Guía rápida de operación Compensaciones y Gestión Comercial POC MetLife RFP Ref Doc1884440917 Fecha: 12/09/2019
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Índice Índice .................................................................................................................................................. 2 Compensaciones ................................................................................................................................. 4 CRM | Gestión de Relaciones con PERSONAS | PERFILES............................................................... 4 Alta de Persona – Datos Generales de la Perona ........................................................................ 4 Alta de Persona – Documentos de Identificación ....................................................................... 5 Alta de Persona – Relaciones de Agente de Seguros con Gerente de Unidad y Agencia .......... 5 Alta de Persona – Perfil Agente................................................................................................... 6 Alta de Persona – Perfil Empleado .............................................................................................. 7 Fábrica de Productos | Compensación ........................................................................................... 9 Alta del Producto – Datos Generales .......................................................................................... 9 Alta del Producto – Versiones ................................................................................................... 10 Alta de Producto – Ramos y Coberturas ................................................................................... 12 Configuración de Metas para Promotorias ................................................................................... 14 Conceptos Edo. Cta. y Beneficios .................................................................................................. 16 Carga de Archivos | Compensación .............................................................................................. 17 Alta de Archivo .......................................................................................................................... 18 Monitor de Procesos de Compensaciones .................................................................................... 20 Monitor de Estado de Cuenta Figuras........................................................................................... 21 Exportación de Registro de Expediciones | Compensaciones ...................................................... 22 Métrica Análisis Gestión Comercial .............................................................................................. 23 Gestión Comercial ............................................................................................................................. 25 Días No Laborales .......................................................................................................................... 25 Configuración de Encuestas .......................................................................................................... 27 Workflow ....................................................................................................................................... 29 Monitor y Seguimiento a Tareas Administrativas ......................................................................... 31 Seguimiento a la Actividad Comercial ........................................................................................... 33 Responder Encuestas “Usuario de acuerdo a perfil” .................................................................... 35 Monitor de Seguimiento a Encuestas ........................................................................................... 36 Exportación de Información de Encuestas .................................................................................... 38 Generación de Notificaciones ....................................................................................................... 38 Monitor de Agenda ....................................................................................................................... 40 Propiedad de RI-XPERTYS, S.A. DE C.V.
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RFP Ref Doc1884440917 Métricas......................................................................................................................................... 40 Cédulas por Vencer de Agentes ................................................................................................ 41 Directorio Telefónico ................................................................................................................. 41 Análisis de Encuestas................................................................................................................. 42 Seguimiento a Tareas ................................................................................................................ 43
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Compensaciones Desde este proceso se podrán generar el cálculo y estados de cuenta de compensaciones, de los Gerentes de Agencia, Gerentes de Unidad y Agente de Seguros.
CRM | Gestión de Relaciones con PERSONAS | PERFILES Desde este módulo se darán de alta todas las personas relacionadas al negocio, por lo que en aquí es donde se administrarán los Agentes, Gerentes de Unidad y Gerentes de Agencia. Para ello es necesario dirigirnos a l módulo “CRM – PERSONAS”.
Alta de Persona – Datos Generales de la Perona Lo primero a realizar es generar una búsqueda avanzada para ver si la persona existe ya en el sistema, en caso de encontrar coincidencias, se mostrará en automático, en caso contrario, el sistema permitirá seleccionar si queremos registrar a la persona o realizar el registro.
Se solicitarán los datos generales en el registro, así como los perfiles a seleccionar, de acuerdo con la relación que se tenga con la persona. Los perfiles a asignar son los siguientes:
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Agente de Seguros: En caso de que se quiera dar de alta un agente que promueve las ventas Empleado: En caso de que el registro que se quiere dar de alta es un Gerente de Unidad o un Gerente de Agencia
Alta de Persona – Documentos de Identificación Una vez lleno al menos los datos en rojo, podrá continuarse a registrar el documento de identificación el cual al menos uno es obligatorio, igual podrá digitalizar el documento de manera opcional.
Alta de Persona – Relaciones de Agente de Seguros con Gerente de Unidad y Agencia Para los Agentes es importante asociar la relación que se tiene con los Gerentes de Unidad y los Gerentes de Agencia, esto se hará en la siguiente sección de relaciones, donde se realizará la búsqueda de la persona por nombre y se verá reflejada en el campo ¿Con quién será la relación?
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RFP Ref Doc1884440917 En la sección de ¿Quién es? Deberá de asignarse si es el Gerente de Unidad o el Gerente de Agencia, y en la sección de ¿Quién soy? Se necesita especificar que la persona que estamos registrando es Agente de Seguros. Alta de Persona – Perfil Agente Una vez guardados los datos generales y validada la información, cuando se haya seleccionado el perfil agente, se solicitarán los datos particulares que lo definen como asesor.
Una vez llenado los campos obligatorios y el tipo de seguros que vende, daremos en el botón de siguiente para realizar el llenado de las direcciones de esa persona. También aquí podremos digitalizar los documentos que amparan la ubicación registrada.
La última sección es la de contactos, donde se podrá especificar a las personas que se les puede llamas para poder localizar a la persona que se está registrando.
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Alta de Persona – Perfil Empleado Si se seleccionó el perfil empleado (Para el Alta de Gerente de Unidad o Agencia), es necesario llenar los datos particulares como empleado, donde se especificarán la función laboral, inicio de relación, sueldo base, etc. Cuando se encuentren los datos completos se habilitará el botón siguiente para continuar con el registro.
En la siguiente sección se darán de alta los domicilios con los que cuenta el empleado.
La última sección es la de contactos, donde se podrá especificar a las personas que se les puede llamas para poder localizar a la persona que se está registrando. Propiedad de RI-XPERTYS, S.A. DE C.V.
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Una vez terminado el registro es necesario presionar guardar para que se consolide la persona.
Guardada a la persona es necesario activarla para que podamos utilizarla ya en los diferentes procesos.
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RFP Ref Doc1884440917 Fábrica de Productos | Compensación Para poder iniciar el proceso de compensaciones, es necesario definir los productos que se trabajarán desde la “Fábrica de Productos | Compensación”, ubicado en el módulo Operaciones, en el apartado de configuración.
Una vez accedido es necesario seleccionar la aseguradora y el tipo de riesgo con el que se estará trabajando, hasta visualizar la tabla de los productos dados de alta.
Alta del Producto – Datos Generales Para agregar un nuevo producto es necesario presionar el botón los datos generales del plan.
•
, que abrirá un botón para especificar
Código del Plan: Código único que identificará a este plan, será el valor utilizado en las cargas masivas de “Expediciones”.
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Origen de la Comisión: Campo para especificar el momento en el que se va a originar la comisión, al momento de realizar la emisión de la póliza, o hasta que se registren los pagos. Método de Comisión: Método que será utilizado para realizar el cálculo de las comisiones o Altura de Póliza: Con este método podrá especificarse que el porcentaje de comisión cambiará año con año de acuerdo al número de renovaciones que tenga. Se abrirá un nuevo apartado cuando se guarde el plan.
▪
o o
o
o
Comisión por Altura: Se definirá esta sección de que año a que año aplicará la comisión ▪ Figuras: Se especificará las figuras a las que aplica (Mismos campos que son solicitados cuando aplica un método por “Porcentaje” Grupo de Coberturas: Se definirá por cada Grupo de Coberturas (Ramo Técnico) un porcentaje distinto. Porcentaje: Se definirá un porcentaje específico para cada figura, Agente, Gerente de Unidad y Gerente de Agencia ▪ Figura que Aplica Comisión: Sección donde se define la figura a aplicar la comisión, Agente, Gerente de Unidad o Gerente de Agencia ▪ % de Comisión: Porcentaje asignado para la figura seleccionada ▪ Conceptos de Estado de Cuenta de Asesores: Concepto que aparecerá en el estado de cuenta de los asesores ▪ Figura sobre la cual se da la comisión: En caso de que se calcule la comisión sobre lo que gane otra figura, se especificará en esta sección. Monto Fijo: Se definirá un monto fijo de comisión para cada figura, Agente, Gerente de Unidad y Gerente de Agencia ▪ Figura que Aplica Comisión: Sección donde se define la figura a aplicar la comisión, Agente, Gerente de Unidad o Gerente de Agencia ▪ Monto de Comisión: Monto asignado para la figura seleccionada ▪ Conceptos de Estado de Cuenta de Asesores: Concepto que aparecerá en el estado de cuenta de los asesores ▪ Figura sobre la cual se da la comisión: En caso de que se calcule la comisión sobre lo que gane otra figura, se especificará en esta sección. No Aplica a este Nivel: En caso de que la comisión quiera calcularse a un nivel inferior, como a nivel de la versión (variantes del producto), puede seleccionarse esta opción.
Una vez lleno estos campos, damos confirmar para que se guarden los datos. Alta del Producto – Versiones Una vez completado los datos es necesario especificar las versiones que tendrá el producto, es necesario presionar el botón , el cual abrirá una ventana solicitando los siguientes datos: • Código del Plan Versión: Código único que identificará a esta versión, será el valor utilizado en las cargas masivas de “Expediciones” Propiedad de RI-XPERTYS, S.A. DE C.V.
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RFP Ref Doc1884440917 • •
Fecha Inicio y Fin: Intervalo de fechas en las que estará vigente la versión, al momento de la carga de “Expediciones” deberán de tener inicio de vigencia las pólizas entre estas fechas Método de Comisión: Este campo aparecerá únicamente si en el alta del producto se definió que la comisión sería a otro nivel o Altura de Póliza: Con este método podrá especificarse que el porcentaje de comisión cambiará año con año de acuerdo al número de renovaciones que tenga. Se abrirá un nuevo apartado cuando se guarde la versión.
▪
o o
o
Comisión por Altura: Se definirá esta sección de que año a que año aplicará la comisión ▪ Figuras: Se especificará las figuras a las que aplica (Mismos campos que son solicitados cuando aplica un método por “Porcentaje” Grupo de Coberturas: Se definirá por cada Grupo de Coberturas (Ramo Técnico) un porcentaje distinto. Porcentaje: Se definirá un porcentaje específico para cada figura, Agente, Gerente de Unidad y Gerente de Agencia, con la diferencia que ahora puede variar entre las versiones del mismo producto ▪ Figura que Aplica Comisión: Sección donde se define la figura a aplicar la comisión, Agente, Gerente de Unidad o Gerente de Agencia ▪ % de Comisión: Porcentaje asignado para la figura seleccionada ▪ Conceptos de Estado de Cuenta de Asesores: Concepto que aparecerá en el estado de cuenta de los asesores ▪ Figura sobre la cual se da la comisión: En caso de que se calcule la comisión sobre lo que gane otra figura, se especificará en esta sección. Monto Fijo: Se definirá un monto fijo de comisión para cada figura, Agente, Gerente de Unidad y Gerente de Agencia ▪ Figura que Aplica Comisión: Sección donde se define la figura a aplicar la comisión, Agente, Gerente de Unidad o Gerente de Agencia ▪ Monto de Comisión: Monto asignado para la figura seleccionada ▪ Conceptos de Estado de Cuenta de Asesores: Concepto que aparecerá en el estado de cuenta de los asesores ▪ Figura sobre la cual se da la comisión: En caso de que se calcule la comisión sobre lo que gane otra figura, se especificará en esta sección.
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Una vez guardada la versión es necesario asociarle los ramos técnicos y versiones. Alta de Producto – Ramos y Coberturas Para la asociación es necesario presionar la versión que queremos agregar y posterior presionar la sección de “Grupo de Coberturas”.
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RFP Ref Doc1884440917 Si esta seleccionado que se aplicará comisión a nivel del grupo de coberturas se abrirá una nueva sección para definir si la comisión será calculada a nivel del ramo o a nivel de la cobertura, o poder definir que no aplica comisión.
Una vez hecho el registro y al seleccionar el grupo de cobertura se definirán las coberturas. Si seleccionamos que la comisión será a nivel de la cobertura, es necesario especificar el porcentaje de cada una.
Una vez terminado, es necesario activar el plan para poder utilizarlo.
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Configuración de Metas para Promotorias En esta sección se podrá dar de alta todas las metas que debe de alcanzar un agente para poder recibir el bono que especifiquemos. Para acceder a la opción es necesario dirigirnos al módulo de Operaciones y seleccionar configuración.
Una vez en la opción seleccionaremos “Metas por Oficina”, el cual mostrará el listado de oficinas activas.
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Al seleccionar mostrará el listado de metas configuradas, y deberemos de dar clic en agregar una nueva meta. Para la configuración de bonos es necesario agregar las siguientes: • •
Cobranza: Para configurar las metas de los agentes cuando alcancen cierta prima pagada. No. Agentes Alcanzaron Meta: Para configurar un bono a los agentes de unidad cuando alcancen sus agentes las metas por cobranza.
Para ambas se seleccionará el Tipo de Periodo, “Rango de Fechas” y que aplica Regla de bono.
Si se quiere que solo se venda de un solo producto tambien es necesario presonar el indicador “¿Especifica Planes de Cobertura?” que permitirá habilitar una sección donde seleccionaremos los planes con los que trabajará esa relga de bono. Una vez guardada la meta, aparecerán dos secciones, donde se definirá la prima a cobrar para alcanzar la meta, o bien, la meta de los agentes que alcancen la meta para dar bono al Gerente de Unidad. Cuando se seleccione la meta especificada a la derecha se definirán las figuras a las cuales se les otorgará el bono.
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Si en el plan se especifican “Planes de Cobertura” se habilitará una segunda pestaña donde se asociarán los planes, en caso de que no aparezcan, es necesario revisarlos en la “Fábrica de Productos” para que estén activos y vigentes.
Conceptos Edo. Cta. y Beneficios Desde esta sección se podrán dar de alta los conceptos de Estado de Cuenta, por los cuales se estará pagando a las figuras, así como la administración de los estímulos o descuentos que pueden tener los agentes y/o los Gerentes. Para ello es necesario entrar al módulo de Operaciones y dirigirnos a Configuraciones.
Una vez en el módulo, podremos observar todos los conceptos que se tienen dados de alta, en caso de necesitar un nuevo concepto podremos presionar el botón formulario.
, para que se abra una ventana con un
En el campo de procesos, es necesario seleccionar “Manual” para generar conceptos y estos puedan aplicarse en los Estados de Cuenta de las Figuras.
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Una vez guardado el registro podrán hacerse uso de ellos en los módulos operativos.
Carga de Archivos | Compensación Este es un módulo operativo y que entrará en función una vez hayamos configurado previo los registros en los módulos de configuración, en este apartado podremos cargar los archivos en Excel de las “Expediciones” Y “Pago de Primas”. Para ello debemos de dirigirnos al módulo de Operaciones y posterior a Compensaciones.
Una vez en el módulo podremos visualizar todos los archivos que se han cargado, así como en el proceso en el que se encuentran.
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En caso de buscar algo en específico, podrá realizar una búsqueda avanzada.
Alta de Archivo Para el registro de un nuevo corte, deberá de presionar el botón , al cual abrirá un formulario para especificar el tipo de archivo que deseamos subir, “Expediciones” o “Pago de Primas”. Para ambas acciones podrá descargar el layout ya definido, así como especificar la fecha de corte.
Una vez generado el corte, deberá de seleccionar el corte para que se habilite la sección donde se cargan los archivos.
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RFP Ref Doc1884440917 Al dar clic en el botón , se habilitará una ventana donde se seleccionará el archivo y se complementará con una descripción para saber información del archivo.
Una vez que se suba el registro del archivo, es necesario presionar el botón de validar, para que el sistema revise los registros y que concuerden con lo registrado previamente. Por lo que se validará: • • •
Que los registros concuerden con la fecha de corte, y que ninguna póliza inicie vigencia después de esa fecha, o que los pagos de primas no sean mayores a esa fecha de corte Que los agentes en el archivo de “Expediciones” estén registrados en CRM (Ver el registro en el módulo de CRM) Que exista el plan y la versión especificados en la Fábrica de Productos y que se encuentren vigentes
Una vez cumplidos estas reglas, se pondrá en un estatus “Validado” el archivo. En caso de que el archivo no este correcto, el sistema mostrará una ventana con los errores en el archivo, con la finalidad de poder revisar el archivo y subirlo nuevamente. Una vez correcto se podrá consultar el “Detalle de los Registros”, de igual forma podrá descargarse el layout cargado.
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RFP Ref Doc1884440917 Si se cargaron más de un archivo, el sistema podrá el corte “Autorizado por Sistema” una vez se hayan validado todos los registros.
Monitor de Procesos de Compensaciones Desde este módulo podrá realizarse ya los cálculos de Comisiones y Bonos, de acuerdo a lo cargado en el módulo “Carga de Archivos | Compensación”. Para ello es necesario dirigirnos al módulo de Operaciones, en la sección de Compensaciones.
Una vez en el módulo podremos utilizar la búsqueda avanzada para localizar algún archivo que ya haya sido procesado. Para proceso un nuevo archivo, es necesario presionar el botón , el cual abrirá una ventana para seleccionar la fecha de corte, en caso de que existan registros que trabajar, se mostrarán los registros para poder ejecutar el proceso de cálculo.
Una vez hecho el cálculo, se mostrará en la sección “Procesos de Cálculo de Compensaciones” el registro de lo que está pagando de comisiones y bonos por cada figura, teniendo la sumatoria, y al dar clic, el detalle de cada agente y gerente.
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RFP Ref Doc1884440917 Monitor de Estado de Cuenta Figuras Desde este módulo se podrá administrar los estados de cuenta generados para las diferentes figuras, así como agregar operaciones manuales para incluir descuentos o estímulos. Para ello ingresaremos al módulo de Operaciones y posterior a la sección de Compensaciones.
Una vez dentro del módulo, realizaremos la búsqueda avanzada para localizar los registros con los que se trabajarán.
Si se desea enviar de manera masiva los estados de cuenta, podrá presionar el botón , el cual abrirá una ventana para ejecutar el proceso de forma manual. En caso de que este configurado el nodo para que se ejecute por piloto automático se mostrará una leyenda con esa notificación.
Una vez encontrados los registros, deberá seleccionar un registro para añadirle operaciones manuales (de acuerdo a los dados de alta en el módulo “Conceptos Edo. Cta. y Beneficios”). Una vez realizados los ajustes, solo ejecutamos el pago para especificar a la aplicación que se está realizando el pago de ese estado de cuenta. Propiedad de RI-XPERTYS, S.A. DE C.V.
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RFP Ref Doc1884440917 Exportación de Registro de Expediciones | Compensaciones Desde esta sección se podrá descargar un reporte de todas las “Expediciones” registradas en un rango de fechas, para generación de análisis. Para ello se deberá ir al módulo de Operaciones, y seleccionar Compensaciones.
Para ello deberá seleccionarse como obligatorio el rango de fechas a analizar. Una vez ingresado los montos, se habilitará el botón
, para que inicie la descarga.
Los campos que tendrá el reporte son los siguientes: • • • • • • • • • • • • •
Corte Al Estatus Corte Archivo Estatus Archivo Póliza Código del Producto Producto Código del Plan Plan Versión Frecuencia de Pago Código Agente Nombre Agente Canal
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• • • • • • • • • • • • •
Tipo Prima Riesgo Mto. Ahorro Prima total Producto Secundario Producto OL-VL-AP Producto Full Producto MPR Producto Mix Tipo de Registro País ID - Mercado Fecha de Inicio de Vigencia
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RFP Ref Doc1884440917 Métrica Análisis Gestión Comercial Desde esta métrica podrá llevarse un monitoreo de lo generado por los Agentes de Seguros, Gerentes de Unidad y Gerentes de Agencia, un análisis de la prima emitida, prima pagada y la comisión generada. Para acceder a esta métrica es necesario dirigirnos al portal, con el botón de eASPAYB que se encuentra a la izquierda del nombre, el cual nos direccionará al portal, y una vez en esa sección presionar “Análisis Gestión Comercial”.
Al acceder se tendrá una búsqueda avanzada para localizar los registros que se desean analizar, especificando la empresa y un rango de fechas.
La primera sección que se mostrará, es un resumen de lo generado por Gerentes de Agencia, y se visualizarán No. De Mercados, No, de Gerentes de Unidad, No. De Agentes, etc.
Al presionar sobre un gerente de Agencia, se podrán ver el listado de Gerentes de Unidad, y lo generado por cada uno, así como los agentes que tienen a su cargo.
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Y al dar clic, en algún gerente de unidad, se podrán ver todos los agentes que tienen a su cargo, con la información de lo generado por cada uno.
También se podrá cambiar el análisis, “Por Mercado” o bien, por “Plan”.
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RFP Ref Doc1884440917
Gestión Comercial Desde este proceso se podrán utilizar herramientas que permitan dar seguimiento a todo lo que hace la fuerza de ventas, así como revisiones de encuestas, generación de notificaciones y monitor de agenda.
Días No Laborales Desde este apartado se podrán dar de alta todos los días que no son laborables, con la finalidad de no contemplar estos tiempos en el análisis de métricas. Para acceder a esta opción es necesario dirigirnos al módulo de Operaciones, luego configuración.
Una vez en el módulo visualizaremos una búsqueda avanzada para generar los días que no se trabajarán. Se podrá realizar un registro masivo de los días sábados y domingos de todo un año, esto con el botón el cual abrirá una ventana para seleccionar que días queremos registrar. Una vez se tenga al menos un registro, ya no se podrá ejecutar nuevamente este proceso, y todo registro deberá ser manual.
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RFP Ref Doc1884440917
Para dar de alta un registro nuevo de forma manual, es necesario presionar el botón seleccionar el día y el motivo.
, donde podremos
Todos los registros guardados tendrán efecto para el cálculo de tiempos. En caso de que ya no se quiera un registro, solo basta presionar el botón , y confirmar la eliminación.
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RFP Ref Doc1884440917 Configuración de Encuestas Desde esta sección se podrán generar las encuestas que se estarán respondiendo por los Agentes de Seguros, para saber el desempeño que ha tenido. Para ello es necesario dirigirnos al módulo de Operaciones, luego configuración.
Una vez en el módulo, se visualizarán todas las encuestas que se han generado, así como su estatus.
Para dar de alta una nueva encuesta, se debe de presionar el botón formulario donde se debe de especificar lo siguiente: • • •
•
, el cual abrirá una ventana con un
Nombre: Titulo que llevará la encuesta Descripción: Información adicional de la encuesta Dirigida a: Son las personas que recibirán la encuesta, y son los perfiles que se tienen en CRM o Ajustador de Siniestros o Cliente o Mensajero Cobrador o Agente de Seguros o Prospecto Comercial o Proveedor o Socio de Negocios o Empleados Periodicidad: El tiempo que se estará ejecutando la encuesta o Una Ocasión o Diaria o Semanal o Mensual o Anual
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RFP Ref Doc1884440917 •
Fecha de Inicio: Fecha en la que se estará generando la primer encuesta
Una vez generada la encuesta, es necesario definir las preguntas que se realizarán en ella, para ello solo es necesario presionar en la encuesta y dar clic en el botón en la sección “Preguntas”, el cual abrirá una ventana con la información de la pregunta: • • • • • • •
Orden: Numero de pregunta que aplica y es este orden en el que aparecerá la pregunta Pregunta Tipo de Respuesta: El tipo de respuesta que se espera, número entero, número decimal, Si/No, Lista de Valores, Respuesta Abierta, etc. Ponderación: Check para especificar si la pregunta tendrá o no ponderación para análisis ¿Permite adjuntar evidencia? ¿Evidencia Obligatoria? ¿Aplica para medición en Análisis de Respuesta en Encuestas?
En caso de que a esa pregunta se haya puesto que aplicaba ponderación, entonces al dar clic en la pregunta abrirá una sección para especificar las diferentes ponderaciones. Propiedad de RI-XPERTYS, S.A. DE C.V.
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Una vez terminada la encuesta, se deberá de presionar el botón de activar, para que se quede vigente la encuesta.
Workflow Desde esta sección se podrá definir los usuarios que podrán realizar “Seguimiento a la Actividad Comercial”, de acuerdo a los diferentes eventos. Para acceder a esta opción es necesario dirigirnos al módulo de Seguridad, luego a Estructura Organizacional.
Una vez en el dentro, se podrán ver los diferentes módulos, seleccionaremos “Seguimiento a Actividades Comerciales”, para ver los diferentes eventos.
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Es necesario seleccionar un evento y dar clic en el botรณn para agregar el registro de los usuarios que podrรกn visualizar los prospectos comerciales cuando se encuentren en ese evento.
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RFP Ref Doc1884440917 Monitor y Seguimiento a Tareas Administrativas Desde este módulo se podrá llevar el registro y seguimiento de las tareas internas que deben de realizar los usuarios que operan el sistema. Para ello deberá de dirigirse al módulo CRM – PERSONAS.
Una vez en el módulo se podrá realizar una búsqueda avanzada para localizar los registros de las actividades que se desean consultar.
En caso de que se requiera dar de alta una nueva tarea, se debe de dar clic en el botón una ventana para seleccionar el tipo de actividad a registrar.
, el cual abrirá
Una vez seleccionado el tipo, es necesario llenar los datos de usuario asignar, el asunto, documentos, etc.
Una vez guardada, se registrará en un estatus de Grabación, y será entregada hasta que se cambie de estatus a “Entregada para Gestión”.
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RFP Ref Doc1884440917
El ciclo de la actividad será el siguiente: • • •
De Grabación a Entregado para Gestión Entregado para Gestión a Procesando Procesando a Finalizado
En cualquier momento se puede reasignar la actividad para que otra persona lo ejecute. Se podrá dar seguimiento de los tiempos en todos los procesos desde el Worflow.
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RFP Ref Doc1884440917 Seguimiento a la Actividad Comercial Desde esta sección se podrá dar de alta todos los prospectos comerciales por parte de los agentes. Para ello es necesario irnos al módulo de Operaciones y posterior a Gestión Comercial.
Una vez en el módulo se podrán visualizar todos los agentes que han registrado prospectos, así como el número de prospectos y la oficina en la que laboran.
Para el alta de un prospecto comercial, es necesario presionar el botón , el cual abrirá una ventana para realizar una búsqueda avanzada, y verificar que la persona existe o no, en caso de encontrar coincidencias se visualizarán para su selección, en caso de que no se encuentre, se abrirá el formulario para realizar el registro.
Una vez guardada a la persona iniciará en un estatus de “Identificación.
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RFP Ref Doc1884440917 Se podrá consultar el comprobante de domicilio en caso de a ver sido adjuntado, y se podrá agregar datos particulares que complementen los datos del prospecto comercial.
Una vez se identifique, el siguiente paso es “Programar Reunión” el cual lo mandará al siguiente evento. También se podrá llevar el seguimiento de la agenda de casa prospecto comercial.
Por último, se podrá ver los tiempos que se ha tardado el prospecto en cada uno de los eventos.
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RFP Ref Doc1884440917 Responder Encuestas “Usuario de acuerdo a perfil” Para responder encuestas, es necesario ingresar con el usuario de la persona que se le añadió una encuesta, de acuerdo al perfil asignado en CRM, y en el alta de la encuesta. Una vez ingresado, les aparecerá un icono donde se mostrará cuantas encuestas tienen pendiente.
Al presionar el botón, se podrá visualizar todas las encuestas pendientes que tiene por responder.
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RFP Ref Doc1884440917 Al dar clic en iniciar se abrirá ya la encuesta, para empezar a responderla.
Una
vez
respondidas
todas
las
preguntas,
es
necesario
presionar
el
botón
Monitor de Seguimiento a Encuestas Desde este monitor se podrán confirmar y dar seguimiento a las encuestas que respondan las figuras, Para ello es necesario irnos al módulo de Operaciones y posterior a Gestión Comercial.
Una vez en el módulo se tendrá una búsqueda avanzada con la que se podrá localizar el rango de fechas de las que se quiere consultar y el estatus como mínimo para realizar la búsqueda. Las encuestas una vez contestadas quedarán en un estatus de “Entregada” y será en el único estatus en el que se podrá realizar un cambio de estatus.
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RFP Ref Doc1884440917
En caso de a ver revisado la encuesta, se podrá presionar en el botón “Aceptar Encuesta” habilitará una ventana para confirmar el cambio.
, el cual
Una vez confirmado el cambio se verá como Aceptada la encuesta. En caso de que este incompleta la encuesta o se necesite una corrección podrá regresar esta encuesta con el botón “Devolver Encuesta” el cual abrirá una ventana de confirmación.
Una vez aceptada el agente nuevamente verá la encuesta pendiente de responder.
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RFP Ref Doc1884440917 Exportación de Información de Encuestas Desde este reporte se podrá descargar un informe con todas las encuestas que se han generado, por figura, nombre de la encuesta y el mes y año. Para ello es necesario irnos al módulo de Operaciones y posterior a Gestión Comercial.
En este reporte es necesario especificar la Figura, la encuesta y el mes y año.
Los campos a visualizar en este reporte son: • • • • • •
Nombre Día Respondiendo Devueltos Enviados Aceptados
Generación de Notificaciones En este módulo usted tiene la posibilidad de crear notificaciones para los usuarios del sistema. Todas las notificaciones que se creen en este módulo se les registrará un rango de vigencia el cual será el tiempo que permanecerá vigente la notificación. Estas notificaciones ayudan a tener una comunicación con los usuarios del sistema, anunciándoles sucesos importantes. El sistema está diseñado para crear notificaciones en automático en casos como; exportación de información de Excel, Cambio de contraseña etc, estas notificaciones automáticas aparecerán en este módulo, identificadas como parte del sistema.
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RFP Ref Doc1884440917 Se podrá realizar una búsqueda con datos en específicos para obtener un resultado más certero a lo que se quiere consultar.
Para crear una notificación será necesario presionar el botón podremos registrar la notificación.
el cual desplegará una ventana donde
En esta ventana usted podrá crear su notificación llenando todos los campos en rojo. • •
Fecha inicio y fecha fin: Campo desplegable que nos permitirá seleccionar algún estatus en los que puede estar el candidato. Nivel: Combo desplegable donde podrá gestionar que tipo de usuarios serán notificados. o Todos: Al seleccionar todos se notificarán a todos los usuarios registrados dentro del sistema o Grupos: Se agruparán los usuarios por funciones laborales y al momento de agregar la notificación aparecerá por grupos o Usuarios: Al seleccionar este nivel podrá agregar cierto tipo de usuarios deseados
Cuando se seleccione el nivel de grupo o usuario tendrá que agregar a los usuarios que desea que sean notificados. Cuando se seleccione el nivel de grupo o usuario se habilitará una nueva sección para poder asociar usuarios o perfiles, los cuales podrán visualizar esa notificación.
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RFP Ref Doc1884440917 Monitor de Agenda En este módulo te permitirá llevar el monitoreo de la agenda del asesor que tienes asignado si eres administrador de cartera y validar si está cumpliendo con las citas agendadas con sus clientes, si cuenta con eventos en proceso le servirá para poder enviarle un recordatorio al asesor de sus próximas citas, y verificar que clientes han cancelado sus citas. Los campos sombreados en color rojos son OBLIGATORIOS.
Podrá tener diferentes estatus que determinarán en qué situación encuentra el evento, los cuales se diferenciará con colores distintos. Estos son: • • • •
En proceso con fecha anterior a hoy (Rojo): Son eventos que no tienen aún una conclusión y que ya paso la fecha en la cual se habían programado. En proceso, Reprogramada (Azul): Son eventos que fueron cambiados de fecha, y que aún no tienen una conclusión. Efectuada (Verde): Son eventos en el cual ya se asistió y que tienen ya una conclusión. Cancelada por el cliente. No efectuada. (Gris): Son eventos cancelados por el cliente, donde no se tiene una conclusión.
Métricas Desde las métricas podrán darse seguimiento a los diferentes procesos, donde se visualizarán de forma gráfica y rápida resumen de información que permitirán una fácil toma de decisiones. Propiedad de RI-XPERTYS, S.A. DE C.V.
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Para acceder a esta métrica es necesario dirigirnos al portal, con el botón de eASPAYB que se encuentra a la izquierda del nombre, el cual nos direccionará al portal. Cédulas por Vencer de Agentes Desde esta métrica se podrá dar seguimiento a todos los agentes que vencen sus cédulas para solicitar la renovación.
Directorio Telefónico Desde esta métrica podrán consultarse todos los teléfonos y direcciones de los usuarios que operan el sistema. Se podrá realizar el filtrado para una búsqueda más rápida.
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Análisis de Encuestas Se podrá llevar el seguimiento de todas las encuestas que se han generado y el diferente estatus en el que se encuentra. Se deberá seleccionar la figura, la encuesta y el mes y el año en la búsqueda avanzada.
Se tendrá también un resumen donde muestre el total de encuestas generadas en el año por mes.
Y por último se visualizarán por día y agente lo que se ha contestado, de color amarillo, de color verde las que han sido aceptadas y por ultimo de color rojo las que no se ha modificado.
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Seguimiento a Tareas Desde esta métrica se podrá llevar el seguimiento de las actividades pendientes de todos los colaboradores, que colaborador está más atrasado etc.
Al dar clic podrá verse el detalle de lo que cuenta la actividad como si estuviera en el módulo operativo.
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