Archivos PDF para gestión documental

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Aprende Diseño y Creatividad

Aplicaciones y flujos de trabajo para diseño web.

Adobe Document Cloud (v. 2016) Marlon Ceballos - @adobexpert

Archivos PDF y gestión documental - Sena (v. 2017) www.xpert.video

Marlon Ceballos - @adobexpert 1

Marlon Ceballos

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Lo que veremos • Conceptos fundamentales • Flujos de trabajo para creación y edición de archivos PDF • Servicios online de gestión de PDFs: Adobe Document Cloud • Flujos de trabajo para documentos digitalizados y formularios • Seguridad en archivos PDF • Estándar PDF/A.

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Conceptos fundamentales

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PDF

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PDF Portable Document Format • Desarrollado por Adobe (The Camelot Project - 1991) • Paperless office • http://acrobat.adobe.com/la/es/why-adobe/about-adobe-pdf.html.

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Para qué sirve el PDF • No está pensado como formato de creación de archivos • Es un formato de intercambio de archivos • Diferentes estándares para usos particulares.

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Características del PDF • Puede ser creado desde cualquier aplicación

• Seguridad (password, firmas digitales, etc)

• Mantiene la estructura del documento original

• Integración con sistemas de información (forms)

• Contenedor con soporte a múltiples formatos

• Soporte para scripts • Extracción y reuso de contenido*.

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Ventajas del PDF • Amplio soporte • Permite búsquedas • Sistemas de compresión • Independiente del dispositivo y OS* • Puede ser suficientemente seguro • Actualmente es un estándar ISO.

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Versiones • 1993

PDF 1.0 Acrobat 1.0

• 1994

PDF 1.1 Acrobat 2.0

• 1996

PDF 1.2 Acrobat 3.0

• 1999

PDF 1.3 Acrobat 4.0

• 2001

PDF 1.4 Acrobat 5.0

• 2003

PDF 1.5 Acrobat 6.0

• 2005

PDF 1.6 Acrobat 7.0

• 2006 PDF 1.7 Acrobat 8.0 / ISO 32000 • 2008 PDF 1.7, Adobe Extension Level 3 Acrobat 9.0 • 2009 PDF 1.7, Adobe Extension Level 5 Acrobat 9.1.

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Software

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Familia Acrobat DC - Desktop Acrobat Pro DC • Windows y mac • Creación, lectura, comentarios, firma, impresión y edición de archivos PDF • Arquitectura, ingeniería, diseño, impresión, etc.

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Familia Acrobat DC - Desktop Acrobat Standard DC • Windows • Creación, lectura, comentarios, firma, impresión y edición de archivos PDF (limitantes respecto a Acrobat Pro) • Usuarios de oficina que deseen crear, editar y compartir PDFs • http://acrobat.adobe.com/la/es/acrobat/pricing/compare-versions.html.

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Familia Acrobat DC - Desktop Adobe Reader DC • Gratis • Windows y mac • Lectura, comentarios, firma, impresión de archivos PDF.

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Familia Acrobat DC - Mobile Acrobat Reader: • Gratis • Android, iOS, Windows • Creación*, lectura, comentarios y firma de archivos PDF.

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Familia Acrobat DC - Mobile Acrobat Sign: • Gratis • iOS y Android • Gestión de firmas digitales*.

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Familia Acrobat DC - Web Adobe Document Cloud: • Servicio online • Creación, gestión y edición de archivos PDF

Adobe Sign: • Gestión de firmas digitales* • https://acrobat.adobe.com/us/en/sign/pricing/plans.html • http://acrobat.adobe.com/us/en/sign/pricing/compare-plans.html.

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Otras aplicaciones

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Otras apps • Preview (mac) • Web browsers • www.gonitro.com (windows) • www.techsupportalert.com/best-free-non-adobe-pdf-reader.htm.

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Intercambio de archivos

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Problemas Formatos nativos • Tengo la aplicación? Versión?

• Disponibilidad en plataformas • Cambios en la estructura del documento • Problemas con vínculos, fuentes, etc.

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Solución PDF • Puedes ver el archivo con apps gratuitas • Independiente de la plataforma • Mantiene la estructura del documento • Fuentes embebidas o incrustadas.

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Flujos de trabajo para creaciรณn y ediciรณn de archivos PDF

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Demo

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Metadatos

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Metadatos • Información adicional al archivo que no hace parte del contenido • Facilita la búsqueda y organización de documentos • Editable/No editable.

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Metadatos • XMP (Extensible Metadata Platform) • Agregar/Editar metadata: Properties • Remover metadata: - PDF optimizer - Batch Processing

• www.broken-by.me/pdf-metadata-editor/ • Bibtex.org: www.docear.org.

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Indices

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Indices • Reducen el tiempo de búsqueda • El índice incluye todo el contenido de texto y metadatos • El proceso de búsqueda no cambia.

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Recomendaciones • Nombres bajo convención MS-DOS (8 + 3) • No usar caracteres especiales • Evitar rutas anidadas muy extensas • Metadatos consistentes.

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Adobe Document Cloud

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Adobe Document Cloud Conjunto de herramientas y servicios que permiten crear flujos de trabajo rápidos y seguros para documentación electrónica: • Acrobat DC • Adobe Sign • Apps móviles y servicios web.

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Adobe Acrobat DC • Acrobat es la aplicación para crear, editar, firmar, enviar y llevar el registro de documentos PDF • Más información: www.xpert.video/p/acrobat-dc-fundamentos.

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Adobe Sign Adobe Sign es una solución web que administra flujos de firmas digitales integrándose con otras aplicaciones Adobe, con procesos corporativos y con soluciones de terceros.

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Apps móviles y servicios web • Acrobat • Sign • Fill & Sign • http://documents.adobe.com.

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documents.adobe.com

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PDF Services

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Adobe Sign

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Cómo obtener Document Cloud • http://acrobat.adobe.com/us/en/free-trial-download.html • http://acrobat.adobe.com/us/en/acrobat/pricing.html.

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Cómo obtener Adobe Sign • http://acrobat.adobe.com/us/en/sign/free-trial-global.html • http://acrobat.adobe.com/us/en/sign/pricing/plans.html.

Incluída en la suscripción a Adobe Acrobat DC

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Flujos de trabajo para documentos digitalizados y formularios

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Documentos digitalizados • Tamaño de archivo (optimización): - File > Save As Other > Optimized PDF - Tools > Protect and standardize > Optimized PDF

• OCR (Optical Character Recognition) - Tools > Create & Edit > Enhance Scans.

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Formularios • Desde cero: Adobe InDesign • A partir de otros documentos: - Tools > Forms and Signatures > Prepare Form - App móvil: Adobe Sign & Fill.

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Demo

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Seguridad en archivos PDF

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Seguridad • Password • Firmas • Certificados.

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Adobe Sign

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Adobe Sign Adobe Sign es una solución web que administra flujos de firmas digitales integrándose con otras aplicaciones Adobe, con procesos corporativos y con soluciones de terceros.

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Cómo obtener Adobe Sign • http://acrobat.adobe.com/us/en/sign/free-trial-global.html • http://acrobat.adobe.com/us/en/sign/pricing/plans.html.

Incluída en la suscripción a Adobe Acrobat DC

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Estรกndar PDF/A

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Estándares • Hay muchas formas diferentes de crear archivos PDF • Estándares: mejores prácticas • 2008: El estándar PDF es administrado por la ISO (International Organization for Standardization) • ISO 32000.

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Tipos de estándares • PDF/E (Ingeniería) • PDF/X (Industria de impresión) • PDF/VT (Datos variables para impresión) • PDF/UA (Accesibilidad) • PDF/A (Archivística).

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PDF/A • Almacenamiento a largo plazo • Bibliotecas, documentos legales, periódicos, etc • El estándar excluye elementos que afecten su longevidad.

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Características PDF/A • Todo el contenido visual debe estar embebido (incrustado) • Las fuentes deben ser embebidas de forma legal • Metadatos XMP.

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PDF/A no permite • Archivos ejecutables y Javascript • Audio y video • Encriptación o seguridad.

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Tipos PDF/A • PDF/A-1a (estructura del documento) • PDF/A-1b (CMYK) • PDF/A-1b (RGB) • PDF/A-2.

• PDF/A-3.

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PDF/A-1 • Septiembre de 2005 • PDF/A-1b: Es la versión más "simple" • PDF/A-1a (requerimientos de accesibilidad): - Estructura jerárquica del documento - Descripción de imágenes y símbolos.

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PDF/A-2 • Junio de 2011 • Actualización a las referencias PDF 1.5, 1.6 and 1.7 - Compresión JPG 2000 - Capas, transparencias y efectos - Fuentes Open Type - Estándar de firmas electrónicas PAdES - Incrustar archivos PDF/A.

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PDF/A-3 Incrustaciรณn de documentos de diferentes tipos como XML, CSV, CAD, procesadores de documentos, hojas de cรกlculos, entre otros.

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Creación PDF/A con Acrobat • Save as Other > Archivable PDF (PDF/A) • Tools > Protect and standardize > PDF Standars.

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Validación PDF/A • www.verapdf.org/software/ • View > Show/Hide > Navigation Panes > Standards.

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Más info sobre PDF/A • www.pdfa.org/publication/pdfa-in-a-nutshell-2-0/ • www.pdfa.org/wp-content/until2016_uploads/2013/05/ PDFA_in_a_Nutshell_211.pdf

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Gracias!

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Esta presentaciรณn (y otras)

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Recursos

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