisa dan pertimbangan kondisi saat ini dan menjadi pandangan dalam pengembangan organisasi menuju pencapaian visi misi HIMATEKK FTI-ITS.