Quick start user guide-Project manager FR by Anita Sempels

Guide utilisateur Chef de projet

WordbeeÂŠ 2015

Table des matières Avant-propos .............................................................................................................. 4 Préparer un projet ................................................................................................ 5 A) Se connecter à Wordbee ..................................................................................... 5 B) Création d’un fournisseur: .................................................................................... 6 1) Fournisseur interne ........................................................................................... 6 2) Fournisseur externe .......................................................................................... 9 3) Création d’un groupe de fournisseurs ............................................................. 13 C) Création d’un client ............................................................................................ 14 D) Création d’un profil de comptage de mots (wordcount profile) ........................... 16 Créer un projet : ................................................................................................. 18 A) Projet standard : ................................................................................................. 18 1) Compléter la page 'New project details' (détails du nouveau projet) ............... 19 2) Charger le(s) document(s) .............................................................................. 22 3) Intégrer des ressources linguistiques ............................................................. 26 4) Compter le nombre de mots ........................................................................... 28 5) Créer des jobs ................................................................................................ 30 6) Livrer le projet ................................................................................................. 37 B) Projet CoDyt ....................................................................................................... 38 1) Compléter les détails du projet. ...................................................................... 39 2) Intégrer des ressources linguistiques ............................................................. 41 3) Charger le(s) document(s) .............................................................................. 42 4) Créer des jobs ................................................................................................ 44 5) Vérifiez le statut de votre projet ...................................................................... 46 6) Finaliser un projet CoDyt ................................................................................ 47 L'interface de traduction ..................................................................................... 48 Comment débuter une traduction ? (dans un projet standard) ................................. 49 Les différentes sections et fenêtres qui composent l'interface de traduction : .......... 51 A) La section langue source ................................................................................... 51 B) La section langue cible....................................................................................... 52 C) La barre de statut ............................................................................................... 56

D) The navigation menu (menu de navigation) ....................................................... 59 E) La fenêtre : Translation Finder (aide à la traduction).......................................... 62 F) La fenêtre : Comments & Discussion (commentaires et explications)................ 63 G) La fenêtre : Quality Assurance (Assurance Qualité) .......................................... 63 H) La fenêtre : Segment Information (informations sur le segment) ....................... 63 I)

La fenêtre : Document Viewer (aperçu du document) ........................................ 63

Comment finaliser une traduction? (dans un projet standard) .................................. 64

Avant-propos Bienvenue sur Wordbee Translator. Ce document a été conçu pour vous aider à utiliser rapidement Worbee Translator. C'est pourquoi toutes les fonctionnalités n'y sont pas décrites, vous pouvez néanmoins les retrouver dans la rubrique Help située en haut à gauche de votre espace personnel de travail.

Préparer un projet

A) Se connecter à Wordbee La page d'accueil est disponible à l'adresse suivante: cliquez sur Login.

www.wordbee-translator.com

Vous êtes redirigé sur la page de connexion.

Après avoir entré votre identifiant de compte (Account ID), qui correspond au nom de votre société; votre identifiant utilisateur (User ID), et votre mot de passe (password), cliquez sur vous allez être redirigé vers la page d'accueil. Vous avez oublié mot de passe? Cliquez sur Forgot your password ? Vous aurez besoin de votre identifiant de compte (Account ID) et de votre identifiant utilisateur (User ID), pour avoir la possibilité de choisir un nouveau mot de passe.

B) Création d’un fournisseur: 1) Fournisseur interne Pour créer un fournisseur interne, suivez ces étapes : 

Cliquez sur l’onglet My company puis sur People & logins.



Cliquez sur Add new:

 

Entrez ici les informations du fournisseur et cochez la case ‘create a login’. Créez un login et mot de passe pour votre fournisseur et sélectionnez son profil. Vous allez pouvoir choisir entre 5 profils différents : -

Manager : Le Manager peut ajouter, supprimer et éditer toutes les données sans limitation. Cela inclus les pages projets, jobs, clients, fournisseurs, commandes, factures, ressources, et création de droits d’accès. Team leader : Le Team Leader gère les projets de traduction. Il/Elle a accès à tous les projets, jobs, commandes et mémoires de traduction mais ne peut pas ajouter ou supprimer d’utilisateurs. Worker : Le rôle principal du Worker est de traduire et de réviser. Le Worker a accès à ses jobs et peut voir les jobs d’autres traducteurs, lire les informations liées au projet et au client qui y est associé. Worker (limited) : Le Worker (limited) a accès à ses jobs uniquement. Inhouse client : Le client interne peut passer des commandes de traduction, communiquer avec l’équipe en charge de son projet et télécharger les fichiers traduits.



Cochez la case ‘Specify languages’ pour sélectionner les langues et tâches du fournisseur.



Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Save.



La page du fournisseur s’affiche avec l’ensemble des informations que vous avez renseignées. Si vous souhaitez à présent renseigner les prix pratiqués par le fournisseur, il vous suffira de cliquer sur l’icône en forme de crayon.



La page suivante apparaît :



Entrez le prix au mot pratiqué par le fournisseur (ou le prix par caractère, ligne, page, etc.) puis cliquez sur Ok.

2) Fournisseur externe Pour créer un fournisseur externe, suivez ces étapes : 

Cliquez sur l’onglet Suppliers de votre plateforme puis cliquez sur New Supplier.

 

Une nouvelle page fournisseur s’affiche alors. Sur cette page, vous devez remplir les champs obligatoires (nom et adresse) et cochez la case ‘create a login’.



Créez un login et mot de passe à votre fournisseur et sélectionnez son profil. Vous allez pouvoir choisir entre 3 profils différents :

External worker : Le travailleur externe est une personne qui vous fournit un service qui peut être de la traduction, de la révision, ou de la relecture. Il



peut s’agir d’un traducteur freelance, d’une agence, ou de n’importe qu’elle personne vous fournissant un service. Il/elle peut avoir accès à ses jobs et a certaines informations concernant le projet et le client. External worker (limited) : Le travailleur externe (limité) a accès à ses jobs uniquement. External manager : Le profil de manager externe va être utile si vous avez créé des accès à différents membres d’une même société. Vous pourriez sélectionner ce profil pour votre principale personne de contacte afin que lorsque vous assignerez une tâche à cette société la personne désignez comme manager externe puisse la réassigner à un membre de son équipe.

Enfin, cliquez sur Save pour accéder à l’étape suivante qui consiste à renseigner les langues, tâches et prix pratiqués par le fournisseur.

Note : Une fois le login et le mot de passe créés, vous devez les communiquer à votre fournisseur.

Vous atteignez la page suivante :



Ici, vous allez pouvoir donner un nom de référence à la liste de prix de votre fournisseur, sélectionner une monnaie, et indiquer les remises pratiquées par ce dernier. Vous pourrez également renseigner d’autres informations comme un numéro de contacte par exemple.



Enfin, cliquez sur Save pour atteindre la dernière étape : renseigner les langues, tâches et prix pratiqués par le fournisseur.



Cliquez sur Add prices pour continuer :



Une fenêtre pop-up apparaît.



Sélectionnez la langue source et cible du fournisseur ainsi que le type de tâche qu’il peut réaliser (traduction, révision, etc.), et son prix par mot (ou par ligne, page, etc.).



Une fois les différents champs complétés, cliquez sur Add new et renouvelé l’opération si le fournisseur peut réaliser plusieurs tâches par exemple.

3) Création d’un groupe de fournisseurs Vous créé des groupes de fournisseurs quand vous souhaitez pouvoir envoyer un job à plusieurs personnes en même temps. Le principe est simple, vous envoyez le job à un ou plusieurs groupes de fournisseurs et la première personne qui répond favorablement à l’offre obtient le job. Pour créer un groupe de fournisseur, suivez ces étapes : 

Sur la page Suppliers de votre plateforme, cliquez sur Supplier groups, puis sur Add group:



Sur cette page, vous devez indiquer le nom du groupe et sélectionner le type de tâche réalisée par les fournisseurs (traduction, révision, relecture, etc.).



Une fois que vous cliquez sur OK, Wordbee va vous permettre d’ajouter des fournisseurs au groupe.



Cliquez sur Add suppliers et sélectionnez les fournisseurs.

Notez que vous pouvez ajouter des fournisseurs sans tenir compte de leur paire de langue. Lorsque vous assignerez un job à un groupe, Wordbee enverra le job uniquement aux personnes dont les langues correspondent.

C) Création d’un client Pour créer un client suivez ces étapes : 

Dirigez-vous sur l’onglet Clients de votre espace de travail, puis cliquez sur New client :

Vous accédez à une nouvelle page client où vous allez pouvoir entrer les informations de ce dernier. Seuls les champs suivis d’un astérisque sont obligatoires.

Si vous avez le portail client Wordbee, vous aurez la possibilité de cocher la case ‘create a login for this company’ pour permettre à vos clients d’accéder à des bons de commande personnalisés. Si vous cochez cette case vous allez pouvoir créer un login et mot de passe pour votre client afin qu’il puisse se connecter au portail et sélectionner son profil. Vous allez pouvoir choisir entre 3 profils différents :

External client: Le client externe est un client qui va passer des commandes de traduction, communiquer avec les équipes de traduction en charge de ses projets, et télécharger ses documents traduits ; tout cela via le portail client Wordbee. External manager: Le profil de manager externe va être utile si vous avez créé des accès à différents membres d’une même société. Vous pourriez sélectionner ce profil pour votre principale personne de contacte afin que lorsque vous assignerez une tâche à cette société la personne désignez comme manager externe puisse la réassigner à un membre de son équipe. External client & worker: Le profil de client et travailleur externe va permettre au client de passer des commandes de traduction via le portail client et de travailler sur ces projets, si le client souhaite faire la révision de ses documents par exemple.

Note : Une fois le login et mot de passe créés, vous devez les communiquer à votre client.



Enfin, cliquez sur Save pour enregistrer votre client.

D) Création d’un profil de comptage de mots (wordcount profile) Lorsque vous allez demander à Wordbee de faire un comptage de mots, le logiciel va compter le nombre de caractères, de mots, de segments et de répétitions présents dans le document à traduire. Si vous avez attaché une mémoire de traduction au projet, Wordbee va également pré-traduire le/les documents à partir de cette mémoire. Vous devez créer un profil de comptage de mots pour: (par exemple) -

Déterminer le pourcentage de correspondance avec la mémoire de traduction en dessous duquel Wordbee ne devrait pas pré-traduire.

Définir les intervalles de correspondance que vous souhaitez voir apparaître.

Décider de traduire par machine les textes qui n’auraient pas été pré-traduits avec la mémoire de traduction.

Pour créer un profil de comptage de mots, suivez ces étapes : 

Cliquez sur Settings au niveau de la barre de menu de votre espace de travail, puis sur Configure en face de Word Counting.



Sur la page suivante, vous trouvez la configuration par défaut, vous pouvez la modifier ou créer une nouvelle configuration en cliquant sur Add new.



La page suivante s’affiche :



Configurez votre profil de comptage de mots, puis cliquez sur Save pour l’enregistrer.

Créer un projet :

A) Projet standard : Vous créez un projet standard quand vous souhaitez traduire une série de documents longs et complexes; d'une ou plusieurs langues source, vers une ou plusieurs langues cibles. Ce sont des documents stables qui ne nécessiteront pas de régulières modifications, et qui vont être assignées à un seul traducteur. La création d'un projet standard se divise en six étapes :

1) Compléter la page 'New project details' (détails du nouveau projet)  Depuis la page d'accueil, cliquez sur la flèche déroulante à côté de Project.  Sélectionnez New Standard project

Note : Vous pouvez également créer un projet standard en cliquant sur New project au niveau de l'encadré Quick links de la page d'accueil, ou encore en cliquant sur l’onglet Project puis sur New project.  Vous devez à présent compléter la page concernant les détails du projet. Cette étape est toujours la première que vous devez réaliser. Les autres onglets ne sont pas accessibles tant que cette page n'est pas complétée.

Remarque sur les champs à remplir : 

Dans la section Details (détails) :

 Reference : Si vous ne donnez pas de nom au projet, Wordbee Translator lui assignera automatiquement une référence, composée de l'année en cours et d'un nombre séquentiel.   Price List : La liste de prix sera utilisée par Wordbee pour faire une estimation des coûts de traduction et créer un devis qui sera proposé à votre client. 

Dans la section Requirements (conditions à remplir) :

 Cliquez sur Preset from templates pour sélectionner un modèle de projet parmi ceux enregistrés.  Source language (langue source) : dans un projet standard il n’y a toujours qu’une seule langue source. Pour la sélectionner, cliquez sur le menu déroulant.  Target language(s) (langue(s) cible(s)) : dans un projet standard il peut y avoir une ou plusieurs langues cibles. Pour sélectionner une langue, cliquez sur le champ et entrez les premières lettres de cette langue, le mot sera automatiquement complété, ou cliquez sur le menu déroulant, et sélectionnez une langue. Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur Add (ajouter). Renouvelez l’opération si vous souhaitez sélectionner plusieurs langues.  Domains (domaines) : champ(s) d'expertise selon le(s)quel(s) le document sera classifié.  Tasks (tâches) : Correspondent aux 'jobs' (tâches) qui devront être réalisés au sein du projet (traduction, révision, relecture...)

Note : si vous êtes l'administrateur de la plateforme vous pouvez customiser la liste des domaines et des tâches en vous rendant dans l'onglet Settings: Settings  Customization  Translation settings  Task categories Translation domains

 Une fois la page complétée, cliquez sur Save & Continue (continuer et sauvegarder).  Vous allez être redirigé vers l’onglet 2. Documents.

2) Charger le(s) document(s) Voici la liste des formats supportés par Wordbee : Adobe FrameMaker, Adobe InDesign, Adobe Photoshop, ASP.NET web pages, Code files, Dita files, InCopy files, INI files, iOS strings files, Java properties, JSON files, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint, Microsoft Visio, Microsoft Word, Microsoft.Net resources, Open Office Format, PDF files, Plain text, PO/POT files, RTF files, Trados bilingual files, Transit language files, TTX files, Web pages, XLIFF files, XML files, XSL files  Cliquez sur l'onglet Documents.  A gauche de la page vous pouvez voir que des dossiers ont été créés en fonction de la langue source et des langues cibles sélectionnées au niveau de l'étape précédentes.



Pour charger vos documents vous avez le choix entre cliquer sur Upload files, et faire un glisser-déposer en sélectionnant Drag & Drop.



Si vous faites le choix de cliquer sur Upload files, cliquez ensuite sur Add (ajouter), sélectionnez vos documents (un par un ou sous la forme d'un dossier zip), et chargez les en cliquant sur Upload.

L’option Convert PDF (convertir un PDF) : Le format PDF n’étant pas supporté par Wordbee Translator, vous avez la possibilité de souscrire à l’option Convert PDF afin de pouvoir convertir facilement et rapidement vos fichiers PDF en fichiers MS Word. Pour ce faire, sélectionnez votre document, puis cliquez sur Convert PDF.

 Une fois le document importé, vous devez activer son statut, pour ce faire, cliquez sur Set translation status. Une page pop-up s'ouvre : 

3 options s'offrent à vous : 

Yes, online translation (Oui, traduction en ligne) : Le document sera traduit avec Wordbee Translator.



Yes, offline translation (Oui, traduction hors ligne) : Le document sera téléchargé et traduit avec un autre outil de TAO.



No (non) : Le document servira uniquement de référence. 

 Cliquez sur Confirm pour valider votre choix. Une nouvelle page pop-up s'ouvre :

Vous devez à présent choisir quelles règles d'extraction vous désirez appliquer aux documents :



Cochez Pre-translate from earlier document version (pré-traduire en fonction de la version précédente) si vous avez déjà traduit un document similaire. Wordbee pré-traduira alors votre document à partir de la version antérieure de ce dernier, de manière à ce que vous n'ayez pas à traduire le document dans son intégralité mais seulement les segments nouveaux ou modifiés. Cette fonctionnalité est très utile!



Customisez les règles de segmentation, en cochant Customize segmentation rules

 Cliquez sur Confirm pour valider votre choix.  La marque verte et l'étoile indiquent que le document est prêt à être traduit.

3) Intégrer des ressources linguistiques Cette étape vous permet de sélectionner des ressources linguistiques et de les intégrer à votre projet. Les ressources peuvent être des mémoires de traduction, des mémoires de projet et des glossaires. Pour ajouter des ressources linguistiques à un projet, suivez ces étapes :  Cliquez sur l'onglet Resources (ressources) puis cliquez sur Add (ajouter).

 Sélectionnez les ressources dont vous avez besoin :

Note : L’ordre de sélection des ressources est important car il sera suivi lors du processus de pré-traductions.

Si vous réalisez votre premier projet et que vous souhaitez charger une mémoire de traduction, cliquez sur l'onglet Resources (ressources), situé au niveau de la barre de menu de votre espace de travail.

 Vous accéderez à la page ci-dessous, cliquez sur Add new (ajouter nouveau) :

 La page suivante apparaît :

 Cliquez sur Next (suivant) et suivez les instructions pour charger vos documents.

4) Compter le nombre de mots Wordbee Translator va compter les mots et réaliser une pré-traduction de tous les documents qui composent le projet, en fonction des ressources linguistiques choisies. Pour lancer le comptage des mots, suivez ces étapes :  Cliquez sur l'onglet Word count.  Puis cliquez sur Count words.

 Sur cette page, vous configurez les règles qui définissent la manière dont les mots sont comptés et les statistiques affichées.  Une fois la configuration terminée, cliquez sur OK. Note : vous avez la possibilité d'exporter ces résultats sous forme d'un document Excel en cliquant sur Export Excel.

5) Créer des jobs Cette page vous permet de définir toutes les tâches qui devront être réalisées à travers ce projet, les documents devront par exemple être : traduits, révisés, relus, etc. Pour créer un job, suivez ces étapes :  Cliquez sur l'onglet Jobs.  Cliquez sur New Job.

A présent, tout dépend du nombre de documents dont se compose votre projet et de la façon dont vous souhaitez assigner les différentes tâches (jobs) à vos fournisseurs;

3 scénarios possibles : 

Votre projet se compose d'un document et vous souhaitez que tous les jobs soient réalisés par un même fournisseur.



Votre projet se compose d'un document et vous souhaitez que les jobs soient divisés et distribués à différents fournisseurs.



Votre projet se compose de plusieurs documents et vous souhaitez que les jobs soient réalisés par un ou plusieurs fournisseurs.

a) Scenario1 : 1 document  1 fournisseur Votre projet est composé d'un document et vous souhaitez qu'il soit traduit par un seul fournisseur (supplier).  Sélectionnez le document en cochant la case correspondante et cliquez sur OK en haut à droite de la page.

 Vous êtes redirigé vers cette page, au niveau de laquelle vous devez sélectionner le fournisseur en cliquant sur cette icône

 Cochez Calculate cost si vous désirez calculer le coût de la traduction et envoyer un devis/une facture à votre fournisseur. Vous pouvez également choisir de cacher ou de rendre visible le coût à votre fournisseur.  Une fois que les paramètres ont été configurés, Cliquez sur OK: b) Scenario2 : 1 document  plusieurs fournisseurs Votre projet est composé d’un document et vous souhaitez qu’il soit traduit par plusieurs fournisseurs.  Sélectionnez le document en cochant la case correspondante.

 Cliquez sur Tool: Split 1 document among multiple suppliers (outil : diviser le document entre plusieurs fournisseurs).

Note : L'icône pièces jointes. Cette icône permet d'attacher des dossiers au document, il peut s'agir de captures d'écran, d'instructions, de documents de référence, ou tout autre matériel nécessaire à la réalisation de votre projet. Cette icône peut être utilisée par le manager du projet, le fournisseur, et peut également servir pour stocker des documents utiles à une équipe travaillant sur un même projet (par exemple : version intermédiaire, ou finale du document...)

 Vous accédez à la page suivante :

Elle est composée de trois parties :  Au niveau des parties Documents et Instructions, on retrouve les paramètres de la page précédente : tâches, instructions, deadline... Vous pouvez modifier ces paramètres ou les définir si cela n'a pas été fait précédemment.  Dans la partie Assignments, vous pouvez diviser le document choisi entre un et six jobs (tâches). Vous avez le choix entre, définir manuellement le nombre de paragraphes que vous voulez assigner à chaque fournisseur, et les définir automatiquement en cliquant sur auto-split  Cliquez ensuite sur (tâches).

pour choisir les fournisseurs des différents jobs

  Vous remarquez que la case Calculate cost a été automatiquement cochée. Cela vous permettra de savoir combien chaque fournisseur va vous coûter. Vous pourrez ensuite envoyer le devis/la facture à ces fournisseurs. Vous pouvez choisir de décocher la case si vous ne souhaitez rien envoyer pour le moment.  Cochez la case Email job proposals to suppliers si vous souhaitez que les fournisseurs soient immédiatement notifiés des jobs (tâches). Un e-mail leur est Wordbee© 2015

ainsi envoyé avec vos instructions et un lien pour se connecter à Wordbee Translator.  Cliquez sur OK une fois les paramètres configurés en fonction de vos besoins.

c) Scenario3 : plusieurs documents  plusieurs fournisseurs 

Vous souhaitez que vos documents soient traduits par un seul fournisseur  Sélectionnez les documents et Cliquez sur OK.

 Maintenant suivez les étapes du scenario 1. 

Vous souhaitez que vos documents soient traduits par plusieurs fournisseurs :  sélectionnez un document et suivez les étapes du scenario 2. Répétez l'opération pour les documents suivants.



Une fois que vous avez créé un job (tâche) vous pouvez cliquer sur l'onglet Cost pour connaître le coût du job (tâche).

6) Livrer le projet Cette étape intervient après la traduction du (des) document(s). Pour finaliser et livrer votre projet au client, suivez ces étapes :  Cliquez sur l'onglet Work and Delivery  Cliquez sur Finalise  Cliquez sur Create  Votre document est maintenant prêt à être envoyé à votre client.

B) Projet CoDyt Codyt (Continuous and Dynamic Translation) est un nouveau terme, créé et utilisé par Wordbee pour décrire son système d'automatisation de projet. En effet, CoDyt vous permet de facilement gérer vos projets en définissant des modèles de projet (project templates) dans lesquels vous aurez déterminé un workflow (flux de travail); autrement dit, une fois le modèle de projet sélectionné, votre workflow et word count (comptage de mots) seront automatisés.

Livraison

Commande

Traduction

Vous créez un projet CoDyt quand vous devez régulièrement traduire une nouvelle version d'un document, il peut s’agir de rapports mensuels ou trimestriels par exemple; vos délais sont courts, et cela requiert un travail collaboratif. CoDyt est également utilisé pour traduire des sites internet multilingues, des webshops et des e-catalogues.

1) Compléter les détails du projet.  Cliquez sur le menu déroulant à côté de l'onglet Project et sélectionnez New CoDyt project.

 Complétez la page concernant les détails du projet. Remarque sur les champs : Language(s) (langues) : souvenez-vous que les Projets CoDyt peuvent aller de plusieurs langues sources à plusieurs langues cibles. Tasks (tâches) : ce champs n'apparaît pas dans cette page car vous n'avez pas à en choisir dans un projet CoDyt, elles ont été prédéfinies, il ne vous reste plus qu'à les assigner à un ou plusieurs fournisseurs. Pour les autres champs référez-vous au point 1. Compléter la page 'New project details' (détails du nouveau projet) d’un projet standard :  Une fois les champs nécessaires remplis, cliquez sur Save and continue (continuer et sauvegarder). Note : si vous souhaitez attacher des ressources linguistiques à votre projet, suivez les étapes suivantes, sinon rendez-vous au point suivant 3. Chargez vos documents.

2) Intégrer des ressources linguistiques Après avoir sauvegardé vos données relatives aux détails du projet, Vous accédez à la page suivante : Cliquez sur le sous-menu Resources (ressources) si vous souhaitez attacher des ressources linguistiques à votre projet.

 Cliquez ensuite sur Add (ajouter).

 Sélectionnez les ressources dont vous avez besoin puis cliquez sur Add (ajouter) ou Add and close (ajouter et fermer).

3) Charger le(s) document(s)  Cliquez sur l'onglet Documents.  Pour charger vos documents vous avez le choix entre cliquer sur Upload files, et faire un glisser-déposer en sélectionnant Drag & Drop.  Une fois vos documents chargés, cliquez sur Mark for translation.

 La page Mark documents for translation - Select files - Step 1/2 s'ouvre :

 Cliquez sur Next (suivant).

 La page Mark documents for translation - Select files - Step 2/2 s'ouvre :

 Il y a deux parties pour lesquelles vous devez remplir les champs : 

La partie Languages and workflow (langues et flux de travail) : Les langues sont celles qui ont été spécifiées dans les détails du projet. De plus, vous pouvez sélectionner un workflow (flux de travail) prédéfini. Si vous ne sélectionnez pas de workflow, Wordbee mettra en place celui par défaut.



La partie Text extraction rules (règles d'extraction du texte): elles précisent la façon dont le texte est extrait du document : elles sont définies par défaut. Cliquez sur la flèche déroulante pour afficher d'autres options.

 Enfin, cliquez sur OK.  La marque verte et l'étoile indiquent que le(s) document(s) est prêt à être traduit.

4) Créer des jobs Pour créer un job, suivez ces étapes :  Cliquez sur Documents.  Clic droit sur le document qui doit être traduit.  Cliquez sur Manage document (configuration des documents).

 La page Manage document & languages (configuration des documents et des langues) s'ouvre :

 Cliquez sur l'onglet Jobs and Workflow (tâches et flux de travail).

 Pour changer de workflow (flux de travail), cliquez sur Change workflow.  Pour associer un fournisseur à un job cliquez sur l’icône en un.

et sélectionnez

 Si vous souhaitez que votre document soit traduit par plusieurs fournisseurs cliquez sur Scope: Entire document change :

o Dans cette fenêtre divisez le document en autant de parties que vous le souhaitez, et choisissez un fournisseur pour chacune d'entre elles. o Vous devez créer un job (tâche) pour chaque partie, pour ce faire cliquez sur Change workflow (changer de workflow) et ajouter un job (une tâche) de traduction.

5) Vérifiez le statut de votre projet  Cliquez sur l'onglet Status (statut).

 Sur cette page vous suivez le statut des différents jobs (tâches) qui composent le projet.

6) Finaliser un projet CoDyt Une fois que les différents jobs (tâches) ont été réalisés, vous pouvez remettre votre travail à votre client. Pour ce faire, suivez ces étapes :

 Cliquez sur l'onglet Status

 Dans Finalise translations, cliquez sur Finalise now.

 Votre document est maintenant prêt à être envoyé à votre client.

L'interface de traduction

La barre de statut

Le menu de navigation

La fenêtre : Translation Finder La fenêtre : Segment Information

La fenêtre : Document Viewer

La section langue source

La section langue cible La fenêtre : Quality Assurance (QA)

Comment débuter une traduction ? (dans un projet standard)  Cliquez sur l’onglet Jobs.

 Sélectionnez le job (tâche) que vous souhaitez débuter La page Job details (détails du job) s'ouvre.

 Cliquez sur Conduct work.

Vous pouvez également atteindre l’interface de traduction :

 En cliquant sur l'onglet Work and Delivery. Cliquez sur View work (voir le travail).

 ou en cliquant sur l'onglet Documents. Clic droit sur le document à traduire puis sur View segments (voir les segments).

Les différentes sections et fenêtres qui composent l'interface de traduction : A) La section langue source Au niveau de cette partie on retrouve le texte original fourni par le client. A la gauche du panel on trouve : 

Le numéro du segment.



Le type de traduction réalisée pour le segment : pré-traduction exacte translation partielle

, pré-

, ou modifié par l'utilisateur .



View/edit (voir/éditer) pour chaque langue :



La vérification de statut (vert, rouge ou blanc)



Dans l'angle en bas à gauche vous trouvez cette touche . Cette fonction est très utile si un ou plusieurs segments sont répétés dans le document. En effet, si un segment est répété il vous suffit de le traduire une fois, et cette fonction permettra la traduction automatique des autres segments similaires.

B) La section langue cible C'est dans cette partie que s'effectue la traduction. Vous pouvez trouver des segments déjà traduits si vous avez intégré des ressources linguistiques à votre projet (mémoires de traductions, etc.). En bleu apparaissent les pré-traductions parfaites, en vert les pré-traductions exactes, et en rouge les pré-traductions partielles. Quand vous débutez la traduction d'un segment, vous voyez un demi-cercle jaune apparaître en haut à droite de la cellule de texte.

Cliquez dessus si vous souhaitez sélectionner les options suivantes. Ces options s'appliquent uniquement au segment sélectionné.

Icône

Fonction

Description

Undo (défaire)

Annule le dernier changement effectué dans le segment.

Redo (refaire)

Répète la dernière action annulée appliquée au segment.

Split or join current segment (diviser ou fusionner le segment actif)

Divisez ou fusionnez manuellement des segments. Vous ne pouvez fusionner des segments que s'ils font partis d'un même paragraphe.

Define segment constraints (définir la taille d'un segment)

Permet de limiter la taille d'un segment à un certain nombre de pixels. Intéressant pour la localisation d'interfaces ou toute autre application à taille limitée.

Lock segment (verrouiller le segment)

Copy inline tags from source to target (copier les tags depuis la langue source vers la langue cible)

Copie les tags (balises) de segment langue source, vers le segment langue cible. En général, cette option est utilisée pour la traduction de documents HTML.

Copy source text to target (copier texte source vers cible)

Copie le contenue du segment source vers le segment cible.

Insert tags (insérer les balises)

Insérer les tags (balises) contenues dans le segment langue source vers le segment langue cible. En général, cette option est utilisée pour la traduction de documents HTML.

Translate by machine (traduction automatique par machine)

Traduit le segment par l'intermédiaire de machine de traduction (Google trad, Reverso...) Le texte obtenu est automatiquement inséré dans le segment.

Insert a symbol or a special character (insérer un symbole ou un caractère spécial)

Cliquez sur cette touche pour ouvrir la fenêtre des symboles et des caractères spéciaux. Vous y trouverez les caractères que vous ne pouvez pas insérer depuis votre clavier.

Propagate translation (multiplier la traduction)

Une fois le segment verrouillé il ne peut plus être modifié. Il faudra de nouveau cliquer sur le cadenas (situé à la gauche du segment en langue source) pour déverrouiller le segment.

Si le segment que vous êtes en train de traduire est répété dans le document, cliquez sur propagate translation (multiplier la traduction), Wordbee Tanslator copiera automatiquement le contenu du segment traduit et le collera dans les segments identiques en tant que pré-traduction exacte.

View text revision (voir la révision du texte)

Permet de voir au niveau de la fenêtre Segment information (information sur le segment) le contenu du segment, qui la traduit, etc.

Icônes présentes à la droite de la section langue cible :

Icône

Fonction

Description

Bookmarks (signets)

les signets sont utiles pour marquer votre avancement et vous permettent de retrouver facilement l'endroit où vous vous êtes arrêtés lors de votre dernière connexion. Au niveau d'un travail collaboratif, ces repères vous permettent de communiquer facilement avec vos réviseurs, et vos clients par exemple. Sont disponibles des signets bleus et rouges.

View text size constraints (voir les contraintes de dimension du texte)

Utilisez cette icône afin de limiter la taille de votre segment. Pour vous assurer que votre segment rentre bien dans les limites imposées, cliquez de nouveau sur l'icône pour voir votre texte à l'intérieur d'un encadré dimensionné. Si vous dépassez les limites définies, vous pouvez reformuler votre traduction pour qu'elle s'ajuste, ou laisser un commentaire afin de proposer une alternative.

Segment Information (informations sur le segment)

Cliquez sur cette icône pour faire apparaître le segment dans la fenêtre 'Segment Information'.

View/Add comments (voir/ajouter des commentaires)

Cliquez sur cette icône pour ouvrir la fenêtre de commentaire et de discussion (voir paragraphe correspondant) Quand un commentaire est ajouté à un segment, l'icône de commentaire devient orange. .

C) La barre de statut

Cette barre est à utiliser pour effectuer les actions suivantes :

Icône

Fonction

Description

En cliquant sur cette touche vous ouvrez la fenêtre permettant de voir la progression de la traduction, cette fenêtre est composée des éléments suivants :   Statistics (statistique s)

    

Total segments (total des segments) : Nombre de segments composant le document. Translation (traduction) : Bleu foncé = Traduction manuelle, bleu clair = Pré-traduction exacte, gris clair = pré-traduction partielle. Validation: Pourcentage de validation effectuée. To translate (à traduire) : Segments à traduire. To correct (à corriger) : Segments qui nécessitent une correction. Last change (dernier changement) : Date de la dernière modification. Last comment (dernier commentaire) : Date du dernier commentaire ajouté.

Wordbee vous donne la possibilité d'exporter votre traduction ou votre révision, afin de travailler “offline” via un document au format Xliff ou Word. Cela signifie que vous pouvez utiliser un autre outil de TAO qui ne nécessite pas de connexion internet pour continuer votre travail Xliff/Word

. Show/hid e white spaces (montrer/c acher les espaces)

Cliquez sur cette icône si vous désirez rendre visible ou cacher les espaces présents dans les segments.

Configure your preferences (configurez vos préférences)

cliquez sur cette touche pour configurer les paramètres suivants :  General (général) : configurez comment Wordbee Translator contrôle la traduction automatique et l'auto-sauvegarde.  Shortcuts (raccourcis) : configurez vos raccourcis clavier.  Colors and styles (couleurs et styles) : vous pouvez choisir la couleur du texte, la police et le style, des segments langue source et langue cible, ainsi que les traductions issues de mémoires de traduction.  Editor layout (éditer la mise en page) : sélectionnez la façon, dont vous souhaitez que les segments langue source et langue cible apparaissent (soit en colonnes soit en ligne).

D) The navigation menu (menu de navigation) Ce menu est divisé en 3 sections :



Icône

section gauche :

Fonction

Description

Save (sauvegarder)

Cliquez sur Save pour sauvegarder votre traduction

Refresh (actualiser)

Comme Wordbee Translator est une technologie basée sur le cloud, la page visible peut ne pas refléter 100% de ce qui a été sauvegardé sur le serveur principal. Si vous pensez avoir ce problème, cliquez sur Refresh (actualiser). 

Grâce à cette application vous pouvez mettre en place des Quick checks (contrôles rapides). Cochez la case correspondant à l'élément que vous souhaitez vérifier et cliquez sur Check (vérifier).



Vous avez également la possibilité de réaliser des contrôles plus avancés grâce aux Quality Assurance checks (vérificateur d'assurance qualité). Cliquez sur

Check (vérifier)

Vous pouvez laisser le profil par défaut ou le configurer. Preview (aperçu)

Quand vous cliquez sur cette touche, la fenêtre Document Viewer s'ouvre.



Section intermédiaire :

Icône

Fonction

Description

Cliquez sur cette touche pour trouver un mot ou un Find/Replace couple de mots dans la section langue source ou (trouver/remplacer) langue cible; et le remplacer le si vous le souhaitez par un autre mot ou couple de mots.

Filter (filtre)

Actions

Utilisez cette fonctionnalité pour filtrer le texte.

Cette touche vous permet d'accéder à des actions ; ces dernières vont être appliquées aux segments filtrés. Les segments non traduits seront remplacés par le segment source. Attention, cette action est irréversible! Vous choisissez le statut (vert = validé, rouge = pas traduit ou non validé) que vous souhaitez appliquer à l'ensemble des segments.  Vous choisissez quel signet (gris, bleu ou rouge) vous souhaitez appliquer à l'ensemble des segments.

 Vous choisissez de verrouiller ou de déverrouiller le segment.



Partie droite :

Icône

Fonction

Description

Spellcheck (vérificateur d'orthographe)

Cet outil vous permet de sélectionner une langue et de vérifier l'orthographe de vos segments cibles.

Revisions (révisions)

Cette touche ouvre un rapport de qualité de traduction.

Reference (référence)

Cliquez sur cette touche pour afficher les fichiers de référence joint au document.

Insert character (insérer un caractère)

Cliquez sur cette fonction pour ouvrir la fenêtre des symboles et des caractères spéciaux.

E) La fenêtre : Translation Finder (aide à la traduction) On y retrouve les onglets suivants : 

Memories (mémoires) :

 Cliquez sur Search (chercher) pour trouver un mot ou une expression parmi les ressources du projet et les dictionnaires préinstallés. Certains termes et expressions ont été pré-traduits mais n'ont pas été inclus dans la traduction car leur fiabilité était en dessous de la limite que vous avez fixée pour les fuzzy matches (traductions partielles).  Cliquez sur Phrases (expressions), Terms (mots), ou More (plus) pour les trouver et si vous estimez que la traduction est correcte, cliquez dessus pour qu'elle apparaisse directement dans le segment langue cible.



Dictionaries (dictionnaires) :

Si vous ne trouvez pas la traduction d'un mot au niveau des ressources linguistiques, vous avez la possibilité de consulter les dictionnaires (publics et privés) proposés par Wordbee.



Machine Translation (traduction automatique par machine) :

Si vous souhaitez réaliser une traduction automatique par machine pour votre segment :  Cliquez sur Machine Translation.  Le texte du segment sur lequel vous êtes en train de travailler apparaît automatiquement dans la cellule de texte.  Cliquez sur Translate (traduire). Cela peut vous aider à comprendre le texte.

Si la traduction vous convient, vous pouvez coller la traduction en cliquant sur .

F) La fenêtre : Comments & Discussion (commentaires et explications) Cette fenêtre vous permet de laisser des commentaires ou échanger des messages avec votre client, manager de projet, votre réviseur, et vos collègues; au regard du document, du texte source ou cible, ou encore du segment sélectionné.

G) La fenêtre : Quality Assurance (Assurance Qualité) Cette fenêtre vous permet de voir le résultat d'un contrôle de qualité. Vous pouvez réaliser un contrôle de qualité (QA check) en cliquant sur Check navigation, puis cliquez sur

dans le menu de

H) La fenêtre : Segment Information (informations sur le segment) Cette fenêtre fournit des informations importantes à propos du segment actif. Il est composé de deux onglets : 

Revisions (révisions) : à partir de cet onglet vous pouvez suivre toutes les traductions, révisions qui ont été réalisées pour ce segment. Par exemple, si deux utilisateurs ont apportés des changements au segment, vous pouvez voir : les modifications réalisées par chaque utilisateur, leurs noms, la date de modification, et le type de tâche réalisée.



Details (détails) : au niveau de cet onglet vous voyez le nom du projet, le nom du document, les commentaires laissés pour le segment actif ; vous retrouverez également un résumé des ressources linguistiques attachées au projet. Vous pouvez ouvrir la page contenant les détails du projet en cliquant sur cette icône . Sous la barre d'état, vous trouverez des informations sur : le statut du segment (aucun, vert ou rouge), le signet (aucun, rouge ou bleu), vous pouvez changer ces éléments directement dans la fenêtre sans revenir au segment.

I) La fenêtre : Document Viewer (aperçu du document) Cette fenêtre peut également être activée en cliquant sur Preview ( ) dans le menu de navigation. Utilisez cette fenêtre pour télécharger votre document traduit dans son état "actuel", vous pouvez également télécharger le document original.

Comment finaliser une traduction? (dans un projet standard) Une fois les différents jobs terminés :  Rendez-vous sur votre espace de travail Wordbee Translator.  Cliquez sur l’onglet Work and Delivery du projet.  Cliquez sur Finalize puis sur create. Le document est à présent finalisé, et prêt à être téléchargé.

Vous observez à la droite de la page 3 indicateurs , le premier indique que des jobs ont été assignés au document, le second indique qu’un contrôle de qualité (check) du document traduit a été réalisé et que le document ne contient aucune erreur ; enfin, le troisième indique que le document a été finalisé et est à présent téléchargeable.

 Pour télécharger votre document traduit, cliquez sur ce dernier sous la section TRANSLATED DOCUMENT, puis cliquez sur Download file. Il ne vous reste plus qu’à l’envoyer à votre client.