Praktisch: Digitalisering is een mindset

Digitalisering is een mindset

De voortschrijdende digitalisering van onze economie en bedrijven is al lang geen nieuws meer. Ook jouw onderneming doet er vast al even aan mee. Maar je had wellicht niet verwacht dat er, aangewakkerd door de coronapandemie, zo’n grote digitaliseringsgolf zat aan te komen. Dat het zo’n vaart zou lopen, was ook nauwelijks te voorspellen. Gelukkig ben je veerkrachtig, kan je snel schakelen en besef je dat het nu alle hens aan dek is om van digitaal meer dan ooit het nieuwe normaal te maken. UNIZO staat klaar om jou daarbij te helpen.

TEKST Peter D’Herde - FOTO’S iStock

Dat doen we bij UNIZO samen met het Vlaams Agentschap Innoveren & Ondernemen en onze vele partners met expertise op dit domein. Het meest recente én in het oog springende voorbeeld daarvan was onze Dag van de Digitale Onderneming – online uiteraard, wat had je gedacht? – in december 2021. Een dag met gouden tips en adviezen over hoe digitalisering op diverse fronten aan te pakken en te versterken. Heb je deze online adviesdag gemist? Géén nood, we hebben alle info en tips op vlak van digitalisering voor jou gebundeld op www.dagvandedigitaleonderneming.be waar je alles nog eens rustig kan nalezen. We serveren jou hier alvast enkele boeiende insteken, die ongetwijfeld naar meer smaken. Het belang van flexibele software

Geen enkele organisatie kan nog zonder het juiste softwarepakket. Maar hoe zie je het bos door de bomen in het ruime aanbod? Tijdens een interessante sessie op de Dag van de Digitale Onderneming gaven Kris Van Looy en zijn collega’s Michael Hoes en Hannes Colpin van I am Digital antwoord op enkele veel voorkomende vragen rond digitalisering. Maar

first things first: wie of wat is I am Digital juist?

Kris Van Looy: “Wij begeleiden ondernemingen in het digitaliseren van bedrijfsprocessen via één centrale en vooral flexibele softwareoplossing. We hebben in-house een cloud-based softwareplatform ontwikkeld voor KMO’s. Hiermee maken we het leven op de werkvloer aangenamer door saaie en tijdrovende taken te automatiseren en zo bedrijven productiever, efficiënter en dus ook succesvoller te maken.”

Waarom is flexibiliteit dan zo belangrijk?

Kris Van Looy: “Flexibel zijn betekent je makkelijk kunnen aanpassen en snel kunnen schakelen. Dat heb je als bedrijf nodig om te overleven de dag van vandaag. Als je niet snel kan schakelen ben je een vogel voor de kat. De maatschappelijke veranderingen gaan immers steeds sneller en de toekomst is moeilijk te voorspellen. Corona bijvoorbeeld zag niemand aankomen. Kies dus voor een cloud oplossing. Zo zorg je ervoor dat je als bedrijf altijd en overal toegang hebt tot jouw software. Het enige wat je nodig hebt is een internetverbinding en een browser. Je wil natuurlijk je bedrijfsprocessen ook snel kunnen bijsturen met behulp van software. Kies dan voor een software pakket dat dit toelaat via configuratie en niet via maatwerk. En flexibiliteit is ook belangrijk als je de concurrentie steeds een stap voor wil blijven.”

Moet je dan als bedrijf direct flink investeren in software, of kan dat ook geleidelijk groeien?

Michael Hoes: “Je moet inderdaad niet vanaf dag 1 grote investeringen doen. Je kan ook klein starten en de bedrijfsprocessen gaandeweg verder optimaliseren. Er zijn ondernemingen die een stevig budget begroten om direct het volledige bedrijf te digitaliseren. Dat kan uiteraard. Maar er zijn ook bedrijven die geen idee hebben wat zoiets kost of anderen die denken dat ze geen software nodig hebben omdat ze nog te klein zijn. Dat laatste is natuurlijk een foutieve redenering. We raden immers altijd aan om voor software te kiezen die heel flexibel is en kan meegroeien met het bedrijf. Maar kies vooral voor een goede softwarepartner. Een partner die luistert naar jouw noden, meedenkt en zo het juiste advies geeft. Bepaal samen de juiste prioriteiten en hou de return on investment steeds in het achterhoofd. We adviseren onze klanten om vooraf het budget dat ze willen investeren in digitalisatie vast te leggen. En dan kijken we samen hoe we dat invullen, wat de prioriteiten zijn en hoe we doorgroeien. Vaak wordt er gestart met offertebeheer en facturatie om bijvoorbeeld het jaar nadien het voorraadbeheer aan te pakken. Ook hier is flexibiliteit belangrijk: je moet snel kunnen schakelen en zonder al te veel moeite van richting kunnen veranderen. Digitalisering vergt trouwens niet alleen een financiële investering, maar ook een investering in tijd. Plan dus momenten in om met digitalisatie bezig te zijn en voorzie werktijd voor bijvoorbeeld meetings, begeleiding van werknemers en bijsturing van de processen.”

Kan er gemakkelijk gekoppeld worden met externe tools, zoals die van de boekhouder en het sociaal secretariaat?

Hannes Colpin: “Uiteraard kan er makkelijk gekoppeld worden met externe tools. De dag van vandaag zijn we meer verbonden dan ooit. We werken dagelijks op verschillende devices zoals laptops, tablets en gsm’s. Daarbij is het belangrijk dat die informatie vlot van punt A naar punt B gaat. Dat kan via een API of application programming interface. Die zorgt ervoor dat applicaties makkelijk met elkaar kunnen communiceren en dat gegevens vlot in twee richtingen uitgewisseld worden. Bij de keuze voor een softwareoplossing is het belangrijk dat het koppelen met API’s mogelijk is. Kies voor software die makkelijk kan communiceren met andere oplossingen. Bij een boekhoudpakket bijvoorbeeld zullen de facturen dan naar het boekhoudpakket synchroniseren vanuit je software en de betalingsinformatie wordt dan weer teruggegeven. Eigenlijk geldt dat voor eender welke oplossing die je wil koppelen. Denk maar aan scannertools voor tijdsregistratie, een barcodescanner voor je magazijn of een koppeling met diverse transporteurs voor het verzenden van pakketten.”

Moet software zich aanpassen aan de organisatie of omgekeerd?

Michael Hoes: “Hier heb je vaak 2 mogelijkheden. Ofwel een standaard oplossing die slechts in beperkte mate voldoet aan je huidige eisen ofwel maatwerk die vaak een grote investering vraagt. Het is vaak het één of het ander. Met I am Digital bieden we echter een oplossing met een professioneel maar zeer flexibel platform. Zo heb je als gebruiker de flexibiliteit om makkelijk wijzigingen te doen, de nodige lijsten te creëren, dashboards te maken en tal van andere mogelijkheden. Je systeem kan dus meegroeien met het bedrijf. Dat is belangrijk want in een latere fase data migreren naar een ander platform is vaak omslachtig en niet altijd mogelijk.”

Wat zijn de voordelen van 1 centraal systeem voor voorraadbeheer en e-commerce?

Kris Van Looy: “Vermijd als retailbedrijf dat je verschillende systemen met elkaar moet laten communiceren. Kies voor één centraal systeem voor het beheren van je producten, voorraad, webshop en kassa-systemen. Als je alles aanstuurt vanuit één omgeving klopt je voorraadinfo voor al je verschillende verkoopkanalen. En je communiceert steeds correcte voorraadinformatie naar de klant. Laat voor je voorraad geen verschillende systemen met elkaar communiceren en zijn eigen voorraad bijhouden. In die communicatie kan stock verloren gaan en stockfouten corrigeren kost handenvol tijd en geld. En niets is teleurstellender voor een klant dan te horen krijgen dat een product niet meer of niet op tijd geleverd kan worden.”

De nieuwe Kia Sportage plug-in hybride.

Gebouwd voor eindeloze inspiratie.

Innovatieve technologie vanbinnen, een gedurfd SUV-design vanbuiten... de nieuwe Kia Sportage biedt je alle inspiratie die je nodig hebt om je business uit te bouwen. Zijn geavanceerde rijhulpsystemen en dashboard met gebogen digitale schermen voeren je recht naar jouw doel. Maar ook fiscaal doe je een goede zaak, want als plug-in hybride is de Kia Sportage 100%(1) fiscaal aftrekbaar. Voor welke motorisatie je ook kiest –brandstofmotor, mild hybrid, zelfopladende hybride of plug-in hybride – met de nieuwe Kia Sportage heb je alles in handen om het te maken. Ontdek hem bij je Kia dealer en geniet van inspirerende Saloncondities op alle modellen.

1,4 - 6,8 l/100 km (WLTP) • 31 - 154 g/km (WLTP) Indicatieve gegevens en onder voorbehoud van homologatie.

Effectief chatten met klanten

Chatten doet iedereen, elke dag. Maar doe je dat ook met (potentiële) klanten? Er zijn zeker voor- en nadelen aan verbonden. De verwachtingen op chat zijn bijvoorbeeld helemaal anders dan die op e-mail. Brecht Valcke van Bothive ging er op de Dag van de Digitale Onderneming dieper op in. Zijn oproep: ga aan de praat met je klanten. Hij geeft jou 5 tips bij het chatten met (potentiële) klanten.

Tip 1: Stel je beschikbaar op verschillende kanalen

Mensen spenderen veel tijd op verschillende kanalen. Naast e-mail en telefoon maken de meesten van ons ook gebruik van WhatsApp, Messenger en andere chatkanalen. En dus moet je als ondernemer zelf ook aanwezig zijn op die kanalen. Het is een goede manier om de conversie en klantentevredenheid te doen stijgen. Een opvallende trend is trouwens dat een aantal grotere bedrijven eerder via verschillende chatkanalen bereikbaar zijn, dan via telefoon of e-mail. Als klanten snel een antwoord willen, gaan ze immers eerder chatten.

Tip 2: Gebruik een business account in plaats van een persoonlijk account

Veel ondernemers vinden chat vervelend om te gebruiken omdat het in de privésfeer zit. Maar de meeste chatkanalen zoals WhatsApp en Messenger hebben ook een business account. Zo kan je business en privé volledig kan scheiden en toch als bedrijf chatten.

I am Digital https://iamdigital.be

Meer weten over digitalisering?

Scan deze QR-code en jouw smartphone of tablet brengt je meteen naar de overzichtspagina van de Dag van de Digitale Onderneming. Tip 3: Kies vaste momenten om al je kanalen te bekijken

Net zoals dat aangeraden wordt om te doen met e-mails, is het ook slim om duidelijke momenten in de dag in te plannen om inkomende chats te bekijken. Even wachten om te reageren is dus niet erg. En trouwens: als het echt dringend is, zal je waarschijnlijk wel gebeld worden. En andere manier om er mee om te gaan is om altijd (automatisch) te reageren met het tijdstip wanneer je gaat antwoorden. Dat is ook al een vorm van antwoord en wordt geapprecieerd door de gebruiker.

Tip 4: Meer duidelijkheid is minder communicatie

Dit geldt eigenlijk voor alle kanalen die je binnen je bedrijf gebruikt. Zorg er dus voor dat je informatie duidelijk is, zodat je minder vragen binnen krijgt. Een onduidelijke website bijvoorbeeld leidt automatisch tot meer chatberichten. Communicatie voorkomen is dus altijd beter dan communicatie opvangen. Daarnaast is het belangrijk om wat er dan toch binnenkomt aan communicatie goed te structureren en om te automatiseren zo veel als mogelijk.

Tip 5: Maak chat persoonlijk

Een e-mail komt meestal zakelijk over, een chatbericht is meer informeel. De afstand tussen de persoon en het bedrijf is minder groot bij chat. Dat gegeven kan je gebruiken om op ene meer persoonlijke manier te communiceren. Als je alle beschikbare data over een klant slim gebruikt kan je hyperpersoonlijke automatische communicatie sturen. Zo ontvangt de gebruiker maximaal die info die hij op dat moment nodig heeft.

Uit onderzoek blijkt wel degelijk het steeds groeiend aandeel van chatberichten in onze dagelijkse communicatie. Volgens cijfers uit 2020 en 2021 worden er niet alleen elke dag 320 miljard e-mails verstuurd, maar ook al meer dan 100 miljard WhatsApp berichten. De smartphone is veruit ons favoriete toestel: uit onderzoek van Imec in 2020 blijkt dat we maar liefst 51% van onze schermtijd op de smartphone doorbrengen, 24% op computer en slechts 8% voor tv. En dus is het ook logisch dat chatberichten in opmars zijn ten opzichte van e-mails. Op je smartphone ga je immers sneller een chatbericht sturen dan een e-mail. En dus lijkt het logisch dat je deze vorm van communicatie ook professioneel gebruikt. / www.bothive.be