Grote fraude bij VvE's

WEER GROTE FRAUDES BIJ VVE’S Door: drs. Maarten den Ouden

U vertrouwt uw VvE-beheerder of penningmeester toch ook?

Misschien heeft u de uitzending van het programma “Opgelicht” van 21 januari jl. gezien? 1

Presentator Jaap Jongbloed doet daarin uit de doeken hoe Frans van Kaauwen (van ‘Van Kaauwen Vastgoedmanagement’, een ‘professionele’ VvE-beheerder) er vandoor is gegaan met de banktegoeden van VvE’s in Amsterdam en Limburg. Wat kunt u doen om zeker te stellen dat uw VvE niet plotseling wordt geconfronteerd met een lege bankrekening?

Vertrouwen Natuurlijk vertrouwt u uw VvE-beheerder. Of -als uw VvE de administratie in eigen hand houdt- de penningmeester en de voorzitter. Als de leden geen vertrouwen hadden gehad in beheerder of bestuur, dan hadden ze immers wel een andere beheerder of een ander bestuur gekozen. Vertrouwen is een basisvoorwaarde. Maar vertrouwen alleen is niet genoeg: de controle moet ook goed geregeld zijn én de organisatie van betalingen moet degelijk zijn.

Controle Natuurlijk is het essentieel dat de kascommissie jaarlijks goed de jaarrekening van de VvE controleert én daarbij dus ook vaststelt dat het geld van de VvE daadwerkelijk op de bankrekening aanwezig is. Dat klinkt logisch maar ik kom nog (te) vaak tegen dat een kascommissie alleen in de VvE-administratie kijkt en niet op het bankafschrift. Of dat een kascommissie genoegen neemt met een download van de bankgegevens in Excel – die bankgegevens kunnen heel eenvoudig gemanipuleerd worden. Is een kopie van het bankafschrift genoeg ‘bewijs’? Nee - met bijvoorbeeld Photoshop is het heel eenvoudig om een bedrag op het bankafschrift te wijzigen. Zoals gezegd: vertrouwen alleen is niet genoeg! Natuurlijk vertrouwt de kascommissie de kasbeheerder 2 ; maar de kascommissie heeft de wettelijke opdracht om te controleren of de cijfers kloppen en die controle moet goed gebeuren. Dus de commissie moet zelf het banksaldo vaststellen door middel van een origineel bankafschrift of door zelf (nadat de kasbeheerder heeft ingelogd in het digitale bankprogramma) op het beeldscherm te kijken.

Dit is een essentieel onderdeel van de jaarlijkse controle! In het algemeen is het uiteraard zaak dat de kascommissie weet

1 De uitzending is via internet nog te bekijken: https://opgelicht.avrotros.nl/uitzending/gemist/ 2 Met “kasbeheerder” bedoelen we hier degene die verantwoordelijk is voor de bankrekening. Dat kan zijn de VvE-beheerder, VvE-penningmeester of een ander bestuurslid.

BALKONBEGLAZING - TUINKAMERS - GLAZEN WANDSYSTEMEN - TERRASOVERKAPPINGEN - WINDSCHERMEN

Laat verkeers-, omgevingslawaai en de weersinvloeden uw plezier niet langer bepalen, maar creëer met Metalura

balkonbeglazing een comfortabele balkonkamer. Geniet van extra woonruimte waar u het hele jaar van profiteert,

zonder het contact met de buitenwereld te verliezen. Metalura denkt met u mee in de mogelijkheden en helpt u

graag om de benodigde toestemmingen te verkrijgen. Dat is een slimme kijk op het buitenleven!

Van Hennaertweg 2 - 2952 CA Alblasserdam - T. 088 13 30 430 - Ma t/m za 09.00 - 17.00 uur - WWW.METALURA.COM

met specialisten op het gebied van appartementsrecht, bouwrecht en huurrecht? Kennis maken

Neem contact op met mr. Kim Kroon of kijk op www.vantill.nl

telefoon +31(0)20 470 01 77 k.kroon@vantill.nl

wat en hoe gecontroleerd moet worden. In het boek de Kascommissiegids voor de VvE staat dat helder beschreven en deze gids bevat ook checklists voor de controle.

Is de organisatie van betalingen bij uw VvE goed geregeld? Een goed uitgevoerde jaarlijkse ‘kascon- trole’ is dus belangrijk (óók al vanwege de preventieve werking – de kasbeheerder die weet dat hij jaarlijks goed gecontroleerd wordt zal veel minder snel in de verleiding komen dan een kasbeheerder die weet dat de controle weinig voorstelt). Maar een goede organisatie kan ook veel schade voorkomen. U kunt eenvoudig nagaan of de betalings- organisatie binnen uw VvE solide: U stelt -bijvoorbeeld tijdens de ledenvergade- ring- de vraag: “Als de kasbeheerder morgen € 10.000 frauduleus naar zijn eigen bankrekening zou overmaken – wordt dat dan binnen een week ontdekt? (Zo ja, door wie en hoe dan?)” Veelal zal het antwoord “nee” zijn... Zelfs als u de vraag verandert – “wordt dat dan binnen twee maanden ontdekt?” – zal het antwoord vaak nee zijn. En daarmee is dan duidelijk dat de organi- satie van betalingen op een andere, betere manier geregeld moet worden!

Eenvoudige maatregelen Een betere, fraudebestendige betalingsor- ganisatie is helemaal niet moeilijk!

1. Zorg dat altijd een tweede persoon kan meekijken op de bankrekening. Dit werkt preventief én indien toch on- geautoriseerde betalingen worden ge- daan wordt dit snel ontdekt. De tweede persoon moet er wel een gewoonte van maken om bijvoorbeeld wekelijks even naar de mutaties te kijken. 2. Maak gebruik van de (gratis!) techni- sche mogelijkheden die banken bieden. Deze verschillen per bank. ABNAMRO bijvoorbeeld biedt de mogelijkheid om ‘alerts’ in te stellen: zo kan de VvE rege- len dat een tweede persoon per e-mail een bericht ontvangt indien een bedrag boven een bepaalde grens (dit kunt u zelf instellen) is afgeschreven. Of een alert dat waarschuwt indien het saldo onder een bepaalde grens komt. 3. Beperk de bevoegdheden van de kas- beheerder. Bij veel VvE’s kan de kas- beheerder een ongelimiteerd bedrag in één keer overschrijven. U moet zich afvragen of het nuttig is dat een kas- beheerder bijvoorbeeld € 50.000,- op één dag kan overmaken naar een ande- re bankrekening – zo heel vaak zal het immers niet nodig zijn om een dergelijk groot bedrag te betalen?

Deze maatregelen moeten niet alleen wor- den afgesproken, maar moeten vooral ook daadwerkelijk worden vastgelegd in de in- stellingen voor internet bankieren. Orga- niseer dat zo dat de kasbeheerder niet zelf de instellingen (alerts, limieten) kan wij- zigen; deze bevoegdheid moet dus bij ie- mand anders binnen het bestuur of binnen de VvE worden belegd.

Meer tips voor een goede betalingsorganisatie In Financiën van de VvE, gids voor bestuur- ders en appartementseigenaren vindt u meer tips. Daarbij ook tips om andere vor- men van fraude tegen te gaan!

Auteur:

drs. Maarten den Ouden is bedrijfseconoom en controleexpert. Meer informatie op www.kascommissiegids.nl.