INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN Y ENSEÑANZA IBEROAMERICANO A.C BACHILLERATO INCORPORADO A LA B.U.A.P. INFORMÁTICA II
INFORMÁTICA II SEMESTRE B
PORTAFOLIO DIGITAL
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Instituto de Investigación y Enseñanza Iberoamericano INFORMÁTICA II Docente: Lilia Rivera Gonzales
SEMESTRE “B” PORTAFOLIO DIGITAL “JOHAN’S MOVIES” Alumnos: XIMENA FERNÁNDEZ DE LARA LÓPEZ JOHAN ROMEO VELÁZQUEZ SORIANO 2° GRADO – GRUPO “B” 2014 – 2015
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INTRODUCCIÓN.Una base de datos es un sistema informático a modo de almacén. En este almacén se guardan grandes volúmenes de información. Por ejemplo, imaginemos que somos una compañía telefónica y deseamos tener almacenados los datos personales y los números de teléfono de todos nuestros clientes, que posiblemente sean millones de personas. Toda base de datos debe tener una serie de características tales como seguridad (sólo personas autorizadas podrán acceder a la información), integridad (la información se mantendrá sin pérdidas de datos), e independencia (esta característica es fundamental ya que una buena base de datos debería ser independiente del sistema operativo o programas que interactúen con ella). Hay más características que debe reunir una base de datos como ser consistente (es decir, que la información se guarde sin duplicidades y de manera correcta). Y finalmente, las bases de datos actuales permiten el manejo correcto de transacciones. Esto significa que se ha de permitir efectuar varias operaciones sobre la base de datos pero tratadas a modo de una sola. Es decir, si en el conjunto de las operaciones de una transacción se produce un error, entonces se deshacen todas las operaciones realizadas anteriormente y se cancela la transacción. Otro factor importante en las bases de datos es el tiempo de respuesta, que evidentemente debe ser lo más rápido posible en devolver o anotar las informaciones. Piensa que una base de datos puede tener que estar enviando y anotando información correspondiente a decenas de personas conectadas a internet. Si la velocidad de respuesta no es buena, la página se quedaría “bloqueada”. Cualquier conjunto de datos organizados para su almacenamiento en la memoria de un ordenador o computadora, diseñado para facilitar su mantenimiento y acceso de una forma estándar. La información se organiza en campos y registros. Un campo se refiere a un tipo o atributo de información, y un registro, a toda la información sobre un individuo. Por ejemplo, en una base de datos que almacene información de tipo agenda, un campo será el NOMBRE, otro el NIF, otro la DIRECCIÓN..., mientras que un registro viene a ser como la ficha en la que se recogen todos los valores de los distintos campos para un individuo, esto es, su nombre, NIF, dirección. Normalmente las bases de datos presentan la posibilidad de consultar datos, bien los de un registro o los de una serie de registros que cumplan una condición. También es frecuente que se puedan ordenar los datos o realizar operaciones sencillas, aunque para cálculos más elaborados haya que importar los datos en una hoja de cálculo. Para facilitar la introducción de los datos en la base se suelen utilizar formularios; también se pueden elaborar e imprimir informes sobre los datos almacenados.
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ÍNDICE.1.1 ………………………………………………………….... PORTADA SEMESTRE B
1.2 …………………………………………………… HOJA DE DATOS GENERALES
1.3 ……………………………………………………………. INTRODUCCIÓN
1.4…………………………………………………………………… ÍNDICE
1.5……………………………………………………… PORTADA PRIMER BLOQUE
1.6……………………………………... Practica 1: Construcción de la base de datos
1.7…………………………………………………… PORTADA SEGUNDO BLOQUE
1.8…………………………………Práctica 2: Funciones de Búsqueda y Referencia
1.9………………………………………………….. PORTADA TERCER BLOQUE
1.10……………... Practica 3: Funciones lógicas, agrupar datos y tablas dinámicas
1.11…………………………………………………. PORTADA CUARTO BLOQUE
1.12……………………………………………………………….. Practica 4: Macros
1.13……………………………………………………………………….. CONCLUSIÓN
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BLOQUE UNO
INTRODUCCIÓN A LA BASE DE DATOS
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Practica 1.- Diseño y Construcción de la base de datos
Objetivo.- El poder comenzar a manejar y elaborar una base de datos en Excel, con una información específica, además de poder ordenarla de la manera correspondiente y con las herramientas necesarias, ya sea sus campos y tablas para poder tener un mejor manejo de la misma en un futuro, así como organizar y ordenar, ya sea alfabéticamente, por fechas, etcétera. Esto será de ayuda para nosotros ya que comprenderemos la utilidad de las bases de datos.
Herramientas.Hoja de Excel: Esta plataforma está dirigida a los administradores de empresas y contadores. Aunque es utilizada por infinidad de profesionales debido a su diversidad de funciones y gran facilidad de manejo. Formato: Si los estilos de la tabla predefinida no satisfacen sus necesidades, puede crear y aplicar un estilo de tabla personalizado. Aunque sólo se pueden eliminar los estilos de tabla personalizados, puede quitar cualquier estilo de tabla para que ya no se aplique a los datos Ordenar: En Excel puedes ordenar rápidamente una columna de datos utilizando los comandos Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a A. Pero debes tener cuidado o de lo contrario solamente se ordenarán algunos de los datos. Filtrar: Es ordenar los registros almacenados en la tabla, seleccionando aquellos que correspondan con algún criterio fijado por nosotros.
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Procedimiento. Antes de comenzar a realizar nuestra tabla de datos, nos dieron la tarea de realizar a mano un bosquejo de lo que sería nuestra base de datos además de plantear el negocio y demás. Una vez realizado el bosquejo y que estuviese correcto comenzamos a hacer el concentrado de resultados en Excel para así* darle inicio a lo que será nuestra base de datos. Aquí se puede observar como comenzamos con lo que serían nuestros campos que utilizaríamos, solo nos faltaba colocar los datos correspondientes en la misma
Después comenzamos a colocar lo que serían nuestras llaves primarias que son los que nos ayudaran a identificar nuestros productos ya que son un ID
Así continuaremos llenando nuestra base de datos para que comience a tomar forma y podamos trabajarla.
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Así es como queda una de nuestras primeras tablas de películas donde concentramos la duración, el precio de renta, el nombre y su respectivo código (ID)
Tenemos que asegurarnos que nuestra información es correcta y así poder comenzar a darle un formato y un orden para mantenerla presentable y fácil de manejar
El formato nos ayuda bastante ya que así podemos darle más presentación a nuestras tablas para que la base de datos no se vea simple y poco atractiva.
Una vez que realizamos la primera parte de la base de datos avanzamos con las demás y es en la imagen de arriba donde podemos contemplar que de la tabla principal se desprenden otras más que serán necesarias.
Por otro lado después del concentrado de datos y dar formato a nuestras tablas comenzamos a ordenar, en este caso se ordenaron de menos a mayor en cuanto a su ID
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También debíamos filtrarlo así que lo siguiente que decidimos fue filtrarlo por color.
Después de asegurarnos que nuestras tablas estaban correctamente elaboradas continuamos con nuestra portada.
Aquí se presenta como quedo nuestra portada.
Conclusión.Para finalizar puedo decir que la elaboración de la base de datos resulto un poco laboriosa ya que el concentrado de resultados fue bastante extenso además de las tablas que se iban haciendo conforme avanzábamos. Por otro lado es de mucha ayuda ya que así comprendemos la importancia de estas bases y como poder manejarlas en ejemplo de un negocio fijándonos que todo esté en orden. También es importante darles un formato y un orden ya que asi es más fácil para nosotros manejarla porque nos permite encontrar lo que deseamos con mayor facilidad
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BLOQUE DOS
FUNCIONES Y GRAFICAS PARA LA BASE DE DATOS
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Practica 2.- Funciones de búsqueda y referencia
Objetivo.Emplear los aprendizajes adquiridos en clase para así poder practicarlos y utilizarlos en nuestra base de datos, así como también entender el uso de las funciones y fórmulas que deben emplearse para poder conseguir resultados que requerimos. Por otro lado esto nos ayudara para poder crear una base de datos rápida y eficiente para nuestro uso.
Herramientas: Base de datos: Esta es nuestra herramienta principal ya que es sobre la que trabajaremos las diferentes fórmulas y funciones. Las bases de datos son una colección organizada de información dividida en campos los cuales nos proporcionan datos detallados e individuales de un universo de datos. Su estructura lógica de una base de datos se puede ver por una tabla compuesta por columnas y filas, en las cuales las columnas definen a los campos y las filas el número de datos que existe en la tabla. Funciones: Las funciones de Excel son una característica muy importante que debes aprender a utilizar adecuadamente para obtener el mayor provecho de la herramienta. Las funciones se utilizan para realizar cálculos basados en los valores de las celdas o para modificar su contenido. Las funciones de Excel se categorizan de acuerdo a su funcionalidad. Formulas: Microsoft Excel es una de las aplicaciones más utilizadas en el mundo y parte de su éxito se lo debe a la facilidad con que podemos crear fórmulas que nos permiten manipular y obtener los resultados que necesitamos de nuestra información. Las fórmulas pueden hacer uso de las funciones de Excel, lo cual quiere decir que podemos tener fórmulas que utilicen más de una función para lograr su objetivo.
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Procedimiento. En este caso aplicaremos las funciones que nos sean necesarias en nuestras tablas para obtener los resultados que queremos.
Nuestras funciones comenzaran en nuestra tabla de renta en la cual utilizaremos las funciones BUSCAR, BDCONTAR, BDPROMEDIO y BDSUMA.
Aquí podemos observar como utilizamos las funciones y se puede contemplar la fórmula de BDPROMEDIO, está la utilizamos para buscar el promedio de los precios de las películas rentadas
Recuerda que cuando pongas las funciones automáticamente aparecerá su sintaxis para que puedas realizarla.
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La función de arriba la utilizamos en nuestra tabla de miembros para sumar los adeudos de todos los miembros y conocer cuál era el que ya no tenía derecho a rentar por adeudos.
A continuación queremos conocer el total de gastos por año y mes en cuanto a necesidades de la empresa.
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En ambos casos utilizamos la función BDPROMEDIO para calcular el total de los gastos de la empresa y así poder tener un valor especifico por año y mes.
Finalmente aplicamos la función BUSCAR para poder conocer los gastos y ganancias totales de la empresa. Como puede observarse la función fue aplicada de la manera correcta.
Ahora solo queda dar formato de moneda o lo que sea necesario para que los datos sean acorde a las fórmulas que utilizamos como por ejemplo en el caso de la tabla ganancias que lo necesario fue aplicar el valor en moneda.
Conclusión.En cuanto a esta práctica resulto ser un poco laboriosa por el motivo de estar aplicando diferentes funciones y que estas además de aplicarlas correctamente, tuvieran coherencia en cuanto a lo que deseábamos saber ya que no podíamos pedir valores cuando buscábamos nombres y viceversa.
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Fue también interesante ya que aprendimos a aplicar las funciones y sus respectivas formulas en Excel y así poder observar cómo nos entregaban valores y también por otro lado darnos cuenta de si nos equivocábamos.
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Tercer Parcial Tabla de Datos & Macros
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Practica 1.3: Funciones Lógicas, Agrupar Datos, y Tablas Dinámicas
Objetivo: Nuestro objetivo con desarrollar esta práctica era ver/aprender las diferentes funciones lógicas que existen dentro de Excel, los cuales vamos a usar para nuestra base de datos. Las funciones lógicas son, como implica el nombre, funciones que utilizan la lógica para devolver un cierto valor si la condición (razón lógico) resulta ser verdadera y te da otro valor si sale falso. Luego vimos como la agrupación de datos se puede usar en Excel para separar/organizar nuestra información. Aparte también aprendimos a usar una tabla dinámica la cual hace una tabla con la información de las celdas especificadas que aparecen resumidos o de manera más manejable para poder encontrar ciertos datos.
Herramientas: Hoja de Cálculo: Es el espacio que permite realizar cálculos numéricos y alfanuméricos.
Celda: Es la intersección de una fila y columna, también para poner datos.
Columna: Es vertical y se otorga de acuerdo con el abecedario. Fila: Es horizontal y es identificado por la numeración. Agrupar: Si tienes una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema de hasta ocho niveles, uno para cada grupo.
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Tablas Dinámicas: Podrá analizar datos en una o en varias tablas, y crear informes interactivos y visuales que podrá compartir con terceros.
Funciones: Fórmula predefinida que realiza un cálculo u otras cosas utilizando valores específicos en un orden particular.
Elaboración: En primera instancia, se tiene que percibir las ocasiones en donde se podría aplicar una función lógica dentro tu base de datos porque sería ilógico ponerlo nada más porque tenías las ganas de aplicarlo ahí, sino que necesita una querencia para que tu base saldrá funcional y lógico.
IMAGEN 1.1: Aplicación de función lógica en la tabla
En la imagen a la derecha, se ve unas de las columnas de la base de datos. La lógica detrás de aplicar la función en este caso era para saber si la película rentada tenía un recargo o no. La función lógica utilizada en este caso era la función de “Si”, la cual implica que necesitas introducir una prueba lógica con un valor si resulta salir verdadero y otro si dicho resultado viene siendo
falso.
IMAGEN 1.2: Sintaxis de función lógica
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En el imagen 1.2, se ve la función lógica y como está compuesta su estructura. Lo primero que se tenía que hacer fue componer algo como un argumento para la comprobación de si es verdadero o falso. En este caso pusimos que si en la celda que dice recargos es igual a 25, se demostrara el mensaje diciendo “CON RECARGO”, y si la celda no cumple con el argumento propuesto entonces nos dará el mensaje diciendo “SIN RECARGO”. Como se ve, en las celdas que no tienen nada, significa que no cumple con el argumento lógico propuesto en la función entonces se demostró el mensaje diciendo no había recargas con esa película en particular. Así va sucesivamente con el resto de las otras películas listadas en nuestra base de datos. Terminando con las funciones lógicas, seguimos con lo que era la agrupación de datos en la base de datos. La agrupación de datos no es nada difícil, solo seleccionas la que IMAGEN 1.3: Agrupación de datos en la quieres agrupar en tu tabla y base de datos luego vas a la de datos y le das clic en la opción de agrupación. Te da una tabla que nada más te pregunta si quieres agruparlo en manera de filas o columnas. En este caso utilice la agrupación de para las columnas. Para aplicar una tabla dinámica es relativamente fácil. Vas a la ficha de “insertar” y hasta la izquierda se ve una ficha con el título de Tabla dinámica. Seleccionas la tabla que quieres convertir en tabla dinámica y le das clic en OK y ya en otra hoja te aparecerá una tabla dinámica con la información de la tabla seleccionada.
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IMAGEN 1.4: Tabla Dinámica aplicada a empleados En el imagen 1.4, se ve como es una tabla dinámica ya aplicada a la información que tú mismo escogiste. Le puse en la tabla de empleados y me regresa en forma resumida sus horas, horas extras, salarios, y la total de cada una. Esto se puede modificar en la tabla que aparece a la derecha como se ve en la imagen 1.5. Ahí le haces clic a lo que quieres que se enseñe en tu tabla dinámica.
Conclusión:
IMAGEN 1.5: tabla de datos en la tabla dinámica.
Ya sabiendo cómo funciona una función lógica, me sirve para poder aplicarlo a cualquier otro base de datos que yo decido hacer o trabajar en. La tabla dinámica también me ayuda para que yo organice mis tablas de datos en una forma resumida y que no aparezca tan amplia la cual hace que yo me tardo en buscar cierta información importante. Lo último siendo la Agrupación también me sirve para igual organizar información en una forma que oculta lo innecesario y solo veo lo que yo necesito en una lista/tabla de datos.
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Parcial IV Macros
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Practica 1.3: Macros Objetivo: Conocer lo que es un Macro y para que nos servirá dentro de la programa de Excel. Para hacer esto, vemos una definición de Macros y sus tipos.
Macros; La palabra macro se refiere al “macroinstrucción”, que es la secuencia de instrucciones almacenadas para posibilitar la ejecución organizada de una orden. Esto quiere decir que un macroinstrucción permite que una única orden desencadene una secuencia de varias instrucciones. Puede entenderse a una macro como una instrucción de complejidad que está compuesta por diversas instrucciones más simples. Es posible almacenar una macro en el propio software en el que se ejecuta, ya sea mediante un botón o una cierta combinación de teclas.
Tipos de Macros; Macros de funciones: Si ejecuta frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario ejecutar la tarea. Una macro se graba igual que se graba música en un casete. A continuación, se ejecuta la macro para que repita los comandos. Con el Editor de Visual Basic, se pueden modificar macros, copiar macros de un módulo en otro, copiar macros entre diferentes libros, cambiar de nombre a los
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módulos que almacenan las macros o cambiar de nombre a las macros. Macros de comandos: La creación de estas macro funciones consiste en poner una serie de “argumentos”, en las cuales podemos ir poniendo los datos que lleva una función normal de Excel para Windows y al final le indicamos que operaciones hacer con estos “argumentos” y de esta manera se optimiza el uso de varias fórmulas para llegar a un resultado. Es decir la creación de una función simplifica el uso de varias fórmulas, dejándolas como una sola.
Utilidad dentro de Excel; Una macro nos ayuda a automatizar aquellas tareas que hacemos repetidamente. Una macro es una serie de instrucciones que son guardadas dentro de un archivo de Excel para poder ser ejecutadas cuando lo necesitemos. Los macros nos ayudan a eliminar esas tareas repetitivas de nuestro trabajo cotidiano al permitirnos utilizar mejor nuestro tiempo en el análisis de los datos y en la toma de decisiones.
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Conclusion Este ultimo semestre, aprendimos que es y como podemos elaborar nosotros mismos una base de datos. Con saber esto y manejarlo bien, podemos hacer nuestra propia empresa (o empezar uno nada mas) y tener un conocimiento para algo importante en la vida adulta que eventualmente vamos a tener. Era divertido pensando en ideas de que queriamos nuestro base de datos ser, osea la tema que fue Johan’s Movies. La verdad era lo primero que yo pense porque no pensaba que iba ser tan dificil. Despues de ese paso, el resto fue mas o menos facil porque era nada mas rellanerlo y aplicarle las cosas que vimos en clase. Excel se ve como una progama muy util pero tambien algo dificil porque es mucho de funciones y fichas para aprender, ya que estamos muy acostumbrados a usar Word para todo. Me gusto mucho esta clase y aunque es algo tedioso hacer los reportes, el punto es aprender algo nuevo para que llevas un aprendizaje mas amplio en una materia diferente y que no se ve tanto en otros lugares. Espero ver algo similar en el transcurso de mi vida. Que tenga unas vacaciones bonitas y con mucha felicidad!